Contract
1. Doel en de reikwijdte van het reglement
Dit reglement legt de regels vast die van toepassing zijn voor de validatieaudit (certificatie) van het autocontrolesysteem (ACS) volgens autocontrolegidsen G033 en G040, Belplume, Codiplan+ varkens en runderen, GLOBAL G.A.P, IPM, Vegaplan standaard en Vegaplan Standaard aannemers. Indien verder in dit document naar het geheel van deze autocontrolegidsen en normen verwezen wordt, dan wordt de terminologie ‘Standaarden’ gebruikt.
2. Definities
Bedrijf: alle installaties en uitrustingen die bestemd zijn voor de de productie van primaire producten onder de leiding van het Bedrijf geplaatst.
Een bedrijf wordt gekenmerkt door zijn fysische locatie.
Audit: evaluatie van de producten, de processen, de organisatie en het systeem van een onderneming volgens de Standaarden, op basis waarvan men kan besluiten of de voorschriften van deze gids al dan niet in acht zijn genomen.
Sectorgids: document dat wordt beschreven in artikel 9 en in bijlage III van het KB van 14 november 2003 betreffende de autocontrole.
Standaarden: lijst van certificeringsregelingen die onder deze verordening vallen en die worden beschreven in §1 van dit document.
3. Algemene regels
Dit reglement is het enige dat door Vinçotte NV wordt toegepast voor de certificatie van de Standaarden. Elk Bedrijf dat de certificatie wil bekomen, moet zich aan dit reglement houden.
4. Kenmerken van het certificaat
4.1. Doel
Het certificaat heeft betrekking op de validatie van het door het Bedrijf volgens de Standaarden opgezette systeem om de veiligheid te waarborgen van de producten die het op de markt brengt.
Het vervangt in geen geval de wettelijke controles die worden uitgevoerd door de verschillende ministeries, en in het bijzonder degene die worden uitgevoerd door het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu.
4.2. Geldigheidsperiode
Het certificaat wordt aan het Bedrijf toegekend voor een periode die gedefinieerd wordt door de Standaarden. Een overzicht per Standaard treft u aan in bijlage 1.
Op het einde van de betreffende periode kan het certificaat worden verlengd voor een nieuwe periode, op voorwaarde dat de certificatieprocedure succesvol wordt afgerond.
Uitzondering: Voor GLOBALGAP een verlenging is mogelijk volgens specifieke voorwaarden.
4.3. Geldigheidsvoorwaarden
Het certificaat blijft behouden op voorwaarde dat het Bedrijf blijft voldoen aan de eisen voor toekenning van het certificaat, incluis het implementeren van de nodige wijzigingen wanneer zij worden opgelegd in een nieuwe herzieningen van de certificatieschema’s.
Vinçotte NV behoudt zich het recht voor op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving een bijkomende audit uit te voeren, als Vinçotte NV op de hoogte wordt gebracht van een klacht of informatie die van aard is om de veiligheid van de producten die op de markt worden gebracht en/of de doeltreffendheid van het volgens de Standaarden opgezette systeem in twijfel te trekken.
Het Bedrijf heeft de verplichting om Vinçotte NV zonder uitstel te verwittigen indien er wijzigingen zijn die de mogelijkheden van het Bedrijf om te voldoen aan de certificatievereisten volgens de Standaarden kunnen beïnvloeden. Dit houdt onder andere, maar niet alleen, de volgende wijzigingen in:
- Een wijziging in de wettelijke, commerciële of organisationele status of eigenaarschap;
- Een belangrijke wijziging in de interne organisatie of organisatie van het management;
- Contactpersonen en adressen, evenals adressen van productiesites;
- Het toepassingsgebied onder de Standaard(en);
- Belangrijke wijzigingen met betrekking tot het volgens de Standaarden opgezette systeem en de processen;
- Verandering van activiteit.
