BIJLAGE 2: Voorstel van statutenwijziging voor VERA
DIRECTIE ONDERSTEUNING DIENST ORGANISATIE EN PLANNING |
BIJLAGE 2: Voorstel van statutenwijziging voor XXXX
XXXX - Vlaams-Brabants Steunpunt e-Government Autonoom provinciebedrijf
STATUTEN
HOOFDSTUK I – NAAM, OPRICHTING, DOEL, ZETEL, DUUR EN BEHEERSOVEREENKOMST
Artikel 1.
§1. VERA – Vlaams-Brabants Steunpunt e-Government, verder VERA genoemd, is een autonoom provinciebedrijf, door de provincie Vlaams-Brabant opgericht als “Vlaams-Brabants Extranet voor Regio en Administratie” met toepassing van artikel 114, 5° tot en met 114, 12° van de provinciewet en artikel 1, 12° van het koninklijk besluit van 9 maart 1999 tot bepaling van de activiteiten van industriële of commerciële aard waarvoor de provincieraad een autonoom provinciebedrijf met rechtspersoonlijkheid kan oprichten.
§2. Deze statuten zijn opgemaakt in uitvoering van de bepalingen van het Provinciedecreet van 9 december 2005, waaraan VERA integraal onderworpen is, in het bijzonder de artikelen 219 t.e.m. 237 en alle wijzigingen daarvan. In geen geval kunnen de statuten ingaan tegen de bepalingen uit het Provinciedecreet.
Bij tegenstrijdigheid of onverenigbaarheid met de van toepassing zijnde dwingende bepalingen uit het Provinciedecreet, wordt toepassing gemaakt van de bepalingen van het Provinciedecreet.
Latere wijzigingen hebben voorrang op de bepalingen van de statuten. In dat geval worden de statuten onverwijld aangepast aan de nieuwe bepalingen van het Provinciedecreet en worden op voorstel of na advies van de raad van bestuur, ter goedkeuring voorgelegd op de eerstvolgende provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant.
Artikel 2.
§1. Het autonoom provinciebedrijf VERA wordt door de provincie Vlaams-Brabant belast met welbepaalde beleidsuitvoerende taken van provinciaal belang op het vlak van ICT en e-Government ten dienste van de volgende rechtspersonen:
a. lokale besturen van Vlaams-Brabant, waaronder worden verstaan:
i. gemeentebesturen;
ii. intern en extern gemeentelijk verzelfstandigde agentschappen;
iii. openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn;
iv. intern verzelfstandigde agentschappen van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn en verenigingen overeenkomstig Titel VIII van het OCMW-decreet;
v. politiezones;
vi. hulpverleningszones;
vii. intergemeentelijke samenwerkingsverbanden als vermeld in het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking;
viii. de provincie Vlaams-Brabant.
b. rechtspersonen die geen winstoogmerk hebben en activiteiten ontplooien in de provincie Vlaams-Brabant, alsook voldoen aan minstens één van de volgende twee voorwaarden:
i. hetzij dat hun werkzaamheden worden in hoofdzaak (ten belope van meer dan 50%) gefinancierd door de Staat, de Gewesten, de Gemeenschappen of de lokale overheidsinstanties en dit in de vorm van subsidiëring;
ii. hetzij dat meer dan de helft van de leden van het bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende orgaan wordt aangewezen door de lokale overheidsinstanties.
§2. XXXX wordt beschouwd als kenniscentrum van de provincie Vlaams-Brabant voor de rechtspersonen vermeld in §1 en voert in dit kader de volgende activiteiten uit:
1. Kennisverzameling en –ontsluiting.
Dit betekent o.a. het gericht volgen van kennis en inzichten op het vlak van e-Government en het geven van adviezen (consultancy) bij de implementatie van oplossingen en bij de optimalisatie van interne processen voor de implementatie. XXXX doet ook aan kennisdeling via het organiseren van
o.a. studiedagen en intervisiemomenten.
2. Netwerkvorming en –ontwikkeling.
XXXX neemt de rol op van katalysator op het vlak van ICT en e-Government voor de samenwerking tussen de rechtspersonen vermeld in §1, met als doel synergieën te realiseren. In deze context neemt XXXX xxxx of organiseert ze overleg op bestuurlijk en ambtelijk niveau en brengt ze rechtspersonen die met dezelfde onderwerpen, beleidsthema’s of problemen bezig zijn samen.
3. Faciliteren en coördineren.
XXXX xxxxxxxxx de rechtspersonen vermeld in §1 o.a. bij:
a. het opstellen van strategische ICT-plannen, rekening houdende met openheid of algemene standaarden zodat voor elk project de beste oplossing aan de beste prijzen kan gekozen worden. Het uitgangspunt hierbij moet het streven zijn naar meer onafhankelijkheid van voormelde rechtspersonen ten opzichte van de lokale softwareleveranciers;
b. het uitvoeren van opdrachten binnen het kader van samenwerkingsprojecten op verzoek van één of meerdere van voormelde rechtspersonen.
4. Specifieke opdrachten.
De provincie Vlaams-Brabant kan aan VERA , op basis van onderhandelingen tussen de raad van bestuur van VERA en de deputatie van de provincie Vlaams-Brabant, specifieke opdrachten toekennen.
§3. Een samenwerkingsproject is een verband tussen VERA en één of meerdere rechtspersonen vermeld in §1.
§4. Op vraag van de provincie Vlaams-Brabant kan VERA binnen het domein van de haar in artikel 2,
§1 toegekende beleidsuitvoerende taakstelling, betrokken worden bij de beleidsvoorbereiding. Het hebben van enige inspraak bij de eigenlijke beleidsbepaling maakt hiervan geen deel uit. Alle bevoegdheden inzake de eigenlijke beleidsbepaling komen uitsluitend toe aan de provincie Vlaams- Brabant.
