Hermac bewaakt uw ICT
Hermac bewaakt uw ICT
Altijd veilig en zorgeloos ondernemen
Verwerkers- overeenkomst Hermac B.V.
Bestaande uit:
Deel 1. Data Pro Statement
Deel 2. Standaardclausules voor verwerkingen
Deel 1: Data Pro Statement
Dit Data Pro Statement vormt samen met de Standaardclausules voor verwerkingen de verwerkersovereenkomst voor het product of de dienst van Hermac B.V. die dit Data Pro Statement heeft opgesteld.
Algemene informatie
1. Dit Data Pro Statement is opgesteld door de volgende data processor (verwerker):
Hermac B.V.
Gevestigd aan de Holleweg 18, 3925 LW te Scherpenzeel
Voor vragen over dit Data Pro Statement of dataprotectie kan contact opgenomen worden met: Xxxxxxxxx xxx Xxxxxx
Mail: xxxxxxxxx@xxxxxx.xx Telefoonnummer (000) 000 00 00
Dit Data Pro Statement geldt vanaf :
9 november 2020
(versie 0.1.2020)
Dit Data Pro Statement en de daarin omschreven beveiligingsmaatregelen passen wij regelmatig aan om ten aanzien van data protectie steeds voorbereid en actueel te blijven. Wij houden u op de hoogte van nieuwe versies via onze normale kanalen.
2. Dit Data Pro Statement is van toepassing op de volgende producten en diensten van data processor:
Managed Service diensten onderverdeeld in:
• Werkplek Pro (Plus), Server Pro (Plus) & Cloud Pro (Plus),
• Backup My Office 365.
3. Omschrijving product/dienst
• Werkplek Pro & Server Pro
De service die Hermac biedt is voor zakelijke relaties. Hermac ondersteunt de relatie d.m.v. software onderhoud en beheer van de werkplekken. Supportaanvragen kunnen telefonisch of middels een ticketportal worden aangemeld. De servicemanagement medewerker van Hermac werkt telefonisch of door middel van een meekijk tool of ze worden door de relatie toegelaten aan de netwerkomgeving. De relatie moet de gebruiker (servicemedewerker Hermac) zelf weer uit de netwerkomgeving afmelden als de aanvraag afgerond is. Indien service op afstand niet lukt dient de medewerker op locatie het probleem op te lossen. De actuele tarieven en inhoud van de Managed Service pakketten staan vermeld op de website van Hermac.
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/ xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/
• Backup My Office 365
De service die Hermac biedt is voor zakelijke relaties. Hermac beheert Xxxxxxxxxxxxxx000.xx, een veilige opslagdienst voor uw online mail en bestanden. De betreffende data wordt opgeslagen in het BIT datacenter Ede. Dit datacenter voldoet aan alle benodigde certificeringen en wettelijke verplichtingen (ISO 27001 en NEN 7510 certificering) voor het opslaan van data.
De tarieven en inhoud van de dienst Backup My Office 365 staan vermeld op de website van Xxxxxx. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx000.xx/xxxxxxxx/
De voorwaarden en policies van het Bit datacenter in Ede kunnen worden geraadpleegd via de link: xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxx-xxx/xxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxx
4. Beoogd gebruik
De Managed Service pakketten en de dienst Backup My Office365 zijn ontworpen en ingericht om uw werkplek, server en cloudomgeving operationeel te houden. Bij deze dienst is geen rekening gehouden met de
verwerking van bijzondere persoonsgegevens, of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordeling en strafbare feiten of door de overheid uitgegeven persoonsnummers.
5. Data processor heeft bij het ontwerpen van de dienst privacy by design op de volgende wijze toegepast: Hermac ontwikkelt géén applicaties maar maakt veelvuldig gebruik van invulformulieren van derde partijen en van haar eigen Backup My Office365 dienst.
Bij het aanmaken van een dienst (van een derde partij of Hermac zelf) wordt het aantal informatie velden BEPERKT tot de in het (web)formulier VERPLICHTE invulvelden. Anders gezegd: alleen de strikt noodzakelijke informatie die benodigd is om een dienst te activeren wordt door Hermac ingevuld.
Het Privacy by Design Framework helpt Hermac om inzicht te krijgen in haar verplichtingen jegens de AVG. Het hierin gestelde stappenplan wordt hierna uitgewerkt met een keuze, doelomschrijving en/of motivatie.
