Aanmeldingsformulier ‘Gemeenten’ GT Connect 2

Aanmeldingsformulier ‘Gemeenten’ GT Connect 2

Bijlage: Toelichting op aanmeldingsformulier ‘Gemeenten’

1. Aanmelding gemeente

Ondergetekende                           (naam vertegenwoordiger) in de hoedanigheid van                        (functie vertegenwoordiger) namens                               (naam gemeente)

welke persoon hierna wordt genoemd ‘Aanmelder’, meldt de bovengenoemde gemeente als Deelnemer aan voor de aanbesteding GT Connect 2.

Aanmelder geeft hiermee namens de Deelnemer een machtiging en een volmacht aan de Vereniging Nederlandse

Gemeenten, hierna ‘VNG’, met het recht van substitutie om in de hoedanigheid van aankoopcentrale een aanvullende aankoopactiviteit te verrichten zoals bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet. Deze aankoopactiviteit houdt in dat de VNG namens en voor rekening van de Deelnemer en de tot de rechtspersoon van de Deelnemer behorende organisatieonderdelen een aanbestedingsprocedure zal voorbereiden en uitvoeren. Tevens zal de VNG in het kader van de aankoopactiviteit ondersteuning bieden bij de implementatie van de op basis van de aanbestedingsprocedure gesloten overeenkomsten conform de strategie zoals vastgelegd in het document ‘Aanbestedingsstrategie GT Connect 2 v1.0’ zoals gepubliceerd op xxx.xxx.xx. De machtiging en volmacht aan de VNG omvat het in het kader van deze aanbestedingsprocedure namens en voor rekening van de betreffende Deelnemer opstellen van aanbestedingsdocumenten, bekendmaken van aankondigingen van de overheidsopdracht, beantwoorden van vragen van ondernemers door middel van nota’s van inlichtingen, beoordelen en verifiëren van inschrijvingen, nemen van gunningsbeslissingen en mededelen en toelichten daarvan aan de inschrijvers, bekendmaken van aankondigingen van gegunde opdrachten, bieden van implementatieondersteuning en het voeren van juridische procedures met betrekking tot de aanbestedingsprocedure.

Aanmelder verbindt hiermee de Deelnemer en de tot de rechtspersoon van de Deelnemer behorende organisatieonderdelen om i) zich te conformeren aan de gunningsbeslissingen en de eventuele onder coördinatie van de VNG te voeren juridische procedures met betrekking tot de aanbestedingsprocedure en binnen zijn organisatie de daarvoor benodigde besluitvorming te entameren, ii) direct na het definitief worden van de gunningsbeslissingen een overeenkomst te sluiten met de winnende inschrijver, die vanaf de hieronder ad 3. aangegeven startdatum inwerking treedt (indien specifiek tegen de gunningsbeslissingen gerichte juridische procedures, uitspraak van de rechter of advies van de commissie van aanbestedingsexperts zich daartegen niet verzet) en iii) op basis van deze overeenkomst de voor zijn organisatie benodigde diensten en producten af te nemen, die tot de scope van de hieronder ad 4. aangekruiste bouwstenen behoren. Hiermee is de Deelnemer tevens gebonden om deze diensten en producten vanaf de afronding van de migratie van de huidige dienstverlening naar GT Connect 2 niet meer buiten deze overeenkomst om door middel van andere niet op basis van deze aanbestedingsprocedure gesloten overeenkomsten af te nemen of verwerven. Evenmin mag hij binnen de op basis van deze aanbestedingsprocedure gesloten overeenkomst diensten en producten afnemen die niet tot de scope van de hieronder ad 4. aangekruiste bouwstenen behoren.

Tevens verbindt de Aanmelder de Deelnemer om de door VNG voor haar werkzaamheden vast te stellen vaste vergoeding te voldoen of om, indien de aanbestedingsprocedure niet wordt gepubliceerd of voortijdig wordt afgebroken of de te sluiten overeenkomsten niet tot stand komen, samen met de andere Deelnemers naar rato bij te dragen in de tot op dat moment door VNG gemaakte kosten. VNG en de door haar voor de uitvoering van haar werkzaamheden in te schakelen derden zullen zich naar beste kunnen inspannen om de aanbestedingsprocedure, de implementatieondersteuning en eventuele juridische procedures met betrekking tot de aanbestedingsprocedure uit te voeren, maar bieden geen garantie voor het resultaat en zijn niet aansprakelijk voor eventuele tekortkomingen in de door hen voor GT Connect 2 uit te voeren werkzaamheden. VNG is evenmin aansprakelijk voor tekortkomingen van de opdrachtnemers van de te sluiten overeenkomsten.