§5. Onder voorbehoud van de toepassing van andere wettelijke en decretale bepalingen mag VERA de haar toegekende bevoegdheden noch geheel, noch gedeeltelijk overdragen aan andere rechtspersonen.
Artikel 3.
De maatschappelijke zetel van VERA is gevestigd te 0000 Xxxxxx-Xxxxxxxx, Vaartdijk 3/001.
Artikel 4.
VERA is opgericht voor onbepaalde duur.
Artikel 5.
§1. Tussen de provincie Vlaams-Brabant en VERA wordt na onderhandeling en conform artikel 228, §2 van het Provinciedecreet een beheersovereenkomst gesloten. Deze beheersovereenkomst definieert de voorwaarden en de modaliteiten voor de algemene uitvoering van de opdrachten en taken van VERA
zoals bepaald in artikel 2 van deze statuten. Bij het onderhandelen over de beheersovereenkomst wordt de provincie Vlaams-Brabant vertegenwoordigd door de deputatie van de provincie Vlaams-Brabant en VERA door zijn raad van bestuur.
De provincie Vlaams-Brabant en VERA nemen elk de nodige initiatieven voor de openbaarheid van de beheersovereenkomst, inclusief alle wijzigingen eraan.
§2. In deze beheersovereenkomst kunnen, naast de afspraken in overeenstemming met artikel 228, §2 van het Provinciedecreet, eveneens afspraken gemaakt worden met betrekking tot:
1° de samenwerking met andere provinciale diensten;
2° het ter beschikking stellen van de nodige personele middelen, infrastructuur of andere activa;
3° de toekenning van middelen voor de eigen werking en de uitvoering van de doelstellingen van VERA.
§3. Met behoud van de mogelijkheid tot verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding, wordt de beheersovereenkomst gesloten voor een periode die eindigt uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant.
De provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant evalueert jaarlijks de beheersovereenkomst en de uitvoering ervan via de jaarrekening opgesteld in het kader van de beleids- en beheersovereenkomst.
Als bij het verstrijken van de beheersovereenkomst geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande overeenkomst van rechtswege verlengd.
Als geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden binnen één jaar na de start van de in het derde lid vermelde verlenging, of als een beheersovereenkomst werd ontbonden of geschorst, kan de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant na overleg met VERA voorlopige regels vaststellen inzake de in de beheersovereenkomst vermelde aangelegenheden. Die voorlopige regels zullen als beheersovereenkomst gelden tot op het ogenblik dat een nieuwe beheersovereenkomst in werking treedt.
Artikel 6.
De goedgekeurde oprichtingsbeslissing, de statuten en de beheersovereenkomst worden ter inzage neergelegd op de griffie van de provincie Vlaams-Brabant en het secretariaat van VERA. Het verslag, dat de voor- en de nadelen van externe verzelfstandiging tegen elkaar afweegt en aantoont dat beheer binnen de rechtspersoonlijkheid van de provincie niet dezelfde voordelen kan bieden, wordt hierbij gevoegd.
Artikel 7.
XXXX legt in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de provincieraad een evaluatieverslag voor aan de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant over de uitvoering van de beheersovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan. Dat verslag omvat ook een evaluatie van de verzelfstandiging, waarover de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant zich binnen drie maanden uitspreekt. Dit verslag wordt opgesteld in overleg met de dienst informatica van de provincie Vlaams-Brabant.
HOOFDSTUK II – BEVOEGDHEDEN
Artikel 8.
VERA bezit alle rechten en neemt – binnen het kader van zijn maatschappelijk doel – alle initiatieven, die nuttig of noodzakelijk zijn om zijn doelstellingen, zoals omschreven in artikel 2 van deze statuten, te verwezenlijken.
Artikel 9.
XXXX kan leningen aangaan en giften of toelagen ontvangen binnen de grenzen, gesteld in de statuten en de beheersovereenkomst.
XXXX beslist vrij, binnen de grenzen van zijn doel, over de verwerving van goederen, de aanwending en de vervreemding van zijn goederen, over de affectaties en desaffectaties, over de vestiging of de opheffing van de zakelijke en andere rechten op die goederen, concessies inbegrepen.
Artikel 10.
XXXX stelt de tarieven en de tariefstructuren voor de door VERA geleverde prestaties vast binnen de grenzen van de in de beheersovereenkomst bepaalde grondregelen inzake tarifering. De maximumtarieven of de formules voor hun berekening, die niet in de beheersovereenkomst zijn geregeld, worden xxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx.
Artikel 11.
§1. XXXX kan deelnemen aan andere rechtspersonen, hierna filialen genoemd, voor zover die deelname de verwezenlijking van de taken van XXXX, zoals omschreven in artikel 2, bevordert en past binnen zijn opdrachten.
De deelname mag geen speculatieve oogmerken nastreven en gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving inzake mededinging en staatssteun en de voorwaarden, bepaald in de beheersovereenkomst. De beslissing tot deelname toont aan dat aan de voormelde voorwaarden is voldaan.
De deelname is onderworpen aan de voorwaarden dat:
1° aan VERA minstens een mandaat van bestuurder wordt toegekend, ongeacht de grootte van de inbreng van de verschillende partijen in het maatschappelijk kapitaal van het filiaal;
2° XXXX het voorzitterschap bekleedt in de verschillende organen van het filiaal;
3° bij tegenstrijdigheid of onverenigbaarheid van de beslissingen van de organen van het filiaal met de beslissingen van de raad van bestuur van VERA, toepassing wordt gemaakt van de beslissingen van de raad van bestuur van VERA.
Behalve de hiervoor vermelde deelnames kan VERA – mits naleving van de bepalingen uit het Provinciedecreet en andere wettelijke bepalingen – eveneens deelnemen aan enerzijds intergemeentelijke samenwerkingsverbanden conform de bepalingen van het decreet Intergemeentelijke Samenwerking van 6 juli 2001 en latere wijzigingen en anderzijds andere interbestuurlijke samenwerkingsverbanden die passen binnen de bevordering van de verwezenlijking van de taken van VERA, zoals omschreven in artikel 2 van deze statuten en die passen binnen zijn opdracht.
