PROCURATIEREGLEMENT HEEMWONEN
PROCURATIEREGLEMENT HEEMWONEN
1. Inleiding
Het procuratiereglement regelt de bevoegdheid van functionarissen van HEEMwonen tot het aangaan van verbintenissen en/of het verrichten van rechtshandelingen namens Woningstichting HEEMwonen. De algehele vertegenwoordigingsbevoegdheid voor Woning- stichting HEEMwonen behoort statutair tot de taak van de bestuurder.
Xxxxxxx dit procuratiereglement verstrekt de bestuurder een doorlopende volmacht tot het uitvoeren van bepaalde handelingen namens HEEMwonen. Daarbij is het procuratieregle- ment bedoeld om zowel (medewerkers van) Woningstichting HEEMwonen als derden te be- schermen tegen onbevoegde handelingen of onbevoegde vertegenwoordiging.
2. Uitgangspunten
2.1 Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Bestuur: het bestuur van HEEMwonen.
b. Bestuurder: een lid van het Bestuur die alleen/zelfstandig volledig bevoegd is;
c. Directie: de directie van HEEMwonen, bestaande uit de Bestuurder, Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed en Directeur Strategie & Wonen
d. Directielid: een lid van de directie, zijnde de Bestuurder, Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed of Directeur Strategie en Wonen;
e. Functie: een verzameling van taken, rechten en plichten van een medewerker van HEEMwonen;
f. HEEMwonen: Woningstichting HEEMwonen, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 14021260;
g. Medewerker: algemene definitie voor iemand die werkt bij HEEMwonen en ondergeschikt is aan teamleiders en directie;
h. Rechtshandeling: een handeling met de bedoeling een bepaald rechtsgevolg tot stand te brengen;
i. RvC: de raad van commissarissen van HEEMwonen, als bedoeld in de Statuten;
j. Statuten: de statuten van HEEMwonen;
k. Verbintenis: een rechtsverhouding krachtens welke de ene partij een prestatie verschuldigd is aan de andere partij;
l. Volmacht/procuratie: bevoegdheid om voor of namens het bestuur van HEEMwonen rechtshandelingen te plegen.
2.2 Bevoegdheid en volmacht
De bestuurder van HEEMwonen is conform de statuten, uittreksel Kamer van Koophandel en het bestuursreglement bevoegd Woningstichting HEEMwonen te besturen en heeft daartoe alle bevoegdheden, al dan niet na goedkeuring door de RvC, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen.
De bestuurder verleent per vaststellingsdatum van dit procuratiereglement volmacht uitslui- tend aan de in dit procuratiereglement genoemde medewerkers met inachtneming van de voorwaarden zoals genoemd in dit reglement.
Verdere volmacht-verlening door de in dit procuratiereglement vermelde gevolmachtigden is niet toegestaan.
Conform statuten, en uittreksel Kamer van Koophandel hebben de Bestuurder, directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed en directeur Strategie & Wonen de volgende bevoegdheden:
Bestuurder | Alleen / zelfstandig bevoegd |
Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed (gevolmachtigde) | Bevoegd tot de volgende handeling(en): • Afsluiten inkoopcontracten • Afsluiten verkoopcontracten • Afsluiten financieringscontracten • Afsluiten software-contracten • Afsluiten onderhoudscontracten Conform de kaders van de goedgekeurde treasury- en investeringsstatuten. |
Directeur Strategie & Xxxxx (gevolmachtigde) | Bevoegdheden: • Afsluiten inkoopcontracten • Afsluiten verkoopcontracten • Afsluiten onderhoudscontracten Met de macht van substitutie enkel in geval van ontstentenis en belet van bestuurder. |
2.3 Kaders bestuur
• Het Bestuur is conform de Statuten en artikel 6.1 van het Bestuursreglement belast met het besturen van Woningstichting HEEMwonen en is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving en de realisatie van de doelstellingen, strategie, financiering en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenont- wikkeling, alsmede het beleid ten aanzien van deelnemingen van HEEMwonen. Het Bestuur legt hierover verantwoording af aan de RvC.
