Voorwaarden Offerteprocedure
Voorwaarden Offerteprocedure
1. Offerteprocedure
1.1 De Offerteprocedure vangt aan bij bekendmaking door de Politie van een Offerteaanvraag op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx in de betreffende Categorie waarin Xxxxxxxxxxx is toegelaten door de Politie en eindigt bij definitieve opdrachtverstrekking.
1.2 De Politie verwacht van Leverancier tijdens de Offerteprocedure een proactieve houding waarbij Leverancier in geval van eventuele onduidelijkheden dan wel onvolkomenheden in de Offerteaanvraag onverwijld deze aan de Politie meldt op een zodanig moment dat de Politie deze onduidelijkheden dan wel onvolkomenheden ongedaan kan maken.
1.3 Na het verstrijken van de uiterste termijn waarbinnen de Offertes moeten zijn ingediend kan de Leverancier geen bezwaar meer maken tegen eventuele onduidelijkheden dan wel onvolkomenheden in de Offerteaanvraag. Derhalve verliest de Leverancier zijn recht om na die termijn alsnog bezwaar te maken tegen (de gevolgen van) deze onduidelijkheden dan wel onvolkomenheden,
1.4 Met het indienen van een Offerte gaat Leverancier onvoorwaardelijk akkoord met de inhoud van de Offerteaanvraag, de Voorwaarden, de bijbehorende Bijlagen, de Nota(‘s) van Inlichtingen en de Inleenopdracht
2. Offerteaanvraag
2.1 In de Offerteaanvraag worden onder meer de gunningscriteria, minimumeisen, termijnen, de wijze van beoordeling van een Offerte en de regeling omtrent het aanleveren van bewijsmiddelen bekendgemaakt.
2.2 Leverancier garandeert dat alle Offertes die Leverancier aanbiedt via de applicatie van de Inhuurdesk Politie onvoorwaardelijk voldoen aan de door de Politie in de Offerteaanvraag gehanteerde eisen. Indien de Offerte hieraan niet voldoet en / of in enige mate een voorbehoud wordt gemaakt in de Offerte, zal de Politie de Offerte van de Leverancier terzijde leggen.
2.3 Door een Offerte in te dienen verklaart Leverancier alle door hem aangeleverde gegevens naar waarheid te hebben ingevuld.
2.4 Indien de Leverancier niet voldoet aan de leden 2 en 3 van dit artikel, zal de Politie de Offerte van de Leverancier terzijde leggen.
2.5 De Politie behoudt zich het recht voor om per Opdracht bij één Leverancier een team bestaande uit meerdere Externen uit te vragen. Indien dit van toepassing is, zal de Politie dit aangeven in de Offerteaanvraag waarbij eveneens de nadere uitwerking van die uitvraag wordt bepaald.
3. Offerte
3.1 Er worden door de Politie uitsluitend Offertes in behandeling genomen waarbij alle voor de beoordeling daarvan benodigde gegevens door Leverancier zijn aangeleverd.
3.2 Tenzij anders in de Offerteaanvraag is vermeld, is het indienen van een Offerte op delen van de Offerteaanvraag niet toegestaan. Indien de Offerte hieraan niet voldoet, zal de Politie de Offerte van de Leverancier terzijde leggen.
3.3 Aan het opstellen en uitbrengen van een Offerte door een Leverancier, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor Politie geen kosten verbonden.
3.4 De Politie behoudt zich het recht voor om in geval van al dan niet onvoorziene omstandigheden de Offerteprocedure ongeacht de fase waarin zich deze bevindt tijdelijk of definitief te stoppen. Eventuele kosten en / of schade welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van een Opdracht zijn voor rekening en risico van Leverancier.
3.5 Tijdens de Offerteprocedure gevoerde correspondentie en de door de Politie ontvangen Offertes zullen na afloop niet aan de Leverancier worden geretourneerd.
3.6 Een referentie afgegeven door een lid van de beoordelingscommissie van de Politie wordt door de Politie terzijde gelegd.
3.7 Een door Leverancier uitgebrachte Offerte blijft, tenminste 90 kalenderdagen vanaf de datum waarop deze door Politie is ontvangen, ongewijzigd en onverminderd van kracht tenzij in de Offerteaanvraag een andere geldigheidstermijn wordt geëist.