Aanmelder verklaart namens de Deelnemer dat de Deelnemer en de tot de rechtspersoon van de Deelnemer behorende organisatieonderdelen beschikken over de voor deelname aan GT Connect 2 benodigde licenties van Microsoft Teams als telefonieplatform.

2. Omschrijving Deelnemer

Deelnemer is de rechtspersoon Gemeente                               (naam gemeente).

3. Deelname en startdatum

Deelnemer zal deelnemen aan GT Connect 2 en vanaf de startdatum die hieronder is opgegeven de tot de scope van de ad 4. aangekruiste bouwstenen behorende diensten en producten afnemen door middel van de ad 1. bedoelde overeenkomst.

Startdatum: dd-mm-jjjj

4. Bouwstenen

De Deelnemer zal gebruik maken van de hieronder door hem aangekruiste bouwstenen. De aangekruiste bouwstenen zullen in de door de Deelnemer te sluiten overeenkomst worden opgenomen:

□ Telefonie

□ Klant Contact Centrum

□ Session Border Controller

□ Apparatuur

□ Integratie

□ Dienstverlening

5. Governance

Aanmelder verbindt Deelnemer om zich te conformeren aan de in Bijlage: Toelichting Aanmeldingsformulier ‘Gemeenten’, GT Connect 2 beschreven governancestructuur.

6. Aanvullende gegevens

Aanmelder verbindt Deelnemer om mee te werken aan een pre-assessment zoals omschreven in paragraaf 9.2 van de Aanbestedingsstrategie GT Connect 2 v1.0 om de volwassenheid van (de ICT-omgeving van het bestaande Microsoft Teams telefonieplatform van) de Deelnemer te bepalen, op basis waarvan kan worden vastgesteld wat er nodig is om tot succesvolle implementatie van GT Connect 2 te komen.

7. Gegevens contactpersoon

Contactpersoon:   Functie:           

Telefoon:   E-mail:                   

8. Ondertekening Aanmelder

Plaats:                              Datum:           

Naam:   Handtekening:            

Bijlage: Toelichting Aanmeldingsformulier ‘Gemeenten’ GT Connect 2

Wie kunnen zich met dit formulier aanmelden voor deelname aan GT Connect 2?

Dit aanmeldingsformulier is bedoeld voor de aanmelding van gemeenten inclusief de tot de rechtspersoon van de gemeente behorende organisaties. Voor de aanmelding van gemeentelijke organisaties met een aparte rechtspersoonlijkheid (bijv. dochterondernemingen, gemeenschappelijke regelingen, stichtingen e.d.) dient er een ander aanmeldingsformulier te worden gebruikt, het Aanmeldingsformulier ‘Gemeentelijke Deelnemingen’. Zie xxx.xxx.xx

Hoe meldt u zich aan?

Per gemeente dient één aanmeldingsformulier te worden ingevuld en ondertekend door de Aanmelder. Dit is een persoon die bevoegd is om de aangemelde gemeente te binden met betrekking tot de aanbestedingsprocedure, de implementatieondersteuning en eventuele juridische procedures met betrekking tot de aanbestedingsprocedure en om in dat kader een machtiging en volmacht af te geven aan de VNG om de aanbesteding, implementatieondersteuning en eventuele juridische procedures met betrekking tot de aanbestedingsprocedure uit te voeren.

