Administratief medewerker halftijds - contractueel
VACATURE
Het OCMW KORTRIJK
kijkt uit naar een:
Administratief medewerker
halftijds - contractueel
Voorstelling Kortrijk, OCMW Kortrijk en Zorg Kortrijk
Voorstelling Kortrijk, OCMW Kortrijk en Zorg Kortrijk
Kortrijk bruisende stad
Kortrijk is een centrumstad die bijna 76.000 inwoners telt. Er zijn acht deelgemeenten, waarvan er drie deel uitmaken van een grote stedelijke agglomeratie (Kortrijk, Bissegem en Heule) en vijf een eerder landelijk karakter hebben (Aalbeke, Marke, Rollegem, Bellegem en Kooigem).
De stad Kortrijk manifesteert zich als een centrumstad van een welvarende regio, vol bedrijvigheid, rijk aan initiatieven en dynamisch in zijn streekontwikkeling.
Ondanks de welvaart en de dynamiek van de regio, is er toch een significante graad van kansarmoede aanwezig, vooral in de Kortrijkse binnenstad. Bijna 13% van de Kortrijkse kinderen wordt in een kansarm gezin geboren. Kortrijk kent eveneens een sterke vergrijzing. Iets meer dan 27% van de bevolking is zestigplusser. Ongeveer 7% van de bevolking heeft een vreemde nationaliteit. Kortrijk telt zo’n 124 – tal verschillende nationaliteiten.
Kortrijk wil het welzijn en de welvaart van elke burger bevorderen door een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening te garanderen en vernieuwend in te spelen op huidige en toekomstige verantwoorde behoeften van al zijn inwoners. Daarnaast wil Kortrijk het overleg met de burger bevorderen door het voeren van een open communicatie met alle betrokkenen.
Het OCMW Kortrijk zet zich in voor welzijn en zorg.
Bij het Sociaal Huis kan elke Kortrijkse inwoner terecht met de meest uiteenlopende welzijnsvragen. De medewerkers van het Sociaal Huis maken de mensen wegwijs in het aanbod van diensten en zoeken samen met hen uit waar iemand het best met zijn of haar vraag terecht kan.
Het OCMW gaat voluit voor armoedebestrijding. Daarbij worden de mensen in armoede actief benaderd in hun leefomgeving. Tal van acties, diensten, projecten en initiatieven maken deel uit van een globaal armoedebestrijdingsplan in Kortrijk.
De sociale dienst staat in voor het toekennen van leefloon, voor steunverlening, schuldhulpverlening en activering. Het Lokaal Opvanginitiatief voor vluchtelingen vangt 140 vluchtelingen op verspreid in de stad en de deelgemeenten.
Het intern verzelfstandigd agentschap ZORG KORTRIJK bundelt alle zorgdiensten van het OCMW: de vijf woonzorgcentra, het dagverzorgingcentrum, de thuiszorgdiensten, de serviceflats en assistentiewoningen, de woningen voor omkaderd en begeleid wonen, de kinderopvang. Er is een volksrestaurant in aanbouw, dat zal ondersteund worden door de centrale keuken van Zorg Kortrijk.
Het OCMW stelt samen met Zorg Kortrijk ongeveer 1080 medewerkers tewerk, inclusief de mensen die via activering worden tewerkgesteld. Een 720-tal vrijwilligers ondersteunen de activiteiten van het OCMW.
Coördinaten OCMW Kortrijk
adres maatschappelijke zetel Xxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxxx website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
telefoonnummer 056 24 48 00
faxnummer 056 24 48 48
Sociaal Xxxx Xxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxxx
website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
telefoonnummer 056 24 42 22
voorzitter Xxxxxxxx Xx Xxxxx
waarnemend secretaris An Spriet
en hoofd Zorg Kortrijk xx.xxxxxx@xxxxxxxx.xx
aantal personeelsleden 1080
aantal vrijwilligers 720
Organogram
Vacaturebericht
Het OCMW organiseert kwaliteitsvolle hulpverlening en zorg voor iedereen die in Kortrijk woont en gaat voluit voor armoedebestrijding als speerpunt in het lokaal sociaal beleid. Het biedt zijn klantgerichte dienstverlening aan met de expertise van enthousiaste en gemotiveerde medewerkers.