3.8 In geval van een administratief gebrek of een kennelijke vergissing met betrekking tot een eis of wens in de Offerte, behoudt de Politie zich het recht voor om de Leverancier het administratieve gebrek dan wel de kennelijke vergissing te laten herstellen binnen een termijn van 1 Werkdag, te rekenen vanaf de dag van verzending van een verzoek daartoe.
3.9 Indien de Politie het in lid 8 van dit artikel gevraagde niet binnen de daartoe gestelde termijn heeft ontvangen of indien het administratieve gebrek dan wel de kennelijke vergissing naar de mening van de Politie niet door het antwoord is hersteld, wordt de Offerte van de Leverancier terzijde gelegd.
3.10 Voordat Leverancier een Offerte aanbiedt, informeert hij de aan te bieden Externe(n) over de inhoud van de Offerteaanvraag en de te volgen Offerteprocedure, de screening en eventuele testen. Indien op enig moment tijdens de Offerteprocedure blijkt dat hieraan niet is voldaan, zal de Politie de Offerte van de Leverancier terzijde leggen.
4. Geschiktheidseisen en selectiecriteria
4.1 De Politie behoudt zich het recht voor om geschiktheidseisen dan wel selectie-eisen en -criteria te hanteren tijdens de Offerteprocedure.
5. Communicatie
5.1 Leverancier zal gedurende de Offerteprocedure uitsluitend met de Politie communiceren via xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx tenzij de Politie in de Offerteaanvraag anders heeft bepaald.
5.2 Overtreding van de in lid 1 van dit artikel bedoelde bepaling leidt tot uitsluiting van de Offerte van Leverancier.
5.3 In aanvulling van artikel 31 van de ARVODI-2018 is het Leverancier niet toegestaan in commerciële publicaties te verklaren dat hij namens de Politie optreedt in het kader van een Offerteprocedure.
5.4 Overtreding van de in lid 3 van dit artikel bedoelde bepaling kan tot uitsluiting leiden van de Offerte van Leverancier.
6. Vergoeding
6.1 Het uurtarief zoals door Leverancier in de Offerte is vermeld betreft de prijs per gewerkt uur en is exclusief BTW en inclusief eventuele bijkomende kosten zoals reis-, verblijf-, parkeerkosten, meerwerk en overige kosten.
7. Geheimhouding
7.1 De Leverancier dient een door Externe voor akkoord ondertekende geheimhoudingsverklaring in bij de Inhuurdesk, binnen een termijn van 7 kalenderdagen na het voornemen tot gunning.
8. Offerteprocedure en voornemen tot gunning
8.1 De Offerteprocedure wordt uitgevoerd door een schriftelijke beoordeling van de Offertes en een verificatiegesprek met de Externe van de hoogst scorende Leverancier, teneinde vast te stellen of de Offerte voldoet aan de eisen en of de toegekende score gerechtvaardigd is
8.2 Indien na de verificatie wordt vastgesteld dat niet aan de gestelde eisen wordt voldaan zal de Offerte worden uitgesloten van verdere deelname aan de Offerteprocedure. De Politie behoudt zich het recht voor om terug te vallen op de uitkomst van de rangorde zoals die voortkwam uit de schriftelijke beoordeling.
8.3 Indien na de verificatie wordt vastgesteld dat een te hoge score aan de Offerte is toegekend, zal de plaats in de rangorde van de Offerte van de Leverancier opnieuw worden vastgesteld. De Leverancier met de Offerte die na een dergelijk aanpassing als hoogste in de rangorde staat, zal worden uitgenodigd voor de verificatie.
8.4 Gedurende de Offerteprocedure behoudt de Inhuurdesk Politie zich het recht voor om aanvullende informatie op te vragen bij Leverancier.
8.5 Naar aanleiding van de rangorde na de schriftelijke beoordeling van de Offertes zal de Politie bepalen welke Leverancier in aanmerking komt voor het voornemen tot gunning.
8.6 Bij het bekendmaken van het voornemen tot gunning wordt de score van de winnende Leverancier op hoofdlijnen vrijgegeven aan alle Leveranciers die deelnemen aan de Offerteprocedure. Deze bekendmaking vindt plaats in de applicatie van de Inhuurdesk Politie.
8.7 Aan het voornemen tot gunning kan de winnende Leverancier geen rechten ontlenen. Het voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in als bedoeld in art. 6:217 lid 1 BW van de Offerte van de Leverancier.