- Het Bedrijf heeft tevens de verplichting Vinçotte NV onverwijld (binnen de 24u) te verwittigen van de intenties en de beslissing van het FAVV met betrekking tot haar activiteiten, vergunningen, toelatingen, registraties of met betrekking tot de validatie van onder andere haar autocontrolesysteem en niet enkel wanneer het FAVV dit aan het Bedrijf mededeelt:
o Opschorting/intrekking van de validatie van het autocontrolesysteem;
o De intentie een vergunning in te trekken, een toelating (procedure P15);
o De intentie een vergunning te weigeren, een toelating (procedure P30);
o De beslissing een vergunning in te trekken, een toelating (procedure P15);
o De beslissing een vergunning te weigeren, een toelating (procedure P30).
In het geval deze verplichting tot communicatie door het Bedrijf niet wordt nageleefd behoudt Vinçotte recht voor het certificaat onmiddellijk in te trekken zonder enige vergoeding te moeten betalen aan het Bedrijf.
Het certificaat blijft enkel geldig als het Bedrijf al zijn financiële verplichtingen tegenover Vinçotte NV is nagekomen.
Het certificaat kan worden ingetrokken in de omstandigheden die worden bepaald in artikel 7.
5. Aanvraag van certificatie en betalingswijze
5.1. Elk Bedrijf dat geïnteresseerd is in certificatie kan zijn aanvraag richten tot Vinçotte NV. Het Bedrijf verbindt zich ertoe kennis te nemen van de eisen die gedefinieerd zijn in de relevante Standaard(en).
5.2. Zodra de intentie van het Bedrijf gekend is, wordt een afspraak met het Bedrijf gemaakt en desgevallend een contract afgesloten.
5.3. Het Bedrijf zal enkel met Vinçotte NV een contract afsluiten voor het auditing en certificatie volgens de Standaard(en).
6. PROCES VAN TOEKENNING VAN HET CERTIFICAAT
6.1. Er wordt een audit uitgevoerd in het Bedrijf, door een gekwalificeerd auditor voor het uitvoeren van audits met betrekking tot het specifieke certificatieschema. De minimale duur van de audit is afhankelijk van de voorwaarden bepaald in de Standaard(en). Indien de auditor onvoldoende tijd heeft om de nodige activiteiten te auditeren, dan heeft de auditor het recht de tijdsduur van de audit op redelijke wijze te verlengen. Het Bedrijf verbindt zich ertoe alle informatie (incluis rapport en certificaat) met betrekking tot eventuele voorgaande audits voor dezelfde Standaard(en) te communiceren aan Vinçotte (zelfs indien deze audit door een andere certificerende instelling werd uitgevoerd), en in het bijzonder de niet-conformiteiten die bij vorige audit aangetroffen werden.
De audit kan te allen tijde worden bijgewoond door vertegenwoordigers van het FAVV, BELAC, vertegenwoordigers van de eigenaar van de Standaard(en) en dit in het kader van de erkennings- en accreditatievoorwaarden of door een andere auditor van Vinçotte in het kader van witnessopdrachten en/of opleidingen. In geen geval voeren deze instellingen tijdens dit bezoek een evaluatie uit van het Bedrijf.
Observatoren vanwege de klant worden door Vinçotte toegelaten. Deze observatoren mogen op geen enkel ogenblik een invloed uitoefenen op het auditproces of op de resultaten van de audit, noch mogen zij het auditproces.
Er moet vrij gesproken kunnen worden met de directie van het Bedrijf, betrokken personeel en relevante subcontractors. De bewijsstukken en registraties (inclusief klachtenafhandeling) moeten op eenvoudig verzoek kunnen worden ingekeken en er moet toegang verschaft worden tot relevante locaties, zones en uitrusting.
Het Bedrijf houdt relevante informatie bij van alle bekende klachten en neemt de nodige acties met betrekking tot deze klachten om herhaling te voorkomen. Deze acties dienen gedocumenteerd te worden.
