PROCURATIEREGLEMENT HEEMWONEN
PROCURATIEREGLEMENT HEEMWONEN
1. Inleiding
Het procuratiereglement regelt de bevoegdheid van functionarissen van HEEMwonen tot het aangaan van verbintenissen en/of het verrichten van rechtshandelingen namens Woningstichting HEEMwonen. De algehele vertegenwoordigingsbevoegdheid voor Woning- stichting HEEMwonen behoort statutair tot de taak van de bestuurder.
Xxxxxxx dit procuratiereglement verstrekt de bestuurder een doorlopende volmacht tot het uitvoeren van bepaalde handelingen namens HEEMwonen. Daarbij is het procuratieregle- ment bedoeld om zowel (medewerkers van) Woningstichting HEEMwonen als derden te be- schermen tegen onbevoegde handelingen of onbevoegde vertegenwoordiging.
2. Uitgangspunten
2.1 Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Bestuur: het bestuur van HEEMwonen.
b. Bestuurder: een lid van het Bestuur die alleen/zelfstandig volledig bevoegd is;
c. Directie: de directie van HEEMwonen, bestaande uit de Bestuurder, Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed en Directeur Strategie & Wonen
d. Directielid: een lid van de directie, zijnde de Bestuurder, Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed of Directeur Strategie en Wonen;
e. Functie: Een verzameling van taken, rechten en plichten van een medewerker van HEEMwonen;
f. HEEMwonen: Woningstichting HEEMwonen, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 14021260;
g. Medewerker: Algemene definitie voor iemand die werkt bij HEEMwonen en ondergeschikt is aan teamleiders en directie;
h. Rechtshandeling: Een handeling met de bedoeling een bepaald rechtsgevolg tot stand te brengen;
i. RvC: de raad van commissarissen van HEEMwonen, als bedoeld in de Statuten;
j. Statuten: de statuten van HEEMwonen;
k. Verbintenis: Een rechtsverhouding krachtens welke de ene partij een prestatie verschuldigd is aan de andere partij;
l. Volmacht/procuratie: bevoegdheid om voor of namens het bestuur van HEEMwonen rechtshandelingen te plegen.
2.2 Bevoegdheid en volmacht
De bestuurder van HEEMwonen is conform de statuten, uittreksel Kamer van Koophandel en het bestuursreglement bevoegd Woningstichting HEEMwonen te besturen en heeft daartoe alle bevoegdheden, al dan niet na goedkeuring door de RvC, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen.
De bestuurder verleent per vaststellingsdatum van dit procuratiereglement volmacht uitslui- tend aan de in dit procuratiereglement genoemde medewerkers met inachtneming van de voorwaarden zoals genoemd in dit reglement.
Verdere volmacht-verlening door de in dit procuratiereglement vermelde gevolmachtigden is niet toegestaan.
Conform statuten, en uittreksel Kamer van Koophandel hebben de Bestuurder, directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed en directeur Strategie en Wonen de volgende bevoegdheden:
Bestuurder | Alleen / zelfstandig bevoegd |
Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed (gevolmachtigde) | Bevoegd tot de volgende handeling(en): • Afsluiten inkoopcontracten • Afsluiten verkoopcontracten • Afsluiten financieringscontracten • Afsluiten software-contracten • Afsluiten onderhoudscontracten Conform de kaders van de goedgekeurde treasury- en investeringsstatuten. |
Directeur Strategie & Xxxxx (gevolmachtigde) | Bevoegdheden: • Uitgaven: onbeperkt • Handelingen: contracten / overeenkomsten • Contracten: - Inkoop: onbeperkt - Onderhoud: onbeperkt Conform de kaders van de goedgekeurde investeringsstatuten met de macht van substitutie in geval van ontstentenis en belet van bestuurder. |
2.3 Kaders bestuur
• Het Bestuur is conform de Statuten en artikel 6.1 van het Bestuursreglement belast met het besturen van Woningstichting HEEMwonen en is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving en de realisatie van de doelstellingen, strategie, financiering en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenont- wikkeling, alsmede het beleid ten aanzien van deelnemingen van HEEMwonen. Het Bestuur legt hierover verantwoording af aan de RvC.