§2. De leden van de raad van bestuur van VERA mogen in een filiaal van XXXX noch een bezoldigd mandaat van bestuurder vervullen, noch enige andere bezoldigde activiteit uitoefenen.
§3. XXXX bezorgt de beslissing tot deelname binnen tien dagen aan de provincie Vlaams-Brabant. De intentie tot deelname wordt ter kennisname bezorgd aan de provincieraad van de provincie Vlaams- Brabant.
XXXX bezorgt de beslissing tot deelname binnen dertig dagen aan de Vlaamse regering. Tot de deelname kan pas worden overgegaan nadat deze beslissing door de Vlaamse regering werd goedgekeurd.
Als de Vlaamse regering binnen honderd dagen na verzending van de in het vorige lid vermelde beslissing, geen beslissing heeft genomen en verzonden aan VERA, dan wordt de goedkeuring geacht te zijn verleend.
Artikel 12.
VERA kan met andere instellingen naar publiek of privaatrecht, in binnen- en buitenland, samenwerkingsakkoorden sluiten met betrekking tot de uitoefening van zijn taken omschreven in artikel 2,.
Deze samenwerkingsakkoorden zijn onderworpen aan de goedkeuring van de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant, als zij de samenstelling of werking van de bestuursorganen van VERA wijzigen.
XXXX brengt de provincieraad schriftelijk op de hoogte van de samenwerkingsakkoorden die zij afsluit.
Artikel 13.
VERA is te allen tijde onderworpen aan de verplichtingen inzake formele motivering en openbaarheid van bestuur, zoals die gelden voor de provincie Vlaams-Brabant.
HOOFDSTUK III – ORGANEN
Afdeling 1 - Algemeen
Artikel 14.
XXXX wordt bestuurd door een raad van bestuur en een directiecomité.
Er kunnen geen andere bestuursorganen met beslissingsbevoegdheid worden opgericht.
Afdeling 2 – Raad van bestuur
Samenstelling Artikel 15.
§1. VERA wordt geleid door een raad van bestuur, die bestaat uit (N + 5) leden, waarbij N gelijk is aan het aantal fracties in de provincieraad:
1° de gedeputeerde-verslaggever voor informatica van de provincie Vlaams-Brabant maakt van ambtswege deel uit van de raad van bestuur;
2° N leden van de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant, evenals hun plaatsvervangers, worden voorgedragen door de erkende politieke fracties en N is gelijk aan het aantal fracties in de provincieraad. Elke fractie kan minstens één bestuurder en bijbehorende plaatsvervanger voordragen en dit voordrachtrecht waarborgt elke fractie een vertegenwoordiging in de raad van bestuur;
3° de directeur van XXXX en een afgevaardigde ambtenaar van de provinciale administratie van de provincie Vlaams-Brabant of hun plaatsvervangers;
4° 2 externe deskundigen.
De directeur van VERA of zijn plaatsvervanger kan zich laten bijstaan door een technisch adviseur, die niet stemgerechtigd is.
De leden van de raad van bestuur, die provincieraadslid zijn en de gedeputeerde-verslaggever voor informatica zijn stemgerechtigde bestuurders. De overige leden, namelijk de directeur van VERA, de afgevaardigde ambtenaar van de provinciale administratie van de provincie Vlaams-Brabant en de 2 externe deskundigen beschikken alleen over een raadgevende stem.
§2. De leden van de raad van bestuur, hierna bestuurders genoemd, evenals hun plaatsvervangers worden benoemd door de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant.
§3. Ten hoogste twee derde van de bestuurders is van hetzelfde geslacht.
§4. De volgende personen kunnen niet worden voorgedragen of aangewezen als vertegenwoordiger of bestuurder:
1° de provinciegouverneurs, de gouverneur en de vicegouverneur van het administratief arrondissement Xxxxxxx-Xxxxxxxxx, xx xxxxxxx xxx xx xxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx, de provinciegriffiers, de arrondissementscommissarissen en de adjunct-arrondissementscommissarissen voor zover het provinciale extern verzelfstandigd agentschap gevestigd is in hun ambtsgebied;
2° de magistraten, de plaatsvervangende magistraten en de griffiers bij de hoven en de rechtbanken, de administratieve rechtscolleges en het Grondwettelijk Hof ;
3° de personen die op commerciële wijze of met een winstoogmerk activiteiten uitoefenen in dezelfde beleidsdomeinen als het agentschap en waarin het agentschap niet deelneemt, alsook de werknemers en de leden van een bestuurs- of controleorgaan van die personen;
4° de personen die in een andere lidstaat van de Europese Unie een ambt of een functie uitoefenen, gelijkwaardig aan een ambt of een functie als vermeld in dit artikel, en de personen die in een lokale basisoverheid van een andere lidstaat van de Europese Unie een ambt of een mandaat uitoefenen dat gelijkwaardig is aan dat van provincieraadslid, gedeputeerde of provinciegouverneur.
§5. Het mandaat van lid van de raad van bestuur is hernieuwbaar. Na de volledige vernieuwing van de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant wordt tot volledige vernieuwing van de raad van bestuur overgegaan. In dat geval blijven de bestuurders in functie tot de nieuwe provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant tot hun vervanging is overgegaan.
§6. De bestuurders kunnen tijdens een lopend mandaat te allen tijde door de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant worden ontslagen of hun ontslag bij de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant indienen. Wanneer een bestuurder zijn ontslag indient, blijft hij zijn functie uitoefenen tot de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant tot zijn vervanging is overgegaan.