Voor Codiplan+ Rund wordt er in de loop van het tweede jaar van de looptijd van de certificatie een tussentijdse audit uitgevoerd en voor vegaplanstandaard loonwerkers met een secundair transport naar een FCA bedrijf tussen 15 en 21 maanden na de certificatie.
6.2. Voor hernieuwings-, toezichts- en onaangekondigde audits van autocontrolegidsen, kan het gebeuren dat bepaalde activiteit(en) tijdelijk niet worden uitgevoerd. Het betreft hier niet de activiteit(en) die volgens een vast patroon niet worden uitgevoerd (seizoensteelt, wekelijkse productie, …), maar activiteiten die geen systematisch karakter hebben én producten betreffen die aan andere eisen moeten voldoen dan de eisen die gesteld worden aan de producten die vallen onder activiteiten die wel uitgevoerd worden tijdens de audit (vb. ander HACCP plan, …). Indien de operator deze niet uitgevoerde activiteiten als activiteit wenst te behouden, dan beslist de auditor éénzijdig of deze niet uitgevoerd activiteit al dan niet auditeerbaar.
Indien de auditor vaststelt dat een tijdelijk niet uitgevoerde activiteit niet auditeerbaar is, dan moet de operator deze activiteit schrappen om verder te kunnen genieten van een bonus (mits aan alle andere voorwaarden voldaan werd).
Indien de auditor vaststelt dat een tijdelijk niet-uitgevoerde activiteit auditeerbaar is, dan auditeert Vinçotte minstens volgende elementen om de betrokken activiteit te kunnen evalueren: infrastructuur en documentatie m.b.t. het autocontrolesysteem (HACCP-analyse, historische registraties, …).
Na de audit moet de operator Vinçotte op de hoogte brengen wanneer de betrokken activiteit hervat wordt. Voor zover de betrokken standaard voorziet in onaangekondigde audits, worden de operatoren die de hervatting van de betrokken activiteit gemeld hebben, meegenomen tijdens een onaangekondigde audit.
Voor een initiële audit volgens standaards moet de betrokken activiteit uitgevoerd en geauditeerd worden. Tijdelijk niet-uitgevoerde activiteiten zullen niet gecertificeerd worden.
6.3. Na de audit wordt aan het Bedrijf een rapport bezorgd, dat de opmerkingen en/of de afwijkingen bevat. Die afwijkingen zijn het voorwerp van een actieplan dat wordt uitgewerkt door het Bedrijf en dat moet worden verwezenlijkt binnen een bepaalde termijn. De modaliteiten hieromtrent worden bepaald door de eigenaars van de Standaarden.
Voor autocontrolegidsen kunnen deze modaliteiten teruggevonden worden via de volgende link: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xx/xxx/_xxxxxxxxx/0000_00_00_XX_xxxxxx_XX.xxx.
Voor GlobalG.A.P. kunnen deze modaliteiten teruggevonden worden via de volgende link: xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxx/xxxxxxx/.xxxxxxx/.xxxxxxxxx/xxxxxxxxx/000000_XX_XX_Xxxx- I_V5_0-2_en.pdf
Voor Vegaplan kunnen de modaliteiten in de norm zelf teruggevonden worden Voor Codiplan + gelden de modaliteiten van de autocontrolegids G040.
Voor autocontrole: indien het actieplan, in geval van non-conformiteiten van het type B, niet tijdig (>1 maand na het einde van de audit) ingediend wordt bij Vinçotte NV, dan dient er een aanvullende audit plaats te vinden ter verificatie van het actieplan. Deze verificatie vindt plaats binnen de 6 maanden na het einde van de audit en is ten laste van het Bedrijf. Indien het actieplan meer dan 2 maanden na het einde van de audit wordt ingediend, dan vindt er geen validatie plaats.
