Personeelshandboek

In dit personeelshandboek zijn alle bestaande lokale regelingen binnen de gemeente Almere op het gebied van arbeidsvoorwaarden en gedragsregels/protocollen helder en bondig beschreven. Onze medewerkers kunnen zo makkelijker lezen over alle onderwerpen die voor hen van belang zijn tijdens hun dienstverband bij de gemeente. Aan het personeelshandboek zijn de regelingen als bijlage toegevoegd, onderverdeeld in arbeidsvoorwaarden (deel 1) en gedragsregels/protocollen (deel 2).

Het personeelshandboek geldt voor alle medewerkers van de gemeente Almere. Daarnaast zijn de gedragsregels/protocollen ook van toepassing op andere werkenden bij de gemeente. Denk aan uitzendkrachten, stagiairs, zzp’ers, Babs’en, vrijwilligers en andere werkenden die onder de uitzonderingsbepaling vallen van art. 1.2 lid 3 Cao Gemeenten. Voor politieke ambtsdragers gelden aparte afspraken, waaronder een aantal van de gedragsregels/protocollen in dit personeelshandboek.

Waar in dit personeelshandboek medewerker/hij/zijn staat, bedoelen we ook medewerkster/zij/haar en/of medewerker/x/die/hun/hen.

PERSONEELSHANDBOEK ‌

1. ARBEIDSOVEREENKOMST ‌

Vindplaats: artikel 5 en 7 Ambtenarenwet 2017 , artikel 7:610 BW en hoofdstuk 2 Cao Gemeenten .

Arbeidsovereenkomst voor bepaalde en onbepaalde tijd ‌

Als medewerker bij de gemeente Almere ben je in dienst op basis van een schriftelijke arbeids- overeenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd.

We hebben als uitgangspunt met nieuwe medewerkers een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van een jaar aan te gaan, met de intentie bij voldoende functioneren daarna een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aan te bieden.

Op de dag waarop de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt, eindigt de arbeidsovereenkomst.

Cao Gemeenten ‌

We passen telkens de meest recente versie van de Cao Gemeenten toe op de arbeidsverhouding met jou.

Ambtseed ‌

Met de eed/belofte verklaar je dat je begrijpt wat het betekent om voor een overheidswerkgever te werken en dat jij je daarnaar zal gedragen. Het afleggen van de eed/belofte ten overstaan van de (loco) burgemeester of gemeentesecretaris is verplicht voor alle nieuwe medewerkers. Dat gebeurt zo snel mogelijk na indiensttreding bij de gemeente Almere. Na het afleggen van de eed/belofte wordt hiervan een schriftelijke verklaring opgemaakt en ondertekend.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) / Verklaring Omtrent Gedrag-Politiegegevens (VOG-P) Iedere nieuwe medewerker is verplicht binnen 8 weken na aanvang van zijn arbeidsovereenkomst een VOG aan te leveren bij de gemeente Almere. De werkgever bepaalt op basis van de functie welke VOG‌

van toepassing is, de gewone VOG of de VOG-P. Voor functies gekoppeld aan Openbare Orde en Veiligheid is een VOG-P sowieso van toepassing.

2. SALARIS ‌

Vindplaats: hoofdstuk 3 Cao Gemeenten , het Beloningsreglement (bijlage 1) en Regeling

Inconveniënten toelage (vuilwerktoeslag) (bijlage 2).

Inschaling en periodieken ‌

De Cao Gemeenten regelt in welke schaal + periodiek je op basis van jouw functie bij aanvang van jouw dienstverband wordt ingedeeld. Onder voorwaarden, waaronder jouw functioneren, wordt het salaris elk jaar periodiek verhoogd, tot het maximum van de schaal.

Betaling salaris ‌

Het salaris wordt maandelijks uitbetaald rond de 22ste. Dan wordt ook de salarisstrook van die maand aan MijnHRM toegevoegd.

Vuilwerktoeslag (inconveniëntentoelage)‌

Bij bezwarende omstandigheden tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden, denk bijvoorbeeld aan het vaak werken met stank of geluidsoverlast, kun je recht hebben op een toeslag. We passen dan artikel 17b BBRA (Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984) toe. Hierin staat wat bezwarende omstandigheden zijn. Er zijn drie verschillende toelagen, afhankelijk van de mate waarin het werk bezwaarlijk is.

Waarnemingstoelage ‌

Als je wordt aangewezen om een functie waar te nemen met een hogere functieschaal, krijg jij - voor de periode van waarneming - een waarnemingstoelage. Deze bepaling geldt niet als de waarneming deel uitmaakt van je eigen functie.

Bij volledige waarneming van de functie is die toelage net zo groot als het verschil tussen jouw salaris en het salaris dat je zou krijgen als je bij de start van de waarneming in de hogere schaal zou zijn ingedeeld. Bij gedeeltelijke waarneming wordt de toelage naar verhouding toegekend.

Uitloopschaal ‌

In uitzonderlijke gevallen kan de leidinggevende voorstellen om je in een uitloopschaal te plaatsen. Dat kan als je ten minste drie jaar het maximum van je schaalindeling hebt bereikt en uitstekend functioneert. De leidinggevende kan dit alleen doen als er sprake is van je bewezen meerwaarde, uitstijgend boven je huidige functieniveau. De criteria voor toepassing van de uitloopschaal staan in artikel 5 Beloningsreglement en de toelichting daarop.

Gratificatie ‌

Voor eenmalige bijzondere prestaties kan een leidinggevende aan een of meer medewerkers een gratificatie (€ 250 - € 2.000 netto) toekennen. Voor gratificaties boven € 1.000 netto is toestemming van de gemeentesecretaris nodig.

Uitruilregeling ‌

Onze reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer met eigen vervoer is lager dan belastingvrij mag. Het verschil tussen het bedrag dat fiscaal maximaal mag worden vergoed en de werkelijk ontvangen vergoeding noemen we de fiscale ruimte. Van de belastingdienst mogen medewerkers deze ruimte gebruiken om hun brutoloon te ruilen tegen een netto reiskostenvergoeding. Dit is in jouw voordeel, want hierdoor betaal jij geen loonheffing over dat bedrag.

Al onze medewerkers kunnen meedoen. De verrekening van de vergoeding is in januari, als correctie- verwerking over het voorgaande kalenderjaar.

Let op! Door deze uitruil daalt het belastbaar inkomen en het loon sociale verzekeringen. Dit kan negatieve effecten hebben op mogelijk toekomstige uitkeringen (zoals de WW). Wil je hier gebruik van maken, dan moet je dit voor 31 december aangeven via MijnHRM.

Vakbondscontributie ‌

Xxx je lid van een vakbond, dan kun je in aanmerking komen voor een fiscale tegemoetkoming over het contributiebedrag, aan te vragen via MijnHRM.

Loondoorbetaling bij ziekte ‌

Xxx je arbeidsongeschikt, dan krijg je het eerste jaar (52 weken) het salaris en salaristoelage(n) volledig (100%) doorbetaald. Vanaf week 53 tot en met week 104 (dus het tweede jaar) krijg je 70% doorbetaald. Bepaalde uren worden volledig doorbetaald. De voorwaarden hiervoor zijn te vinden op MijnHRM. Als je langdurig ziek bent krijg je hierover informatie toegestuurd. Bij doorlopende ziektegevallen die gestart zijn voor 31-12-2023 gelden andere doorbetalingspercentages conform de bepalingen in de Cao Gemeenten.

Als je in het tweede ziektejaar of daarna, in een kalendermaand voor 50% of meer van zijn arbeidsduur bent gere-integreerd, heb je recht op 5% extra van het salaris en de salaristoelage(n). Dit kan samen met het salaris en de salaristoelage(n) niet meer zijn dan het volledige salaris en de salaristoelage(n).

Individueel Keuzebudget ‌

Vindplaats: hoofdstuk 4 Cao Gemeenten .

Iedere medewerker bouwt 17,05% aan Individueel Keuze Budget (IKB) op. Dit budget bestaat uit:

a. 8% van het bruto maandsalaris en toelagen (vakantietoeslag);

b. 7,55% van het bruto maandsalaris;

c. 1,5% van het bruto maandsalaris, met een minimum van € 33,33 per maand o.b.v. een voltijdsdienstverband;

Je kunt jouw IKB naar eigen inzicht besteden aan het kopen van bovenwettelijke vakantie-uren tot een maximum van 187 uur per kalenderjaar bij een voltijdsdienstverband, uitbetaling van extra salaris, en, onder voorwaarden, het (mee)betalen aan een opleiding.

Tot en met de 10e van iedere maand kun je via MijnHRM aangeven of je jouw opgebouwde IKB (deels) wil inzetten. Je kunt niet terugkomen op een eenmaal gemaakte keuze.

We betalen het IKB dat aan het eind van het kalenderjaar niet is besteed uit bij de salarisbetaling van december.

3. PENSIOEN COLLECTIEVE VERZEKERINGEN ‌

Vindplaats: ABP , hoofdstuk 3 Cao Gemeenten .

Pensioen ‌

Het ABP (Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds) is het bedrijfstakpensioenfonds voor de sector Overheid & Onderwijs. Als medewerkers met een arbeidsovereenkomst bij de gemeente Almere ben je verplicht deelnemer. Naast het ouderdomspensioen staat in de ABP-regeling ook een nabestaandenpensioen.

Een deel van de premies betalen wij en een deel betaal jij. Alle premiebetalingen lopen via het salaris. Je ontvangt jaarlijks een pensioenoverzicht van het ABP. Veel informatie, waaronder het pensioen- reglement, is te vinden op xxx.xxx.xx. Ook kun je via die website jouw digitale pensioendossier ‘Mijn ABP’ raadplegen.

Collectieve verzekeringen ‌

Zorgverzekering

Medewerkers en hun gezinsleden kunnen met korting pakketten afnemen bij de zorgverzekeraars waar de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een collectief contract mee heeft gesloten. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx staan de premies van deze gecontracteerde verzekeraars.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering

Je kunt je bijverzekeren tegen de (financiële) gevolgen van arbeidsongeschiktheid. Dat kan via een vrijwillige aanvullende verzekering van Loyalis. De premie van deze aanvullende verzekering wordt ingehouden op het bruto salaris. Op deze speciale pagina van Loyalis kun je de premie berekenen.

Iedere werknemer die een arbeidsongeschiktheidsverzekering heeft krijgt een tegemoetkoming in de kosten hiervan. Iedere werknemer met een arbeidsongeschiktheidsverzekering bij Loyalis is in beeld en krijgt automatisch een tegemoetkoming in de kosten. Iedere werknemer met een arbeidsongeschiktheidsverzekering bij een andere partij krijgt een tegemoetkoming in de kosten hiervan zodra de polis bekend is bij de HR servicedesk.

Collectieve netto Anw-hiaatverzekering

Medewerkers hebben de mogelijkheid tot het sluiten van een ANW-hiaatverzekering bij elipsLife. elipsLife verzorgt de administratie en zijn contactpersoon voor deze ANW-hiaatverzekering. De verzekering kan eenvoudig worden aangevraagd via het aanvraagformulier. Indien de medewerker zich aanmeldt binnen één maand nadat de medewerker in dienst is gekomen worden er geen gezondheidsvragen gesteld. Meldt de medewerker zich niet op tijd aan, dan dient er aanvullend een gezondheidsverklaring te worden ingevuld. Deze ontvangt de medewerker van elipsLife nadat het aanvraagformulier is ingestuurd. Vervolgens wordt beoordeeld onder welke voorwaarden de medewerker eventueel kan worden geaccepteerd.

Overige verzekeringen

Medewerkers, partners van medewerkers en kinderen van medewerkers die jonger zijn dan 27 jaar en geen werkgever hebben, kunnen met korting verzekeringen afnemen bij Centraal Beheer. De korting verschilt per verzekering. Kijk voor meer informatie en de premies op xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx .

4. WERKLOCATIES EN WERKTIJDEN ‌

Vindplaats: Regeling plaatsonafhankelijk werken (bijlage 3), beleid plaatsonafhankelijk werken (MijnHRM). Hoofdstuk 3 en 5 Cao Gemeenten en de Werktijdenregeling (bijlage 4).

Plaatsonafhankelijk werken ‌

Je kunt in overleg met je collega’s en leidinggevende afspraken maken over waar je werkt. Voor veel functies is het mogelijk om ook op andere plekken te werken dan op locatie van de gemeente, bijvoorbeeld thuis of elders in de stad. We noemen dit plaatsonafhankelijk werken. Je bent altijd een deel van de tijd op locatie van de gemeente aan het werk. Het plaatsonafhankelijk werken is geen recht en ook geen plicht. Bij de afspraken die je maakt over de locatie(s) waar je werkt, staat het belang van de organisatie en de kwaliteit van het werk altijd voorop.

Werktijden ‌

We hebben een standaard- en een bijzondere regeling voor de werktijden.

Standaardregeling voor werktijden ‌

Dit is de regeling die in principe voor iedereen geldt. In de standaardregeling staat dat medewerkers en leidinggevenden met elkaar in gesprek gaan over werktijden en flexibele inzet. Zo kun je werk en privé op elkaar afstemmen terwijl wij bij piekmomenten wat vaker een beroep op jou kunnen doen. Onder de standaardregeling werk je tussen 7.00 en 22.00 uur op maandag tot en met vrijdag (het dagvenster).

Bijzondere regeling voor werktijden ‌

Er zijn functies waarbij er weinig tot geen ruimte is om werktijden flexibel in te delen, bijvoorbeeld bij een koppeling aan openingstijden of klantcontacten. Voor deze medewerkers gelden opgelegde werktijden, bijvoorbeeld in de vorm van een (wisselend) rooster. Zij vallen onder de bijzondere regeling voor de werktijden.

Vergoedingen/toelagen ‌

Binnen het dagvenster van de standaardregeling is er geen recht op een extra vergoeding. Meer werken binnen het dagvenster betekent dat op een ander moment weer minder wordt gewerkt (tijd- voor-tijd). Als je in opdracht van je leidinggevende buiten de tijden van het dagvenster moet werken, geldt naast tijd-voor-tijd ook een buitendagvenstertoelage. Dit is geen ‘overwerk’ of ‘onregelmatige dienst’. De hoogte van die toelage is te vinden in art. 3.12 Cao Gemeenten. Met een functie in schaal 11 en hoger heb je geen recht op een buitendagvenstertoelage.

Overwerk en overwerkvergoeding ‌

Er is sprake van overwerk als je onder de bijzondere regeling voor de werktijden valt en op verzoek van jouw leidinggevende meer uren werkt dan er in jouw arbeidsovereenkomst staat. Overwerk vergoeden we door compensatie in tijd-voor-tijd. Daarboven ontvang je, afhankelijk van het tijdstip waarop is overgewerkt, een vergoeding van een bepaald percentage van je uurloon. De percentages voor overwerk zijn terug te vinden in art. 3.19 Cao Gemeenten .

Vrijwillig langer werken geeft geen recht op een overwerkvergoeding. Medewerkers met een functie in schaal 11 en hoger hebben ook geen recht op een overwerkvergoeding; noch in tijd, noch in geld.

Onregelmatig werken en toelage onregelmatige dienst ‌

Er is sprake van onregelmatig werken als je onder de bijzondere regeling voor de werktijden valt en op verzoek van je leidinggevende binnen jouw vaste aantal uren werkt op tijdstippen die vallen buiten

08.00 – 18.00 uur op maandag tot en met vrijdag.

Onregelmatig werken wordt vergoed met een toelage. De toelage wordt berekend over jouw eigen salaris, maar wel met een maximum van schaal 8. De hoogte van de toelage is ook afhankelijk van het tijdstip waarop je werkt. De percentages zijn terug te vinden in art. 3.11 Cao Gemeenten. Je hebt geen recht op een toelage onregelmatige dienst als je in één week maar één keer maximaal drie uur onregelmatig hebt gewerkt.

Er kan nooit tegelijk sprake zijn van overwerk en onregelmatig werken.

Piket (Beschikbaarheidsdiensten)‌

De pikettoelage geldt voor medewerkers die verplicht beschikbaar moeten zijn buiten hun reguliere werktijden. Draai je piketdienst, dan ben je altijd, ook in je pauze tijdens de werkdag, telefonisch bereikbaar. Je kunt op elk moment worden opgeroepen om binnen een bepaalde tijd naar een afgesproken locatie te komen.

We hebben als pikettoelage:

• maandag tot en met vrijdag 5%

• zaterdag, zondag of feestdag 10%

Je ontvangt dit percentage over het uurloon van je eigen salaris. Het uurloon is nooit hoger dan het maximum van schaal 8. Word je tijdens de piketdienst opgeroepen om te gaan werken, dan vallen deze piketuren onder de werktijdenregeling, naast de te ontvangen pikettoelage. Piketuren kun je in MijnHRM declareren.

5. VAKANTIE EN VERLOF ‌

Vindplaats: hoofdstuk 6 Cao Gemeenten.

Vakantie ‌

Bij een voltijdsdienstverband (36 uur per week) heb je per kalenderjaar recht op 194,4 vakantie-uren. Medewerkers die vóór 1 januari 2023 in dienst zijn gekomen hebben mogelijk meer vakantie-uren in verband met oude rechten of afbouw van oude rechten. Meer informatie vind je in de kennisbank op MijnHRM.

Compensatieverlof ‌

Als je veel onregelmatig werkt of vaak beschikbaar moet zijn, heb je per kalenderjaar aanvullend recht op 14,4 uur vakantie-uren (art. 6.3 Cao Gemeenten).

Spaarverlof ‌

Je kunt alle bovenwettelijke vakantie-uren sparen door ze in het 'spaarverlof' te stoppen. De uren in het spaarverlof hoeven niet voor een bepaalde datum opgenomen te worden. Je mag deze uren volledig vrij opnemen voor wat je maar wilt. Dat mogen losse dagen zijn, of langere perioden achter elkaar.

Opnemen vakantie ‌

Voor iedere opgenomen vakantiedag wordt het daadwerkelijke aantal uren afgeschreven van het vakantietegoed dat je die dag niet werkt.

Verkopen bovenwettelijke vakantie-uren ‌

Je mag je bovenwettelijke vakantie-uren verkopen, tot een maximum van 72 uur per kalenderjaar (bij deeltijddienstverband naar rato). Per verkocht uur ontvang je een uur salaris, zoals dat geldt in de maand van verkoop.

Arbeidsduurverkorting (ADV)‌

Arbeidsduurverkorting (ADV) is een tijd-voor-tijd-regeling. Een voltijdsdienstverband bij de gemeente Almere is 36 uur per week. Als je ervoor kiest om 38 of 40 uur per week te werken, ontvang je een salaris op basis van 36 uur per week, en bouw je per kalenderjaar 96 uur respectievelijk 192 ADV-uren (12 of 24 dagen van 8 uur) op. Ook deeltijders kunnen in aanmerking komen voor ADV, waarbij de berekening naar verhouding wordt toegepast.

Het aanvragen van ADV-verlof verloopt op dezelfde manier als de aanvraag van vakantie. Per kwartaal moet je ten minste een kwart van het aantal ADV-uren opnemen.

In een kalenderjaar opgebouwde, maar niet-opgenomen ADV-uren vervallen met ingang van het eerstvolgende kalenderjaar, óók bij arbeidsongeschiktheid.

De verschillende afdelingen kunnen afzonderlijk afwijkende besluiten nemen over het vrij opnemen van ADV-uren in verband met de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld vanwege een rooster- en/of ploegendienst).

Bij gehele of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid gedurende 12 aaneengesloten weken of langer, bouw je geen ADV-uren meer op tot het moment van volledig herstel.

Bijzonder verlof ‌

Categorie	Werkdagen	Wet/Regelgeving
Kortdurend zorgverlof	Verlof voor zorg voor een zieke partner, kinderen of ouders. Maximaal 72 uur per 12 maanden (deeltijders naar rato). Het verlof is voor de helft voor jouw eigen rekening.	6.7 cao	en en	Wet Arbeid Zorg
			(	Wazo)
Langdurend zorgverlof	Onder bepaalde omstandigheden kun je langdurig zorgverlof krijgen. Maximaal 216 uur per 12 maanden (deeltijders naar rato). Het verlof is voor de helft voor jouw eigen rekening.	6.8 cao	en	Wazo
Zwangerschaps- en bevallingsverlof	16 weken	6.9 cao	en	Wazo
Geboorteverlof	5 werkdagen	Wazo
Aanvullend geboorteverlof	5 weken (gespreid) op te nemen binnen 6 maanden na geboorte. Tijdens dit verlof is er geen recht op salaris, maar wel een uitkering van 70% van het salaris (maximaal 70% max dagloon van het UWV).	Wazo
Ouderschapsverlof	Wettelijk recht op 26 keer je arbeidsduur per week onbetaald ouderschapsverlof, op te nemen tot je kind 8 jaar is. Van die 26 weken is er inmiddels wettelijk recht op 9 keer je arbeidsduur per week 'betaald' verlof, (gespreid) op te nemen binnen het eerste levensjaar van je kind. Tijdens dit verlof is er geen recht op salaris, maar wel een uitkering van 70% van het salaris (maximaal 70% max dagloon van het UWV). Totdat je kind 8 jaar is, bestaat er daarnaast recht op betaald ouderschapsverlof vanuit de cao gemeenten.	6.10 cao	en	Wazo
Adoptie- en pleegverlof	Bij adoptie of de pleegzorg van een kind heb je recht op maximaal 6 weken verlof met behoud van salaris. Het recht op dit verlof begint 4 weken voor de eerste dag van de feitelijke adoptie of pleegzorg en loopt door tot 22 weken erna.	6.12 cao	en	Wazo
Huwelijk of geregistreerd partnerschap	1 werkdag	6.13 cao
Onbetaald verlof	Mogelijk voor de medewerker die in beginsel minimaal 12 maanden in dienst is. Duurt in principe minimaal 1 maand en maximaal 18 maanden in een periode van 5 jaar	6.14 cao
Calamiteitenverlof	Voor plotselinge gebeurtenissen die geen uitstel van maatregelen toestaan, maximaal 1 werkdag	Wazo
Overlijden van 1e graad	4 werkdagen
Overlijden van 2e graad	2 werkdagen

Van medewerkers wordt verwacht dat arts bezoek en dergelijke zoveel mogelijk plaatsvindt buiten werktijd.

6. ONKOSTENVERGOEDINGEN ‌

Vindplaats: artikel 3.21 , 3.22 , 3.22a en 11.3 Cao Gemeenten, de Regeling vergoeding reiskosten woon werkverkeer (bijlage 5), de Verhuiskostenregeling (bijlage 6) en de Regeling vergoeding reis en verblijfkosten (bijlage 7).

Vergoeding hybride werken ‌

Je hebt volgens de cao gemeenten vanaf 1 mei 2023 recht op een vergoeding hybride werken van € 3,- netto per dag op de dagen waarop je volgens afspraak thuis werkt. Het maakt hierbij niet uit of je parttime of fulltime werkt. Je kunt op een dag waarop je een vergoeding hybride werken ontvangt geen reiskostenvergoeding woon-werkverkeer ontvangen en andersom. In MijnHRM geef je aan wanneer je thuiswerkt en wanneer op locatie van de gemeente.

Bring Your Own Device (BYOD)‌

Heb je voor je functie een smartphone en/of laptop nodig, dan kun je kiezen tussen een vergoeding voor gebruik van je eigen device (apparaat) of het lenen van een device van de gemeente.

De hoogte van de vergoedingen:

Smartphone (alleen de telefoon zelf; je kunt een simkaart van de gemeente krijgen): 9 euro per maand Laptop en toebehoren (beeldscherm, randapparatuur zoals los toetsenbord, muis, eventuele kabels): 26,50 euro per maand

Je kunt ook kiezen voor één van beide vergoedingen.

Je vraagt de vergoedingen aan in het BYOD-portal in MijnHRM. Hier staat aan welke voorwaarden je moet voldoen en welke technische vereisten je smartphone of laptop moet hebben. Met het indienen van de aanvraag bevestig je dat je voldoet aan de voorwaarden en technische vereisten.

Reiskosten woon-werkverkeer ‌

Wij stimuleren het gebruik van duurzaam vervoer. Dit zie je terug in onze reiskostenvergoedingen voor woon-werkverkeer. Kom je op de fiets of lopend naar het werk, dan kan je een vergoeding van € 0,23 per kilometer declareren. Xxxx je met het openbaar vervoer naar het werk dan worden de kosten volledig vergoed op basis van 2de klasse. Woon je buiten Almere en reis je met eigen vervoer, zoals de auto of motor, dan kun je dan kan je een vergoeding van € 0,15 per kilometer declareren.

De afstand woon-werkverkeer berekenen we op basis van de snelste route via een door de werkgever gekozen vast systeem (bijvoorbeeld ANWB-routeplanner of Google-maps), zonder file.

Bij ziekte krijg je geen reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Alleen als je een abonnement hebt voor het reizen met openbaar vervoer, dan kan je tot maximaal 1 maand de kosten vergoed krijgen bij ziekte. Dit geldt alleen als je het abonnement had afgesloten voordat je ziek werd.

Kijk voor alle informatie over de reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer op de kennisbank in MijnHRM, inclusief de mogelijkheid voor een beperkte groep medewerkers om fiscaal gunstig een fiets voor woon-werk verkeer aan te schaffen.

Verhuiskosten vrijwillige verhuizing ‌

Voer je een eigen huishouding en verhuis je naar de gemeente Almere, dan kun je onder voorwaarden in aanmerking komen voor een verhuiskostenvergoeding. Zo moet je voor onbepaalde tijd in dienst zijn, ten minste 16 uur per week werken en binnen 2 jaar (in uitzonderingsgevallen binnen 3 jaar) verhuizen naar Almere. De hoogte van de tegemoetkoming bestaat uit:

• de daadwerkelijke verhuiskosten voor de inboedel;

• een tegemoetkoming in dubbele woonlasten van maximaal € 312,49 per maand voor maximaal vier maanden;

• herinrichtingskosten, met een maximum van 3% van het jaarsalaris (ex IKB) plus 8% per

achtergelaten (slaap)kamer met een maximum van 4 kamers, waarvan de vergoeding in totaal nooit meer dan € 6.249,44 is.

Dienstreizen ‌

Dienstreizen zijn reizen die je maakt voor de uitvoering van je functie en die vooraf zijn goedgekeurd door je leidinggevende. Heb je een NS-Business Card (2e klas)? Maak daar dan zoveel mogelijk gebruik van voor dienstreizen. Kijk op MijnHRM voor uitgebreide informatie over het juiste gebruik van de businesscard. Valt de dienstreis buiten het gebruik van de NS-Business Card/trajectkaart, dan kom je in aanmerking voor de volgende vergoedingen, te declareren via MijnHRM:

• Werkelijke reiskosten op basis van het openbaar vervoer (2e klas) en taxi, voorzien van originele kaartjes, nota’s of een uitdraai van je OV-chipkaart.

• Voor het gebruik van een taxi is expliciet toestemming van de leidinggevende noodzakelijk;

• Reiskosten voor het gebruik van de eigen auto op basis van € 0,10/km, of in bijzondere omstandigheden € 0,35/km. Voorwaarde voor het declareren van reiskosten voor het gebruik van de eigen auto is dat de auto allrisk verzekerd is (tenzij de auto ouder is dan 6 jaar en/of een dagwaarde heeft van minder dan 3.630 euro).

• Bijzondere omstandigheden zijn:

- het reisdoel is niet bereikbaar met het openbaar vervoer;

- er is binnen een straal van 2 kilometer geen openbaar vervoer;

- de reistijd van het openbaar vervoer wijkt erg af van die met de auto;

- er moeten meerdere of grotere voorwerpen worden meegenomen;

- minimaal drie personen maken gebruik van dezelfde auto;

- je hebt een lichamelijke handicap waardoor je niet met het openbaar vervoer kunt reizen

Schade tijdens dienstreizen met eigen auto ‌

We vergoeden alleen de kosten van schade aan de eigen auto tijdens een dienstreis wanneer je

toestemming had de dienstreis met eigen auto te maken en aan de overige voorwaarden voor gebruik eigen auto is voldaan. Bij normale slijtage, opzet of bewuste roekeloosheid, kom je niet in aanmerking voor een schadevergoeding.

Berekening dienstkilometers ‌

Dienstkilometers per auto berekenen we altijd over het traject van de dienstreis. Als je direct van/naar huis rijdt, dan wordt bij de eventueel hierdoor veroorzaakte verkorting van de reisafstand, het verschil in kilometers afgetrokken van de dienstkilometers.

Verblijfskosten ‌

Verblijfskosten zijn alle noodzakelijke kosten die je in Nederland maakt voor je werk tijdens dienstreizen, met uitzondering van de reiskosten zelf. Er zijn maximale vergoedingen voor verblijfskosten en maaltijden (ontbijt, lunch, diner en logies). De actuele maximum vergoedingen staan op de kennisbank van MijnHRM.

Bij wijziging van de besluiten en regelingen over deze vergoedingen passen we deze bedragen aan. Je ontvangt géén vergoeding voor de kosten van kleine uitgaven, zoals koffie of andere consumpties tussen de maaltijden door. Ook fooien vallen buiten de vergoeding.

Representatiekosten ‌

Representatiekosten zijn de kosten die je maakt om de belangen van de gemeente Almere te behartigen (promoten), om een goede indruk te maken naar derden toe. Het hoeft niet samen te gaan met een dienstreis. Je komt in aanmerking voor een vergoeding van die kosten als:

• de uitgaven betrekking hebben op activiteiten gericht op derden;

• de activiteiten een gemeentelijk belang dienen;

• de activiteiten een aanwijsbaar verband hebben met jouw functie;

• de kosten in een redelijke verhouding staan tot het doel en het belang;

• de declaraties zijn voorzien van bewijsstukken;

• op de declaratie staat voor wie en ter gelegenheid waarvan;

• de leidinggevende vooraf toestemming heeft gegeven.

Buitenlandse dienstreizen ‌

Bij buitenlandse dienstreizen moet je vooraf toestemming krijgen van je afdelingsmanager. Per buitenlandse (groeps)reis moet je aanvullende afspraken maken over de wijze van boeken, verzekeren en het declareren van kosten voor verblijf en maaltijden.

7. PERSONEELSACTIVITEITEN ‌

We hebben een personeelsvereniging: ‘Zijpalm’. Heb je een vast dienstverband, dan kun je je via MijnHRM aanmelden als lid van de personeelsvereniging en/of één van hun activiteiten zelf regelen. De contributie is € 2,00 per maand en wordt 1 maand na aanmelding rechtstreeks op je salaris ingehouden.

Je kunt eenmaal per kalenderjaar aanspraak maken op verlof voor één bepaalde activiteit van de personeelsvereniging. Het verlof kan een aantal uren omvatten, maar nooit meer dan één dag. Dit verlof kun je niet gebruiken voor een meerdaagse activiteit zoals een wintersportvakantie, wandel- weekend, stedentrip, yoga, pilates of zwemmen.

Naast de personeelsvereniging hebben we ook een ‘Lief en Leed’-pot voor een attentie bij leuke en minder leuke gebeurtenissen. Je kunt je hiervoor aan- en afmelden via MijnHRM, de bijdrage is

€ 0,65 per maand.

8. OPLEIDING EN SCHOLING ‌

Vindplaats: de Nota opleidingsfaciliteiten (bijlage 8)

Opleidingscategorieën ‌

We hebben 4 opleidingscategorieën:

1. Organisatie-breed geïnitieerde opleidingen,

2. Afdelingsbreed geïnitieerde opleidingen,

3. Opleidingen die jij en je leidinggevende overeenkomen in de continue dialoog, onderverdeeld in: 3a. de voor jouw huidige functie vereiste kennis en competenties;

3b. xxxx loopbaanontwikkeling.

4. Overige opleidingen op jouw initiatief, met toestemming van je leidinggevende.

Vergoeding opleidingskosten ‌

De kosten van de opleidingen in de categorieën 1, 2 en 3a worden volledig vergoed. Ook de kosten voor opleidingen in categorie 3b vergoeden we volledig, maar hiervoor geldt een terugbetalingsregeling (zie volgende paragraaf). Opleidingen in categorie 4 kunnen we voor 75% of 50% vergoeden, afhankelijk van het organisatiebelang en de budgettaire ruimte (zie terugbetalingsregeling).

Terugbetalingsregeling ‌

Voor de opleidingen in de categorieën 3b en 4 geldt een terugbetalingsregeling als de kosten daarvan meer bedragen dan € 2.000 per opleiding.

• Volledige terugbetaling van de vergoeding als je de opleiding voortijdig afbreekt;

• Volledige terugbetaling van de vergoeding als je ontslag neemt of wordt ontslagen (uitgezonderd ontslag wegens bedrijfseconomische redenen of langdurende arbeidsongeschiktheid) voor of binnen een jaar na het einde van de opleiding. Tenzij je aansluitend aan je ontslag gaat werken bij een werkgever die deelneemtaan het pensioenreglement ABP (zoals andere

overheidsinstellingen);

• Gedeeltelijke terugbetaling, afnemend met 1/12 van de vergoeding voor de opleidingskosten per maand, voor iedere maand die je tussen 1-2 jaar na het einde van de opleiding ontslag neemt of wordt ontslagen (uitgezonderd ontslag wegens bedrijfseconomische redenen of langdurende arbeidsongeschiktheid). Tenzij je aansluitend aan je ontslag gaat werken bij een werkgever die deelneemt aan het pensioenreglement ABP.

Reis-en verblijfkosten voor een opleiding ‌

Voor reis- en verblijfkosten bij opleidingen gelden de vergoedingsregels bij dienstreizen.

Studieverlof ‌

Opleidingen in de categorieën 1, 2 en 3a zijn onder werktijd. Opleidingen in de categorieën 3b en 4 kunnen deels plaatsvinden onder werktijd, zoals uitgewerkt in de Nota opleidingsfaciliteiten.

9. WERVING EN SELECTIE (INTERNE KANDIDATEN)‌

Vindplaats: Artikel 2.2 Cao Gemeenten en de Procedure Werving en Selectie (bijlage 9).