Momenteel zijn we voor het wijkteam Zuidelijke Rand op zoek naar een M/V
ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
(gemengd profiel)
CONTRACTUEEL – HALFTIJDS – NIVEAU C1 – C3
Je verantwoordelijkheden:
Je verzorgt een geheel van administratieve en uitvoerende taken teneinde de werking van wijkteam Zuidelijke Rand te ondersteunen. Je verzorgt het onthaal van het wijkteam en verwerkt vragen van interne en/of externe klanten, teneinde een vlotte, correcte en klantvriendelijke dienstverlening te verzekeren.
Je profiel:
Je beschikt over het diploma hoger middelbaar onderwijs.
• Indien er op de dag van het afsluiten van de kandidaturen meer dan 30 personen zich geldig kandidaat gesteld hebben, volgt een preselectie waarbij alleen kandidaten die beschikken over 2 jaar aantoonbare relevante ervaring toegelaten worden tot de volgende stap in de selectieprocedure.
Je bent een ondernemende, enthousiaste en flexibele medewerker die zowel in team als zelfstandig kan werken. Je bent resultaatgericht en nauwkeurig. Je bepaalt prioriteiten voor de eigen taken en voert ze uit. Je staat open voor vernieuwing en bent bereid je bij te scholen om je taken tot een goed einde te brengen. Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling. Je legt vlot contacten met verschillende mensen. Je gaat altijd zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie, ook als er druk wordt uitgeoefend. Je spreekt op een respectvolle en constructieve manier over het OCMW Kortrijk.
Je hebt een goede kennis van de Officepakketten.
Wij bieden:
Een halftijds contract van onbepaalde duur (te starten met een contract van 2 x 6 maanden bepaalde duur). Een boeiende job binnen een gevarieerd werkterrein, omringd door een team van fijne collega’s. Een inloopperiode met begeleiding. Een interessante verloning, maaltijdcheques, terugbetaling van het openbaar vervoer, fietsvergoeding, hospitalisatieverzekering na 1 jaar.
De plaats van tewerkstelling is WZC De Weister, Xxxxxxxxxxxxx 0 xx Xxxxxxx.
Interesse?
Voor meer informatie m.b.t. de selectieprocedure contacteer Xxxxxx Xx Xxxxxxxxx, selectieverantwoordelijke OCMW Kortrijk, xxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
– xxx.xx.: 056/24.48.26
Voor meer informatie m.b.t. de inhoud van de functie en de specifieke taken contacteer Xxxxxx Xxxxxxx, teamverantwoordelijke wijkteams OCMW Kortrijk, xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xx
– xxx.xx.: 0473/86 24 81
Wij verwachten je motivatiebrief en CV, samen met een kopie van je diploma, uiterlijk op donderdag 6 juli 2017, per mail gericht aan xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Alle informatie over deze selectie vind je op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx.
Functiebeschrijving administratief medewerker gemengd
Identificatiegegevens
Functie: Functietitel: Niveau/rang:
Plaats in het organogram:
administratief medewerker administratief medewerker gemengd administratief medewerker C 1-3
de administratief medewerkers werken in 1 van de directies van het OCMW Kortrijk
Aard van de functie: Functiefamilie:
contractueel
administratief medewerker
Positionering in de organisatie
Leiding krijgen van: financieel beheerder/directeur/coördinator/
diensthoofd/teamverantwoordelijke
Xxxxxxx’x in de functie: de collega’s van de dienst
Doel van de functie
De administratief medewerker verzorgt een geheel van administratieve en uitvoerende taken teneinde de werking van een team of een dienst te ondersteunen.
De administratief medewerker verzorgt het onthaal van een team of een dienst, verleent info en verwerkt vragen van interne en/of externe klanten, teneinde een vlotte, correcte en klantvriendelijke dienstverlening te verzekeren.
Verantwoordelijkheidsgebieden
1. je fungeert als administratief dossierbeheerder om te komen tot een kwaliteitsvolle en correcte administratie
taken: o.a.
o je beheert de jou toegewezen dossiers pro-actief in functie van jouw specifieke kennis
o je controleert en vervolledigt jouw dossiers
o je legt contacten met interne en externe klanten en/of medewerkers die nodig zijn om jouw dossiers optimaal te beheren
o je past correcte procedures toe
2. je zorgt voor een klantvriendelijk onthaal en efficiënte dienstverlening aan interne of externe klanten
taken: o.a.