• Dataminimalisatie
Hermac verzameld en gebruikt alleen strikt noodzakelijke gegevens van haar relaties die nodig is om de dienstverlening volledig en adequaat uit te kunnen voeren. Onder dienstverlening verstaan wij onder meer alle Hermac Werkplek Pro (Plus), Server Pro (Plus) en Cloud Pro diensten en de Bachuo My Office365 dienstverlening.
Verder vallen onder dienstverlening alle abonnementen en diensten die Hermac via derde partijen aan haar relaties aanbiedt. (waar onder Microsoft Xxxxxx 000/Xxxxx, XXX, Xxxxxx, XXX, xXxxxxxxxx etc.).
De Hermac medewerkers zijn geïnstrueerd om géén enkele vorm van overbodige informatie aan derde partijen te verstrekken (denk hierbij aan omzetgegevens, mailadressen en verjaardag data).
Op deze manier garandeert Hermac dat er geen overbodige persoonlijke informatie van een relatie onbedoeld bij derde partijen in de databases terecht komt.
• Pseudonimiseren
Hermac hanteert een eenvoudig systeem van pseudonimiseren. Apparatuur en fysieke software (en registraties daarvan) worden uitgevoerd en getagd op basis van een label met daarop alleen het retalienummer. Op deze manier kan een buitenstaander geen verband leggen tussen apparatuur en de directe naam van de eigenaar.
Pseudonimiseren wordt ook toegepast op de (interne) datadragers van Hermac. Deze met PIN code beveiligde mobile harddrives, Flash memory sticks en laptops zijn niet voorzien van Hermac tags.
In geval van diefstal of verlies kan een vinder geen relatie leggen tussen apparaat en eigenaar. Aangezien de datadragers allen voorzien zijn encryptie is dat geen bezwaar.
• Encryptie
Alle privacy gevoelige data welke aan ons in bewaring is gegeven door relaties (het zij voor supportdoeleinden dan wel voor dataverwerking in de breedste zin des woord) is voorzien van encryptie. Dit wil zeggen dat bij een inbreuk op het Hermac netwerk alleen encrypte klantdata wordt aangetroffen. Alle data welke Hermac opslaat voor backupdoeleinden (datarepository bij BIT en BMO365) is voorzien van encryptie. Dit zelfde geldt voor de replica versie van deze opslag. Datadragers voor intern gebruik zijn allen voorzien van encryptie. De “werk USB sticks die gebruikt worden voor technische doeleinden” zijn gelabeld in serie van/tot en worden regelmatig gecontroleerd op compleet zijn van de serie. Op de werk USB sticks staat géén klantendata).
• Access control
Naast de digitale gegevenskluis zoals omschreven bij encryptie heeft Hermac tal van bouwtechnische maatregelen getroffen om de kans op een datalek/verlies te minimaliseren. Hier verwijzen wij naar het onderliggende document: bouwtechnisch maatregelen bij Hermac
Hermac-Bouwtechnische-en-organisatorische-maatregelen.pdf
Belangrijkste maatregelen:
- De fysieke kluis waarin dagelijks alle apparatuur met klantendata in wordt bewaard,
- Elektronische toegangscontrole middels deursloten, tags en gesloten camera systeem,
- Blindering van ramen, toepassing van treksloten op buitendeuren en anti-lift mechaniek op roldeur,
- BORG klasse alarmsysteem met aansluiting bij meldkamer en nachtelijke controle door Securitas.
• Data protection by default
Hermac ontwikkelt zelf géén applicaties en kan daarmee dus nauwelijks invloed uitoefenen op de applicaties die zij inzet voor haar relaties. Hermac vult enkel en alleen de strikt noodzakelijke informatie in bij de diverse leveranciersportalen welke minimaal verplicht zijn om de applicatie te laten functioneren. Deze instructie wordt regelmatig aan de Hermac medewerkers gegeven.