Stappenplan nieuwe aangemelde vacatures ‌

Alle medewerkers van de gemeente Almere mogen solliciteren op nieuw aangemelde vacatures. Voor de werving van een geschikte kandidaat is er een stappenplan:

1. Eerst komen interne voorrangskandidaten (bijvoorbeeld boventalligen) in aanmerking voor de vacature;

2. Xxxxxx dit geen geschikte kandidaat op, dan komen alle reguliere interne medewerkers in aanmerking;

3. Is de vacature niet vervuld met een interne kandidaat, dan kunnen we besluiten om gebruik te maken van sollicitanten uit de ‘overige werkrelaties’ (denk aan uitzendkrachten e.d.).

4. Als we na stap 2 of 3 geen geschikte kandidaat vinden, melden we de vacature opnieuw aan in stap 1 of gaan we extern werven.

Uitzondering ‌

We zijn niet verplicht in alle gevallen eerst intern te werven. Hieraan gaat een besluit van het college of de gemeentesecretaris en een bespreking met de OR aan vooraf.

10.LEIDRAAD BIJ ORGANISATIEVERANDERINGEN ‌

Vindplaats: artikel 2.2. Cao Gemeenten en de Leidraad bij organisatieveranderingen (bijlage 10).

We hebben een leidraad opgesteld over hoe de gemeente als werkgever moet handelen bij veranderingen in de organisatie. In de leidraad zijn waarborgen opgenomen zowel ten aanzien van het overleg met de ondernemingsraad en de vakbonden als (de gevolgen van) boventalligheid voor medewerkers.

11.AFSCHEID EN JUBILEA ‌

Vindplaats: artikel 3.17 Cao Gemeenten en Interne richtlijnen bij een overheidsjubileum, ouderdoms en invaliditeitspensioen en vertrek naar elders (bijlage 11).

Jubileum en pensionering ‌

Bij een jubileum (25, 40 of 50 jaar in overheidsdienst) ontvang je een jubileumuitkering. De hoogte van de jubileumuitkering is opgenomen in art. 3.17 Cao Gemeenten. Bij een jubileum ontvang je daarnaast een cadeau/bloemen ter waarde van € 100. Dit geldt ook als je afscheid neemt wegens pensionering. Als je jubileert of met pensioen gaat, kun je verder nog een vergoeding krijgen van € 175 voor een etentje met collega’s thuis of € 350 voor een bijeenkomst op afdelingsniveau of etentje met collega’s in een restaurant.

Afscheid ‌

Bij vertrek (behalve bij pensionering) na een dienstverband van ten minste 5 jaar kun je een vergoeding krijgen van € 175 voor een etentje met collega’s thuis of € 350 voor een bijeenkomst op afdelings- niveau of een etentje met collega’s in een restaurant.

12.KLEDINGVOORSCHRIFTEN EN -VERGOEDINGEN ‌

Vindplaats: 11.1 Cao Gemeenten en het Kledingreglement (bijlage 12).

Afhankelijk van je functie kun je te maken krijgen met kledingvoorschriften. Op MijnHRM staan de vergoedingen. We verwachten van je dat je de kleding draagt volgens de aanwijzingen van je leidinggevende en die netjes verzorgt. De kosten voor onderhoud, herstel en schoonhouden zijn voor jouw eigen rekening.

In het Kledingreglement wordt verwezen naar bijlage A. De bijlage is terug te vinden op de Kennisbank HRM bij Kledingreglement.

13.ARBO EN INZETBAARHEID ‌

Arbobeleid is het beleid in een organisatie op het gebied van arbeidsomstandigheden. Een goed arbobeleid beperkt de gezondheidsrisico’s in de organisatie, vermindert het ziekteverzuim en bevordert de re-integratie na ziekte. Iedere werkgever is verplicht ervoor te zorgen dat medewerkers veilig en gezond kunnen werken. De mate van bescherming van medewerkers is door de overheid vastgelegd in de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling. De werkgever maakt samen met de medewerkers afspraken over hoe gezond en veilig gewerkt kan worden.

Onderdeel van het Arbobeleid is het inzetbaarheidsbeleid. Dat is gericht op het vergroten van inzetbaarheid van de medewerkers bij verzuim, waarbij wij het ‘eigen regiemodel’ gebruiken. Dit betekent dat de leidinggevende verantwoordelijk is voor de verzuimbegeleiding en dat de organisatie de regie heeft over alle zaken in het verzuimproces. Daarnaast betekent het ’eigen regiemodel’ dat in een organisatie het verzuimgedrag bespreekbaar is. Met als doel de inzetbaarheid van medewerkers zo groot mogelijk te maken en te houden en in te zetten op het voorkomen van arbeidsongeschiktheid en beroepsziekten.

Verzuim en re-integratie ‌

Vindplaats: het Verzuimprotocol (bijlage 16).

Ziekmelding ‌

Xxx je niet in staat te werken door ziekte, dan meld je dit op de eerste verzuimdag vóór 09.00 uur, bij voorkeur telefonisch bij jouw leidinggevende of diens plaatsvervanger. Je informeert de leidinggevende

wat de verwachte verzuimduur is. Jij en je leidinggevende overleggen ook wat jullie laten weten aan je teamgenoten en andere betrokkenen over de beperking van je inzetbaarheid. Jij en je leidinggevende maken gelijk een afspraak over een nieuw contactmoment. De procedure bij ziekte tijdens vakantie is hetzelfde, al kunnen opgenomen vakantiedagen alleen worden teruggegeven als je een verklaring van een (buitenlandse) arts kunt overleggen waaruit blijkt dat je niet had kunnen werken door die ziekte.

Verzuimbegeleiding en re-integratie ‌

Je leidinggevende is verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding, ondersteund vanuit HRM. De arbodienst neemt rond ziektedag 7-14 contact op met jou en/of je casemanager (normaal gesproken je leidinggevende). Daarna word je zo nodig vervroegd uitgenodigd op het spreekuur van de bedrijfsarts. Bij (dreigend) langdurig verzuim stelt de bedrijfsarts in principe uiterlijk in de zesde week van arbeidsongeschiktheid een probleemanalyse op, met een eerste prognose voor herstel. De verzuimbegeleiding is gericht op jouw re-integratie, afgestemd op je (medische) beperkingen zoals vastgesteld door de bedrijfsarts.

Mantelzorg ‌

De combinatie werk, je eigen gezin en mantelzorg kan behoorlijk pittig zijn. Gemeente Almere is een mantelzorgvriendelijke organisatie. Je bekijkt samen met je leidinggevende wat jij nodig hebt om een goede balans te bereiken.

Agressie ‌

Vindplaats: Protocol digitale agressie (bijlage 23).

Onder agressie verstaan we alle voorvallen waarbij je psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met je werk. Agressie en wangedrag komt met name voor in functies waarbij er publiekscontact is en/of wanneer je beslissingen neemt of handelingen verricht die voor de klant nadelig uitwerken.

We accepteren geen wangedrag tegen de organisatie en onze medewerkers. Op wangedrag volgt altijd een reactie. We voeren een sterk zerotolerancebeleid tegen alle vormen van wangedrag en passen hierbij de Divosa-methode toe. De kern van de Divosa-methode is dat wanneer er sprake is van wangedrag of verstoring van de bedrijfsorde, we stoppen met de dienstverlening totdat de goede orde is hersteld. Wie met een bezoeker in gesprek is, spreekt hem aan op normoverschrijding. Ook beveiligers bewaken de goede orde en herstellen deze waar nodig.

Gevallen van agressie moeten altijd worden gemeld in het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem (GIR). Meer informatie over agressie en afwijkend gedrag is beschikbaar via MijnHRM. Daar kun je je ook inschrijven voor training. Na een incident bieden we nazorg en indien nodig ook ondersteuning bij het doen van aangifte, verhalen van schade en het vervolgtraject.

Alcohol, medicijnen en drugs ‌

Vindplaats: Uitvoeringsbeleid Alcohol, Medicijnen en Drugs (bijlage 15).

Het beleid alcohol, medicijnen en drugs (AMD-beleid) is onderdeel van het duurzame inzetbaarheidsbeleid en het beleid veilig en gezond werken van de gemeente Almere.

Het gebruik van alcohol, medicijnen en drugs in relatie tot het werk, kan problemen met de veiligheid en de gezondheid veroorzaken en het functioneren negatief beïnvloeden. Zeker in functies waarbij deelname aan het verkeer en/of het bedienen van machines aan de orde is, kan dit onacceptabele risico’s voor de medewerker en/of de omgeving opleveren.

We voeren daarom in het belang van veiligheid, gezondheid en welzijn én in het kader van goed werkgeverschap en zorgplicht jegens onze medewerkers, een beleid ter voorkoming van

problematisch middelengebruik en verslaving en het bieden van hulp en begeleiding als er toch problemen zijn ontstaan.

Ons beleid heeft als doel het gebruik van alcohol, medicijnen en drugs beter bespreekbaar te maken en de regels en afspraken die erover zijn gemaakt binnen de organisatie duidelijk te maken. Dit doen we door middel van:

1. Vastleggen van regels en afspraken over alcohol-, medicijnen- en drugsgebruik.

2. Preventie door middel van o.a. bewustwording en bespreekbaar maken van de gevaren van alcohol, medicijnen en drugs.

3. Voorkomen dat derden worden blootgesteld aan de risico’s die zijn verbonden met het gebruik van alcohol, medicijnen en drugs door medewerkers van de gemeente.

4. Zorgen voor vroegtijdige herkenning van probleemsituaties en zo nodig het bewerkstelligen van gedragsverandering ten aanzien van het gebruik van alcohol, medicijnen en drugs.

5. Opvangen en begeleiden van probleemgebruikers, in overleg met de curatieve sector.

Beeldschermbril ‌

Vindplaats: Beeldschermbril/computerbril (bijlage 13).

Als je voor je werk meer dan twee uur per dag een beeldscherm gebruikt, kun je bij oogklachten een oogonderzoek laten doen bij een door de gemeente gecontracteerde opticien. Daarvoor moet je wel eerst nagaan of je werkplek ergonomisch verantwoord is ingericht. Voor dit onderzoek heb je een werkgeversverklaring ‘beeldschermbril’ nodig, aan te vragen via XxxxXXX.

De maximale vergoeding bedraagt € 250,- inclusief BTW, standaard maximaal eenmaal per 3 jaar. Meerkosten zijn voor jouw rekening.

14.CONTINUE DIALOOG ‌

Vindplaats: het Beoordelingsreglement (bijlage 14).

De continue dialoog is gericht op het realiseren van een prestatiegerichtere cultuur, het versterken van eigenaarschap en aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Het biedt je alle ruimte om het gesprek te voeren over je resultaten/prestaties, competenties, toegevoegde waarde en professioneel vakmanschap. Ook zijn de bijdrage aan teamontwikkeling en persoonlijke ontwikkeling belangrijke onderwerpen van gesprek. Deze gesprekken voer je met je leidinggevende en als input hiervoor haal je feedback op vanuit je directe werkomgeving; in het team waarin je werkt, van collega’s en klanten.

Je bent continue in gesprek met je leidinggevenden, maar in ieder geval wordt jaarlijks een startgesprek tussen jou en jouw leidinggevende in MijnHRM vastgelegd.

Beoordeling ‌

Een jaarlijkse beoordeling is niet verplicht, op de uitzonderingen na genoemd in artikel 4 in het beoordelingsreglement .

Een voornemen tot beoordelen wordt minimaal twee weken van te voren aan jou kenbaar gemaakt. De beoordeling heeft drie mogelijke scores: verbetering noodzakelijk, voldoende/goed of zeer goed. Je krijgt de kans om je zienswijze over de beoordeling te geven. Je leidinggevende legt de beoordeling aan jou voor, ter akkoord of gezien. Teken je voor gezien, dan vraagt je leidinggevende zijn leidinggevende om de beoordeling mede te ondertekenen en kun je jouw bedenkingen toelichten bij die leidinggevende.

15.INTEGRITEIT ‌

Vindplaats: artikelen Ambtenarenwet 2017 , de Gedragscode integer handelen (bijlage 17), de Regeling financiële belangen (bijlage 18), de Regeling melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht (bijlage 19), de Regeling nevenwerkzaamheden (bijlage 20) en het Privacyreglement email en internetgebruik (bijlage 21).

Gedragscode integer handelen ‌

We vinden integriteit een belangrijke zaak. In de gedragscode integer handelen staan regels over houding en gedrag die onze integriteit definiëren. Met de gedragscode willen we een open en integere houding bevorderen en ongewenst gedrag voorkomen. De gedragscode geeft per integriteitsonderwerp aan welke afwegingen helpen om te bepalen of iets wel of niet gewenst is. Op deze manier maakt de gedragscode duidelijk hoe te handelen in situaties waar integriteit in het geding is.

In de praktijk kunnen zich daarnaast altijd situaties voordoen die niet (volledig) aan de orde komen in de gedragscode. Dan kun je dit het beste overleggen met je leidinggevende.

We zullen blijvend aandacht vragen voor het onderwerp integriteit. We nodigen onze medewerkers nadrukkelijk uit (nieuwe) onderwerpen op het gebied van integriteit bespreekbaar te maken, zodat ook andere afdelingen en collega’s hiervan kunnen leren en/of de gedragscode aangevuld kan worden.

Financiële belangen ‌

Je bent verplicht financiële belangen te melden en toestemming te vragen aan de gemeente Almere, als er:

• een financiële relatie is tussen de gemeente of jouw functie en de organisatie waarin de financiële belangen van toepassing zijn, en/of

• een risico is dat de financiële belangen een goede functievervulling in de weg staan.

Toestemming of afwijzing leggen we gemotiveerd schriftelijk vast. Aan toestemming kunnen we beperkingen of voorwaarden verbinden.

Voor bepaalde functies geldt altijd een meldplicht.

Werk je in een functie waaraan het risico van financiële belangenverstrengeling of oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is, dan moet je deze financiële belangen en/of transacties in effecten melden.

Melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht ‌

Als je vermoedt dat er sprake is van een misstand of een schending van Unierecht binnen de gemeente Almere, kun je hiervan een melding doen. Het heeft de voorkeur dat je de melding intern doet bij het meldpunt integriteit & ongewenst gedrag, maar je kan ook direct een melding doen bij bijv. het Huis voor Klokkenluiders, de Autoriteit Persoonsgegevens etc. Voorafgaand aan een melding kun je in vertrouwen een vertrouwenspersoon, de adviseurs van het meldpunt, een andere adviseur of de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders raadplegen. Een melder die zorgvuldig handelt, is beschermd tegen benadeling. Voor het melden van een vermoeden van een misstand of een schending van Unierecht hebben we een eigen regeling, gebaseerd op de wet en het model van de VNG. Op basis van de regeling weten medewerkers hoe en bij wie ze een vermoeden van een misstand of schending van Unierecht kunnen melden en weet de organisatie hoe met dergelijke meldingen moet worden omgegaan. Dat helpt om eventuele misstanden en schendingen op te lossen en geeft melders de bescherming waar zij recht op hebben.

Nevenwerkzaamheden ‌

Nevenwerkzaamheden zijn alle (on)betaalde werkzaamheden die je buiten je functie bij ons voor jezelf of derden verricht. Denk aan bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk of een eigen bedrijf.

Als je nevenwerkzaamheden verricht, moet je voorkomen dat je daardoor direct of indirect schade berokkent aan de gemeente.

Je moet melding maken van een nevenfunctie als er een relatie is tussen de gemeente of jouw functie en de organisatie waarvoor je nevenwerkzaamheden verricht, en/of er een risico is dat de nevenwerkzaamheden een goede functievervulling in de weg staan.

Een verbod op nevenwerkzaamheden is onder andere mogelijk als die werkzaamheden een zeker risico meebrengen ten aanzien van belangenverstrengeling, ongewenste binding aan derden, fraude en corruptie en schade aan de belangen van de gemeente.

Privacyreglement e-mail en internetgebruik ‌

Het gebruik van e-mail en internet op de werkplek is bedoeld voor de uitoefening van de werkzaamheden. Incidenteel privégebruik is toegestaan, als dit niet ten koste gaat van je taakuitoefening.

Bepaald e-mail- en internetgedrag is verboden. Pornografisch materiaal, racistische uitingen of anderszins aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, (seksueel) intimiderende, onzedelijke of discriminerende beelden of teksten mag je nooit per e-mail verzenden/ontvangen. Ook mag je internetsites met die inhoud niet bezoeken. Je mag ook geen illegale software verzenden/downloaden, meedoen met chatsessies of illegaal online gokken.

We kunnen het gebruik van e-mail en internet controleren. In principe is die controle geanonimiseerd. Alleen wanneer sprake is van een concrete verdenking op het overtreden van regels kunnen we een vastgestelde (korte) tijd gericht controleren.

Overtreding kan leiden tot sancties en in het uiterste geval ontslag op staande voet.

16. GEWENST GEDRAG EN DE REGELING MELDING ONGEWENST GEDRAG ‌

Vindplaats: de Regeling melding ongewenst gedrag (bijlage 22).

De gemeente Almere, als inclusieve organisatie, biedt voor iedereen een veilige werkomgeving. We discrimineren niet en behandelen iedereen met respect; collega's, inwoners, ondernemers, partners en anderen waarmee we in contact komen.

Onze organisatie is een afspiegeling van onze diverse maatschappij. We zijn ons bewust van onze diversiteit. Door de diversiteit kan ook gedrag op verschillende manieren ervaren worden. Onze basishouding is dat we met elkaar het gesprek voeren en vragen stellen, zonder direct te oordelen.

We blijven op een respectvolle manier met elkaar in gesprek. Daarbij hebben we geen fysiek of verbaal geweld nodig. We zoeken dus nooit de oplossing in agressief, intimiderend, discriminerend of pest gedrag.

We letten op elkaar. Als we signaleren dat iemand bepaald gedrag als onprettig ervaart, dan maken we dat bespreekbaar. Ook als we zelf geen onderdeel uitmaken van het gedrag of het gesprek.

Hoe bepaald gedrag ervaren wordt kan per persoon verschillen. We blijven ons continu bewust van ons gedrag.

Ons gedrag kan bij een ander anders overkomen dan we bedoelen. Gedrag waarvan we denken dat het prima past binnen gewenst gedrag, kan door een ander als ongewenst ervaren worden. We zijn ons daarvan bewust en controleren regelmatig hoe een ander ons gedrag ervaart door feedback te vragen.

Regeling melding ongewenst gedrag ‌

Als je toch te maken krijgt met ongewenst gedrag – discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en/of pesten – door een collega of leidinggevende, dan kun je hierover een formele melding indienen bij de interne meldingscommissie of bij de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid (LKOG). Ook hebben we een aantal vertrouwenspersonen aangesteld die kunnen zorgen voor onder meer de eerste opvang en het geven van advies en begeleiding. Daarnaast hebben we een meldpunt integriteit & ongewenst gedrag ingericht waarbij je terecht kan voor (algemene) vragen en advies over integriteit en ongewenst gedrag. Niet in de laatste plaats kan je ook terecht bij je leidinggevende. Onze regeling melding ongewenst gedrag geeft informatie over de rol van de vertrouwenspersonen, het meldpunt integriteit & ongewenst gedrag, de leidinggevende en de procedures bij het indienen van een formele melding/ klacht.

17.GESCHILLEN ‌

Vindplaats: het Reglement geschillencommissie (bijlage 24).

Als je een conflict hebt met je werkgever wordt van beide partijen verwacht dat zij meewerken aan bemiddeling om het geschil op te lossen. Lukt dit niet, dan kun je een bezwaarschrift indienen bij de geschillencommissie. Dit kan alleen bij drie onderwerpen: de individuele toepassing van het functie- waarderingssysteem, afspraken in het kader van het van-werk-naar-werk-traject en de individuele toepassing van de leidraad bij organisatieveranderingen gemeente Almere.

18.FUNCTIEHUIS RASTERFUNCTIES ‌

Vindplaats: de Procedureregeling beschrijving en waardering rasterfuncties (bijlage 25) en Tabel rasterfuncties (bijlage 26)

We gebruiken het Functiehuis met daarin functiefamilies en bijbehorende rasterfuncties met een waardering in een functieschaal. Als we functiefamilies of rasterfuncties moeten aanpassen of toevoegen, dan staat in de procedureregeling beschrijving en waardering rasterfuncties gemeente Almere waaraan voldaan moet worden. Op MijnHRM is het Functiehuis terug te vinden.

TOT SLOT ‌

Bij tegenstrijdigheid tussen de uitleg in het personeelshandboek en de regelingen en gedragsregels/ protocollen zelf in de bijlagen, hebben de afspraken in de regelingen en gedragsregels/protocollen voorrang boven de uitleg daarvan in het personeelshandboek.

Bijlagen ‌

Deel 1: Arbeidsvoorwaardenregelingen ‌

Bijlage 1 Beloningsreglement ‌

BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

Omschrijving	Toelichting
a. medewerker	de werknemer zoals bedoeld in artikel 1.1 onder w van de cao gemeenten
b. leidinggevende	De hiërarchisch leidinggevende van de medewerker volgens de mandaatregeling
c. aanloopschaal	de naast-lagere salarisschaal van de functieschaal
d. functieschaal	de salarisschaal die bij een functie hoort
e. uitloopschaal	de naast-hogere salarisschaal van de functieschaal
f. functioneringsgesprek	het gesprek tussen medewerker en leidinggevende waarin het functioneren centraal staat en waarvan schriftelijke vastlegging plaats vindt
g. beoordeling	de schriftelijk vastgelegde beoordeling op grond van het ‘Beoordelingsreglement’
h. bijzondere beloning	een beloning op grond van artikel 3.18 van de cao gemeenten

PERIODIEKE C.Q. EXTRA PERIODIEKE VERHOGINGEN

Artikel 2

1. Periodieke salarisverhogingen als bedoeld in artikel 3.4 van de cao gemeenten worden toegekend, nadat door de leidinggevende is verklaard, dat de medewerker zijn functie op voldoende wijze vervult.

2. Extra periodieke verhogingen als bedoeld in artikel 3.4 van de cao gemeenten worden toegekend, nadat door de leidinggevende is verklaard, dat de medewerker zijn functie op een uitstekende wijze vervult.

3. De in het eerste en tweede lid bedoelde verklaring dient uiterlijk één maand vóór de datum van ingang van de periodieke c.q. extra periodieke verhoging in het bezit van de afdeling HRM te zijn.

ONTHOUDEN PERIODIEKE VERHOGING

Artikel 3

1. De leidinggevende, dat van mening is dat met toepassing van artikel 3.4 van de cao gemeenten aan een medewerker geen periodieke salarisverhoging moet worden toegekend, doet hiervan uiterlijk twee maanden vóór het tijdstip waarop de periodieke salarisverhoging zou moeten ingaan, mededeling aan burgemeester en wethouders.

2. De mededeling als bedoeld in het eerste lid, dient vergezeld te zijn van een beoordeling van de medewerker over een langere periode en een gemotiveerd voorstel geen periodieke salarisverhoging toe te kennen.

INPASSING IN DE FUNCTIESCHAAL

Artikel 4

1. De medewerker, gesalarieerd overeenkomstig de aanloopschaal, wordt na de termijn genoemd in het tweede lid, ingepast in zijn functieschaal. Op basis van persoonlijk functioneren kan van deze termijn worden afgeweken.

2. De termijnen, bedoeld in het eerste lid, worden eenmaal per jaar door de gemeentesecretaris in overleg met de ondernemingsraad vastgesteld.

3. Het oordeel als bedoeld in het eerste lid, dient te zijn gebaseerd op één of meer functioneringsgesprekken.

4. De bevoegdheid tot inpassing in de functieschaal berust bij de leidinggevende.

INPASSING IN DE UITLOOPSCHAAL

Artikel 5*

1. De medewerker gesalarieerd overeenkomstig de functieschaal, kan worden ingepast in de uitloopschaal.

2. Voorwaarde voor inpassing in de uitloopschaal is:

- de medewerker dient blijkens uitgebrachte beoordeling(en) gedurende langere perioden uitstekend te functioneren, waardoor er sprake is van verkregen meerwaarde in de functie;

- de medewerker dient tenminste drie jaar in de functie-schaal te zijn ingeschaald en het maximum van de functie-schaal moet zijn bereikt.

3. De bevoegdheid tot inpassing in de uitloopschaal berust bij de leidinggevende.

4. In afwijking van het bepaalde in lid 1 gelden voor de medewerker in functieschaal 18 de volgende toeslagen als uitloop:

a. Het eerste jaar 3% van het maximum van schaal 18

b. Het tweede jaar 6% van het maximum van schaal 18

c. Het derde jaar 9% van het maximum van schaal 18.

SALARISINPASSING IN EEN SALARISSCHAAL MET EEN HOGER MAXIMUM SALARIS

Artikel 6

1. Wanneer de medewerker door de wijze van functievervulling op basis van het Beloningsreglement kan worden ingepast in de functie- of uitloopschaal, zoals bedoeld in genoemd reglement, dan wordt het salaris in de nieuwe salarisschaal zodanig vastgesteld, dat een salarisverhoging wordt verkregen tot een bedrag dat overeenkomt met ten minste één periodieke verhoging in die hogere salarisschaal.

2. Wanneer de medewerker een andere functie met een hogere functieschaal gaat vervullen, dan wordt het salaris in de nieuwe salarisschaal zodanig vastgesteld, dat een salarisverhoging wordt verkregen tot een bedrag dat overeenkomt met ten minste één periodieke verhoging in die hogere salarisschaal.

3. Wanneer als resultaat van functiewaardering voor een rasterfunctie binnen de functie-/ rasterfamilie een hogere functieschaal gaat gelden en de medewerker, die deze functie vervult, in een hogere salarisschaal (aanloop-, functie- dan wel uitloopschaal) kan worden ingepast, dan wordt het salaris in de nieuwe salarisschaal bepaald op hetzelfde bedrag als in de oude salarisschaal. Komt hetzelfde bedrag in de nieuwe salarisschaal niet voor, dan wordt het salaris bepaald op het direct naast-hogere bedrag in die salarisschaal. Derhalve wordt er in dit geval –in tegenstelling tot lid 1 niet ten minste één periodieke salarisverhoging in de nieuwe hogere salarisschaal toegekend.

GRATIFICATIE EN BIJZONDERE BELONING

Artikel 7

1. De leidinggevende kan, wanneer daar naar zijn oordeel aanleiding toe is, aan een medewerker of aan een groep van medewerkers een gratificatie dan wel een bijzondere beloning toekennen, conform artikel 3.18 van de cao gemeenten.

2. Een gratificatie en een bijzondere beloning zijn bedoeld voor eenmalige bijzondere prestaties.

3. De toekenning van gratificaties en bijzondere beloningen vindt zo spoedig mogelijk na de geleverde prestatie plaats.

4. Een gratificatie wordt netto uitgekeerd en bedraagt minimaal € 250,- en maximaal € 1.000,-; in zeer bijzondere gevallen kan de gratificatie maximaal € 2.000,- bedragen. Bijzondere gevallen worden voorgelegd aan de gemeentesecretaris.

TIJDELIJKE TOELAGE

Artikel 8

1. Aan de medewerker die naar het oordeel van burgemeester en wethouders bijzondere prestaties in de functie heeft geleverd, kan een tijdelijke toelage worden toegekend, conform artikel 3.18 van de cao gemeenten.

2. De in het vorige lid bedoelde toelage wordt ineens en ten hoogste éénmaal binnen een tijdvak van een jaar uitgekeerd. Een medewerker kan ten hoogste twee achtereenvolgende jaren voor een

tijdelijke toelage in aanmerking komen.

3. De tijdelijke toelage bedraagt maximaal het voor de medewerker geldende salarisbedrag per maand.

*Toelichting op artikel 5 van het Beloningsreglement (uitloopschaal)

Op grond van artikel 5 van het Beloningsreglement kan de medewerker, die in de functieschaal zit, door de leidinggevende worden ingepast in de uitloopschaal. Het 2e lid van genoemd artikel bepaalt, dat voor inpassing in de uitloopschaal de volgende voorwaarden gelden:

1. de medewerker dient gedurende langere perioden uitstekend te functioneren, waardoor er sprake is van een verkregen meerwaarde in de functie; dit moet blijken uit (een) uitgebrachte beoordeling(en);

2. de medewerker dient tenminste drie jaar in de functieschaal te zijn ingeschaald;

3. de medewerker moet het maximum van de functieschaal hebben bereikt.

Het Beoordelingsreglement bepaalt in artikel 2 het volgende. De beoordeling is een oordeel over het presteren van de medewerker op basis van de waardering van de geleverde resultaten/prestaties en feitelijk waargenomen houding en gedrag (competenties).Artikel 3 van het Beoordelingsreglement bepaalt, dat een beoordeling wordt opgemaakt over een periode van minimaal zes maanden en maximaal twee jaar. Voor inpassing in de uitloopschaal is uitstekend functioneren gedurende langere perioden noodzakelijk. Gelet op de inhoud van artikel 3 van het Beoordelingsreglement ligt het voor de hand dat er minimaal twee (uitstekende) beoordelingen zijn opgemaakt.

De beoordeling kan als totaalscore hebben: verbetering noodzakelijk, voldoende/goed of zeer goed. Het begrip zeer goed is niet gedefinieerd. Uit de gradatie verbetering noodzakelijk, voldoende/ goed, zeer goed blijkt wel duidelijk, dat het bij zeer goed functioneren niet om normaal goed functioneren gaat. Uitgezet op een schaal van 1 tot 10 dient het bij zeer goed te gaan om een 8 of hoger. Uit de opgemaakte beoordeling(en) zal in voldoende mate moeten blijken op welke onderdelen de medewerker zeer goed functioneert. Anders geformuleerd: het zeer goede functioneren zal voldoende onderbouwd moeten worden.

Bij het toekennen van de uitloopschaal moet een beslissing van een leidinggevende altijd geaccordeerd worden door de naast-hogere leidinggevende.

Naast de verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager over het toekennen van de uitloopschaal heeft de afdeling HRM c.q. de HR Business Partner een verantwoordelijkheid om vanuit dit beleid gevraagd en ongevraagd te adviseren.

Afspraak is dat bij twijfel en/of negatief HRM advies het voorstel in ieder geval wordt doorgesproken met de gemeentesecretaris. Tot slot wordt opgemerkt, dat het toekennen van de uitloopschaal aan een medewerker die een verkregen meerwaarde in zijn bestaande functie toont, als logisch vervolg heeft dat de medewerker op termijn een andere functie gaat vervullen passend bij de verkregen meerwaarde en het uitstekende functioneren. Uiteraard kunnen er argumenten zijn om van dit uitgangspunt af te wijken.

Een verkregen meerwaarde die een medewerker in zijn functie toont kan bijvoorbeeld (uiteraard afhankelijk van de functie die iemand vervult) tot uitdrukking komen in:

• het vervullen van een klankbordfunctie voor collega’s in eenzelfde functie

• het met enige regelmaat verrichten van extra of zwaardere taken

• het met enige regelmaat gevraagd worden een bijdrage te leveren aan projecten binnen of buiten de eigen afdeling

• in meer algemene zin een drijvende kracht zijn binnen de afdeling Kortom een meerwaarde wordt niet alleen getoond door het zeer goed vervullen van de functie, maar juist ook door de extra dimensie die gegeven wordt aan de wijze waarop de functie inhoud wordt gegeven en de wijze waarop de werkzaamheden verricht worden.

Bijlage 2 Inconveniëntentoelage (vuilwerktoeslag)‌

Voor de toelage inconveniënten maakt de gemeente Almere gebruik van de regels die gelden voor de rijksambtenaren. Dit staat vermeld in artikel 17b BBRA, waarvan hieronder de tekst is

opgenomen zoals die gold tot 31-12-2019.

Artikel 17B BBRA

1. Aan de ambtenaar die nu en dan, regelmatig of voortdurend onder bezwarende omstandigheden arbeid verricht en wiens functie op een functielijst voorkomt, wordt een toelage per maand toegekend.

2. Onder bezwarende omstandigheden worden begrepen:

a. het werken in een situatie die een zodanige verontreiniging van de huid veroorzaakt dat deze ook na het gebruik van speciale wasmiddelen duidelijk waarneembaar blijft;

b. het werken in een omgeving met sterk onaangename geuren, of werken met onaangenaam aandoende en sterk afkeer oproepende materialen;

c. het werken in een situatie die een zeer hoge mate van huid- en slijmvliesprikkeling teweegbrengt, zodanig dat dit effect ook na het werk nog enige tijd voelbaar blijft;

d. het langdurig werken onder zeer onaangename hoge of lage temperatuur of temperatuurs- wisselingen;

e. het werken in situaties waarin het gebruik van gehoorbeschermingsmiddelen niet mogelijk of afdoende is, en waarin door het aanhoudende lawaai onderling contact nauwelijks mogelijk is of de geluidsterkte gelijk is aan of groter is dan 80 dbA;

f. het werken met sterk trillende apparatuur;

g. het werken met beschermingskleding of -middelen die een ernstige belemmering vormen voor de normale ademhaling, voor huidoppervlakte-uitwaseming en voor de bewegings- mogelijkheden;

h. het werken onder omstandigheden welke een verhoogd gevaar voor invaliditeit of overlijden meebrengen.

3. Het bevoegd gezag geeft voor elke op de functielijst voorkomende functie aan of er nu en dan, regelmatig of voortdurend onder één dan wel gelijktijdig onder meer typen bezwarende omstandigheden arbeid wordt verricht. Een functielijst wordt jaarlijks door het bevoegd gezag vastgesteld.

4. De toelage bedraagt een percentage van het salaris behorende bij salarisnummer 10 van salarisschaal 7 en wel:

a. 1% als de ambtenaar

- soms onder één of gelijktijdig onder twee typen bezwarende omstandigheden of

- regelmatig onder één type bezwarende omstandigheden arbeid verricht;

b. 2% als de ambtenaar

- soms gelijktijdig onder drie of meer typen bezwarende omstandigheden,

- regelmatig gelijktijdig onder twee typen bezwarende omstandigheden of

- voortdurend onder één type bezwarende omstandigheden arbeid verricht;

c. 3% als de ambtenaar

- regelmatig gelijktijdig onder drie of meer typen bezwarende omstandigheden of

- voortdurend gelijktijdig onder twee of meer typen bezwarende omstandigheden arbeid verricht.

