PRIVACYVERKLARING EAGLESCIENCE SOFTWARE B.V. (‘ESS’)

PRIVACYVERKLARING EAGLESCIENCE SOFTWARE B.V. (‘ESS’)

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle diensten en activiteiten van Eaglescience Software B.V. (‘ESS’), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 65605586, gevestigd en kantoorhoudende te Amsterdam, aan de Xxxxxxxxx 00, (0000 XX) email: xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx en aan haar gelieerde ondernemingen waarover zij zeggenschap uitoefent.

U kunt de privacyverklaring hier lezen printen en downloaden.

1. Toepassingsbereik. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle zakelijke relaties van wie ESS persoonsgegevens verwerkt. De privacyverklaring strekt zich uit tot: (1) klanten en potentiële klanten die met ESS contact hebben gelegd, of met wie ESS contact heeft gelegd, dan wel wil leggen; (2) ontvangers van uitnodigingen, zoals voor evenementen of studiemiddagen bij ESS; (3) ontvangers van commerciële e-mails van ESS; (4) toeleveranciers van of dienstverleners aan ESS; en verder alle personen die contact opnemen met ESS of van wie ESS persoonsgegevens verwerkt.

2. Verwerking en opslag van persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, waaronder mede begrepen:

• NAW;

• geboortedatum;

• leeftijd;

• functie;

• geslacht;

• telefoonnummer;

• e-mailadres;

• persoonlijke website;

• tijdens een seminar verstrekte contactgegevens;

• IP-adres (wanneer de relatie de website van ESS bezoekt);

• gegevens die ESS heeft gevonden via sociale media, zoals Linkedin;

• inloggegevens;

• profielnaam/schermnaam;

• gebruikersnaam;

• gegevens over (bezoek aan) websites, zoals: IP-adres, MAC-adres, identifiers in cookies en surfgedrag;

• telefoonnummer of gebruikersnaam voor andere communicatiemiddelen;

• IBAN;

• vragen die betrokkene aan ESS stelt en/of meldingen die betrokkene aan ESS doorgeeft;

• Cv.

ESS slaat de persoonsgegevens niet langer op dan nodig voor de hierna onder 3) vermelde doeleinden. Het criterium is opslag om te voldoen aan: (1) een wettelijke plicht en (2) het op verzoek van de relatie blijven onderhouden van contact, bijvoorbeeld in verband met het afronden of de transitie van de dienstverlening door ESS.

Met opmerkingen [SG1]: Hyperlink toevoegen.

3. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

In het geval ESS diensten verricht kan het soms zijn dat zij bijvoorbeeld gegevens over de gezondheid, financiën of een BSN vraagt van de opdrachtgever die deze personen in dienst heeft (werknemers, freelancers, ZZP-ers) of eindgebruikers van opdrachtgever, die diensten afneemt van ESS (bijvoorbeeld ten behoeve van app- en softwareontwikkeling of hostingdiensten in medische branches) en deze als IT-leverancier verwerkt. Afhankelijk van welke dienst de opdrachtgever gebruikt kan deze, als verwerkingsverantwoordelijke, ESS, wanneer dat noodzakelijk is, verzoeken nog de volgende persoonsgegevens te verwerken:

• burgerlijke staat;

• BSN;

• Nationaliteit;

• inkomensgegevens, dienstverband en werkgever;

• BKR-registratie;

• Huidige hypotheekgegevens;

• Verwachting financiële situatie;

• Persoonsgegevens partner.

ESS slaat in deze categorie persoonsgegevens alleen op wanneer dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is en houdt de classificatie bij. In alle andere gevallen verwijdert ESS deze gegevens direct.

4. Doeleinden waarvoor ESS persoonsgegevens verwerkt en gebruikt. (1) ESS verwerkt de persoonsgegevens van haar relaties voor zover nodig voor het uitvoeren van de overeenkomst van opdracht en het kunnen verrichten van juridische dienstverlening; (2) ESS verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van facturatie voor de door haar verleende juridische diensten of betaling van aan haar verstrekte zaken of diensten; (3) ESS gebruikt persoonsgegevens van haar opdrachtgevers en opdrachtnemers voor het leggen en onderhouden van contact; (4) Ingevolge een wettelijke verplichting verwerkt ESS in een aantal gevallen van haar relaties identiteitsgegevens en maakt zij een kopie van het identiteitsbewijs.

5. Rechtsgrond voor verwerking. ESS verwerkt de in paragraaf 3 vermelde persoonsgegevens op basis van: (1) toestemming van haar relatie (deze kan de relatie ook intrekken); (2) een overeenkomst of in de aanloop naar een overeenkomst; (3) een wettelijke verplichting; en (4) een gerechtvaardigd belang zoals geformuleerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

6. Verwerkers. ESS schakelt zelf soms bij het verwerken van sommige persoonsgegevens dienstverleners in. Deze dienstverleners verwerken uitsluitend in opdracht van ESS persoonsgegevens. ESS sluit met deze dienstverleners een verwerkersovereenkomst, die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt.

7. Delen persoonsgegevens met derden. In de volgende gevallen deelt ESS persoonsgegevens van relaties met derden: (1) wanneer een rechtelijke uitspraak haar verplicht tot het verstrekken van die persoonsgegevens aan derden, of (2) wanneer ESS met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event of seminar organiseert. ESS maakt

afspraken ter met derden waarmee ESS de persoonsgegevens deelt, en zorgt ervoor dat de derde de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan door ESS beschreven, gebruikt;

8. Beveiligingsmaatregelen

ESS neemt passende beveiligingsmaatregelen de persoonsgegevens te beschermen en eist dat van partijen die in opdracht van ESS persoonsgegevens verwerken.

9. Vragen of klachten? Vragen of klachten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens door ESS kunnen worden gesteld respectievelijk gemeld bij de hierna vermelde contactpersoon. Relaties van ESS hebben het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kunnen zij bezwaar maken tegen het gebruik van persoonsgegevens door ESS of vragen dit gebruik te beperken. Indien een klacht niet tot een bevredigende oplossing leidt, wijst ESS haar erop dat u zich kunt wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Aanpassingen. In voorkomend geval zal ESS de privacyverklaring aanpassen aan wijzigingen in de regelgeving. Het is raadzaam dat u als relatie van ESS met enige regelmaat de privacyverklaring op onze website checkt, om geïnformeerd te blijven over eventuele wijzigingen.

CONTACTPERSOON

e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.

Deze privacyverklaring werd voor het laatst gewijzigd op [28 februari 2020]