o je geeft informatie, beantwoordt vragen en verwijst mensen correct door
o je vult documenten van de klanten in en verwerkt ze correct en tijdig
o je beantwoordt brieven, mails, faxen, telefoonoproepen,… correct en vriendelijk, rekening houdend met de huisstijlregels
o je staat mee in voor een klantvriendelijke onthaalruimte: hangt de openings- en sluitingsuren uit, stelt informatie ter beschikking, staat in voor de aankleding van de onthaalruimte, …
3. je voert administratieve opdrachten uit in opdracht en in functie van het team of de dienst teneinde de dienstdoelstellingen te helpen realiseren
taken: o.a.
o je maakt bestanden op, vult ze aan of houdt ze actueel
o je verwerkt voorstellen van diverse bestuursorganen en volgt ze op
o je interpreteert reglementering, wetgeving en technieken en past ze toe
o je stelt brieven en e-mails op, correct en vriendelijk, conform de geldende richtlijnen
4. je bereidt vergaderingen en/of overlegmomenten voor en helpt mee om ze te organiseren teneinde de collega’s van de dienst administratief te ondersteunen
taken: o.a.
o je stelt dossiers administratief samen, ter voorbereiding van een vergadering
o je maakt verslagen bij of na vergaderingen
o je organiseert de bezetting van vergaderlokalen, belegt vergaderingen en helpt mee bij het organiseren van kleine evenementen
o je beheert en consulteert de agenda van uw leidinggevende
5. je werkt mee aan een efficiënte interne werking van de dienst teneinde te komen tot een correcte en vlotte afhandeling van de administratie.
taken: o.a.
o je overlegt met collega’s om de werking van de dienst te verbeteren
o je stelt je expertise ter beschikking van de collega’s
o je signaleert behoeften, tekorten en knelpunten rondom de eigen werking, de werking van de dienst of dienstverlening en denkt actief mee rond oplossingen
o je verzamelt dienst of teamgebonden gegevens, controleert ze en stelt ze ter beschikking van de collega’s
6. je bouwt mee aan een goede teamwerking om tot een positieve, collegiale werksfeer te komen taken: o.a.
o je hebt een actieve inbreng bij de werkbesprekingen in het team
o je leeft teamafspraken na
o je helpt mee aan diverse opdrachten, eigen aan de dienst
o je helpt collega’s in het uitvoeren van hun taken, indien nodig
7. je voert de opgedragen taken autonoom uit en ziet toe op een kwalitatieve uitvoering ervan taken: o.a.
o je plant je activiteiten en zorgt voor een correcte en tijdige uitvoering ervan
o je bepaalt zelf de prioriteiten in je werk en legt een takenlijst aan
o je controleert je taken en past ze aan indien nodig
o je rapporteert aan je leidinggevende
8. je hebt aandacht voor je eigen professionele ontwikkeling zodat je je werk op een kwaliteitsvolle manier kan uitvoeren
taken: o.a.
o je bent bereid om vormingen, trainingen en opleidingen te volgen die relevant zijn voor het werk
o je vraagt naar feedback bij de leidinggevende en collega’s
o je leest de nodige vakliteratuur
o je neemt informatie in je op en past die toe op je uit te voeren taken
Competenties
VAKKENNIS: gedreven zijn om je vak te kennen en bij te leren
niveau 1: - je beschikt over de kennis en vaardigheden om je functie naar behoren te vervullen en je kan ze toepassen waar nodig
- je staat open voor nieuwe zaken en feedback en maakt gebruik van kansen voor opleiding en ontwikkeling
o je voert opdrachten uit binnen de afgesproken kaders
o je kent de draagwijdte van de wetgeving, nodig voor de uitoefening van je functie
o je kent de software en netwerktoepassingen die nodig zijn om je job uit te oefenen
o je kent de organisatie waarin je werkt
o je staat open voor feedback om je werk te verbeteren
o je bent bereid om te leren
o je vraagt om uitleg en toelichting wanneer iets niet duidelijk is
RESULTAATGERICHTHEID: gedreven zijn om op tijd je doelen te halen
niveau 1: je werkt gericht en actief aan het bereiken van de vooropgestelde doelen
o je gaat ervoor om de taken af te werken binnen de afgesproken termijn
o je zoekt naar de meest optimale werkwijzen en –middelen om een goed resultaat te hebben
o je gaat duurzaam om met materiaal en middelen
o je blijft je werk controleren op fouten
o je blijft hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden
o je reageert rustig en vriendelijk bij problemen, negatieve feedback en onvoorziene situaties
o je signaleert op tijd teveel of te moeilijk werk
