SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
TUSSEN :
Universiteit Antwerpen, met zetel te Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx, vertegenwoordigd door Xxxx. Xx. Xxxxx Xxxxx, Vicerector Onderzoek en die voor de uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst, Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxx, en tevens Xxxx. Xx. Xxxxxx Xxxxxx, Xxxx. xx. Xxxxxx Xxxxxxxx en Xxxx. Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx aanduidt,
hierna genoemd “UAntwerpen” en/of "Initiator",
EN
Katholieke Universiteit Leuven, met zetel te Xxxx Xxxxx 00, 0000 Xxxxxx, vertegenwoordigd door Xxxx. Xx. Xxx Xxxx, Rector, optredend voor haar en die voor de uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxx aanduidt,
hierna genoemd “KULeuven”,
EN
Universiteit Hasselt, met zetel te Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door Xxxx. Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, Rector en die voor de uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst Xxxx. Xx. Xxx Xxxxxx en Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx aanduidt,
hierna genoemd “UHasselt”,
EN
Universiteit Gent, openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, met bestuurszetel te 0000 Xxxx, Xxxx-Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 00, ondernemingsnummer 0248.015.142, voor wie optreedt bij delegatie ingevolge het besluit van de Raad van Bestuur, Xxxx. xx. Xxx Xxx
xx Xxxxx, rector, die xxxx. xx. Xxxxx Xx Xxxxxx en Xxxx. Xx. Xxxxxx Xx Xxxxxx, vakgroep bioanalyse, en Xxxx. xx. Xxxx Xxxxxxxxxxxx, vakgroep informatietechnologie, aanduidt als verantwoordelijke voor de uitvoering van dit contract,
hierna genoemd “UGent”,
EN
Vrije Universiteit Brussel, met zetel te Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door Xxxx. Xx. Xxx Xxxxxxxxx, Rector en die voor de uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst Xxxx. Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx aanduidt,
hierna genoemd “VUB”
EN
Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek, met zetel te Xxxxxxxxx 000, 0000 Xxx, vertegenwoordigd door Xx. Xxxx Xxxxxxxx, Gedelegeerd Bestuurder en die voor de uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxx. Xxx Xxxxxxx en Xxx Xxxxxx aanduidt,
hierna genoemd “XXXX”
EN
Provinciaal Instituut voor Hygiëne, met zetel te Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx, vertegenwoordigd door Xxx. Xxx Xx Xxxx, gedeputeerde, die voor de uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst Xx. Xxxx Xxxxx en Dr. Elly Den Hond aanduidt,
hierna genoemd “PIH”
EN
Vlaamse Instelling voor Natuur en Bosonderzoek, met zetel te Xxxxxx Xxxxxxxxx- gebouw, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door xxxx. Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx, Directeur Eigen Vermogen Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek en die voor de uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst Xxxx Xxxxxxx aanduidt,
hierna genoemd “INBO”.
Hierna samen genoemd de “Partijen” en individueel de “Partij”.
OVERWEGENDE DAT de Partijen samen een voorstel indienen tot erkenning van het Steunpunt Omgeving en Gezondheid 2022-2027 (“Steunpunt”) door de Vlaamse overheid waarbij de UAntwerpen zal optreden als Initiator;
OVERWEGENDE DAT het Vlaams Gewest reeds vóór de erkenning van het Steunpunt een samenwerkingsovereenkomst vereist tussen de Partijen tot regeling van de modaliteiten van uitvoering van het Steunpunt evenals hun wederzijdse rechten en plichten in het kader van het Steunpunt (“Samenwerkingsovereenkomst”);
Wordt het volgende overeengekomen:
Artikel 1 – Voorwerp van de Samenwerkingsovereenkomst:
1.1. Deze Samenwerkingsovereenkomst heeft tot voorwerp de modaliteiten van de organisatie en werking van het onderzoek, de taakverdeling en afspraken databeheer en kennisbeheer van het Steunpunt te regelen zoals horend bij de erkenning van het meerjarenprogramma Steunpunt Omgeving en Gezondheid 2022-2027. Elke Partij verbindt zich ertoe zijn verplichtingen in het kader binnen dit Steunpunt naar best vermogen uit te voeren volgens de bepalingen van deze Samenwerkingsovereenkomst en van de beheersovereenkomst die zal worden ondertekend tussen het Vlaams Gewest en de Initiator (“Beheersovereenkomst”).
1.2. De definities die gehanteerd worden in de Beheersovereenkomst, zijn van overeenkomstige toepassing in deze Samenwerkingsovereenkomst.
1.3. Samenwerkingen met andere derden die door een Partij belast worden met studieopdrachten zullen voorafgaandelijk voorgelegd en goedgekeurd worden door het Dagelijks Bestuur. Deze derden zijn ertoe gehouden een intentieverklaring te ondertekenen waarbij zij de bepalingen van de Beheersovereenkomst en de Samenwerkingsovereenkomst onderschrijven. Het model van Intentieverklaring is opgenomen in de Bijlage 1 bij deze Samenwerkingsovereenkomst.
1.4. Elke Partij is verantwoordelijk voor het afsluiten van de nodige overeenkomsten met deze derden zonder afbreuk te doen aan de bepalingen van de Beheersovereenkomst en de Samenwerkingsovereenkomst en zal ten aanzien van de andere Partijen verantwoordelijk blijven voor de uitvoering van de opdrachten door haar toevertrouwd aan deze derden.
Artikel 2 – Organisatie, werking en management van het Steunpunt
2.1 Organogram van het Steunpunt 2022-2027
2.2 Initiator - Promotor-Coördinator – Inhoudelijk-Coördinator – Promotor- Woordvoerder
Deze Samenwerkingsovereenkomst machtigt de Initiator om de Beheersovereenkomst te ondertekenen, en om de andere Partijen te vertegenwoordigen en te verbinden en het eerste aanspreekpunt te zijn voor de Vlaamse overheid als opdrachtgever.
De Initiator is de coördinerende instelling wiens taken onder meer omvatten: het ondertekenen van de Beheersovereenkomst, het ontvangen van de volledige financiering van het Steunpunt en het op basis van de afspraken in de Samenwerkingsovereenkomst en de werkplanning zoals vastgelegd in het meerjarenprogramma, de jaarplannen en jaarverslagen verdelen van de middelen aan de andere Partijen.
De Promotor- Coördinator van het Steunpunt oefent zijn functie uit in nauw overleg met de bevoegde administratie en het Dagelijks Bestuur.
Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxx, bijgestaan door Xxxx. Xx. Xxx Xxxxxx, Xxxx. Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxxxxxx en xxxx. Xx. Xxxx Xxxxx (tot en met 30 september 2023) wordt aangeduid als de Promotor- Coördinator.
XXXX wordt aangeduid als de “ Inhoudelijk-Coördinator” waarbij Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, bijgestaan door Xxx. Xxx Xxxxxxx en Xxx Xxxxxx instaan voor de inhoudelijk-wetenschappelijke coördinatie van het werkprogramma. Deze volgt de vordering op van de diverse projectonderdelen, signaleert eventuele vertragingen en noodzakelijke aanpassingen en voert deze functie uit in nauw overleg met de Initiator en het Dagelijks Bestuur.
De Partijen wijzen ten behoeve van de Vlaamse overheid een persoon aan die zal optreden als Liaison Officer voor wat betreft de communicatie van inhoudelijke medische, gezondheids-, ethische aspecten en databescherming. Deze persoon wordt “Promotor- Woordvoerder” genoemd en zal voor het Steunpunt optreden als woordvoerder naar de bevolking en de belangengroepen toe. Dr. Elly Den Hond, bijgestaan door Xx. Xxxx Xxxxx (PIH) wordt aangeduid als Promotor-Woordvoerder. De Promotor-Woordvoerder oefent zijn functie uit in nauw overleg met de Initiator, de Inhoudelijk-Coördinator en het Dagelijks Bestuur. Xx. Xxxx Xxxxx (PIH) wordt tot en met 30 april 2023 als arts aangeduid als specifiek woordvoerder voor de communicatie met deelnemers; het PIH voorziet
vervanging vanaf 1 mei 2023.