Indien het ontslag het gevolg is van een onverenigbaarheid, zoals bedoeld in artikel 223 van het Provinciedecreet, geldt dit ontslag met onmiddellijke ingang. In dit geval worden de vergaderingen van de raad van bestuur opgeschort, totdat er een nieuwe bestuurder is aangesteld.
De bestuurder, die tijdens een lopend mandaat de hoedanigheid verliest op grond waarvan hij bestuurder is, is van rechtswege ontslagnemend.
Wanneer in de loop van het mandaat een plaats van bestuurder openvalt, voorziet de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant tijdens zijn eerstvolgende vergadering in de opvolging. De nieuw benoemde bestuurder neemt het mandaat op van diegene die hij opvolgt.
Artikel 16.
De gedeputeerde-verslaggever voor informatica is van ambtswege voorzitter van de raad van bestuur.
De leden van de raad van bestuur kiezen uit hun midden een ondervoorzitter, die tegelijk provincieraadslid van de provincie Vlaams-Brabant moet zijn.
De raad van bestuur duidt één van de bestuurders of een personeelslid van XXXX aan als verslaggever.
Artikel 17.
Bij verhindering van de voorzitter neemt de ondervoorzitter zijn functie waar. Bij verhindering van de ondervoorzitter oefent een ander bestuurder-provincieraadslid, aangewezen door de afgevaardigde provincieraadsleden, de functie van voorzitter uit.
Bij verhindering van de verslaggever duidt de raad van bestuur op de vergadering één van de bestuurders aan als vervangend verslaggever.
Vergaderingen Artikel 18.
§1. De raad van bestuur vergadert minstens 6 keer per jaar fysiek op schriftelijke uitnodiging van de voorzitter, telkens wanneer het belang van VERA dit vereist.
§2. De voorzitter is verplicht de vergadering bijeen te roepen op schriftelijk verzoek van minimum twee bestuurders, gericht aan de voorzitter. In geval aan dit verzoek geen gunstig gevolg wordt gegeven binnen de acht dagen te rekenen vanaf datum van verzending van het verzoek, dan kan de vergadering worden bijeengeroepen op uitnodiging van de bestuurders die het verzoek hebben ingediend.
§3. De uitnodigingen worden samen met de bijbehorende documenten verstuurd ten minste tien kalenderdagen vóór de dag waarop de vergadering plaatsheeft.
De uitnodigingen vermelden de agenda, de plaats, de datum en het uur van de vergadering.
§4. Bij het begin van de vergadering kan een bestuurder agendapunten van ondergeschikt belang aan de agenda laten toevoegen voor zover de meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde bestuurders hiermee instemt.
In geval van uiterste hoogdringendheid kunnen ook andere agendapunten, die niet van ondergeschikt belang zijn aan de agenda worden toegevoegd en dit voor zover 2/3de van de aanwezige stemgerechtigde bestuurders hiermee instemt. De hoogdringendheid dient in de notulen van de raad van bestuur te worden gemotiveerd.
§5. De raad van bestuur kan ook virtueel vergaderen, eveneens op schriftelijke uitnodiging van de voorzitter en telkens wanneer het belang van XXXX dit vereist. Virtueel vergaderen is vergaderen via e-mail, videoconference of gelijkwaardig. De uitnodigingen hiervoor worden samen met de bijbehorende documenten verstuurd ten minste drie kalenderdagen vóór de dag waarop de vergadering plaatsheeft. De uitnodigingen vermelden de wijze van vergaderen, de agenda, de datum en het uur van de vergadering.
§6. Onder schriftelijke uitnodiging en schriftelijk verzoek wordt verstaan elk schriftelijk of elektronisch bericht aan de zijde van de geadresseerde.
In geval van overmacht of wanneer zich een onvoorzienbaar feit voordoet waardoor elk uitstel onherstelbaar nadeel zou berokkenen aan VERA, de besturen die zij ondersteunt of de provincie Vlaams-Brabant, kan de voorzitter de raad van bestuur zonder enig uitstel met alle middelen die hem ter beschikking staan geldig samenroepen.
Artikel 19.
De bijeenkomsten worden in principe gehouden in de gebouwen van VERA, met uitzondering van de virtuele vergaderingen.
De vergaderingen zijn niet openbaar.
Artikel 20.
De raad van bestuur kan slechts geldig beraadslagen en beslissen wanneer de aanwezige bestuurders minstens de helft van het totaal aantal stemmen vertegenwoordigen.
Indien de raad van bestuur, na regelmatige uitnodiging niet in aantal is, beraadslaagt en beslist die, op rechtsgeldige wijze, op de vergadering die volgt op de tweede uitnodiging ongeacht het aantal vertegenwoordigde stemmen, over de punten die tweemaal achtereenvolgens op de agenda werden geplaatst.
Artikel 21.
Elke bestuurder kan een andere bestuurder machtigen hem op een welbepaalde vergadering van de raad van bestuur te vertegenwoordigen en voor hem te stemmen. De machtiging wordt schriftelijk (e- mail, fax, brief) gegeven.
Een bestuurder mag niet meer dan één volmacht uitoefenen. De volmacht wordt bij de notulen van de vergadering gevoegd.
Artikel 22.
§1. De raad van bestuur kan niet beraadslagen noch beslissen over punten die niet voorkomen op de agenda, behoudens in geval bij het begin van de vergadering agendapunten aan de agenda werden toegevoegd zoals bepaald in artikel 18 van deze statuten.
Elke stemgerechtigde bestuurder beschikt over één stem, tenzij de gewaarborgde vertegenwoordiging, zoals vermeld in het artikel 229 van het Provinciedecreet, evenwel afbreuk zou doen aan de mogelijkheid voor de fracties die vertegenwoordigd zijn in de deputatie van de provincie Vlaams-Brabant om minstens de helft van de leden van de raad van bestuur voor te dragen. In dit laatste geval wordt er
gewerkt met gewogen stemrecht binnen de groep van door de fracties voorgedragen bestuurders. Dit betekent dat elke fractie zeker één of meer bestuurders kan aanduiden, maar dat er gewerkt wordt met meervoudig stemrecht berekend aan de hand van het aantal zetels in de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant. De bestuurders hebben dan een aantal stemmen gelijk aan het aantal zetels van de fractie in de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant die ze vertegenwoordigen. Wanneer een fractie meerdere bestuurders aanduidt, dan worden de stemmen onder hen verdeeld en vastgelegd bij de benoeming.
