Gebruiksvoorwaarden
Gebruiksvoorwaarden
De Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Werenschappen en Kunsten verder genoemd de “KVAB” en:
verder genoemd “de gebruiker" komen het volgende overeen .
"De Gebruiker" kan gebruik maken van de zalen in het Paleis en/of het Trongebouw.
Op datum van: | tot en met: | ||
Van: | uur | tot: | uur |
Voor volgende activiteiten:
Onder volgende voorwaarden.
1. DEFINITIES
1.1. Onder gebruiker wordt verstaan de natuurlijke- of rechtspersoon die met "de KVAB" een reservering-/gebruiksovereenkomst heeft gesloten.
1.2. Onder reserveringsovereenkomst/ gebruiksovereenkomst wordt verstaan de overeenkomst tussen "de gebruiker" en "de KVAB", waarbij "de gebruiker" voor bepaalde tijd een of meerdere zalen ter beschikking wordt gesteld.
1.3. Onder zalen wordt verstaan alle ruimten die"de KVAB" als zodanig aan "de gebruiker "aanbiedt.
2. RESERVERING
2.1. Alle door "de KVAB" gedane aanbiedingen zijn vrijblijvend, d.w.z. onder het uitdrukkelijk voorbehoud dat er pas sprake is van een verplichting van de zijde van "de KVAB" op het moment dat een door "de gebruiker" getekende overeenkomst in het bezit is van "de KVAB" en de eventuele aanbetaling door "de gebruiker" is ontvangen.
2.2 Indien "de KVAB" de door de potentiële "gebruiker" getekende overeenkomst nog niet heeft ontvangen, en de "de KVAB" de zaal (zalen) aan een derde kan verhuren, dan zal de "KVAB" de potentiële "gebruiker" daar direct van in kennis stellen, en dient de potentiële "gebruiker" per direct aan te geven of hij al dan niet van de aanbieding van "de KVAB" gebruik wil maken.
2.3. "De KVAB" is gerechtigd "de gebruiker" een andere zaal aan te bieden dan volgens de reservering-/gebruiksovereenkomst zou dienen te geschieden, behalve als dat evident onbillijk is voor "de gebruiker". Indien de aangeboden zaal goedkoper is dan de gereserveerde zaal in de overeenkomst, heeft "de gebruiker" recht op het bedrag van de besparing.
2.4. "De gebruiker" verklaart door ondertekening van de overeenkomst op de hoogte te zijn van, en in te stemmen met de Algemene Gebruiksvoorwaarden.
Gebruiksovereenkomst
3. BETALING
3.1. Facturen dienen binnen twee weken na factuurdatum door "de gebruiker" te zijn voldaan.
3.2. Indien een zaalhuurder in gebreke is, dan dient hij alle eventueel op de inning vallende kosten, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, aan "de KVAB" te vergoeden.
3.3. De jaarlijkse aanpassing (indexering) vindt plaats per 1 september.
4. ONTBINDING VAN DE OVEREENKOMST
Het per direct ontbinden van de overeenkomst van de zijde van "de KVAB" is mogelijk indien er sprake is van:
4.1. het niet nakomen van de verplichtingen door "de gebruiker" zoals vastgelegd in de reservering overeenkomst.
4.2.. wangebruik door "de gebruiker" (of deelnemers) van de zalen.
4.3. gebleken ondeskundigheid bij de beroepsuitoefening van de door "de gebruiker" aangeboden activiteit(en).
4.4. het verstrekken van onjuiste informatie of het onthouden van juiste informatie door "de gebruiker" aan "de KVAB".
4.5. ernstige verdenking van mogelijke verstoring van de openbare orde, of het veroorzaken van overlast door "gebruiker" (of deelnemers).
"De KVAB" zal alsdan niet gehouden zijn tot enige vorm van schadevergoeding.
