Betreft: RAAMOVEREENKOMST VOOR DE HUUR EN HET ONDERHOUD VAN
Raad van bestuur dd. 26.03.2020 Dienst 102005/nota 1
Type nota B
Betreft: RAAMOVEREENKOMST VOOR DE HUUR EN HET ONDERHOUD VAN
MULTIFUNCTIONALS - Goedkeuren van de offerte(n) van 12/03/2020 van RICOH volgens de voorwaarden van het bestek INF/BUR/Multifunctionals_2016 van de Provincie Vlaams-Brabant.
Context:
Op 15 mei 2014 heeft het directiecomité van Haviland beslist om toe te treden tot het samenwerkingsverband VERA. Deze toetreding gaf Haviland de mogelijkheid om in te stappen in raamovereenkomsten die door virtuele centrumsteden gegund zijn. Zodoende werd de mogelijkheid geschapen om gebruik te maken van het raamcontract van de gemeente Grimbergen, betreffende de huur en het onderhoud van multifunctionele printers.
De kantooromgeving van Intradura is momenteel voorzien van zogenaamde multifunctionals. Dit zijn toestellen die zowel kunnen afdrukken, scannen als fotokopiëren.
De toestellen werden niet aangekocht, maar werden gehuurd van Canon via een contract van 5 jaar. De huurperiode van de huidige toestellen liep ten einde op 31 augustus 2019.
De dienst ICT heeft alle mogelijke raamovereenkomsten die door de verschillende overheden in de markt werden gezet onderzocht (zie bijlage).
Na onderzoek van deze raamovereenkomsten is gebleken dat de raamovereenkomst van de Provincie Vlaams-Brabant het best aanleunt aan de eisen van toepassing gesteld op de kantooromgeving van Intradura.
Intradura kan gebruik maken van deze diensten en leveringen volgens het principe van de “opdrachtencentrale”. De aangeboden diensten en producten worden aan dezelfde voorwaarden aangeboden als aan het provinciebestuur Vlaams-Brabant. De contracten worden rechtstreeks tussen de dienstverlener en de desbetreffende overheid afgesloten.
De voorwaarden die van toepassing zijn op de raamovereenkomst zijn:
• De huur- en onderhoudscontracten per individueel toestel hebben een looptijd van 5 jaar, verlengbaar met 12 x één maand indien er niet tijdig een vervangcontract beschikbaar is.
• Het raamcontract voor het afsluiten van bijkomende huurcontracten of dienstenopdrachten heeft een looptijd van 4 jaar. Via deze weg kunnen in de looptijd van het contract bijvoorbeeld extra toestellen worden gehuurd, mocht de noodzaak zich voordoen.
De Provincie Vlaams-Brabant heeft de opdracht “Raamcontract voor huur en onderhoud van multifunctionals en volumeprinters incl. beheersysteem en integratie met de IT-systemen voor het provinciebestuur Vlaams-Brabant — bestek INF/BUR/Multifunctionals_2016” officieel gegund aan RICOH op 29 juni 2016.
Op basis van bovengenoemde raamovereenkomst werden onderhandelingen aangeknoopt met RICOH om een offerte (zie bijlage) uit te werken zodat de aangeboden diensten kunnen geïmplementeerd worden in de organisatie Intradura.
In het kader van het “nieuwe werken” en het “clean desk principe” werd rekening gehouden met volgende feiten:
• Het printen moet tot een minimum beperkt worden;
• De multifunctionals worden tot een minimum beperkt;
• Er wordt gebruik gemaakt van het “stream line principe”, dat zich richt op het apparaatbeheer, verificatie, administratie en rapportage, mobiele ondersteuning, scannen en vastleggen en beveiligd afdrukken. Deze toepassing brengt een besparing op van 40%.
Voorstel:
De Raad van Bestuur beslist om de offerte(n) (zie bijlage) van 12 maart 2020 – (tot stand gekomen op basis van onderhandelingen) betreffende de opdracht “Huur en Onderhoud van Multifunctionals” toe te wijzen aan RICOH volgens de voorwaarden van het bestek INF/BUR/Multifunctionals_2016 van de Provincie Vlaams-Brabant.
Financieel advies:
In budget 2020 is een jaarlijkse kost opgenomen van € 2.500,00 incl. niet aftrekbare BTW.
Juridisch advies:
De vigerende wetgeving werd nageleefd. Bijgevolg kan er akkoord worden gegaan met het voorstel dat tot een beslissing of kennisname leidt.
Beslissing:
De Raad van Bestuur beslist om de offerte(n) (zie bijlage) van 12 maart 2020 – (tot stand gekomen op basis van onderhandelingen) betreffende de opdracht “Huur en Onderhoud van Multifunctionals” toe te wijzen aan RICOH volgens de voorwaarden van het bestek INF/BUR/Multifunctionals_2016 van de Provincie Vlaams-Brabant.