2.3. Dagelijks Bestuur (DB)
2.3.1 Samenstelling DB
Het bestuur van het Steunpunt wordt opgedragen aan een Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur is samengesteld uit volgende leden:
• Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxx (UAntwerpen), tot en met 30 september 2023
• Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxx (vanaf 1 oktober 2023) of Xxxx. Xx Xxx Xxxxxx (UAntwerpen)
• Xxxx. Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx of Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxxxxxx (UAntwerpen)
• Xxxx. Xx. Xxxxxx Xxxxxx (UAntwerpen)
• Xxxx. Xx. Xxxxxx Xxxxxxxx (UAntwerpen) of Xx. Xxxxx Xxxxxxx
• Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxx (KULeuven)
• Xxxx. Xx. Xxx Xxxxxx (UHasselt)
• Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx (UHasselt)
• Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxxxxxx (UGent)
• Xxxx. Xx Xxxxx Xx Xxxxxx of Xxxx. Xx. Xxxxxx Xx Xxxxxx (UGent)
• Xxxx. Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx (VUB)
• Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx (XXXX)
• Xxx. Xxx Xxxxxxx (XXXX)
• Xxx Xxxxxx (XXXX)
• Xx. Xxxx Xxxxx (PIH), tot en met 30 april 2023
• Dr. Elly Den Hond (PIH)
• Xxxx. Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx of Xxxx Xxxxxxx (INBO)
• Minstens één vertegenwoordiger van de doctorandi-wetenschappelijk medewerkers jaarlijks gekozen door de vergadering uit de op de kredieten van het Steunpunt Omgeving en Gezondheid betaalde wetenschappelijke medewerkers.
Het voorzitterschap wordt waargenomen door de Promotor-Coördinator, bijgestaan door de Inhoudelijk-Coördinator voor de aangelegenheden die worden vermeld in artikel 2.2. Bij afwezigheid wordt het voorzitterschap waargenomen door de oudste aanwezige promotor.
De genoemde leden van het Dagelijks Bestuur zijn stemgerechtigd en beschikken over één stem.
2.3.2 Verantwoordelijkheden DB
Het Dagelijks Bestuur is binnen het kader van het Steunpunt 2022-2027 en deze Samenwerkingsovereenkomst verantwoordelijk voor de volgende aangelegenheden:
• het vaststellen van een institutionele lange termijnstrategie;
• de bewerkstelliging van een structurele interactie tussen de onderzoekers en onderzoeksgroepen over de betrokken instellingen heen;
• de bewerkstelliging van een structurele betrokkenheid van de onderzoeksgroepen en, in voorkomend geval, de onderzoeksdepartementen, bij de beslissingen op het vlak van:
o de institutionele concipiëring van het samenwerkingsverband,
o de inhoud van het georganiseerde wetenschappelijk onderzoek;
• het uitbouwen van structurele interactie met andere steunpunten voor beleidsrelevant onderzoek, waarvan de opdrachten inhoudelijke raakpunten vertonen met deze van het Steunpunt.
Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor het goedkeuren van het ontwerp van jaarplan en de ontwerpbegroting voor de daaropvolgende kalenderjaren. Het ontwerp van jaarplan en de ontwerpbegroting voor de daaropvolgende kalenderjaren zal opgesteld worden door de Partijen in overeenstemming met de bepalingen van de Beheersovereenkomst en zal door de Promotor- Coördinator overgemaakt worden aan de stuurgroep voor advisering en goedkeuring (zoals gedefinieerd in de Beheersovereenkomst). De stuurgroep is het forum waarop het strategische niveau en het onderzoeksniveau overleg plegen zoals uiteengezet in artikel 3.4. van de Beheersovereenkomst.
Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor het goedkeuren van het werkings- en activiteitenverslag. Het werkings- en activiteitenverslag zal opgesteld worden door de Partijen in overeenstemming met de bepalingen van de Beheersovereenkomst en zal door de Promotor- Coördinator overgemaakt worden aan de stuurgroep.
Het Dagelijks Bestuur zal beslissingen nemen aangaande strategische wijzigingen van het Steunpunt of zijn organisatie indien dit noodzakelijk zou blijken.
Het Dagelijks Bestuur legt de werkwijze vast voor de toewijzing van kortetermijnopdrachten en van extra onderzoeken met extra financiering, zoals bedoeld in de artikelen 1.4.6. en 1.4.7. van de Beheersovereenkomst; de (initiatieven en verzoeken tot) kortetermijn-opdrachten en extra onderzoeken die niet in het meerjarenprogramma zijn opgenomen, worden via het jaarplan of (indien tussentijds) op het Dagelijks bestuur ter kennis gebracht.
Het Dagelijks Bestuur staat ook in voor kwaliteitsborging van de analysemethode en de dataverwerking en datastockage. Het Dagelijks Bestuur zorgt ook voor conformiteit met vereisten omtrent bescherming van de persoonlijke levenssfeer, en ethische aspecten zoals verder omschreven in artikel 2.6 en laat zich daarin bijstaan door de Promotor- Woordvoerder en de FLEHS Toezichtcommissie (zie eveneens artikel 2.6 in deze Samenwerkingsovereenkomst).
Het Dagelijks Bestuur zal de vooruitgang van het Steunpunt evalueren en de bekomen resultaten en verwezenlijkingen vergelijken met de mijlpalen en de producten binnen het Steunpunt.
Het Dagelijks Bestuur staat in voor het opstellen van een document “Spelregels” analoog aan het document dat werd opgesteld binnen het Steunpunt Milieu en Gezondheid 2016- 2020. Dit document bevat de uitgangspunten voor de externe communicatie van de onderzoeksresultaten en stipuleert afspraken tussen de Partijen en de Vlaamse overheid, die als basis zullen dienen voor het bepalen van de communicatiestrategie.
Het Dagelijks Bestuur, bijgestaan door het Veldwerk Comité (zie artikel 2.4), vormt het forum waarop de externe communicatie van de onderzoeksresultaten interdisciplinair wordt getoetst.
Het Dagelijks Bestuur neemt de eindbeslissing inzake auteurschap en co-auteurschap en motiveert deze beslissing naar de aanvrager of het Veldwerk Comité toe.
Voor besprekingen in de stuurgroep, zal de Promotor-Coördinator vergezeld worden door de Inhoudelijk-Coördinator en de Promotor- Woordvoerder en eventuele bijkomende leden van het
Dagelijks Bestuur, conform artikel 3.4. van de Beheersovereenkomst die de samenstelling van de stuurgroep bepaalt, en afhankelijk van de te bespreken agendapunten in de stuurgroep.
2.3.3 Vergaderingen DB
Tijdens de duurtijd van het Steunpunt plant het Dagelijks Bestuur minimaal één bijeenkomst per drie (3) maanden. De Promotor-Coördinator neemt daartoe het initiatief en zal daartoe een uitnodiging per e-mail versturen ten laatste acht (8) dagen voor de vergadering. Enkel bij dringende noodzakelijkheid kan van deze termijn afgeweken worden. Het overleg door het Dagelijks Bestuur kan online gebeuren of back-to-back met andere vergaderingen in het kader van het Steunpunt. Bij onvoldoende dringende agendapunten kan een vergadering afgelast worden, indien hierover consensus is bij de leden van het Dagelijks Bestuur.