• Bevoegdheden die niet expliciet in dit procuratiereglement zijn beschreven blijven voorbehouden aan het bestuur van HEEMwonen, behoudens schriftelijke toestem- ming van het bestuur tot overdracht van de bevoegdheden en daaraan eventueel verbonden volmachten.
• Bij ontstentenis of belet van het Bestuur, wordt de RvC onverwijld geïnformeerd.
• Bij afwezigheid van de Bestuurder treedt conform artikel 8.8 van het Bestuursregle- ment de directeur Strategie & Wonen als plaatsvervangend Bestuurder op. De plaatsvervangend Bestuurder draagt zorg voor de ongestoorde voortgang van de
bestuurlijke werkzaamheden. Bij langdurige afwezigheid van de Bestuurder treedt artikel 18.7 van de statuten in werking.
2.4 Kaders rechtshandelingen
• Verbintenissen en rechtshandelingen worden alleen schriftelijk aangegaan, nooit mondeling.
• Het uitvoeren van een rechtshandeling en het aangaan van een verbintenis geschiedt middels het plaatsen van een (digitale) handtekening.
2.5 Samenhang documentatie
De onderstaande documenten zijn onlosmakelijk verbonden met het procuratiereglement. Dit is een niet limitatieve lijst.
• Statuten
• Bestuursreglement
• Uittreksel Kamer van Koophandel
• Investeringsstatuut
• Treasurystatuut
• Inkoopbeleid
• Beleid contractmanagement
• Procedure kasbeheer
• Procedure inkoopfactuurafhandeling en betalingsorganisatie
• Procedure verantwoordingsmethodiek projecten
3. Procuratiereglement
3.1 Begroting en budgetten
Middels een jaarlijkse cyclus worden een, onderhoudsbegroting (3.1.1), bedrijfsbegroting (3.1.1.) en (des)investeringsbegroting (3.1.2) met daaropvolgend een financiële meerjaren- planning en jaarbegroting opgesteld/bijgesteld. Deze begrotingen worden allen ter vaststel- ling aangeboden aan de directie van HEEMwonen.
Nadat de directie de financiële meerjarenbegroting en bijbehorende jaarbegrotingen heeft vastgesteld, worden deze ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen (RvC) overlegd. Het aangaan van verplichtingen dient plaats te vinden binnen deze, door respectievelijk de directie en RvC vastgestelde en goedgekeurde begrotingen. D.m.v. de begroting worden budgetten toegekend aan te verwachten investeringen en kosten.
3.1.1 Onderhoudsbegroting en bedrijfsbegroting
De monitoring gebeurt binnen HEEMwonen onder andere via de Balanced Score Card (BSC). Hierin zijn allerlei kritische prestatie indicatoren (KPI’s) inclusief normen opgenomen en een deel hiervan heeft betrekking:
• Uitgaven leefbaarheidsfonds
• Uitgaven medewerkersontwikkeling
• Afboekingen vertrokken huurders
• Beheerkosten
• Kosten planmatig onderhoud
• Kosten niet planmatig onderhoud
M.b.t. bovenstaande zaken zijn de volgende afspraken gemaakt:
1. Binnen de begroting zijn de totaalbedragen van de verschillende onderdelen, zoals ook vermeld in de BSC, taakstellend. Dit betekent dat de bestuurder binnen een onderdeel het budget flexibel kan inzetten, maar dat de realisatie van het totaal binnen de begroting moet blijven. Daar waar derhalve gesproken wordt over overschrijding van begro- tingsonderdelen gaat het over het aggregatieniveau van de BSC;
2. Overschrijdingen op de begroting zijn aan de orde indien de verwachting einde jaar c.q. forecast laat zien dat het goedgekeurde budget van een begrotingsonderdeel ontoerei- kend is;
3. Zodra een substantiële overschrijding van een begrotingsonderdeel dreigt of verwacht wordt, dient de bestuurder dit beargumenteerd en voorzien van een voorstel c.q. advies bij de eerstvolgende vergadering van de RvC voor te leggen;
4. In het geval er sprake is van de zogenaamde drie O’s (onvoorzien, onontkoombaar en onuitstelbaar) kan de bestuurder direct handelen en volstaat bespreking binnen de RvC op basis van een bijgestelde forecast achteraf. Het is aan de bestuurder om dit te beoor- delen;
5. Beleidswijzigingen kunnen door de bestuurder geaccordeerd worden indien de financiële gevolgen binnen de goedgekeurde (meerjaren)begroting(onderdelen) blijven;
6. Beleidswijzigingen waarvan niet duidelijk is wat de financiële gevolgen zijn, worden op basis van een notitie besproken binnen de auditcommissie. De auditcommissie zorgt daarna voor een passende doorgeleiding naar de voltallige RvC op basis van de inschatting van de risico’s;
7. Beleidswijzigingen die leiden tot een verwachte overschrijding van één of meerdere begrotingsonderdelen worden voorbesproken in de auditcommissie, maar dienen altijd beargumenteerd en volledig onderbouwd voorgelegd te worden aan de voltallige RvC ter goedkeuring;
8. Onderbesteding van budgetten wordt op basis van de BSC binnen de auditcommissie besproken en komt jaarlijks bij het evalueren van het ondernemingsplan en/of de bespreking van de jaarrekening op de agenda van de voltallige RvC. Onderbesteding betekent niet dat budgetten automatisch in een nieuwe begroting verlaagd worden.