Voor autocontrole: indien het actieplan wordt aangeleverd nadat de validatie van het autocontrolesysteem van het voorgaande jaar verlopen is, dan zal er een onderbreking zijn van de validatie van het autocontrolesysteem en zal er geen bonus toegekend kunnen worden door het FAVV tot wanneer de validatie voor alle activiteiten van het bedrijf opnieuw een feit is.
6.4. Het auditrapport en de antwoorden van het Bedrijf op de afwijkingen in de vorm van een actieplan worden geëvalueerd door de auditor die een advies geeft aan de certificatiecommissie. De certificatiecommissie evalueert onder andere de elementen en beslist over de toekenning, het behoud en de vernieuwing van het certificaat. De commissie beslist eveneens over het weigeren van aflevering, van niet hernieuwing, van opschorting, van de teruggave of van de definitieve intrekking van het certificaat.
De afgifte van het certificaat kan worden geweigerd wanneer de commissie oordeelt dat de vastgestelde situatie door de auditor aanzienlijk afwijkt van de eisen van het certificatieschema of
indien er andere elementen in het dossier van het Bedrijf bestaan waardoor er aangenomen kan worden dat de voorwaarden van het certificatieschema niet kunnen gegarandeerd worden tijdens de duur van de geldigheid van het certificaat.
Ingeval het Bedrijf de beslissingen van de Certificatiecommissie niet aanvaardt, kan een beroepsprocedure voor het Beroepscomité worden ingesteld. Deze procedure wordt beschreven in artikel 8.
6.5. Het Bedrijf verbindt zich ertoe om continu alle eisen van het certificatieschema na te leven vanaf de beslissing van certificatie. Iedere wijziging van de Standaard(en) dient door het Bedrijf onderzocht en geïmplementeerd worden, niet later dan 1 jaar na het verschijnen van de wijziging, tenzij anders gedefinieerd in de Standaard(en).
6.6. Voor G040 (alle modules), evenals Codiplan+ Rund, IPM, Vegaplan en GLOBALG.A.P. dient Vinçotte jaarlijks 10% van de bedrijven die het voorgaande jaar gecertificeerd waren opnieuw onaangekondig te evalueeren. De bepaling van de bedrijven die tot deze 10% behoren kan gebaseerd zijn op toeval, dan wel op basis van de specifieke risicos in de standaarden . Het Bedrijf zal twee tot vijf werkdagen op voorhand op de hoogte gebracht worden van dit bezoek, behalve voor GLOBALG.A.P. en Vegaplan (alle standaarden) waar dit maximaal 2 dagen op voorhand bekend gemaakt mag worden. Een weigering van deze controle leidt automatisch tot de intrekking van het certificaat en desgevallend de beëindiging van de gevalideerde status.
Voor Belplume, voor onaangekondig audit is de klant totaal niet gewaarschuwd.
7. Intrekking
Het certificaat kan worden ingetrokken in de volgende gevallen:
• op verzoek van het Bedrijf;
• indien het bedrijf een nieuw kwaliteits- en voedselveiligheidssysteem installeert;
• indien wordt vastgesteld dat het Bedrijf zich niet houdt aan dit reglement en de voorwaarden voor toekenning van het certificaat, en in het bijzonder indien het zich niet houdt aan de voorschriften van het certificatieschema;
• In opdracht van het FAVV voor de autocontrolegidsen en door de standaard-eigenaars voor alle andere Standaarden;
• indien de plaats van vestiging van het Bedrijf verandert;
• indien het Bedrijf van directie verandert;
• indien het Bedrijf zijn financiële verplichtingen ten aanzien van Vinçotte NV niet is nagekomen;
• indien de vereiste toezichtsaudits niet binnen de vereiste termijnen vastgelegd in de Standaarden worden gerealiseerd;
• Indien de verplichting van informatie door het Bedrijf volgens artikel 4.3. niet wordt gerespecteerd.