De uitnodiging vermeldt de plaats, datum en uur van de vergadering en de agenda van de vergadering. Enkel bij hoogdringendheid kan een punt toegevoegd worden aan de agenda voor zover alle leden van het Dagelijks Bestuur hiermee instemmen.
De Promotor-Coördinator en Inhoudelijk-Coördinator zijn verantwoordelijk voor het opstellen van het verslag van de vergadering en het overmaken van dit verslag aan de leden van het Dagelijks Bestuur. De leden van het Dagelijks Bestuur hebben een termijn van acht (8) werkdagen om hun opmerkingen te formuleren op het verslag. Indien geen opmerkingen worden ontvangen binnen de hiervoor gestelde termijn, worden de leden van het Dagelijks Bestuur geacht het verslag te aanvaarden.
Het Dagelijks Bestuur behartigt tijdens deze vergaderingen zowel de beheersmatige als de inhoudelijke punten van werkoverleg: om de voortgang te volgen, gezamenlijke activiteiten en werkgroepen te plannen, de geplande publicaties te bekijken, de belangrijkste informatie van het Steunpunt naar de Vlaamse overheid te consolideren, de rapportage aan de stuurgroep voor te bereiden en de activiteiten te volgen en de rapportering in het kader van de synergie met het Europese programma PARC.
2.3.4 Beslissingsmechanisme DB
Het Dagelijks Bestuur kan slechts geldig beraadslagen en stemmen wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig of geldig vertegenwoordigd is. Indien dit quorum niet wordt bereikt, worden de beraadslaging en de stemming verdaagd naar de eerstkomende
vergadering. Indien een lid verontschuldigd is voor deelname aan het Dagelijks Bestuur, wordt de Promotor-Coördinator op de hoogte gebracht. Er worden geen vervangers aangeduid tenzij mits goedkeuring door de Promotor-Coördinator
Het Dagelijks Bestuur gaat over tot stemming wanneer er geen consensus kan bereikt worden. Een voorstel is goedgekeurd wanneer ten minste de helft plus één van de aanwezige stemgerechtigde leden voor het voorstel stemt. Bij staking van stemmen is de stem van de Promotor-Coördinator doorslaggevend.
Indien nodig stelt het Dagelijks Bestuur specifieke werkgroepen in om werkzaamheden of beslissingen van het Dagelijks Bestuur voor te bereiden.
De voorzitter is tevens verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda en de verslagen van de vergaderingen.
2.4 Andere organen: het Veldwerk Comité (VWC)
Voor specifieke onderzoeken kan een apart orgaan door het DB worden opgezet. Dit is reeds het geval voor de humane biomonitoring via het Veldwerk Comité. Over de werkzaamheden kan bovendien wetenschappelijk advies gevraagd aan een internationaal samengesteld adviescomité (ISAC, zie verder artikel 2.5). Ten slotte is een Toezichtcommissie actief met een afvaardiging van de Partijen en de functioneel bevoegde overheden om te oordelen over aanvragen van data- en biobankgebruik (zie verder artikel 2.6).
2.4.1. Samenstelling VWC
Het biomonitoringsprogramma zal uitgevoerd worden door een Veldwerk Comité. Dit Veldwerk Comité wordt geleid door Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx (XXXX) en Xxx Xxxxxx (VITO). Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx neemt de coördinatie in duo met Xxx Xxxxxx waar van dit Veldwerk Comité. Het Veldwerk Comité is verder samengesteld uit de uitvoerders van de ontwikkeling van het HBM- platform (studiedesign en vragenlijsten, rekrutering en staalname, analyses, opbouw database en data-analyse, biobank en rapportering). Afhankelijk van agendapunten kunnen andere experts worden uitgenodigd. In het VWC zijn aldus experts aanwezig uit de verschillende wetenschappelijke disciplines die nodig zijn voor het uitvoeren van het programma.
2.4.2 Verantwoordelijkheden VWC
Het Veldwerk Comité werkt de details van het biomonitoringsprogramma, zoals voorzien in het meerjarenplan en de jaarplannen, en monitort de vooruitgang in functie van de objectieven en het tijdskader. Het past het biomonitoringsprogramma aan indien nodig. Het VWC neemt de belangrijkste beslissingen inzake sampling strategie, ethisch aanvraagdossier en databescherming, selectie van biomerkers en gepaste leeftijdsgroepen, statistische analyse, interpretatie en rapportering van de data.
XXXX zal instaan voor de organisatie, het voorzitterschap, de coördinatie van de verschillende taken en een vlot verloop van het biomonitoringsprogramma. XXXX zal de informatie voortvloeiend uit de vragenlijsten, metingen, toxicologische en biochemische analyses centraliseren, de toegang van de Partijen tot de data naargelang de werkpakketten regelen, de kwaliteitscontrole organiseren en instaan voor de wetenschappelijke rapportering van de gegevens.
Het veldwerk zal geleid worden door Dr. Elly Den Hond van het PIH. PIH is verantwoordelijk voor het omgaan met de data in overeenstemming met de regelgeving inzake ethiek, databescherming en privacy. Zij zal instaan voor het voorleggen van de scenario’s voor humane biomonitoring aan de commissies voor Ethiek en de Gegevensbeschermingsautoriteit. Zij zal tevens instaan voor de inhoudelijke voorbereiding van de taken van de Toezichtcommissie en de GDPR-verplichtingen. PIH zal instaan voor de rekrutering van de deelnemers en arts Xx. Xxxx Xxxxx in het bijzonder voor de communicatie met hen.
Het Centrum voor Statistiek (DSI-CENSTAT) van de Universiteit Hasselt (Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx) zal instaan voor statistische verwerking van gegevens inzake sampling en dataverwerking.
De onderzoeksgroep van Xxxx. Xx. Xxxxx Xx Xxxxxx en Xxxx. Xx. Xxxxxx Xx Xxxxxx (UGent) zal instaan voor de klimaatmerkers en de relatie tot voeding.
De onderzoeksgroep van Xxxx. Xx. X. Xxxxxxxxxxxx (UGent) zal instaan voor de expertise geluidsmeting en het bevragen van geluidshinder. De strategie met betrekking tot andere omgevingsanalyses wordt in samenspraak met het Veldwerkcomité uitgewerkt door de onderzoeksgroepen van Xxxxxx Xxxxxx (UAntwerpen), Xxxxxx Xxxxxxxx (UAntwerpen), VITO- Health en VITO-GOAL, en Xxx Xxxxxx (UHasselt), INBO (gebruik en beleving natuur) en Xxxxxxx Xxxxxxxxxx (VUB).
De toxicologische analyses in humaan weefsel zullen uitgevoerd worden onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxx. Xxx Xxxxxxx en Xxx Xxxxxx (XXXX), Xxxx. Xx. Xxxxxx Xxxxxx (UAntwerpen), Xxxx. Xx. Xxxxx Xx Xxxxxx en Xxxx. xx. Xxxxxx Xx Xxxxxx (UGent), Xxxx. Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx (VUB) en Xxxx. Xx. Xxx Xxxxxx (UHasselt).
De onderaanneming voor labo-analyses zoals beslist via het Dagelijks Bestuur na advies van het Veldwerk Comité wordt gecoördineerd door XXXX, dat daarvoor de budgetten beheert.
De strategie met betrekking tot de optimale afstemming met het Europese initiatief PARC zal worden ontwikkeld en gecoördineerd door xxx. Xxx Xxxxxxx (XXXX).
De strategie met betrekking tot de bevraging van welbevinden en stress zal uitgetekend worden onder de verantwoordelijkheid van Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxx (KULeuven).
De strategie met betrekking tot de perceptiebevraging, innovatieve bevraging van sociaal- economische positie en communicatie met de diverse stakeholders en de publiekscommunicatie zal uitgetekend worden door de sociale wetenschappers van UAntwerpen onder de verantwoordelijkheid van Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxx, Xxxx. Xx. Xxx Xxxxxx, Xxxx. Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxxxxxx en Xxxx. Xx. X. Xxxxx (tot en met 30 september 2023).