• Bevoegdheden die niet expliciet in dit procuratiereglement zijn beschreven blijven voorbehouden aan het bestuur van HEEMwonen, behoudens schriftelijke toestem- ming van het bestuur tot overdracht van de bevoegdheden en daaraan eventueel verbonden volmachten.
• Bij ontstentenis of belet van het Bestuur, wordt de RvC onverwijld geïnformeerd.
• Bij afwezigheid van de Bestuurder treedt conform artikel 8.8 van het Bestuursregle- ment de directeur Strategie & Wonen als plaatsvervangend Bestuurder op. De plaatsvervangend Bestuurder draagt zorg voor de ongestoorde voortgang van de bestuurlijke werkzaamheden. Bij langdurige afwezigheid van de Bestuurder treedt artikel 18.7 van de statuten in werking.
2.4 Kaders rechtshandelingen
• Verbintenissen en rechtshandelingen worden alleen schriftelijk aangegaan, nooit mondeling.
• Het uitvoeren van een rechtshandeling en het aangaan van een verbintenis geschiedt middels het plaatsen van een (digitale) handtekening.
2.5 Samenhang documentatie
De onderstaande documenten zijn onlosmakelijk verbonden met het procuratiereglement. Dit is een niet limitatieve lijst.
• Statuten
• Bestuursreglement
• Uittreksel Kamer van Koophandel
• Investeringsstatuut
• Treasurystatuut
• Inkoopbeleid
• Beleid contractmanagement
• Procedure kasbeheer
• Procedure inkoopfactuurafhandeling en betalingsorganisatie
• Procedure verantwoordingsmethodiek projecten
3. Procuratiereglement
3.1 Begroting en budgetten
Middels een jaarlijkse cyclus worden een onderhoudsbegroting (3.1.1), bedrijfsbegroting (3.1.1.) en (des)investeringsbegroting (3.1.2) met daaropvolgend een financiële meerjaren- planning en jaarbegroting opgesteld/bijgesteld. Deze begrotingen worden allen ter vaststel- ling aangeboden aan de directie van HEEMwonen.
Nadat de directie de financiële meerjarenbegroting en bijbehorende jaarbegrotingen heeft vastgesteld, worden deze ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen (RvC) overlegd. Het aangaan van verplichtingen dient plaats te vinden binnen deze door respectievelijk de directie en RvC vastgestelde en goedgekeurde begrotingen. D.m.v. de begroting worden budgetten toegekend aan te verwachten investeringen en kosten.
3.1.1 Onderhoudsbegroting en bedrijfsbegroting
De monitoring gebeurt binnen HEEMwonen onder andere via de Balanced Score Card (BSC). Hierin zijn allerlei kritische prestatie indicatoren (KPI’s) inclusief normen opgenomen en een deel hiervan heeft betrekking:
• Uitgaven leefbaarheidsfonds
• Uitgaven medewerkersontwikkeling
• Afboekingen vertrokken huurders
• Beheerkosten
• Kosten planmatig onderhoud
• Kosten niet planmatig onderhoud
M.b.t. bovenstaande zaken zijn de volgende afspraken gemaakt:
1. Binnen de begroting zijn de totaalbedragen van de verschillende onderdelen, zoals ook vermeld in de BSC, taakstellend. Dit betekent dat de bestuurder binnen een onderdeel het budget flexibel kan inzetten, maar dat de realisatie van het totaal binnen de begroting moet blijven. Daar waar derhalve gesproken wordt over overschrijding van begro- tingsonderdelen gaat het over het aggregatieniveau van de BSC;
2. Overschrijdingen op de begroting zijn aan de orde indien de verwachting einde jaar c.q. forecast laat zien dat het goedgekeurde budget van een begrotingsonderdeel ontoerei- kend is;
3. Zodra een substantiële overschrijding van een begrotingsonderdeel dreigt of verwacht wordt, dient de bestuurder dit beargumenteerd en voorzien van een voorstel c.q. advies bij de eerstvolgende vergadering van de RvC voor te leggen;
4. In het geval er sprake is van de zogenaamde drie O’s (onvoorzien, onontkoombaar en onuitstelbaar) kan de bestuurder direct handelen en volstaat bespreking binnen de RvC op basis van een bijgestelde forecast achteraf. Het is aan de bestuurder om dit te beoor- delen;
5. Beleidswijzigingen kunnen door de bestuurder geaccordeerd worden indien de financiële gevolgen binnen de goedgekeurde (meerjaren)begroting(onderdelen) blijven;