U dient als Aanmelder bevoegd te zijn om de gemeente te vertegenwoordigen en te binden en het aanmeldingsformulier in te vullen en te ondertekenen. Deze bevoegdheid kan de Aanmelder aantonen door bijvoorbeeld een volmacht of een mandaatbesluit. De Aanmelder dient tevens een contactpersoon op te geven. Dat kan iemand anders zijn dan de Aanmelder. De contactpersoon is het aanspreekpunt met wie het projectteam rechtstreeks contact kan opnemen voor nadere informatie over onder andere de aanmelding, de pre-assessment en de aanlevering van capaciteit voor het reviewen van de aanbestedingsdocumenten of het beoordelen van de inschrijvingen. Ook nadere informatie over de voortgang van de aanbestedingsprocedure en de gunning worden aan de contactpersoon gericht.

Wat houdt aanmelding in?

Aanmelding betekent dat u namens de Deelnemer en de tot de rechtspersoon van de Deelnemer behorende organisatieonderdelen machtiging en volmacht verleent aan de VNG om de aanbestedingsprocedure voor te bereiden en uit te voeren conform het document Aanbestedingsstrategie GT Connect 2 v1.0 zoals gepubliceerd op xxx.xxx.xx. De machtiging en volmacht strekken zich uit tot alle onderdelen van de aanbestedingsprocedure: het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, het bekendmaken van aankondigingen van de overheidsopdrachten, het beantwoorden van vragen van ondernemers door middel van nota’s van inlichtingen, het beoordelen en verifiëren van de inschrijvingen, het nemen van gunningsbeslissingen en het mededelen en toelichten daarvan aan de inschrijvers en het voeren van eventuele juridische procedures met betrekking tot de aanbestedingsprocedure. De machtiging en volmacht omvat daarnaast de werkzaamheden op het gebied van implementatieondersteuning. Het sluiten van de overeenkomsten op basis van deze gunningsbeslissingen en het voeren van contractbeheer valt buiten de volmacht van de VNG, m.u.v. werkzaamheden op het gebied van implementatieondersteuning. Iedere Deelnemer sluit zelf een individuele overeenkomst met de winnende inschrijver overeenkomstig de gunningsbeslissing en voert zelf het contractbeheer over deze overeenkomst inclusief het voeren van eventuele juridische procedures met betrekking tot de overeenkomst. De VNG is niet bevoegd om rechtshandelingen te verrichten met betrekking tot de overeenkomsten, maar zal na gunning van de overeenkomsten zowel de Deelnemers als de Opdrachtnemer begeleiden om een goede implementatie van de overeenkomsten te bevorderen. De aanmelding is bindend en onvoorwaardelijk. Voorwaardelijke aanmeldingen zullen niet worden geaccepteerd. Door middel van de aanmelding verbindt u de Deelnemer en de tot de Deelnemer behorende organisatieonderdelen om zich met betrekking tot de aanbestedingsprocedure te conformeren aan de aanbestedingsdocumenten, nota’s van inlichtingen, beoordeling, gunningsbeslissingen, mee te werken aan de implementatieondersteuning en eventuele te voeren juridische procedures met betrekking tot de aanbestedingsprocedure en om de door VNG vast te stellen vergoeding te voldoen. (Zie voor de vergoeding verder bij ‘Kosten en verplichtingen die gepaard gaan met aanmelding). De werkzaamheden van de VNG en de voor de uitvoering van haar taken in te schakelen derden betreffen een inspanningsverplichting. Uiteraard zullen de VNG en de door haar voor de uitvoering in te schakelen derden zich naar beste kunnen inspannen om de aanbestedingsprocedure en eventuele juridische procedures met betrekking tot de aanbestedingsprocedure uit te voeren, maar zij kunnen geen garantie bieden voor het resultaat. Zij aanvaarden evenmin aansprakelijkheid voor schade of kosten als gevolg van eventuele tekortkomingen in de door hen voor GT Connect 2 uit te voeren werkzaamheden. VNG is evenmin aansprakelijk voor tekortkomingen van de opdrachtnemers van de door de Deelnemers te sluiten overeenkomsten.