• Verwijderen/bewaartermijn
Verwijderen van data vindt plaats na schriftelijke instructie van de relatie waarin expliciet vermeld dient te zijn welke data definitief uit de Hermac systemen verwijderd moet worden. Hermac adviseert haar relaties regelmatig over de hoeveelheid data welke zij in bewaring heeft voor de betreffende relatie. De algemene tendens is dat relaties zelf hun oude/historische data graag wensen te bewaren. Hermac voert richting haar relaties géén proactief beleid uit om data “op te schonen” en daarmee ruimte vrij te maken op de datadragers en onnodige data spilling te voorkomen. Hermac bewerkt in geen enkele vorm klantpersoonlijke data en heeft er ook geen invloed op. Bij het beëindigen van (diensten)overeenkomst geeft Hermac indien gewenst de data terug aan de relatie en verwijderd daarna de data repository van de ex relatie uiterlijk binnen 3 maanden. Fysieke datadragers (harddisks, SSD, Flash, CD-R, DVD) worden door Hermac fysiek vernietigd met behulp van de professionele harddrive puncher. Oude PC’s, laptops en tablets worden gescheiden afgevoerd, zonder tags en gepseudonimiseerd.
Datadragers van deze oude apparatuur wordt zoals beschreven vernietigd en separaat afgevoerd.
• Faciliteren rechten van betrokkenen
Voor zover van toepassing (Hermac maakt en onderhoud geen eigen applicaties) verwijzen wij naar de privacy Statements van alle derde partijen (vendors en Cloud leveranciers). Hermac acteert als intermediair tussen de eindrelatie en de vendor in kwestie en verleent haar medewerking om tot inzage, correctie of verwijdering van gegevens te komen. Daar waar de noodzakelijke inspanningen hiervoor moeten worden
genomen zal Hermac deze namens haar relaties uitvoeren teneinde de rechten van betrokkenen na te leven.
Met het volgen van deze Privacy by Design rules voldoet Hermac aan de in de AVG verordening gestelde verplichtingen om veilig en correct om te gaan met privacy gevoelige persoonsgegevens.
6. Standaardclausules voor verwerkingen
Hermac gebruikt de standaardclausules voor verwerking die in dit document zijn bijgevoegd. Samen met dit Data Pro Statement vormen zij de verwerkersovereenkomst voor Hermac B.V. De verwerkersovereenkomst is een integraal onderdeel van de overeenkomst met de klant bij het aangaan van de Managed Service dienst of de dienst Backup My Office365.
7. Data Processor verwerkt de persoonsgegevens (gedeeltelijk) buiten de EU/EER. De Data processor heeft op de volgende manier geborgd dat een passend beschermingsniveau van toepassing is:
Hermac heeft met alle relevante partijen partner overeenkomsten afgesloten.
Binnen deze overeenkomsten zijn bindende afspraken gemaakt om een passend beschermingsniveau te garanderen. Hieronder vindt u de lijst met subverwerkers met een link naar hun standaardbepalingen:
External-Hermac-Business-Partner-Subverwerkers.pdf
8. Data processor maakt gebruik van de volgende sub-processors:
Om de diensten te kunnen leveren maakt Hermac gebruik van subverwerkers die toegang krijgen tot specifieke gegevens van klanten. Deze toegang is gelimiteerd tot hetgeen noodzakelijk is voor het verlenen van de diensten.
De meest recente lijst met sub-processors kunt u vinden op onze website:
External-Hermac-Business-Partner-Subverwerkers.pdf
9. Data processor ondersteunt opdrachtgever op de volgende manier bij verzoeken van betrokkenen:
Verzoeken die betrekking hebben op “recht van inzage”, “recht op dataportabiliteit, correcties, verwijderverzoeken, recht van verzet en het opzeggen van uw abonnement dienen gericht te worden aan de opdrachtgever van Hermac. (De Dataverantwoordelijke partij.) Indien de Dataverantwoordelijke partij technische ondersteuning wenst bij het uitvoeren van voornoemde taken dan kan Hermac daar in assisteren. De Dataverantwoordelijke dient daarvoor een verzoek in op onderstaand adres.
Hermac B.V. Xxxxxxxx 00
0000 XX Xxxxxxxxxxxx
(000) 000 00 00
10. Beëindigen van de (diensten)Overeenkomst
Na beëindiging van de Overeenkomst met een opdrachtgever verwijdert data processor de persoonsgegevens die hij voor opdrachtgever verwerkt in principe binnen 3 manden op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessible).
