Algemene voorwaarden Equivalence B.V. en Equivalence Risk B.V. Algemene Voorwaarden

Algemene voorwaarden Equivalence B.V. en Equivalence Risk B.V. Algemene Voorwaarden

Van Equivalence B.V. en Equivalence Risk B.V. kantoorhoudende en gevestigd te De Goorn, Schoffel 61-c, 1648 GG, hierna te noemen “Equivalence”. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam respectievelijk onder nummer 855980722 en 73676098.

Artikel 1 Algemeen

1. Deze voorwaarden gelden voor iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen Equivalence en een Opdrachtgever waarop Equivalence deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.

2. Eventuele afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

3. De toepasselijkheid van eventuele inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

4. Indien een of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden onverkort van toepassing. Equivalence en Opdrachtgever treden alsdan in overleg teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij indien en voor zoveel als mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht worden genomen.

Artikel 2 Privacy

1. Op de verwerking van persoonsgegevens van Opdrachtgever door Equivalence is de Algemene Verordening Persoonsgegevens (hierna: AVG) van toepassing. Equivalence is aan te merken als ‘Verwerker’ in de zin van deze verordening. De verwerking van persoonsgegevens door Equivalence is gericht op:

- het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met Opdrachtgever;

- het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van onderzoeksdoeleinden;

- het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

2. Waar de AVG stelt dat er uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene(n) is vereist, draagt Opdrachtgever er zorg voor dat deze toestemming is verleend.

3. Alle gegevens, verstrekt door Opdrachtgever, blijven toebehoren aan Opdrachtgever. Bij beëindiging van de Overeenkomst vernietigt Equivalence de ontvangen gegevens, met uitsluiting van gegevens die volgens de AVG moeten worden behouden of die noodzakelijk worden geacht voor juridisch verweer in geval van claims.

4. Equivalence verwerkt de persoonsgegevens in opdracht van Opdrachtgever.

5. Equivalence neemt als zijnde Verwerker passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

5. Equivalence behoudt zich het recht voor gebruik te maken van leveranciers voor de hosting en opslag van persoonsgegevens. Opdrachtgever stemt daarmee in, met dien verstande dat Equivalence zich contractueel verzekert dat deze leveranciers conform de AVG zich eveneens richten naar de instructies van Opdrachtgever.

Artikel 3 Aanbiedingen en offertes

1. Alle offertes en aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte/het aanbod een termijn voor aanvaarding is gesteld. Indien geen aanvaardingstermijn is gesteld, vervalt de aanbieding altijd na 30 dagen.

2. De in een offerte of aanbieding vermelde prijzen zijn exclusief BTW en andere heffingen van overheidswege, eventuele in het kader van de Overeenkomst te maken kosten, daaronder begrepen reis- en verblijf-, verzend- en administratiekosten, tenzij anders aangegeven.

4. Indien de aanvaarding (op ondergeschikte punten) afwijkt van het in de offerte opgenomen aanbod is Equivalence daaraan niet gebonden. De Overeenkomst komt dan niet overeenkomstig deze afwijkende aanvaarding tot stand, tenzij Equivalence anders aangeeft.

5. Een samengestelde prijsopgave verplicht Equivalence niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een Overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.

6. Aanbiedingen of offertes gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.

Artikel 4 Uitvoering en wijziging van de Overeenkomst

1. Equivalence voert de Overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap.

2. Op Equivalence rust een inspanningsverplichting.

3. Equivalence is gerechtigd de Overeenkomst in verschillende fasen uit te voeren en het aldus uitgevoerde gedeelte afzonderlijk te factureren.

4. Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan Equivalence aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan Opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de Overeenkomst, tijdig aan Equivalence worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de Overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan Equivalence zijn

pag. 1/4

verstrekt, heeft Equivalence het recht de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan Opdrachtgever in rekening te brengen.

5. Equivalence is niet aansprakelijk voor gevolgen van het feit dat Opdrachtgever onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt. Opdrachtgever vrijwaart Equivalence van vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat Opdrachtgever aan Equivalence onjuiste of onvolledige informatie heeft verschaft of die in verband met de uitvoering van de Overeenkomst zijn ontstaan.