Behoudens indien anders is bepaald in wetten, decreten en hun uitvoeringsbesluiten of in deze statuten, worden de beslissingen binnen de raad van bestuur, genomen bij gewone meerderheid van stemmen, uitgebracht door de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Onthoudingen en ongeldige stemmen worden niet meegerekend. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend, behalve bij geheime stemming. In dit laatste geval is het voorstel verworpen.
De stemmingen gebeuren bij handopsteking, behalve bij benoemingen en voordrachten, waar de stemmingen geheim zijn.
§2. Wanneer de dringende noodzakelijkheid en het belang van VERA dat vereisen, kunnen de beslissingen van de raad van bestuur worden genomen bij eenparig schriftelijk akkoord van de bestuurders.
Artikel 23.
De beraadslagingen en de beslissingen van de raad van bestuur worden door de verslaggever genotuleerd.
Binnen tien werkdagen na de vergadering bezorgt de verslaggever het ontwerp van notulen aan de bestuurders. Tijdens de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur wordt het ontwerp van notulen ter goedkeuring voorgelegd. De notulen worden op de zetel van XXXX bewaard. Ze worden gebundeld of ingeschreven in een daartoe bestemd register. De volmachten worden bij het register gevoegd.
Kopieën of uittreksels van de notulen, die bij een rechtspleging of in andere gevallen moeten worden voorgelegd, worden ondertekend door een door de raad van bestuur aangeduid personeelslid van VERA.
De notulen en alle documenten waarnaar verwezen wordt in de notulen, alsook de beslissingen van het directiecomité, worden ter inzage neergelegd op de griffie van de provincie. Op verzoek van een provincieraadslid worden deze notulen elektronisch ter beschikking gesteld.
Artikel 24.
Een bestuurder mag niet :
1° aanwezig zijn bij de bespreking en de stemming over aangelegenheden waarin hij een rechtstreeks belang heeft, hetzij persoonlijk, hetzij als vertegenwoordiger, of waarbij de echtgenoot, of bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad een persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Dat verbod strekt niet verder dan de bloed- en aanverwanten tot en met de tweede graad als het gaat om de voordracht van kandidaten, benoemingen, ontslagen, afzettingen en schorsingen. Voor de toepassing van deze bepaling worden personen die een verklaring van wettelijke samenwoning als vermeld in artikel 1475 van het Burgerlijk Wetboek, hebben afgelegd, met echtgenoten gelijkgesteld;
2° rechtstreeks of onrechtstreeks een overeenkomst sluiten met VERA, behoudens in geval van een schenking aan VERA of de provincie, of deel te nemen aan een opdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten, verkoop of aankoop ten behoeve van VERA of de provincie, behoudens in de gevallen waarbij de bestuurder een beroep doet op een door VERA of de provincie aangeboden dienstverlening en ten gevolge daarvan een overeenkomst aangaat;
3° rechtstreeks of onrechtstreeks als advocaat of notaris tegen xxxxxxxx werkzaam zijn in geschillen ten behoeve van XXXX. Dit verbod geldt met name ook ten aanzien van de personen die in het kader van een associatie, groepering, samenwerking of op hetzelfde kantooradres met de bestuurder werken;
4° rechtstreeks of onrechtstreeks als advocaat of notaris werkzaam zijn in geschillen ten behoeve van de tegenpartij van XXXX of ten behoeve van een personeelslid van XXXX aangaande beslissingen in
verband met de tewerkstelling binnen VERA. Dit verbod geldt met name ook ten aanzien van de personen die in het kader van een associatie, groepering, samenwerking of op hetzelfde kantooradres met de bestuurder werken.
Bevoegdheden Artikel 25.
De raad van bestuur is bevoegd voor alles wat niet uitdrukkelijk bij decreet, in deze statuten of in de beheersovereenkomst aan de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant is voorbehouden.
De raad van bestuur bepaalt het beleid van VERA binnen de grenzen van de beheersovereenkomst die met de provincie Vlaams-Brabant wordt gesloten.
De raad van bestuur is verantwoordelijk voor de bestuursbeslissingen en voor het toezicht op het dagelijks bestuur.
Artikel 26.
De raad van bestuur vertegenwoordigt VERA tegenover derden en in rechte als eiser of als verweerder. In het belang van VERA kan de voorzitter of, bij diens afwezigheid de ondervoorzitter, rechtsgeldig en zonder enige voorafgaande formaliteit alle gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen namens VERA stellen.
De voorzitter of bij diens afwezigheid, de ondervoorzitter kan onder meer beslissen namens VERA een procedure als eiser of verweerder te voeren zowel voor de gewone rechtbanken als voor de administratieve rechtscolleges.
Een beslissing tot het instellen van een rechtsgeding wordt ter bekrachtiging aan de eerstvolgende raad van bestuur voorgelegd.
Artikel 27.
Tenzij de raad van bestuur een bijzondere lastgeving verstrekt, worden de overeenkomsten ondertekend door ofwel de voorzitter van de raad van bestuur en de voorzitter van het directiecomité, ofwel de voorzitter van de raad van bestuur en een door het directiecomité gemachtigd lid van het directiecomité.
Artikel 28.