Beveiligingsbeleid
11. Data processor heeft de volgende beveiligingsmaatregelen genomen ter beveiliging van zijn product of dienst: Hermac neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt blijvend passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Hermac is daarvoor Data Pro gecertificeerd. Deze maatregelen worden aangemerkt als een passend beveiligingsniveau in de zin van de AVG. Heeft u het idee dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neemt u dan contact met ons op via e-mail xxxx@xxxxxx.xx of telefonisch (000)000 00 00.
In de onderstaande documenten staat beschreven welke maatregelen Hermac heeft genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:
• Hermac-Bouwtechnische-en-organisatorische-maatregelen.pdf
• XXX-Xxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xxx
00. Data processor heeft zich geconformeerd aan het volgende Information Security Management System (ISMS):
● ISMS Nederland ICT
13. Data processor heeft de volgende certificeringen:
● Data Pro Certificate
Data-Pro-certificaat-van-Hermac-B.V..pdf
Datalekprotocol
14. In geval er toch iets misgaat, hanteert Hermac het volgende datalekprotocol om ervoor te zorgen dat opdrachtgever op de hoogte is van incidenten:
In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zal Hermac binnen 36 uur na de ontdekking de opdrachtgever op de hoogte stellen. Hermac kan niet bepalen of er persoonsgegevens in de geüploade data aanwezig zijn omdat we de inhoud van de geüploade data niet controleren. We zullen de klant, zoor zover mogelijk, informeren over:
- Welke geüploade bestanden bij de inbreuk in verband met persoonsgegeven betrokken zijn,
- Welke gebruikersaccountgegevens bij de inbreuk in verband met persoonsgegevens betrokken zijn,
- Wat is er gebeurd (welke inbreuk heeft er plaatsgevonden),
- Wat was de (mogelijke) oorzaak,
- Welke maatregelen worden door Hermac genomen in reactie op de inbreuk,
- Wat de klant zou kunnen doen om de schade te beperken,
- Wat heeft Hermac van het incident geleerd en welke maatregelen worden door Hermac genomen om te voorkomen dat dit incident zich nogmaals voordoet.
Deel 2: Standaardclausules voor verwerkingen
Versie: september 2019
Vormt samen met het Data Pro Statement de verwerkersovereenkomst en is een bijlage bij de Overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen zoals toepasselijke algemene voorwaarden.
Artikel 1. Definities
Onderstaande begrippen hebben in deze Standaardclausules voor verwerkingen, in het Data Pro Statement en in de overeenkomst de volgende betekenis:
1.1 Autoriteit Persoonsgegevens (AP): toezichthoudende autoriteit, zoals omschreven in artikel 4, sub 21 Avg.
1.2 Avg: de Algemene verordening gegevensbescherming.
1.3 Data Processor: partij die als ICT-leverancier in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst als verwerker Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van diens Opdrachtgever.
1.4 Data Pro Statement: statement van Data Processor waarin hij onder andere informatie geeft met betrekking tot het beoogd gebruik van zijn product of dienst, getroffen beveiligingsmaatregelen, sub-processors, datalekken, certificeringen en omgang met rechten van Data subjects.
1.5 Data subject (betrokkene): een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
1.6 Opdrachtgever: partij in wiens opdracht Data Processor persoonsgegevens verwerkt. De Opdrachtgever kan zowel
verwerkingsverantwoordelijke (“controller”) zijn als een andere verwerker.
1.7 Overeenkomst: de tussen Opdrachtgever en Data Processor geldende overeenkomst, op basis waarvan de ICT- leverancier diensten en/of producten levert aan Opdrachtgever, waarvan de verwerkersovereenkomst onderdeel vormt.
1.8 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals omschreven in artikel 4, sub 1 Avg, die Data Processor in het kader van de uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst verwerkt.
1.9 Verwerkersovereenkomst: deze Standaardclausules voor verwerkingen, die tezamen met het Data Pro Statement (of vergelijkbare informatie) van Data Processor de verwerkersovereenkomst vormen als bedoeld in artikel 28, lid 3 Avg.
