Contract
Samenwerkingsovereenkomst betreffende het bestuurlijk- administratieve archiefbeheer van sommige lokale overheden
Tussen de ondergetekenden
enerzijds
Het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Xxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx, ingeschreven in het KBO met nummer 0875.388.475, hierbij vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxx Xxxxx, algemeen rijksarchivaris en directeur-generaal van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën,
hierna “Rijksarchief” genoemd,
en anderzijds
De Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de leidend ambtenaar van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid agentschap Facilitair Bedrijf, administrateur-generaal Xxxxx Xxxxx, ingeschreven in het KBO met nummer 0316.380.841 en vestigingsnummer 2.199.300.992, waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx,
hierna “agentschap Facilitair Bedrijf” genoemd,
Het Rijksarchief, en het agentschap Facilitair Bedrijf worden hieronder ook wel afzonderlijk aangeduid als een “partij” of gezamenlijk als de “partijen”;
Wordt voorafgaandelijk uiteengezet:
Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, artikel 6, §1, VIII, , het laatst gewijzigd bij de bijzondere wet van 30 juli 2018, en artikel 92bis,
§ 1, ingevoegd bij de wet van 8 augustus 1988 en gewijzigd bij de bijzondere wet van 6 januari 2014, en § 5 en § 6, ingevoegd bij de bijzondere wet van 16 januari 1989 en het laatste gewijzigd bij de bijzondere wet van 6 januari 2014;
Gelet op de Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij de wet van 6 mei 2009; Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, artikel III.79 tot en met III.89;
Gelet op de formele goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst door de Directieraad en de Wetenschappelijke Raad van het Rijksarchief op respectievelijk 18 en 20 oktober 2021;
Gelet op het arrest 57/2012 van het Grondwettelijk Hof van 3 mei 2012;
Overwegende dat de Partijen bij deze samenwerkingsovereenkomst de realisatie van een archiefbeheer beogen dat, zowel vanuit het standpunt van de gebruiker als vanuit het standpunt van de overheid, bijdraagt tot de verhoging van de kwaliteit en de efficiëntie van het openbare archiefwezen en tot het bereiken van schaalvoordelen;
Overwegende dat deze samenwerkingsovereenkomst het kader vormt voor verdere bestuurlijk-administratieve samenwerking tussen de Partijen;
Wordt overeengekomen wat volgt:
Hoofdstuk 1. Definities, toepassingsgebied en doelstelling
Artikel. 1. In deze samenwerkingsovereenkomst wordt verstaan onder:
1° archiefdocumenten: alle bestuursdocumenten die een overheidsinstantie heeft opgemaakt of ontvangen naar aanleiding van haar activiteiten of taken of ter handhaving van haar rechten, of die zij heeft verworven van derden, gedurende de volledige levenscyclus van de creatie, verwerving of ontvangst tot aan de eventuele vernietiging;
2° archiefbeheer: alle acties met het oog op het beheren, bewaren en vernietigen van archiefdocumenten;
3° bewaartermijn: de termijn gedurende dewelke de archiefdocumenten een administratief of juridisch nut hebben;
4° bestemming: de aanduiding van de waarde van archiefdocumenten voor het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Deze waarde kan ofwel een vernietiging ofwel een permanente bewaring zijn.
Art. 2. Met het oog op het geharmoniseerd uitoefenen van de respectieve bevoegdheden van de partijen, is deze samenwerkingsovereenkomst voor het bestuurlijk- administratieve archiefbeheer van toepassing op de archiefdocumenten van de volgende lokale overheden:
1° de gemeenten;
2° de districten;
3° de provincies;
4° de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
5° de interlokale onderwijsvereniging, vermeld in het decreet van 28 november 2008 betreffende de interlokale onderwijsvereniging;
6° de welzijnsverenigingen, vermeld in deel 3, titel 4, hoofdstuk 2, van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;
7° de autonome verzorgingsinstellingen, vermeld in deel 3, titel 4, hoofdstuk 3, van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;
8° de verzelfstandigde agentschappen die opgericht zijn door een provincie of een gemeente;
9° de polders en de wateringen;
10° de besturen van de erkende kerk- of geloofsgemeenschappen van de erkende erediensten;
Deze samenwerkingsovereenkomst is niet van toepassing op de archiefdocumenten van:
1° de samenwerkingsverbanden van gemeenten waarvan het gehele ambtsgebied binnen de grenzen van het Vlaamse Gewest valt;
2° de samenwerkingsverbanden die krachtens het samenwerkingsakkoord van 13 februari 2014 tussen het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest betreffende de gewestgrensoverschrijdende intercommunales onder het recht van het Vlaamse Gewest ressorteren.