6. Beleidswijzigingen waarvan niet duidelijk is wat de financiële gevolgen zijn, worden op basis van een notitie besproken binnen de auditcommissie. De auditcommissie zorgt daarna voor een passende doorgeleiding naar de voltallige RvC op basis van de inschatting van de risico’s;
7. Beleidswijzigingen die leiden tot een verwachte overschrijding van één of meerdere begrotingsonderdelen worden voorbesproken in de auditcommissie, maar dienen altijd beargumenteerd en volledig onderbouwd voorgelegd te worden aan de voltallige RvC ter goedkeuring;
8. Onderbesteding van budgetten wordt op basis van de BSC binnen de auditcommissie besproken en komt jaarlijks bij het evalueren van het ondernemingsplan en/of de bespreking van de jaarrekening op de agenda van de voltallige RvC. Onderbesteding betekent niet dat budgetten automatisch in een nieuwe begroting verlaagd worden.
3.1.2 Investeringsstatuut ( (des)investeringsbegroting)
Het investeringsstatuut is het uitvoeringskader voor de (des)investeringsbegroting. Het investeringsstatuut heeft betrekking op investeringen in het vastgoed, zijnde sloop, nieuw- bouw, renovatie, aan- en verkoop.
In het investeringsstatuut van HEEMwonen is opgenomen dat investeringen alleen gedaan kunnen worden na verkregen goedkeuring door de RvC. Dat kan op vier manieren:
1. (des)investeringen zijn in de meerjarenprognose/begroting opgenomen en zijn aldus door de RvC geaccordeerd;
2. (des)investeringen boven de € 3.000.000,- exclusief btw worden ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd op basis van een ontwikkel- en realisatie exposé waarin toetsing plaatsvindt aan de gestelde investeringskaders met in het bijzonder aandacht voor de (financiële en imago) risico’s en de passendheid binnen de doelstelling en de koers van HEEMwonen (de legitimiteit van de investeringsbeslissing);
3. Van (des)investeringen tussen € 1.000.000,- exclusief btw en € 3.000.000,- exclusief btw maakt de commissie Vastgoed een keuze welke (des)investeringen en op welke wijze zij deze wil bespreken binnen de commissie. N.a.v. deze bespreking kan de commissie Vastgoed om haar moverende redenen besluiten om een dergelijke (des)investering ter beoordeling aan de voltallige RvC voor te leggen. (des)Investeringen binnen deze orde van grootte worden via de begroting door de RvC goedgekeurd en vallen binnen het goedgekeurde kader tot besluitvorming van de bestuurder.
4. (des)Investeringen boven de € 150.000 exclusief btw die niet in de meerjarenbegroting zijn opgenomen, worden separaat aan de RvC voorgelegd.
Aanvullend gelden met betrekking tot aan- en verkopen de kaders zoals die zijn opgenomen in het beleid dat in de RvC van 26 november 2020 is vastgesteld.
3.2 Aangaan (inkoop)verplichtingen binnen kaders begroting
Met betrekking tot het aangaan van verplichtingen met leveranciers wordt er een onder- scheid gemaakt tussen eenmalige verplichtingen en meerjarige verplichtingen.
Definitie | |
Eenmalige verplichtingen | Een eenmalige verplichting wordt gebruikt voor de eenmalige inkoop van goederen of diensten. Na de levering van het bestelde is de verplichting afgerond. |
Meerjarige verplichtingen | Een meerjarige verplichting is een wederzijdse verplichting tussen twee of meer partijen, waarin de wederzijdse prestaties (met een repeterend karakter) binnen een bepaalde periode worden vastgelegd. |
3.2.1 Aangaan eenmalige verplichtingen
Het aangaan van eenmalige verplichtingen met leveranciers vindt plaats in twee achtereen- volgende stappen, te weten:
• Stap 1: Interne goedkeuring in ons primaire systeem
• Stap 2: Aangaan verplichting met leverancier middels opdrachtverstrekking
Stap 1: Interne goedkeuring in ons primaire systeem
Alvorens een eenmalige verplichting met een leverancier mag worden aangegaan moet hier intern goedkeuring voor worden gegeven middels het goedkeuren van een inkooporder in ons primaire systeem (Dynamics Empire, ERP-systeem HEEMwonen).