Nota bene: deelname aan GT Connect 2 is niet vrijblijvend. De VNG zal namens alle Deelnemers een aanbestedingsprocedure voeren en de Deelnemers zijn verplicht een individuele overeenkomst te sluiten met de winnende partij op basis van de uitkomst van de aanbesteding conform het contractmodel dat in de aanbestedingstukken is opgenomen. De overeenkomsten hebben een initiële looptijd van 4 jaar en kunnen twee (2) keer worden verlengd met een periode van twee (2) jaar. De overeenkomsten kunnen aan het einde van de initiële looptijd of van een verlenging worden verlengd met een extra verlenging van zes (6) maanden ten behoeve van de transitie naar een opvolgende leverancier. De totale looptijd bedraagt daarmee maximaal acht (8) jaar en zes (6) maanden. De Deelnemers zijn verplicht om vanaf de inwerkingtreding van hun overeenkomst de diensten en producten van de in

hun overeenkomst aangegeven bouwstenen af te nemen, die ze voor hun organisaties nodig hebben.

De Deelnemers en de tot de rechtspersoon van de Deelnemers behorende organisatieonderdelen mogen vanaf de afronding van de migratie van hun huidige dienstverlening naar GT Connect 2 binnen de scope van de in hun overeenkomst opgenomen bouwstenen geen diensten en producten meer afnemen buiten hun overeenkomst om door middel van andere overeenkomsten.

Evenmin staat het de Deelnemers vrij om de niet in hun overeenkomst opgenomen diensten en producten binnen de werking van hun overeenkomst te brengen.

De Deelnemers zijn verantwoordelijk voor het contractbeheer van hun overeenkomst.

Omschrijving Deelnemer en eventuele samenwerkingsverbanden

De Aanmelder dient ad 2. aan te geven wie de Deelnemer is. Andere deelnemers met wie wordt samengewerkt dienen zich in beginsel apart aan te melden. Indien het samenwerkingsverband een eigen rechtspersoonlijkheid heeft, kan het samenwerkingsverband ook als geheel worden aangemeld. Hiertoe dient echter een ander formulier, het Aanmeldingsformulier “Gemeentelijke Deelnemingen” te worden gebruikt. Bij een aparte rechtspersoonlijkheid van het samenwerkingsverband is het in beginsel niet nodig dat de leden van het samenwerkingsverband zich apart aanmelden. Het samenwerkingsverband c.q. de Aanmelder dient dan wel gemandateerd / gemachtigd te zijn om de leden van het samenwerkingsverband te kunnen binden en

mede namens de leden de verplichtingen aan te gaan in het kader van GT Connect 2. Afhankelijk van de situatie dient er een keuze te worden gemaakt om ofwel de leden van een samenwerkingsverband apart aan te melden ofwel om het samenwerkingsverband als één geheel aan te melden.

Startdatum

De Aanmelder dient ad 3. voor de Deelnemer een startdatum op te geven. Dat is de datum vanaf wanneer de Deelnemer de in zijn overeenkomst opgenomen diensten en producten zal afnemen. Doorgaans is dit de datum waarop de huidige overeenkomst(en) van de Deelnemer aflopen c.q. de Deelnemer geen verplichtingen meer heeft jegens de huidige leverancier(s). Omdat er voorafgaand aan de afname van de diensten en producten een migratie zal worden uitgevoerd, dient de Deelnemer wat dat betreft vooruit te plannen en tijdig de migratie voor te bereiden. Het kan voorkomen dat de startdatum voor bepaalde organisatieonderdelen afwijkt. De later te houden pre-assessment biedt de mogelijkheid om dat aan te geven.

Bouwstenen

Een Deelnemer kan deelnemen aan één of meer bouwstenen. Een Deelnemer kan dit aangeven bij ‘Bouwstenen’ ad 4.