ZELFSTANDIG WERKEN: gedreven zijn om optimaal en zonder toezicht of controle te werken niveau 1: je voert taken zelfstandig uit en kan het eigen werk organiseren
o je voert je taken op een zelfstandige manier uit
o je blijft aandachtig bij routineuze taken
o je levert verzorgd werk af, zonder fouten en onnauwkeurigheden, ook onder tijdsdruk
o je brengt structuur aan in de veelheid van taken
o je staat open voor vernieuwing
o je staat open voor feedback van anderen
o je laat je documenten op die manier achter zodat anderen hierin hun weg gemakkelijk kunnen vinden
INNOVATIE EN CREATIVITEIT: gedreven zijn om te verbeteren en vernieuwen niveau 1: je staat open voor vernieuwing en zoekt mee naar alternatieve werkwijzen
o je stelt bestaande zaken ter discussie
o je zoekt mee naar alternatieven
o je staat open voor nieuwe ideeën, oplossingen, procedures en methodes
o je neemt deel aan veranderingsprocessen
o je ziet en signaleert regelmatig kansen of opportuniteiten binnen de eigen taak of op dienstniveau
o je bedenkt soms nieuwe werkwijzen binnen de eigen taakuitvoering of de dienst
o je hebt oog voor cultuurverschillen en benut die om vernieuwing in te voeren
SAMENWERKEN
definitie: gedreven zijn om de doelen van het team te bereiken
niveau 1: je werkt met je collega’s aan gezamenlijke opdrachten, respecteert de gemaakte werkafspraken en onderhoudt een goede werksfeer
o je leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na
o je houdt rekening met collega’s: bvb. bij taakverdeling, verlofplanning, teamvoorzieningen,…
o je stelt je open en constructief op in de samenwerking met je collega’s
o je gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid en mening
o je bent vriendelijk, xxxxxx en respectvol in de dagelijkse omgang met je collega’s
o je ziet wanneer een collega hulp nodig heeft en helpt spontaan
o je verwittigt tijdig als je een afspraak niet kan nakomen
INZET EN MOTIVATIE
definitie: gedreven zijn en zich inspannen om het werk zo goed mogelijk te doen
niveau 1: je neemt initiatief, neemt verantwoordelijkheid, toont leerbereidheid en onderneemt acties binnen je eigen takengebied (reactief)
o je komt uit eigen beweging tot actie
o je start zelf een nieuwe taak op als het werk klaar is of vraagt naar een nieuwe taak
o je onderneemt gerichte acties om concrete problemen op te lossen
o je speelt spontaan in op kansen die zich aandienen
o je onderneemt acties op basis van globale richtlijnen
o je doet zelf voorstellen voor eigen bijscholing
o je stelt alles in het werk om je taken tot een goed einde te brengen
KLANTGERICHTHEID: gedreven zijn om de klant te helpen
niveau 2: je denkt actief mee, speelt in op de vragen en wensen van de (interne en externe) klant en volgt ze op
o je licht de klant correct in over alle zaken waar hij belang bij heeft
o je zoekt een antwoord op iedere vraag of verwijst door naar de juiste persoon
o je streeft naar klantentevredenheid en onderneemt acties om klantgerichter te werken
o je behandelt elke klant gelijkwaardig en verzekert een discrete behandeling van zijn vraag
o je beperkt je niet tot de directe of uitgesproken vraag
o je volgt de vraag en de geboden oplossing verder op
o je denkt mee met de klant en levert een gepersonaliseerde service waar nodig
KWALITEITSVOL WERKEN: gedreven zijn om werk af te leveren dat voldoet aan de
gevraagde normen
niveau 1: je werkt correct en verzorgd volgens de afspraken
o je voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van het eigen werk
o je controleert je eigen werk vooraleer het afgeleverd wordt
o je stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is
o je volgt de voorgeschreven procedures
o je besteedt aandacht aan de inhoud en de vormgeving van het af te leveren werk
o je laat, in geval van onzekerheid, het resultaat door een collega controleren
o je komt gemaakte afspraken altijd na
ORGANISATIEBETROKKENHEID: gedreven zijn om de belangen van de organisatie te
verdedigen bij anderen en zich verbonden voelen met de organisatie, taak en functie
niveau 1: je toont respect voor de organisatie en houdt je aan de regels, afspraken en procedures van de organisatie/directie/departement/dienst/ het team
o je toont belangstelling voor het OCMW Kortrijk als organisatie
o je uit je over de organisatie op een gepaste en neutrale manier, bij kritiek, beslissingen die niet overeenkomen met de eigen mening of inzichten, ….