Artikel 2. Algemeen
2.1 Deze Standaardclausules voor verwerkingen zijn van toepassing op alle verwerkingen van Persoonsgegevens die Data Processor doet in het kader van de levering van zijn producten en diensten en op alle Overeenkomsten en aanbiedingen. De toepasselijkheid van verwerkersovereenkomsten van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.2 Het Data Pro Statement, en met name de daarin opgenomen beveiligingsmaatregelen, kan van tijd tot tijd door Data Processor worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Data Processor zal Opdrachtgever van significante aanpassingen op de hoogte stellen. Indien Opdrachtgever in redelijkheid niet akkoord kan gaan met de aanpassingen, is Opdrachtgever gerechtigd binnen 30 dagen na kennisgeving van de aanpassingen de verwerkersovereenkomst schriftelijk gemotiveerd op te zeggen.
2.3 Data Processor verwerkt de Persoonsgegevens namens en in opdracht van Opdrachtgever overeenkomstig de met Data Processor overeengekomen schriftelijke instructies van Opdrachtgever.
2.4 Opdrachtgever, dan wel diens klant, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg, heeft de zeggenschap over de verwerking van de Persoonsgegevens en heeft het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens vastgesteld.
2.5 Data Processor is verwerker in de zin van de Avg en heeft daarom geen zeggenschap over het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens en neemt derhalve geen beslissingen over onder meer het gebruik van de Persoonsgegevens.
2.6 Data Processor geeft uitvoering aan de Avg zoals neergelegd in deze Standaardclausules voor verwerkingen, het Data Pro Statement en de Overeenkomst. Het is aan Opdrachtgever om op basis van deze informatie te beoordelen of Data Processor afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de Avg voldoet en de bescherming van de rechten van Data subjects voldoende zijn gewaarborgd.
2.7 Opdrachtgever staat er tegenover Data Processor voor in dat hij conform de Avg handelt, dat hij zijn systemen en infrastructuur te allen tijde adequaat beveiligt en dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde.
2.8 Een aan Opdrachtgever door de AP opgelegde bestuurlijke boete kan niet worden verhaald op Data Processor.
Artikel 3. Beveiliging
3.1 Data Processor treft de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, zoals omschreven in zijn Data Pro Statement. Bij het treffen van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft Data Processor rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten van de beveiligingsmaatregelen, de aard, omvang en de context van de verwerkingen, de doeleinden en het beoogd gebruik van zijn producten en diensten, de verwerkingsrisico’s en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van Data subjects die hij gezien het beoogd gebruik van zijn producten en diensten mocht verwachten.
3.2 Tenzij expliciet anders vermeld in het Data Pro Statement is het product of de dienst van Data Processor niet ingericht op de verwerking van bijzondere categorieën van Persoonsgegevens of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten of door de overheid uitgegeven persoonsnummers.
3.3 Data Processor streeft ernaar dat de door hem te treffen beveiligingsmaatregelen passend zijn voor het door Data Processor beoogde gebruik van het product of de dienst.
3.4 De omschreven beveiligingsmaatregelen bieden, naar het oordeel van de Opdrachtgever, rekening houdend met de in artikel 3.1 genoemde factoren een op het risico van de verwerking van de door hem gebruikte of verstrekte Persoonsgegevens afgestemd beveiligingsniveau.
3.5 Data Processor kan wijzigingen aanbrengen in de getroffen beveiligingsmaatregelen indien dat naar zijn oordeel noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te blijven bieden. Data Processor zal belangrijke wijzigingen vastleggen, bijvoorbeeld in een aangepast Data Pro Statement, en zal Opdrachtgever waar relevant van die wijzigingen op de hoogte stellen.
3.6 Opdrachtgever kan Data Processor verzoeken nadere beveiligingsmaatregelen te treffen. Data Processor is niet verplicht om op een dergelijk verzoek wijzigingen door te voeren in zijn beveiligingsmaatregelen. Data Processor kan de kosten verband houdende met de op verzoek van Opdrachtgever doorgevoerde wijzigingen in rekening brengen bij Opdrachtgever. Pas nadat de door Opdrachtgever gewenste gewijzigde beveiligingsmaatregelen schriftelijk zijn overeengekomen en ondertekend door Partijen, heeft Data Processor de verplichting deze beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk te implementeren.