In geval van twijfel over de naleving van de voorschriften van het certificatiereglement en het certificatieschema behoudt Vinçotte NV zich het recht voor om een onaangekondigd toezichtsaudit uit te voeren bij de gecertificeerde Bedrijven, op kosten van het Bedrijf.
De intrekking van het certificaat is een beslissing van de Certificatiecommissie.
8. Beroep
Indien een Bedrijf of een derde partij de beslissing van de Certificatiecommissie niet gepast vindt, kan een beroepsprocedure worden gestart.
Het beroep moet schriftelijk worden ingesteld en per aangetekend schrijven opgestuurd worden binnen de 15 werkdagen volgend op de datum van de beslissing van de Certificatiecommissie en moet worden gericht aan de Voorzitter van het Beroepscomité op het volgende adres: VINÇOTTE nv, Vinçotte Agrifood, Xxx Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxx. Dit verzoek moet de argumenten bevatten die worden ingeroepen om het beroep in te stellen.
De Voorzitter van het Beroepscomité stelt zijn Comité samen.
Het Beroepscomité bestaat uit permanente leden en occasionele deelnemers:
Permanente leden:
- De Executive Vice President (EVP) verantwoordelijk voor de Xxxxxxxx Xxxxxxxx die voorzit
- De betrokken technische verantwoordelijke
- De quality manager Xxxxxxxx
Occasionele deelnemers:
Opgeroepen door de voorzitter op voorstel van de leden, zij moeten verduidelijking brengen in het bewuste dossier maar er bestaat geen verplichting.
De leden van het Beroepscomité moeten onafhankelijk zijn. Ze mogen niet betrokken zijn in het evaluatieproces of in de gecontesteerde beslissing van het betreffende certificaat. In het geval dat één of meerdere permanente leden niet onafhankelijk zijn, worden zij vervangen op voorstel van het Beroepscomité door occasionele deelnemers die een verantwoordelijkheidsprofiel of gelijkaardige competenties hebben.
De Voorzitter van het Beroepscomité doet het nodige om een vergadering met het Beroepscomité in te plannen en dit binnen de 15 kalenderdagen vanaf de datum van ontvangst van het schrijven en communiceert de planning door middel van een aangetekend schrijven aan de betrokken partijen door hen uit te nodigen om hun desbetreffende argumenten te komen voorstellen.
De dag van de vergadering informeert het Beroepscomité zich over de argumenten en over de vaststellingen van de auditor en van de certificatiecommissie.
Het Beroepscomité informeert zich gelijktijdig over de voorgestelde elementen door de persoon die het beroep heeft ingesteld en door de directie van het Bedrijf indien het hier verschillende personen betreft.
Binnen de vier weken (28 kalenderdagen) na de vergadering van het Beroepscomité en na evaluatie van eventuele opmerkingen van de verschillende partijen zal de voorzitter een proces- verbaal van de vergadering opmaken en de eindbeslissing van het Comité aan de geïnteresseerde partijen overmaken en per aangetekend schrijven sturen naar de aanklager en/of het betreffende Bedrijf.
De beslissing van het Beroepscomité is definitief. De Certificatiecommissie doet het nodige om de beslissing van de Beroepscomité te respecteren en toe te passen.
Met betrekking tot de
- Belplume standaard is er een beroepsprocedure voorzien door Belplume v.z.w.. Deze beroepsprocedure is op eenvoudige aanvraag verkrijgbaar.
- GLOBALG.A.P. standaard is er een beroepsprocedure voorzien door Foodplus GmbH. Deze beroepsprocedure is op eenvoudige aanvraag verkrijgbaar.
- Voor alle Vegaplan standaarden is een beroepsprocedure voorzien door Vegaplan vzw. Deze beroepsprocedure is op eenvoudige aanvraag verkrijgbaar.
9. Gebruik van het certificaat en van de bijbehorende logo’s
Het Bedrijf waaraan het certificaat wordt toegekend, mag, gedurende de geldigheidsperiode ervan, het logo van de certificerende instelling gebruiken, dat de validatie van het autocontrolesysteem aantoont.