In onderstaand overzicht zijn de goedkeuringslimieten in ons primaire systeem m.b.t. in- kooporders aangegeven.
Limiet | |
Tot € 500,- inclusief btw | Medewerker |
Tot € 12.500,- inclusief BTW; alléén voor inkooporders die vallen binnen de raamovereenkomst inzake het niet planmatig onderhoud | Technisch coördinator Service coördinator |
Tot € 50.000,- inclusief btw | Teamleider |
Onbeperkte limiet | Directielid |
N.v.t. Financieel administratief medewerkers mogen geen inkooporders goedkeuren vanwege functiescheiding. | Financieel administratief medewerker |
N.v.t. Inkopers mogen geen inkooporders goedkeuren vanwege functiescheiding. | Inkoper |
In ons primaire systeem is aan iedere medewerker een vervanger gekoppeld die eenzelfde goedkeuringslimiet heeft. Medewerkers maken onderling afspraken over het moment van de vervanging.
Als een medewerker niet voldoende goedkeuringslimiet heeft wordt een inkooporder altijd doorgestuurd naar een medewerker met een hogere goedkeuringslimiet. Dit betekent dat inkooporders boven de € 500,- inclusief btw (in geval van inkooporders binnen de raamovereenkomst niet planmatig onderhoud is deze limiet € 12.500,- inclusief BTW) altijd door meerdere medewerkers worden goedgekeurd. En wel als volgt:
Bedrag inkooporder inclusief btw | Goedkeuring door |
< € 500,- | Medewerker |
€ 500,- < > € 50.000,- | Medewerker, Teamleider |
> € 50.000,- | Medewerker, Teamleider, Directielid |
In de basis ligt het initiatief voor het plaatsen van een inkooporder bij de medewerker. In uitzonderlijke gevallen dat een teamleider of directielid een inkooporder plaatst, geldt de volgende afspraak om het vier ogen principe te kunnen garanderen:
Plaatsen inkooporder | Goedkeuring |
Teamleider | Directielid |
Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed of Directeur Strategie & Wonen | Bestuurder |
Bestuurder | Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed of Directeur Strategie & Wonen |
Stap 2: Aangaan verplichting met leverancier middels opdrachtverstrekking
Pas als een inkooporder in het primaire systeem volledig is goedgekeurd mag een verplichting middels opdrachtverstrekking worden aangegaan. In onderstaand overzicht is aangegeven hoe de bevoegdheden en limieten m.b.t. het aangaan van eenmalige verplichtingen middels opdrachtverstrekking met leveranciers zijn belegd.
Bevoegd tot het aangaan van eenmalige verplichtingen | |
Directielid | Ja, onbeperkte limiet |
Teamleider | Ja, tot € 50.000,- inclusief btw per eenmalige verplichting, mits de aan te gane verplichting binnen de eigen bevoegdheid en binnen het eigen team valt. |
Medewerker | Ja, tot € 7.500,- inclusief btw per eenmalige verplichting, mits de aan te gane verplichting binnen de eigen bevoegdheid en binnen het eigen team valt.1 |
Financieel administratief medewerker | Nee, Financieel administratief medewerkers mogen vanwege functiescheiding geen verplichtingen aangaan. |
Inkoper | Nee, Inkopers mogen vanwege functiescheiding geen verplichtingen aangaan. |
Bij afwezigheid van een teamleider zal een collega-teamleider de eenmalige verplichting tekenen. Bij afwezigheid van een directielid zal 1 van de andere directieleden de eenmalige verplichting tekenen.