5. AANSPRAKELIJKHEID
5.1. "De KVAB" kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld, noch door zaalhuurder, noch door gebruikers. Dit geldt zowel voor mogelijke materiële schade ten gevolge van verblijf binnen de academie als wel voor mogelijke schade ten gevolge van de door zaalhuurders aangeboden activiteiten.
5.2. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten in de gebruikte infrastructuur
5.3. Indien de KVAB zich verplicht ziet, ten gevolge van overmacht, het reeds toegestane gebruik in te trekken, wordt de gemotiveerde beslissing aan de betrokkenen meegedeeld. Deze intrekking kan geen aanleiding geven tot het vragen van schadevergoeding.
5.4. De KVAB oefent geen bewaking uit en wijst elke aansprakelijkheid af voor de beschadiging of het verlies van het materiaal of de installaties meegebracht door de organisator van het evenement
5.5. "De gebruiker vrijwaart de KVAB tegen eventuele schade-eisen van derden die voortvloeien uit het gebruik van de zaal.
Gebruiksovereenkomst
6. TOEPASSELIJK RECHT BIJ GESCHILLEN
6.1. In geval van geschillen tussen “de KVAB” en “de gebruiker” is het Belgische recht van toepassing.
6.2. Mogelijke geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in de vestigingsplaats van de “KVAB”.
7. HUISREGELS
“De Gebruiker” dient zich op de hoogte te stellen van de huisregels en zich dienovereenkomstig te gedragen of daar naar te handelen.
7.1 OVEREENKOMST
De Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten, hierna genoemd “de KVAB” kan de Troonzaal, de Marmerzaal, het Auditorium, de vergaderzalen, de toegangshal en het Atrium van het Paleis der Academiën onder de hierna beschreven contractuele voorwaarden geheel of gedeeltelijk ter beschikking stellen voor de organisatie van niet-commerciële activiteiten door derden, hierna genoemd “de gebruiker ”.
De "KVAB" acht zich slechts gebonden tegenover "de gebruiker" na de instemming van het bestuur en na het akkoord verklaren met de gebruiksvoorwaarden door " de gebruiker" .
Het is "de gebruiker" verboden deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen.
Het bedrag van de door "de KVAB" gemaakte kosten wordt bepaald in de gebruiksoverenkomst.
7.2 AARD VAN DE ACTIVITEIT
De activiteit dient een academisch karakter te bezitten.
De accommodatie van "de KVAB" wordt niet ter beschikking gesteld voor commerciële activiteiten noch voor partijpolitieke manifestaties.
7.3. AANVRAAG EN TERBESCHIKKINGSTELLING
De aanvraag dient via het online aanvraagformulier te gebeuren ten minste één maand vóór de datum van de geplande activiteit. Hierop moeten alle nuttige gegevens worden vermeld zoals: identiteit van de aanvrager, aard en doel van de manifestatie (vergadering, bijeenkomst of activiteit), datum en tijdstip van gebruik, duur en verwacht aantal deelnemers.
7.4. AANKONDIGINGEN EN PUBLICITEIT
Op al het drukwerk wordt op de eerste pagina de naam en het logo van de "KVAB" vermeld (uitnodiging, programma,…) Deze zijn beschikbaar als jpeg file op de website.
De organisator bezorgt minimaal 14 dagen voor de manifestatie een exemplaar van alle drukwerken voor aankondigingen en publiciteit aan de "KVAB."
Reclamemateriaal, publicitaire versieringen of aankondigingen zijn verboden zowel binnen als buiten het Paleis der Academiën.
7.5. GEBRUIKSTIJDEN
De specifieke gebruikstijden worden vastgelegd bij het opmaken van de overeenkomst. "De gebruiker" dient zich te houden aan de afgesproken uren..
"De gebruiker" verbindt er zich toe het Paleis der Academiën te verlaten na het evenement en nadat de gebruikte zalen in hun oorspronkelijke toestand werden hersteld.