Kosten en verplichtingen die gepaard gaan met aanmelding

De kosten van de voorbereiding en de uitvoering van de aanbestedingsprocedure aan de zijde van VNG en de door VNG voor de uitvoering in te schakelen organisaties, worden in beginsel gedekt door een vaste vergoeding van de Deelnemers aan VNG. De vaste vergoeding bedraagt € 10.000,-- (ex btw) voor deelname aan de aanbestedingsprocedure en € 10.000,-- (ex btw) voor de implementatieondersteuning. Het deel van de vaste vergoeding voor de aanbestedingsprocedure wordt na ontvangst van uw aanmelding in rekening gebracht. Het deel van de vaste vergoeding voor de implementatieondersteuning wordt in rekening gebracht zodra de overeenkomsten definitief gegund zijn. De eventuele overschotten die als gevolg van deze vaste vergoeding ontstaan, worden naar rato terugbetaald aan de Deelnemers. Indien en voor zover de aanbestedingsprocedure GT Connect 2 niet tot publicatie komt, voortijdig wordt afgebroken of indien de op basis van de aanbesteding te sluiten overeenkomsten niet tot stand komen of al tijdens de implementatieperiode eindigen zal VNG indien de desbetreffende vaste vergoeding al voldaan is slechts de tot op dat moment gemaakte kosten van de VNG en de door VNG voor de uitvoering ingeschakelde derden (met name VNG Realisatie) aan de Deelnemers in rekening brengen en het verschil terugbetalen aan de Deelnemers. Indien een juridische procedure wordt aangespannen tegen de opzet of inhoud van de aanbestedingsprocedure of tegen de gunningsbeslissing(en), zullen de kosten van de juridische procedure in aanvulling op de vaste vergoeding doorberekend worden aan alle Deelnemers.

Opzegging door Deelnemer

Opzegging van deze aanmelding is mogelijk tot twee weken vóór de beoogde publicatiedatum van de aanbesteding, maar alleen indien de VNG na overleg met de Deelnemer tot de conclusie komt dat de scope van de aanbesteding zoals deze wordt beschreven in de Aanbestedingsstrategie GT Connect 2 v1.0 niet meer past op de situatie van een Deelnemer. In dat geval zal de VNG geen kosten aan de Deelnemer in rekening brengen, mits de betreffende Deelnemer de opzegging uiterlijk twee weken vóór de beoogde publicatiedatum heeft aangegeven. De beoogde publicatiedatum staat gepland op week 52 2022. Eventuele wijzigingen van de publicatiedatum worden kenbaar gemaakt via de website xxx.xxx.xx dan wel via een bericht aan de contactpersoon. Indien de Deelnemer gebruik maakt van de mogelijkheid tot opzegging dan dient dit via een aangetekende brief aan de VNG t.a.v. X. xxx Xxxxxxxxxxx te geschieden door een persoon die, evenals de Aanmelder, bevoegd is de Deelnemer te vertegenwoordigen en te binden. Een kopie van deze brief dient tevens als bijlage bij een e-mail te worden verstuurd naar xxxxxxxxx@xxx.xx. In geval van opzegging tot twee weken vóór de publicatiedatum om andere redenen dan dat de Aanbestedingsstrategie GT Connect 2 v1.0 niet

eer op de situatie van de Deelnemer past, wordt aan de Deelnemer eenmalig een bedrag van € 5.000,-- (ex btw) in rekening gebracht. Vanaf twee weken vóór de publicatiedatum is opzegging niet meer mogelijk, ook niet vanwege de in deze alinea genoemde situatie. Indien een Deelnemer na de deadline van twee weken vóór de publicatiedatum opzegt c.q. zich terugtrekt uit GT Connect 2, is de betreffende Deelnemer jegens VNG, ongeacht de reden voor de opzegging, niet alleen het hiervoor bedoelde bedrag verschuldigd, maar ook schadeplichtig voor kosten en schade, die daaruit voortvloeien voor zover deze hoger zijn.

Opzegging door VNG

De stuurgroep GT Connect 2 en de VNG nemen voorafgaand aan het publiceren van de aanbesteding een finaal Go/NoGo besluit. Overwegingen bij dit besluit kunnen onder meer gebaseerd zijn op de economische haalbaarheid (bijv. voldoende Deelnemers) en op eventuele juridische risico’s (op basis van review externe jurist). Indien de stuurgroep GT Connect 2 en/of de VNG besluiten het project niet voort te zetten is de VNG gerechtigd tot eenzijdige opzegging van de aanmelding.

Hoe en waar dien ik het aanmeldingsformulier in?

Aanmelder dient het aanmeldingsformulier inclusief de bijlage met de toelichting op elke pagina te paraferen en op de tweede pagina te ondertekenen. Het aanmeldingsformulier en de bijlage met toelichting vormen gezamenlijk de afspraken tussen de VNG en de Deelnemer over deelname aan GT Connect 2. Het volledig ingevulde en ondertekende aanmeldingsformulier dient u in pdf- formaat via e-mail in te dienen bij xxxxxxxxx@xxx.xx onder vermelding van “Aanmelding <naam Deelnemer> GT Connect 2”, waarbij op de plek van <naam Deelnemer> de naam van de betreffende Deelnemer wordt ingevuld.