Het Bedrijf mag bijgevolg:
• de logo’s afbeelden en reproduceren op alle administratieve, commerciële, publicitaire en promotionele documentatie met betrekking tot het Bedrijf betreffende het afgegeven certificaat, met uitzondering van deze hieronder vermeld.
• de logo’s aanplakken in het Bedrijf in lijn met het afgegeven certificaat.
Het Bedrijf mag het certificaat en de bijbehorende logo’s niet gebruiken:
- in referentie tot laboratoriumtesten, kalibratie of inspectierapporten of certificaten;
- productverpakkingen;
- op een misleidende manier, noch mogen er misleidende statements gemaakt worden over de certificatie;
- op dusdanige wijze die impliceert of suggereert dat Vinçotte NV het product of proces certificeert.
Indien het Bedrijf kopieën maakt van het certificaat, in welke vorm dan ook, en deze aan derden bezorgt, dan dient het certificaat in zijn geheel bezorgd worden.
Het Bedrijf mag de productcertificatie niet op een dusdanige wijze gebruiken dat Vinçotte NV in diskrediet wordt gebracht. Het Bedrijf mag geen statement doen met betrekking tot de productcertificatie die Vinçotte NV misleidend of niet toegelaten vindt.
Na de geldigheidsperiode, of in geval van intrekking van het certificaat, dient het Bedrijf ervoor te zorgen dat elk gebruik van het certificaat en van de bijbehorende logo’s gestaakt wordt en dient het Bedrijf de gepaste actie te nemen zoals gevraagd door Vinçotte NV (bv. terugsturen van het certificaat).
Elk niet-conform gebruik of elk bedrog van het certificaat of van het logo of de naam van Vinçotte is strikt verboden. Vinçotte NV behoudt zich het recht voor gerechtelijke acties te ondernemen tegen elk abnormaal gebruik van het certificaat of van het logo/de naam Vinçotte, schadeloosstelling te eisen. Ook behoudt Vinçotte zich het recht voor om een onmiddellijke stopzetting van het gebruik van het logo/naam van Vinçotte zonder vergoeding op te leggen.
Voor elk gebruik van het logo van de Standaard(en) wordt verwezen naar de regels die door de Standaard(en) gehanteerd worden. Deze regels kunnen op eenvoudig verzoek bij Vinçotte bekomen worden.
10. Vertrouwelijkheid en verspreiding van de resultaten
Alle vaststellingen die tijdens een audit worden gedaan, worden vertrouwelijk gehouden en worden uitsluitend meegedeeld aan de directie van het Bedrijf en aan de Certificatiecommissie, evenals, op diens uitdrukkelijk verzoek, aan het FAVV.
Het FAVV wordt ook geïnformeerd in geval van niet-conformiteiten van het type A1, waar meldingsplicht voor geldt, en in het bijzonder voor de gevallen waar Vinçotte NV tijdens de audit vaststelt dat er andere activiteiten uitgevoerd worden dan deze die gemeld zijn bij het FAVV. Deze informatie dient voor IPM aan de regio’s meegedeeld te worden en voor GLOBALG.A.P. aan FoodPlus GmbH. Daarnaast worden de resultaten van de audits ter beschikking gehouden ter inzage voor de accreditatieinstelling van Vinçotte NV, namelijk BELAC.
Vinçotte brengt het resultaat van de audit over in de gegevensbank van het FAVV (BOOD).
Enkel de positieve beslissingen van de Certificatiecommissie zijn openbaar. Een lijst van de Bedrijven die de certificatie hebben behaald (met naam, adres, gecertificeerde standaard en gecertificeerde scope), wordt ter beschikking gehouden van iedereen die daarom verzoekt. Vinçotte NV behoudt zich het recht voor om die lijst te publiceren in de media van zijn keuze.
