Gedragscode voor zakenpartners
Gedragscode voor zakenpartners
December 2023
Algemeen
De activiteiten van KWH zijn gebaseerd op openheid, eerlijkheid, betrouwbaarheid, redelijkheid en respect. KWH wil relaties ontwikkelen en onderhouden met zakelijke partners, waaronder leveranciers, onderaannemers, distributeurs, agenten, consultants en andere zakelijke partners (elk hieronder "zakelijke partner") die dezelfde bedrijfswaarden delen als KWH en op een ethische manier zaken doen.
Deze gedragscode voor zakenpartners (de "code") is gebaseerd op de gedragscode van de KWH Groep die geldt voor de hele KWH bedrijvengroep bestaande uit de vier divisies Mirka die gespecialiseerd is in schuurmiddelen, KWH Logistics die logistieke diensten aanbiedt, KWH Freeze die diepvriesopslag aanbiedt en KWH Invest die strategische holdings en Prevex die watervallen produceert. Deze code is ook gebaseerd op internationale conventies en standaarden zoals het Global Compact van de Verenigde Naties (VN), de richtlijnen voor multinationale onder- nemingen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), de internationale gedragscode voor multinationale ondernemingen en de internationale gedragscode voor multinationale ondernemingen.
Bill of Human Rights, de fundamentele principes en rechten op het werk van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) en de VN-richtlijnen voor bedrijven en mensenrechten.
Deze code, inclusief de hierboven genoemde internationale conventies en normen, omvat de waarden volgens welke KWH werkt. KWH verwacht van haar zaken- partners dat zij zich in hun omgang met XXX en in hun omgang met hun eigen medewerkers, zakenpartners en andere derden, inclusief overheids- en andere functionarissen, aan soortgelijke waarden en normen houden.
Verwijzingen in deze code naar "KWH" of "het bedrijf" betekenen KWH Group Ltd, inclusief alle divisies, dochterondernemingen, filialen en andere entiteiten waarover KWH de leiding heeft.
1. Richtlijnen voor zakelijk gedrag
1.1. Naleving van wet- en regelgeving
Van de Business Partner wordt verwacht dat hij zijn activiteiten op een professionele en ethische manier uitvoert en dat hij zich in al zijn activiteiten houdt aan alle toepasselijke wet- en regelgeving die van toepassing is op zijn activiteiten, evenals aan relevante en toepasselijke internationale verdragen en normen.
Waar de vereisten in deze Code strenger zijn dan bestaande wet- of regelgeving, hebben de vereisten van deze Code voorrang in dat rechtsgebied. Indien een deel van deze Code in strijd is met de lokale wetgeving waar de Business Partner actief is, prevaleert de strengere lokale wetgeving in dat rechtsgebied. In situaties waarin deze Code geen specifieke richtlijnen bevat, zal de Business Partner het volgende doen in de geest van deze Code.
1.2. Anti-omkoping en anti-corruptie
Corruptie omvat een grote verscheidenheid aan activiteiten. Het gaat niet alleen om geld, maar ook om andere vormen van gunsten, zoals vriendjespolitiek en vriendjespolitiek. KWH tolereert corruptie en omkoping in geen enkele vorm, direct of indirect.
De Zakenpartner zorgt ervoor dat alle directeuren, werknemers en derden die namens de Zakenpartner optreden, zich houden aan alle toepasselijke anti- corruptiewetten.
Business Partner zal niets van waarde of een ongepast voordeel aanbieden, beloven, geven of accepteren om een persoon te beïnvloeden om te handelen of zich te onthouden van handelen met als doel het ongepast verkrijgen, behouden of veiligstellen van een voordeel van welke aard dan ook. Dit geldt ongeacht of het voordeel rechtstreeks of via een tussenpersoon wordt aangeboden.
1.3. Relatiegeschenken en Zakelijke Gastvrijheid
Relatiegeschenken en bedrijfsgastvrijheid kunnen een positieve rol spelen bij het opbouwen van relaties tussen partijen, als ze worden gegeven in overeen- stemming met de toepasselijke wetgeving en niet kunnen worden opgevat als steekpenningen om een oneerlijke voorkeursbehandeling te krijgen. Een geschenk is iets waar je openlijk over kunt praten; een steekpenning is dat niet. Bij omkoping wordt verondersteld dat er gunsten tegenover staan, terwijl dat bij een geschenk niet het geval is.