2.4.3 Vergaderingen VWC
Het VWC vergadert op regelmatige basis, minstens tweemaandelijks. Afgevaardigden van de Vlaamse overheid kunnen, in de hoedanigheid van waarnemer, worden uitgenodigd voor specifieke agendapunten. De voorzitter van het VWC neemt daartoe het initiatief en zal een uitnodiging per e-mail uitsturen. De voorzitter is tevens verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda en de verslagen van de vergaderingen.
2.4.4 Beslissingsmechanisme VWC
Beslissingen worden bij consensus genomen in het VWC. Indien geen consensus kan worden bereikt worden de betreffende problemen voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur van het Steunpunt voor eindbeslissing.
Interpretatie van de resultaten en rapportering wordt uitgevoerd door het VWC met inbreng van de verschillende disciplines en werkpakketten die zijn betrokken in de ontwikkeling van de databases en biobank voor het humaan biomonitoring platform zoals omschreven in het meerjarenprogramma, dit onder de eindverantwoordelijkheid van de Inhoudelijk-Coördinator. Indien geen consensus kan worden bereikt zullen minderheidsstandpunten gerapporteerd worden. Dr. Elly Den Hond is verantwoordelijk voor de externe communicatie inzake het
biomonitoringsprogramma naar de autoriteiten en naar het publiek toe. Dr. Elly Den Hond laat zich in de externe communicatie bijstaan door xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx en Xxxx. Xxxx Xxxxx (tot en met 30 september 2023) en Xxxx. xx. Xxxx Xxxxxxxx / Xxxx. Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx in het bijzonder en de gespecialiseerde onderzoeksteams in het algemeen.
2.5 Andere organen: het International Scientific Advisory Committee (ISAC)
Dit orgaan treedt op als klankbord. Het ISAC is een bijkomend instrument voor kwaliteitscontrole en verzekert dat de activiteiten humane biomonitoring van het Steunpunt in harmonie zijn met de internationale ontwikkelingen. Het Dagelijks bestuur van het Steunpunt zal tevens het contact tussen het Steunpunt en ISAC verzekeren.
Het ISAC is samengesteld uit internationale, gerenommeerde experts. Het Meerjarenplan bevat het voorstel van de uitnodigingen tot lidmaatschap van ISAC. Deze basisgroep van experten kan, indien nodig, worden uitgebreid met ad hoc en thematische experten. Consultatie gebeurt op vrijwillige basis en elektronisch.
2.6 Databeheer, ethische- en privacyaspecten en de Toezichtcommissie.
Elke Partij verklaart zich te houden aan de generieke GDPR-regels en de toepassingsvoorwaarden ervan in België.
De FLEHS Toezichtcommissie behandelt de inkomende aanvragen van data en stalen uit de Biobank conform deze voorwaarden en regels. De juridische basis en werking van dit orgaan, samengesteld uit een afvaardiging van elke deelnemende instelling en de subsidiërende overheid wordt geregeld in een afzonderlijke overeenkomst Biobank die na akkoord van alle Partijen aan deze Samenwerkingsovereenkomst als addendum wordt toegevoegd. Elke deelnemende instelling mandateert na ondertekening van het addendum deze FLEHS Toezichtcommissie voor de gemotiveerde besluitvorming aangaande vragen tot uitwisseling van data en stalen uit de Biobank vanwege i) andere onderzoeksgroepen van de Partijen, ii) vanwege de subsidiërende overheden VPO, AZG, VMM, OVAM en ANB die een in tijd onbeperkt gebruiksrecht hebben op de Voorgrondkennis van dit Steunpunt en iii) vanwege externen, en dit zowel tijdens de looptijd van dit Steunpunt als nadien.
De Partijen machtigen hierbij Xx. Xxxx Xxxxx (PIH) als voorzitter van de FLEHS Toezichtcommissie voor het toezicht op en de afhandeling van gegevens van verzoeken om uitwisseling van stalen en om te voldoen aan de GDPR-regelgeving en de geldende
gegevensbeschermingsvoorwaarden in verband hiermee. De arts uit het Team Milieu en Gezondheid van het Vlaams Planbureau (Departement Omgeving) kan worden aangeduid als co-voorzitter voor de organisatie, de leiding en het beheer van de vergaderingen van de Toezichtcommissie. Elke Partij die middels een werkpakket uit het meerjarenprogramma of jaarplan bijdraagt tot de opbouw van de bio- en databank 2022- 2027 is vertegenwoordigd in de commissie, evenals de co-controller commissarissen- artsen van VPO en AZG van de Vlaamse overheid. Als voorzitter houdt XXX namens het Steunpunt en de Toezichtcommissie de handtekening voor alle data- en voorbeeldgerelateerde overeenkomsten in het kader van gegevensbescherming. Eventuele addenda bij de ethische aanvraag- en goedkeuringsdossiers worden via Partij PIH gelanceerd bij de Ethische commissie van het Universitaire Ziekenhuis Antwerpen. Ook andere specifieke steunpuntgerelateerde activiteiten op het gebied van gegevensbescherming blijven onder haar toezicht. Partij XXXX xxxxxx op als datamanager en beheert eveneens de Biobank met inbegrip van de toedeling van toegangsrechten volgens de werkpakketten in het meerjarenprogramma en de jaarplannen.
2.7 Documentenbeheer
Alle briefwisseling, correspondentie en documenten die de Promotor-Coördinator of Inhoudelijk- Coördinator namens het Steunpunt ontvangen en die relevantie hebben voor enige andere Partij, maakt de Promotor-Coördinator of Inhoudelijk-Coördinator onverwijld over aan de andere betrokken Partijen voor passend gevolg. Omgekeerd sturen de andere Partijen ook briefwisseling, correspondentie en documenten die relevantie hebben voor het hele Steunpunt door naar de Promotor-Coördinator en de Inhoudelijk-Coördinator voor verder gevolg.
XXXX continueert haar ‘Sharepoint’ 2016-2020 als digitale werkomgeving voor archivering en interne uitwisseling van documenten tijdens het Steunpunt 2022-2027, die toegankelijk is voor de Partijen en de Vlaamse overheid.
2.8. Kwaliteitsborging
De kwaliteitsborging die wordt nagestreefd is beschreven in het meerjarenplan van het Steunpunt Omgeving en Gezondheid 2022-2027.
2.9 Beheer van de budgetten en personeel
Elke Partij is verantwoordelijk voor het beheer van de haar toekomende budgetten (zie
tevens Artikel 4. Financiering) en het personeelsbeheer van haar onderzoekers, met inbegrip voor de eventuele toekomstige bijdragen in het Europese project PARC.
De volledige boekhouding en personeelsbeheer zal geschieden in overeenstemming met de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen. De boekhouding staat onder toezicht van de regeringscommissarissen van de Partijen en onder controle van het Rekenhof.
Artikel 3 – Verslaggeving
De Partijen verbinden zich ertoe binnen een termijn van één (1) maand, voorafgaand aan de datum waarop het Dagelijks Bestuur bijeenkomt voor de goedkeuring van de betrokken verslaggeving, de vereiste verslaggeving en documenten over te maken aan de Promotor-Coördinator en de Inhoudelijk-Coördinator over hun aandeel in de uitvoering van het Steunpunt in overeenstemming met de bepalingen van de Beheersovereenkomst. Deze verslaggeving vermeldt niet alleen de inhoudelijke vordering, de producten en de lijst van publicaties, maar ook loon- en werkingskosten en de eventuele onderaanneming, en eveneens de verantwoording over de persoonsmaanden alsook de geleverde in kind bijdrage per deelnemende instelling.