Gebruiksovereenkomst
7.6 GEBRUIK VAN DE ZALEN
"De gebruiker" mag enkel die zalen gebruiken waarvoor "de KVAB" de uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. De lokalen zullen in goede staat ter beschikking van de organisator worden gesteld. De organisator kan in voorkomend geval samen met een personeelslid van "de KVAB" eventuele gebreken schriftelijk vaststellen vóór het in gebruik nemen van de ruimten.
"De gebruiker" en de deelnemers moeten de aanwijzingen en richtlijnen opvolgen die hun door het personeel van "de KVAB" worden gegeven teneinde de veiligheid van personen en de goede werking van de installaties te verzekeren.
Het is niet toegestaan andere lokalen te betreden "De gebruiker" verbindt er zich toe voor de ter beschikking gestelde lokalen te zorgen als een goede huisvader. De organisator dient elke schade te vergoeden die aan de zalen, het materiaal en de installaties wordt toegebracht tijdens de gebruiksduur van de zalen.
7.7. BEPERKINGEN INZAKE HET GEBRUIK VAN DE ZALEN
Het is de gebruiker verboden andere manifestaties in de zalen in te richten dan deze waarvoor de overeenkomst werd aangegaan..
In het Paleis der Academiën geldt een algemeen rookverbod
Aan gordijnen, zolderingen en muren mag niets worden bevestigd zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke van de KVAB.
Het is de gebruiker verboden zelf de inrichting van de zalen te wijzigen door het toevoegen of verplaatsen van meubilair, kunstwerken en/of uitrusting.
7.8. BRANDPREVENTIE
De toegangen tot de zalen mogen niet belemmerd worden.
De aanduidingen van uitgangen, nooduitgangen en blusmiddelen, moeten steeds zichtbaar zijn (niet verborgen door stands)
Omwille van de brandveiligheid is het verboden om open vuren of kaarsen in het gebouw te gebruiken
Het is verboden gemakkelijk ontvlambare versieringen te gebruiken voor de inrichting van tentoonstellingen of het oprichten van stands. Textiel aangewend als decor dient uit de aard van zijn samenstelling of ingevolge een behandeling "niet brandbaar" of "moeilijk ontvlambaar" te zijn.
7.9. LEVERING VAN MATERIALEN
In principe mag het materiaal dat nodig is voor de manifestatie ten vroegste één dag voor de ingebruikneming van de lokalen worden geleverd.
Een afgevaardigde van de organisator moet aanwezig zijn om het materiaal in ontvangst te nemen en de ontvangstbewijzen of andere documenten te ondertekenen.
De KVAB tekent in geen geval voor de ontvangst. De KVAB kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de geleverde materialen.
De organisator dient vooraf te informeren waar de goederen kunnen geleverd en geplaatst worden. Onmiddellijk na de manifestatie of één werkdag na het einde van de manifestatie moeten de goederen worden afgehaald.
pag. 4/5
Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten - Xxxxxxxxxxxxx 0 - 0000 Xxxxxxx
Gebruiksovereenkomst
7.10. CATERING
De catering maakt het onderwerp uit van een afzonderlijke overeenkomst.
Koffiepauzes, broodjeslunches en recepties kunnen in het paleis der academiën plaatsvinden op voorwaarde dat zij passen binnen een congres, studiedag of vergadering. De gebruiker moet zich strikt houden aan het overeengekomen tijdschema en dient in voorkomend geval gebruik te maken van de diensten van de door de KVAB aangewezen tafelhouders.
7.11. Parkeerterrein
Buiten de diensturen kan worden gebruik gemaakt van de personeelsparking. Op weekdagen kunnen overdag enkel een beperkt aantal parkeerplaatsen worden vrijgehouden.
De Academie verhuurt geen zalen, zij staat wel toe dat er in samenwerking academische zittingen georganiseerd worden. Hiervoor wordt een vergoeding betaald voor de kosten die voortvloeien uit het gebruik van de zalen
De vergoeding voor de zalen bedraagt €
Opgemaakt in tweevoud te Brussel op
KVAB: De Gebruiker:
pag. 5/5