5. De toelage wordt vermenigvuldigd met de voor de ambtenaar geldende arbeidsduurfactor.

6. In bijzondere gevallen kan een regeling worden getroffen, welke het bepaalde in de vorige leden aanvult of daarvan afwijkt.

7. Het bevoegd gezag kan een vergoeding toekennen indien de ambtenaar incidenteel onder bezwarende omstandigheden arbeid verricht.

Bijlage 3 Plaatsonafhankelijk werken ‌

Regeling plaatsonafhankelijk werken

De regeling plaatsonafhankelijk werken komt voort uit het beleid plaatsonafhankelijk werken. Met dit beleid en onderstaande regeling spelen we in op de wens binnen de organisatie om de voordelen van het thuis of op een andere locatie werken te behouden. Naast de voordelen om elkaar in het stadhuis te ontmoeten, samen te werken, te inspireren en te verbinden.

Het plaatsonafhankelijk werken is geen plicht of recht. Afspraken en keuzes zijn altijd afgestemd en in dialoog met het eigen team, waarbij de leidinggevende ook betrokken wordt. De gewenste kwaliteit van het werk is het uitgangspunt.

Plaatsonafhankelijk werken kan dus onder voorwaarden waarbij het belang van de organisatie en de kwaliteit van het werk uiteindelijk altijd voorop staat.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

a. Medewerker: de werknemer als bedoeld in artikel 1.1 onder w van de Cao gemeenten. Uitzendkrachten, payroll medewerkers, gedetacheerden en ZZP-ers;

b. Plaatsonafhankelijk werken: het verrichten van werkzaamheden is op vrijwel iedere locatie mogelijk. Het verrichten van werk is niet gekoppeld aan een specifieke plek;

c. Werken daar waar je je werk het beste kunt doen: om te bepalen waar je je werk het beste kunt doen zijn verschillende factoren van toepassing. De belangrijkste factoren zijn de kwaliteit van het werk, verbinding met de stad, organisatie en collega’s, veiligheid, gezonde werkplek, persoonlijke voorkeuren, samenwerking met collega’s binnen en buiten het team en productie/ de afgesproken resultaten.

Artikel 2 Plaatsonafhankelijk werken.

1. Iedere medewerker van de gemeente heeft in principe de ruimte om te werken daar waar hij zijn werk het beste kan doen (plaatsonafhankelijk werken). Dit betekent thuis, op locatie van de gemeente, in de stad, of elders.

2. Als de medewerker ervoor kiest om plaatsonafhankelijk te werken, maakt hij met de andere medewerkers van het team afspraken over hoe vaak en /of voor welke werkzaamheden en overleggen hij in ieder geval op locatie van de gemeente aanwezig zal zijn/ moet zijn. Bij deze afspraken wordt rekening gehouden met de factoren genoemd in artikel 1c. De leidinggevende wordt ook betrokken bij het maken van deze afspraken.

3. Er kunnen belangrijke redenen zijn die maken dat een medewerker niet of beperkt plaatsonafhankelijk kan werken.

4. Belangrijke redenen om niet of beperkt plaatsonafhankelijk te kunnen of mogen werken zijn onder andere:

- De werkzaamheden laten het niet toe om plaatsonafhankelijk te werken.

- De omstandigheden op de werkplek buiten gemeentekantoren (bijvoorbeeld thuis) laten het niet toe om daar op een goede/ gezonde manier te werken. Denk bijvoorbeeld aan te weinig ruimte, te druk, niet mogelijk om binnen beperkte investering een veilige en Arbo technisch goed ingerichte werkplek te realiseren, of andere redenen die niet goed zijn voor het welzijn van de medewerker.

5. Soms is het nodig dat de medewerker op een voor hem reguliere werkdag op locatie van de gemeente wordt verwacht terwijl hij die dag normaal ergens anders had willen werken (zoals thuis). Als het voor het werk noodzakelijk is dan werkt de medewerker op locatie van de gemeente en kan niet het plaatsonafhankelijk (thuis)werken worden geclaimd. Dit kan soms voor een individueel overleg zijn (bijvoorbeeld omdat het vertrouwelijk is, een collegelid dat prettiger vindt, of het beter past bij de aard van het gesprek). Maar het kan ook voor een bijeenkomst zijn, overleg met meerdere collega’s, brainstormsessie enzovoort. Plaatsonafhankelijk (thuis)werken is dus geen recht.

6. Bij onvoorziene omstandigheden en/of bij wijzigingen in werkzaamheden/ functie kunnen eerder gemaakte afspraken over plaatsonafhankelijk mogelijk niet meer passen. De Medewerker maakt dan nieuwe afspraken rekening houdend met al het bovenstaande.

Artikel 3 Werktijden

1. Medewerker en leidinggevende maken afspraken over de werktijden en bereikbaarheid van de medewerker.

2. De werktijdenregeling (personeelshandboek) en de regels ten aanzien van werktijden uit de Cao gemeenten zijn van toepassing.

3. Bij overwerken, onregelmatig werken (bijzondere werktijdenregeling), of werken buiten het dagvenster (standaardregeling werktijden) kan er alleen een eventueel recht op een toelage/ vergoeding zijn als het in opdracht van de werkgever plaats heeft gevonden.

4. Bij het plaatsonafhankelijk werken is het mogelijk om op ieder moment van de dag en week te werken. Medewerker zorgt voor een gezond arbeidspatroon en heeft aandacht voor goede balans tussen werk en privé tijd. De leidinggevende en medewerker bespreken dit met elkaar.

Artikel 4 Werkplekinrichting

1. De werkgever is verantwoordelijk en zorgt voor voldoende en goed ingerichte werkplekken op locaties van de gemeente. Medewerker is zelf verantwoordelijk voor de inrichting van een goede werkplek op locaties die niet van de gemeente zijn (bijvoorbeeld thuis) en de werkgever faciliteert en ondersteunt hierbij. Op de kennisbank MijnHRM staat informatie over een goede werkplekinrichting. Indien nodig of gewenst kan een hiervoor opgeleide collega instructies geven over de juiste instellingen van bureau, stoel en beeldscherm thuis.

2. Voldoet de werkplek thuis niet, dan overlegt de medewerker met de leidinggevende of het met beperkte aanpassingen mogelijk is om de werkplek wel te laten voldoen en welke bijdrage de werkgever daar in heeft.

Artikel 5 Werken in de netwerkomgeving van de gemeente

1. Medewerker volgt de aanwijzingen van ICTAR ten aanzien van inloggen, veilig houden van apparatuur, updaten, enzovoort.

2. Werkgever zorgt voor een werkomgeving die plaatsonafhankelijk te bereiken is via het internet.

3. Medewerker slaat documenten op in de netwerkomgeving van de gemeente.

Artikel 6 veiligheid ten aanzien van informatie

1. De medewerker die werkzaamheden verricht op een locatie niet van de gemeente (bijvoorbeeld thuis) heeft dezelfde verantwoordelijkheden op het gebied van naleving van het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente Almere als op de werkplek van de gemeente.

2. Ook op de werkplek buiten de werkplek van de gemeente zorgt de medewerker ervoor dat informatie met vertrouwelijke en/of persoonsgegevens in geluid, op beeldscherm, of in uitzonderlijke gevallen geprint, niet door anderen gehoord of gelezen wordt.

3. Uitgangspunt is dat er geen vertrouwelijke informatie op papier gebruikt wordt op de werkplek buiten de werkplek van de gemeente. In het uitzonderlijke geval dat er wel informatie op papier gebruikt wordt zorgt de medewerker ervoor dat het versnipperd wordt volgens minimaal de ‘Din P3’ norm voor versnipperaars.

4. Medewerker zorgt ervoor dat andere aanwezigen op de plaatsonafhankelijke werkplek niet meekijken op het scherm als er vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens op het scherm te zien zijn.

5. Medewerker zorgt ervoor dat andere aanwezigen op de plaatsonafhankelijke werkplek niet kunnen meeluisteren met een (telefoon)gesprek als er vertrouwelijke informatie en/of persoonsgegevens worden besproken.

6. Medewerker zorgt ervoor dat als hij of zij wegloopt van de werkplek de computer en eventuele papieren documenten niet meer toegankelijk zijn en/ of in te zien zijn voor

anderen.

7. Medewerker maakt gebruik van een beveiligde internetverbinding en apparatuur die volledig up to date zijn op het gebied van beveiliging(software).

Artikel 7 computer en internet

1. Medewerker zorgt zelf voor goed werkend internet dat voldoet aan de minimumeisen die door ICTAR worden aangegeven.

2. Bij gebruik van eigen computer/ laptop moet deze voldoen aan de eisen die gesteld worden door ICTAR.

3. Bij plaatsonafhankelijk werken kan eventueel vanuit de werkgever verplicht worden om gebruik te maken van een computer/ laptop van de gemeente.

Artikel 8 Thuiswerkvergoeding

Er is bij plaatsonafhankelijk werken mogelijk recht op een thuiswerkvergoeding om tegemoet te komen aan de gemaakte kosten bij het thuiswerken. Hierover worden afspraken gemaakt in de landelijke Cao en/of lokaal in het Lokaal Overleg tussen werkgever en vakbondsvertegenwoordigers. Eventuele afspraken over een thuiswerkvergoeding zijn terug te vinden in de Cao of in het personeelshandboek van de gemeente.

Artikel 9 Etiquette

Op kantoor zijn er verwachtingen van medewerker ten aanzien van kleding, uiterlijk en gedrag. Deze verwachtingen, regels en afspraken zijn ook van toepassing als gewerkt wordt vanuit huis of andere locatie buiten gemeente locaties. Iedere medewerker dient voor zijn functie representatief te zijn in verzorging, kleding en gedrag.

Artikel 10 Wijzigingen regeling

In bijzondere gevallen of nieuwe voortschrijdende inzichten kan de werkgever besluiten deze regeling aan te passen of in te trekken. Dit kan pas na overeenstemming met de medezeggenschap als dat voor de wijziging of intrekking nodig is. De medewerker kan na de wijziging of intrekking van deze regeling geen rechten meer ontlenen aan deze regeling.

Artikel 11 Hardheidsclausule

In die gevallen waarin deze regeling niet, niet voldoende of niet naar redelijkheid voorziet, beslist de concerndirectie.

Bijlage 4 Werktijdenregeling ‌

Artikel 1 definities

a. Medewerker: de werknemer van gemeente Almere zoals bedoeld in artikel 1:1 onder w van de cao gemeenten.

b. Werkgever: de gemeente Almere.

c. Dagvenster: de in de cao gemeenten vastgelegde tijden waarbinnen de

medewerker werkzaamheden verricht.

Artikel 2 werktijden

1. Het dagvenster is van toepassing op de medewerkers van gemeente Almere.

2. Binnen het dagvenster maakt de medewerker met zijn leidinggevende afspraken over zijn (variabele) werktijden en de plek (of plekken) waar het werk verricht wordt. Deze afspraken moeten passen bij het werk en het organisatiebelang. Daarbij wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden met de wensen van de medewerker.

3. Voor de medewerker waarbij de werkgever structureel voor gemiddeld meer dan 50% van zijn formele arbeidsduur per week de werktijd eenzijdig vaststelt geldt de ‘bijzondere regeling’. Lid 1 en 2 van dit artikel zijn voor die medewerkers niet van toepassing.

Artikel 3 bijzondere regeling

1. De werkgever stelt vast voor welke (groepen van) medewerkers de bijzondere regeling van toepassing is, met in achtneming van de bepalingen uit de cao gemeenten en het gestelde in artikel 2, lid 3.

2. Voor de medewerker die valt onder de bijzondere regeling gelden afwijkende regels en vergoedingen, conform het bepaalde in de cao gemeenten.

3. Voor de medewerker die valt onder de bijzondere regeling geldt dat er alleen sprake kan zijn van overwerk als daartoe door de werkgever vooraf opdracht is verstrekt.

Bijlage 5 Regeling vergoeding reiskosten woon- werkverkeer ‌

Artikel 1 Begripsbepalingen

Medewerker: de werknemer als bedoeld in artikel 1.1 onder w van de cao gemeenten.

Fiets: gewone fiets of elektrische fiets met trapondersteuning waarbij zelf constant getrapt moet worden om vooruit te komen. Een rolstoel, rolstoelfiets, of variant daarop, waarbij zelf ook bewogen moet worden om vooruit te komen, valt ook onder de noemer ‘fiets’.

Wandelen: lopend, skatend, steppend, skateboardend, enzovoort, zonder elektrische of andere gemotoriseerde ondersteuning.

Openbaar vervoer: alle publieke vervoersmiddelen zoals de trein, bus, tram, metro, veerpont, waar je middels de OV kaart (of opvolger daarvan) in kunt checken.

Eigen vervoer: Eigen vervoer dat niet valt onder fiets, wandelen of openbaar vervoer, zoals (elektrische) auto, motor, brommer, elektrische step, enzovoort. Iedere vorm van luchtverkeer is uitgesloten.

Woning: De plek waar de medewerker ingeschreven staat, woont en als woonadres heeft doorgegeven aan de werkgever. In bijzondere gevallen kan de medewerker op een ander adres verblijven dan waar hij of zij ingeschreven staat en vanaf dat adres naar een werklocatie reizen. De medewerker geeft dit door aan de werkgever en dit adres valt dan ook onder de noemer ‘woning’ voor deze regeling.

Werklocatie: De locatie van gemeente Almere waar je als medewerker je werk moet verrichten (onder andere het stadhuis, de gebiedskantoren, recyclingperrons, enzovoort).

Reisafstand: De afstand tussen woning en werklocatie, bepaald door een door de werkgever gekozen vast systeem (bijvoorbeeld ANWB-routeplanner of Google-maps). Hierbij gaan we uit van de snelste route (zonder files).

Reis: de afstand die je hebt afgelegd als woon -werkverkeer, met één of meerdere vervoersmiddelen uit 1 categorie (dus uit de categorie fiets, wandelen, openbaar vervoer, of eigen vervoer).

Artikel 2 Medewerkers woonachtig binnen de gemeentegrenzen van Almere

Voor medewerkers die woonachtig zijn binnen de gemeentegrenzen van Almere gelden de volgende regels:

1. Fiets- / wandelvergoeding; De medewerker die op de fiets of wandelend de hele reisafstand vanaf de woning naar de werklocatie aflegt krijgt per kilometer de maximale belastingvrije vergoeding.

2. Openbaar vervoer vergoeding; De medewerker die voor het reizen tussen de woning en de werklocatie gebruik maakt van het openbaar vervoer, heeft aanspraak op een vergoeding van die kosten naar de laagste klasse en het goedkoopste tarief. Aan deze vergoeding zit een bewijslast voor de medewerker vast. De vorm van de bewijslast wordt door de werkgever bepaald, mede op basis van de fiscale regels en gebruikte systemen.

Artikel 3 Medewerkers woonachtig buiten de gemeentegrenzen van Almere

Voor medewerkers die woonachtig zijn buiten de gemeentegrenzen van Almere gelden de volgende regels:

1. Fiets- / wandelvergoeding; De medewerker die op de fiets of wandelend de reis vanaf de woning naar de werklocatie aflegt krijgt per kilometer de maximale belastingvrije vergoeding.

3. Eigen vervoer vergoeding; De medewerker die voor de reis tussen de woning en de werklocatie gebruik maakt van eigen vervoer, heeft aanspraak op een vergoeding voor het gebruik van dat eigen vervoer van € 0,15 per afgelegde kilometer.

4. Bij een woning in het buitenland worden reiskosten woon-werkverkeer deels vergoed, namelijk

maximaal de van toepassing zijnde vergoeding voor de afgelegde reis binnen de landsgrenzen van Nederland. Het deel van de reis buiten de landsgrenzen wordt niet vergoed.

Artikel 4 Overgangsbepalingen

1. De medewerker die op basis van de oude fietsregeling (gedeeltelijk) op kosten van de werkgever een fiets heeft gekocht, komt pas in aanmerking voor een nieuwe reiskostenvergoeding zodra de vier jarige periode van de oude fietsregeling is afgelopen.

2. De medewerker die op basis van de oude fietsregeling (gedeeltelijk) op kosten van de werkgever een fiets heeft gekocht, kan in het kader van de introductie van deze nieuwe regeling vergoeding woon – werkverkeer de vergoeding van de fiets afkopen. Als de medewerker de fiets heeft afgekocht, komt de medewerker vanaf dat moment in aanmerking voor andere reiskostenvergoedingen woon -werkverkeer genoemd in deze regeling. De afkoopstaffel ziet er als volgt uit:

a. Vanaf aankoop tot een jaar na aankoop 100% van de vergoeding

b. Vanaf 1 jaar tot 2 jaar na aankoop 75% van de vergoeding

c. Vanaf 2 jaar tot 3 jaar na aankoop 50% van de vergoeding

d. Vanaf 3 jaar tot 4 jaar na aankoop 25% van de vergoeding.

3. De medewerker die bij de invoering van deze regeling een lopend OV abonnement heeft op kosten van de werkgever, voor een treinreis van meer dan 60 treinkilometers enkele reis, komt per de ingangsdatum van deze regeling in aanmerking voor volledige vergoeding voor de resterende periode van het OV abonnement.

Artikel 5 Uitzonderingen

1. De medewerker die vanwege de uitvoering van de functie structureel verplicht wordt door de werkgever om gebruik te maken van eigen vervoer, komt in aanmerking voor een kilometervergoeding woon-werkverkeer van de maximaal belastingvrije vergoeding. Ook als de medewerker binnen de gemeentegrenzen van Almere woont. De functies waarvoor dit van toepassing is, worden centraal door de directie vastgesteld na advies van HRM-JZ.

2. De medewerker die om medische redenen structureel niet in staat is om op een andere manier dan met eigen vervoer naar de werklocatie te reizen, komt in aanmerking voor een kilometervergoeding woon-werkverkeer van de maximaal belastingvrije vergoeding. Om voor deze kilometervergoeding in aanmerking te komen is een verklaring van de bedrijfsarts vereist waarin bevestigd wordt dat er alleen met eigen vervoer gereisd kan worden.

3. Bij tijdelijke medische redenen waardoor er niet zelfstandig gereisd kan worden, kan de leidinggevende besluiten om tijdelijk een vergoeding van het maximaal fiscaal onbelaste bedrag per kilometer toe te kennen voor reizen met eigen vervoer. Dit is mogelijk als de medewerker alleen (met hulp van een ander) met eigen vervoer (auto, motor, enzovoort) naar de werklocatie kan komen.

Artikel 6 Overige bepalingen

1. Om in aanmerking te komen voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer is de medewerker verplicht om (dagelijks) de reis en het gebruikte vervoersmiddel door te geven op een door de werkgever bepaalde manier/ via een bepaald systeem.

2. Als vergoeding van openbaar vervoerskosten kan de werkgever een vorm van een mobiliteitskaart verplichten.

3. Medewerkers kunnen, zodra dit technisch mogelijk is bij de werkgever, per reis kiezen voor een vervoersmiddel en vergoeding. Bijvoorbeeld op de heenreis een wandelvergoeding en op de terugreis op dezelfde dag met het openbaar vervoer met daarvoor een vergoeding.

4. Medewerkers komen voor één vergoeding per reis in aanmerking. De medewerker die tijdens een reis gebruik heeft gemaakt van vervoersmiddelen uit twee categorieën vervoersmiddelen (bijvoorbeeld eigen vervoer en OV op de heenreis naar de werklocatie) kan maar voor een van die

twee vervoermiddelen een vergoeding declareren. Die vergoeding is dan op basis van de werkelijk afgelegde kilometers met dat vervoersmiddel (niet de totale reisafstand van de twee vervoersmiddelen bij elkaar opgeteld). Bij OV gebruik gaat het hier om de werkelijke kosten van het OV op basis van 2de klasse.

5. Bij toekenning van reiskostenvergoedingen wordt er gehandeld conform de fiscale regels die landelijk gelden. Om die reden kan het zijn dat er (in eerste instantie) beperkingen opgelegd worden die niet in deze regeling zijn opgenomen.

6. Een gedeclareerde vergoeding die niet juist blijkt te zijn, wordt ingehouden op het salaris van de medewerker. Bij bewust een verkeerde, hogere, vergoeding declareren door de medewerker zullen er naast de verrekening met het salaris ook (juridische) stappen ondernomen worden richting de medewerker.

7. Bij vakantie, verlof, ziekte, of andere redenen van fysieke afwezigheid op de werklocatie, komt de medewerker niet in aanmerking voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Alleen als de medewerker ziek is en een lopend OV abonnement heeft (afgesloten voordat de medewerker ziek was) kan er, bij uitzondering, nog wel tijdelijk een reiskostenvergoeding gegeven worden als dat OV abonnement met goedkeuring van de gemeente was afgesloten. Deze reiskostenvergoeding voor OV bij ziekte kan voor de duur van maximaal een maand gegeven worden.

8. Als een medewerker thuis werkt en daarvoor een thuiswerkvergoeding ontvangt, komt de medewerker die dag niet in aanmerking voor een reiskostenvergoeding. Per dag kan er maar recht zijn op 1 vergoeding. Óf een thuiswerkvergoeding, óf een reiskostenvergoeding. Ook als er op een dag zowel thuisgewerkt is als op locatie van de gemeente gewerkt is.

Artikel 7 Hardheidsclausule

In die gevallen waarin deze regeling niet, niet voldoende of niet naar redelijkheid voorziet, beslist de concerndirectie na afstemming met het medezeggenschapsorgaan dat over deze regeling gaat.

Bijlage 6 Verhuiskostenregeling ‌

Artikel 1 De medewerker die na indiensttreding vrijwillig verhuist naar Almere*

1. Als een medewerker met een zelfstandige huishouding een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd heeft of een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van maximaal een jaar gevolgd door een vaste arbeidsovereenkomst in een functie van ten minste 16 uren per week en in verband met die arbeidsovereenkomst binnen twee jaar na indiensttreding vrijwillig naar Almere verhuist, dan kan hem/ haar een tegemoetkoming worden verleend in verhuiskosten en zo nodig in pensionkosten in de zin van hoofdstuk 18 van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst gemeente Almere.

2. Als de in lid 1 bedoelde medewerker een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd heeft voor een langere duur dan twaalf maanden en aansluitend een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd krijgt, dan is de in lid 1 bedoelde aanspraak overeenkomstig van toepassing tot één jaar na de ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, doch in totaal niet langer dan 36 maanden na de datum van indiensttreding.

3. Als de in lid 1 of lid 2 bedoelde medewerker in verband met zijn/ haar arbeidsovereenkomst

verhuist na het sluiten van de overeenkomst doch vóór de datum van indiensttreding dan is de in lid 1 bedoelde aanspraak overeenkomstig van toepassing.

4. De in lid 2 bedoelde medewerker die tussen twee jaar en drie jaar na indiensttreding vrijwillig verhuist naar Almere, kan uitsluitend aanspraak maken op de in lid 1 bedoelde tegemoetkoming in de verhuiskosten tot een bedrag van maximaal € 1.500,- voor de werkelijk gemaakte kosten.

Artikel 2 Terugbetaling van de tegemoetkoming in verhuiskosten

De in artikel 1 bedoelde medewerker dient de toegekende tegemoetkoming in de verhuiskosten terug te betalen als hij/ zij binnen twee jaar na verhuizing naar Almere weer buiten Almere gaat wonen.

*Voor toepassing van artikel 1 van deze regeling wordt gebruik gemaakt van de artikelen van Hoofdstuk 15 en 18 Collectieve Arbeidvoorwaardenregeling en uitwerkingsovereenkomst gemeente Almere (CAR-UWO) zoals die gold in 2019. De relevante artikelen of artikelleden uit dit hoofdstuk zijn:

CAR-UWO Artikel 15:1:17 Standplaats Lid 2

Onder standplaats dient te worden verstaan: de gemeente of het met name genoemde gedeelte van de gemeente, waar de ambtenaar gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht.

CAR-UWO Artikel 18:1:1 Begripsomschrijvingen Lid 1

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

a. betrokkene:

de ambtenaar of gewezen ambtenaar in de zin van de CAR;

b. woongebied:

een door het college aan te wijzen gebied aansluitend aan het grondgebied van de gemeente;

c. standplaats:

de gemeente of het met name genoemde deel daarvan, waar de ambtenaar gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht;

d. gezinsleden:

de echtgenoot, geregistreerde partner van de betrokkene en de kinderen, stief- en pleegkinderen van de betrokkenen en/of van de echtgenoot, geregistreerde partner voor zover zij samenwonen;

e. eigen huishouding voeren:

het zelfstandig en voor eigen rekening bewonen van woonruimte, voorzien van eigen

meubilair en stoffering, een en ander ter beoordeling van het bevoegde gezag;

f. berekeningsbasis:

het twaalfvoud van het salaris per maand inclusief eventuele salaristoelage(n), dan wel hetgeen daarmede overeenkomt ingeval dat artikel niet op hem van toepassing is - die betrokkene geniet op het berekeningstijdstip, vermeerderd met 8% en in voorkomende gevallen vermeerderd met:

1. genoten wachtgeld of uitkering krachtens hoofdstuk 10 of 11 of een genoten werkloosheids- uitkering krachtens de WW en eventueel hoofdstuk 10a;

2. genoten herplaatsingstoelage krachtens hoofdstuk 12 van het pensioenreglement;

g. berekeningstijdstip:

1e datum waarop de betrokkene verhuist;

2e indien de betrokkene verhuist voor de datum dat de functie feitelijk wordt vervuld, de datum van ingang van de functievervulling;

3e bij het overlijden of ontslag van de betrokkene, de datum waarop de laatste salarisbetaling heeft plaatsgevonden;

h. verplaatsen en verplaatsing:

veranderen onderscheidenlijk verandering van de standplaats van de betrokkene in opdracht van het bestuursorgaan;

i. verplaatsingskostenvergoeding:

tegemoetkoming in de kosten van een verplaatsing, dan wel van een verhuizing voortvloeiende uit indiensttreding of ontslag, ofwel een tegemoetkoming in reis- en pensionkosten voor de periode dat de verhuizing nog niet heeft plaatsgevonden;

Artikel 18:1:3 Tegemoetkoming verhuiskosten Lid 2

Indien het verlaten van een dienstwoning samenhangt met een ontslag op verzoek anders dan een ontslag op verzoek met recht op uitkering voor vervroegd uittreden, of met een ontslag als gevolg van aan betrokkene te wijten feiten of omstandigheden en het ontslag niet ingaat binnen twee jaren nadat de dienstwoning is betrokken, kan een gedeeltelijke tegemoetkoming in verhuiskosten worden verleend.

Lid 3

Indien het verlaten van een dienstwoning verband houdt met het overlijden van de betrokkene, wordt een tegemoetkoming in verhuiskosten verleend aan de nagelaten gezinsleden.

Lid 4

Bij toepassing van het tweede en derde lid wordt een vergoeding in de verhuiskosten, bedoeld in artikel 18:1:5, eerste lid, verleend, met dien verstande dat deze vergoeding niet meer bedraagt dan die waarop aanspraak zou bestaan bij verhuizing binnen het woongebied.

Artikel 18:1:4 Tegemoetkoming verhuiskosten

Geen tegemoetkoming in verhuiskosten ingevolge de artikelen 18:1:2 en 18:1:3 wordt verleend, indien de verhuizing niet heeft plaatsgevonden binnen twee jaar nadat de verplichting tot verhuizen is opgelegd dan wel na de datum van het ontslag, het overlijden of de verplaatsing.

Artikel 18:1:5 Tegemoetkoming verhuiskosten Lid 1

De tegemoetkoming in verhuiskosten kan slechts bestaan uit:

a. een bedrag voor de kosten van transport van de bagage en van de inboedel van de betrokkene en zijn gezinsleden naar de nieuwe woning, waaronder begrepen de kosten van het in en uitpakken van breekbare zaken;

b. een bedrag voor dubbel woonkosten, gelijk aan de noodzakelijk te maken kosten, met een maximum van € 312,49 per maand met dien verstande dat de tegemoetkoming ten hoogste voor vier maanden wordt verleend;

c. een bedrag voor alle andere direct uit de verhuizing voortvloeiende kosten, met een maximum van € 6.249,44.

Lid 2

Indien de betrokkene op de dag van de verhuizing een eigen huishouding voert, wordt het bedrag bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, voor zover bij of krachtens dit artikel niet anders is bepaald, gesteld op een tegemoetkoming van 3% van de berekeningsbasis voor ieder woon- of slaapvertrek, tot een maximum van vier van deze vertrekken, die de achtergelaten woning telt, met dien verstande dat het maximumbedrag genoemd in het eerste lid, onderdeel c, niet overschreden wordt.

Lid 3

Indien het betreft een verhuizing van een gezin, waarin de echtgenoten, geregistreerde partners beide betrokkene zijn in de zin van dit hoofdstuk en afzonderlijk opdracht hebben om te verhuizen of zijn verplaatst, wordt voor beide betrokkenen de berekeningsbasis vastgesteld. Ingeval beide betrokkenen een deeltijddienstverband hebben en niet tevens een deeltijddienstverband bij een andere werkgever die aanspraak geeft op een tegemoetkoming in verhuiskosten, wordt de berekeningsbasis vastgesteld als ware er sprake van een voltijddienstverband. De tegemoetkoming wordt toegekend op grond van de hoogste berekeningsbasis.

Lid 4

Indien de betrokkene geen eigen huishouding voert, wordt geen tegemoetkoming als bedoeld in het eerste lid, onder c, verleend. Indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan voor deze kosten niettemin een tegemoetkoming worden verleend van 3% van de berekeningsbasis.

Artikel 18:1:6 Tegemoetkoming woon-werkverkeer Lid 2

Een betrokkene als bedoeld in het eerste lid, die naar het oordeel van het bevoegde gezag niet dagelijks heen en weer kan reizen, heeft, tenzij van gemeentewege al dan niet tegen betaling in huisvesting wordt voorzien, aanspraak op een tegemoetkoming in de pensionkosten voor verblijf in een pension in of nabij het gebied als bedoeld in artikel 15:1:17, benevens een tegemoetkoming voor ten hoogste eenmaal per week in de reiskosten naar de plaats waar hij metterwoon nog gevestigd is.

Lid 3

Indien een betrokkene als bedoeld in het eerste en tweede lid, naar het oordeel van het bevoegde gezag niet alles, wat redelijkerwijs van hem mag worden verwacht, heeft gedaan om zo spoedig mogelijk te verhuizen, komt hij niet langer in aanmerking voor tegemoetkomingen als bedoeld in het eerste en tweede lid.

Lid 4

Een betrokkene die een functie voor betrekkelijk korte duur bekleedt of voor betrekkelijk korte duur elders is geplaatst en als gevolg daarvan niet behoeft te verhuizen kan een tegemoetkoming in de reiskosten als bedoeld in het eerste lid worden verleend, dan wel een tegemoetkoming overeenkomstig het tweede lid, indien de betrokkene naar het oordeel van het bevoegde gezag niet dagelijks heen en weer kan reizen.

Artikel 18:1:7 Hoogte tegemoetkoming Lid 1

De tegemoetkoming in reiskosten bedoeld in artikel 18:1:6, eerste en vierde lid, is gelijk aan de gemaakte kosten van het openbaar vervoer op basis van het tarief van de tweede klasse.

Lid 2

De vergoeding die plaatsvindt op basis van het eerste lid is, voor dat deel dat gebruik wordt gemaakt van de trein, gemaximeerd op het bedrag van € 3.996,- per jaar.

Lid 3

De betrokkene die met de trein reist en van de woning of het pension met het ander (aansluitend) openbaar vervoer naar het eerst mogelijke station kan reizen maar van dit openbaar vervoer geen gebruik maakt en in de plaats daarvan met eigen vervoer naar dat station reist, ontvangt een tegemoetkoming van € 104,44 op jaarbasis.

Artikel 18:1:9 Pensionkosten

Lid 1

De tegemoetkoming in pensionkosten als bedoeld in artikel 18:1:6, tweede lid, bedraagt voor de betrokkene die gewoonlijk met gezinsleden samenwoont 90% en voor de overige betrokkenen 60% van de betaalde pensionkosten, voor zover deze kosten niet uitgaan boven de door het bestuursorgaan redelijk geoordeelde pensionkosten.

Lid 2

De tegemoetkoming in reiskosten voor gezinsbezoek dan wel voor het bezoeken van de plaats waar betrokkene nog is gehuisvest is gelijk aan de kosten van het gebruik van het openbaar vervoer en wel naar het tarief van de laagste klasse.

Bijlage 7 Regeling vergoeding reis- en verblijfkosten ‌

Artikel I

Voor vergoeding van reis- en verblijfkosten bij dienstreizen van gemeentepersoneel binnen Nederland is het bepaalde in de Cao Rijk van toepassing met inachtneming van de navolgende afwijkingen:

Afwijkingen t.a.v. reiskosten

• Alleen met toestemming van de leidinggevende kan een dienstreis met de eigen auto worden gemaakt; ter beoordeling van de leidinggevende wordt een lage vergoeding van € 0,10 per kilometer of een hoge vergoeding van € 0,35 per kilometer toegekend.

Alleen in de volgende gevallen geldt een hoge vergoeding:

- het reisdoel is niet doelmatig bereikbaar met openbaar vervoer;

- er is binnen een straal van 2 kilometer geen openbaar vervoer;

- de reistijd wijkt zeer af ten opzichte van het openbaar vervoer;

- het doel van de reis vereist dat voorwerpen worden meegenomen;

- minimaal drie personen maken gebruik van één auto;

- de medewerker heeft een lichamelijke handicap en kan daardoor niet met het openbaar vervoer.

• De hoge vergoeding bedraagt € 0,35 per kilometer.