Incidentele en redelijke bedrijfsgerelateerde geschenken, entertainment en andere bedrijfsgastvrijheid is acceptabel wanneer dit gebruikelijk is en in overeen- stemming met toepasselijke wetgeving. De zakenpartner mag geen geschenken, maaltijden of vormen van vermaak aanbieden aan een KWH werknemer of zijn/haar familieleden die de beslissing van de KWH werknemer met betrekking tot zaken van KWH met de zakenpartner kunnen beïnvloeden of lijken te beïnvloeden. Xxx XXX-medewerkers wordt verwacht dat zij hun eigen reis en verblijf betalen wanneer zij een bezoek brengen aan Business Partner.
KWH-medewerkers mogen geen geschenken ter waarde van meer dan 100 euro geven of aannemen zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van hun
leidinggevende. Contant geld of een equivalent daarvan, zoals cadeaubonnen, mogen nooit worden aangeboden of aangenomen.
1.4. Belangenverstrengeling
Zakelijke partner vermijdt potentiële belangenverstrengeling met betrekking tot zijn werk met KWH. Zakenpartner maakt belangenverstrengeling of situaties die de schijn van belangenverstrengeling wekken, bijvoorbeeld als een medewerker van KWH of zijn/haar directe familielid, bekend aan KWH:
(a) een materieel financieel of ander belang heeft in de Business Partner;
(b) een leidinggevende functie heeft bij de Business Partner; of
(c) werkt voor de Zakenpartner en dit dienstverband een belangenconflict of de schijn daarvan creëert.
1.5. Concurrentie
Business Partner dient zich te houden aan alle toepasselijke mededingingswetten. Business Partner zal geen discussies voeren, communiceren, afspraken maken of andere afspraken maken of informatie uitwisselen met de intentie om concurrentie te voorkomen, zoals prijsafspraken, marktverdeling, klanttoewijzing of andere illegale beperkende praktijken.
1.6. Vertrouwelijkheid en intellectuele eigendomsrechten
De Zakenpartner beschermt de intellectuele eigendomsrechten van KWH, waaronder vertrouwelijke knowhow en handelsgeheimen, in overeenstemming met toepasselijke wetten en contracten en zorgt ervoor dat het niveau van zijn informatiebeveiliging en andere beveiligingsroutines toereikend is om al deze informatie vertrouwelijk en veilig te houden.
1.7. Gegevensbescherming en privacy
De Business Partner verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens (d.w.z. informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon) alleen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en zorgt ervoor dat dergelijke informatie veilig wordt bewaard.
1.8. Nauwkeurige en volledige boekhouding
Het bijhouden van een nauwkeurige boekhouding en administratie en het aangeven van belastingen en heffingen maakt deel uit van het duurzaam runnen van een wettig en transparant bedrijf. Business Partner moet alle wetten volgen die van toepassing zijn om belastingfraude en belastingontduiking te voorkomen .
1.9. Anti-witwassen, exportcontrole en sancties
De Zakenpartner dient zich te houden aan alle wetten die van toepassing zijn ter voorkoming van het witwassen van geld, alsmede aan wetgeving met betrekking tot antiterrorisme. Business Partner moet voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot exportcontrole en handelssancties, inclusief maar niet beperkt tot sancties die zijn uitgevaardigd door de VS, de Verenigde Naties, de Europese Unie of het Verenigd Koninkrijk, en zal zich niet bezighouden met, noch ertoe leiden dat KWH zich bezighoudt met, enige vorm van sanctieovertreding.
Zakelijke Partners moeten op verzoek accurate handelsgegevens en documenten met betrekking tot hun producten en diensten delen. Zakelijke partners moeten ook accurate gegevens over bedrijfseigendom delen.
Zakenpartner dient ervoor te zorgen dat aan KWH verkochte materialen, onderdelen, producten en diensten door KWH zonder enige vergunning kunnen worden geëxporteerd. Business Partner zal KWH onmiddellijk vooraf informeren als een exportvergunning nodig is.