De Promotor-Coördinator; de Inhoudelijk-Coördinator en de Promotor-Woordvoerder kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor de laattijdig ingeleverde verslagen. Laattijdig ingeleverde verslagen zullen ter goedkeuring voorgelegd worden op de eerstvolgende vergadering van het Dagelijks Bestuur en na goedkeuring worden overgemaakt aan de Vlaamse overheid.
Artikel 4 – Financiering
4.1 Jaarlijkse vaste werkingsenveloppe 2022-2027
De Initiator ontvangt de jaarlijkse vaste werkingsenveloppe van de Vlaamse overheid die jaarlijks zal aangepast worden in overeenstemming met artikel 4.1.2. van de Beheersovereenkomst.
De Partijen erkennen en aanvaarden dat in overeenstemming met Artikel 4.1.1.1. van de Beheersovereenkomst, de subsidie (of het subsidiebedrag) jaarlijks kan worden geëvalueerd en worden bijgesteld of kan worden herzien naar aanleiding van begrotingsmaatregelen in het kader van het algemeen begrotingsbeleid. De Partijen erkennen dat bij een bijstelling of herziening van de subsidie, Partijen binnen de schoot
van het Dagelijks Bestuur een bijstelling of herziening van activiteiten zullen overeenkomen. De Initiator zal instaan voor de doorbetaling aan de andere Partijen voor de uitvoering van hun respectieve aandeel zoals opgenomen in het meerjarenplan en in overeenstemming met de betalingsschijven zoals opgenomen in de Beheersovereenkomst mits voorleggen van de bewijsstukken en onder de voorwaarde dat de Partijen hebben voldaan aan al hun verplichtingen zoals opgenomen in de Samenwerkingsovereenkomst en de Beheersovereenkomst.
De Partijen zullen daartoe een vordering overmaken aan de Promotor-Coördinator en dit in overeenstemming met de betalingsschijven die worden gestipuleerd in de Beheersovereenkomst.
De Promotor- Coördinator zal overgaan tot betaling binnen de dertig dagen (30) volgend op de ontvangst van de vordering.
De Partijen zijn verantwoordelijk voor de interne verdeling van de hun toegekende gelden aan hun onderzoekers zoals opgenomen in het meerjarenplan.
Indien de reservelimieten van een jaar worden overschreden, beslist de functioneel aansturende minister op advies van de stuurgroep over het al dan niet toestaan van een hogere reserveoverdracht. Het Steunpunt voegt hiertoe een motivatie bij het jaarverslag en financieel verslag waaruit duidelijk blijkt waarom de limieten voor de reserve worden overschreden en waarvoor deze verder gebruikt zullen worden.
Inkomsten die resulteren uit de werking van het Steunpunt worden bestemd voor de werking van het Steunpunt en eenduidig in het jaarverslag vermeld en verrekend.
Voor wat betreft eventuele extra onderzoeksopdrachten met extra financiering (buiten het meerjarenprogramma en buiten een van de jaarplannen omschreven in een Addendum) worden de schijven uitbetaald volgens de bepalingen van dat addendum bij deze Samenwerkingsovereenkomst, en eveneens na de ontvangst van de middelen van het Gewest/de Gemeenschap.
De Partijen zijn verantwoordelijk voor de financiële en administratieve verantwoording van hun inzet voor de cofinanciering in het kader van PARC. Jaarlijks delen zij de Promotor-Coördinator in functie van het periodieke jaarplan en jaarverslag tijdig de bedragen, werkingskosten en persoonsmaanden mee, met inbegrip van deze die per taak
vanuit het Steunpunt worden ingebracht als cofinanciering in het Europese programma, teneinde de totale bijdrage aan PARC vanuit het Steunpunt te kunnen rapporteren binnen de door de Beheersovereenkomst vastgelegde voorwaarden.
4.2 Eigen en toegevoegde inkomsten
Eigen inkomsten van de Partijen worden beheerst door de bepalingen van de Beheersovereenkomst.
Door anderen dan de Partijen na de erkenning toegevoegde middelen worden beheerd volgens de Beheersovereenkomst en een Addendum aan deze Samenwerkingsovereenkomst na voorbereiding en goedkeuring door het Dagelijks bestuur en bekrachtiging door de stuurgroep.
Artikel 5 – Kennisbeheer
5.1 Algemeen
Partijen zullen steeds de bepalingen van deze Samenwerkingsovereenkomst in acht nemen evenals de bepalingen over eigenaarschap en gebruiksrechten (kennisbeheer) vanwege de Vlaamse overheid zoals vermeld in de Beheersovereenkomst en de bepalingen van de later af te sluiten Overeenkomst Biobank.
5.2 Achtergrondkennis
5.2.1 “Achtergrondkennis” betekent de kennis, technologie, technische informatie, knowhow, software, algoritmes en materialen die een Partij maakt, ontwikkelt of ontwerpt vóór of buiten de uitvoering van de Beheersovereenkomst en de Samenwerkingsovereenkomst. Verdere ontwikkelingen, verbeteringen en ontdekkingen met betrekking tot de Achtergrondkennis tot stand gekomen in uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst zijn eveneens eigendom van de Partij die de Achtergrondkennis heeft ingebracht. Hieronder worden tevens de feitelijke kennis (factual knowledge) en de intellectuele eigendomsrechten van de Partijen begrepen. De Achtergrondkennis blijft te allen tijde eigendom van de inbrengende Partij. De Partij- eigenaar is vrij om voor eigen rekening en risico een octrooi aan te vragen op zijn Achtergrondkennis.
Elk van de Partijen heeft tijdens de duurtijd van de Samenwerkingsovereenkomst het
recht de Achtergrondkennis van de andere Partij(en) te gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar aandeel binnen een gezamenlijk Project kaderend binnen de Samenwerkingsovereenkomst. Partijen zullen elkaar zo snel als redelijkerwijs mogelijk informeren over de beperkingen op de beschikbaarheid van Achtergrondkennis met oog op de toepassing van dit artikel.
5.2.2 Indien de Achtergrondkennis van een Partij noodzakelijk is voor de commercialisatie van een Partij haar eigen Voorgrondkennis dient de aanvragende Partij aan de Partij-eigenaar een schriftelijk gemotiveerd verzoek te richten binnen de zes (6) maand na afloop van deze Samenwerkingsovereenkomst. De Partij-eigenaar kan deze niet-exclusieve licentie op Achtergrondkennis toestaan aan marktconforme voorwaarden indien de Partij-eigenaar vrij is om dit te doen. Het gebruiksrecht kan pas effectief worden uitgeoefend na het afsluiten van een schriftelijke overeenkomst.”
5.3 Voorgrondkennis
5.3.1 “Voorgrondkennis” betekent de kennis, technologie, technische informatie, knowhow, software, algoritmes en materialen die een Partij maakt, ontwikkelt of ontwerpt tijdens en in het kader van de uitvoering van de Beheersovereenkomst en de Samenwerkingsovereenkomst. Hieronder worden tevens de potentiële intellectuele eigendomsrechten van een Partij begrepen.
5.3.2 Voorgrondkennis wordt eigendom van de Partij die de Voorgrondkennis heeft gemaakt, ontwikkeld of ontworpen, hierna de Partij-eigenaar genoemd.