6. Equivalence veronderstelt dat Opdrachtgever gerechtigd is om Equivalence inzage te geven in de personeelsbestanden, verzuimbestanden en andere relevante informatie. Opdrachtgever vrijwaart Equivalence van elke claim in verband met mogelijke schending van privacy- wetgeving inzake vorenbedoelde inzage. Indien Equivalence onverhoopt toch aansprakelijk wordt gesteld, neemt Opdrachtgever deze aansprakelijkstelling van Equivalence over met inachtneming van het dwingendrechtelijk aansprakelijkheidsregime van de AVG.

7. Opdrachtgever is gehouden Equivalence onverwijld inzage te verstrekken in alle correspondentie welke hij van externe instanties ontvangt met betrekking tot de door Equivalence uitgevoerde werkzaamheden.

8. Opdrachtgever verstrekt deze opdracht voor overeengekomen juridische entiteiten en (premie)jaren exclusief aan Equivalence.

9. Indien tijdens de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, passen partijen tijdig en in onderling overleg de Overeenkomst dienovereenkomstig aan.

Artikel 5 Duur van de Overeenkomst (uitvoeringstermijn)

1. De Overeenkomst tussen Equivalence en Opdrachtgever wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de strekking van de Overeenkomst anders voortvloeit of partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeenkomen.

2. Is binnen de looptijd van de Overeenkomst in het kader van bepaalde werkzaamheden een termijn overeengekomen, dan is dit nimmer een fatale termijn. Bij overschrijding van de uitvoeringstermijn dient Opdrachtgever Equivalence derhalve schriftelijk in gebreke te stellen waarbij Opdrachtgever Equivalence een redelijke termijn biedt om alsnog uitvoering te geven aan de Overeenkomst.

Artikel 6 Honorarium

1. Het honorarium wordt vastgesteld op grond van een vooraf afgesproken commissiepercentage, fee en/of op basis van werkelijk bestede uren/dagen. Het honorarium wordt berekend volgens de gebruikelijke uur-/dagtarieven van Equivalence.

2. Het honorarium en eventuele kostenramingen zijn exclusief BTW.

3. Het honorarium wordt periodiek in rekening gebracht.

4. Equivalence mag het honorarium verhogen wanneer tijdens de uitvoering van de werkzaamheden blijkt dat de oorspronkelijk overeengekomen dan wel verwachte hoeveelheid werk in zodanige mate onvoldoende werd ingeschat bij het sluiten van de Overeenkomst, en zulks niet toerekenbaar is aan Equivalence, dat in redelijkheid niet van Equivalence mag worden verwacht de overeengekomen werkzaamheden te verrichten tegen het oorspronkelijk overeengekomen honorarium.

5. Indien na de totstandkoming van de Overeenkomst, doch voordat de opdracht geheel is uitgevoerd, lonen en/of prijzen een wijziging ondergaan of de organisatie van Opdrachtgever wijzigingen ondergaat, is Equivalence gerechtigd het overeengekomen tarief dienovereenkomstig aan te passen.

6. Equivalence is gerechtigd de in de Overeenkomst genoemde tarieven en/of honoraria jaarlijks te indexeren overeenkomstig de ontwikkeling van de CBS dienstenindex over het voorbije kalenderjaar. Indexering vindt plaats per 1 januari van elk kalenderjaar.

7. Equivalence maakt Opdrachtgever het voornemen tot verhoging van het honorarium of tarief en de datum per wanneer schriftelijk kenbaar.

8. Indien Opdrachtgever de door Equivalence kenbaar gemaakte verhoging van het honorarium of tarief behoudens de aanpassing genoemd in lid 6 van dit artikel niet wenst te aanvaarden, is Opdrachtgever gerechtigd binnen veertien werkdagen na de bedoelde kennisgeving de Overeenkomst schriftelijk op te zeggen, dan wel de opdracht te annuleren tegen de in de kennisgeving van Equivalence genoemde datum waarop de prijs- of tariefsaanpassing in werking zou treden.

Artikel 7 Betaling

1. Betaling door Opdrachtgever dient, zonder aftrek, korting of schuldverrekening, te geschieden binnen de overeengekomen termijnen, doch in geen geval later dan veertien dagen na factuurdatum.