• De vergoeding voor reizen met het openbaar vervoer is maximaal op basis van 2de klasse conform Cao Gemeenten.

Afwijkingen t.a.v. verblijfkosten

• Er kan aanspraak bestaan op verblijfkosten voor een dienstreis korter dan vier uur.

• Er is geen aanspraak op een bedrag voor kleine uitgaven overdag (dagcomponent) en ‘ s avonds (avondcomponent).

Artikel II

Voor vergoeding van reis- en verblijfkosten bij dienstreizen van gemeentepersoneel buiten Nederland is het bepaalde in de Cao Rijk van toepassing met dien verstande

• dat, in aanvulling op het gestelde in de Cao Rijk, een vliegreis in de businessklasse voor vergoeding in aanmerking komt indien het een vlucht naar een bestemming buiten Europa betreft;

• dat vergoeding voor kleine uitgaven niet van toepassing is.

Bijlage 8 Nota opleidingsfaciliteiten ‌

Het gemeentelijk opleidingsbeleid maakt deel uit van het Personeel & Organisatie-beleid. Om onze taken als gemeentelijke organisatie naar behoren te kunnen uitvoeren, is het nood- zakelijk

dat we ons snel kunnen aanpassen aan nieuwe omstandigheden en eisen. Leren en veranderen zijn dan ook continu aan de orde en worden besproken in de continue dialoog.

Leren in Almere kan op veel manieren: vooral in het werk zelf, maar ook bijvoorbeeld door het volgen van een opleiding. Gemeente Almere kent vier soorten opleidingen. De organisatie- of afdelingsbreed geïnitieerde opleidingen blijven onveranderd. De andere soorten opleidingen veranderen - met instemming van de Ondernemingsraad - wel, al is soms alleen de naam anders.

• VNG en de vakbonden zijn op landelijk niveau overeengekomen dat de “oude” studiefaciliteiten- regeling uit de CAR/UWO wordt vervangen door POP-gesprekken. POP staat voor Persoonlijk OntwikkelingsPlan.

• De tot nu toe door de werkgever voor 100% vergoede opleidingen vallen voortaan onder de vlag van het Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP).

• Onderdeel van de oude studiefaciliteitenregeling was de “75 procents-regeling”. Een vergelijkbare regeling blijft in Almere bestaan. Daarnaast hebben wij ook een “50 procents- regeling” ingesteld, om opleiding en ontwikkeling in de breedte van de organisatie aan te moedigen. Zowel de nieuwe 75- als de 50-procents-regeling vallen voortaan in de categorie “Overige opleidingen”.

• Daarnaast zijn de opleidingsverlofregeling en de terugbetalingsregeling aangepast aan de nieuwe indeling. De drempel voor terugbetaling is verhoogd.

Dit zijn de opleidingscategorieën op een rijtje:

1. Organisatie-breed geïnitieerde opleidingen.

Het doel hiervan is specifieke vaardigheden te trainen die voor de gemeente van belang zijn en bijdragen aan de eenheid van beleid en eenheid van organisatie. Deze opleidingen kunnen bedoeld zijn voor alle medewerkers (bijvoorbeeld een ICT-gebruikers training bij de overstap op nieuwe software), of voor een dienst-overstijgende doelgroep (bijvoorbeeld de cursus Beter Bestuurlijk Schrijven, de introductie-training voor nieuwe medewerkers).

Het beheer van het concernopleidingsbudget vindt plaats op concernniveau door de afdelingsmanager HRM, die zich voor de keuze van opleidingsthema’s laat voeden door de afdelingen en de Ondernemingsraad.

Bij organisatie-breed geïnitieerde opleidingen geldt: opleidingstijd is werktijd. Voor de deelnemers is geen terugbetalingsregeling van toepassing.

2. Afdelingsbreed geïnitieerde opleidingen.

Vergelijkbaar met categorie 1, maar dan op afdelingsniveau.

3. Opleidingen die medewerker en leidinggevende overeenkomen in de continue dialoog, binnen de kaders van het afdelingsplan. Hierin staan de afspraken vastgelegd over:

3A. de voor de huidige functie vereiste kennis en competenties van de medewerker, en over

3B. de loopbaanontwikkeling van de medewerker, alsmede een in het kader van 3A en/of 3B door hem te volgen opleiding en de te ondernemen activiteiten.

Het POP wordt ten minste een keer per drie jaar vastgesteld.

De kosten die gemaakt zullen worden voor de in het POP opgenomen opleiding en activiteiten worden voor 100 % door de afdeling vergoed.

De hierna nader omschreven terugbetalingsregeling is op deze categorie 3B van toepassing (dus niet op 3A).

4. Overige opleidingen op initiatief van de medewerker, waarvoor de leidinggevende, binnen het kader van het afdelingsplan, bereid en in staat is een tegemoetkoming te geven van:

4A. 75 % van de opleidingskosten; of 4B. 50 % van de opleidingskosten.

Factoren die een rol spelen bij het honoreren door het management van een opleidings- aanvraag in categorie 4A óf 4B zijn in de eerste plaats de mate van organisatie-belang, en in de tweede plaats de budgettaire ruimte in de afdeling.

De terugbetalingsdrempel is hier gebaseerd op de werkelijke opleidingskosten en niet op de vergoeding van 75 of 50 % daarvan. Ook hier geldt de terugbetalingsregeling.

Gemeentelijk opleidingsbeleid: verlofregeling voor opleidingen categorie 3b en 4

faciliteit omvang (formele) werkweek	verlof opleiding tijdens diensttijd (per week)	verlof opleiding buiten diensttijd*) (per week)	Xxxxxx ter voorbereiding tentamen/examen**)
36 uur	Max. 1 dag***)	Max. ½ dag***)	5 halve dagen***) per studiejaar
30 tot 36 uur	Max. 6 uur	Max. 3 uur	4 halve dagen***) per studiejaar
22 tot 30 uur	Max. 4 uur	Max. 2 uur	3 halve dagen***) per studiejaar
15 tot 22 uur	Max. 2 uur	Max. 1 uur	2 halve dagen***) per studiejaar
1 tot 15 uur	0 uur	0 uur	0 uur

*) Geldt indien en voor zover er sprake is van een studiebelasting van minimaal 10 uur per week.

**) Per toetsingsmoment heeft belanghebbende aanspraak op maximaal:

- 2 halve dagen bij een volledige betrekking

- 1 halve dag bij een deeltijd betrekking

***) Voor het opnemen van een verlofdag wordt het aantal uur afgeschreven van de werkdag (voor een voltijder dus meestal 8 uur).

Wanneer een tentamen/examen in diensttijd valt, wordt voor de daarvoor noodzakelijke uren buitengewoon verlof met behoud van bezoldiging verleend.

Terugbetalingsverplichting voor opleidingen in categorie 3b en 4, die meer dan € 2000,- kosten en waarbij de navolgende omstandigheid zich voordoet.

• De opleiding wordt voor het einde afgebroken

• De vergoeding van de opleiding dient door de medewerker terugbetaald te worden in het geval de medewerker de opleiding afbreekt.

• Ontslag voor het einde van de opleiding

Indien de medewerker ontslag neemt of ten gevolge van aan hemzelf te wijten feiten of omstandigheden wordt ontslagen voor het einde van de opleiding waarvoor vergoeding is toegekend, dient de medewerker de vergoeding terug te betalen*

• Ontslag na afsluiting van de opleiding

Indien de medewerker binnen 2 jaar na datum van afsluiting van de opleiding ontslag neemt of ten gevolge van aan hem/haar te wijten feiten of omstandigheden wordt ontslagen, dient de medewerker de genoten opleidingskosten (exclusief de eventueel bijbehorende reis- en verblijfkosten) terug te betalen binnen 1 jaar na afsluiting van de opleiding en tussen 1 en 2 jaar na afsluiting van de opleiding naar rato 1/12 gedeelte van de opleidingskosten voor iedere volle maand, die aan de termijn van twee jaren ontbreekt.*

• Reis- en verblijfkosten i.v.m. opleiding

Voor reis- en verblijfkosten i.v.m. opleidingen is het vergoedingsregime bij dienstreizen van toepassing.

Deze reis- en verblijfkosten dienen door de afdelingen zelf betaald te worden, maar niet uit de

opleidingsbudgetten.

* Xxxx terugbetaling op grond van het bovenstaande behoeft te geschieden, indien de medewerker aansluitend aan zijn ontslag een betrekking aanvaardt, waaraan het deelnemerschap in de zin van het pensioenreglement ABP is verbonden.

Bijlage 9 Procedure werving & selectie ‌

Hoe gaan we bij gemeente Almere om met vacatures en werving & selectie?

Human resources management

Gemeente Almere hecht veel waarde aan mobiliteit en talentontwikkeling van haar medewerkers. Niet alleen in de ‘paarse cassette’ (organisatieontwikkeling 2010-2015), maar ook in het strategisch

HRM-beleid 2013-2015 komt dit duidelijk naar voren. Een van de drie onderdelen van het strategisch HRM-beleid is ‘het beste van jezelf geven voor de doelen van de stad, je collega’s en voor jezelf’. Om dit mogelijk te maken faciliteert gemeente Almere loopbaanontwikkeling en mobiliteit van haar medewerkers. Diverse instrumenten en middelen leveren daar een bijdrage aan.

Van de medewerker zelf wordt een actieve houding verwacht. ‘Het beste van jezelf geven…’ verwoordt dat al. Niet alleen in het dagelijkse werk, maar ook in ontwikkeling en mobiliteit. Niet voor niets is al sinds 1999 bij gemeente Almere de ‘aanstelling in Algemene Dienst’ in gebruik. Iedere medewerker krijgt een aanstelling in algemene dienst van de gemeente Almere, waarmee hij/zij de bereidheid aangeeft actief bezig te willen zijn met zijn/haar loopbaan en voor de gehele organisatie breed inzetbaar te zijn. Dit los van het feit dat medewerkers veelal aangesteld worden op een concrete functie bij een bepaalde afdeling. Met andere woorden, de aanstelling in een bepaalde functie is niet bij voorbaat tot aan je pensioen!

Medewerkers mogen hiervoor ook iets terug verwachten van de gemeente. Alleen door onze gezamenlijke inzet vinden we immers de balans tussen ruimte krijgen en verantwoordelijkheid nemen, en kunnen we succesvol zijn in onze ambities rond (interne) mobiliteit. Medewerkers kunnen er daarom op rekenen dat de gemeente oog heeft voor potentieel en voor ontwikkeling. Zij krijgen waar mogelijk de kans om in een functie te groeien. Bij de start hoeft de nieuwe collega dan nog niet altijd een ‘8’ of ‘9’ te zijn, als de potentie er wel is om dat op redelijke termijn te worden, met ondersteuning ook van de werkgever zelf.

Daarnaast is het zo dat medewerkers die afstand durven doen van een vaste positie ten behoeve van tijdelijk werk elders binnen de organisatie (niet zijnde een detachering, waarna de medewerker terugkeert naar de oude plek) kunnen rekenen op een uiterste inspanning van de organisatie voor het krijgen van een nieuwe functie of opdracht.

In zowel economisch gunstige tijden, als in wat minder gunstige economische tijden zien we als gemeente Almere een groot belang in het blijven stimuleren en faciliteren van mobiliteit en ontwikkeling. Er zal altijd gezocht worden naar de meest optimale match tussen werkzaamheden en medewerkers om zo de taken als gemeente voor de stad op een zo goed mogelijke manier uit te kunnen voeren.

Binnen onze organisatie hebben we gekozen voor integraal management, waarbij HRM belegd is in de lijn. Dat betekent dat leidinggevenden primair verantwoordelijk zijn voor HRM-taken en de daarbij behorende HRM-visie en HRM-beleid. Zo ook voor de procedure werving & selectie. De medewerker toont op zijn/haar beurt persoonlijk leiderschap, ontvangt leiding en weet feedback te geven en te ontvangen. De collega’s van de afdeling HRM ondersteunen en adviseren leidinggevenden en medewerkers.

Zo ontstaat er een driehoek van betrokkenen die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de juiste uitvoering van deze procedure en voor het succes hiervan. We gaan daarbij op een zorgvuldige en respectvolle manier met elkaar om.

Deze procedure werving en selectie is, naast andere instrumenten, ondersteunend aan het faciliteren en stimuleren van mobiliteit en talentontwikkeling. We gaan uit van vertrouwen

(paarse cassette), we richten ons op wat medewerkers nodig hebben en zijn daar transparant over. Daardoor is het soms nodig om afspraken te maken

Deze procedure bepaalt de spelregels bij werving en selectie voor het management, van het stellen van een vacature tot aan het aanstellen van een collega. De gemeentesecretaris is eind- verantwoordelijk, op afdelingsniveau ligt de verantwoordelijkheid bij de vacaturehouder. HRM bewaakt het proces en adviseert over de toepassing van de procedure.

Definities

• vacature: al het werk voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd waar nog niemand (tijdelijk) voor is aangenomen is en waar door de werkgever voor wordt bepaald dat dit moet worden ingevuld.

• vacaturehouder: de leidinggevende / budgethouder die verantwoordelijk is voor de vacature.

Formatie/Budget

1. De bevoegdheid tot aanwending van het, binnen de begroting vastgestelde, personeelsbudget ligt bij de vacaturehouder.

2. Aanpassing van de formatie kan alleen na toestemming van de betreffende afdelingsmanager.

3. Invulling van tijdelijke, onvoorziene functies, waarvoor geen formatie in de begroting is aangevraagd, valt onder de budgetverantwoordelijkheid van de afdelingsmanager (de afdelings- manager bespreekt in de sturingsgesprekken overschrijdingen met de concerndirecteur/ gemeentesecretaris).

Openstelling vacatures

4. HRM adviseert de vacaturehouder over (vrijkomende) vacatures, waaronder de noodzaak tot vervanging, evenwichtigheid qua takensamenhang en functieniveau.

Werving

5. Centrale aanmelding van alle vacatures (tijdelijk of vast) vindt plaats bij HRM, waarop de vacature in behandeling wordt genomen door HRM en intern wordt opengesteld.

6. De werving en selectieprocedure zal door HRM worden begeleid, gefaciliteerd en bewaakt. Daarnaast zal HRM gevraagd en ongevraagd adviseren aan medewerkers en leidinggevenden in het kader van deze procedure.

7. Een kandidaat heeft in tijd voorrang op overige interne kandidaten (de sollicitaties van de overige interne kandidaten worden nog niet overgedragen aan de vacaturehouder) als hij/zij behoort tot de onderstaande categorie:

- medewerkers zonder functie vanuit een reorganisatie (=boventallige) met een arbeids- overeenkomst bij de gemeente.

- medewerkers van wie vanwege een reorganisatie de functie gaat vervallen of gereduceerd wordt en waarbij het plaatsingsproces gestart is.

- medewerkers waar over langere perioden duidelijke concrete en specifieke loopbaanafspraken zijn voor de bewuste functie/ vacature. Deze afspraken zijn schriftelijk vastgelegd.

- aan medewerkers die uit re-integratie komen kan ook voorrang worden verleend.

8. Daarna kunnen de sollicitaties van alle interne medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en de volgende tijdelijke medewerkers overgedragen worden:

9. Een medewerker met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met een intentieverklaring voor een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die na opgave van de leidinggevende een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd gaat krijgen en waarvan tenminste de helft van de contractduur voor bepaalde tijd is verstreken.

Indien er geen geschikte interne kandidaten worden gevonden, wordt (na toestemming

van de HRM) extern geworven. Medewerkers die een (tijdelijke) werkrelatie hebben, kunnen met voorrang worden behandeld, voordat tot externe werving wordt overgegaan (dus nadat alle interne stappen in de procedure zijn gevolgd en die niet tot een benoeming hebben geleid).

Daarbij gelden onder andere de volgende typen werkrelaties:

- Medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (anders dan bij punt 8 omschreven tijdelijke medewerker)

- Gedetacheerden

- Uitzendkrachten

- Oproepkrachten

- Stagiaires

- Babs-en

Schematisch overzicht vacatureproces

Fase	Kandidaten
Fase 1. Vacature in behandeling door HRM	Kandidaten vanuit artikel 7
Fase 2. Gemeentebreed	Kandidaten vanuit artikel 8
Fase 3. Overige werkrelaties	Overige werkrelaties (artikel 9)
Fase 4. Externe werving	Externe werving

Procedure

10. Aan elke sollicitant wordt door HRM een bericht van ontvangst gezonden met informatie over de selectieprocedure.

11. De vacaturehouder selecteert, geadviseerd door HRM, een aantal sollicitanten voor een persoonlijke kennismaking. Het gaat hierbij om kandidaten van wie wordt verwacht dat zij aan de vereisten van de functie voldoen, of dat binnen redelijke termijn zouden kunnen. Ook wordt bepaald welke sollicitanten direct een afwijzing ontvangen.

12. Bij procedures voor benoeming van concerndirecteursfuncties wordt, conform het Reglement, een vertegenwoordiger van de ondernemingsraad betrokken.

Referenties

13. De vacaturehouder is verantwoordelijk voor het inwinnen van mondelinge of schriftelijke referenties voorafgaand aan de definitieve benoeming. De referenties worden bij de door de (interne of externe) sollicitant opgegeven personen opgevraagd. De inlichtingen dienen te worden gezien als een aanvulling op de eigen oordeelsvorming. De ingewonnen referenties worden vastgelegd en aan de sollicitatiestukken toegevoegd. HRM kan bij het inwinnen van referenties ondersteunen.

Voor bepaalde functies waar sprake is van grote maatschappelijke en/ of financiële belangen vindt een antecedentenonderzoek plaats voorafgaande aan de definitieve benoeming. Elke arbeids- overeenkomst wordt gesloten onder voorbehoud van een positieve verklaring omtrent het gedrag (VOG).

Assessments/psychologische test

14. Indien van toepassing (leidinggevenden en sleutelfuncties; zwaardere staf- en beleids- functionarissen, projectleiders) kan een assessment worden afgenomen om ten aanzien van de geschiktheid van de geselecteerde kandida(a)t(en) een onafhankelijke expertopinie te verkrijgen. Dit onderzoek wordt toegepast na intern beraad en wordt gezien als aanvullende informatie op de interne meningsvorming. De kandidaat zal op de hoogte worden gesteld van het doel van het assessment en of er al dan niet nog andere kandidaten in procedure zijn voor de functie. Het extern testbureau wordt uitgekozen door de vacaturehouder in overleg met HRM.

Benoeming

15. De vacaturehouder neemt een benoemingsbeslissing mede op basis van de adviezen, aangevuld met referenties en advies op basis van assessments / psychologische tests.

16. Het college van B&W of de gemeentesecretaris kan besluiten af te wijken van de procedure werving en selectie. Dit dient dan wel tijdig besproken te worden met de Ondernemingsraad en daarna helder gecommuniceerd te worden in de organisatie.

17. Gemeente Almere heeft als uitgangspunt nieuwe medewerkers een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van een jaar met een intentieverklaring voor een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aan te bieden.

18. De medewerker krijgt een arbeidsovereenkomst, waarin hij/zij de bereidheid aangeeft actief bezig te willen zijn met zijn/haar loopbaan en voor de gehele organisatie breed inzetbaar te zijn.

Bijlage 10 Leidraad bij organisatieveranderingen ‌

Inleiding

Waarom een nieuwe leidraad bij organisatieveranderingen?

De leidraad bij organisatieveranderingen, versie 2000, is ontworpen voor de ingrijpende organisatie- ontwikkeling in 2000/2001. Bij die organisatieontwikkeling werd van alle medewerkers gevraagd te solliciteren op een functie. In de praktijk is gebleken dat bijna alle organisatieontwikkelingen kleinschaliger en veel minder ingrijpend zijn dan die uit 2000/2001. Het proces dat daar bij hoort, wordt in de nieuwe leidraad beter daarop afgestemd.

Wij denken bovendien dat deze leidraad, met uitgangspunten die passen bij de ontwikkelingen in de samenleving en de dienstverlening aan onze inwoners, ons zal helpen om onze doelstellingen als organisatie waar te maken. De samenleving ontwikkelt zich snel en wordt complexer. De inwoners van onze gemeente stellen hoge eisen aan ons voor wat betreft transparantie, snelheid, zorgvuldigheid, betrouwbaarheid en duidelijkheid met betrekking tot onze dienstverlening.

Om goed en flexibel te reageren, vinden wij het belangrijk dat:

onze kernwaarden (flexibiliteit, omgevingsgerichtheid, resultaatgerichtheid en samenwerking) leidende principes zijn;

• we onze inwonersgerichtheid en professionaliteit willen verbeteren;

• we in de operationele processen de vraag van onze inwoners centraal stellen, deze processen zo eenduidig mogelijk willen houden met een minimum aan overdrachtsmomenten;

• we de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie leggen om de doelen die ons voor ogen staan maximaal te dienen en trage besluitvormingsprocedures te voorkomen;

• de kwaliteit en kwaliteitsborging van onze werkprocessen door ons allemaal belangrijk wordt gevonden.

Deze uitgangspunten en uitdagingen willen we dan ook samen realiseren.

De ontwikkelingen en veranderingen in de wereld om ons heen vragen van ons een andere manier van werken. Met als gevolg dat we andere eisen stellen aan onze organisatie en onze medewerkers. Het snel en flexibel meebewegen bieden de gemeentelijke organisatie en de medewerkers de kansen en mogelijkheden om aan de veranderende eisen te voldoen. Wij vragen aan onze medewerkers zich steeds weer bewust te zijn van de veranderingen en hierop flexibel, tijdig en juist te anticiperen. Wij willen graag dat alle medewerkers van de gemeente zich realiseren dat zij het gezicht naar buiten zijn en dat van hen steeds dezelfde standaard van professionaliteit gevraagd wordt.

De gemeente als organisatie biedt aan onze medewerkers vooruitzichten. De medewerkers moeten het gevoel hebben dat de veranderende eisen voor hen realiseerbaar zijn, bijvoorbeeld door de mogelijkheid aangeboden te krijgen anders te werken. De organisatie kan deze mogelijkheid bieden door opleiding, begeleiding en een goede aansturing op competenties, houding en gedrag. Het management van onze organisatie draagt hieraan bij door het creëren van een omgeving waarin ruimte is voor persoonlijke groei en ontwikkeling en waarin dit ook gewaardeerd wordt.

Uitgangspunten beleid

Permanente inzetbaarheid medewerkers

Wij vinden een permanente inzetbaarheid voor medewerkers, zowel op de interne als de externe arbeidsmarkt belangrijk. Een professionele, integere, klant- en resultaatgerichte werkwijze waarin voldoende bewustzijn van de politiek bestuurlijke omgeving aanwezig is en het vermogen om samen te werken, dat is wat wij vragen van onze medewerkers. Dit vraagt aan de ene kant een meer zakelijke en flexibele instelling, aan de andere kant wordt er daarmee ook meer gevraagd van de menselijke relaties.

Om te voldoen aan andere (kwaliteits)eisen, is trainen en opleiden nodig. Hiervoor stellen we middelen ter beschikking. Om de inzetbaarheid te vergroten, moedigen we onze medewerkers aan om flexibel en mobiel te blijven. Dit kan bijvoorbeeld door binnen de gemeente van baan te wisselen. Om flexibiliteit en mobiliteit van medewerkers te bevorderen, bieden wij opleidingen en trainingen aan.

Hieraan hechten wij als werkgever grote waarde. Maar we vinden ook dat de individuele medewerker

zelf de verantwoordelijkheid draagt een aantrekkelijke medewerker te blijven binnen en buiten onze

snel veranderende organisatie. Wij denken dat de ruimte die wij als werkgever bieden, vraagt om het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Anderzijds hebben wij ook de verantwoordelijkheid de bij onze gemeente aanwezige talenten goed te benutten en kansen te bieden.

Vitaliteit en capaciteit

De processen van instroom, doorstroom/behoud en uitstroom van medewerkers zijn van belang voor onze organisatie en brengen voor zowel de medewerker als de organisatie vitalisering. Als gevolg van conjuncturele en demografische factoren zijn er verschuivingen op de arbeidsmarkt. Gericht sturen op in-, door- en uitstroom door onze organisatie is nodig om een flexibele en op zijn activiteiten toegesneden personele bezetting te realiseren en behouden.

Instroom

De organisatie verjongen en potentieel werven vinden we noodzakelijk voor onze organisatie. De gemiddelde leeftijd stijgt en bij de werving zullen we meer oog moeten hebben voor differentiatie in plaats van “meer van hetzelfde”. Diversiteit en differentiatie kunnen een belangrijke bijdrage zijn aan de vitalisering van onze organisatie en de medewerkers. Werven zal meer gericht moeten zijn op (toekomstig) potentieel en het bieden van kansen aan jonge mensen. Dit betekent dat er ruimte geboden moet worden om te leren en voor begeleiding van dit potentieel. Bij dit laatste zien wij een rol weggelegd voor de meer ervaren medewerkers van onze organisatie. Juist hun inbreng hierin kan erg waardevol zijn en andersom kan nieuw potentieel bijdragen aan de vitalisering van ervaren medewerkers.

Doorstroom

Binnen de organisatie krijgt doorstroom al meer aandacht. Talenten worden nu en in de toekomst benoemd en medewerkers krijgen door gerichte coaching de kans zich verder te ontwikkelen (management development, ontwikkeling teamleiders, 1e lijns beïnvloeders, projectmedewerkers). Ook zullen er mogelijkheden worden geboden aan medewerkers die zelf initiatieven nemen om door te stromen naar andere functies. Er zullen ook voldoende mogelijkheden moeten zijn om eens bij andere organisaties werkervaring op te doen om zo weer met een nieuwe kijk een volgende stap te maken, binnen of buiten de gemeente.

Behoud

Met het binnenhalen van potentieel zijn we er niet; belangrijker nog is het creëren van een

cultuur waarin alle medewerkers trots zijn op de bijdrage die zij kunnen leveren aan de organisatie en aan de dienstverlening aan de inwoners van onze stad. Een blijvende investering in de persoonlijke groei en ontwikkeling van medewerkers, gecombineerd met aandacht voor de balans in werk en privéleven zal de komende jaren meer aandacht krijgen. Daarbij zal de gewenste kwaliteit als gevolg van de schaalvergroting waar onze stad voor staat, een leidend uitgangspunt zijn. Als wij andere competenties vragen om deze schaalsprong te realiseren, dan mag daar ook een investering tegenover staan. Er zullen daarom voldoende middelen beschikbaar worden gesteld om medewerkers verder te ontwikkelen en te begeleiden en tot “wasdom” te laten komen.

Uitstroom

Onze organisatie staat de komende jaren voor een uitdagende opgave: de schaalsprong naar

350.000 inwoners. Dit heeft consequenties voor de eisen die wij aan onze medewerkers stellen. Dit kan ook tot gevolg hebben dat medewerkers zich niet of niet meer thuis zullen voelen in onze organisatie. Of dat we meer medewerkers voor specifieke programma’s en projecten zullen aantrekken, die we na afloop mogelijk een nieuw perspectief zullen bieden maar niet altijd vanuit een automatisme. Het moet wel steeds passen bij de organisatieontwikkeling en de ontwikkeling van de medewerker. Mede daarom willen wij blijvend investeren in permanente inzetbaarheid. De arbeidsmarkt maakt het nodig dat wij medewerkers beter aan ons binden door hun betrokkenheid bij en trots op de organisatie te vergroten. Als medewerker en organisatie niet meer matchen, dan vinden wij het van belang dat de medewerker goed toegerust (kennis, opleiding en ervaring) elders een baan kan vinden. Waar nodig gebeurt dat met begeleiding van de gemeente. Maar wel vanuit een eigen zelfvertrouwen en bewustzijn van de eigen inspanningsverplichting.

Deze leidraad organisatieveranderingen 2008 is opgesteld en de uitgangspunten zijn toegelicht vanuit de wens ons te profileren als een herkenbare organisatie. Het geeft een kader aan voor het

beleid bij de organisatiewijzigingen binnen onze organisatie.

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1:1 Definities

In deze leidraad wordt verstaan onder:

• Werkgever: de gemeente Almere, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en wethouders;

• Medewerker: de werknemer zoals bedoeld in artikel 1.1 lid 1 onder w van de cao gemeenten.

• Organisatiewijziging: een belangrijke inkrimping of wijziging van de werkzaamheden van de gemeente (of een onderdeel daarvan) of een belangrijke wijziging van de laatst vastgestelde organisatiestructuur van de gemeente (of een onderdeel daarvan), die niet van tijdelijke aard is en die personele gevolgen met zich meebrengt; bij de definitie van het begrip “belangrijke” wordt de jurisprudentie ex artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) gehanteerd;

• Privatisering: een organisatiewijziging, die het gevolg is van de verzelfstandiging van een deel van de organisatie tot een nieuwe (privaatrechtelijke) rechtspersoon of de overdracht van een deel van de organisatie aan een derde (privaatrechtelijke) partij;

• Publiekrechtelijke taakoverheveling: een organisatiewijziging, die het gevolg is van de overheveling van een deel van de organisatie naar een ander publiekrechtelijk orgaan;

• Salaris: het voor de medewerker geldende bedrag van de aan de medewerker toegekende schaal als bedoeld in de cao gemeenten;

• Salarisperspectief: de opeenvolgende salarisperiodieken tot en met het hoogste bedrag van de functieschaal van de medewerker en eventueel schriftelijk vastgelegde extra individuele salarisafspraken;

• Toelage: het bedrag waarmee het salaris wordt vermeerderd ingevolge het Beloningsreglement;

• Ontslagregeling: Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid tot vaststelling van regels met betrekking tot ontslag en de transitievergoeding (Staatscourant 2015 nr. 12685);

• Functie: het geheel van werkzaamheden dat de medewerker op grond van zijn (generieke)

functiebeschrijving verricht;

• Ongewijzigde functie: een functie die gelijk dan wel nagenoeg (70% of meer) gelijk is aan de functie die de medewerker voor de organisatiewijziging verrichtte. Onder ongewijzigde functie wordt tevens verstaan een ‘uitwisselbare functie’ als bedoeld in artikel 13 van de Ontslagregeling;

• Passende functie: een functie van gelijkwaardig werk- en denkniveau, die de medewerker redelijkerwijs in verband met zijn persoonlijkheid, omstandigheden en de voor hem bestaande vooruitzichten kan worden opgedragen; een passende functie is doorgaans van hetzelfde functieniveau als de oude functie, maar kan ook van een hoger niveau of maximaal één niveau lager zijn dan de oude functie;

• Geschikte functie: een functie die niet valt onder het begrip passende functie, maar die de medewerker bereid is te verrichten;

• Afspiegelen: In de Ontslagregeling en de Cao Gemeenten zijn regels vastgesteld die bepalen welke medewerkers als eerste voor ontslag in aanmerking komen bij reductie op uitwisselbare functies.

• Lokaal overleg met vakbonden: het overleg met de vakbonden als bedoeld in de cao gemeenten;

• Ondernemingsraad: de ondernemingsraad inclusief de daarvan afgeleide medezeggenschapsorganen als bedoeld in de WOR;

• Sociaal plan: nadere afspraken, gebaseerd op en aanvullend op deze leidraad, met betrekking tot de personele gevolgen van een organisatiewijziging.

Artikel 1:2 Werkingssfeer

Deze leidraad is van toepassing op alle organisatiewijzigingen in de gemeentelijke organisatie.

Artikel 1:3 Bevoegdheid tot het nemen van besluiten

De werkgever is bevoegd tot het nemen van besluiten over de wijziging van de ambtelijke organisatie en over wijziging van functies en verval van arbeidsplaatsen, tenzij bij of krachtens wet of raadsbesluit anders is bepaald.

HOOFDSTUK 2 PROCEDURELE BEPALINGEN

Artikel 2:1 Fasering van het veranderingsproces

Deze leidraad bevat de “spelregels” die van toepassing zijn op organisatiewijzigingen.

Deze organisatiewijzigingen worden in principe projectmatig, programmatisch of procesmatig aangepakt, zodat voor alle participanten duidelijk is hoe het veranderingsproces verloopt.

Deze aanpakken zijn uitgewerkt in bijlage 1.

Artikel 2:2 Onderzoek naar organisatiewijziging

1. Als de werkgever voornemens is de mogelijkheid en wenselijkheid van een organisatiewijziging te onderzoeken, worden de ondernemingsraad en de betrokken medewerkers hier in een vroeg stadium van op de hoogte gesteld.

2. Het tijdstip van kennisgeving is dusdanig, dat de ondernemingsraad zijn mening over het onderzoek kenbaar kan maken.

3. De medewerkers en de ondernemingsraad worden zo veel mogelijk bij de uitvoering van het onderzoek betrokken. Bovendien worden zij, indien mogelijk, tussentijds op de hoogte gehouden van de vorderingen van het onderzoek.

4. De schriftelijke eindrapportage van het onderzoek wordt ter kennisneming toegezonden aan de ondernemingsraad en het lokaal overleg met vakbonden.

Artikel 2:3 Extern advies

Indien de werkgever voornemens is om over de wenselijkheid van de organisatiewijziging extern advies te vragen, wordt de ondernemingsraad om advies gevraagd over het verstrekken en formuleren van de adviesopdracht overeenkomstig het bepaalde in artikel 25 van de WOR .

Artikel 2:4 Overleg over de rechtspositionele gevolgen en maatregelen

1. Voordat een definitief besluit wordt genomen ten aanzien van de organisatiewijziging, wordt in het lokaal overleg met vakbonden eerst overleg gevoerd over de

rechtspositionele gevolgen van het besluit voor zover er rechtspositionele gevolgen zijn en de naar aanleiding daarvan te nemen maatregelen.

2. Als het lokaal overleg met vakbonden van mening is dat de organisatiewijziging zodanig ingrijpende rechtspositionele gevolgen met zich meebrengt dat hierover aanvullende afspraken moeten worden gemaakt, wordt door de werkgever een sociaal plan opgesteld. Over dit sociaal plan moet in het lokaal overleg met vakbonden overeenstemming worden bereikt.