Indien meerdere Partijen de Voorgrondkennis hebben gemaakt, ontwikkeld of ontworpen (“Gemeenschappelijke Voorgrondkennis”), dan komt deze Gemeenschappelijke Voorgrondkennis in mede-eigendom toe aan de betreffende Partijen, hierna “Partij(en) mede-eigenaars” genoemd. Het aandeel van elke Partij mede-eigenaar in de mede- eigendom wordt bepaald rekening houdend met de organisatie van de werkpakketten en de bijdrage van elke Partij mede-eigenaar bij het tot stand brengen van de Gemeenschappelijke Voorgrondkennis. Partijen zullen het aandeel van elke Partij-mede- eigenaar en de modaliteiten van exploitatie en andere voorwaarden van de mede-eigendom overeenkomen in een afzonderlijke mede-eigendomsovereenkomst.
5.3.3 De Partij-eigenaar van de Voorgrondkennis is vrij om voor eigen rekening en risico een octrooi aan te vragen op zijn Voorgrondkennis. Octrooiaanvragen op Gemeenschappelijke Voorgrondkennis worden gezamenlijk ingediend door de Partijen mede-eigenaars. Het feit van de indiening van de octrooiaanvraag dient binnen één (1)
maand na de indiening ervan kenbaar gemaakt te worden aan de stuurgroep die wordt ingesteld voor het Steunpunt bij de Vlaamse overheid.
5.3.4 De Partij-eigenaar is vrij om overeenkomsten af te sluiten aangaande de overdracht, geheel of gedeeltelijk, kosteloos of ten bezwarende titel, van de eigendomsrechten op de Voorgrondkennis. De Partij-eigenaar is vrij om een licentieovereenkomst af te sluiten en gebruiksrechten toe te staan op de Voorgrondkennis. Het is een Partij mede-eigenaar enkel toegelaten bovenvermelde overeenkomsten af te sluiten mits toestemming van de andere Partijen mede-eigenaars. In het geval van de databestanden met meetresultaten en stalen uit de Biobank, regelt een Overeenkomst Biobank supplementair de besluitvorming via de Toezichtcommissie. Het afsluiten van een licentieovereenkomst of het toestaan van een gebruiksrecht wordt binnen één (1) maand kenbaar gemaakt aan de stuurgroep.
5.3.5 De Partijen erkennen en aanvaarden dat de hierboven vermelde rechten eventueel beperkt kunnen worden door de verplichtingen van de Beheersovereenkomst (in het bijzonder artikel 5.2.3. van de Beheersovereenkomst) en van het meerjarenplan.
5.3.6 De Partijen verlenen elkaar een kosteloos, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de Voorgrondkennis, voor activiteiten van intern onderzoek, onderwijs en wetenschappelijke dienstverlening in opdracht van de Vlaamse overheid en/of van een organisatie of instelling die van de Vlaamse overheid afhangt.
5.3.7 Voor elk ander gebruik waaronder commercieel gebruik, hieronder begrepen onderzoek met derde partijen en/of wetenschappelijke dienstverlening is de voorafgaande toestemming nodig van de betrokken Partijen en zullen de voorwaarden opgenomen worden in een afzonderlijke overeenkomst.
5.3.8 Gelet op de aard van de activiteiten die binnen dit Steunpunt zullen worden uitgevoerd, verwachten de Partijen niet dat octrooieerbare uitvindingen als Voorgrondkennis tot stand zullen worden gebracht in de uitvoering van de activiteiten van het Steunpunt. Mocht dit toch het geval zijn, zal overleg tussen de Partijen worden georganiseerd teneinde tot afspraken te komen met betrekking tot de eigendom en de exploitatie van die uitvindingen.
5.3.9 Databanken die deel uitmaken van de Voorgrondkennis zijn zowel tijdens als na het beëindigen van de Beheersovereenkomst toegankelijk voor de Partijen die in het kader van hun werkpakket aan hun totstandkoming hebben meegewerkt. Deze Partijen zijn de producenten van de databank in de zin van de wet van 31 augustus 1998 houdende
omzetting in Belgisch recht van de Europese richtlijn van 11 maart 1996 betreffende de rechtsbescherming van databanken en zoals neergelegd in Titel 7 van het boek XI van het Wetboek Economisch Recht. De Partijen die niet aan de totstandkoming hebben meegewerkt verkrijgen er toegang toe uitsluitend voor doeleinden van niet-commercieel academisch onderzoek binnen het domein van milieu/omgeving en gezondheid. Besluiten over de databanken die meetresultaten bevatten van de humane biomonitoring worden geformuleerd in de schoot van de FLEHS Toezichtcommissie op basis van de door dataverstrekker en data-aanvrager goedgekeurde protocols.
5.3.10 Derden kunnen toegang krijgen tot data bevat in een databank die deel uitmaakt van de Voorgrondkennis door bij de FLEHS Toezichtcommissie een aanvraag in te dienen. Ze verkrijgen evenwel geen toegang tot de databank zelf.
5.3.11 Na afloop van deze Samenwerkingsovereenkomst kunnen databanken die deel uitmaken van de Voorgrondkennis publiek toegankelijk worden gemaakt, mits daartoe een akkoord bestaat tussen de Partijen die aan hun totstandkoming hebben meegewerkt en deze databank op een professionele manier wordt gearchiveerd en ontsloten (met inachtneming van alle geldende regelgeving, o.a. privacywetgeving). Besluiten over de toegankelijkheid van individuele meetresultaten en biobankstalen humane biomonitoring worden, conform de uitvoering van een Overeenkomst Biobank geformuleerd in de schoot van de FLEHS-Toezichtcommissie op basis van de door dataverstrekker en data- aanvrager goedgekeurde protocols.
Artikel 6 – Geheimhouding
Partijen zullen zich te allen tijde schikken naar de bepalingen inzake vertrouwelijkheid zoals vereist in artikel 5.3. van de Beheersovereenkomst en deze Samenwerkingsovereenkomst.
6.1 Enkel (i) informatie, waarbij bij het verkrijgen schriftelijk duidelijk wordt gemaakt dat het om confidentiële informatie gaat, dan wel (ii) waarbij na mondelinge mededeling ervan binnen de dertig dagen na de mededeling bevestigd wordt dat het gaat om confidentiële informatie, dan wel (iii) informatie, die kennelijk confidentieel is, valt onder het toepassingsgebied van dit artikel.
6.2 Partijen zullen de confidentiële informatie volstrekt geheimhouden en niet gebruiken voor enige doeleinden vreemd aan hun taken binnen het Steunpunt tijdens de duur van deze Samenwerkingsovereenkomst en gedurende een periode van vijf (5) jaar
na het einde van deze Samenwerkingsovereenkomst. De Partijen zullen deze verplichting tot geheimhouding en beperkt gebruik tevens opleggen aan hun personeelsleden die betrokken zijn in de uitvoering van het Steunpunt en zullen deze volstrekte geheimhouding in acht nemen.
6.3 Deze verbintenis tot geheimhouding geldt echter niet voor deze informatie:
• waarvan de ontvangende Partij kan aantonen dat zij al in haar bezit was op het ogenblik dat zij van de mededelende Partij voor het eerst bekomen werd;
• die, op het ogenblik dat zij van de mededelende Partij bekomen werd, reeds algemeen bekend was;
• die, nadat zij van de mededelende Partij bekomen werd zonder fout van de ontvangende Partij algemeen bekend is geworden;
• die de ontvangende Partij van een derde bekomen heeft, die de betreffende informatie te goeder trouw bezit en gerechtigd is deze aan de ontvangende Partij mede te delen; of
• waarvan de ontvangende Partij kan aantonen dat zij door de ontvangende Partij ontwikkeld werd, onafhankelijk van de kennis en/of het gebruik door de ontvangende Partij van welke vertrouwelijke informatie dan ook van de mededelende Partij.
6.4 In geval externe deskundigen waarnemend worden uitgenodigd zorgt de Promotor- Coördinator er voor dat de externe deskundigen in het Dagelijks Bestuur een geheimhoudingsovereenkomst zullen ondertekenen in overeenstemming met de bepalingen van artikel 5.3. van de Beheersovereenkomst.