Artikel 4. Inbreuken in verband met Persoonsgegevens
4.1 Data Processor staat er niet voor in dat de beveiligingsmaatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend zijn. Indien Data Processor een inbreuk in verband met Persoonsgegevens (zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 Avg) ontdekt, zal hij Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging informeren. In het Data Pro Statement (onder datalekprotocol) is vastgelegd op welke wijze Data Processor Opdrachtgever informeert over inbreuken in verband met Persoonsgegevens.
4.2 Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever, of diens klant) om te beoordelen of de inbreuk in verband met Persoonsgegevens waarover Data Processor heeft geïnformeerd gemeld moet worden aan de AP of Data subject. Het melden van inbreuken in verband met Persoonsgegevens, die op grond van artikel 33 en 34 Avg moeten worden gemeld aan de AP en/of Data subjects, blijft te allen tijde de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever of diens klant). Data Processor is niet verplicht tot het melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de AP en/of de Betrokkene.
4.3 Data Processor zal, indien nodig, nadere informatie verstrekken over de inbreuk in verband met Persoonsgegevens en zal zijn medewerking verlenen aan noodzakelijke informatievoorziening aan Opdrachtgever ten behoeve van een melding als bedoeld in artikel 33 en 34 Avg.
4.4 Data Processor kan de redelijke kosten die hij in dit kader maakt in rekening brengen bij Opdrachtgever tegen zijn dan geldende tarieven.
Artikel 5. Geheimhouding
5.1 Data Processor waarborgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid Persoonsgegevens verwerken een geheimhoudingsplicht hebben.
5.2 Data Processor is gerechtigd de Persoonsgegevens te verstrekken aan derden, indien en voor zover verstrekking noodzakelijk is ingevolge een rechterlijke uitspraak, een wettelijk voorschrift of op basis van een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.
5.3 Alle door Data Processor aan Opdrachtgever verstrekte toegangs- en/of identificatiecodes, certificaten, informatie omtrent toegangs- en/of wachtwoordenbeleid en alle door Data Processor aan Opdrachtgever verstrekte informatie die invulling geeft aan de in het Data Pro Statement opgenomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn vertrouwelijk en zullen door Opdrachtgever als zodanig worden behandeld en slechts aan geautoriseerde medewerkers van Opdrachtgever kenbaar worden gemaakt. Opdrachtgever ziet erop toe dat zijn medewerkers de verplichtingen uit dit artikel naleven.
Artikel 6. Looptijd en beëindiging
6.1 Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de Overeenkomst en iedere daaruit voortkomende nieuwe of nadere overeenkomst, treedt in werking op het moment van totstandkoming van de Overeenkomst en wordt gesloten voor onbepaalde tijd.
6.2 Deze verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Overeenkomst of enige nieuwe of nadere overeenkomst tussen partijen.
6.3 Data Processor zal, in geval van einde van de verwerkersovereenkomst, alle onder zich zijnde en van Opdrachtgever ontvangen Persoonsgegevens binnen de in het Data Pro Statement opgenomen termijn verwijderen op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessable), of, indien overeengekomen, in een machine leesbaar formaat terugbezorgen aan Opdrachtgever.
6.4 Data Processor kan eventuele kosten die hij maakt in het kader van het in artikel 6.3 gestelde in rekening brengen bij Opdrachtgever. Hierover kunnen nadere afspraken worden neergelegd in het Data Pro Statement.
6.5 Het bepaalde in artikel 6.3 geldt niet indien een wettelijke regeling het geheel of gedeeltelijk verwijderen of terugbezorgen van de Persoonsgegevens door Data Processor belet. In een dergelijk geval zal Data Processor de Persoonsgegevens enkel blijven verwerken voor zover noodzakelijk uit hoofde van zijn wettelijke verplichtingen. Het bepaalde in artikel 6.3 geldt eveneens niet indien Data Processor verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg is ten aanzien van de Persoonsgegevens.
Artikel 7. Rechten Data subjects, Data Protection Impact Assessment (DPIA) en Auditrechten
7.1 Data Processor zal, waar mogelijk, zijn medewerking verlenen aan redelijke verzoeken van Opdrachtgever die verband houden met bij Opdrachtgever door Data subjects ingeroepen rechten van Data subjects. Indien Data Processor direct door een Data subject wordt benaderd, zal hij deze waar mogelijk doorverwijzen naar Opdrachtgever.