De raad van bestuur beschikt in elk geval over de volgende hem voorbehouden bevoegdheden: 1° het afsluiten van een beheersovereenkomst;
2° het opstellen van de meerjarenplanning, het budget en de rekeningen van VERA; 3° het controleren van de werking van het dagelijks bestuur;
4° het aanwerven en ontslaan van personeel;
5° het beslissen over de aankoop en verkoop van onroerende goederen;
6° het beslissen over het sluiten van overeenkomsten met betrekking tot het vestigen, het beëindigen of de overdracht onder levenden van zakelijke rechten;
7° het beslissen over het sluiten van dadingen;
8° het beslissen over de aanbestedingen en de gunningen die VERA verbinden bij overheidsopdrachten, voor zover deze niet tot de bevoegdheid van het directiecomité behoren.
De bevoegdheid van de raad van bestuur om het beleid van VERA te bepalen en te wijzigen en om de bestemming en de verantwoording van de financiën te bepalen, kunnen niet gedelegeerd worden aan het directiecomité.
In de beheersovereenkomst gesloten tussen VERA en het provinciebestuur van Vlaams-Brabant worden verdere specificaties opgenomen omtrent het dagelijks bestuur en de delegatiemogelijkheden van de raad van bestuur aan het directiecomité enerzijds en van het directiecomité aan de directeur van VERA anderzijds. In het huishoudelijk reglement van de raad van bestuur bepaalt de raad van bestuur de wijze waarop het directiecomité en de directeur van VERA over de gedelegeerde bevoegdheden moeten rapporteren aan de raad van bestuur van VERA.
De overeenkomsten, die worden gesloten in het kader van het dagelijks bestuur, worden ondertekend door de voorzitter van het directiecomité.
Artikel 29.
De bestuurders zijn niet persoonlijk gebonden door de verbintenissen van VERA.
De bestuurders zijn niet hoofdelijk aansprakelijk voor de tekortkomingen in de normale uitoefening van hun bestuur. Ten aanzien van de overtredingen waaraan zij geen deel hebben gehad, worden de bestuurders van die aansprakelijkheid ontheven als hun geen schuld kan worden verweten en als zij die overtredingen hebben aangeklaagd bij de provincieraad binnen een maand nadat zij er kennis van hebben gekregen.
Artikel 30.
VERA kan tegen elke derde de nietigheid vorderen van alle verbintenissen en overeenkomsten die het gevolg zijn van beslissingen die genomen werden in strijd met de in artikel 26 bepaalde regels indien die derde van deze overtreding kennis had of diende te hebben.
Artikel 31.
De raad van bestuur respecteert de beginselen van behoorlijk bestuur.
De deontologische code voor de provincieraadsleden van de provincie Vlaams-Brabant is van toepassing op de leden van de raad van bestuur.
De leden van de raad van bestuur zijn verplicht tot geheimhouding van vertrouwelijke gegevens. Hieronder vallen onder meer gegevens met betrekking tot onderhandelingsstrategieën. Deze bepaling doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging wegens schending van het beroepsgeheim, overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek.
Afdeling 3 – Directiecomité
Samenstelling Artikel 32.
Het directiecomité bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 personen, waarvan minimaal één afgevaardigde van VERA en één afgevaardigde ambtenaar van de provinciale administratie van de provincie Vlaams-Brabant. De leden van het directiecomité worden benoemd door de raad van bestuur, maar ze moeten geen bestuurders zijn.
De afgevaardigde ambtenaar van de provinciale administratie van de provincie Vlaams-Brabant en zijn plaatsvervanger worden door de deputatie van de provincie Vlaams-Brabant ter benoeming als lid van het directiecomité voorgedragen aan de raad van bestuur van VERA.
De directeur van VERA is van ambtswege lid van het directiecomité en hij zit ook het directiecomité voor. Indien de voorzitter afwezig is of in de onmogelijkheid verkeert om zijn functie uit te oefenen, wordt deze functie waargenomen door zijn plaatsvervanger.
De directeur van VERA draagt aan de raad van bestuur van VERA een plaatsvervanger voor om hem te vervangen als lid van het directiecomité indien hij afwezig is.
Bevoegdheden Artikel 33.
Het directiecomité is bevoegd:
1° voor het dagelijks bestuur van VERA. Onder dagelijks bestuur wordt begrepen: alle handelingen die moeten verricht worden om de normale gang van zaken van het bestuur te verzekeren, die een gering belang vertonen en die het bestuur niet op lange termijn verbinden, evenals die zaken die naar snelheid van optreden een dringend karakter vertonen;
2° om autonoom beslissingen te nemen in aangelegenheden van dagelijks bestuur, met uitzondering van deze die doorgedelegeerd werden aan de directeur van XXXX;
3° voor de inrichting en uitvoering van de externe dienstverlening;
4° autonoom beslissingen te nemen ter uitvoering van het beleid dat de raad van bestuur heeft bekrachtigd voor wat de externe dienstverlening betreft, voor zover dit handelingen van dagelijks bestuur betreft en met uitzondering van deze die doorgedelegeerd werden aan de directeur van XXXX;
5° om VERA te vertegenwoordigen aangaande aangelegenheden van dagelijks bestuur; 6° de beslissingen van de raad van bestuur voor te bereiden en uit te voeren.
In de beheersovereenkomst gesloten tussen VERA en het provinciebestuur van Vlaams-Brabant worden verdere specificaties opgenomen omtrent het dagelijks bestuur.
Vergaderingen Artikel 34.
§1. De bepalingen van artikelen 15, §5 en §6 en 24 zijn overeenkomstig van toepassing op de beslissingen van het dagelijks bestuur. Behoudens indien anders is bepaald in wetten, decreten en hun uitvoeringsbesluiten of in deze statuten, worden de beslissingen binnen het directiecomité, genomen bij gewone meerderheid van stemmen, uitgebracht door de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Onthoudingen en ongeldige stemmen worden niet meegerekend.
Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of de stem van diegene die hem vervangt doorslaggevend, behalve bij geheime stemming. In dit laatste geval is het voorstel verworpen.