Verdere uitzonderingen op de confidentialiteit zijn:
- voor de autocontrolegids G033 voor de aannemers van de land- en tuinbouwwerken voor de primaire sector worden de administratieve gegevens van de aanvrager in de databank van Vegaplan vzw;
- voor Belplume zijn de gegevens met betrekking tot de certificatie inzichtelijk voor de Belplume vzw;
- voor Codiplan rund brengt Vinçotte de bedrijfsgegevens en de certificatiestatus in de centrale databank van Codiplan vzw en de centrale databank van Belbeef vzw. Daarnaast worden de Sanitel gegevens van de runderen aanwezig op het beslag van bedrijf gecommuniceerd aan Belbeef vzw. Door de aanvaarding van dit certificatiereglement geeft het Bedrijf de toestemming aan ARSIA of DGZ om de gegevens ter beschikking te stellen van Codiplan vzw en Belbeef vzw;
- voor Codiplan varkens brengt Vinçotte NV de bedrijfsgegevens en de certificatiestatus van het bedrijf in de databank van Codiplan. Deze gegevens worden door de Codiplan vzw ter beschikking gehouden van QS;
- voor GLOBALG.A.P. worden de administratieve, alsook de auditgegevens en de auditstatus van het bedrijf opgenomen in de databank van Foodplus GmbH;
- voor de vegaplan standaard voor de aannemers van land- en tuinbouwwerken voor de primaire plantaardige productie worden de administratieve, alsook de auditgegevens (incl. rapport) en de auditstatus van het bedrijf opgenomen in de databank van Vegaplan vzw;
- voor Vegaplan worden de administratieve, alsook de auditgegevens en de auditstatus van het bedrijf opgenomen in de databank van Vegaplan vzw.
- Voor IPM worden de administratieve, alsook de auditgegevens en de auditstatus van het bedrijf doorgestuurd naar de competente dienst van het Vlaamse Gewest.
11. ONPARTIJDIGHEID
Vinçotte NV heeft het beleid om onpartijdig te zijn in de uitvoering van alle certificatie-activiteiten en ervoor te zorgen dat alle personeelsleden kunnen werken zonder enige externe druk van eender welke aard.
Daarom:
✓ waarborgt Vinçotte NV dat certificatie-activiteiten worden uitgevoerd op een objectieve manier en zonder vooringenomenheid;
✓ identificeert Vinçotte NV bestaande en potentiële belangenconflicten en beheert ze deze actief zodat objectiviteit wordt gewaarborgd. Indien onpartijdigheid niet kan worden gegarandeerd, zal Vinçotte NV de certificatie-opdracht weigeren;
✓ waarborgt Vinçotte NV dat haar personeel onafhankelijk is ten opzichte van elke andere organisatie of persoon met een belang in het resultaat van de certificatie-activiteiten.
Om de onpartijdigheid van de auditor te waarborgen, kan een auditor niet worden toegewezen of deelnemen aan het certificatieproces, indien er een voorafgaande of voortdurende relatie van enigerlei vorm (advies, interne audit opdrachten, bedrijfsspecifieke opleiding, tewerkstelling, financiële, persoonlijke banden) bestaat tussen de auditor en de Aanvrager gedurende de afgelopen 2 jaar (3 jaren voor de autocontrole certificatie).
Voor Vegaplan mag er nooit, onder welke vorm dan ook, een consultancy-activiteit door de auditor of door Vinçotte gebeurd zijn. Indien de onderneming een inbreuk op deze regels vaststelt, dient ze dit onmiddellijk aan Vinçotte te melden.
De certificatiecommissie handelt als onafhankelijk en zelfstandig orgaan dat erop toeziet dat de beslissingsnemers niet dezelfde personen zijn als de uitvoerders van de certificatie-activiteiten.