8.8 Na bekendmaking van het voornemen tot gunning zal de winnende Leverancier binnen zeven kalenderdagen de bewijsmiddelen aanleveren zoals bepaald in de Offerteaanvraag.
8.9 De Politie behoudt zich het recht voor om in geval van een ingetrokken voornemen tot gunning, gebruik te maken van de uitkomst van de rangorde zoals die voortvloeide uit de beoordeling van de Offertes, teneinde te bepalen aan wie de Opdracht wordt gegund.
9. Bezwaarmogelijkheid
9.1 De afgewezen Leveranciers zullen in de gelegenheid worden gesteld om binnen tien kalenderdagen na verzendingsdatum van het voornemen tot gunning een kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde rechter. De genoemde termijn betreft een vervaltermijn.
9.2 Indien de afgewezen Leverancier niet, niet tijdig of niet correct een kort geding aanhangig maakt, dan wordt hij geacht uitdrukkelijk afstand te hebben gedaan van het recht om het voornemen tot gunning door de rechter te laten toetsen en is hij niet-ontvankelijk in zijn vorderingen indien hij alsnog een kort geding aanhangig maakt.
9.3 Zodra de Politie de winnende Leverancier in kennis stelt van het feit dat er een kort geding aanhangig is gemaakt, is de winnende Leverancier aangeraden in deze kort gedingprocedure te interveniëren. Laat de winnende Leverancier dit achterwege dan vervalt zijn recht om – na gedane uitspraak in kort geding - nog te mogen opkomen tegen een eventueel gewijzigde voornemen tot gunning.
9.4 Indien er op de voorgeschreven wijze een kort geding aanhangig wordt gemaakt, zal Politie de uitkomst van dat kort geding in eerste aanleg afwachten. De Politie behoudt zich het recht voor om een eventueel hoger beroep af te wachten alvorens de Politie tot definitieve gunning overgaat.
9.5 In verband met de mogelijkheid dat tegen het voornemen tot gunning een kort geding wordt ingesteld, dient de Leverancier in dat geval de Offerte tenminste gestand te doen tot vijftien dagen na de uitspraak in kort geding.
9.6 Ieder geschil dat ontstaat naar aanleiding van een Offerteprocedure dan wel anderszins, zal worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter te Den Haag.
10. Screening en definitieve gunning
10.1 Na verzending van het voornemen tot gunning is de Politie gerechtigd Leverancier en / of de Externe aan een screening, overeenkomstig de bij Politie gebruikelijke regels, te onderwerpen. Leverancier en Externe zullen aan dit onderzoek volledige medewerking verlenen.
10.2 Geheimhouding
Behoudens wettelijke verplichtingen zal de Opdrachtnemer en zijn eventueel bij de Opdracht betrokken personeel strikte geheimhouding in acht nemen met betrekking tot de gebouwen en de interne organisatie van de Politie, de identiteit van zijn medewerkers en alle overige informatie waarvan het personeel van de Opdrachtnemer weet of kan weten dat deze vertrouwelijk is. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de Overeenkomst van kracht. De Opdrachtnemer zal in geen enkel geval melding doen van zijn Overeenkomst met de Politie. De Opdrachtnemer en zijn bij de Opdracht betrokken personeel (inclusief in de loop van de Overeenkomst eventuele nieuwe medewerkers) dienen na
ondertekening van de Overeenkomst een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
De Politie behoudt zich het recht voor, indien de Wet screening politie-externen tijdens de aanbestedingsprocedure in werking treedt en de (gewijzigde) Politiewet en de AMvB voorschrijven dat voor de werkzaamheden in de onderhavige aanbesteding een onderzoek naar de betrouwbaarheid van externen is vereist, de Opdrachtnemer en diens personeel en/of Onderaannemer(s) na definitieve Gunning overeenkomstig deze Wet te screenen.
NB: Uitsluitend in het geval dat op grond van de (gewijzigde) Politiewet en de AMvB voor de in de onderhavige aanbesteding aan de orde zijnde werkzaamheden een onderzoek naar de betrouwbaarheid van de externe moet plaatsvinden, gelden eisen (screening) en (continuscreening).
10.3 Verklaring omtrent Gedrag (VOG)
Omdat bij Opdrachten vanuit de DAS zelden een VOG volstaat, zal Opdrachtnemer wanneer er toch sprake is van het moeten beschikken over een VOG hierover tijdig worden geïnformeerd door de Politie. Opdrachtnemer zal in die gevallen zorgdragen voor de door de Politie voorgeschreven VOG(’s).
Opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van de VOG(’s), zonder tussenkomst van de Politie. Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht bij de Politie.
Opdrachtnemer dient gedurende de looptijd van de Overeenkomst zorg te dragen dat eventueel nieuw(e) personeelsleden of Onderaannemers over een geldige VOG beschikt en dat het betreffende personeel en/of Onderaannemer(s) elke twee jaar opnieuw een VOG aanvragen.
10.4 Screening
De Opdrachtnemer garandeert dat ten aanzien van diens personeel en/of Onderaannemer(s) die bij deze Opdracht betrokken zijn en die ten behoeve van de Politie werken (of ondersteuning leveren in de dienstverlening aan de Politie) ten tijde van de aanvang van de werkzaamheden geen bezwaar bestaat naar aanleiding van een onderzoek naar de betrouwbaarheid, zoals volgt uit artikel 48q lid 4 Politiewet.
Ten behoeve van het onderzoek naar de betrouwbaarheid van diens personeel en/of personeel van Onderaannemer(s) legt de Opdrachtnemer na Gunning een lijst over van personeel van Opdrachtnemer en/of Onderaannemer(s) die ten behoeve van de Politie werkzaamheden gaan verrichten. De Opdrachtnemer verplicht zijn personeel en/of Onderaannemer(s) mee te werken aan dit onderzoek en draagt zorg voor het vrijmaken van de tijd die voor een onderzoek benodigd is.
Indien naar aanleiding van een onderzoek naar de betrouwbaarheid een bezwaar ten aanzien van de betrokkene bestaat (dat wil zeggen een negatief screeningsresultaat), zet de Opdrachtnemer de betrokkene niet in bij of ten behoeve van de dienstverlening aan de Politie en sluit de Opdrachtnemer de betrokkene uit van iedere kennisname van gegevens van en over de Politie.
Een beslissing omtrent de betrouwbaarheid wordt aangemerkt als een beschikking als bedoeld in artikel 1:3, tweede lid, van de Awb. Dit betekent dat bij een negatieve beslissing (een negatief screeningsresultaat) de betrokkene gedurende zes weken bezwaar kan maken.
10.5 Continuïteit en meldplicht screening
De Opdrachtnemer gaat akkoord met de continue controle die de Politie uitoefent op Opdrachtnemer en diens personeel en/of Onderaannemer(s). Deze continue controle bestaat uit een doorlopende controle op veranderingen in justitiële documentatie, bedoeld in artikel 1, onder g, van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, van deze personen. Dit om na te gaan of ten aanzien van hen geen bezwaar bestaat tegen het blijven verrichten van werkzaamheden als benoemd in de Toelatingsleidraad.
Opdrachtnemer en diens personeel en/of Onderaannemer(s) melden aan de Politie een wijziging van feiten of omstandigheden waarvan hen redelijkerwijs duidelijk moet zijn dat die uit het oogpunt van de integriteit van de politie relevant is voor het blijven verrichten van deze werkzaamheden. Onder een wijziging van feiten of omstandigheden wordt verstaan een wijziging die betrekking heeft op de gegevens zoals genoemd
in artikelen 48r, derde lid, onder a tot en met d Politiewet en 48s, tweede lid Politiewet.
De Politie behoudt zich het recht voor, indien blijkt van feiten of omstandigheden die een hernieuwd onderzoek naar de betrouwbaarheid rechtvaardigen, om opnieuw een onderzoek naar de betrouwbaarheid uit te voeren. Opdrachtnemer gaat hiermee akkoord.
Er zal na een bepaalde termijn, welke zal worden bepaald in de met de (gewijzigde) Politiewet in werking getreden AMvB, opnieuw een onderzoek naar de betrouwbaarheid worden uitgevoerd. Opdrachtnemer gaat hiermee akkoord.
10.6 Indien de Leverancier voorafgaande aan de startdatum van de Inleenopdracht, de Externe terugtrekt, is de Politie gerechtigd de kosten van de screening in rekening te brengen bij de Leverancier.