Art. 3. De partijen verbinden zich ertoe om:
1° de onderlinge samenwerking en het overleg te bevorderen door:
- goede praktijken, methodes en ervaringen uit te wisselen;
- de resultaten van studies en onderzoeken van initiatieven betreffende archiefbeheer ter beschikking te stellen voor de andere partij;
- informatie en documentatie ter beschikking te stellen die betrekking heeft op de door hen opgezette en in ontwikkeling zijnde dienstverlening met betrekking tot archiefbeheer;
- elkaar op de hoogte te houden van de bevindingen van uitgevoerde audits;
2° de samenwerking bij de behandeling van vragen met betrekking tot archiefbeheer vanwege internationale instellingen, zoals bijvoorbeeld de Europese Unie, te verbeteren en te versterken;
3° in de mate van het mogelijke hun projecten met betrekking tot archiefbeheer te coördineren en gemeenschappelijke initiatieven te lanceren op dit vlak;
4° constructief samen te werken aan de realisatie van projecten met betrekking tot archiefbeheer en dienstverlening afkomstig van de andere partij, indien dit nodig wordt geacht;
5° samen te werken rond selectie en waardering om tot één geïntegreerd selectie- en waarderingsbeleid te komen voor lokale overheden in Vlaanderen;
6° gezamenlijk te communiceren over de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst.
Hoofdstuk 3. Selectie en vernietiging
Art. 4. Voor alle archiefdocumenten worden selectieregels opgesteld die minstens de volgende gegevens bevatten:
1° een betekenisvolle naam en omschrijving; 2° een gemotiveerde bewaartermijn;
3° een gemotiveerde bestemming.
Art. 5. Elke selectiecommissie voor de lokale overheden, vermeld in artikel 2, opgericht door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaams Gewest en die selectieregels opstelt, actualiseert en goedkeurt voor de lokale overheden, vermeld in artikel 2, telt onder haar leden minimaal één en maximaal twee gemachtigde vertegenwoordigers van het Rijksarchief, afgevaardigd door de Algemeen Rijksarchivaris.
Art. 6. Indien de leden van de selectiecommissies geen consensus bereiken over de bestemming van een categorie van archiefdocumenten, beslist de vertegenwoordiger van het Rijksarchief.
Indien de leden van de selectiecommissies geen consensus bereiken over de bewaartermijn van een categorie van archiefdocumenten voortvloeiend uit federale aangelegenheden die uitgeoefend worden door lokale overheidsinstanties, beslist de vertegenwoordiger van het Rijksarchief.
Art. 7. De bekendmaking van de selectieregels die opgemaakt worden door selectiecommissies voor de lokale overheden, vermeld in artikel 2, opgericht door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaams Gewest, en die selectieregels opstellen, actualiseren of goedkeuren voor de lokale overheden, vermeld in artikel 2, gebeurt via het daartoe bedoelde register van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest en via de website van het Rijksarchief.
Art. 8. § 1. Als een selectiecommissie voor lokale overheden, vermeld in artikel 2, een selectieregel heeft goedgekeurd en deze selectieregel is bekendgemaakt overeenkomstig artikel 7, dan moet de overheidsinstantie geen toestemming tot vernietiging meer vragen aan het Rijksarchief voor de in deze selectieregel bedoelde archiefdocumenten.
§ 2. Als een overheidsinstantie archiefdocumenten wil vernietigen op basis van de door het Rijksarchief goedgekeurde selectielijsten moet er steeds een aanvraag tot vernietiging ingediend worden bij het Rijksarchief.
Deze selectielijsten verliezen hun geldigheid op 1 januari 2024.