Vinçotte NV neemt eveneens deel aan een comité voor onpartijdigheid met als objectief het toezicht houden op het certificatiebeleid met betrekking tot onpartijdigheid. Het comité voor onpartijdigheid kan de noodzakelijk geachte stappen ondernemen, zoals het verwittigen van het accreditatie-organisme, indien haar aanbevelingen niet worden opgevolgd.
De leden van het comité worden aangesteld door specifieke organen die de sectoren vertegenwoordigen waarvoor Vinçotte NV een accreditatie heeft behaald.
12. WIJZIGINGEN AAN DIT CERTIFICATIEREGLEMENT
Dit certificatiereglement is onderworpen aan aanpassingen. Het is steeds de laatste versie van het document dat van toepassing is. Deze is steeds te vinden op de website van Vinçotte : xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx
13. RECLAMATIES
Er dient rekening te worden gehouden met de politiek van VINÇOTTE nv, het evalueren en het geven van een passende reactie/antwoord voor elke ontvangen reclamatie. Het behandelen van deze reclamaties zullen met respect van de behadelingsprocedure van reclamaties worden uitgevoerd die op vraag zullen gecommuniceerd worden. Deze procedure bevat de confidentialiteitsregels. De identiteit van de aanklager zal beschermd worden tegenover derden.
VINÇOTTE NV garandeert tevens afwezigheid van elke discriminatie tegen aanklager of elke andere betrokken partij tijdens en na de behandeling van de reclamaties.
Een contactformulier is beschikbaar op de website van VINÇOTTE nv: xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxx
14. EINDE VAN HET CONTRACT
De twee partijen kunnen een einde stellen aan het contract met respect van een opzeggingsperiode van 6 maanden. Bij het einde van de opzegginsperiode zal elk actief certificaat door Vinçotte ingetrokken worden.
VINÇOTTE nv houdt zich het recht voor een einde te stellen aan elke lopende evaluatie- activiteiten indien de auditor, de inspecteur of elk ander lid van haar personeel bij uitoefening van haar opdracht zich bedreigd voelt in haar fysieke, morele of emotionele integriteit of indien hij zij het onderwerp uitmaken van acties of racistische, sexistische, homofobe,… uitlatingen.
VINÇOTTE nv houdt zich tevens het recht voor om klacht neer te leggen bij de politie indien een dergelijke situatie zich voordoet. Dit kan tevens voor VINÇOTTE nv de aanleiding geven tot een unilaterale ontbinding van het contract en dit zonder vooropzeg. Alle gemaakte kosten door Vinçotte blijven ten laste van het Bedrijf, alsook een schadevergoeding ter waarde van de nog uit te voeren prestaties in het kader van het contract. .
15. AVG/GDPR
De partijen beloven de regels met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke gegevens conform de GDPR na te leven.
Bijlage 1: Overzicht van de standaarden waarop dit certificatiereglement van toepassing is, minimale auditfrequentie en geldigheidsperiode van de certificaten
Standaard | Minimale auditfrequentie | Geldigheidsperiode (jaren) |
Autocontrolegids G033 | Driejaarlijks | 3 |
Autocontrolegids G040 | Driejaarlijks | 3 |
Belplume, braadkippen | Jaarlijks | 1 |
Belplume, legkippen | Jaarlijks | 1 |
Belplume, transport pluimvee | Jaarlijks | 1 |
Belplume, broederijen en satellieten | 6-maandelijks | 1 |
Codiplan+ Varken | 18 maanden | 3 |
Codiplan+ Rund | 18 maanden | 3 |
GLOBAL G.A.P. | Jaarlijks | 1 |
Vegaplan standaard loonwerkers* | Driejaarlijks | 3 |
IPM | Driejaarlijks | 3 |
Vegaplan standaard | Driejaarlijks | 3 |
* Voor vegaplanstandaard loonwerkers met een secundair transport naar een FCA bedrijf, een tussentijd audit tussen 15 en 21 maanden na de certificatie moet uitgevoerd worden.