3. De leden van het lokaal overleg met vakbonden kunnen tussentijds bijeen worden geroepen dan wel schriftelijk worden geraadpleegd, wanneer de omstandigheden een versnelde procedure vereisen.

Artikel 2:5 Advies ondernemingsraad over organisatiewijziging

1. Voordat een definitief besluit wordt genomen ten aanzien van de organisatiewijziging, wordt de ondernemingsraad schriftelijk om advies gevraagd overeenkomstig het bepaalde in artikel 25 van de WOR .

2. De adviesaanvraag bevat een heldere omschrijving van het voorgenomen besluit, de beweegredenen van het besluit, de personele gevolgen van het besluit en de naar aanleiding daarvan te nemen personele maatregelen.

3. Als bijlagen van de adviesaanvraag worden meegestuurd (voor zover deze bekend zijn) het nieuwe organisatieschema (waarop de structuur van de nieuwe organisatie is af te lezen), een formatieoverzicht (waarop staat aangegeven welke functies gewijzigd, ongewijzigd, nieuw of vervallen zijn) en een globale beschrijving en competentieprofiel per nieuwe functie inclusief de indicatieve waardering dan wel wordt aangegeven in welke fase van het proces dit wel gebeurt.

4. Het advies wordt op een zodanig tijdstip gevraagd, dat het nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit.

Artikel 2:6 Taakverdeling tussen ondernemingsraad en lokaal overleg met vakbonden Ten aanzien van de medezeggenschap van medewerkers en vakorganisaties geldt het algemene uitgangspunt dat onderwerpen die gedurende het proces van organisatiewijzing aan bod komen, slechts door één van beide organen worden behandeld.

Artikel 2:7 Kennisgeving en uitvoering besluit

1. In het lokaal overleg met vakbonden kan worden besproken of er sprake is van een organisatie- wijzing, waarop deze leidraad bij organisatieveranderingen wel of niet van toepassing is.

2. Als er een definitief besluit is genomen tot wijziging van de organisatie, wordt dit besluit zo spoedig mogelijk medegedeeld aan het lokaal overleg met vakbonden, de ondernemingsraad en de betrokken medewerkers. Daarbij wordt tevens ingegaan op de personele gevolgen van het besluit.

3. Als in het besluit wordt afgeweken van het advies van de ondernemingsraad, zal deze afwijking duidelijk worden gemotiveerd. De uitvoering van het besluit tot organisatiewijziging wordt in dit geval uitgesteld tot op zijn vroegst een maand nadat de ondernemingsraad van het besluit in kennis is gesteld overeenkomstig het bepaalde in artikel 25 van de WOR .

HOOFDSTUK 3 ALGEMENE UITGANGSPUNTEN VOOR SOCIAAL BELEID BIJ INTERNE ORGANISATIEWIJZIGING

Artikel 3:1 Werkingssfeer hoofdstuk

Dit hoofdstuk is uitsluitend van toepassing op interne organisatiewijzigingen, niet zijnde privatiseringen en publiekrechtelijke taakoverhevelingen.

Artikel 3:2 Werkgelegenheid bij interne organisatiewijziging

De werkgever zal zich tot het uiterste inspannen om te voorkomen dat de bij de organisatiewijziging betrokken medewerkers onvrijwillig werkloos raken.

Artikel 3:3 Voorkeursvolgorde bij herplaatsing

1. De werkgever hanteert bij het nemen van besluiten ten aanzien van de medewerkers die betrokken zijn bij de organisatiewijziging, de volgende voorkeursvolgorde:

a. de medewerker blijft zijn eigen ongewijzigde functie vervullen;

b. de medewerker wordt overgeplaatst naar een passende functie binnen de gemeentelijke organisatie;

c. de medewerker wordt overgeplaatst naar een geschikte functie binnen de gemeentelijke organisatie.

2. Herplaatsingsbesluiten als bedoeld in het eerste lid onder b en c worden genomen met inachtneming van de herplaatsingsprocedure zoals beschreven in hoofdstuk 4.

Artikel 3:4 Uitgangspunten herplaatsing

1. In geval van reductie wordt bij het nemen van besluiten als bedoeld in artikel 3:3, lid 1, sub a, gebruik gemaakt van ‘afspiegelen’ om te bepalen wie niet geplaatst wordt op zijn eigen ongewijzigde functie.

2. Bij het nemen van besluiten als bedoeld in artikel 3:3, lid 1, sub b en c wordt met de volgende gegevens rekening gehouden:

a. de geschiktheid van de medewerker voor een functie, zoals die blijkt uit opleidings- en ervaringsgegevens, beoordelingsgesprekken en eventuele geschiktheidstesten;

b. de voorkeur van de medewerker voor bepaalde functies.

3. De medewerker is verplicht om mee te werken aan gesprekken en tests die nodig zijn voor het verzamelen van gegevens als genoemd in het tweede lid onder a.

De kosten van eventuele tests zijn voor rekening van de werkgever.

Artikel 3:5 Belangstellingsregistratie

Voordat herplaatsingsbesluiten als bedoeld in artikel 3:3, lid 1 onder b en c, worden genomen, wordt de betrokken medewerker in de gelegenheid gesteld zijn voorkeur voor maximaal twee functies kenbaar te maken.

Artikel 3:6 Geen passende of geschikte functie

1. Indien de werkgever er niet in slaagt om de medewerker een passende dan wel geschikte functie aan te bieden binnen de gemeentelijke organisatie, zullen de werkgever en de medewerker zich inspannen een structurele oplossing te vinden. Onderdeel van deze oplossing kunnen zijn:

- E.V.C. (Erkenning Verworven Competenties);

- bij- en omscholing;

- tijdelijke tewerkstelling binnen de gemeentelijke organisatie, al dan niet bovenformatief;

- tijdelijke detachering naar een externe organisatie;

- outplacementbegeleiding;

- een passende functie buiten de gemeentelijke organisatie;

- flankerende maatregelen.

2. De kosten van bij-, omscholing en outplacementbegeleiding zijn voor rekening van de werkgever.

3. Indien de werkgever na zorgvuldig onderzoek constateert dat geen structurele oplossing als bedoeld in het eerste lid kan worden gevonden, zal de medewerker, na toestemming van het daartoe bevoegde externe orgaan eervol ontslag wegens reorganisatie worden verleend.

4. De inspanningsverplichting van de werkgever met betrekking tot het vinden van een passende of geschikte functie alsmede de inspanningsverplichting van de werkgever als

bedoeld in artikel 3:6, lid 1 vindt plaats binnen een termijn van 24 maanden1.

Artikel 3:7 Verplichting medewerker

1. De medewerker is verplicht een passende functie die hem met inachtneming van de herplaatsingsprocedure is toegewezen, te aanvaarden.

2. Wanneer de medewerker na herhaald en zorgvuldig overleg weigerachtig is ten aanzien van aanvaarding van een passende functie of niet meewerkt aan het vinden van een oplossing als bedoeld in artikel 3:6, lid 1, kan de werkgever verzoeken om ontbinding van de arbeids- overeenkomst. Daarbij kan de werkgever melding maken bij de instelling die de Werkloosheidswet uitvoert, dat de betreffende medewerker weigert een passende functie te aanvaarden of niet meewerkt aan het vinden van een oplossing als bedoeld in artikel 3:6, lid 1.

Artikel 3:8 Salarisgarantie

De medewerker die wordt overgeplaatst naar een andere functie binnen de gemeentelijke organisatie, behoudt recht op het salaris en het salarisperspectief, zoals die voor hem golden in de oude functie.

Artikel 3:9 Functiegebonden toelagen

1. Voor de medewerker die wordt overgeplaatst naar een andere functie binnen de gemeentelijke organisatie, vervallen de functiegebonden toelagen.

2. Aan de medewerker, wiens salaris plus toelagen(n) als gevolg van het vervallen van de functie- gebonden toelagen een blijvende verlaging ondergaat, wordt een aflopende compensatie toegekend, indien:

a. de blijvende verlaging ten minste 3% bedraagt van het salaris plus toelage(n) en;

b. de medewerker deze toelagen gedurende ten minste twee jaar zonder wezenlijke onderbreking heeft genoten.

3. Deze compensatie kent het volgende verloop:

a. het eerste half jaar na de overplaatsing ontvangt de medewerker 100% van de daling van het salaris plus toelage(n), die het gevolg is van het vervallen van de toelagen;

b. het tweede half jaar na de overplaatsing ontvangt de medewerker 75% van de daling van het salaris plus toe

c. het derde half jaar na de overplaatsing ontvangt de medewerker 50% van de daling van het salaris plus toelage(n), die het gevolg is van het vervallen van de toelagen.

d. het vierde half jaar na de overplaatsing ontvangt de medewerker 25% van de daling van het salaris plus toelage(n), die het gevolg is van het vervallen van de toelagen.

Artikel 3:10 Persoonsgebonden toelagen

De medewerker die wordt overgeplaatst naar een andere functie binnen de gemeentelijke organisatie, behoudt recht op zijn persoonsgebonden toelagen.

Artikel 3:11 Studiefaciliteiten

1. De medewerker die wordt overgeplaatst naar een andere functie binnen de gemeentelijke organisatie, behoudt de rechten die hem op grond van de studiefaciliteitenregeling zijn toegekend, indien hij de studie voortzet.

2. De medewerker die wordt overgeplaatst naar een andere functie binnen de gemeentelijke organisatie en die in overleg met zijn nieuwe leidinggevende besluit te stoppen met zijn studie, wordt ontheven van terugbetalingsverplichtingen die

1 In het Lokaal overleg met vakbonden van 12 november 2015 is afgesproken dit artikel van de Leidraad van 2008 aan te passen vanwege een wijziging in de rechtspositieregeling CARUWO. Zie het document ‘Toelichting op collegebesluit tot (eerste) wijziging van de Leidraad bij organisatieveranderingen gemeente Almere 2008’ voor verdere toelichting.

voortvloeien uit de studiefaciliteitenregeling.

Artikel 3:12 Aanvullende scholing

De werkgever onderzoekt of het nodig is de medewerker, die is overgeplaatst naar een passende of geschikte functie binnen de gemeentelijke organisatie, bij of om te scholen voor het vervullen van zijn nieuwe functie.

De kosten van de scholing zijn voor rekening van de gemeente.

Artikel 3:13 Functie buiten de gemeentelijke organisatie

1. Indien de medewerker, waarvoor in de herplaatsingsprocedure geen passende of geschikte functie is gevonden, een functie accepteert buiten de gemeentelijke organisatie, neemt de medewerker ontslag.

2. De medewerker die overeenkomstig het eerste lid ontslag neemt, wordt ontheven van eventuele terugbetalingsverplichtingen die voortvloeien uit de studiefaciliteitenregeling, de verhuiskostenregeling en de regeling betaald ouderschapsverlof.

3. Indien de medewerker als bedoeld in het eerste lid, een functie van ten minste een gelijke betrekkingsomvang accepteert buiten de gemeentelijke organisatie, vult de werkgever het brutojaarsalaris gedurende één jaar aan tot aan het niveau van het brutojaarsalaris dat de medewerker genoot direct voorafgaand aan het ontslag.

De medewerker die een functie accepteert met een kleinere betrekkingsomvang ontvangt gedurende één jaar een aanvulling van zijn brutojaarsalaris naar rato.

HOOFDSTUK 4 HERPLAATSINGSPROCEDURE

Artikel 4:1 Wederzijdse verantwoordelijkheid

In het lokaal overleg met vakbonden hebben partijen benadrukt, dat er een wederzijdse verantwoordelijkheid bestaat voor het verloop van een goed herplaatsingsproces. In dit kader hebben werkgever en medewerker beide hun inspanningsverplichting.

Artikel 4:2 Herplaatsingscommissie

1. De werkgever stelt een herplaatsingscommissie samen, die tot taak heeft om de benodigde gegevens te verzamelen en om de werkgever te adviseren over de te nemen herplaatsings- besluiten. Deze herplaatsingscommissie is als volgt samengesteld:

a. één lid aangewezen door de werkgever;

b. één lid aangewezen door de vakorganisaties;

c. één lid, tevens voorzitter, aangewezen door de beide leden onder a en b. Deze leden zijn in dienst van de gemeente, maar zijn niet direct betrokken bij het veranderingsproces.

2. De werkgever wijst voor de herplaatsingscommissie een secretaris aan.

Artikel 4:3 Advies over herplaatsing

1. De herplaatsingscommissie verzamelt alle volgens haar benodigde gegevens. Onderdeel van de benodigde gegevens is in elk geval het door het lijnmanagement op basis van objectieve criteria opgestelde (her)plaatsingsplan.

Het concept-(her)plaatsingsplan dient tevoren door het lijnmanagement met de betrokken medewerker te worden besproken.

2. De herplaatsingscommissie adviseert op basis van deze gegevens de werkgever over de herplaatsing van de betrokken medewerkers. Alvorens het advies van de herplaatsingscommissie naar de werkgever gaat, krijgt de betrokken medewerker 7 dagen de tijd op het concept- advies te reageren. In het advies wordt ingegaan op eventuele bedenkingen die door de medewerker zijn ingediend.

3. De werkgever informeert de medewerker schriftelijk over het advies van de herplaatsingscommissie over zijn herplaatsing, respectievelijk over het advies van de

commissie om hem vooralsnog geen passende of geschikte functie aan te bieden.

Artikel 4:4 Herplaatsingsbesluiten

1. De werkgever neemt het besluit tot herplaatsing van de betrokken medewerker. De medewerker wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte gesteld van dit besluit. In de motivering wordt ingegaan op eventuele bedenkingen die door de medewerker zijn ingediend.

2. De medewerker voor wie in de herplaatsingsprocedure geen passende of geschikte functie is gevonden, wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk van dit besluit in kennis gesteld. In de motivering van het besluit wordt ingegaan op eventuele bedenkingen die door de medewerker zijn ingediend.

HOOFDSTUK 5 PRIVATISERING EN PUBLIEKRECHTELIJKE TAAKOVERHEVELING

Artikel 5:1 Werkingssfeer hoofdstuk

Dit hoofdstuk is uitsluitend van toepassing op privatiseringen en publiekrechtelijke taakoverhevelingen.

Artikel 5:2 Werkgelegenheid

1. De werkgever zal zich tot het uiterste inspannen om ervoor te zorgen dat de werkgelegenheid van de bij de privatisering of overheveling van taken betrokken medewerkers behouden blijft.

2. De werkgever treedt met de betrokken privaatrechtelijke of publiekrechtelijke instantie in overleg over de medewerkers van het desbetreffende organisatieonderdeel. Gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

3. Voordat de werkgever een besluit neemt over de overgang van een medewerker naar de betrokken privaatrechtelijke of publiekrechtelijke instantie, biedt hij de betrokkene de gelegenheid om zijn belangstelling kenbaar te maken voor passende functies die op dat moment vacant zijn of op korte termijn vacant worden in de gemeentelijke organisatie. De medewerker zal als interne kandidaat in de selectieprocedure worden betrokken.

Artikel 5:3 Geen passende of geschikte functie

1. Indien de werkgever er niet in slaagt om de medewerker onder te brengen bij de nieuwe werkgever dan wel een passende functie aan te bieden binnen de gemeentelijke organisatie, zullen de werkgever en de medewerker zich inspannen om gezamenlijk een structurele oplossing te vinden. Onderdeel van de oplossing kunnen zijn:

- E.V.C. (Erkenning Verworven Competenties);

- bij- en omscholing;

- tijdelijke tewerkstelling binnen de gemeentelijke organisatie, al dan niet bovenformatief;

- een geschikte functie binnen de gemeentelijke organisatie;

- een na de plaatsingsprocedure vrijgekomen passende functie binnen de gemeentelijke organisatie;

- tijdelijke detachering naar een externe organisatie;

- outplacementbegeleiding;

- een passende functie buiten de gemeentelijke organisatie;

- flankerende maatregelen, die erop gericht zijn financiële nadelen voor betrokkene van een mogelijke oplossing weg te nemen.

2. De kosten van bij- en omscholing en van outplacementbegeleiding zijn voor rekening van de werkgever.

Artikel 5:4 Sociaal plan

1. Als het lokaal overleg met vakbonden van mening is, dat de privatisering of taakoverheveling zodanig ingrijpende personele gevolgen met zich meebrengt dat hierover aanvullende afspraken moeten worden gemaakt, wordt door de werkgever een sociaal plan opgesteld.

Dit plan regelt de overplaatsingsprocedure inclusief de ontslag- en aanstellingsprocedure van het over te plaatsen personeel en bevat rechtspositionele bepalingen. Over dit sociaal plan moet overeenstemming worden bereikt in het lokaal overleg met vakbonden.

2. Er worden geen definitieve besluiten genomen ten aanzien van medewerkers voordat er overeenstemming is over het sociaal plan.

Artikel 5:5 Rechtspositievergelijking

1. Indien de betrokken medewerkers overgaan naar een privaatrechtelijke of een andere publiekrechtelijke werkgever waarvoor een afwijkende rechtspositieregeling of CAO geldt, maakt de werkgever een vergelijking tussen de arbeidsvoorwaardenpakketten die van toepassing zijn op de gemeentelijke werkgever en de nieuwe werkgever.

2. Indien uit de vergelijking blijkt dat het totaalpakket van arbeidsvoorwaarden (bestaande uit in elk geval salaris, uitkeringen en toelagen, pensioen, verlof en werkloosheidsuitkering) bij de nieuwe werkgever minder is dan het totaalpakket bij de gemeentelijke werkgever, worden in het sociaal plan nadere afspraken gemaakt over afbouw, behoud of compensatie van afspraken.

3. Het sociaal plan bevat in elk geval de volgende garanties:

a. garantie van het bruto-salaris en het salarisperspectief;

b. medewerkers die een vast dienstverband hebben, krijgen bij de nieuwe werkgever een vast dienstverband zonder proeftijd.

HOOFDSTUK 6 SLOTBEPALINGEN

Artikel 6:1 Hardheidsclausule

1. In gevallen waarin toepassing van deze leidraad bij organisatieveranderingen zou leiden tot een onbillijke situatie voor een medewerker, kan de werkgever van deze leidraad afwijken in een voor de medewerker gunstige zin.

2. In gevallen waarin de leidraad niet voorziet, beslist de werkgever; de werkgever vraagt tevoren advies in het lokaal overleg met vakbonden.

BIJLAGEN BIJ LEIDRAAD BIJ ORGANISATIEVERANDERINGEN:

Bijlage 1 FASES IN HET VERANDERINGSPROCES

Het veranderingsproces kan op verschillende wijzen plaatsvinden:

1) Projectmatig

2) Programmatisch

3) Procesmatig

In veel gevallen zal sprake zijn van een concrete organisatiewijziging met een startmoment en helder resultaat en eindmoment. Dit soort organisatiewijzigingen wordt projectmatig aangepakt.

Het is ook mogelijk dat een verandering plaatsvindt in de context van een programma, waarin (vaak bestuurlijk bepaalde) doelen worden nagestreefd. Bijvoorbeeld in een programma “dienstverlening” of “integrale veiligheid”. De keuze tot een organisatiewijziging wordt in de context van dat programma gemaakt en kan zijn gebaseerd op ervaringen of inzichten die bij de start van het programma

nog niet bekend waren.

Bij een procesmatige aanpak is sprake van een geleidelijke ontwikkeling van (een deel van) de organisatie. Vooraf is er niet persé de intentie om te komen tot een organisatieverandering,

maar de noodzaak daartoe kan in de loop van het proces ontstaan.

Hierna volgt nadere uitleg van de verschillende soorten veranderingsprocessen, en de wijze waarop de medezeggenschap daarin een rol kan spelen.

PROJECTMATIG

Afhankelijk van de aard en omvang worden de volgende fases in het veranderingsproces onderscheiden: a. voorbereiding van de organisatieverandering (initiatief- en definitiefase);

b. uitwerking en besluitvorming (ontwerp- en voorbereidingsfase); c. invoering en d. evaluatie (nazorg). Deze fases worden volgtijdelijk en afzonderlijk doorlopen, tenzij in overeenstemming met de ondernemingsraad is besloten dat een fase gelijktijdig met de volgende fase kan worden doorlopen.

VOORBEREIDING VAN DE ORGANISATIEVERANDERING

De werkgever:

a. inventariseert de gevolgen van opgelegde taken, bestaande problemen en knelpunten die een optimaal functioneren van de dienst(eenheid) belemmeren; voert zonodig een oriënterend onderzoek uit (artikel 2.1); onderdeel van het oriënterend onderzoek zijn evaluaties van voorgaande organisatieveranderingen;

b. stelt op basis van afweging van de verschillende aspecten van mogelijke oplossingen een met redenen omkleed voornemen tot verandering op, evenals een globaal plan van aanpak volgens welke de organisatieverandering zal worden doorlopen;

c. informeert de ondernemingsraad over de voorgenomen organisatieverandering, zodat in een vroegtijdig stadium van gedachten gewisseld kan worden over de plannen.

UITWERKING EN BESLUITVORMING

Het voornemen tot verandering wordt verder uitgewerkt in een compleet plan voor de organisatieverandering. De werkgever draagt in ieder geval zorg voor het opstellen van een organisatieschema, een formatieoverzicht en een globale beschrijving en competentieprofiel van nieuwe functies en een indicatieve waardering van nieuwe functies (artikel 2:5).

Het uitgewerkte plan wordt inclusief bovengenoemde stukken aan de ondernemingsraad uitgereikt in het kader van de formele adviesaanvraag. Voordat de werkgever een definitief besluit neemt, wacht hij het advies van de ondernemingsraad af (artikel 2:5).

INVOERING

De werkgever draagt er zorg voor dat:

a. de organisatieverandering op basis van bovengenoemde plannen wordt ingevoerd;

b. problemen die zich tijdens de invoering van de organisatieverandering voordoen gesignaleerd en waar mogelijk opgelost worden in overleg met de ondernemingsraad of het lokaal overleg met vakbonden, afhankelijk van welk orgaan bevoegd is.

PROGRAMMATISCH

Voor een programma-aanpak wordt gekozen als er voor de organisatie een complexe, omvangrijke, unieke en vaak bestuurlijk-strategische opgave ligt waarbij meerdere organisatie-eenheden betrokken zijn. Een programma heeft meestal een doorlooptijd van meerdere jaren.

Een belangrijk kenmerk van een programmatische aanpak is dat gestuurd wordt op het realiseren van doelen. De eindresultaten zijn niet (precies) vooraf bekend. In een programma wordt een “portfolio” opgesteld van projecten en activiteiten die elk aan één of meerdere van de programmadoelen bijdragen. Deze projecten en activiteiten hebben een onderlinge samenhang. In een programma- aanpak wordt gestuurd op tussenresultaten en op de mate waarin de doelen gerealiseerd worden. De “programmaportfolio” kan tussentijds worden bijgesteld op basis van nieuwe ervaringen en inzichten.

Een programmatische aanpak betekent dus dat vooraf niet precies te bepalen is of, en in welke mate zich organisatieveranderingen gaan voordoen. Vaak is wel vooraf in te schatten of het

programma impact zal gaan hebben op de werkzaamheden in de organisatie. In dat geval zal het betreffende medezeggenschapsorgaan worden geïnformeerd over de programmadoelen en de mogelijke effecten op de organisatie.

Op het moment dat er binnen het programma aanleiding is om een concrete organisatiewijziging in gang te zetten zal dat, als onderdeel van het programma, in een projectmatige aanpak te worden gegoten. Daarbij zal bij de adviesaanvraag de context van het programma (de doelen die worden nagestreefd) worden meegegeven, en zal de medezeggenschap gevraagd worden daarmee rekening te houden in het uit te brengen advies.

Het kan ook zijn dat binnen een programma een “procesmatige” verandering plaatsvindt (zie hieronder). Een voorbeeld van een programmadoel met impact op de organisatie is “verder integreren van de dienstverlening” of “meer maatwerk leveren aan bedrijven die zich nieuw in Almere willen vestigen”.

PROCESMATIG

Bij een procesmatige aanpak is sprake van een geleidelijke ontwikkeling van (een onderdeel van) de organisatie. Bijvoorbeeld in het kader van een professionaliseringsslag of een cultuurtraject. Vooraf is er niet persé de intentie om een organisatiewijziging tot stand te brengen, maar het kan een gevolg zijn op basis van voortschrijdend inzicht.

Een procesaanpak vindt stap voor stap plaats. Vaak zijn er veel “stakeholders” bij betrokken (medewerkers, leidinggevenden, verschillende afdelingen, mogelijk externe partners). De duur van het proces is vaak niet bekend en het eindresultaat is open.

Bij een procesaanpak is van belang dat:

• vooraf voor alle betrokkenen helder is wat de aanleiding is, en wat de bedoeling is van het op te starten proces

• per stap telkens vooraf de activiteiten worden beschreven, inclusief eventuele personele gevolgen, en wat de rol is van elke (groep van) betrokkene(n)

• elke stap een duidelijke afronding kent, waarbij tevens een besluit wordt genomen over de volgende stap.

Bij een procesaanpak wordt het betreffende medezeggenschapsorgaan als “stakeholder” in het proces betrokken en geïnformeerd. Op deze wijze wordt het proces voor de OR transparant, en wordt het medezeggenschapsorgaan meegenomen in het “voortschrijdende inzicht”.

Mogelijk ontstaat in een procesmatige aanpak een moment dat een concrete organisatiewijziging zich gaat voordoen. In dat geval wordt de organisatieverandering in een projectmatige aanpak gegoten.

EVALUATIE

In het kader van de nazorg wordt de organisatieverandering na uiterlijk een jaar geëvalueerd met de ondernemingsraad.

In het lokaal overleg met vakbonden is overeengekomen in 2008 bij wijze van experiment eenmalig

- indien het betrokken medezeggenschapsorgaan (OR) hiermee instemt- een afwijkende procedure in het herplaatsingsproces toe te passen (hierbij is Publiekszaken genoemd). Dit experiment kan dan in de evaluatie aan de orde komen.

Bijlage 2

Naast de algemene inleiding op de leidraad bij organisatieveranderingen waarin de uitgangspunten van de organisatie en de leidraad worden toegelicht, vinden wij het van belang een aantal artikelen uit de leidraad nog eens apart toe te lichten.

Artikel 1:1 Definities

Derde bolletje: begrip “Organisatiewijziging”: een belangrijke inkrimping of wijziging. Het is

moeilijk om het begrip belangrijke inkrimping of wijziging exact vast te leggen. Dit betekent dat iedere keer als er zich een organisatiewijziging voordoet, er vooraf met elkaar moet worden afgewogen wat de gevolgen zijn en of er sprake is van een organisatiewijziging in de zin van deze leidraad.

De bedoeling van deze leidraad is niet om alles tot in detail te regelen, maar wel om de werkingssfeer te benadrukken. Het vermogen om elkaar tijdig en volledig te informeren door open overleg

over de consequenties van veranderingen, is van groot belang naast het hebben van voldoende regelgeving die ervoor moet zorgen dat de rechtspositionele gevolgen van organisatieveranderingen op een juiste manier zijn beslag krijgen.

Artikel 2:5 Advies ondernemingsraad over organisatiewijziging

De in lid 2 genoemde bijlagen van de adviesaanvraag worden meegestuurd ter verduidelijking.

Artikel 2:6 Taakverdeling tussen ondernemingsraad en lokaal overleg met vakbonden Misverstanden uit het verleden hebben ons geleerd, dat er steeds goede afspraken moeten worden gemaakt over welk medezeggenschapsorgaan welk onderdeel behandelt. Goed overleg tussen partijen maakt het proces voor iedereen transparant. Duidelijk is, dat er dus steeds sprake is van één gesprekspartner.

Artikel 2:7 Kennisgeving en uitvoering besluit

Lid 1 bepaalt dat in het lokaal overleg met vakbonden kan worden besproken of de leidraad wel of niet van toepassing is op de organisatiewijziging. Artikel 1:1 Definities stelt namelijk, dat een organisatie- wijziging een belangrijke inkrimping of wijziging van de werkzaamheden of een belangrijke wijziging van de laatst vastgestelde organisatiestructuur is. Artikel 1:2 Werkingssfeer is een algemene bepaling en neemt als algemeen uitgangspunt dat de leidraad van toepassing is op alle organisatiewijzigingen –zie artikel 1:1- in de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3:6 Geen passende of geschikte functie 2

Je stelt een grens en deze grens, daarvan zijn de overlegpartners zich bewust, is altijd arbitrair. In 2015 heeft er een aanpassing van de Leidraad plaatsgevonden, alleen op het punt van de termijn van begeleiden (artikel 3:6, lid 4). Er is ten aanzien van deze grens, de begeleidingstermijn, aansluiting gezocht bij de in 2013 landelijk overeengekomen en in de CAR-UWO vastgelegde begeleidingstermijn van maximaal 2 jaar (24 maanden).

Artikelen 4:3 en 4:4 Herplaatsingsprocedure

De intentie van deze artikelen is om de betrokken medewerker -indien gewenst- gelegenheid te geven voor het definitieve besluit wordt genomen zijn bedenkingen tegen het advies duidelijk te maken. Het advies zou hiermee genuanceerd kunnen worden. Hierna kan een definitief besluit genomen worden. Voor zowel de organisatie als de medewerker biedt dit het voordeel dat een mogelijk bezwaar in de toekomst voorkomen kan worden. Een lange periode van onzekerheid over de uitkomsten van het herplaatsingsbesluit wordt voorkomen door voor een korte procedure te kiezen.

Uiteraard kunnen medewerkers altijd hun vinger opsteken om al in de periode van het verzamelen van gegevens door de herplaatsingscommissie gehoord te worden.

2 In het Lokaal overleg met vakbonden van 12 november 2015 is afgesproken dit artikel van de Leidraad van 2008 aan te passen vanwege een wijziging in de rechtspositieregeling CARUWO. Zie het document ‘Toelichting op collegebesluit tot (eerste) wijziging van de Leidraad bij organisatieveranderingen gemeente Almere 2008’ voor verdere toelichting.

Bijlage 11 Interne richtlijnen bij een overheidsjubileum, ouderdoms- en invaliditeitspensioen, en vertrek naar elders ‌

In geval van:	Richtlijn
• Jubileum 25, 40 of 50 jaar bij de overheid • Ouderdoms- invaliditeits- pensioen	• bij een jubileum een gratificatie op grond van artikel 3:17 van de cao gemeenten • cadeau en/of bloemen ter waarde van € 100 • indien betrokkene de festiviteit wil vieren: - een feestelijke bijeenkomst op afdelingsniveau (bijvoorbeeld in de blackbox of in een café) met een vergoeding van maximaal € 350 of - een etentje thuis met collega’s met een vergoeding van maximaal € 175 of - een etentje in een restaurant met collega’s met een vergoeding van maximaal € 350. NB: Als een overheidsjubileum én een pensionering van één persoon binnen een periode van twaalf maanden valt, dan worden de hierboven genoemde vergoedingen éénmalig voor beide festiviteiten toegekend
Vertrek naar elders	< 5 jaar in dienst van Almere	De kosten zijn voor rekening van de afdeling, geen bijdrage van het concern; de afdeling regelt iets passends.
	> 5 jaar in dienst van Xxxxxx	Xxxxx uit één van de hierboven genoemde festiviteiten (feestelijke bijeenkomst of etentje thuis/ buiten, concernbijdrage max € 175 resp. € 350); Een cadeau en/ of bloemen zijn een afdelings- aangelegenheid. (geen bijdrage concern)

Algemene opmerkingen over de interne richtlijnen voor overheidsjubileum, ouderdoms- en invaliditeitspensioen en vertrek naar elders.

• De richtlijnen geven aan wat uit het concernbudget wordt bijgedragen aan de met name genoemde festiviteiten; zou een afdeling toch nog meer willen doen dan deze richtlijnen aangeven, dan dient de afdeling dat zélf te betalen.

• Een officiële receptie valt niet onder de richtlijnen. Onder het begrip “officiële receptie” wordt verstaan een receptie waartoe B&W hebben besloten en waarvoor de uitnodigingen voor de receptie door de afdeling Communicatie worden verzorgd; zo’n receptie wordt uit een ander budget bekostigd.

• Voor deze richtlijnen is kenmerkend dat:

- De wijze van viering werkgerelateerd is;

- er geen onderscheid is in vergoeding voor jubileum en(invaliditeits) pensioen;

- de vergoedingen zijn toegesneden op in de praktijk gegroeide actuele vormen van viering van jubilea, afscheid en vertrek naar elders.

Bijlage 12 Kledingreglement ‌

Artikel 1

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

a. leidinggevende: de direct-leidinggevende van de medewerker

b. medewerker: de werknemer als bedoeld in artikel 1.1 onder w van de cao gemeenten;

c. werk- of dienstkleding: kleding- en uitrustingsstukken, schoeisel daaronder begrepen, die met het oog op de eisen van de werkgever aan de medewerker persoonlijk in gebruik worden gegeven bij de uitoefening van de functie.

Artikel 2

1. De leidinggevende verstrekt aan de medewerker, die een functie vervult, genoemd in de bij dit reglement behorende bijlage A, tegen afgifte van een door de medewerker ondertekende verklaring, werk- of dienstkleding in bruikleen overeenkomstig het in die bijlage vermelde met betrekking tot soort, aantallen en draagtijd, en overigens met inachtneming van de bepalingen van dit reglement.

2. In plaats van de in het eerste lid bedoelde werk- of dienstkleding ontvangen de medewerkers van de in de bijlage A genoemde afdelingen, werkzaam in de buitendienst en belast met toezicht, alsmede de publiekvoorlichting, een maandelijks uit te keren vaste toelage tot een bedrag, zoals is aangegeven in de bijlage A.

Artikel 3

De leidinggevende kan aan de medewerker bovendien voor de duur van bepaalde werkzaamheden of in andere incidentele gevallen, kledingstukken verstrekken uit de voorraad kledingstukken voor algemeen gebruik waarover hij beschikt. De medewerker volgt de aanwijzingen op, welke de leidinggevende geeft met betrekking tot het gebruik van deze kledingstukken.