3.2.2 Aangaan meerjarige verplichtingen
Meerjarige verplichtingen komen tot stand conform het ‘Inkoopbeleid’ en ‘Beleid voor con- tractmanagement’.
In onderstaand overzicht is aangegeven hoe de bevoegdheden en limieten m.b.t. het aangaan van meerjarige verplichtingen met leveranciers bij HEEMwonen is vormgegeven.
Bevoegd tot het aangaan van meerjarige verplichtingen | |
Directielid | Ja, onbeperkte limiet |
Teamleider | Ja, tot € 50.000,- inclusief btw per jaar , mits de aan te gane verplichting binnen de eigen bevoegdheid en binnen het eigen team valt. |
Medewerker | Nee |
1 Bij de inkooporders die voortkomen uit de raamovereenkomsten met aannemers op het gebied van Niet Planmatig Onderhoud, wordt de verplichting aangegaan met behulp van een koppeling tussen het systeem van HEEMwonen en de ketenpartner. In die gevallen is de limiet van € 7.500,- dus niet van toepassing.
Bij afwezigheid van een teamleider zal een collega-teamleider de meerjarige verplichting ondertekenen. Bij afwezigheid van een directielid zal 1 van de andere directieleden de meerjarige verplichting ondertekenen.
Na het aangaan van de verplichting volgt vastlegging van de inkooporder (jaarlijks) in DE.
Opmerking 1: Inkooporders die volgen uit meerjarige verplichtingen (bijvoorbeeld raamovereenkomsten) mogen worden uitgezet door functies die zijn vastgelegd in het betreffende contract, met inachtneming van de benoemde kaders.
Opmerking 2: Indien een verplichting een politieke lading heeft en/of een imago effect kan hebben voor HEEMwonen, dan tekent altijd de Bestuurder. De teamleider die verantwoordelijk is voor het bedrijfsproces moet hierop letten.
4. Bevoegdheden m.b.t. inkoopfacturen, betalingen en afboekingen
4.1 Accorderen van facturen
Het accorderen van facturen geschiedt conform de procedure ‘inkoopfactuurafhandeling en beta- lingsorganisatie’. HEEMwonen werkt in de basis volgens het ‘Match en Book’ principe in ons primaire systeem. Dit houdt in dat als een inkooporder is gefiatteerd conform interne goedkeuringsregeling (paragraaf 3.2) en de werkzaamheden bij oplevering door de verantwoordelijke medewerker in ons primaire systeem gereed worden gemeld, de inkoopfactuur daarna niet meer wordt gefiatteerd maar automatisch wordt geboekt en klaargezet voor betaling.
Voor inkoopfacturen met een inkooporder geldt dat de controle en fiattering aan de voorkant van het proces gebeurt. Voor alle inkooporders van € 500,- inclusief btw en hoger geldt dat, naast de verantwoordelijke medewerker, altijd een 2e persoon goedkeuring moet geven alvorens de verplichting met een leverancier kan worden aangegaan. Wanneer het factuurbedrag overeenkomt met het bedrag van de goedgekeurde inkooporder, wordt de factuur via het zogenaamde ‘match en book’ principe direct geboekt en betaalbaar gesteld. Tot € 500,- inclusief btw kan iedere medewerker (met uitzondering van medewerkers crediteurenadministratie) inkooporders aanmaken en inkoopfacturen accorderen.