2. Indien Opdrachtgever niet binnen de onder lid 1 van dit artikel genoemde termijn heeft betaald, dan is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Opdrachtgever is alsdan wettelijke handelsrente verschuldigd (ex artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek). De rente over het opeisbaar bedrag zal, zonder nadere ingebrekestelling, worden berekend vanaf het moment dat Opdrachtgever in verzuim is tot het moment van voldoening van het volledige bedrag.

3. In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling van Opdrachtgever zijn de vorderingen van Equivalence op de Opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.

4. Equivalence heeft het recht de door Opdrachtgever gedane betalingen te laten strekken in de eerste plaats in mindering van de kosten, vervolgens in mindering van de opengevallen rente en tenslotte in mindering van de hoofdsom en de lopende rente. Equivalence kan, zonder daardoor in verzuim te komen, een aanbod tot betaling weigeren, indien Opdrachtgever een andere volgorde voor de toerekening aanwijst. Equivalence kan volledige aflossing van de hoofdsom weigeren, indien daarbij niet eveneens de opengevallen en lopende rente alsmede de kosten worden voldaan.

pag. 2/4

5. Alle in redelijkheid gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso-) kosten, die Equivalence maakt als gevolg van de niet nakoming door Opdrachtgever van diens betalingsverplichtingen, komen ten laste van Opdrachtgever.

Artikel 8 Reclames

1. Reclames met betrekking tot verrichte werkzaamheden en/of het factuur bedrag dienen door Opdrachtgever binnen 8 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 14 dagen na afronding van de betreffende werkzaamheden schriftelijk te worden gemeld aan Equivalence. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Equivalence in staat is om adequaat te reageren.

2. Reclames als in het eerste lid bedoeld, schorten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.

3. In geval van een terecht uitgebrachte reclame heeft Equivalence de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdrachten tegen een restitutie naar evenredigheid van door Opdrachtgever reeds betaald honorarium.

Artikel 9 Opzegging

1. Beide partijen kunnen de Overeenkomst ten alle tijden schriftelijk opzeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden.

2. Indien de Overeenkomst tussentijds wordt opgezegd door Opdrachtgever, heeft Equivalence recht op compensatie ter grootte van de daardoor ontstane en aannemelijk te maken schade, tenzij er feiten en omstandigheden aan de opzegging ten grondslag liggen waarbij Equivalence tekort is geschoten in de nakoming van een wezenlijke verplichting onder de Overeenkomst. Voorts is Opdrachtgever alsdan gehouden tot betaling van de facturen voor tot dan toe verrichte werkzaamheden. De voorlopige resultaten van de tot dan toe verrichte werkzaamheden worden dan ook onder voorbehoud ter beschikking worden gesteld aan Opdrachtgever.

Artikel 10 Opschorting, ontbinding en overmacht

1. Equivalence is bevoegd de nakoming van de verplichtingen op te schorten of de Overeenkomst te ontbinden, indien:

- Opdrachtgever de verplichtingen uit de Overeenkomst niet of niet volledig nakomt;

- na het sluiten van de Overeenkomst Equivalence ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te vrezen dat Opdrachtgever de verplichtingen niet zal nakomen. In geval er goede grond bestaat te vrezen dat Opdrachtgever slechts gedeeltelijk of niet behoorlijk zal nakomen, is de opschorting slechts toegelaten voor zover de tekortkoming haar rechtvaardigt;

- Opdrachtgever bij het sluiten van de Overeenkomst verzocht is zekerheid te stellen voor de voldoening van zijn verplichtingen uit de Overeenkomst en deze zekerheid uitblijft of onvoldoende is.

2. Voorts is Equivalence bevoegd de Overeenkomst te (doen) ontbinden indien zich omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat nakoming van de Overeenkomst onmogelijk of naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet langer kan worden gevergd dan wel indien zich anderszins omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat ongewijzigde instandhouding van de Overeenkomst in redelijkheid niet mag worden verwacht.

3. Indien de Overeenkomst wordt ontbonden zijn de vorderingen van Equivalence op Opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar. Indien Equivalence de nakoming van de verplichtingen opschort, behoudt hij zijn aanspraken uit de wet en Overeenkomst.

4. Equivalence behoudt steeds het recht schadevergoeding te vorderen.

5. Equivalence is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting jegens Opdrachtgever indien Equivalence daartoe gehinderd wordt als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.

Artikel 11 Aansprakelijkheid

1. Indien Equivalence aansprakelijk mocht zijn, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot hetgeen in deze bepaling is geregeld.