Artikel 7 – Publicatie
7.1. Partijen zullen zich te allen tijde schikken naar de bepalingen inzake publicatie van de Voorgrondkennis zoals vereist in artikel 5.5. van de Beheersovereenkomst en deze Samenwerkingsovereenkomst.
Verdere afspraken zullen opgenomen worden in het te actualiseren document “Spelregels” (analoog aan de ‘Leidraad voor externe communicatie’ 2016-2020). Deze Spelregels dienen goedgekeurd te worden door het Dagelijks bestuur en de stuurgroep.
7.2. Volgende instrumenten zullen gehanteerd worden voor externe communicatie en mededelingen :
• De website xxxx://xxx.xxxxxx-xx-xxxxxxxxxx.xx/ van de Vlaamse overheid zal gebruikt worden om experten, besturen, stakeholders en het ruimere publiek breed te informeren over de doelstellingen, activiteiten, publicaties en rapporten. Daarbij wordt expliciet gerefereerd naar de Partijen alsook het onderscheid tussen de Vlaamse overheid en de Partijen. Informatie die voor een Partij essentieel is maar niet in aanmerking komt voor publicatie op de website van de Vlaamse overheid kan - met inachtname van de Spelregels na kennisgeving - op de website van de Promotor- Coördinator en van de Inhoudelijk-Coördinator publiek worden gemaakt.
• Er zal regelmatig input gegeven worden voor de elektronische nieuwsbrief ‘Gezondmilieu’.
7.3 Inzake het auteurschap van publicaties dient volgende procedure nageleefd te worden:
7.3.1. Wanneer een onderzoeker van het Steunpunt een artikel wenst te schrijven dat gegevens omvat die in het kader van het Steunpunt werden gegenereerd dient hij/zij aan het Dagelijks Bestuur een korte omschrijving van dit artikel en de lijst met auteurs (in eerste orde van binnen het betreffende werkpakket en eventueel in bijkomende orde ook van buiten dat werkpakket) mee te delen. Ook de coördinator van het Veldwerk Comité dient een korte omschrijving van geplande artikels en de lijst met auteurs in bij het Dagelijks Bestuur. Standaard komen alle promotoren van het betreffende werkpakket in aanmerking aangezien het conceptualiseren en zorgvuldig uitwerken en interpreteren van de resultaten van de HBM-campagnes groepswerk is. Promotoren kunnen zich indien gewenst afmelden en/of laten vervoegen door onderzoekers, onder hun supervisie aangesteld op het Steunpunt. Inzake de biomonitoring in het bijzonder wordt binnen het kader van het Veldwerk Comité een groepje onderzoekers samengesteld die samen een artikel schrijven. Als eerste auteur wordt de onderzoeker voorgesteld die het grootste aandeel in het schrijven van het artikel op zich neemt. Co-auteurs kunnen ook wetenschappers zijn die niet tot het samenwerkingsverband behoren.
7.3.2. Op de vergadering van het Dagelijks Bestuur wordt door de aanvrager formeel de ontwerpbeslissing inzake auteurschap en co-auteurschap voorgelegd. Het Dagelijks
Bestuur neemt de eindbeslissing inzake auteurschap en co-auteurschap en motiveert deze beslissing naar de aanvrager of het VWC toe.
7.3.3. De auteurs dragen de verantwoordelijkheid voor de inhoud van het artikel.
7.3.4 Bij elke goedgekeurde publicatie dienen de voorwaarden voor mededeling zoals opgenomen in artikel 5.5.3. van de Beheersovereenkomst nageleefd te worden.
Artikel 8 – Waarborgen – Aansprakelijkheid
8.1. De Partijen geven geen enkele garantie, noch uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met betrekking tot de Voorgrondkennis en de Achtergrondkennis, waaronder maar niet beperkt tot enige uitdrukkelijke of stilzwijgende garantie van volledigheid, nauwkeurigheid, gebruik, toepasselijkheid of uitvoering, verhandelbaarheid, geschiktheid voor een welbepaald doel, afwezigheid van zichtbare of verborgen gebreken, afwezigheid van inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van derde partijen.
8.2. Elke Partij is verantwoordelijk voor het gebruik dat ze maakt van de Voorgrondkennis en Achtergrondkennis van de andere Partijen.
8.3. Behalve in geval van vrijwaring zoals bepaald in Artikel 8.4. aanvaardt geen van de Partijen enige aansprakelijkheid voor het gebruik dat door de andere Partij wordt gemaakt van, of het vertrouwen dat wordt gesteld in, de Achtergrondkennis, materialen, Voorgrondkennis of informatie verstrekt met betrekking tot de Voorgrondkennis.
8.4. Elke Partij is gehouden tot vrijwaring ten aanzien van elke andere Partij en diens werknemers en aangestelden (de Gevrijwaarde Partijen) voor elke vordering die tegen hen wordt ingesteld voortvloeiend uit het gebruik dat eerstgenoemde Partij maakt van Achtergrondkennis, materialen, Voorgrondkennis , hetzij van advies of informatie ontvangen van de Gevrijwaarde Partijen. De vrijwaring in dit artikel zal niet van toepassing zijn indien de Partij die hiertoe wordt aangesproken kan aantonen dat de vordering haar oorsprong vindt in de grove nalatigheid van de Gevrijwaarde Partijen, opzettelijke contractbreuk met betrekking tot deze Samenwerkingsovereenkomst, of een bewuste inbreuk op de intellectuele eigendom toebehorend aan een derde.
8.5. Behalve in geval van vrijwaring zoals bepaald in Artikel 8.4., zal de aansprakelijkheid
van de Partijen ten aanzien van elkaar, die haar oorsprong vindt in deze
Samenwerkingsovereenkomst, het Steunpunt of de Voorgrondkennis, nooit onrechtstreekse schade (waaronder gederfde winst, verlies van inkomen, data, zakelijke of andere opportuniteiten) omvatten, zelfs indien de Partij die de vordering instelt de andere Partij(en) op voorhand op de hoogte stelde van de mogelijkheid van dergelijke schade, en evenmin in het geval dat desbetreffende Partij deze onrechtstreekse schade redelijkerwijs had kunnen voorzien.
8.6. Een Partij kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade voortvloeiend uit de fouten (lichte of zware) of de taken die door een andere Partij in het kader van dit Steunpunt worden begaan respectievelijk uitgevoerd.
8.7. Behalve in geval van zware fout of opzettelijke contractbreuk en behalve in geval van vrijwaring zoals bepaald in Artikel 8.4., zal de globale aansprakelijkheid van de Partijen ten aanzien van elkaar die haar oorsprong vindt in deze Samenwerkingsovereenkomst, het Steunpunt of de Voorgrondkennis nooit het aandeel van elke respectieve Partij in de financiering binnen het Steunpunt overschrijden.
8.8 . De partijen garanderen dat ze de mensenrechten zullen respecteren.
Artikel 9 – Inwerkingtreding en duurtijd
9.1 Deze Samenwerkingsovereenkomst zal slechts uitwerking hebben onder de opschortende voorwaarde van goedkeuring van de aanvraag tot erkenning als Steunpunt door de Vlaamse overheid. Deze Samenwerkingsovereenkomst heeft dezelfde duur als de Beheersovereenkomst waarbij de Beheersovereenkomst ingaat op 1 december 2022 en eindigt op 30 november 2027. Binnen deze duurtijd worden de onderzoeken uit het meerjarenprogramma afgewerkt.
In overeenstemming met artikel 1.3. van de Beheersovereenkomst kunnen extra onderzoeken aan het Steunpunt toegekend worden indien extra middelen worden toegekend. Deze extra onderzoeken worden toegekend binnen de looptijd van de Beheersovereenkomst en kunnen tot 30 november 2028 doorlopen om de continuïteit van het onderzoek te garanderen.