o je gaat altijd zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie
o je handelt altijd met het oog op het klant-, dienst- en organisatiebelang
o je draagt een positief imago uit van het OCMW Kortrijk
o je brengt ook vervelende opdrachten tot een goed einde
o je bent eerlijk tegenover je collega’s en de organisatie
COMMUNICATIE: gedreven zijn om informatie over te brengen en te ontvangen
niveau 1: je hanteert een correcte en verstaanbare taal, je luistert en kan een boodschap begrijpelijk overbrengen
o je schrijft xxxxxx en beknopt
o je handhaaft de huisstijl
o je beperkt vakjargon
o je vraagt door op gegeven informatie
o je kan het belangrijke van het onbelangrijke onderscheiden in je rapportering
o je formuleert helder en duidelijk de eigen standpunten
o je vraagt en luistert naar andermans standpunten en argumenten
Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden
Om toegang te hebben tot de functie moet de kandidaat:
• een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor hij/zij solliciteert: aantonen via attest goed zedelijk gedrag (recent attest wordt opgevraagd vóór de indiensttreding)
• de burgerlijke en politieke rechten genieten op de dag van het afsluiten van de inschrijvingen
• medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk: uiterlijk op het moment van de indiensttreding
Om in aanmerking te komen voor aanwerving moet de kandidaat:
• slagen voor het aanwervingsexamen
• voldoen aan de diplomavereiste: beschikken over een diploma hoger middelbaar onderwijs
• voldoen aan de vereiste over taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966
• Buitenlandse diploma’s die bij NARIC Vlaanderen gelijkwaardig zijn verklaard, komen eveneens in aanmerking.
INFORMATIE OVER DE SELECTIE
1. DE SELECTIECRITERIA ZIJN VOLGENDE COMPETENTIES:
o vakkennis
o zelfstandig werken
o samenwerken
o klantgerichtheid
o communicatie
o resultaatgerichtheid
o nauwkeurig werken
o plannen en organiseren
2. DE SELECTIETECHNIEKEN ZIJN:
• Preselectie (indien meer dan 30 geldige kandidaten op de dag van afsluiten inschrijving)
Dit onderdeel van de selectie is eliminerend. Kandidaten dienen minimum 2 jaar relevante ervaring in administratieve taken aan te tonen om toegelaten te worden tot het volgend onderdeel van de selectie
• Schriftelijke proef
Dit onderdeel van de selectie is eliminerend. De kandidaten moeten 60% behalen om toegelaten te worden tot het volgende onderdeel van de selectie.
• Mondelinge proef
✓ vraagstelling door de jury
✓ gedragsgericht interview
Dit onderdeel van de selectie is eliminerend. De kandidaten moeten 60% behalen om toegelaten te worden tot het volgende onderdeel van de selectie.
3. WERFRESERVE en AARD VAN DE PROCEDURE
• alle geslaagde kandidaten worden opgenomen in een werfreserve die loopt van 1 september 2017 tot 31 augustus 2019
• deze selectie betreft een gewoon examen, dat resulteert in de opsomming van de geslaagde kandidaten, met motivatie
4. VERLOOP VAN DE SELECTIE
• indienen van de kandidaturen: tegen uiterlijk donderdag 6 juli 2017
• aanvaarden/weigeren van de kandidaten: raad donderdag 13 juli 2017
• preselectie (eventueel): vrijdag 14 juli 2017
• schriftelijke proef: 17 juli 2017
• mondelinge proef: week 21 augustus 2017
• aanstelling in de raad van 31 augustus 2017
• indiensttreding vanaf ten vroegste 1 september 2017.
5. MEEREKENBARE ANCIENNITEIT BIJ INDIENSTTREDING
• er wordt geldelijke anciënniteit toegekend voor werkelijke diensten in statutair of contractueel verband, geleverd in de openbare diensten, zoals voorzien in art. 127 van de RPR voor het personeel
• er wordt tevens relevante privé-ervaring of relevante ervaring uit een zelfstandige activiteit toegekend
• beide toekenningen kunnen samen leiden tot max. 18 jaar geldelijke anciënniteit bij de indiensttreding
6. VERLONING
• weddeschaal C1 – C3
o Bruto maandwedde 0 jaar anciënniteit: | € 1.852,51 | beginwedde |
o Bruto maandwedde 23 jaar anciënniteit: | € 3.390,57 | eindwedde |