2. Indien Equivalence aansprakelijk is voor directe schade, dan is die aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag van de door de assuradeur van Equivalence te verstrekken uitkering, althans tot maximaal tweemaal het declaratiebedrag, althans dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft. De aansprakelijkheid van Equivalence voor directe schade is ten alle tijden beperkt tot maximaal € 100.000,- (zegge: honderdduizend euro).

3. In afwijking van hetgeen onder lid 2 van dit artikel is bepaald, wordt bij een opdracht met een langere looptijd dan zes maanden, de aansprakelijkheid verder beperkt tot het over de laatste zes maanden verschuldigde honorarium deel. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:

- de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden;

- de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Equivalence aan de Overeenkomst te laten beantwoorden, tenzij deze niet aan Equivalence toegerekend kunnen worden;

- redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden.

4. Equivalence is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.

5. Equivalence en Opdrachtgever kunnen door middel van elektronische post (e-mail) met elkaar communiceren. Equivalence is niet

pag. 3/4

aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van e-mail. Bij twijfel over de inhoud of verzending van e-mail zijn de systemen van Equivalence bepalend.

6. De in deze voorwaarden opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid voor schade gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Equivalence of zijn ondergeschikten.

Artikel 12 Vrijwaringen

1. Opdrachtgever vrijwaart Equivalence voor aanspraken van derden die voortvloeien uit of verband houden met de uitvoering van de Overeenkomst alsmede voor aanspraken met betrekking tot rechten van intellectueel eigendom op door de Opdrachtgever verstrekte materialen of gegevens, die bij de uitvoering van de Overeenkomst worden gebruikt.

2. Indien Opdrachtgever aan Equivalence informatiedragers, elektronische bestanden of software etc. verstrekt, garandeert Opdrachtgever dat daardoor geen inbreuk op eigendoms- of auteursrechten van derden wordt gemaakt, alsmede dat de informatiedragers, elektronische bestanden of software vrij zijn van virussen en defecten.

Artikel 13 Geheimhouding

1. Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun Overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.

2. Indien, op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke (mede) te verstrekken, dan is Equivalence niet gehouden tot schadevergoeding of schadeloosstelling en is de wederpartij niet gerechtigd tot ontbinding van de Overeenkomst op grond van enige schade, hierdoor ontstaan.

Artikel 14 Intellectuele eigendom en auteursrechten

1. Onverminderd het overige in deze algemene voorwaarden bepaalde behoudt Equivalence zich de rechten en bevoegdheden voor die Equivalence toekomen op grond van de Auteurswet en met betrekking tot producten van de geest.

2. Alle door Equivalence verstrekte stukken, zoals rapporten, adviezen, overeenkomsten, ontwerpen, schetsen, tekeningen, software enz., zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door Opdrachtgever en mogen niet door hem zonder voorafgaande toestemming van Equivalence worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt, of ter kennis van derden gebracht, tenzij uit de aard van de verstrekte stukken anders voortvloeit.

3. Equivalence behoudt het recht de door de uitvoering van de werkzaamheden verworven kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt gebracht.

Artikel 15 Nawerking

1. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst die naar hun strekking bedoeld zijn om na de beëindiging van de Overeenkomst te blijven gelden, blijven na de beëindiging onverminderd van kracht tussen Equivalence en Opdrachtgever.

Artikel 16 Overdracht van rechten en plichten

1. Zowel Equivalence als Opdrachtgever zijn niet gerechtigd om de rechten en verplichtingen voortvloeiende uit of verband houdende met de Overeenkomst zonder schriftelijke toestemming van de andere partij over te dragen aan een derde.

Artikel 17 Geschillen

1. De rechter in het arrondissement waarin Equivalence gevestigd is, is bij uitsluiting bevoegd van geschillen voortvloeiende uit de Overeenkomst kennis te nemen. Niettemin heeft Equivalence het recht het geschil voor te leggen aan de volgens de wet bevoegde rechter.

2. Partijen zullen, alvorens een beroep op de rechter te doen, zich tot het uiterste inspannen om een geschil in onderling overleg te beslechten.

Artikel 18 Toepasselijk recht

1. Op elke Overeenkomst tussen Equivalence en Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.

pag. 4/4