3.1.2 Investeringsstatuut ( (des)investeringsbegroting)
Het investeringsstatuut is het uitvoeringskader voor de (des)investeringsbegroting. Het investeringsstatuut heeft betrekking op investeringen in het vastgoed, zijnde sloop, nieuw- bouw, renovatie, aan- en verkoop.
In het investeringsstatuut van HEEMwonen is opgenomen dat investeringen alleen gedaan kunnen worden na verkregen goedkeuring door de RvC. Dat kan op vier manieren:
1. (des)investeringen zijn in de meerjarenprognose/begroting opgenomen en zijn aldus door de RvC geaccordeerd;
2. (des)investeringen boven de € 3.000.000,- exclusief btw worden ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd op basis van een ontwikkel- en realisatie exposé waarin toetsing plaatsvindt aan de gestelde investeringskaders met in het bijzonder aandacht voor de (financiële en imago) risico’s en de passendheid binnen de doelstelling en de koers van HEEMwonen (de legitimiteit van de investeringsbeslissing);
3. Van (des)investeringen tussen € 1.000.000,- exclusief btw en € 3.000.000,- exclusief btw maakt de commissie Vastgoed een keuze welke (des)investeringen en op welke wijze zij deze wil bespreken binnen de commissie. N.a.v. deze bespreking kan de commissie Vastgoed om haar moverende redenen besluiten om een dergelijke (des)investering ter beoordeling aan de voltallige RvC voor te leggen. (des)investeringen binnen deze orde van grootte worden via de begroting door de RvC goedgekeurd en vallen binnen het goedgekeurde kader tot besluitvorming van de bestuurder.
4. (des)investeringen boven de € 150.000 exclusief btw die niet in de meerjarenbegroting zijn opgenomen, worden separaat aan de RvC voorgelegd.
3.2 Aangaan (inkoop)verplichtingen binnen kaders begroting
Met betrekking tot het aangaan van verplichtingen met leveranciers wordt er een onder- scheid gemaakt tussen eenmalige verplichtingen en meerjarige verplichtingen.
Definitie | |
Eenmalige verplichtingen | Een eenmalige verplichting wordt gebruikt voor de eenmalige inkoop van goederen of diensten. Na de levering van het bestelde is de verplichting afgerond. |
Meerjarige verplichtingen | Een meerjarige verplichting is een wederzijdse verplichting tussen twee of meer partijen, waarin de wederzijdse prestaties (met een repeterend karakter) binnen een bepaalde periode worden vastgelegd. |
3.2.1 Aangaan eenmalige verplichtingen
In onderstaand overzicht is aangegeven hoe de bevoegdheden en limieten m.b.t. het aangaan van eenmalige verplichtingen middels opdrachtverstrekking met leveranciers zijn belegd.