XXxx Xx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
technisch beleidsadviseur directeur
Ter inzage: Gunningsverslag “Huur en Onderhoud van Multifunctionals — bestek nr.
INF/BUR/Multifunctionals_2016” + Gunningsbrief van 29/06/2016.
Evaluatie raamovereenkomsten
Offerte(n) RICOH van 12 maart 2020
PRINTERS & COPIERS | |||||||||||||||||||||||||||
2020 - 2024 | |||||||||||||||||||||||||||
Duur: | 2016 / 4 jaar+ 1 | Duur : | 2019/ 4 jaar | Duur: | 2015-2022 / 7 jaar | Duur: | 2018 / 4 jaar | Duur: | 2020 / 5 jaar | ||||||||||||||||||
AANBIEDERS |
Provincie-Vlaams Brabant & RICOH |
VERA & CANON |
VLAAMSE OVERHEID & HBPLUS/CANON |
STAD BRUGGE & RICOH |
KANSELARIJ & RICOH | ||||||||||||||||||||||
Huur | Volume | Z/W | Volume | Kleur | Huur | Volume | Z/W | Volume | Kleur | Huur | Volume | Z/W | Volume | Kleur | Huur | Volume | Z/W | Volume | Kleur | Huur | Volume | Z/W | Volume | Kleur | |||
INTRADURA Copiers & Printers | |||||||||||||||||||||||||||
1 | Canon C250 - 1ste verd. | I | 16,33 € | 916 | 0,0030 € | 874 | 0,0210 € | 916 | 0,0032 € | 874 | 0,0316 € | 916 | 0,0055 € | 874 | 0,0551 € | 23,72 € | 916 | 0,0045 € | 874 | 0,0300 € | 916 | 0,0026 € | 874 | 0,0315 € | |||
2 | Canon 6680 - garage | I | 14,21 € | 1250 | 0,0030 € | 1250 | 0,0032 € | 1250 | 0,0055 € | 14,36 € | 1250 | 0,0055 € | 1250 | 0,0026 € | |||||||||||||
3 | Canon 5235+F - gelijkvl. | I | 74,78 € | 2915 | 0,0026 € | 4669 | 0,0210 € | 2915 | 0,0032 € | 4669 | 0,0316 € | 2915 | 0,0055 € | 4669 | 0,0551 € | 82,50 € | 2915 | 0,0030 € | 4669 | 0,0175 € | 2915 | 0,0026 € | 4669 | 0,0210 € | |||
Maandelijks totaal = | € 105,32 | € 14,08 | € 116,42 | € 170,42 | € 16,26 | € 175,18 | € 98,10 | € 28,13 | € 305,45 | € 120,58 | € 19,74 | € 107,94 | € 120,40 | € 13,21 | € 125,60 | ||||||||||||
Jaarlijks totaal = | € 1 263,84 | € 168,93 | € 1 396,99 | € 2 044,98 | € 195,12 | € 2 102,14 | € 1 177,20 | € 337,61 | € 3 665,44 | € 1 446,96 | € 236,92 | € 1 295,33 | € 1 444,79 | € 158,53 | € 1 507,17 | ||||||||||||
Maandelijks totaal = | € 235,81 | Maandelijks totaal = | € 361,85 | Maandelijks totaal = | € 431,69 | Maandelijks totaal = | € 248,27 | Maandelijks totaal = | € 259,21 | ||||||||||||||||||
Jaarlijks totaal = | € 2 829,76 | Jaarlijks totaal = | € 4 342,24 | Jaarlijks totaal = | € 5 180,25 | Jaarlijks totaal = | € 2 979,21 | Jaarlijks totaal = | € 3 110,49 | ||||||||||||||||||
Met StreamLine ( huur ) = | € 70,76 | € 254,75 | Met Uniflow (huur) = | € 74,44 | € 267,97 | Met StreamLine ( huur ) = | Met StreamLine ( huur ) = | € 88,79 | € 319,66 | Met Uniflow ( huur ) = | € 74,44 | € 267,97 | |||||||||||||||
Jaarlijks totaal met streamliner = | € 3 084,51 | Jaarlijks totaal met streamliner = | € 4 610,21 | Xxxxxxxxx totaal met streamliner = | € 5 180,25 | Jaarlijks totaal met streamliner = | € 3 298,87 | Jaarlijks totaal met streamliner = | € 3 378,46 | ||||||||||||||||||
inb btw = | € 3 732,26 | inb btw = | € 5 578,35 | inb btw = | € 6 268,10 | inb btw = | € 3 991,63 | inb btw = | € 4 087,94 | ||||||||||||||||||
NOTA
Bijlage: Evaluatie raamovereenkomsten
Pagina 3 van 3