1.10.Productveiligheid
Business Partner zal geen compromissen sluiten op het gebied van productveiligheid. Al haar producten en diensten moeten veilig zijn voor mens en milieu.
1.11. Milieuverantwoordelijkheid
Business Partners moeten alle wetten met betrekking tot het milieu en milieubescherming naleven. Ze moeten zich inzetten voor voortdurende verbeteringsactiviteiten om de uitstoot van broeikasgassen en de koolstofvoetafdruk te verminderen om de gevolgen van klimaatverandering te beperken.
Zakelijke partners moeten een circulair bedrijfsmodel integreren, om de
voor zover mogelijk, in hun activiteiten door afvalmaterialen van hun productielijnen te recyclen of te hergebruiken om de hoeveelheid afval die naar stortplaatsen wordt gestuurd tot een minimum te beperken. Als recycling en/of hergebruik niet mogelijk is, onderzoeken Business Partners de mogelijkheid om materialen aan derden te verkopen voor verdere verwerking, om zo nieuwe inkomstenstromen te creëren.
Zakelijke partners moeten hun producten en diensten op milieuvriendelijke wijze vervaardigen, anticiperen op milieuschade die voortvloeit uit hun activiteiten, producten en diensten en deze schade beperken en voorkomen. Het is essentieel om de milieueffecten van de activiteiten te identificeren en de milieurisico's
systematisch te beheren door rekening te houden met milieukwesties bij het plannen en implementeren van activiteiten en producten. Het doel moet zijn om de negatieve milieu- en klimaateffecten van de activiteiten volledig te verminderen.
1.12. Verantwoord inkopen van grondstoffen
Zakelijke Partners houden zich aan toepasselijke wetgeving met betrekking tot verantwoord inkopen en conflictmineralen en stellen op betrouwbare wijze de herkomst en bron van dergelijke metalen en mineralen vast.
2. Mensenrechten en werkomgeving
2.1. Respect voor mensenrechten en arbeidsrechten
Zakelijke partners moeten te goeder trouw en met wederzijds respect omgaan met hun werknemers en hun vertegenwoordigers op de werkplek. Ze moeten het fundamentele recht van werknemers erkennen om te beslissen of ze al dan niet vertegenwoordigd willen worden door vakbonden van hun keuze, en ze moeten de werknemers en hun wettelijk erkende vakbonden het recht geven om deel te nemen aan collectieve onderhandelingen.
Werknemers moeten worden gesteund en aangemoedigd om hun mening te geven en om kwesties vrijuit te bespreken met hun managers.
De praktijken van zakenpartners moeten gebaseerd zijn op internationaal erkende arbeidsnormen en rekening houden met de toepasselijke gewoonten en regels van de verschillende rechtsgebieden waarin zij actief zijn.
Zakelijke partners moeten eerlijke lonen en andere voordelen betalen die voldoen aan nationale wettelijke normen, collectieve overeenkomsten of algemeen aanvaarde normen voor de bedrijfstak waarin zij actief zijn, of deze overtreffen. Dit geldt ook voor wetten, collectieve overeenkomsten en normen voor werktijden, inclusief overwerk en compensatie voor overwerk, om voldoende tijd voor rust en vrije tijd te garanderen.
2.2. Non-discriminatie
Business Partners zetten zich in voor een inclusieve werkcultuur. Ze moeten waarderen en erkennen dat alle mensen uniek zijn en moeten worden gerespecteerd om hun individuele capaciteiten en opvattingen. Alleen verdienste, kwalificaties en andere professionele criteria worden gebruikt als basis voor beslissingen met betrekking tot werknemers, zoals werving, training, beloning en
promotie. Bij het nemen van dergelijke beslissingen wordt geen belang gehecht aan het geslacht, de leeftijd, de godsdienst, de seksuele geaardheid, de politieke geaardheid, de nationale of etnische achtergrond of andere soortgelijke kenmerken van de werknemer.
Business Partners mogen geen enkele vorm van discriminatie accepteren. Ze moeten alle huidige en potentiële werknemers eerlijk en zonder vooroordelen behandelen. Pesten, intimidatie of vergelding, direct of indirect, fysiek of verbaal, wordt niet getolereerd.
