Kader inzet raamcontract

Xxxxx inzet raamcontract

Versie: 2

Opgemaakt door: Stuurgroep Regionet Leuven

1. Situering van het raamcontract

De provincie Vlaams-Brabant heeft 2 dienstenopdrachten uitgeschreven voor de ondersteuning van de projectcoördinatie Regionet Leuven.

- Een opdracht voor ondersteuning van het stakeholdermanagement en communicatie – gegund aan Xxxxxx Xxxxxxx

- Een opdracht voor de ondersteuning van het strategisch onderzoek – gegund aan BUUR.

Deze opdrachten werden afgesloten onder de vorm van een raamovereenkomst.

In het kader van deze raamovereenkomst treedt het provinciebestuur van Vlaams-Brabant ook op als aankoopcentrale voor in het project betrokken actoren. Dat betekent dat deze actoren op basis van dit raamcontract deelopdrachten kunnen afnemen. Dit is uiteraard aan een aantal voorwaarden onderhevig, en het is wenselijk om hier ook de nodige afspraken over te maken binnen de stuurgroep.

Deze nota vormt het afsprakenkader binnen het strategisch project Regionet Leuven.

2. Randvoorwaarden vanuit het raamcontract

2.1 Mogelijke afnemers

Het provinciebestuur van Vlaams-Brabant treedt op als aankoopcentrale voor1

- alle gemeenten die deel uitmaken van het projectgebied2

- het agentschap Wegen en verkeer

- vervoersmaatschappij Xx Xxxx,

0 Deze selectie is vastgelegd in het bestek, en is het resultaat van een bevraging bij de actoren tijdens de voorbereiding van de dienstenopdracht.

2 de gemeenten van het arrondissement Leuven en de gemeente Zaventem, Steenokkerzeel, Kampenhout, Kraainem, Wezembeek-Oppem, Overijse en Hoeilaart

Deze actoren worden voor deze opdracht vermeld als mede-aanbesteders en kunnen, afhankelijk van hun behoeften, beroep doen op deze raamovereenkomst..

2.2 Grootte-orde van de opdrachten

De uitgaven die hiervoor kunnen gebeuren, werden geraamd in het bestek. Het afnemen van deelopdrachten door de actoren - andere dan het provinciebestuur - is dus beperkt tot het geraamd bedrag. Deze uitgaven zijn uiteraard niet in het budget van het provinciebestuur voorzien.

- jaarlijks 18.500 euro of 75.000 voor de volledige periode (2019-2022), btw inbegrepen, voor de ondersteuning van het stakeholdermanagement en communicatie – gegund aan Xxxxxx Xxxxxxx

- jaarlijks 100.000 euro of 400.000 euro voor de volledige periode (2019-2022), btw inbegrepen voor de ondersteuning van het strategisch onderzoek – gegund aan BUUR.

2.3 Bepalingen van toepassing op deze opdrachten

Voor deze opdrachten zijn de administratieve, bijzondere en technische bepalingen van de betreffende bestekken ( RMT-RP-201402) van toepassing..

3. Afbakening scope opdrachten

De afname van deelopdrachten dient in lijn te liggen met de strategische doelstellingen

van het strategisch project.

- Het strategisch project Regionet Leuven zet actief in op een sturing van het woonaanbod richting hoogdynamische corridors. Dat betekent enerzijds het versterken van ruimtelijke ontwikkeling van knooppuntomgevingen en anderzijds het vrijwaren van ontwikkelingen buiten de kernen.

- Deze ruimtelijke sturing is maar mogelijk indien ook een verbeterd hoogwaardig mobiliteitsnetwerk wordt uitgebouwd. Concreet ondersteunt Regionet Leuven de realisatie van een hoogwaardig openbaar vervoer en fietsnetwerk,

of de communicatiedoelstellingen

- werken aan het bestuurlijk draagvlak en activeren van een ecosysteem rond het project

- inwoners uit de regio informeren en sturen op een mental shift in hun denken over mobiliteit en ruimtegebruik.

- het labelen van realisaties i.f.v. Regionet Leuven een Regionet-stempel. hieronder kunnen dus opdrachten begrepen zijn die de regionet huisstijl op eigen realisaties en publicaties doorvoeren?

De scope van de deelopdrachten dienen het louter lokale te overstijgen. De deelopdrachten moeten een bovenlokale dimensie bevatten. Dat sluit niet uit dat een deelopdracht slechts betrekking kan hebben op een beperkt grondgebied van een gemeente, voor zover het beoogde resultaat van de dienstenopdracht een impact heeft op een ruimer gebied, of oplossing beoogt voor een knelpunt.

4. Interne afspraken

Aan de stuurgroep wordt volgende werkwijze voorgesteld

- De projectcoördinator doet een algemene oproep aan de gemeenten over deze mogelijkheid om gebruik te maken van het raamcontract.

- Voorstellen worden door de initiatiefnemer voorgelegd aan de projectcoördinator.

- De projectcoördinator toetst de voorstellen aan bovenvermeld kader en bespreekt de voorstellen met de kerngroep.

- De projectcoördinator brengt het provinciebestuur op de hoogte van het voornemen van de initiatiefnemer.

- De projectcoördinator meldt aan de initiatiefnemer of al dan niet kan gebruikgemaakt worden van de raamovereenkomst.

- De dienstverlener bezorgt het voorstel met inschatting van tijdsbesteding en raming van de opdracht dat hij aan de initiatiefnemer bezorgt, onmiddellijk ook aan de projectcoördinator.

- De initiatiefnemer bezorgt de toewijzingsbeslissing zo snel mogelijk aan de projectcoördinator;

- De projectcoördinator rapporteert minimaal jaarlijks aan de stuurgroep over de deelopdrachten die in het kader van de raamovereenkomst werden afgesloten.

Dezelfde werkwijze wordt gehanteerd voor eventuele uitbreidingen aan de deelopdracht.

Er wordt voorgesteld om aan de initiatiefnemer op te leggen om - op eenvoudig verzoek van de projectcoördinator - de onderzoeksresultaten, onderzoeksdocumenten (zoals presentaties, verslagen,...) en de gecreëerde data (zoals berekeningen, modellen) ter beschikking stellen aan de projectcoördinatie. De initiatiefnemer dient ook toe te laten dat de projectcoördinatie de resultaten op een toegankelijk manier openbaar maakt voor het ruime publiek, bijvoorbeeld op de projectwebsite.

De projectcoördinator kan zelf of op vraag van de kerngroep beslissen om deze resultaten voor te leggen aan de stuurgroep.