Als er tussen een inkooporder en inkoopfactuur geen match wordt bereikt of als er een inkoopfactuur is zonder inkooporder, wordt de inkoopfactuur altijd ter goedkeuring naar twee medewerkers doorgestuurd. In ons primaire systeem is altijd zichtbaar en terug te vinden welke medewerkers de factuur goedgekeurd hebben. Facturen worden gefiatteerd conform onderstaand schema:
1e / 2e handtekening | Woonservice | Vastgoed | S&B | Staf | BEDRIJFSVOERING | ||||||||
NPO | ENERGIE (***) | SERV (**) | OVERIGE | VGO/PO | VG BEHEER | ENERGIE (****) | OVERIGE | ICT | SERV(*) | FI | |||
Technisch coördinator | X | X | |||||||||||
Teamleider Woonservice | X | X | |||||||||||
Wijkbeheerder | X | ||||||||||||
Teamleider Woonservice | X | ||||||||||||
Mdw HIP/WM/SC/IC/WC/WB/TC/SC/FAC | X | ||||||||||||
Teamleider Woonservice/HIP | X | ||||||||||||
Projectleider VGO/PO | X | X | |||||||||||
Mdw Vastgoedbeheer | X | ||||||||||||
Teamleider Vastgoed | X | X | X | ||||||||||
Projectleider/mdw Vastgoedbeheer | X | ||||||||||||
Teamleider Vastgoed | X | ||||||||||||
BA/SA/CA/VB/MA | X | ||||||||||||
Dir Strategie & Wonen | X | ||||||||||||
Adviseur HRM/mdw HRM/BS/CON | X | ||||||||||||
Dir bestuurder | X | ||||||||||||
Mdw I&A | X | ||||||||||||
Teamleider I&A | X | ||||||||||||
Mdw Huuradministratie | X | ||||||||||||
Teamleider Financiën | X | ||||||||||||
Mdw Financiën/inkoop | X | ||||||||||||
Teamleider Financiën | X | ||||||||||||
Facturen m.b.t. governance zaken en OR-zaken worden naast de verantwoordelijk medewerker gete- kend door de bestuurder.
In uitzonderlijke gevallen dat een teamleider of directielid een factuur inhoudelijk aftekent, geldt de volgende afspraak om het vier ogen principe te kunnen garanderen:
Inhoudelijke goedkeuring | Akkoord voor betaling |
Teamleider | Directielid |
Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed of Directeur Strategie & Wonen | Bestuurder |
Bestuurder | Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed of Directeur Strategie & Wonen |
4.2 Betalingen uit de crediteurenmodule van ons primaire systeem
Eenmaal per week wordt door de financieel administratief medewerker een voorlopig betaalvoorstel opgestart. Indien het voorlopig betaalvoorstel akkoord is wordt deze getekend door de teamleider financiën, en wordt het betaalvoorstel definitief gemaakt. De definitieve betaallijst wordt wederom aangeboden aan de teamleider financiën die voor akkoord zal tekenen. Hierbij controleert de team- leider financiën het totaalbedrag en het totaal van de bankrekeningnummers.
Indien de teamleider financiën de controle tussen bestand en lijst heeft uitgevoerd, plaatst hij zijn elektronische handtekening en wordt het bestand naar de bank verzonden. Hier zit een limiet van € 10.000.000,- aan. Bij afwezigheid van de teamleider financiën treedt de Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed in zijn plaats.
4.3 Controle en fiattering via leveranciersportaal of koppeling met systeem ketenpartner Voor de afhandeling van inkooporders tot betaling van inkoopfacturen m.b.t. niet planmatig onder- houd wordt gebruik gemaakt van het leveranciersportaal in ons primaire systeem óf is er een directe koppeling tussen het primaire systeem van HEEMwonen en het systeem van de ketenpartner.
Werkwijze bij koppeling met systeem ketenpartner
De ketenpartner meldt de werkzaamheden van de betreffende inkooporder gereed in zijn systeem. Deze gereedmelding wordt automatisch verwerkt in het primaire systeem van HEEMwonen.
De ketenpartner dient daarna de factuur in die automatisch wordt verwerkt in het primaire systeem van HEEMwonen.
Wanneer het factuurbedrag overeenkomt met het bedrag van de inkooporder, wordt de inkoopfac- tuur direct volgens het zogenaamde ‘match & book’-principe geboekt en klaargezet voor betaling.
Wanneer het factuurbedrag afwijkt van de inkooporder, gaat de inkoopfactuur via ons primaire sys- teem ter accordering naar de verantwoordelijke medewerker en zijn teamleider conform het schema zoals opgenomen in paragraaf 4.1.
Werkwijze via leveranciersportaal
De leverancier meldt de werkzaamheden van de betreffende inkooporders in het leveranciersportaal gereed. Na gereedmelding factureert de ketenpartner de werkzaamheden door op de inkooporder in het leveranciersportaal de factuur in te dienen.