10.7 In afwijking van de screening zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel is de Politie gerechtigd te verlangen dat de Externe een VOG (Verklaring omtrent Gedrag) aanlevert bij de Politie alvorens wordt overgegaan tot definitieve opdrachtverstrekking. Het VOG mag maximaal 2 jaar oud zijn. Voor werkzaamheden bij de politie is van belang dat de volgende functieaspecten worden aangekruist: 11, 12, 13, 41, 43 en indien van toepassing 61, 62 en 63. De kosten van de VOG zijn voor rekening van de Leverancier.
10.8 Indien de Externe op basis van de screening niet wordt goedgekeurd door de Politie dan wel indien de Externe geen VOG kan aanleveren, zal de Politie het voornemen tot gunning aan de betrokken Leverancier intrekken.
10.9 Definitieve gunning komt tot stand indien niet van enig gegrond bezwaar is gebleken tijdens de opschortende termijn, nadat de Leverancier tijdig de correcte en geldige bewijsmiddelen heeft aangeleverd bij de Politie en nadat de Leverancier en / of Externe de screeningsprocedure met succes heeft doorlopen en de Politie de inzet van de Leverancier en / of de Externe op basis van het screeningsresultaat heeft goedgekeurd.
10.10 De Politie bevestigt de definitieve opdrachtverstrekking middels het verstrekken van een Inleenopdracht aan Leverancier.
10.11 Wanneer op grond van de (gewijzigde) Politiewet en de AMvB voor deze werkzaamheden volstaat dat Opdrachtnemer en diens Personeel en/of Onderaannemer(s) in bezit is van een geldige VOG, kan de Politie eenzijdig besluiten, in plaats van een VOG een onderzoek naar de betrouwbaarheid (screening) van Opdrachtnemer en diens Personeel en/of Onderaannemer(s) te verlangen.
11. Aansprakelijkheid
11.1 Daar waar in artikel 21.3 van de ARVODI-2018 sprake is van “opdrachten” dient te worden gelezen “de Opdracht”.
12. Toepasselijke voorwaarden
12.1 Door een Offerte in te dienen verklaart Leverancier zich onvoorwaardelijk akkoord met de Voorwaarden en de eisen in de Offerteaanvraag. Xxxxxxxxxxx heeft uiterlijk bij indiening van zijn Offerte kennis genomen van de Voorwaarden en heeft deze opgeslagen op zijn harde schijf.
1. de Inleenopdracht;
2. de Nota van Inlichtingen (Vragenronde)
3. de Offerteaanvraag;
4. de Selectieleidraad van de betreffende categorie;
5. de Begrippenlijst;
6. de Algemene Gebruiksvoorwaarden Applicatie Inhuurdesk Politie (AGAIP);
7. de Voorwaarden Offerteprocedure;
8. de Voorwaarden inzake inhuur derden;
9. de ARVODI-2018;
10. de Offerte.
12.2 Algemene voorwaarden of bijzondere voorwaarden van de Leverancier zijn uitdrukkelijk niet van toepassing.
12.3 Indien één of meer bepalingen van de Voorwaarden Offerteprocedure nietig blijken te zijn, vernietigd worden of anderszins hun rechtsgeldigheid verliezen, zullen de overige bepalingen van de Voorwaarden Offerteprocedure van kracht blijven, voor zover zulks in overeenstemming is met de strekking van de Voorwaarden Offerteprocedure. De Politie zal
ten aanzien van de bepaling(en) die hun geldigheid hebben verloren een vervangende bepaling vaststellen waarmee de strekking van die bepaling en de Voorwaarden Offerteprocedure behouden blijft.
12.4 De Voorwaarden kunnen door of vanwege de Politie worden gewijzigd. Wijzigingen van deze voorwaarden worden tenminste tien kalenderdagen vóór inwerkingtreding bekend gemaakt. Wijzigingen treden in werking op de in de bekendmaking vermelde datum. Bekendmaking vindt plaats door middel van een algemene kennisgeving op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
12.5 Leverancier heeft de mogelijkheid niet akkoord te gaan met de wijzigingen, zoals in de in lid 4 van dit artikel bedoelde kennisgeving door Politie bekend is gesteld, en daarmee zijn registratie dan wel toelating dan wel Offerte(s) ongedaan te maken en/of de Inleenopdracht te beëindigen voordat de wijzigingen van de desbetreffende Voorwaarden ingaan. Wijzigingen van de voorwaarden gelden ook ten aanzien van reeds bestaande registraties, toelatingen en Inleenopdrachten, tenzij de Politie schriftelijk anders meldt.