§ 3. Indien een overheidsinstantie archiefdocumenten wil vernietigen die niet opgenomen zijn in de selectielijsten, vermeld in paragraaf 2, of waarvoor geen goedgekeurde selectieregel bestaat, dan dient ze een aanvraag tot vernietiging in bij het Rijksarchief.
Hoofdstuk 4. Ondersteuning
Art. 9. De partijen zullen om de in artikel 3 genoemde doelstelling te behalen: 1° samen opleidingen organiseren;
2° samen antwoorden formuleren op vaak gestelde vragen. Deze antwoorden zullen op de beide webpagina’s gepubliceerd worden;
3° in de mate van het mogelijke samenwerken rond dienstverlening;
4° adviesvragen samen beantwoorden. Hoofdstuk 5. Rollen en verantwoordelijkheden
Art. 10. De partijen treffen de nodige maatregelen en maken de nodige middelen vrij met het oog op de realisatie van de in hoofdstuk 2 bedoelde principes en met het oog op de realisatie van daartoe benodigde acties. Hierbij zal maximaal gezocht worden naar mogelijkheden tot cofinanciering.
Elke partij bij deze overeenkomst blijft ten aanzien van zijn eigen bevoegdheidsniveau uitsluitend verantwoordelijk voor:
1° het vastleggen van prioriteiten met betrekking tot ontwikkelingen en diensten en het definiëren van deze laatste;
2° het dragen van de kosten voor het naleven van haar engagementen in het kader van deze samenwerkingsovereenkomst.
Hoofdstuk 6. Bestuur en werking
Art. 11. De partijen overleggen minstens twee keer per jaar met als doel om de goede uitvoering van deze overeenkomst te bewaken, nieuwe voorstellen tot inhoudelijke uitwerking of aanpassing van deze overeenkomst te bespreken.
Art. 12. Er wordt een begeleidingscomité opgericht dat is samengesteld uit een of meerdere vertegenwoordiger(s) van elke betrokken partij bij dit akkoord, een vertegenwoordiger van de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten vzw en de Vereniging van de Vlaamse Provincies.
Het voorzitterschap en het secretariaat van dit begeleidingscomité wordt om de twaalf maanden afwisselend waargenomen door één van de partijen bij deze overeenkomst. De beurtrol dient tussen de partijen te worden afgesproken.
Het begeleidingscomité wordt minstens één keer per jaar bijeengeroepen op initiatief van het voorzitterschap of telkens wanneer één van de bij deze samenwerkingsovereenkomst betrokken partijen daarom verzoekt.
Het begeleidingscomité waakt over de goede uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst en beraadslaagt in voorkomend geval over de voorstellen tot aanpassing van deze overeenkomst.
Art. 13. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd volgens de Belgische wetgeving.
Elk geschil of elke eis, voortvloeiend uit of in verband met de geldigheid, interpretatie, uitvoering of ontbinding van deze samenwerkingsovereenkomst zal worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank in het arrondissement Brussel.
Bij elk geschil zal eerst getracht worden om het in der minne te regelen door onderhandeling en zal er dus een verplichte verzoeningspoging vooraf gaan aan elke mogelijke gerechtelijke beslechting van het geschil.
Art. 14. De samenwerkingsovereenkomst wordt voor onbepaalde duur afgesloten. Om de drie jaar gebeurt er een evaluatie door het begeleidingscomité waarna elk van de partijen, binnen de twee maanden die volgen op de evaluatie, haar deelname aan deze overeenkomst kan beëindigen.
Indien nieuwe regelgeving impact heeft op deze samenwerkingsovereenkomst, kan de overeenkomst na overleg tussen de partijen herzien worden.
Opgemaakt te Brussel op datum van ondertekening in zoveel exemplaren als er partijen zijn. Elke partij verklaart een origineel exemplaar te hebben ontvangen. Deze samenwerkingsovereenkomst vervangt elke eerdere overeenkomst tussen de partijen die betrekking heeft op dezelfde materie.
Handtekening: Handtekening:
Algemeen Rijksarchief Agentschap Facilitair Bedrijf
Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx
Algemeen Rijksarchivaris Administrateur-Generaal