Artikel 4

1. De leidinggevende draagt er zorg voor dat de aangeschafte, dan wel aan te schaffen, kleding voldoet aan eisen ter voorkoming van arbeidsrisico, ter bescherming van veiligheid, gezondheid en welzijn van de medewerker; het arbeidsrisico wordt bepaald op basis van een risico-inventarisatie en – evaluatie.

2. De medewerker is verplicht in het kader van voorkomen van arbeidsrisico de beschikbare dienstkleding te dragen ter voorkoming van arbeidsrisico.

Artikel 5

Bij vermissing, diefstal of ernstige beschadiging van werk- of dienstkleding geeft de medewerker daarvan onmiddellijk kennis aan de leidinggevende.

Artikel 6

De medewerker is verplicht de hem verstrekte werk- of dienstkleding tijdens de uitoefening van zijn functie te dragen, tenzij dit door de leidinggevende met het oog op de weersgesteldheid of om andere redenen niet noodzakelijk of ondoenlijk wordt geacht of tenzij de medewerker het dragen van werkkleding op medisch advies nalaat.

Artikel 7

1. De medewerker is verplicht er voor te zorgen, dat de hem krachtens het bepaalde bij artikel 2, lid 1, verstrekte werk- of dienstkleding zich steeds in een behoorlijke staat van onderhoud en reinheid bevindt, zulks ter beoordeling van de leidinggevende.

2. Het onderhoud, het herstel en het schoonhouden van de in artikel 2, lid 2 bedoelde kleding geschiedt door de zorg en voor rekening van de medewerker.

3. De leidinggevende kan in bijzondere gevallen bepalen, dat de in het tweede lid bedoelde werkzaamheden voor rekening van de gemeente worden verricht.

Artikel 8

1. Het is de medewerker verboden om de initialen of andere kenmerken en tekens van de werkgever, welke zijn aangebracht in of op de hem overeenkomstig dit reglement verstrekte werk- of dienst- kleding te beschadigen of te verwijderen, zolang deze kleding niet zijn eigendom is geworden.

2. De medewerker, die overeenkomstig het bepaalde in dit reglement werk- of dienstkleding in eigendom verwerft, is verplicht daaruit de in het eerste lid bedoelde initialen, kenmerken of tekens te verwijderen.

Artikel 9

1. Vervanging van werk- of dienstkleding vindt plaats, indien en voor zover de leidinggevende verklaart, dat de te vervangen kleding voor dienstgebruik ongeschikt is en niet meer door het verrichten van herstellingen in bruikbare en behoorlijke staat is te brengen en in ieder geval nadat de vastgestelde draagtijd is verstreken.

2. Indien een overeenkomstig de bepalingen van dit reglement verstrekt kledingstuk moet worden vervangen voor de afloop van de vastgestelde draagtijd en dit te wijten is aan onachtzaamheid of nalatigheid van de medewerker, is deze verplicht tot betaling aan de gemeente van een door de leidinggevende vast te stellen bedrag, welke wordt bepaald op een naar de mate van verwijtbaarheid en in verband met de draagtijd evenredig gedeelte van de aanschaffingsprijs van het vervangen kledingstuk.

3. De krachtens dit artikel vervangen werk- of dienstkleding kan in eigendom over gaan aan de medewerker.

Artikel 10

1. Indien de medewerker:

a. De afdeling verlaat;

b. niet langer werk- of dienstkleding behoeft te gebruiken, of indien de werk- of dienstkleding niet meer tot de voorgeschreven werk- of dienstkleding behoort, kan de leidinggevende de werk- of dienstkleding aan de medewerker in eigendom afstaan.

2. De medewerker, die krachtens het vorige lid een kledingstuk in eigendom verwerft voordat de daarvoor gestelde draagtijd is verstreken, moet deswege aan de gemeente een vergoeding betalen, waarvan het bedrag door de leidinggevende wordt bepaald op een in verband met die draagtijd evenredig gedeelte van de aanschaffingsprijs van dat kledingstuk, met dien verstande, dat het aldus berekende bedrag wordt verminderd met 25% wanneer het dienstverband met de gemeente zich uitstrekt over ten hoogste een half jaar en met 50% wanneer die tijd langer is.

3. Werk- of dienstkleding, welke de medewerker niet in eigendom verwerft, moet onmiddellijk bij de leidinggevende worden ingeleverd.

Artikel 11

Wanneer de medewerker langer dan 2 maanden volledig arbeidsongeschikt is, heeft deze geen aanspraak meer op de in artikel 2, lid 2 bedoelde vergoeding tot de datum van gedeeltelijk of volledig herstel.

Artikel 12

De leidinggevende houdt aantekening van de tijdstippen en de aard van de verstrekking van werk- of dienstkleding, en van reparatie en reiniging van de werk- of dienstkleding.

Artikel 13

De leidinggevende draagt zorg, o.a. vanwege het aspect arbeidsomstandigheden, voor een geregelde inspectie van de overeenkomstig de bepalingen van dit reglement verstrekte werk- of dienstkleding.

Artikel 14

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, treft de leidinggevende een voorziening.

Artikel 15

De in de bijlage genoemde bedragen worden jaarlijks per 1 januari door de afdelingsmanager HRM aangepast aan de hand van de consumentenprijsindex van het Centraal Bureau voor de Statistiek geldend voor de maand september van het voorafgaande kalenderjaar.

Hiervan vindt bekendmaking plaats.

Artikel 16

De leidinggevende draagt zorg voor een volledige en actuele opgave aan de afdelingsmanager HRM van functies die in de bijlage A worden opgenomen, waarna de bijlage A wordt aanpast.

Hiervan vindt bekendmaking plaats.

Bijlage 13 Beeldschermbril/computerbril ‌

Als je voor het werk meer dan twee uur per dag gebruik maakt van een beeldscherm, kun je bij oogklachten een oogonderzoek laten doen door de opticien van GrandOptical Almere

Stad. Dit onderzoek is bedoeld om te bepalen of de aanschaf van een beeldschermbril noodzakelijk is. Zo’n onderzoek vindt alleen plaats nadat je zelf bent nagegaan of je bureau en je pc ergonomisch verantwoord zijn.

Oogonderzoek

Wanneer alles in orde is, maar de klachten houden aan, dan kun je een oogonderzoek laten doen. Dit onderzoek (deze ogentest) kun je aanvragen via GrandOptical (filiaal Stationsstraat, of via 036 5407873. Het filiaal van GrandOptical aan de Diagonaal doet aan deze richtlijn (nog) niet mee.

Voor dit onderzoek bij GrandOptical heb je een werkgeversverklaring ‘beeldschermbril’ nodig. Deze verklaring kun je aanvragen in MijnHRM. Xxxx op de kennisbank het artikel ‘Beeldschermbril’ hoe je dat kunt doen.

Als uit de ogentest blijkt dat een beeldschermbril noodzakelijk is, dan kun je uit de GrandOptical- collectie een bril kiezen.

Ga je naar een andere opticien of neem je geen voorgeschreven glazen, dan wordt de bril niet vergoed.

Vergoeding

De maximale vergoeding is € 250,-. Blijf je binnen dit bedrag, dan wordt de rekening door de gemeente vergoed. Kom je boven het maximum, dan moet je het meerbedrag zelf bijbetalen. Zonder werkgeversverklaring voert opticien GrandOptical geen opdracht uit op kosten van de gemeente. Volgens de richtlijn mag je eenmaal in de drie jaar een nieuwe beeldschermbril aanschaffen. Na deze drie jaar hoeft niet opnieuw een oogonderzoek bij de opticien te worden afgenomen. Je kunt rechtstreeks naar de opticien gaan met de bewuste werkgeversverklaring. Is het op medische gronden noodzakelijk om de beeldschermbril binnen drie jaar te vervangen, dan is een nieuw oogonderzoek wél verplicht.

Contact met de opticien

Je kunt tijdens de winkelopeningstijden op elk moment bij de opticien terecht voor de aanschaf van de beeldschermbril. Je kunt echter beter bellen voor een afspraak: (036) 5407873.

Bijlagen ‌

Deel 2: Gedragsregels/protocollen ‌

Bijlage 14 Beoordelingsreglement ‌

Artikel 1 Begripsbepalingen

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

Begrip	Uitleg begrip
a. Medewerker	De werknemer zoals bedoeld in artikel 1.1. onder w van de cao gemeenten
b. Eerste beoordelaar	De direct leidinggevende die verantwoordelijk is voor het dagelijks functioneren van de te beoordelen medewerker.
c. Tweede beoordelaar	De naast hogere leidinggevende van de eerste beoordelaar.
d. Direct leidinggevende	De eerste formele hiërarchische leidinggevende, gemandateerd om beoordelingsgesprekken af te nemen, direct 'boven' de medewerker in de hiërarchie.
e. Resultaatafspraken	Afspraken over de kwaliteit en kwantiteit van de te leveren resultaten/prestaties door een medewerker en over de vaardigheden, houding en het gedrag van de medewerker (competenties).
f. Functioneren	De wijze waarop de medewerker zijn functie vervult en zijn gedragingen tijdens de uitoefening daarvan.
g. Beoordelingsgesprek	Het gesprek waarin de beoordeling over het functioneren wordt toegelicht.
h. Beoordelingstijdvak	De periode waarover de beoordeling wordt opgemaakt.
i. Beoordelingsformulier	(Digitaal) formulier waarop de beoordeling wordt vastgelegd conform het beoordelingsreglement.
j. Concept beoordelingsformulier	De eerste beoordelaar stelt vooraf aan het beoordelingsgesprek een concept beoordeling op.
k. Definitief beoordelingsformulier	Het concept beoordelingsformulier wordt na het beoordelingsgesprek door de eerste beoordelaar nader uitgewerkt in een definitieve beoordeling en voorzien van een (digitale) handtekening.

Artikel 2 Beoordeling

1. De beoordeling van de medewerker betreft het functioneren gedurende het beoordelingstijdvak.

2. De beoordeling is een oordeel over het presteren van de medewerker op basis van de waardering van de geleverde resultaten/prestaties en feitelijk waargenomen houding en gedrag (competenties).

Artikel 3 Beoordelingstijdvak

1. Een beoordeling wordt opgemaakt over een periode van minimaal 6 maanden en maximaal 24 maanden.

2. Aan een beoordeling gaat in de regel minimaal één gesprek vooraf waarin het functioneren is besproken.

Artikel 4 Beoordelingsfrequentie

Als onderdeel van de gesprekscyclus wordt er periodiek beoordeeld. Een beoordeling wordt in ieder geval opgemaakt:

a. indien het voornemen bestaat de medewerker een periodieke salarisverhoging te onthouden;

b. indien het voornemen bestaat de medewerker te bevorderen naar de uitloopschaal;

c. indien het voornemen bestaat de medewerker een toelage toe te kennen (of te verlengen) die gekoppeld is aan het functioneren;

d. voorafgaand aan het einde van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met een

intentieverklaring voor een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;

e. bij structurele functioneringsproblemen;

f. op verzoek van de medewerker;

g. indien het voornemen bestaat in negatieve zin af te wijken van de gebruikelijke termijn, van 12 maanden, om de medewerker van de aanloopschaal naar de functieschaal te bevorderen.

Artikel 5 Procedure

1. De medewerker wordt minimaal twee weken van te voren op de hoogte gebracht van het voornemen een beoordeling over hem op te maken.

2. De beoordeling wordt door de eerste beoordelaar eerst in concept opgemaakt in een standaard vast format (het format wordt vastgesteld in overleg met de Ondernemingsraad). Dit concept wordt ter kennis gebracht aan de betrokken medewerker voorafgaand of tijdens het beoordelingsgesprek.

3. De gemaakte resultaatafspraken worden in de beoordeling beoordeeld met: ‘Verbetering noodzakelijk’, ‘Voldoende/Goed’ of ‘Zeer goed’.

4. Indien de conceptbeoordeling voorafgaand aan het beoordelingsgesprek aan de medewerker ter kennis gebracht wordt, vindt binnen twee weken daarna een beoordelingsgesprek plaats tussen de eerste beoordelaar en de betrokken medewerker.

5. De naast hogere leidinggevende kan bij het beoordelingsgesprek aanwezig zijn op verzoek van de medewerker en/of eerste beoordelaar. Tevens kan op verzoek van de medewerker en/of de eerste beoordelaar de HR-businesspartner het gesprek bijwonen. Een medewerker mag ook een ander persoon, als toehoorder, meenemen naar het beoordelingsgesprek,

6. In het beoordelingsgesprek licht de eerste beoordelaar het oordeel toe. De medewerker krijgt vervolgens 7 dagen de tijd zijn zienswijze (digitaal) schriftelijk kenbaar te maken.

7. De eerste beoordelaar voegt de zienswijze toe aan het beoordelingsformulier, beoordeelt of de zienswijze aanleiding geeft tot wijziging van de beoordeling en maakt dat (digitaal) schriftelijk kenbaar aan de medewerker.

Artikel 6 Vaststelling

1. De medewerker ondertekent (digitaal) het beoordelingsformulier voor gezien of voor akkoord.

2. Indien de medewerker het beoordelingsformulier (digitaal) voor akkoord heeft ondertekend, ondertekent ook de eerste beoordelaar de beoordeling. Met ondertekening van de beoordeling door de eerste beoordelaar is de beoordeling officieel vastgesteld.

3. Als de medewerker het beoordelingsformulier voor gezien heeft ondertekend, ondertekent de eerste beoordelaar het beoordelingsformulier en stuurt het beoordelingsformulier ter vaststelling door aan de tweede beoordelaar.

4. De tweede beoordelaar biedt de beoordeelde de gelegenheid zijn eventuele bedenkingen mondeling toe te lichten. De eerste beoordelaar wordt daarbij dan tevens uitgenodigd en in de gelegenheid gesteld het beoordelingsformulier toe te lichten. De medewerker mag iemand meenemen naar dit gesprek. Met ondertekening van de beoordeling door de tweede beoordelaar is de beoordeling officieel vastgesteld.

5. De vastgestelde beoordeling wordt binnen twee weken na het beoordelingsgesprek aan de medewerker kenbaar gemaakt.

6. De vastgestelde beoordeling wordt opgenomen in het personeelsdossier.

Bijlage 15 Uitvoeringsbeleid Alcohol, Medicijnen en Drugs ‌

Uitvoeringsbeleid (preventief) toetsen op kennelijke invloed

Aanleiding

In het beleid alcohol, medicijnen en drugs van de gemeente Almere is bepaald, dat het verboden is zich onder kennelijke invloed op het werk te bevinden van middelen die het bewustzijn kunnen beïnvloeden, deze middelen voorhanden te hebben en/of te verhandelen. Het beleid is:

• vastgesteld door de concerndirectie van de gemeente Almere en ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden, en door de medezeggenschap van instemming voorzien.

• van toepassing op alle medewerkers van de gemeente Almere, inclusief stagiairs en uitzendkrachten, inhuurkrachten en gedetacheerde medewerkers van derden.

• kenbaar gemaakt aan alle medewerkers en vrij beschikbaar op het Arbovitaal Portaal van de gemeente

Tevens geeft dit beleid aan in welke gevallen er (preventief) op kennelijke invloed wordt getoetst, onder welke voorwaarden het toetsen mag plaatsvinden en hoe het toetsen wordt uitgevoerd.

NB testen op bepaalde middelen door de werkgever is verboden.

Inleiding

1. Het kan voorkomen dat het vermoeden ontstaat ten aanzien van een medewerker dat deze zich, ondanks dat verbod, onder kennelijke invloed bevindt. In een dergelijk geval zal de werkgever ingrijpen.

2. De controlebevoegdheid van de werkgever om vast te stellen of de medewerker zich onder kennelijke invloed bevindt vloeit voort uit het algemene instructierecht van de werkgever (artikel 7:660 BW). Aangezien alcohol- en drugscontroles en -tests een inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer en de lichamelijke integriteit van de werknemer (Artikel 10 en 11 Grondwet), dient de werkgever een zwaarwegend belang te hebben en dient de bevoegdheid om te mogen testen op alcohol en drugs wettelijk te zijn vastgesteld.

3. Individueel toetsen op kennelijke invloed vindt plaats wanneer het vermoeden bestaat dat een medewerker onder kennelijke invloed is.

4. Preventief toetsen op kennelijke invloed vindt enkel plaats bij die functies waarbij er onaanvaardbare risico’s ontstaan bij het zich onder kennelijke invloed bevinden. Dit geldt voor die functies waarbij er wordt deelgenomen aan het verkeer en/of machines worden bediend.

5. Preventief toetsen op kennelijke invloed vindt steekproefsgewijs plaats.

6. Met nadruk wordt vermeld dat op geen enkele wijze medische gegevens van de betrokken medewerker worden gevraagd en/of geregistreerd.

Voorwaarden

Bij het ingrijpen dient de werkgever aan de volgende voorwaarden te voldoen:

• De inbreuk dient minimaal te zijn, d.w.z. dat wordt gekozen voor een niet-invasieve interventie, waarbij geen sprake is van fysieke tests, zoals speekseltests of blazen in een ademanalyseapparaat.

• Kennelijke invloed is vast te stellen door een persoon die in staat is ten minste drie kenmerken van de intoxicatie te herkennen. Dit wordt ook wel “de groene kikker regel” genoemd (het ziet eruit als een kikker, het kwaakt als een kikker en het springt als een kikker). In dit geval mag ervan uitgegaan worden, dat het aangetroffen dier een kikker is en geen zebra. Volgens deze regel is kennelijke invloed door een ter zake kundig persoon voor de diverse middelen vast te stellen.

• Deze vorm van vaststellen, “toetsen op kennelijke invloed”, is de minst invasieve methode, waarbij observatie en waarneming de sleutelrol vervullen.

• Toetsen op kennelijke invloed wordt uitgevoerd door een ter zake kundig persoon, die geen gezagsverhouding met de testpersoon heeft.

• De medewerker kan binnen 2 uur na de toets op kennelijke invloed, op eigen initiatief en voor eigen

rekening, een contraexpertise laten uitvoeren. De medewerker regelt dit zelf, maar de contraexpertise dient wel door een erkende instantie gedaan te worden.

• De toets op kennelijke invloed op alcohol en/of drugs vindt discreet plaats, uit het zicht van anderen.

• De Ondernemingsraad wordt van het voornemen tot het uitvoeren van een eventuele preventieve alcohol- en drugscontrole op de hoogte gesteld en wordt uitgenodigd bij die controles aanwezig te zijn.

Uitvoering gericht toetsen op kennelijke invloed

1. Een leidinggevende heeft een vermoeden dat een medewerker onder kennelijke invloed is.

2. De leidinggevende meldt aan een preventiemedewerker dat er een toets op kennelijke invloed noodzakelijk wordt geacht.

3. De medewerker wordt verzocht mee te gaan met de leidinggevende naar een locatie die voldoende privacy biedt.

4. De preventiemedewerker gaat ter plaatse.

5. De preventiemedewerker observeert de medewerker (toetst) en spreekt uit of het vermoeden van onder kennelijke invloed zijn wordt bevestigd.

6. Indien het vermoeden door de preventiemedewerker wordt bevestigd, wordt aan de medewerker gevraagd of deze het met die conclusie eens is.

7. Als de medewerker toegeeft onder kennelijke invloed te zijn, handelt de leidinggevende e.e.a. conform het beleid af.

8. Als de medewerker ontkent onder kennelijke invloed te zijn, wordt de medewerker in de gelegenheid gesteld om binnen 2 uur zelf contraexpertise te laten uitvoeren door een erkende instantie.

9. Als de medewerker geen gebruik maakt van contraexpertise, deze niet binnen 2 uur plaatsvindt, of de uitkomst van de contraexpertise overeenkomt met de uitkomst van de toets op kennelijke invloed, handelt de leidinggevende e.e.a. conform het beleid af.

10. In geval van een contraexpertise is de uitslag van de contraexpertise leidend.

Uitvoering preventief toetsen op kennelijke invloed

1. De leidinggevende beslist, al dan niet gebaseerd op vermoedens van alcohol, medicijnen en/of drugsmisbruik, om tot preventief toetsen op kennelijke invloed over te gaan.

2. De leidinggevende meldt aan een preventiemedewerker dat er een toetsmoment nodig is.

3. De preventiemedewerker beslist over tijd en locatie van het toetsen.

4. De preventiemedewerker bepaalt welke medewerkers zich steekproefsgewijs onderwerpen aan een toets op kennelijke invloed (bijvoorbeeld; elke 4e medewerker die het testpunt passeert).

5. De preventiemedewerker observeert de medewerkers.

6. Verdere afhandeling van de toets vindt plaats als hierboven vermeld, vanaf punt 6.

Uitvoeringsbeleid bijeenkomsten en recepties

Aanleiding

1. In het beleid alcohol, medicijnen en drugs van de gemeente Almere is bepaald, dat het verboden is zich onder kennelijke invloed op het werk te bevinden van middelen die het bewustzijn kunnen beïnvloeden, deze middelen voorhanden te hebben en/of te verhandelen.

2. Het beleid is vastgesteld door de concerndirectie van de gemeente Almere en ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden, door de medezeggenschap van instemming voorzien.

3. Het beleid is van toepassing op alle medewerkers van de gemeente Almere, inclusief stagiairs en uitzendkrachten, inhuurkrachten en gedetacheerde medewerkers van derden.

4. Het beleid is kenbaar gemaakt aan alle medewerkers en vrij beschikbaar op de mijnHRM/Kennisbank en op het Arbovitaal Portaal van de gemeente.

5. Dit uitvoeringsbeleid bepaalt onder welke voorwaarden bijeenkomsten en recepties kunnen worden georganiseerd, zonder afbreuk te doen aan het beleid alcohol, medicijnen en drugs van de gemeente Almere.

6. Dit beleid is niet van toepassing op bijeenkomsten die door of namens de personeelsvereniging worden georganiseerd. Er bestaat hier geen werkgever-werknemer relatie en zij hebben daarin een eigen verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Hetzelfde geldt voor de Gemeenteraad en het College.

Inleiding

Binnen de gemeente Almere worden regelmatig bijeenkomsten en recepties georganiseerd. Te denken valt aan cursussen, studiebijeenkomsten, externe vergaderingen, lunchlezingen, afscheidsbijeenkomsten en/of jubilea.

De verantwoordelijkheid van een werkgever reikt ver als het gaat om het blootstellen van medewerkers aan het nuttigen van alcohol (overige middelen worden hier als vanzelfsprekend buiten beschouwing gelaten). Zo is er uitgebreide jurisprudentie over de verantwoordelijkheid van werkgevers, daar waar er een relatie bestond tussen het aanbieden van alcohol tijdens bijeenkomsten en incidenten die in verband met die activiteiten (later) plaatsvonden. De gevolgen van deze aansprakelijkheid zijn aanzienlijk.

Voorwaarden

1. Op bijeenkomsten, in welke vorm dan ook, welke door of namens de werkgever worden georganiseerd, of zij nu op gemeentelijke locaties plaatsvinden of elders, geldt een restrictief alcoholbeleid.

2. Hiermee wordt bedoeld dat het schenken van alcoholhoudende dranken een bewuste, te motiveren en te verantwoorden keuze moet zijn van de organisator, b.v. de betrokken leidinggevende, de gemeentesecretaris of de concerndirectie of degene die een bijeenkomst namens hen organiseert.

3. Dit beleid is eveneens van toepassing indien de doelgroep van de bijeenkomst niet de medewerkers van de gemeente Almere betreft, maar waar de aanwezigheid van medewerkers van de gemeente Almere gewenst is (impliciet of expliciet). Denk daarbij aan bewonersavonden, de politieke markt, etc.

4. Bovengenoemde geldt dus ook voor vrijdagmiddag-borrels, ongeacht wie hiervan de organisator is.

Uitvoering

1. Bijeenkomsten, in welke vorm dan ook, georganiseerd door of namens de gemeente Almere, worden bij voorkeur alcoholvrij gehouden. Voor zowel bier als wijn zijn alcoholvrije varianten voorhanden. Dit geldt óók voor bijeenkomsten die op buitenlocaties worden georganiseerd.

2. De aanwezigheid van alcohol op de werkplek is niet toegestaan, ook niet als deze buiten het zicht is opgeslagen. Dit omdat een verantwoord gebruik daarmee niet controleerbaar is.

3. Alcohol mag slechts aan het einde van een werkdag worden geschonken.

4. Het is nooit toegestaan dat er tijdens enige bijeenkomst alcohol wordt geschonken, als de aanwezigen daarna nog werkzaamheden moeten verrichten. Hetzelfde geldt voor bijeenkomsten na de reguliere werktijden, als er in de avond nog werkzaamheden moeten worden verricht.

5. De organisator is ervoor verantwoordelijk erop toe te zien dat de aanwezigen zich beperken tot 2, maximaal 3 glazen alcoholhoudende drank.

6. De organisator mag onder geen beding toestaan dat er - door het schenken van alcohol - beschonken gedrag ontstaat.

7. De organisator is verantwoordelijk voor veilig vervoer van aanwezigen tot op het huisadres. Dit betekent dat er zo nodig vervoer voor de aanwezigen, op eigen kosten, geregeld wordt tot op het huisadres.

8. Ongeacht wie de organisator is, hebben leidinggevenden en medewerkers voor zichzelf en ook voor anderen de verantwoordelijkheid te letten op elkaars welzijn en veiligheid.

Slotbepalingen

1. Aan een organisator die een bijeenkomst organiseert of laat organiseren, waarbij een schending van bovenstaande ontstaat, kan wegens overtreding van het Beleid alcohol, medicijnen en drugs van de gemeente Almere, een arbeidsrechtelijke sanctie worden opgelegd.

Inzet professionele externe hulpverlening, Be-Responsible

Omgaan met middelenmisbruik is vakwerk. Daarom maakt de gemeente Almere sinds 2021 gebruik van de expertise van een externe hulpverlener en preferred supplier op dit terrein, Be-Responsible.

De dienstverlening van deze partner houdt o.a. in:

• Preventieve training voor leidinggevenden, gericht op het herkennen van het probleem en op welke manier hulpverlening kan worden ingezet

• Preventieve training voor medewerkers, gericht op voorlichting en hulpverlening

• Ondersteunend interventiegesprek, gericht op het bespreekbaar maken van het probleem met de medewerker en inzet hulpverlening

• Medewerker begeleidingstraject, gericht op de begeleiding van de medewerker, voor en na het behandeltraject

• Masterclasses, te volgen door elke geïnteresseerde

• Be-Responsible is initiatiefnemer van Anonieme Zorg:

o een werkgeversplatform waar álle medewerkers van de aangesloten werkgevers terecht kunnen voor hulp bij problemen en vragen over alcohol, medicijnen en drugs

o medewerkers kunnen laagdrempelig, discreet en gratis terecht met hun vragen, volstrekt anoniem, een medewerker hoeft zijn naam niet eens te zeggen

o collega’s en leidinggevenden kunnen advies inwinnen en hebben met XxxxxxxxXxxx.xx een ingang om het gesprek aan te gaan.

o aan partners van medewerkers wordt een luisterend oor en advies geboden, over hoe om te gaan met de situatie.

o informatie, advies en hulp van professionals die ervaringsdeskundig zijn.

o professionele hulpverlening zonder medeweten van bedrijfsarts, HRM of leidinggevende

o van maandag t/m zaterdag van 08:00 tot 20:00 uur beschikbaar via: 035 - 220 30 20 of xxxx@XxxxxxxxXxxx.xx

Bijlage 16 Verzuimprotocol ‌

WAT ZIJN DE STAPPEN DIE JE VOLGT OM EEN MELDING TE MAKEN VAN VERZUIM?

Melding en registratie op eerste verzuimdag Ik meld mij ziek

Je bent als werknemer niet in staat om te werken en meldt dit op de eerste verzuimdag vóór 09:00 uur, bij voorkeur telefonisch bij de verantwoordelijk leidinggevende of plaatsvervanger. Zo kan de leidinggevende het gesprek met jou aangaan.

Hoe gaat het met je? En wat zijn gezien jouw situatie de mogelijkheden?

Je bespreekt met elkaar de eventuele mogelijkheden. Denk aan hulp bij vervoer, tijdelijk andere taken en/of werktijden, thuiswerken, werkuren compenseren of (gedeeltelijk) verlof opnemen. Dit is natuurlijk afhankelijk van de situatie!

Wat spreken we met elkaar af?

De leidinggevende informeert naar de verwachte verzuimduur en maakt een afspraak met jou voor een nieuw contactmoment. Daarnaast komt ter sprake wat de communicatie is over de beperking van jouw inzetbaarheid aan teamgenoten en andere betrokkenen.

Jij en jouw leidinggevende maken samen afspraken over het onderhouden van contact gedurende de beperkte inzetbaarheid. De praktijkondersteuner bedrijfsarts kan hierin eventueel adviseren.

Het verzuim wordt vóór 10.00 uur door de verantwoordelijke leidinggevende in MijnHRM geregistreerd. De leidinggevende kan, indien noodzakelijk, voor vervanging zorgen of afspraken (laten) afzeggen.

NB. Als je tijdens je vakantie ziek wordt, geldt dezelfde procedure. In sommige gevallen komen niet genoten vakantiedagen in aanmerking voor teruggave.

Daarvoor is het wel van belang dat de werknemer een verklaring van een (buitenlandse) arts kan overleggen waaruit blijkt dat de ziekte van zodanige aard is dat dit op het werk zou hebben geleid tot verzuim. De werkgever kan hierbij het advies van de bedrijfsarts inwinnen.

Inzetbaarheid

Soms wordt verondersteld dat wanneer je ziek bent, je niet kunt werken. In onze organisatie koppelen we de woorden ziekte en verzuim los. De belangrijke vraag is of je door de ziekte (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt bent. Daarbij gaat het er niet zozeer om wat je ten gevolge van de ziekte niet kan doen maar veel meer om wat je ondanks de beperking wel kan doen. Het is dus belangrijk dat we samen kijken naar de mogelijkheden die er zijn om zoveel mogelijk inzetbaar te blijven. Inzetbaarheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van werknemer en werkgever.

VERANTWOORDELIJKEN

Werknemer

De werknemer is in principe zelf verantwoordelijk voor zijn gezondheid, inzetbaarheid en herstel. Is er sprake van (dreigende) verminderde inzetbaarheid, ga dan in gesprek met je leidinggevende. Je stelt je leidinggevende dan in staat om samen met jou te kijken naar mogelijkheden.

Daarnaast kun je ook voor (preventief) advies terecht bij de bedrijfsarts.

Leidinggevende

De leidinggevende is verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden en als casemanager verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding. Hij creëert een veilige en sociale werkomgeving waarin de balans tussen werk en privé bespreekbaar is. Bij verzuim richt de leidinggevende

zich niet op de ziekte maar op de re-integratie. Zo zorgt hij er onder andere voor dat de medewerker zich verbonden blijft voelen met de organisatie en dat hij de medewerker faciliteert bij terugkeer naar werk.

ONAFHANKELIJKE ARBODIENSTVERLENING

De bedrijfsarts is een onafhankelijke specialist en houdt zich bezig met de medische verzuim- begeleiding van werknemers en stelt (medische) beperkingen vast. Hierbij kijkt de bedrijfsarts ook naar re-integratie mogelijkheden. Bij langdurig verzuim (uiterlijk in de 6e week) stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op, waarin hij of zij een eerste prognose geeft voor herstel. Bij re-integratie kan de bedrijfsarts concreet aangeven met welke beperkingen een leidinggevende rekening moet houden.

De bedrijfsartsen houden in principe spreekuur op het stadhuis. Een afspraak maken kan via de arbodienst zelf.

Bekijk op MijnHRM welke bedrijfsarts jij kunt raadplegen voor jezelf of je medewerker.

Praktijkondersteuner bedrijfsarts

De praktijkondersteuner bedrijfsarts richt zich op begeleiding, beoordeling en advisering rond ziekteverzuim en werkt onder de supervisie van de bedrijfsarts. Tevens zal de praktijkondersteuner bedrijfsarts rond ziektedag 7-14 contact opnemen met de medewerker en/of leidinggevende (casemanager) om de situatie door te nemen. Eventueel wordt er besloten dat het verstandig is dat de medewerker al sneller dan gebruikelijk naar de bedrijfsarts gaat.

ONDERSTEUNING VANUIT HRM

HR business partner

De HR business partner van de afdeling is voor leidinggevenden het eerste aanspreekpunt m.b.t. personele zaken. De verantwoordelijke HR business partner vind je via MijnHRM.

Op het gebied van inzetbaarheid kent de organisatie meerdere specialisten: Preventieadviseurs

De preventieadviseurs geven advies op het gebied van veiligheid, arbeid en gezondheid. Denk aan

onderwerpen als naleving Arbowetgeving, risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E), veiligheid werkomgeving, werkplekonderzoek, werkplekvoorzieningen e.d.

Coördinator Veiligheid & Gezondheid, voor de afdelingen Stadsbedrijf, Stadsreiniging, Stadsruimte, Vergunningverlening, Toezicht en handhaving.

Adviseur Arbo & Preventie, voor alle afdelingen m.u.v. bovengenoemde. Adviseur Inzetbaarheid

De Adviseur Inzetbaarheid adviseert op het gebied van re-integratie- en

herplaatsingsmogelijkheden van (gedeeltelijk) arbeidsongeschikte werknemers en bij gecompliceerde verzuimcasussen.

Casemanager Sociale Verzekeringen

De Casemanager Sociale Verzekeringen informeert en adviseert op het gebied van processen & financiën m.b.t. arbeidsongeschiktheid, ken- & stuurgetallen m.b.t. verzuim, informatie m.b.t. werknemersverzekeringen (WIA, WAO, Xxxxxx, WW).

Medewerker Arbo & Inzetbaarheid

De medewerkers Arbo & Inzetbaarheid zijn het eerste aanspreekpunt voor zowel leidinggevenden als werknemers m.b.t. wet- en regelgeving omtrent verzuim. Denk aan het Wet verbetering Poortwachter (WvP)-traject, verlof en ADV tijdens verzuim, loonkorting i.v.m. verzuim, Ziektewetuitkering en WIA- aanvraag.