7.2 Indien Opdrachtgever daartoe verplicht is, zal Data Processor na een daartoe redelijk gegeven verzoek zijn medewerking verlenen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een daarop volgende voorafgaande raadpleging zoals bedoeld in artikel 35 en 36 Avg.
7.3 Data Processor zal zijn medewerking verlenen aan verzoeken van Opdrachtgever tot het verwijderen van persoonsgegevens voor zover Opdrachtgever dit niet zelf kan uitvoeren.
7.4 Data Processor kan desgewenst de naleving van zijn verplichtingen op grond van de verwerkersovereenkomst aantonen door middel van een geldig Data Pro Certificaat of een daaraan ten minste gelijkwaardig certificaat of auditrapport (Third Party Memorandum) van een onafhankelijke, deskundige, indien hij over een dergelijk certificaat of auditrapport beschikt.
7.5 Data Processor zal daarnaast op verzoek van Opdrachtgever alle verdere informatie ter beschikking stellen die in redelijkheid nodig is om nakoming van de in deze verwerkersovereenkomst gemaakte afspraken aan te tonen. Indien Opdrachtgever desondanks aanleiding heeft aan te nemen dat de verwerking van Persoonsgegevens niet conform de verwerkersovereenkomst plaatsvindt, dan kan hij maximaal éénmaal per jaar door een onafhankelijke, gecertificeerde, externe deskundige die aantoonbaar ervaring heeft met het soort verwerkingen dat op basis van de Overeenkomst wordt uitgevoerd, op kosten van de Opdrachtgever hiernaar een audit laten uitvoeren. De audit zal beperkt zijn tot het controleren van de naleving van de afspraken met betrekking tot verwerking van de Persoonsgegevens zoals neergelegd in deze Verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een geheimhoudingsplicht hebben ten aanzien van hetgeen hij aantreft en zal alleen datgene rapporteren aan Opdrachtgever dat een tekortkoming oplevert in de nakoming van verplichtingen die Data Processor heeft op grond van deze verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een afschrift van zijn rapport aan Data Processor verstrekken. Data Processor kan een audit of instructie van de deskundige weigeren indien deze naar zijn mening in strijd is met de Avg of andere wetgeving of een ontoelaatbare inbreuk vormt op de door hem getroffen beveiligingsmaatregelen.
7.6 Partijen zullen zo snel mogelijk in overleg treden over de uitkomsten in het rapport. Partijen zullen de voorgestelde verbetermaatregelen die in het rapport zijn neergelegd opvolgen voor zover dat van hen in redelijkheid kan worden verwacht. Data Processor zal de voorgestelde verbetermaatregelen doorvoeren voor zover deze naar zijn oordeel passend zijn rekening houdend met de verwerkingsrisico’s verbonden aan zijn product of dienst, de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de markt waarin hij opereert, en het beoogd gebruik van het product of de dienst.
7.7 Data Processor heeft het recht om de kosten die hij maakt in het kader van het in dit artikel gestelde in rekening te brengen bij Opdrachtgever.
Artikel 8. Sub-Processors
8.1 Data Processor heeft in het Data Pro Statement vermeld of, en zo ja welke derde partijen (sub-processors of subverwerkers) Data Processor inschakelt bij de verwerking van de Persoonsgegevens.
8.2 Opdrachtgever geeft toestemming aan Data Processor om andere sub-processors in te schakelen ter uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst.
8.3 Data Processor zal Opdrachtgever informeren over een wijziging in de door de Data Processor ingeschakelde derde partijen bijvoorbeeld middels een aangepast Data Pro Statement. Opdrachtgever heeft het recht bezwaar te maken tegen voornoemde wijziging door Data Processor. Data Processor draagt ervoor zorg dat de door hem ingeschakelde derde partijen zich aan eenzelfde beveiligingsniveau committeren ten aanzien van de bescherming van de Persoonsgegevens als het beveiligingsniveau waaraan Data Processor jegens Opdrachtgever is gebonden op grond van het Data Pro Statement.
Artikel 9. Overig
Deze Standaardclausules voor verwerkingen vormen tezamen met het Data Pro Statement een integraal onderdeel van de Overeenkomst. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst, waaronder begrepen de van toepassing zijnde algemene voorwaarden en/of beperkingen van aansprakelijkheid, zijn derhalve ook van toepassing op de verwerkersovereenkomst.