2.3. Gedwongen arbeid en kinderarbeid
Business Partners tolereren geen kinderarbeid of dwangarbeid in hun faciliteiten of in de activiteiten van een van hun business partners. Waar zij
opereren, zijn Business Partners verplicht zich te houden aan de toepasselijke nationale wetten en internationale normen inzake minimumleeftijdseisen.
Business Partners, met inbegrip van hun wervingsbureaus, mogen zich niet inlaten met en geen enkele vorm van dwangarbeid, schuldarbeid of illegale arbeid tolereren, met inbegrip van mensenhandel en andere vormen van moderne slavernij. Ze moeten de menselijke waardigheid in hun activiteiten beschermen en alle vormen van seksuele intimidatie, uitbuiting en misbruik voorkomen.
Werknemers hoeven geen wervingskosten te betalen of financiële of persoonlijke documenten in te leveren bij aanvang van het dienstverband of op enig moment tijdens het dienstverband.
2.4. Gezondheid en veiligheid
Zakelijke Partners moeten zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving waarin werkgerelateerd letsel zo min mogelijk voorkomt en alle haalbare maatregelen worden genomen om dergelijke voorvallen en letsel te voorkomen. Ze moeten zich strikt houden aan de toepasselijke nationale gezondheids- en veiligheidswetgeving en de gezondheids- en veiligheidsbepalingen in collectieve arbeidsovereenkomsten.
Business Partners zetten zich in voor procesveiligheid en passen systematisch beheersystemen en controles toe om potentiële gevaren te identificeren en te begrijpen om incidenten en letsel te voorkomen.
3. Onderleveranciers en filialen
De Zakenpartner zorgt ervoor dat zijn gelieerde bedrijven en zijn eigen zakenpartners zich aan deze Code (of vergelijkbare vereisten) houden. Met een
"gelieerd bedrijf" wordt in deze Code een bedrijf bedoeld waarover de Business Partner zeggenschap heeft, waarover de Business Partner zeggenschap heeft of waarover de Business Partner gezamenlijke zeggenschap heeft.
De zakenpartner evalueert en monitort zijn toeleveringsketen en verzamelt op verzoek relevante informatie voor KWH over de naleving van deze code door de toeleveringsketen.
4. Bewaking, rapportage en sancties
De Zakenpartner zal regelmatig controleren of hij zich aan deze Code houdt, met inbegrip van de naleving door zijn gelieerde bedrijven en zijn eigen zakenpartners.
De Zakelijke Partner zal op verzoek KWH toegang geven tot alle relevante informatie en documenten die nodig zijn om de naleving van deze code door de Zakelijke Partner te verifiëren. Op verzoek verleent de Zakenpartner KWH (of een door KWH geautoriseerde derde) toegang tot relevante gebouwen en informatie voor het uitvoeren van audits op locatie, inclusief het interviewen van relevant personeel en toegang tot accurate en volledige documentatie en dossiers.
De Zakenpartner zal elke geconstateerde tekortkoming onmiddellijk verhelpen en herhaling van een dergelijke tekortkoming in de toekomst voorkomen.
Niet-naleving van deze code kan negatieve gevolgen hebben voor de zakelijke relatie van Business Partner met KWH. Als Business Partner naar het redelijke oordeel van KWH deze code wezenlijk schendt of nalaat een schending van de code ongedaan te maken, dan heeft KWH het recht om de zakelijke relatie met Business Partner met onmiddellijke ingang te beëindigen, ongeacht de beëindigingsregels in een contract tussen Business Partner en KWH.
Als de Business Partner zich zorgen maakt dat iets in de relatie met KWH niet in overeenstemming is met deze code, dan meldt hij dit aan KWH, bijvoorbeeld aan zijn KWH-contactpersoon of een andere geschikte persoon in het management van KWH. Dergelijke meldingen kunnen altijd naar het Compliance Team van de KWH Groep gestuurd worden (e-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx). Wangedrag kan ook gemeld worden bij het vertrouwelijke meldingssysteem van KWH Groep, de Ethics Lijn (links en aanvullende instructies zijn te vinden op xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xx/xxx-xxxxx/xxxxxxxxxxxxxx).