§2. Het directiecomité kan geldig vergaderen en beslissen op schriftelijke uitnodiging van de voorzitter of zijn plaatsvervanger, wanneer minstens de helft van de leden aanwezig zijn, waaronder minimaal één vertegenwoordiger van XXXX en één vertegenwoordiger van de provincie Vlaams-Brabant. De uitnodigingen hiervoor worden samen met de bijbehorende documenten verstuurd ten minste drie kalenderdagen vóór de dag waarop de vergadering plaatsheeft. De uitnodigingen vermelden de plaats, de agenda, de datum en het uur van de vergadering. Onder schriftelijke uitnodiging wordt verstaan elk schriftelijk of elektronisch bericht aan de zijde van de geadresseerde.
§3. Indien hierdoor het dagelijks bestuur in de onmogelijkheid verkeert om bepaalde noodzakelijke beslissingen te nemen, worden deze op de agenda gebracht van de raad van bestuur.
§4. Het directiecomité kan ook virtueel vergaderen, eveneens op schriftelijke uitnodiging van de voorzitter of zijn plaatsvervanger en wanneer minstens de helft van de leden deelneemt, waaronder minimaal één vertegenwoordiger van XXXX en één vertegenwoordiger van de provincie Vlaams- Brabant. Virtueel vergaderen is vergaderen via e-mail, videoconference of gelijkwaardig. De uitnodigingen hiervoor worden samen met de bijbehorende documenten verstuurd ten minste drie kalenderdagen vóór de dag waarop de vergadering plaatsheeft. De uitnodigingen vermelden de wijze van vergaderen, de agenda, de datum en het uur van de vergadering.
§5. De vergaderingen van het directiecomité worden in principe gehouden in de gebouwen van VERA, met uitzondering van de virtuele vergaderingen. De vergaderingen zijn niet openbaar.
§6. De notulen van de vergaderingen worden ter kennisgeving schriftelijk of elektronisch bezorgd aan de leden van de raad van bestuur. De notulen van de vergaderingen en alle documenten waarnaar verwezen wordt in de notulen worden ter inzage neergelegd op de griffie van de provincie Vlaams- Brabant. Op verzoek van een provincieraadslid van de provincie Vlaams-Brabant worden deze notulen elektronisch ter beschikking gesteld.
§7. De leden van het directiecomité , die de hoedanigheid verliezen op grond waarvan zij dit mandaat uitoefenen, zijn van rechtswege ontslagnemend.
§8. De leden van het directiecomité zijn door de verbintenissen van XXXX niet persoonlijk gebonden.
Artikel 35.
De deontologische code voor de deputatie van de provincie Vlaams-Brabant is van toepassing op de leden van het directiecomité.
HOOFDSTUK IV- PERSONEEL
Artikel 36.
VERA kan, voor de uitoefening van haar takenpakket, ook eigen personeel aanwerven. Deze personeelsleden kunnen enkel in contractueel verband worden aangesteld. In dit geval is de overeenstemmende rechtspositieregeling van het provinciepersoneel van de provincie Vlaams-Brabant onverkort van toepassing op het personeel van VERA. Eventuele afwijkingen op deze rechtspositieregeling kunnen mits voldoende motivatie en mits goedkeuring door de provincieraad van Vlaams-Brabant worden toegestaan.
De overeenstemmende rechtspositieregeling van het provinciepersoneel is onverkort van toepassing op het personeel van VERA. Eventuele afwijkingen op de rechtspositieregeling kunnen mits voldoende motivatie en mits goedkeuring door de provincieraad worden toegestaan.
De raad van bestuur bepaalt eveneens de rechtspositieregeling van de betrekkingen die niet bestaan binnen de provincie Vlaams-Brabant.
In geen geval kan aan een personeelslid van VERA een jaarsalaris worden toegekend dat gelijk is aan of hoger dan het jaarsalaris van de provinciegriffier van de provincie Vlaams-Brabant.
VERA kan, voor de uitoefening van haar takenpakket, eveneens de provincie Vlaams-Brabant verzoeken personeel ter beschikking te stellen mits naleving van de rechtspositieregeling van de provincie Vlaams-Brabant.
Artikel 37.
De deontologische code voor het personeel van de provincie Vlaams-Brabant is van toepassing op het personeel van VERA.
HOOFDSTUK V – FINANCIËN
Afdeling 1 – Financieel beheer
Artikel 38.
XXXX ontvangt de inkomsten en draagt de lasten van de uitoefening van zijn bevoegdheden en van al zijn activiteiten.
Artikel 39.
De raad van bestuur maakt een meerjarenplan en budget op overeenkomstig de regels die krachtens de artikelen 141, 142, 143, 145, 146, 147 en 175 van het Provinciedecreet worden gesteld voor het meerjarenplan en het budget van de provincie Vlaams-Brabant.
Jaarlijks, en uiterlijk op 31 december wordt het budget voor het volgende jaar door de raad van bestuur vastgesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant.
De boekhouding van XXXX wordt gevoerd onder de verantwoordelijkheid en het toezicht van de raad van bestuur overeenkomstig de artikelen 236 tot 236quater van het Provinciedecreet.
De boekhouding hanteert dezelfde boekhoudtechnieken als degene die van toepassing zijn bij de provincie Vlaams-Brabant, zijnde het dubbel boekhouden. Het systeem laat consolidatie mogelijk tussen de rekeningen van de provincie Vlaams-Brabant en VERA.
Het boekjaar valt samen met het kalenderjaar.
XXXX doet uiterlijk op 31 december van ieder jaar de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van het autonoom provinciebedrijf, van welke aard ook.
Xx xxxxxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx kan te allen tijde aan de raad van bestuur verslag vragen over de activiteiten en de financiële toestand van VERA of zijn filialen.
Afdeling 2 – Controle op het financieel beheer
Artikel 40.