Bijlage 17 Gedragscode integer handelen ‌

ZO DOEN WE HET IN ALMERE!

Voorwoord

De gemeente Almere vindt integriteit een belangrijke zaak. Deze vernieuwde ambtelijke Gedragscode bevat regels over houding en gedrag die onze integriteit definiëren.

Ook als het gaat om onze integriteit, is ieder van ons zelf verantwoordelijk. Om die persoonlijke verantwoordelijkheid waar te kunnen maken, hebben we elkaar nodig. Bij twijfel zoeken we elkaar op, leren we van elkaar en houden we elkaar scherp. Op deze manier geven we het beste van onszelf, en kunnen we samen staan voor een betrouwbare en transparante overheid.

De regels met betrekking tot de ambtelijke integriteit gelden voor ambtenaren en de medewerkers van de gemeente. Voor raadsleden is er een eigen gedragscode. Ook voor burgemeester en wethouders is er een aparte gedragscode ontwikkeld. De codes hebben dezelfde onderliggende uitgangspunten en normen, vanuit het besef dat het gezamenlijke gedrag van raadsleden, collegeleden en ambtenaren van invloed is op het aanzien van de gemeente.

Het doel van de onderhavige Gedragscode is een open en integere houding te bevorderen en ongewenst gedrag te voorkomen. Met een dergelijke code alleen zijn we er niet. We zullen steeds opnieuw aandacht vragen voor het onderwerp integriteit. We zullen het regelmatig agenderen op onze afdelings- en werkoverleggen. Natuurlijk wordt de Gedragscode tijdens de introductie van nieuwe medewerkers nadrukkelijk besproken. De Gedragscode zal ook aan iedere nieuwe medewerker worden uitgereikt.

Deze code maakt je duidelijk hoe te handelen in situaties waar je integriteit in het geding is.

Xxxx deze gedragscode regelmatig nog eens door. Roept het vragen op, stel ze aan je leidinggevende.

1. INLEIDING

Tussen wetsovertredingen en het krijgen van een kleine attentie ligt een schemergebied. Wanneer is een geschenk nog een geschenk en wanneer spreken we van ongewenste beïnvloeding of schijnbare belangenverstrengeling? Voor dit soort vragen hebben we deze Gedragscode, die voor veel voorkomende situaties een aantal regels op een rij zet.

Deze regels zijn bedoeld om de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de overheid te waarborgen en belangenverstrengeling te voorkomen. We praten dan zowel over de integriteit van de medewerkers afzonderlijk, als van de organisatie als geheel. Het kan gebeuren, dat de loyaliteit aan het bestuur botst met de loyaliteit aan de organisatie of botst met je persoonlijke opvattingen over integriteit. Als zich dit voordoet verwachten we dat je dit direct bespreekbaar maakt bij je eigen leidinggevende. En als dat om wat voor een reden dan ook niet gaat, schakel dan de vertrouwenspersoon integriteit in.

Van leidinggevenden wordt nog iets meer verwacht. Zij dienen niet alleen het goede voorbeeld te geven, maar hebben ook een voortrekkersrol.

1.1 Wat is integriteit?

Integriteit is geen optelsom van vastomlijnde gedragsregels. We spreken liever over een integere houding. Een integere ambtenaar kan worden omschreven als iemand die zijn of haar functie onafhankelijk uitoefent en zich niet (op een onjuiste wijze) laat beïnvloeden of onder druk laat zetten. In het Ambtelijk integriteitsbeleid gemeente Almere 2016 wordt integriteit gedefinieerd als ‘professionele betrouwbaarheid’: een integere ambtenaar is betrouwbaar; hij is bereid en bekwaam om zijn taak en functie adequaat uit te oefenen met inachtneming van de vastgestelde regels en procedures, is daarop aanspreekbaar, zoekt inventief naar mogelijkheden, kan de keuzes die hij maakt verantwoorden en handelt altijd met oog voor het publieke belang.

1.2 Algemene wetten en regels

Voor de ambtenaren is er op het punt van integriteit het nodige geregeld in de Ambtenarenwet . In de Ambtenarenwet is geregeld:

• dat de ambtenaar zich dient te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt. De gemeente Almere verstaat hieronder mede een verbod op persoonlijk gebruik door ambtenaar van gemeentediensten, - eigendommen en -kennis.

• dat de ambtenaar verplicht is de eed of belofte af te leggen, die bij de wet, bij instructie of bij besluit is voorgeschreven.

Daarnaast zijn in de Ambtenarenwet de volgende regels te vinden:

• verbod zonder toestemming geschenken in verband met de functie aan te nemen.

• verbod steekpenningen aan te nemen.

• plicht om nevenactiviteiten te melden die het werk van de ambtenaar kunnen raken.

• verbod op nevenactiviteiten die nadelig kunnen zijn voor het werk van de ambtenaar of het functioneren van de gemeente in het algemeen.

• plicht om nevenactiviteiten openbaar te maken voor aangewezen ambtenaren.

• verbod om deel te nemen aan aannemingen en leveringen ten behoeve van de gemeente.

• plicht om financiële belangen te melden indien deze raken aan de functie van de ambtenaar.

In de Ambtenarenwet zijn, ondermeer, de volgende verplichtingen voor de gemeentelijke organisatie opgenomen:

• plicht gemeente tot het voeren van integriteitbeleid

• plicht gemeente om ambtseed te voeren

• plicht gemeente om een gedragscode in te voeren

• plicht om verantwoording over het gevoerde integriteitbeleid en de naleving van de gedragscode af te leggen aan de raad.

Verder zijn in het Wetboek van Strafrecht en in het Wetboek van Strafvordering bepalingen aangaande de ambtelijke integriteit opgenomen:

• verduistering (art. 359 Sr)

• vervalsing (art. 360 Sr)

• verduistering, beschadiging, vernieling van akten, bewijsmateriaal, bescheiden e.d. (art. 361 Sr)

• fraude en corruptie (artikelen 362 en 363 Sr)

• de verplichting voor de ambtenaar om aangifte te doen van misdrijven (art. 162 Sv)

2. WAT VERWACHT DE GEMEENTE ALMERE?

2.1 Wat wordt er van jou verwacht?

De richtlijnen en afspraken die in deze Gedragscode genoemd worden, gelden voor alle medewerkers van de gemeente Almere, zowel leidinggevenden als medewerkers, tijdelijk als vast personeel, maar ook externen en stagiair(e)s, die werkzaamheden voor de gemeente verrichten. In dit verband is ook het begrip goed ambtenaar van belang. De norm van goed ambtenaarschap is voor de gemeenten te vinden in artikel 6 van de Ambtenarenwet: “De ambtenaar is gehouden de bij of krachtens de wet op hem rustende en uit zijn functie voortvloeiende verplichtingen te vervullen en zich ook overigens te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt.”.

In deze alinea vind je een definitie van goed ambtenaarschap.

“Goed ambtenaarschap” houdt in, dat de ambtenaar loyaal is ten opzichte van het bevoegd gezag en de aanwijzingen en opdrachten van de leidinggevende zo goed en zorgvuldig mogelijk uitvoert. Het houdt ook in dat de ambtenaar zijn taak integer en onpartijdig uitvoert waarbij iedere vorm van belangenverstrengeling wordt voorkomen. Goed ambtenaarschap betekent dat je op correcte wijze omgaat en rekening houdt met burgers, collega’s en andere belanghebbenden.

Een integere vervulling van jouw taken betekent dat je:

• zorgvuldig omgaat met bevoegdheden, middelen en informatie waarover je beschikt ten behoeve van het publieke belang dat je dient;

• je houdt aan de letter en geest van de wetten, regels en procedures;

• het vermogen hebt om zelfstandig na te denken, om morele kwesties te herkennen en erover te oordelen;

• transparant bent en zaken bespreekbaar maakt.

In jouw beoordeling houd je rekening met alle rechten, belangen en wensen van alle betrokkenen. In geval van dilemma’s kun je je zelfstandig een moreel oordeel vormen en/of informeer c.q. adviseer je het management tijdig. Laat duidelijk aan je werkrelaties blijken als de door de organisatie gestelde grenzen worden overschreden. Ook als het die kant dreigt op te gaan.

Integer handelen kan ook betekenen dat je je ogen niet kan sluiten voor sommige situaties. Licht je leidinggevende in als je zaken binnen de organisatie signaleert die in jouw ogen niet passen in het kader van integer handelen.

Moreel kompas

Wij verwachten dat de medewerkers in de gemeente in staat zijn om zich een moreel juist oordeel te vormen over lastige problemen. Het moreel kompas is richtinggevend. Het moreel kompas is het interne kompas dat je naar het juiste leidt. Op basis van jouw overtuiging, je geweten, je rechtvaardigheidsgevoel en de beeldvorming maak je een belangenafweging over wat juist en acceptabel is. Daarbij betrek je een mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling, de maatschappelijke verwachtingen en de wijze waarop anderen jouw gedrag zullen beoordelen (buitenkant-binnenkant benadering).

Hoe hanteer je jouw eigen moreel kompas?

MOREEL KOMPAS

Gebruik dit hulpmiddel om je koers scherp en zuiver te houden

1. Is het volgens de beginselen van goed ambtenaarschap toegestaan?

2. Lopen er geen belangen door elkaar?

3. Zullen anderen mij integer vinden?

4. Kan ik mijzelf in de spiegel blijven aankijken?

5. Kan ik mijzelf verantwoorden als anderen om een toelichting vragen over mijn handelen?

2.2 Wat is ons streven?

Integriteit is een kwaliteitsaspect van de bedrijfsvoering dat allerlei afdelingen overstijgt. Het thema integriteit moet in de gemeentelijke organisatie worden geborgd. Daarnaast moet integriteit geïntegreerd zijn in de houding en het gedrag van medewerkers, managers en bestuurders. Integriteit moet “tussen de oren zitten”. Laten we ons inzetten om samen te werken, samen klantgericht bezig te zijn en samen resultaatgericht te werken. Dat is alleen mogelijk als we een integere en open omgang met elkaar hebben. Integriteit is voor onze organisatie een positief begrip en laat zien waar jij en wij voor staan. Kortom, aan integer gedrag moet je ook met elkaar werken.

Laten we er samen voor gaan!

2.3 Wie is verantwoordelijk voor een integere organisatie?

Jij en wij met elkaar. Iedereen heeft dus een eigen verantwoordelijkheid en daarmee is integriteit

een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de leiding, de collega’s en jou zelf! Zo wordt integriteit in onze organisatie op een hoog niveau gehouden. Door jou, door ons.

Integriteit begint bij de spiegeltest: waar kan ik mijzelf op aanspreken als ik eerlijk ben? Deze test geldt voor iedereen. En als ik een collega (medewerker, leidinggevende) iets zie doen, wat volgens mij niet de bedoeling is, dan is het mijn verantwoordelijkheid dit gedrag bespreekbaar te maken. Echter, bij integriteit is niet alleen de spiegeltest van belang, maar ook hoe bepaald gedrag zou kunnen worden geïnterpreteerd door de buitenwereld.

Integriteit is ook een kwestie van goed werkgeverschap.

Goed werkgeverschap betekent dat de werkgever de verantwoordelijkheid heeft om de ambtenaar in het goed ambtenaarschap te ondersteunen door goed integriteitsbeleid te voeren. Dat houdt in:

1. het integriteitsbewustzijn en het (moreel) verantwoord handelen van medewerkers bevorderen;

2. de ambtenaar beschermen tegen misstappen door (onnodige) risico’s en

3. verleidingen weg te nemen.

Deze rollen brengen zowel een verantwoordelijkheid van de werkgever als een recht van de werknemer met zich mee.

2.4 Specifieke verantwoordelijkheid leidinggevenden

Leidinggevenden hebben een specifieke verantwoordelijkheid. De gemeente Almere verwacht van leidinggevenden dat zij niet alleen het goede voorbeeld geven, maar ook hun medewerkers begeleiden en werkbare afspraken initiëren voor de eigen afdeling. Leidinggevenden vervullen dus een voorbeeldfunctie voor hun medewerkers en tonen zich verantwoordelijk oor de integriteit van de hele organisatie. Op het functioneren van leidinggevenden zelf wordt ook gelet, zij moeten zich in het openbaar, bijvoorbeeld in de pers, kunnen verantwoorden voor de ‘genoten’ voordelen. Een alerte en integere houding is van groot belang.

Dit betekent dat een leidinggevende:

• zich inspant om een veilige omgeving te creëren, waarbinnen men zich veilig voelt om misstanden te melden;

• zorgt voor een cultuur waarin integriteit serieus wordt genomen;

• regelmatig het onderwerp integriteit agendeert voor het afdelingsoverleg;

• zorgt voor een omgeving waarin grote openheid heerst, waardoor “gesjoemel” en ander ongewenst gedrag wordt geremd;

• goed voorbeeldgedrag toont en transparant is in zijn beslissingen;

• medewerkers aanspreekt op het niet naleven van de Gedragscode en goed gedrag waardeert;

• actief inspeelt op signalen van medewerkers over ongewenst gedrag, medewerkers daarop aanspreekt of het onderwerp bespreekbaar maakt, zodat hier afspraken over gemaakt kunnen worden;

• zich verantwoordelijk toont in het helder krijgen van de verwachtingen van medewerkers richting hun rol als leidinggevende in het managen van integriteit en het oplossen van dilemma’s.

in zijn/haar houding…

• zich bewust toont van zijn eigen voorbeeldfunctie en zijn gedrag en welke invloed dat heeft op medewerkers;

• open staat voor het leren van elkaars ervaringen en het omgaan met lastige situaties zoveel mogelijk stimuleert;

• oog heeft voor zaken die goed gaan/verbeterd zijn en daar actief over communiceert.

Wanneer je op deze manier handelt, geef je als leidinggevende het goede voorbeeld!

3. ONDERWERPEN

In deze Gedragscode is een lijst met onderwerpen die gaan over integer handelen opgenomen. De lijst met onderwerpen vormt de kern van waar we in onze organisatie over en met elkaar in gesprek zullen moeten blijven. Per onderwerp worden een aantal afwegingen genoemd om te helpen overwegen of iets wel of niet gewenst is. Daarnaast blijft er een grijs gebied over van waardevolle gespreksonderwerpen die moeilijk te begrenzen zijn. Er zullen zich in de praktijk namelijk altijd situaties voordoen die in deze regels niet of niet uitputtend aan de orde komen. In dergelijke gevallen is het verstandig te rade gaan bij je leidinggevende. Dat betekent echter niet dat andere dan in de Gedragscode genoemde onderwerpen niet belangrijk zijn. Integendeel, deze Gedragscode is een dynamisch document en sluit aan bij de wensen en behoeften van de organisatie. Zijn er (nieuwe) onderwerpen of situaties die je met je collega’s of leidinggevende wilt bespreken, maak dat dan kenbaar binnen je afdeling!

Alleen zo kunnen andere afdelingen en collega’s daar ook van leren en kunnen we met elkaar bepalen hoe we met dergelijke gevallen om willen gaan.

In bijlage 1 van de gedragscode integer handelen tref je een aantal concrete voorbeelden met betrekking tot deze onderwerpen aan.

3.1 De ambtseed of ambtsbelofte

In artikel 5 en 7 van de Ambtenarenwet zijn hierover bepalingen vastgelegd.

Wij hebben een bijzondere positie in de samenleving en maken deel uit van een overheidsorganisatie die onder andere de democratische waarden van de rechtsstaat beschermt. Daarom worden er voor wat betreft de integriteit aan ons eisen gesteld. De ambtseed of -belofte is ingevoerd om duidelijk te maken welk belang er gehecht wordt aan de integriteit van hen die werkzaam zijn bij de overheid. De ambtenaar zal bij zijn aanstelling deze eed of belofte moeten afleggen. Met het afleggen van de eed of belofte wordt nog eens expliciet stilgestaan bij het gewicht van zijn of haar functie en bewust stilgestaan bij de integriteitaspecten die aan de functie verbonden zijn. Een integere ambtenaar moet weten dat hij het publieke belang dient.

De gemeentelijke overheid heeft voor een groot aantal zaken een monopolie, waardoor mensen voor deze zaken afhankelijk zijn van de gemeente. Deze afhankelijkheid brengt de ambtenaar in een bijzondere positie. Het afleggen van de eed of belofte wil dit gegeven nog eens onderstrepen.

3.2 Declaraties

Declaraties zijn niet bedoeld als een vorm van neveninkomsten. Daarom mogen uitsluitend daad- werkelijk gemaakte kosten op de voorgeschreven manier gedeclareerd worden. Je declareert geen kosten die al op andere wijze worden vergoed. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier of als er geen formulier is, door middel van vastgestelde procedures.

3.3 Onderhandelingen

In de markt opereert de gemeente als opdrachtgever. In de aanloop naar een aanbesteding c.q. onderhandelingen met derden zou het wel eens kunnen gebeuren dat je bijvoorbeeld een gift of een uitnodiging krijgt aangeboden. Het is voor de gemeente Almere van belang dat je daar op een juiste, een integere manier mee omgaat.

Dus als je met derden in gesprek bent over mogelijke opdrachten, is het uiterst belangrijk om extra terughoudend te zijn met het aanvaarden van geschenken, het ingaan op uitnodigingen voor diners of reisjes. Het is van belang om uiterst zorgvuldig te zijn met het accepteren van uitnodigingen tijdens de onderhandelingsfase. Houd altijd rekening met een mogelijke belangenverstrengeling en de beeldvorming naar buiten toe!

Veelal is het beter om onderhandelingen niet alleen, maar met zijn tweeën te voeren. Als er tijdens de onderhandelingen onacceptabele wijze druk op je wordt uitgeoefend om te contracteren, meldt dit dan aan je leidinggevende.

3.4 Uitnodigingen voor congressen en diners

Zoals al aangegeven, geldt bij de onderhandelingsfase en in de aanloop naar een aanbesteding

extra alertheid. Maar ook na de onderhandelingsfase kan je worden uitgenodigd door een zakelijke partner. Je beoordeelt of een uitnodiging functioneel relevant is voor de gemeente, je onafhankelijke positie gewaarborgd blijft en bespreekt alle uitnodigingen met je leidinggevende. Bij het ingaan op uitnodigingen voor diners e.d. dient te worden stilgestaan bij uitgangspunten als: wederkerigheid (bv om de beurt betalen), het niet buitensporig duur uit eten gaan en het voorkomen dat er een afhankelijkheidsrelatie wordt gecreëerd.

Ook neem je verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. Zorg dat je “nee” kunt blijven zeggen als het “nee” moet zijn.

Je bent ervoor verantwoordelijk dat de leiding op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen jouw functie-uitoefening. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat, laat dit dan aan jouw leidinggevende weten.

3.5 Evenementen

In voorkomende gevallen kan je door een burger of zakelijke relatie worden uitgenodigd om een evenement bij te wonen. Deelname dient in het functionele belang van de gemeente te zijn.

Voetbalwedstrijden (zonder functioneel belang) zijn dus bijvoorbeeld niet toegestaan. Uitnodigingen dienen te worden gemeld en met de leidinggevende te worden besproken. De leidinggevende moet goedkeuring geven aan het evenementenbezoek.

Bij het leggen van contacten tijdens evenementen met bepaalde personen en partijen (wat in

een informele sfeer veelal eenvoudiger gaat) is het van belang stil te staan bij de vraag of het een één op één uitnodiging is of dat er juist meerdere personen/instanties zijn uitgenodigd (een ‘relatiedag’). In het eerste geval moet een dergelijke uitnodiging worden afgeslagen, in het tweede geval ligt dit anders. Het betrachten van openheid is hierbij van groot belang. Het bijwonen van dergelijke evenementen dient in alle gevallen in het belang van de gemeente te zijn.

3.6 Reizen en verblijven

Voor reizen geldt dat zij functioneel en in het belang van de gemeente moeten zijn. Bijvoorbeeld om te zien hoe een systeem of product in de praktijk functioneert. Als een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de algemene regels: er is toestemming nodig van de leidinggevende en de kosten van de reis en het verblijf zijn voor de gemeente. Je reist niet op kosten van derden. De reis- en verblijfskosten zijn dus altijd voor rekening van de gemeente.

Uitnodigingen dienen te worden gemeld en met de leidinggevende te worden besproken en te worden goedgekeurd.

Inhoudelijke zinvolle reizen, die te veel zijn opgetuigd met ontspannende elementen, zullen in overleg met de organisator moeten worden teruggebracht tot hun functionele proporties.

Alle medewerkers hebben toestemming nodig van de leiding om in aanmerking te komen voor een reis- en verblijfskostenvergoeding. Van belangrijke (buitenlandse) reizen moet verslag worden gedaan, bijvoorbeeld in het managementoverleg.

Het is niet toegestaan om zonder voorafgaande toestemming van de leidinggevende (buitenlandse) reizen te verlengen of partners mee te laten reizen. Eventuele extra reis- en verblijfskosten komen volledig voor rekening van de medewerker.

3.7 Relatiegeschenken

In artikel 8 van de Ambtenarenwet zijn bepalingen hierover vastgelegd. Het aannemen van geschenken is aan regels gebonden.

Vuistregels:

• Een geschenk van een derde dat je in verband met jouw werk hebt gekregen is eigendom

van de gemeente

• Alle (aangeboden) geschenken meld je bij jouw leidinggevende. Bedrijfsattenties, zoals agenda’s, kalenders, pennen, muismatten en hebbedingetjes, hoef je niet te melden.

• Geschenken die naar jouw idee meer dan € 50,- waard zijn, accepteer je niet. Boven de € 50,- betekent dus altijd weigeren. Boven de € 50,-: nee,…

• Geschenken onder de € 50,- mogen worden geaccepteerd, tenzij jouw onafhankelijke positie op enigerlei wijze zou kunnen worden aangetast (bijvoorbeeld in onderhandelingssituaties), dan wel de schijn van belangenverstrengeling zou kunnen worden gewekt. Onder de € 50,-: ja, tenzij….

• Aanbiedingen voor privéwerkzaamheden, kortingen op privégoederen, andere gunsten en geldbedragen mag je niet accepteren.

• Je mag geen geschenken op je privéadres ontvangen, omdat dit de indruk kan wekken dat anderen er niet van mogen weten. Indien een geschenk toch thuis is afgeleverd, bespreek je de bestemming daarvan met jouw leidinggevende.

• Je accepteert een geschenk alleen als jouw onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. Hierbij ga je dus na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. Daarbij bedenk je ook hoe de buitenwereld zou kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk.

• Geschenken die je worden aangeboden door een relatie die nog iets van je ‘nodig’ heeft (een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing op bezwaar), accepteer je nooit. Denk bijvoorbeeld aan een aangeboden zak oliebollen van een oliebollenkraam, die elk jaar een vergunning nodig heeft.

• Geschenken, behoudens kleine bedrijfsattenties (kalenders, pennen etc.), worden niet geaccepteerd als de onafhankelijkheid in de besluitvorming op enigerlei wijze kan worden aangetast, bijvoorbeeld zolang overleg- of onderhandelingssituaties gaande zijn.

• Als je twijfelt of je een geschenk wel of niet kan accepteren, bespreek het dan eerst met je leidinggevende.

Als afgesproken is dat een derde betaalt voor jouw verrichtingen, gebeurt dat door middel van een factuur aan de gemeente. Een handige regel is dat geschenken die de gemeente niet zou geven in vergelijkbare omstandigheden, ook niet geaccepteerd zullen worden. Dergelijke giften moeten worden teruggezonden. Xxxx eraan dat als je eenmaal geschenken aanvaardt, de weg terug moeilijk is. Als de gever toespelingen maakt op de verstrekte gestes, dan wordt je kwetsbaar en sluipt het gevaar van chantage in. Binnen de afdeling/diensten moeten afspraken worden gemaakt over wat er met aanvaarde geschenken gedaan wordt. Sommige afdelingen/diensten verdelen/verloten bijvoorbeeld geschenken, zoals kerstgeschenken, onder alle medewerkers.

Denk dus aan deze regels als je een relatiegeschenk c.q. kerstgeschenk wordt aangeboden.

3.8 Incidentele vergoedingen voor het houden van een lezing, voordracht e.d.

In het geval je wordt uitgenodigd voor het houden van een voordracht, of de deelname aan een congres of conferentie, is het niet ongebruikelijk dat daar een vergoeding tegenover staat (vaak in de vorm van een cadeaubon). Aangezien het hier om een incidentele extra inspanning gaat, die veelal in relatie staat met de functie en in werktijd wordt verricht, wordt dit aan de leidinggevende gemeld. In overleg met de leidinggevende wordt bepaald of die vergoeding (of een deel daarvan) kan worden behouden.

Duidelijk zal zijn dat er een relatie moet liggen tussen de geleverde inspanning en de hoogte van de vergoeding.

3.9 Aanvragen/aanbiedingen/offertes van familie, bekenden en ex-collega’s

Je meldt de ontvangst van aanvragen voor vergunningen, subsidies, aanbiedingen van diensten en dergelijke van familieleden vrienden en kennissen altijd aan de leidinggevende. In dergelijke situaties ligt het voor de hand dat je niet meebeslist. Dus ook wanneer er de andere partij iemand is die die je privé kent, dan wordt de aankoopbeslissing altijd door iemand anders nemen. Laat de

behandeling in overleg met je leidinggevende zoveel mogelijk over aan collega’s, daarmee voorkom je de schijn van vriendjespolitiek.

Vuistregels:

• Je bent alert op situaties in je werk waarin je met privérelaties te maken krijgt. Je licht jouw leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familie of vrienden werkzaam zijn.

• Je voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke aanvragen niet zelf.

• Je bent terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privésfeer. Je bent bedacht op botsing van belangen.

• Je let bij het inhuren van ex-collega’s goed op het volgen van de juiste procedure van inhuur en aanbesteding. Je kunt motiveren waarom de inhuur van een ex-ambtenaar als zelfstandige nodig en verantwoord is.

3.10 Nevenfuncties

In artikel 8 van de Ambtenarenwet en de Regeling nevenwerkzaamheden gemeente Almere zijn hierover bepalingen vastgelegd.

Behalve je hoofdfunctie bij de gemeente Almere, kun je ook een nevenfunctie vervullen. Nevenwerkzaamheden zijn alle, al dan niet betaalde werkzaamheden die de medewerker buiten zijn functie bij de gemeente voor zichzelf of voor derden verricht. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijfje etc. Het wordt door de gemeente gewaardeerd als je bijvoorbeeld een bestuurlijke functie of een andere vorm van vrijwilligerswerk verricht voor een maatschappelijke organisatie of instelling.

Echter, een nevenfunctie kan raakvlakken hebben met de belangen van de organisatie, voor zover deze in verband staan met de functievervulling. Je mag geen nevenfunctie vervullen waardoor vermenging met oneigenlijke belangen ontstaat dan wel de schijn daarvan wordt gewekt. Dit geldt ook voor het hebben van een eigen bedrijf of onderneming.

Het gaat erom dat op het moment dat er raakvlakken zijn met de functie die je uitoefent en de nevenwerkzaamheden, je dit altijd meldt om zelfs de schijn van belangenverstrengeling te voorkomen. Dergelijke nevenwerkzaamheden moet je bij je leidinggevende melden. De melding wordt geregistreerd en opgenomen in je personeelsdossier.

Het uitoefenen van nevenwerkzaamheden of het hebben van een eigen bedrijf/onderneming hoeft geen probleem te zijn. De gemeente zal pas ingrijpen, als iemands activiteiten niet verenigbaar zijn met de uitoefening van zijn functie, er een schijn van belangenverstrengeling kan worden gewekt of de nevenwerkzaamheden een te grote belasting vormen. Zo nodig, zal de gemeente de nevenwerkzaam- heden of het voeren van een eigen bedrijf/onderneming verbieden.

Zolang de geloofwaardigheid van de gemeente niet op het spel gezet wordt, hoeft door een combinatie van privé- en zakelijke bezigheden geen kortsluiting te ontstaan. Wees open over nevenwerkzaam- heden. Vermijd altijd (schijn van) belangenverstrengeling of nadelige beïnvloeding van het vervullen van je functie en ondoorzichtigheid voor derden. Bedenk altijd dat de onpartijdigheid en het aanzien van de gemeente niet in het gedrang mogen komen. In de Regeling nevenwerkzaamheden, zijn nadere regels opgenomen over het verrichten van nevenwerkzaamheden.

3.11 Financiële belangen

In artikel 8 van de Ambtenarenwet en de Regeling financiële belangen Almere zijn hierover bepalingen vastgesteld.

Ambtenaren, die werken in een functie waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangen- verstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is, moeten deze financiële belangen en/of transacties in effecten melden. Ook moeten zij financiële belangen laten

registreren bij de afdeling HRM, die hiervan een register bijhoudt.

Maar wanneer is er dan sprake van financiële belangen?

Dan moet je denken aan het bezit van een onderneming als eigenaar of vennoot, bezit van een zakelijk aandeel in een onderneming et cetera. Of het bezit van en transacties in effecten, die de belangen van de dienst – voor zover deze in verband staan met je functievervulling – kunnen raken voor jou als je een functie vervult waaraan in het bijzonder het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is of van financiële belangenverstrengeling.

Je bent verplicht financiële belangen te melden en toestemming te vragen bij de gemeente, als er:

• een financiële relatie is tussen de gemeente of jouw functie en de organisatie waarin de financiële belangen van toepassing zijn, en/of

• een risico is dat de financiële belangen een goede functievervulling in de weg staan.

In de Regeling financiële belangen zijn ook bepaalde functies aangewezen, waarvoor altijd een meldplicht geldt.

3.12 Maatwerkoplossing inhuren ex-ambtenaren

Mogen medewerkers na ontslag of beëindiging van het dienstverband terugkeren bij de gemeente om in dienst van een adviesbureau of als freelancer, zzp-er (hun oude) werkzaamheden te verrichten? De kosten van het inhuren van de voormalige medewerker liggen veelal hoger dan de kosten van het salaris dat de gemeente voorheen betaalde. Het kan de sfeer van “vriendjespolitiek” oproepen als de voormalig medewerker via een bureau wordt ingehuurd vanwege goede contacten met de gemeente, zonder dat een deugdelijke aanbestedingsprocedure heeft plaatsgevonden. Met een dergelijke handelswijze worden oneerlijke concurrentieverhoudingen bewerkstelligd. Bovendien kan daardoor een schijn van belangenverstrengeling ontstaan. Uitgesloten is dat ex-medewerkers gedurende een jaar na het einde van hun dienstverband tegen betaling als externe werkzaamheden voor de gemeente verrichten.

Een uitzondering op deze regel kan gemaakt worden in die gevallen waarbij in het kader van de beëindiging van het dienstverband afspraken worden gemaakt over bepaalde te verrichten werkzaamheden. Bijvoorbeeld om de tijd te overbruggen totdat een nieuwe kracht is aangetrokken.

Een andere uitzondering is de situatie dat in het kader van de beëindiging van het dienstverband afspraken worden gemaakt met de betrokkene om na zijn ontslag nog gedurende een bepaalde, aan te geven tijd, werkzaamheden voor de gemeente te verrichten. Dit kan bijvoorbeeld zijn om een bepaalde taak of project af te ronden. In dit verband kan ook worden gedacht aan organisatorische afvloeiing, die beëindiging van het dienstverband noodzakelijk maakt en waarbij door het tijdelijk vervullen van werkzaamheden een zgn. “zachte landing” wordt voorgestaan.

Voor een dergelijke maatwerkoplossing terzake van het opnieuw inhuren van (ex)-ambtenaren is instemming van de gemeentesecretaris nodig.

Dus op de vraag of (ex)-ambtenaren opnieuw mogen worden ingehuurd is het antwoord: nee, tenzij…

3.13 Gemeente-eigendommen, Anders werken en werktijden

De gemeente stelt je spullen en middelen beschikbaar om je werk goed te kunnen doen. Gebruik deze spullen en middelen met grote zorgvuldigheid en gebruik ze voor het doel waarvoor je ze gekregen heb. Het is verboden om gemeentelijke eigendommen mee naar huis te nemen. Een uitzondering kan zijn wanneer je daar gebruik van maakt voor het vervullen van je functie of in verband met thuiswerken. Het is geen bezwaar als je eens een privé-kopietje maakt. Waar precies de grens ligt is moeilijk aan te geven. Het gaat er in ieder geval om dat je in alle openheid laat zien wat je doet. En vraag je je af of je een grens passeert, overleg dan met je leidinggevende.

Vuistregels:

• Je houdt privégebruik van e-mailsysteem, internet, (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke beperkt.

• Je zorgt ervoor dat dit je dagelijkse werkzaamheden niet hindert.

• Je laat jouw privégebruik van gemeentelijke apparatuur openlijk zijn, zodat je erop kunt worden aangesproken.

• Jouw leidinggevende of collega kunnen een andere opvatting hebben van ‘beperkt gebruik’ dan jij.

Het Anders Werken is binnen de gemeente Almere deels ingevoerd en houdt in dat je met in te zetten bedrijfsmiddelen flexibel kan werken. Met flexibel wordt niet alleen de tijd bedoeld, maar ook de locatie. Omdat plaats onafhankelijk werken mogelijk is, is het belangrijk dat je een goede balans vindt tussen arbeidstijd en privétijd. Privé-tijd en werktijd kunnen door elkaar lopen. In de regel geldt dat je tijdens je werk functioneel bezig moet zijn. Het is van belang dat je levert waarvoor je bent aangesteld of ingehuurd. We doen allemaal wel eens een boodschap onder werktijd of gaan er eventjes tussenuit om privé-zaken te regelen. Privézaken doe je in beginsel in je eigen tijd of je zorgt ervoor dat je de betreffende uren compenseert. Het belangrijkste is echter openheid en vertrouwen en het feit dat je met je team en je leidinggevende over de inrichting van je werktijden communiceert.

Vaak privé-bellen op je werkplek en in het bijzijn van collega’s uitvoerig over je privé-situatie praten of soortgelijke activiteiten zijn niet passend omdat je collega’s daar last van hebben. Het is wenselijk om dat soort gesprekken op de gang of in een besloten kamer, zonder anderen te voeren.