Wat is deadline voor aanmelding?

De deadline voor de aanmelding is 14 december 2022 12.00 uur. In verband met de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure is het niet mogelijk om na sluiting van de aanmeldingstermijn alsnog aan te melden.

Aanvullende gegevens

Na de aanmelding zal door Xxxxxxxxx een pre-assessment worden uitgevoerd om de volwassenheid van (de ICT-omgeving van het bestaande Microsoft Teams telefonieplatform van) de Deelnemer te bepalen, op basis waarvan kan worden vastgesteld wat er nodig is om tot succesvolle implementatie van GT Connect 2 te komen. De Deelnemer dient het pre-assessment uit te voeren en deze tijdig aan te leveren aan VNG. In het kader van het pre-assessment zal tevens een inventarisatie worden uitgevoerd om zicht te krijgen op het volume van de te leveren diensten en producten aan de Deelnemer. Die informatie heeft het projectteam GT Connect 2 nodig voor het beschrijvend document; de Europese aanbestedingsregels schrijven voor dat bij aanvang van de aanbesteding duidelijk moet zijn wat de totale omvang en de scope is van de opdracht die in de markt wordt gezet. De Deelnemer dient hier actief aan mee te werken door het leveren van accurate gegevens.

Governance

De aanbestedingsprocedure wordt uitgevoerd onder de hieronder omschreven governance-structuur:

- De aanbestedingsstrategie is goedgekeurd door de stuurgroep GT. Er wordt per aanbestedingsprocedure een aparte aanbestedingsgerelateerde stuurgroep samengesteld om deel te nemen aan de besluitvorming m.b.t. de desbetreffende aanbestedingsprocedure. Deze stuurgroep bestaat uit 5 leden en wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van de Deelnemers aan de desbetreffende aanbestedingsprocedure en besluit op basis van unanimiteit. VNG Realisatie is secretaris van de aanbestedingsgerelateerde stuurgroep.

- De leden van de aanbestedingsgerelateerde stuurgroep richten zich naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en uitvoerbaarheid van de aanbestedingsprocedure en de juridische en financiële risico’s en nemen daarbij het collectieve belang van alle Deelnemers aan de desbetreffende aanbestedingsprocedures in acht.

- De besluitvorming m.b.t. de aanbestedingsprocedure verloopt volgens de onderstaande matrix:

Besluitvormingsmatrix	Projectteam (VNG R)	Klankbordgroep	Stuurgroep	VNG	Individuele Deelnemers
Aanbestedingsdocumenten	Opstellen	Adviseren	Goedkeuren	Vaststellen	-
Aankondiging (GO/NO GO besluit)	Opstellen	Adviseren	Goedkeuren	Vaststellen en bekendmaken	-
Nota’s van Inlichtingen	Opstellen Vaststellen en versturen	Adviseren (ad hoc)	Goedkeuren-	-	-
Beoordelingsprotocol (incl. samenstelling beoordelingscommissie)	Opstellen	Adviseren	Goedkeuren	Vaststellen	-
Gunningsadvies	Opstellen	Adviseren	Goedkeuren	Vaststellen	-
Gunningsbeslissing + gunnings- en afwijzingsbrieven	Opstellen	Adviseren	Goedkeuren	-	-
Overeenkomsten	Opstellen	-	-	-	Goedkeuren + ondertekenen
Juridische procedures	Coördineren	Adviseren	Goedkeuren	Uitvoeren	Advocaat VNG machtigen

Vragen?

Heeft u nog vragen over het invullen van dit formulier dan kunt u contact opnemen met het projectteam GT Connect 2, via e-mail op xxxxxxxxx@xxx.xx. De leden van het projectteam GT Connect 2 beantwoorden graag al uw vragen over de aanbestedingsprocedure. Nadere en actuele informatie vindt u ook op xxx.xxx.xx.