0.0.Xx het geval een Partij haar verplichtingen onder deze Samenwerkingsovereenkomst en/of de Beheersovereenkomst niet naleeft, en deze tekortkoming niet wordt rechtgezet binnen de zestig dagen na ontvangst van een schriftelijke ingebrekestelling door (een) andere Partij(en), kunnen de(ze) andere Partijen deze Samenwerkingsovereenkomst beëindigen. De overblijvende Partijen zullen in dat geval met de Vlaamse overheid overleggen of de uitvoering van het Steunpunt kan voortgezet worden met de overblijvende Partijen.
9.4. Iedere Partij heeft het recht na schriftelijke kennisgeving, de Samenwerkingsovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen wanneer de andere Partij betrokken is bij een ernstige of systematische schending van de mensenrechten.
9.5 Bij vervroegde beëindiging van de Beheersovereenkomst, zal de Samenwerkingsovereenkomst tevens als beëindigd worden beschouwd.
9.6 De bepalingen van deze Samenwerkingsovereenkomst betreffende Intellectuele eigendom, geheimhouding van Vertrouwelijke Informatie en publicaties blijven onverminderd van kracht na de beëindiging of afloop van deze Samenwerkingsovereenkomst, behoudens in de gevallen dat de geldingsduur uitdrukkelijk wordt beperkt in de betroffen artikelen.
Artikel 10 – Toepasselijk recht – Geschillenbeslechting
10.1 De Samenwerkingsovereenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.
10.2. Partijen zullen elk geschil dat voortvloeit uit de totstandkoming, de uitvoering, de beëindiging en/of de interpretatie van deze Samenwerkingsovereenkomst op minnelijke wijze trachten te regelen. Indien een minnelijke regeling onhaalbaar blijkt, zal het geschil door de meest gerede partij voorgelegd worden aan de bevoegde rechtbank van het arrondissement Brussel.
Artikel 11 – Diverse bepalingen
11.1. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze Samenwerkingsovereenkomst en de Beheersovereenkomst, zullen de bepalingen van de Beheersovereenkomst voorrang hebben op de bepalingen van de Samenwerkingsovereenkomst. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze Samenwerkingsovereenkomst en de Overeenkomst Biobank, zal de Overeenkomst Biobank voorrang hebben voor zover het betrekking heeft
op biobankgerelateerde aspecten.
11.2. Export: elke Partij zal de toepasselijke exportwetgeving en reglementering nakomen, waaronder Verordening (EG) Nr.2021/821 van 20 Mei 2021 tot instelling van een communautaire regeling voor controle op de uitvoer, de overbrenging, de tussenhandel en de doorvoer van producten voor tweeërlei gebruik. Elke Partij verzekert dat zij geen items zal uitvoeren naar een bestemming, persoon, entiteit of eindgebruik verboden of beperkt door dergelijke exportcontroleregels, zonder de voorafgaande toestemming van de betrokken overheidsinstanties.
11.3. Partijen verbinden zich ertoe de Europese Verordening EU 2016/679 met betrekking tot de bescherming en verwerking van persoonsgegevens (AVG; ook genaamd GDPR) na te leven alsook de nationale toepasselijke wetgeving hierrond te respecteren. De Partijen verklaren dat er persoonsgegevens van de bij deze Samenwerkingsovereenkomst betrokken personen verwerkt kunnen worden voor administratieve doeleinden, zoals: naam, voornaam, telefoon- en gsm- nummer, werkadres en e-mail (hierna Zakelijke Informatie). Elke Partij mag voornoemde Zakelijke Informatie bewaren en verwerken. De Partijen verklaren dat de Zakelijke Informatie enkel voor administratieve doeleinden verwerkt zal worden en enkel voor zover noodzakelijk in de uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst. Bovendien verbinden Partijen zich ertoe om een verwerkersovereenkomst overeen te komen indien er ter uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst andere persoonsgegevens dan Zakelijke Informatie verwerkt dienen te worden.
De Partijen zullen deze Samenwerkingsovereenkomst elektronisch via DocuSign ondertekenen. Elke Partij erkent en aanvaardt dat de afgifte van deze Samenwerkingsovereenkomst op elektronische wijze dezelfde bewijswaarde heeft als de afgifte van de originele versie van deze Samenwerkingsovereenkomst. Elke Partij heeft het recht om de elektronische versie van deze Samenwerkingsovereenkomst te gebruiken als bewijs van uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst door de Partijen in plaats van de originele kopie van deze Samenwerkingsovereenkomst.
De Promotor-Coördinator zal een volledig elektronisch ondertekende Samenwerkingsovereenkomst overhandigen aan de Vlaamse overheid.
Voor de Universiteit Antwerpen,
Xxxx. Xx. Xxxxx Xxxxx Vicerector Onderzoek
Xxxx. Xx. Xxxxxx Xxxxxx Promotor
FBD (TOX)
Xxxx. xx. Xxxxxx Xxxxxxxx Promotor
FWET (ECOSPHERE) en IMDO
Xx. Xxxxx Xxxxxxx
Promotor FWET (ECOSPHERE)
Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxx Promotor
FSW (CRESC) en IMDO
Xxxx. Xx. Xxx Xxxxxx
FSW (CRESC)
Xxxx. Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx
Promotor
FSW (CRESC en IMDO)
Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxxxxxx Promotor
FSW (CRESC)
Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxx (tot en met 30 september 2023) IMDO en FSW (CRESC)
Voor de Katholieke Universiteit Leuven,
Xxxx. Xx. Xxx Xxxx Rector
Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxx Promotor
Voor de Universiteit Hasselt
Xxxx. Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Rector
Xxxx. Xx. Xxx Xxxxxx Promotor
Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx Centrum voor Statistiek
Voor de Universiteit Gent,
Xxxx. Xx. Xxx Xxx xx Xxxxx Rector
Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxxxxxxx Promotor
Xxxx. Xx. Xxxxx Xx Xxxxxx Promotor
Xxxx. Xx. Xxxxxx Xx Xxxxxx Promotor
Voor de Vrije Universiteit Brussel,
Xxxx. Xx. Xxx Xxxxxxxxx Rector
Xxxx. xx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Promotor
Voor de Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek,
Xx. Xxxx Xxxxxxxx, Gedelegeerd Bestuurder
Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx
Xxx. Xxx Xxxxxxx
Xxx Xxxxxx
Voor het Provinciaal Instituut voor Hygiëne (PIH),
Xxx. Xxx Xx Xxxx
Xx. Xxxx Xxxxx
Dr. Elly Den Hond
Voor de Vlaamse Instelling voor Natuur en Bosonderzoek
Xxxx. Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx, Directeur Eigen Vermogen Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek
Xxxx. Xx. Xxxx Xxxxxxx
BIJLAGE 1 : MODEL INTENTIEVERKLARING STEUNPUNT OMGEVING EN GEZONDHEID 2022-2027
Ondergetekende verklaart hierbij zijn/haar diensten te zullen verlenen in het kader van het Steunpunt Omgeving en Gezondheid 2022-2027
Ondergetekende verklaart hierbij kennis te hebben genomen van de Beheersovereenkomst en de Samenwerkingsovereenkomst, die als bijlagen zijn toegevoegd aan deze Intentieverklaring.
Ondergetekende verklaart hierbij zijn/haar diensten te zullen verlenen in overeenstemming met de bepalingen van de Beheersovereenkomst en de Samenwerkingsovereenkomst.
De verdere voorwaarden en modaliteiten van samenwerking zullen vastgelegd worden in een afzonderlijke overeenkomst.
Voor kennisname en akkoord,
Naam : Datum :
Handtekening :