Wanneer het factuurbedrag overeenkomt met het bedrag van de inkooporder, wordt de inkoopfac- tuur direct volgens het zogenaamde ‘match & book’-principe geboekt en klaargezet voor betaling.
Wanneer het factuurbedrag afwijkt van de inkooporder, gaat de inkoopfactuur via ons primaire sys- teem ter accordering naar de verantwoordelijke medewerker en zijn teamleider conform het schema zoals opgenomen in paragraaf 4.1.
4.4 Betalingen via Ideal
Incidenteel komt het voor dat er bestellingen gedaan worden die niet via een overschrijving of via een inkoopfactuur betaald kunnen worden. Deze betalingen via Ideal kunnen alleen uitgevoerd worden via de bankpas die in bezit is van een medewerker verslaglegging en de directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed.
De medewerker verslaglegging en de directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed zijn bevoegd voor het doen van betalingen middels Ideal tot € 500,-. Voor betalingen boven de € 500,- is een 2e handtekening nodig. Als er 2 handtekeningen nodig zijn tekenen zowel de medewerker verslaglegging als de directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed.
4.5 Treasury-activiteiten
4.5.1 Leningen
Conform het treasurystatuut is de Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed bevoegd voor het tekenen van leningsovereenkomsten en het autoriseren van door de Teamleider Financiën voorgestelde transacties.
4.5.2 Bevoegdheden treasury-activiteiten
In onderstaande tabel staan de bevoegdheden met betrekking tot treasury-activiteiten weergegeven evenals de daarbij behorende autorisatie.
Uitvoering (1e handtekening) | Autorisatie (2e handtekening) | |
Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer | ||
Het aantrekken van financiering met een looptijd korter dan 1 jaar (dag- of kasgeldleningen) | Medewerker verslaglegging | Teamleider Financiën |
Het uitzetten van deposito’s met een looptijd korter dan 1 jaar | Medewerker verslaglegging | Teamleider Financiën |
Betalingsopdrachten verzenden | Medewerker verslaglegging / Financieel administratief medewerker | Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed / Teamleider Financiën |
Bankrelatiebeheer | ||
Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen | Medewerker verslaglegging | Teamleider Financiën |
Bankcondities en tarieven afspreken | Medewerker verslaglegging | Teamleider Financiën |
Risicobeheer | ||
Het afsluiten van derivatentransacties | Teamleider Financiën | Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed |
Financiering en belegging | ||
Het afsluiten van kredietfaciliteiten | Teamleider Financiën / medewerker verslaglegging | Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed |
Het aantrekken van middelen met een looptijd van 1 jaar of langer | Teamleider Financiën / medewerker verslaglegging | Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed |
Het beleggen van middelen met een looptijd van 1 jaar of langer | Teamleider Financiën / medewerker verslaglegging | Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed |
Het verstrekken van collegiale financiering | Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed | Auditcommissie |
4.6 Kasbetalingen
Algemene regels kasbeheer:
• Het kasbeheer gebeurt onder verantwoordelijkheid van de teamleider Financiën.
• De kas mag maximaal € 1.500,- bevatten. Is het kassaldo > € 1.500,- dan moet per direct af- gestort worden bij de bank. Bij onvoldoende kassaldo pint de medewerker verslaglegging bij de bank. Hiervoor geldt een maximumbedrag van € 1.000,- per dag.
• In de kas mogen uitsluitend ten behoeve van HEEMwonen toevertrouwde waarden aanwezig zijn, bijvoorbeeld pinpas en pasje ten behoeve van aanmelden of afstorten bij bank.
• Elke ontvangst of uitgave dient te zijn verantwoord door een kwitantie of pinbon.
• Biljetten van € 200,- en € 500,- worden niet aangenomen in verband met risico op vervalsing.
• Alleen medewerkers HIP en de medewerkers verslaglegging mogen inloggen in het DE-kas- systeem via zijn/haar eigen account. Inloggen op naam van een collega is niet toegestaan.