§1. De controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de verrichtingen weer te geven in de jaarrekening van VERA wordt uitgeoefend door een commissaris. Dit is een erkende bedrijfsrevisor die benoemd wordt door de provincieraad van de provincie Vlaams- Brabant en die onderworpen is aan de wettelijke en reglementaire bepalingen die zijn ambt en zijn bevoegdheid regelen.
§2. De bezoldiging van de commissaris, vermeld in §1, valt ten laste van VERA.
Afdeling 3 – Goedkeuring en kwijting
Artikel 41.
§1. De raad van bestuur spreekt zich in de loop van het eerste semester van het financiële boekjaar dat volgt op het financiële boekjaar waarop de rekening betrekking heeft, uit over de vaststelling van de jaarrekening, en bezorgt deze aan de commissaris, vermeld in §1 van artikel 40 van deze statuten.
Als de raad van bestuur bezwaren heeft tegen bepaalde verrichtingen, formuleert hij een advies over de aansprakelijkheid van de actoren die betrokken zijn bij die verrichtingen. Dat advies wordt als bijlage bij de jaarrekening gevoegd. Een afschrift van dat advies wordt bezorgd aan de betrokken actoren.
Een afschrift van de overeenkomstig dit artikel vastgestelde jaarrekening wordt binnen twintig dagen bezorgd aan de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant. Alleszins legt de raad van bestuur jaarlijks en uiterlijk op het einde van het eerste semester van het lopende jaar de jaarrekening van het voorbije jaar ter goedkeuring voor aan de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant.
Artikel 42.
§1. Xx xxxxxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx keurt de jaarrekening goed aan de hand van het verslag van de commissaris, vermeld in §1 van artikel 40 van deze statuten, als ze juist en volledig is en een waar en getrouw beeld geeft van de financiële toestand van XXXX. Xx xxxxxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx kan de commissaris, vermeld in §1 van artikel 40 van deze statuten, horen.
Als de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant geen besluit verzonden heeft aan VERA binnen een termijn van vijftig dagen die ingaat op de derde dag die volgt op de verzending van de jaarrekening aan de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant, wordt hij geacht de jaarrekening goed te keuren.
§2. Xx xxxxxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx bezorgt binnen de twintig dagen na haar goedkeuring een afschrift van de jaarrekening van XXXX aan de toezichthoudende overheid en het verslag zoals opgesteld door de commissaris, vermeld in §1 van artikel 40 van deze statuten.
§3. De raad van bestuur kan bij de Vlaamse Regering gemotiveerd beroep instellen tegen het besluit van de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant tot niet-goedkeuring van de jaarrekening.
Het beroep moet worden ingediend binnen een termijn van dertig dagen die ingaat op de derde dag die volgt op de verzending van het betwiste besluit. De Vlaamse Regering spreekt zich over het ingestelde beroep uit binnen een termijn van vijftig dagen die ingaat op de derde dag die volgt op de verzending van het beroep. Als de Vlaamse Regering binnen die termijn geen beslissing heeft verzonden, wordt ze geacht in te stemmen met het besluit van de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant.
Artikel 43.
Als de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant bij de goedkeuring bepaalde verrichtingen als onregelmatig heeft bestempeld, wordt gehandeld overeenkomstig artikel 236ter van het Provinciedecreet.
Artikel 44.
Onmiddellijk na het bezorgen van het meerjarenplan, de aanpassing van het meerjarenplan, het budget of de jaarrekening aan de provincie Vlaams-Brabant bezorgt VERA de door de Vlaamse regering bepaalde gegevens over het vastgestelde beleidsrapport in een digitaal bestand aan de Vlaamse regering. Bij gebrek aan een vastgestelde jaarrekening op 30 juni van het jaar dat volgt op het financiële boekjaar in kwestie bezorgt VERA de gegevens over het ontwerp van de jaarrekening in een digitaal bestand aan de Vlaamse regering.
XXXX rapporteert tevens per kwartaal aan de Vlaamse regering over de verrichte transacties voor het einde van de maand die volgt op het kwartaal.
Het door de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant goedgekeurde beleidsrapport van het autonoom provinciebedrijf is pas uitvoerbaar als de Vlaamse regering in het bezit is van de digitale rapporten en VERA daarvan melding heeft ontvangen.
Artikel 45.
Jaarlijks beslist de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant over de aan de bestuurders te verlenen kwijting, na goedkeuring van de rekeningen. Die kwijting is alleen rechtsgeldig als de ware toestand van VERA niet wordt verborgen door enige weglating of onjuiste opgave in de rekeningen of in de rapportering betreffende de uitvoering van de beheersovereenkomst.
HOOFDSTUK VI – STATUTENWIJZIGING EN VEREFFENING
Artikel 46.
Wijzigingen in de statuten worden aangebracht bij beslissing van de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant, op voorstel of na advies van de raad van bestuur.
Een volledig gecoördineerde tekst van de statuten wordt ter inzage neergelegd op de griffie van de provincie Vlaams-Brabant en op het secretariaat van VERA.
Artikel 47.
Enkel de provincieraad van de provincie Vlaams-Brabant kan beslissen tot ontbinding en vereffening van het bedrijf.
In voorkomend geval neemt de provincie Vlaams-Brabant alle rechten en verplichtingen van VERA over.
HOOFDSTUK VII – RECHTSOPVOLGING
Afdeling 1 – Algemene bepalingen
Artikel 48.
De rechten en verplichtingen van de provincie Vlaams-Brabant en de nadere bepalingen in verband met de rechtsopvolging in het algemeen, worden zo nodig geregeld in bijzondere door VERA en de provincie Vlaams-Brabant te sluiten overeenkomsten.
Afdeling 2 – Overgang van goederen
Artikel 49.
Bij provincieraadsbesluit van de provincie Vlaams-Brabant kan de provincie Vlaams-Brabant aan VERA middelen en infrastructuur ter beschikking stellen of overdragen.