Dit betekent:

Stop!

• Het privégebruik hindert anderen.

• Het privégebruik gaat ten koste van het eigenlijke werk.

Oppassen!

• Wanneer je vaker privé belt/mailt/kopieert/et cetera dan anderen, moet je je afvragen of je gedrag correct is.

Toegestaan!

• Het is toegestaan om af en toe privé te bellen.

• Wanneer je incidenteel een kopietje maakt voor jezelf, doe dit dan in alle openheid.

3.14 Vertrouwelijke informatie

De basisregel is simpel: als je weet dat iets vertrouwelijk moet blijven c.q. gevoelig ligt, moet je daarvan geen mededelingen doen aan personen die hiervan gebruik c.q. misbruik kunnen maken. Je gaat binnen en buiten je werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van bedrijven en instellingen, politiek gevoelige informatie en andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van je organisatie of de organisaties in het netwerk kan schaden. Laat geen informatie bewust of onbewust lekken. Je ‘lekt’ geen vertrouwelijke informatie vanuit je organisatie of de organisaties in het netwerk naar buiten. Zorg ervoor dat buitenstaanders niet onbedoeld meeluisteren naar een bespreking over vertrouwelijke stukken. Tevens zorg je ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen als je je werkplek verlaat en dat je computer is afgesloten. Informatie waarover het bestuur een geheimhoudingsplicht heeft opgelegd houdt je geheim. Het is belangrijk dat je functioneel omgaat met gevoelige informatie. Je respecteert de privacy van burgers, zakelijke relaties en collega’s.

Financiële informatie en voorkennis van beleid gebruik je voor de uitoefening van je functie niet

voor andere doeleinden. Als je twijfelt, bedenk dan of je iets ook zou vertellen als je leidinggevende er bij zou zitten. In alle gevallen is het verstandig om voorzichtig te zijn met het verstrekken van informatie aan derden. Bewaar vooral ook op je werkplek documenten met interne gegevens zorgvuldig en tref maatregelen om te voorkomen dat onbevoegden er kennis

van kunnen nemen. We kennen uit de media allemaal voorbeelden hiervan: het lekken van informatie naar de pers over privacy gevoelige zaken (bijvoorbeeld personen) of specifieke zaken. Het verstrekken van informatie aan relaties of bekenden, waardoor deze in een bevoorrechte positie zouden kunnen komen e.d. Daarnaast is de persregeling van kracht, welke betrekking heeft op het onderhouden van contacten met de media. Alle contacten van de gemeente met de media lopen via (of in overleg met) de afdeling Communicatie.

Vuistregels

Zorgvuldige omgang met informatie betekent dat je:

• de privacy van cliënten, zakelijke relaties en collega’s respecteert en alleen bestanden raadpleegt, die functioneel noodzakelijk zijn;

• geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar buiten ‘lekt’;

• je ervoor zorgt dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen als je jouw werkplek verlaat;

• alert moet zijn dat anderen niet meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken, die niet voor hen bestemd zijn;

• wanneer je in het kader van je functie bij Xxxxxx toegang hebt tot gegevens waarover je geheimhoudingsplicht hebt, moet je deze informatie als geheim behandelen.

3.15 E-mail en internetgebruik

In het Privacyreglement e-mail- en internetgebruik gemeente Almere zijn hierover bepalingen vastgelegd. Over het gebruik van de e-mail en het internet voor persoonlijke doeleinden zijn afspraken gemaakt, die vastgelegd zijn in het privacyreglement e-mail en internetgebruik. Over het algemeen is incidenteel privégebruik toegestaan, maar het mag niet ten koste gaan van het werk. Bij het privé gebruik moet er gehandeld worden volgens het privacyreglement.

Het is nooit toegestaan om een e-mail te verzenden of sites te bezoeken met pornografisch

materiaal, dreigende, seksueel, racistische en / of discriminerende opmerkingen. Ook het downloaden van illegale software of omvangrijke softwarepakketten is niet toegestaan. Xxxx bij twijfel het reglement er even op na.

3.16 Social media

Sociale media of ‘social media’ zijn online platformen waar de gebruikers zowel zender als ontvanger kunnen zijn en overal en altijd op elkaars informatie kunnen reageren. Voorbeelden zijn Twitter, weblogs, Facebook, LinkedIn, Instagram, Pinterest enz. Het aantal sociale media is enorm en groeit nog steeds.

Als gemeente hebben we accounts van een aantal sociale media, waarmee we interactief in contact zijn met onze doelgroepen.

Social media bieden kansen om te laten zien dat je trots bent op je werk en kunnen bijdragen aan een positief imago van het bedrijf of de instelling waarvoor je werkt. Het delen van informatie en kennis kan leiden tot een beter beeld van de organisatieomgeving.

Blijf je wel bewust dat je als medewerker ook een ambassadeur bent van de gemeente Almere. Sociale media zijn voor iedereen openbaar. Bedenk dus dat je geen controle hebt over de verspreiding van informatie die jij op deze websites/applicaties publiceert.

Pas op met het geven van informatie over plannen en stukken die nog niet ‘definitief’ of geheim zijn. Doordat de berichten op social media vaak kort en krachtig zijn, verliest het oorspronkelijke bericht snel de noodzakelijke nuancering. Geef ook nooit persoonlijke gegevens vrij, zoals je huisadres en privételefoonnummers.

Laat onderwerpen van (politiek)gevoelige of omstreden aard over aan de communicatieadviseurs en vermijd de verleiding om zelf impulsief te reageren. Dit kan leiden tot verhitte discussies en de andere partij zal de reactie waarschijnlijk zien als een reactie van de gemeente in het algemeen.

Iedereen wordt aangemoedigd om gebruik te maken van de digitale media. We willen wel graag dat je dit correct en verstandig doet. Je mening geven mag natuurlijk, maar laat je hierbij niet ongenuanceerd ofonbehoorlijk uit over burgers, bezoekers, de gemeente, je werk en je collega’s.

Zeven aandachtspunten voor social media1)

Hoe gaan we als ambtenaar van de gemeente Almere om met social media, zowel privé als zakelijk? Daarvoor hebben we een aantal aandachtspunten opgesteld.

De allerbelangrijkste: denken komt voor doen. Bij autorijden geldt ‘bij twijfel, niet inhalen’. Bij social media geldt ‘bij twijfel, niet typen’.

1. Je bent zelf verantwoordelijk

Alles wat je plaatst, valt onder jouw eigen verantwoordelijkheid. Berichten kunnen het imago van de gemeente schaden. Twijfel je, plaats dan geen bericht.

2. Je bent ambassadeur van Almere

Als ambtenaar ben je een ambassadeur van de gemeente Almere. Ook op internet gedraag je je als een goed en integer ambtenaar, net als achter de balie, via de telefoon, op e-mail en in de openbare ruimte. Als ambassadeur ben je zorgvuldig en betrouwbaar, maar vooral positief, inspirerend en respectvol.

3. Je hebt rechten en plichten

De rechten en plichten van ambtenaren, ook bij online activiteiten, zijn vastgelegd in regels en wetten. De kern ervan is artikel 7 van de Grondwet; vrijheid van meningsuiting. Als privépersoon mag je als een ambtenaar een andere mening hebben dan het college van B en W. Maar je bent daarin wel beperkt door de Ambtenarenwet. Als je als ambtenaar het beleid aanvalt van het college, dan kunnen de maatschappelijke gevolgen van de uitspraken groter zijn en kun je daarmee je eigen functioneren of dat van de openbare dienst schaden.

4. Je werkt in een glazen huis

Wees je bewust van de mogelijkheden en risico’s van internetgebruik. Berichten op internet blijven altijd beschikbaar en kunnen steeds opduiken. Ook als je ergens inmiddels al lang anders over denkt. Blijf dus zakelijk in je uitlatingen. Je hebt een groot bereik, anderen kunnen op jouw bijdrage reageren, je bent persoonlijk zichtbaar en je hebt direct contact met anderen. Weet waar je bent en wie er achter een site zit, ken de doelgroep. Realiseer je dat internetlezers vrij makkelijk achter je identiteit kunnen komen door profielen en andere informatiesporen op het net te linken. Werken op internet is werken in een glazen huis.

5. Je houdt rekening met anderen

Xxxxxx bij alles wat je schrijft of plaatst: als ik het met mijn naam en adres erop op een groot billboard langs de weg zou zetten, en mijn moeder reed langs… wat dan? Doe geen uitspraken die beledigend of kwetsend kunnen zijn.

6. Je geeft nooit vertrouwelijke informatie

Geef nooit vertrouwelijke of persoonlijke informatie over de gemeente, contacten met burgers, bezoekers, collega’s en blijf binnen de wettelijke kaders. Gemeentelijke informatie is niet allemaal openbaar.

7. Je privé kan publiek zijn

Of je je uitlatingen privé doet of als ambtenaar in functie maakt wel degelijk verschil. In het laatste geval doe je dat namens of voor het college en maak je altijd duidelijk kenbaar dat je ambtenaar bent. Stel jezelf steeds de vraag in welke hoedanigheid je optreedt. Maak helder of

je een persoonlijk standpunt ventileert of een officieel standpunt vanuit de gemeente. Bedenk dat het publiekelijk stelling nemen tegen een onderwerp in tegenstelling kan zijn met de belangen van de gemeente. Je bent in de ogen van anderen altijd een medewerker van de gemeente. Dit kan een conflict veroorzaken, met alle gevolgen van dien.

3.17 Aandacht voor kwetsbare functies

Er is sprake van een kwetsbare functie als door het uitoefenen van je functie jouw integriteit snel in het geding kan komen. Meer in het algemeen kun je denken aan functies waarin je werkt met gevoelige informatie, waarin je te maken hebt met bepaalde externe contacten, zoals leveranciers, met geld omgaat, solistisch handelt of waarin je gelijktijdig over hetzelfde onderwerp betrokken raakt bij zowel advisering als controle.

De gemeente heeft een aantal weerbaarheidsmaatregelen ten aanzien van kwetsbare functies geborgd, zoals het vier-ogen-principe en functiescheiding. Dit onderwerp behoudt echter de aandacht. Mocht je binnen de organisatie daarom eventuele risico’s en kwetsbaarheden tegenkomen, maak deze dan bespreekbaar.

3.18 Klokkenluiders

In de Regeling melding vermoeden misstand en/of onregelmatigheid Almere zijn hierover bepalingen vastgelegd.

3.18.1 Melding

Een klokkenluider is iedereen die een vermoeden van enig misstand meldt. Op basis van de Regeling melding vermoeden misstand en/of onregelmatigheid Almere geldt er een interne en een externe meldingsprocedure. De interne procedure moet in beginsel als eerste worden ingezet. Het is van belang dat je misstanden/onregelmatigheden, voorafgaand aan een interne melding, eerst binnen de eigen werkomgeving of met de betreffende collega bespreekt.

Pas als dit niet tot resultaat leidt, meldt je deze misstanden/onregelmatigheden intern aan je leidinggevende, directeur of de vertrouwenspersoon integriteit. Je doet dus in eerste instantie intern melding bij je leidinggevende, directeur of vertrouwenspersoon integriteit.

De leidinggevende zal, na beoordeling van de onderzoekswaardigheid (ondermeer de objectiveerbaarheid, concreetheid en betrouwbaarheid), zo nodig een onderzoek instellen naar aanleiding van de melding en kan daartoe, na instemming van de gemeentesecretaris, externe (onafhankelijke) deskundigen raadplegen. De leidinggevende zal, behoudens verdaging, binnen 8 weken na de melding op basis van het onderzoek een standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand/ onregelmatigheid innemen.

Je kan in tweede instantie (na een interne melding) terecht bij het externe meldpunt, het Huis voor Klokkenluiders. De melding bij het externe meldpunt moet worden gezien als een uitzondering. In de regel moeten misstanden eerst binnen onze eigen organisatie worden gemeld en onderzocht. In bijzondere gevallen kan je de interne melding overslaan en direct een externe melding doen.

Ook kan het in de praktijk voorkomen dat men misstanden niet meldt vanwege onveiligheidsgevoelens en vrees voor de negatieve gevolgen voor zichzelf. Onder voorwaarden wordt de melder die te goeder trouw een melding heeft gedaan, bescherming geboden tegen de gevolgen van de melding. Deze voorwaarden zijn uitgewerkt in de Regeling vermoeden misstand

en/of onregelmatigheid gemeente Almere.

3.18.2 Reageren op niet-integere zaken

Je hebt de verantwoordelijkheid en de plicht om je collega’s te ondersteunen in de morele kwaliteit van onze organisatie. We moeten met elkaar zorgen voor een gunstig integriteitsklimaat. Dit betekent dat deze Gedragscode niet vrijblijvend is: we zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de naleving ervan.

Aangetoonde schendingen van de integriteit worden niet getolereerd. Dit betekent dat:

• Je, in het kader van het vier-ogen-principe, bij twijfel aan je collega en/of aan je leidinggevende vraagt hoe te handelen.

• Je elkaar aanspreekt op niet-integer en ongewenst gedrag.

• Je advies kan inwinnen bij twijfels over de toepassing van de Gedragscode bij de leidinggevende of de vertrouwenspersoon integriteit.

• Je de verantwoordelijkheid hebt om (grove) misstanden te melden bij je leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon integriteit.

• De directie en het management garant staat voor de bescherming van personen die misstanden melden.

Je bespreekt twijfels over de integriteit van collega’s dus zo veel mogelijk met henzelf en/of legt jouw visie ter toetsing aan andere collega’s voor. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dan licht je je leidinggevende in. Leidinggevenden melden geconstateerde niet-integere zaken altijd aan de

naast-hogere leidinggevende.

Gaat het om een strafbaar feit, dan ga je direct naar je leidinggevende of de vertrouwenspersoon integriteit. Je bent uiteraard ook zelf aanspreekbaar op jouw handelen en je uitlatingen. Collega’s en burgers kunnen je werkwijze en je woorden anders ervaren dan je bedoelt.

In de Regeling melding vermoeden misstand en/of onregelmatigheid Almere zijn bepalingen over het melden van vermoedelijke misstanden vastgelegd. Vermoedelijke misstanden moeten worden gemeld. De gemeente is verplicht om een reactie te geven op je melding. Een interne melding kan niet anoniem, maar wel vertrouwelijk. Wil je dat niet bekend wordt dat je de misstand aankaart, dan kun je via de vertrouwenspersoon integriteit een melding te doen. Alleen de vertrouwenspersoon integriteit is dan op de hoogte van jouw identiteit. Hij of zij mag jouw identiteit zonder jouw toestemming niet bekendmaken. Aan de mogelijkheid om vertrouwelijkheid te kunnen bieden bij misstanden/ integriteitskwesties zit echter wel echter wel een grens. Het gaat dan om ernstige (ambts)misdrijven, zoals verduistering of het aannemen van steekpenningen, gepleegd door ambtenaren die de integriteit van de gemeente op het spel zetten of om ernstige misstanden binnen de gemeente. In dergelijke gevallen is de vertrouwenspersoon integriteit verplicht om hiervan melding te doen binnen de organisatie en/of aangifte te doen.

Naast het geven van advies kan de vertrouwenspersoon integriteit je helpen om misstanden intern aan de orde te stellen. Bovendien heeft deze persoon een signalerende rol naar het management. De vertrouwenspersoon integriteit doet twee maal per jaar geanonimiseerd verslag aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris rapporteert tweemaal per jaar aan de burgemeester.

Openheid is het sleutelwoord. Hierdoor worden de onderwerpen die in deze Gedragscode worden genoemd bespreekbaar gemaakt. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij ons allemaal.

3.19 Omgaan met onrechtmatige situaties

Het is mogelijk dat je in de uitvoering werkt en in het kader van contact met burgers en bedrijven constateert, dat men zich niet aan de gemeentelijke regels houdt. Wat doe je dan? Uitgangpunt is dat onrechtmatige situaties niet genegeerd mogen worden, voor zover de onrechtmatigheden handelen of nalaten ten aanzien van de gemeente betreffen of gevaarzetting tot gevolg kunnen

hebben. Men bekijkt de gemeente als geheel, dus als een medewerker van de gemeente een signaal negeert, kan dit negatieve gevolgen hebben voor de beeldvorming. De situatie wordt altijd bespreekbaar gemaakt met de betrokken burger of het betrokken bedrijf, teneinde deze burger of het bedrijf te bewegen zelf ‘schoon schip te maken’. Daarnaast is het van belang om de geconstateerde onrechtmatige situatie altijd met je leidinggevende te bespreken, zodat er een gezamenlijke belangenafweging kan worden gemaakt en het handelingsperspectief kan worden bepaald. Goed ambtenaarschap houdt namelijk ook in, dat je loyaal bent ten opzichte van je werkgever en jouw taken dus integer uitvoert.

3.20 Sancties

Als een ambtenaar de regels uit deze Gedragscode overtreedt of anderszins niet integer werkt, wordt dit beschouwd als verwijtbaar handelen of nalaten. Ook gedragingen in privétijd kunnen verwijtbaar handelen of nalaten opleveren. Het moet dan gaan om gedrag waardoor het aanzien van de gemeente wordt geschaad of waardoor diens integriteit, voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling, in het geding is. Dit kan een maatregel tot gevolg hebben. Als er een redelijk vermoeden bestaat dat er een ambtsmisdrijf of –overtreding is begaan, wordt dit onmiddellijk bij de gemeentesecretaris gemeld. Bezien wordt of er maatregelen worden genomen en/of de politie wordt ingeschakeld.

Bij strafbare feiten kan bij de politie aangifte worden gedaan. Dit laat onverlet, dat ambtenaren wettelijk verplicht zijn om, als zij in hun taakuitoefening kennis krijgen van misdrijven, hiervan aangifte te doen. Onafhankelijk van de strafwetgeving kan de werkgever een medewerker in geval van verwijtbaar handelen of nalaten ter verantwoording roepen. Bij het bepalen van de zwaarte van de maatregel houdt de gemeente rekening met de ernst van het feit, de voorgeschiedenis, de functie en overige omstandigheden.

BIJLAGEN BIJ GEDRAGSCODE INTEGER HANDELEN

Bijlage 1: De praktijk: Integriteit in voorbeelden

De theorie is vervat in de wet, het beleid, de gedragscode en de regelingen. Maar hoe handel je nu in de praktijk? Om integriteit tot leven te brengen zijn hierna wat herkenbare voorbeelden2) uitgeschreven.

Ze zullen je mogelijk in de praktijk bekend voorkomen. Bij deze voorbeelden ontdek je hoe gemakkelijk bepaalde waarden op de helling komen te staan en hoe je in het grijze gebied terecht kunt komen. Aan de hand van het verkeerslichtmodel is aangegeven wat binnen onze organisatie beschouwd wordt als groen, oranje of rood.

De geschetste voorbeelden en de daarbij genoemde namen zijn wegens privacyredenen gefingeerd.

Groen: Doen!

De positieve betekenis van integriteit. Het gaat hier om wat je vooral wel moet doen! We vooral wel moeten doen! We omschrijven hierbij wat de verantwoordelijkheid is vanuit de kernwaarden van de Almeerse ambtenaar/medewerker.

Oranje: Oppassen!

Hier liggen verleidingen of risico’s op de loer. Overleg is hierbij vereist. Dat zijn vaak onderwerpen die in de schemerzone zitten.

Rood: Stoppen!

Dit is iets wat we niet doen. Het is de ondergrens van wat gewenst of geoorloofd is.

Onderhandelingen

Een voorbeeld: Avondje Champions League

De gemeente heeft een bouwproject in de planning staan en is hierover met meerdere aanneembedrijven in gesprek. De directeur van een aanneembedrijf, waarmee de gemeente in gesprek is, nodigt Kees, die binnen de gemeente over het bouwproject beslist, uit voor een avondje Champions League in zijn Skybox. Xxxx heeft daar wel zin in, maar ook hier staat het stoplicht op rood. Kees kan de uitnodiging wegens schijn van belangenverstrengeling niet accepteren.

Evenementen

Voorbeeld: Uitnodiging Tenniskampioenschappen

Afdelingsmanager Xxxx wordt door een adviesbureau uitgenodigd om samen met andere relaties, een opname van de Nederlandse tenniskampioenschappen te bekijken, onder het genot van een hapje en drankje. Naast een hapje en een drankje, zal er na afloop van de wedstrijd, in het

naastgelegen bedrijfspaviljoen een vrijblijvende presentatie van diensten en innovaties van het bureau worden gegeven. Jos gaat op de uitnodiging in.

In dit geval zijn er meerdere relaties uitgenodigd. Daarnaast kan de presentatie na afloop van functioneel belang voor de gemeente zijn.

Reizen en verblijven

Voorbeeld: Uitnodiging voor een reis naar Brussel, met partnerprogramma

Stef is projectmanager bij de afdeling ICT. Hij wordt door de gemeentelijke zakenrelatie I- Business uitgenodigd voor een exclusief tweedaags seminar in Brussel over ontwikkelingen in de digitale wereld. Alle kosten worden door I-Business betaald en Stef mag zijn vrouw meenemen. Xxxx vindt het wel verleidelijk, maar wijst het aanbod van I-Business vanwege de binnen Almere geldende integriteitsregels vriendelijk af.

Xxxx realiseert zich goed dat wij niet reizen op kosten van derden en dat het ingaan op dit aanbod, zijn onafhankelijke positie in gevaar brengt, niet bevorderlijk is voor de juiste beeldvorming en de schijn van belangenverstrengeling oproept.

Relatiegeschenken

Voorbeeld: Flessen wijn

Jos werkt als medewerker vergunningen. Hij heeft zich beziggehouden met de voorbereiding van de eerder dit jaar aan de firma Almarena verleende evenementenvergunning.

Op een dag laat de firma als bedankje een kistje met twee flessen wijn van goede kwaliteit voor Jos bezorgen op het Stadhuis. De waarde van het kistje is iets minder dan € 50,00.

Hier is het oppassen! Jos heeft als medewerker vergunningen een kwetsbare functie en moet waken voor zijn onafhankelijke positie. Hier ligt een belangenconflict op de loer. Jos zal dus met zijn leidinggevende moeten overleggen.

Aanvragen/aanbiedingen/offertes van familie, bekenden en ex-collega’s

Voorbeeld: Offerte van familielid

Kees is medewerker bij de gemeente en beslissingsbevoegd als het gaat om het afsluiten van contracten met private bedrijven. De gemeente moet binnenkort een onderhoudscontract afsluiten voor het stadhuis. Meerdere onderhoudsbedrijven dingen mee in de aanbestedingsprocedure. De echtgenote van Xxxx heeft een eenmanszaak en dingt mee als potentiële aanbieder. Kees meldt dit bij zijn leidinggevende.

Nu zijn echtgenote meedingt in een aanbestedingsprocedure impliceert ‘goed ambtenaarschap’ dat Xxxx daarvan melding maakt. Er kan dan besloten worden dat Xxxx zich terugtrekt uit deze besluitvormingsprocedure. Wanneer Xxxx wel deelneemt in de aanbestedingsprocedure zou er sprake kunnen zijn van daadwerkelijke belangenverstrengeling.

Nevenwerkzaamheden

Xxxxxxxxx is beleidsmedewerker bij de Dienst Stedelijke Ontwikkeling. Toen zij 4 jaar geleden in dienst trad, heeft zij bij haar toenmalige leidinggevende aangegeven dat zij nevenwerkzaamheden heeft als onderzoeker bij een onderzoeksbureau. De nevenwerkzaamheden zijn toen toegestaan, omdat zij vanuit haar functie niet betrokken zou worden bij onderzoekopdrachten vanuit de afdeling. Na een reorganisatie krijgt zij een andere functie, zij wordt subsidie-adviseur.

Op een dag komt er een subsidieaanvraag van het onderzoeksbureau waar zij nevenwerkzaamheden verricht. In haar nieuwe rol als subsidie-adviseur, adviseert zij positief op het subsidieverzoek, zonder haar nieuwe leidinggevende te informeren over haar betrokkenheid bij het onderzoeksbureau.

Hier is sprake van een duidelijke belangenverstrengeling. Xxxxxxxxx had op eigen initiatief haar leidinggevende moeten informeren over haar betrokkenheid bij het onderzoeksbureau en zelf de conclusie moeten trekken dat zij niet onbevooroordeeld op het subsidieverzoek kon adviseren en zich terug diende te trekken.

Financiële belangen

Voorbeeld: Subsidie en aandelen evenementenbedrijf

Xxxxxx behandelt in haar rol van subsidie-adviseur subsidie aanvragen. Zij heeft aandelen in een evenementenbedrijf Serve the City. Dit bedrijf dient een subsidie aanvraag in bij de gemeente voor een groots evenement in de stad. Xxxxxx meldt haar betrokkenheid bij het evenementenbedrijf bij de concerncontroller. In samenspraak met haar leidinggevende wordt besloten dat een ander de subsidie-aanvraag gaat behandelen.

Gemeente-eigendommen

Voorbeeld: Mijn printpapier is op!

Gisteren printte Xxxxxx xx xxxxxxx van het laatste werkoverleg. Toen zij bij de printer kwam, haalde een andere collega een enorme hoeveelheid prints op. Het zag er niet echt ‘Gemeente Almere’ uit. Xxxxxx vroeg haar wat het was. ‘Het is de scriptie van mijn zoon; het komt er hier zo mooi uit op de kleurenprinter en het kan makkelijk toch …? Ik heb het gelijk maar in 10-voud afgedrukt, net als de scriptie van mijn dochter vorige maand’.

Hier staat het stoplicht op rood. Buitensporig privégebruik van gemeente eigendommen is niet toegestaan.

Voorbeeld: Privé bellen over de vakantie

Privé bellen is beperkt en kortstondig toegestaan en mag niet storend zijn voor je werkzaamheden en collega’s.

Vertrouwelijke informatie

Voorbeeld: Deel jij klantgegevens met vrienden?

Vorige week ging Xxxxx van de afdeling Inkoop met een groep vrienden uit eten. Eén van hen is net begonnen met een eigen bedrijf. Hij vertelde Xxxxx, dat hij bezig is om een grote opdracht binnen te halen van een ander bedrijf. Toevallig kent Xxxxx dat bedrijf vanuit haar functie. Haar vriend vroeg Xxxxx om relevante informatie over dit bedrijf. Xxxxx zei tegen haar vriend dat zij dit niet kon doen en adviseerde hem om via de Kamer van Koophandel zelf informatie over dit bedrijf in te winnen.

Xxxxx realiseert zich heel goed dat zij geen informatie over klanten met derden mag delen. De handelwijze van Xxxxx is juist.

Omgaan met onrechtmatige situaties

Voorbeeld: Controle, eerlijkheid en openheid

Xxx is bouwinspecteur en moet controleren of het bouwwerk van mevrouw A. aan de bouweisen voldoet. Mevrouw A. vertelt Xxx dat zij een bijstandsuitkering heeft, maar ook een goedlopende thuiskapsalon, waarmee ze zwart bijverdient. Dat is ook de reden dat zij haar huis heeft laten verbouwen.

Xxx geeft aan dat dit bijverdienen niet volgens de regels is en confronteert mevrouw A. Daarbij vraagt hij haar om dit zelf bij de gemeente aan te geven en wijst hij haar op de mogelijke gevolgen van het onrechtmatige handelen. Daarnaast meldt hij de geconstateerde onrechtmatige situatie bij zijn leidinggevende.

Bijlage 2: Gouden regels integriteit 3

1. Ik gedraag me zoals een goed ambtenaar/medewerker betaamt.

Ambtenaren moeten zich aan de (wettelijke) voorschriften houden, zorgvuldig werken, correct omgaan met collega’s en burgers, integer en onpartijdig optreden waarbij iedere vorm van belangenverstrengeling wordt voorkomen. Ook als je niet als ambtenaar werkzaam bent voor de gemeente bent, ben je gebonden aan de Gedragscode integer handelen gemeente van de gemeente Almere.

2. Ik ga functioneel om met vertrouwelijke aangelegenheden en geef niet zonder meer informatie door aan derden.

Je moet zorgvuldig omgaan met gegevens van burgers met respect voor privacy. Je neemt geheimhouding in acht waar dat nodig is.

3. Ik meld nevenfuncties die mijn functie en/of de belangen van de gemeente kunnen raken. Nevenfuncties die je functie en/of de gemeentelijke belangen raken moeten bij je leidinggevende worden gemeld, teneinde (schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen.

4. Ik ben waakzaam bij het accepteren van relatiegeschenken, uitnodigingen voor reizen, diners, evenementen e.d..

Alle (aangeboden) geschenken meldt je bij je leidinggevende. Kleine bedrijfsattenties, zoals pennen en kalenders, mag je aannemen. Geschenken duurder dan € 50,00 mag je niet aannemen,. Voor geschenken, behoudens eerdergenoemde kleine bedrijfsattenties, onder de € 50,00, geldt dat je deze mag aannemen, tenzij je onafhankelijk positie zou kunnen worden aangetast, danwel de schijn van belangenverstrengeling zou kunnen worden gewekt.

5. Ik ben alert bij uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners.

Je beoordeelt of een uitnodiging functioneel relevant is voor de gemeente, je onafhankelijke positie gewaarborgd blijft en bespreekt alle uitnodigingen met je leidinggevende. Daarbij geldt tevens dat wij niet reizen op kosten van derden. Ook neem je verantwoordelijkheid bij recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken.

6. Ik ga verantwoord en zorgvuldig om met gemeentelijke eigendommen, financiële middelen en beschikbaar gestelde faciliteiten.

Je houdt privégebruik van e-mail, internet, telefoon, kopieerapparaat en dergelijke beperkt. Kantoormateriaal, zoals bijvoorbeeld papier, neem je niet zomaar mee naar huis.

7. Ik houd zakelijke en privébelangen goed gescheiden.

Je vermijdt (iedere schijn van) verstrengeling en botsing van privé- en gemeentelijke belangen. Daarnaast dien je zaken in jouw privésfeer die een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan kunnen hebben te bespreken met je leidinggevende. Ook bij werksituaties waarbij privérelaties met familie en of kennissen een rol kunnen spelen ben je alert.

8. Ik meld financiële belangen.

Je bent verplicht financiële belangen te melden en toestemming te vragen bij de gemeente, als er:

- een financiële relatie is tussen de gemeente of jouw functie en de organisatie waarin de financiële belangen van toepassing zijn, en/of

- een risico is dat de financiële belangen een goede functievervulling in de weg staan.

9. Ik maak twijfelachtige zaken bespreekbaar en meld misstanden bij mijn leidinggevende of vertrouwenspersoon integriteit.

Twijfels over integriteit van collega’s bespreek je eerst met (betrokken) collega’s. Als dit niets oplevert, meldt je dit bij jouw leidinggevende of de vertrouwenspersoon integriteit.

10. Als leidinggevende geef ik het goede voorbeeld door transparant te zijn en zaken bespreekbaar te maken. Leidinggevenden hebben een specifieke verantwoordelijkheid en dienen het onderwerp integriteit bespreekbaar te maken, in te spelen op signalen, medewerkers aan te spreken, maar bovenal het goede voorbeeld te geven.

3 Aan de inhoud van deze gouden regels kunnen geen rechten worden ontleend. Deze gouden regels dienen in onderlinge samenhang met de Gedragscode integer handelen Almere te worden gelezen.

Bijlage 18 Regeling financiële belangen ‌

Artikel 1 Begripsbepaling

Financiële belangen: het bezit van en transacties van effecten en onroerend goed en de deelname in bedrijven, die de belangen van de gemeente kunnen raken, voor zover deze in verband staan met de functievervulling en waardoor een onafhankelijke besluitvorming door de medewerker niet mogelijk is.

Artikel 2 Maatschappelijke betrokkenheid

De gemeente Almere waardeert het in algemene zin positief wanneer medewerkers (bestuurlijke) functies vervullen in maatschappelijke organisaties of instellingen. In bijzondere gevallen kan de gemeentesecretaris, op verzoek van de medewerker en in overleg met diens leidinggevende, hiervoor bepaalde faciliteiten verlenen.

Artikel 3 Belangenverstrengeling

De medewerker heeft geen financiële belangen in organisaties als daarbij sprake is of kan zijn van strijdigheid met het belang van de gemeente of van strijdigheid c.q. belangenverstrengeling met de functie die hij of zij binnen de gemeente vervult.

Artikel 4 Meldingsplicht financiële belangen

De medewerker is verplicht financiële belangen te melden en toestemming te vragen bij de concerncontroller, indien:

• er een financiële relatie is tussen de gemeente of de functie van de medewerker en de organisatie waarin de financiële belangen van toepassing zijn, en/of

• er een risico is dat de financiële belangen een goede functievervulling in de weg staan. Aan de toestemming kunnen beperkingen of voorwaarden worden verbonden.

Artikel 5 Meldingsplicht financiële belangen aangewezen functionarissen

Medewerkers met de volgende functies worden geacht te zijn aangesteld in een functie waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van gebruik van koersgevoelige informatie is verbonden en zijn verplicht het hebben van financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt, dan wel financiële belangen door het bezit of de transactie van onroerend goed, te melden:

• gemeentesecretaris

• concerndirecteur

De melding dient plaats te vinden via het daartoe vastgestelde formulier.

De gemeentesecretaris kan bij separaat besluit bepalen dat het bepaalde in dit artikel eveneens van toepassing is op andere medewerkers die integriteitgevoelige functies vervullen.

Artikel 6 Toestemming financiële belangen

Het college beslist op verzoeken om toestemming tot het hebben van financiële belangen van de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris beslist op verzoeken om toestemming tot het hebben van financiële belangen van de concerndirecteur. De concerncontroller beslist op verzoeken om toestemming tot het hebben van financiële belangen van overige medewerkers. Aan de toestemming kunnen beperkingen of voorwaarden worden verbonden. Toestemming of afwijzing wordt gemotiveerd schriftelijk vastgelegd.

Artikel 7 Register

De afdeling HRM houdt een centraal register bij van de geregistreerde financiële belangen.

Document Metadata

Table of Contents

Personeelshandboek

Document Metadata