Uitgaande gelden
De kas is in de basis alleen bedoeld voor het doen van uitbetalingen aan medewerkers van HEEMwonen om kleine bedrijfsgerelateerde uitgaven mee te financieren, zoals afdelingsuitjes, bloe- men voor klanten, klein materiaal, etc.
Het uitbetalen van waarborgsommen voor sleutels aan huurder gebeurt niet via kas maar via een afrekennota.
Binnenkomende gelden:
Het beleid is dat ontvangsten per kas tot een minimum beperkt blijven. Een incassoconsultent mag bij hoge uitzondering toestemming verlenen voor het incasseren van huurontvangsten van huurders met een huurachterstand.
- Indien sprake is van een contante huurbetaling, incasseert de incassoconsulent het geld (in een spreekkamer) en vraagt een kwitantie aan de baliemedewerker.
- De baliemedewerker telt het geld na en legt de ontvangst vast in het kasregistratiesysteem. Van de kasontvangst wordt door het kasregistratiesysteem een doorgenummerde kwitantie opge- maakt in tweevoud.
- De baliemedewerker geeft de originele kwitantie en het duplicaat aan de incassoconsulent.
- De incassoconsulent geeft de originele kwitantie aan de betaler en geeft het duplicaat en het geld aan medewerker verslaglegging
- De medewerker verslaglegging telt het geld na en voegt de kwitantie als kasstuk bij de kasadmi- nistratie.
Het incasseren van waarborgsommen sleutels kan alleen per pin.
4.7 Afboeken vorderingen
Het afboeken van vorderingen op zittende of vertrokken huurders is de verantwoordelijkheid van de teamleider Verhuur & mutatie. Dit op basis van per dossier onderbouwde afboekingsvoorstellen. De teamleider Verhuur & mutatie rapporteert hierover achteraf in de kwartaalrapportage.
5. Overige documentatie
Het algemene beleid is dat medewerkers hun eigen correspondentie mogen tekenen voor zover het informatie-uitwisseling betreft. De directe teamleider geeft hiervoor de kaders aan. Bij twijfel of on- duidelijkheid zijn medewerkers verplicht eerst met hun teamleider te overleggen.
Voor de ondertekening van overige documenten met financiële, beleidsmatige c.q. juridische conse- quenties gelden de volgende regels:
Document | Ondertekening |
Arbeidsovereenkomsten | Bestuurder |
Huurovereenkomsten individuele woningen | Woonmakelaar |
Huurcontracten m.b.t. BOG, MOG en ZOG | Bestuurder |
Huurcontracten m.b.t. short- stay woningen en verhuur van woningen aan Statushouders | Woonmakelaar |
Huurcontracten voor parkeerplaatsen en garages | Woonmakelaar |
Externe afspraken, zoals prestatieafspraken met overheidsinstanties, convenanten en dergelijke | Bestuurder |
Notariële stukken | Bestuurder |
Leningsovereenkomsten (conform Treasury Statuut) | Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed |
6. Controle en naleving
6.1 Interne controle
De controllers zijn te allen tijde bevoegd om alle activiteiten van Woningstichting HEEMwonen in de breedste zin des woords te toetsen aan het procuratiereglement. De controllers zijn bevoegd om buiten het bestuur om rechtstreeks te rapporteren aan de Raad van Commissarissen.
6.2 Controlemechanismen
De naleving van dit procuratiereglement zal op de volgende manieren worden geborgd:
• Ex ante (van tevoren):
- Door plaatsing van het procuratiereglement op intranet
- Door plaatsing van het procuratiereglement op xxx.xxxxxxxxx.xx
- Door de controlewerkzaamheden van de controllers
• Ex post (achteraf):
- Door de controlewerkzaamheden van de externe accountant
- Door de controlewerkzaamheden van de controllers
7. Inwerkintreding
Dit procuratiereglement treedt in werking met ingang van 14 september 2021.
Vastgesteld door Xxxxxxx X.X.X. xxx Xxxx-Xxxx, bestuurder Woningstichting HEEMwonen d.d. 14 september 2021
Goedgekeurd door de Raad van Commissarissen HEEMwonen d.d. 20 september 2021.