Het Departement Landbouw en Visserij zoekt een
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Het Departement Landbouw en Visserij zoekt een
office manager
contractueel, tijdelijk contract voor 6 maanden (onmiddellijke indiensttreding) Niveau: B
Rang: B1 Graad: Deskundige
Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 2020_024
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
4.1 Formele deelnemingsvoorwaarden 5
6.2. Selectie: Selectiegesprek voorafgegaan door online test 7
1 DE VACATURE IN HET KORT
Je werkt als office manager in de dienst landbouwbeleid en sectoradvies. Deze dienst zorgt binnen het departement voor de verankering van sectorspecifieke kennis. Jouw collega’s van de dienst zijn stuk voor stuk experten, die zorgen voor een kwaliteitsvolle advisering rond beleidsmatige en sectorspecifieke thema’s en dit zowel naar externe stakeholders (landbouwers, middenveld, ketenpartners) als intern binnen het departement. Jouw taken bestaan voornamelijk uit het ondersteunen van de leidinggevende en de coördinatoren van de dienst: inzamelen en structureren van informatie, voorbereiding van vergaderingen, verslaggeving en opvolging van actiepunten, administratieve opvolging van subsidiedossiers, informatie gestructureerd klasseren op het LV-portaal, organiseren van workshops en activiteiten, … Je hebt oog voor detail, bent een teamplayer, je bent daadkrachtig en hebt een hands-on- mentaliteit.
Het gaat hierbij om een tijdelijk contract van zes maanden (onmiddellijke indiensttreding).
Xxxx hieronder meer over het gezochte profiel en de selectieprocedure.
2 FUNCTIECONTEXT
Het Departement Landbouw en Visserij:
• is het aanspreekpunt bij uitstek van de bevoegde minister bij het uitwerken van een proactief, geïntegreerd en duurzaam landbouw-, tuinbouw - en visserijbeleid in Vlaanderen, vanuit een mondiaal en Europees perspectief en binnen de krachtlijnen van het algemeen beleid van de Vlaamse Regering
• schept de voorwaarden voor een innovatieve, competitieve, ecologische en sociale landbouw, tuinbouw en visserij in een verstedelijkt Vlaanderen, die maatschappelijk gedragen wordt
• werkt het agrarisch plattelandsbeleid uit als essentieel onderdeel van het algemeen plattelandsbeleid
• stuurt de samenwerking met de entiteiten van het beleidsdomein Landbouw en Visserij aan
• treedt in overleg met de betrokken sectoren en overige Vlaamse beleidsdomeinen, en stemt af met andere overheden
• bewaakt de effectiviteit van het beleid door evaluatie van de beleidsuitvoering en zorgt voor de continue optimalisering van de beleidsvoorbereiding, -uitvoering, -opvolging en -evaluatie
• zorgt voor de managementondersteunende en technische dienstverlening aan het beleidsdomein, ontwikkelt mee het beleid en verzorgt de voorbereiding, soms de uitvoering, alsook de evaluatie van het beleid
3 TAKENPAKKET
Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren.
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat | Voorbeelden van activiteiten |
Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. | - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen. - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht. - Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken (bv. deelnemers lijst). - Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten. - Verzamelen, nakijken en, interpreteren van de verzamelde gegevens. - Verwerken van ontbrekende gegevens om het dossier volledig te maken. - afspraken maken/volgen over een uniforme aanpak. - … |
Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: Volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. | - Administratieve controle en opvolging van subsidiedossiers. - Opmaken van brieven. - Voorbereiding en organisatie van workshops en activiteiten. - Verslaggeving en opvolgen van actiepunten. - Ondersteunen van de informatiedeling binnen de dienst en de afdeling. - … |
Rapporteren | - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen. |
Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. | - Verbetervoorstellen formuleren op basis van de eigen ervaring. - Verslag uitbrengen over vergaderingen, studiedagen, ,… met het oog op kennisdelen. - … |
Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. | - Informatie gestructureerd klasseren op het LV portaal. - Opmaak van cijfermatige tabellen. - Analyseren en interpreteren van data. - … |
Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: Vanuit de vakinhoudelijke specialisatie Binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. | - Collega’s informeren over administratieve procedures. - Informeren over stand van zaken van subsidiedossiers, geplande activiteiten, … Uitleg geven rond procedures, werkwijze, regelgeving, , … - … |
Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. | - Informatie-uitwisseling met vakgenoten. - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied. - … |
4 PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
1) Je hebt bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00.
Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/
Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de HR en O partner (Xxxxxxxx Xxxxx, xxxxxxxx.xxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx 0492 23 87 79).
Technische competenties
- Je hebt een doorgedreven kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, …).
Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
1 Kandidaten die eerder ontslagen werden in dezelfde functie als de vacante functie kunnen gedurende een periode van 5 jaar niet opnieuw kandideren.
• Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen en prioriteiten en geeft de nodige acties, tijd en middelen aan om deze op een efficiënte wijze te kunnen verwezenlijken (niveau 1)
• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
• Je krijgt een contract van bepaalde duur voor 6 maanden.
• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
• Geen fan van files? Bij de Vlaamse overheid kan je rekenen op gratis openbaar vervoer van en naar je werk of een fietsvergoeding voor je woon-werkverkeer. Je kan ook één of 2 dagen van thuis of een satellietkantoor werken bij de meeste functies.
• Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.
• Je hebt recht op een aanvullend pensioen, ook wel ‘tweede pijler’ genoemd, volledig betaald door de werkgever. Je hoeft dus zelf niets bij te dragen.
• Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
• Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111 (bij 0 jaar anciënniteit). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
• Je eerste 3 maanden vormen een inwerkperiode.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
6 SELECTIEPROCEDURE
De selectiegesprekken vinden in principe fysiek plaats in Brussel. Door de COVID19-crisis is het mogelijk dat dit wordt gewijzigd naar een digitaal alternatief (via Microsoft Teams). Kandidaten zullen hier bij verdere communicatie tijdig over geïnformeerd worden.
Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats op 29/10/2020 (datum onder voorbehoud).
6.2. SELECTIE: SELECTIEGESPREK VOORAFGEGAAN DOOR ONLINE TEST
Op basis van een jurygesprek (voorafgegaan door 2 online testen) beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je technische competenties
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Het selectiegesprek vindt plaats te Brussel op dinsdag 10 november (datum onder voorbehoud).
Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?
Solliciteer ten laatste op 28 oktober 2020 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.
Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend (zo nodig met een kopie van je diploma). Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8 VRAGEN
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:
Xxxxx Xx Xxxx Diensthoofd
xxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx 0499 86 50 36
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:
Xxxxxxxx Xxxxx HR en O partner
Xxxxxxxx.xxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx 0492 23 87 79
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
9 FEEDBACK
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen december 2020.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar xxxxxxxx.xxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx met vermelding van het vacaturenummer.