Bevoegd tot het aangaan van eenmalige verplichtingen | |
Directielid | Ja, onbeperkte limiet |
Teamleider | Ja, tot € 50.000,- inclusief btw per eenmalige verplichting, mits de aan te gane verplichting binnen de eigen bevoegdheid en binnen het eigen team valt. |
Medewerker | Ja, tot € 7.500,- inclusief btw per eenmalige verplichting, mits de aan te gane verplichting binnen de eigen bevoegdheid en binnen het eigen team valt. |
Financieel administratief medewerker | Nee, Financieel administratief medewerkers mogen vanwege functiescheiding geen verplichtingen aangaan. |
Inkoper | Nee, Inkopers mogen vanwege functiescheiding geen verplichtingen aangaan. |
Bij afwezigheid van een teamleider zal een collega-teamleider de eenmalige verplichting tekenen. Bij afwezigheid van een directielid zal 1 van de andere directieleden de eenmalige verplichting tekenen.
3.2.2 Aangaan meerjarige verplichtingen
Meerjarige verplichtingen komen tot stand conform het ‘Inkoopbeleid’ en ‘Beleid voor con- tractmanagement’.
In onderstaand overzicht is aangegeven hoe de bevoegdheden en limieten m.b.t. het aangaan van meerjarige verplichtingen met leveranciers bij HEEMwonen is vormgegeven.
Bevoegd tot het aangaan van meerjarige verplichtingen | |
Directielid | Ja, onbeperkte limiet |
Teamleider | Ja, tot € 50.000,- inclusief btw per jaar inclusief, mits de aan te gane verplichting binnen de eigen bevoegdheid en binnen het eigen team valt. |
Medewerker | Nee |
Bij afwezigheid van een teamleider zal een collega-teamleider de meerjarige verplichting ondertekenen. Bij afwezigheid van een directielid zal 1 van de andere directieleden de meerjarige verplichting ondertekenen.
Opmerking: Indien een verplichting een politieke lading heeft en/of een imago effect kan hebben voor HEEMwonen, dan tekent altijd de Bestuurder. De teamleider die verantwoordelijk is voor het bedrijfs- proces moet hierop letten.
4. Overige documentatie
Het algemene beleid is dat medewerkers hun eigen correspondentie mogen tekenen voor zover het informatie-uitwisseling betreft. De directe teamleider geeft hiervoor de kaders aan. Bij twijfel of on- duidelijkheid zijn medewerkers verplicht eerst met hun teamleider te overleggen.
Voor de ondertekening van overige documenten met financiële, beleidsmatige c.q. juridische conse- quenties gelden de volgende regels:
Document | Ondertekening |
Arbeidsovereenkomsten | Bestuurder |
Huurovereenkomsten individuele woningen | Woonmakelaar |
Huurcontracten m.b.t. BOG, MOG en ZOG | Bestuurder |
Huurcontracten m.b.t. short- stay woningen en verhuur van woningen aan Statushouders | Woonmakelaar |
Huurcontracten voor parkeerplaatsen en garages | Woonmakelaar |
Externe afspraken, zoals prestatieafspraken met overheidsinstanties, convenanten en dergelijke | Bestuurder |
Notariële stukken | Bestuurder |
Leningsovereenkomsten (conform Treasury Statuut) | Bestuurder en Directeur Bedrijfsvoering & Vastgoed. |
5. Controle en naleving
5.1 Interne controle
De controllers zijn te allen tijde bevoegd om alle activiteiten van Woningstichting HEEMwonen in de breedste zin des woords te toetsen aan het procuratiereglement. De controllers zijn bevoegd om buiten het bestuur om rechtstreeks te rapporteren aan de Raad van Commissarissen.
5.2 Controlemechanismen
De naleving van dit procuratiereglement zal op de volgende manieren worden geborgd:
• Ex ante (van tevoren):
- Door plaatsing van het procuratiereglement op intranet
- Door plaatsing van het procuratiereglement op xxx.xxxxxxxxx.xx
- Door de controlewerkzaamheden van de controllers
• Ex post (achteraf):
- Door de controlewerkzaamheden van de externe accountant
- Door de controlewerkzaamheden van de controllers
Inwerkintreding
Dit procuratiereglement treedt in werking met ingang van 23 mei 2019.
Vastgesteld door Mevrouw A.M.H. Xxxxxx, bestuurder Woningstichting HEEMwonen d.d. 23 mei 2019
Goedgekeurd door de Raad van Commissarissen HEEMwonen d.d. 23 mei 2019