Meer mobiliteit door een andere manier van plannen, uitvoeren en besturen van werkzaamheden aan het spoor
Toekomstbestendig werken aan het spoor
Meer mobiliteit door een andere manier van plannen, uitvoeren en besturen van werkzaamheden aan het spoor
Plan van Aanpak
Utrecht, 7 november 2017
Versie 1.0
Status: Definitief (baseline) Kenmerk: VT20160001-940663603-1551
HOOFDELEMENTEN TOELICHTING
1. Aanleiding, Doelstelling
2. Programma Aanpak
3. Programma Governance
4. Risico’s en randvoorwaarden
REVISIEGEGEVENS
Versie | Wijzigingen |
V0.1 t/m v0/3 | Initiële interne versies |
V0.4 | Besproken met sector kernteam (21 sept’17) |
V0.5 V0.6 V0.7/0.8 | Commentaar sector kernteam verwerkt; aanpassingen doorgevoerd op basis van verdere uitwerkingen werkpakketten en Exco behandeling ProRail Commentaar lijnmanagement ProRail verwerkt Nieuwe versie na afstemming met I&W en interne klankbordgroep |
V0.9 | Aanscherpingen na kernteam |
V1.0 | Goedkeuring Exco ProRail |
Het Plan van Xxxxxx beschrijft hoe XxxXxxx samen met de sector de productie op een nieuwe manier gaat plannen, uitvoeren en besturen.
De inhoud van het Plan van Xxxxxx is gevoed door zowel de visie ‘ Toekomstbestendig werken aan het spoor’ als ook door het al binnen ProRail lopende initiatief over verbeteren van het planningsproces (masterplanning). De opdrachtbrief vanuit het ministerie aan ProRail is als kader gehanteerd.
Dit Plan van Xxxxxx is tot stand gekomen in nauwe afstemming met interne en externe betrokkenen en I&W. Dit betreft versie 1.0 welke wordt aangeboden aan het ministerie.
2
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
AANLEIDING & DOELSTELLING
REIZIGERSKILOMETERS NEEMT RICHTING 2040 MET 27% TOT 45% TOE GOEDERENVERVOER STIJGT RICHTING 2040 IN TONNEN MET 51% TOT 88% | POTENTIEEL FINANCIEEL BOV TEKORT | De Nederlandse spoorsector staat de komende jaren voor een grote uitdaging. Het treinverkeer groeit en zowel reizigers- als goederenvervoerders vragen om meer en betrouwbare spoorcapaciteit. Er is sprake van een potentieel tekort voor het uitvoeren van beheer, onderhoud en vervanging van het spoor. Tegelijkertijd stijgt de hoeveelheid werk die verricht moet worden om de bestaande infrastructuur op peil te houden. |
SPOORSECTOR KENT ONAANTREKKELIJKE WERKOMSTANDIGHEDEN | MEER DAN 20% STIJGING TREIN VRIJE PERIODES | Zonder een andere werkwijze zorgt dit voor meer hinder voor verladers en reizigers. Daarnaast kunnen de spooraannemers vanwege onregelmatige en onaantrekkelijke werktijden steeds lastiger personeel vinden. |
ProRail werkt hieraan tezamen met de sector
De Visie Toekomst bestendig Werken aan het Spoor is met sector vastgesteld en in opdracht gegeven aan ProRail. Tegelijkertijd werkt XxxXxxx al aan het professionaliseren van het planningsproces. ProRail voegt beide initiatieven samen tot 1 integraal programma waarbij we dus niet van scratch beginnen.
4
Aanleiding
Aanleiding voor een nieuwe visie en werkwijze zijn uitdagingen op het gebied van mobiliteit, werkzaamheden, financiën en werken in de sector
OPDRACHT MINISTERIE
• Werk toe naar toekomstbestendig en efficiënt werken aan de hoofdspoorweginfrastructuur. De opgave betreft een omslag naar een met alle partijen in de sector afgestemde nieuwe werkwijze met zo min mogelijk hinder, die past binnen de beschikbare financiële middelen en waarbij oog is voor een betrouwbaar spoorproduct.
• Het programma heeft tot doel uitwerking te geven aan de visie en de nieuwe werkwijze, die samen met de partijen in de sector is ontwikkeld.
DOEL PROGRAMMA
• Transitie naar een nieuwe werkwijze, stapsgewijs geïmplementeerd, die optimale
balans borgt in ‘de driehoek’:
• Zo min mogelijk hinder veroorzaken voor reizigers en verladers
• Noodzakelijke werkzaamheden voor betrouwbaar en functioneel spoor
• Efficiënt omgaan met beschikbare financiële middelen
RESULTATEN
1. T.b.v. optimale balans van ‘de driehoek’ ontwikkelen, implementeren en borgen we nieuwe werkwijzen m.b.t.
plannen, samenwerken en verdelen. Hiervoor introduceren we o.a.:
• Benodigde middelen, zoals ICT, data, tooling,
• Planmethodieken, normen en kentallen voor duur, kosten en impact van werk, aangepaste contractering strategie
• Kaders, zoals aangepaste regelgeving en incentives in nauwe samenwerking met sector en wetgever
2. Het programma richt zich op het oplossen van het potentiële financiële tekort*
3. Integrale be-/bijsturing voor het plannen, contracteren en uitvoeren van werk aan het spoor (extern en intern). Dit leidt o.a. tot een integraal meerjarig masterplan voor productie.
* 440 miljoen euro tot en met 2028 (dus excl besparingen van LCC maatregelen). Het bedrag is incl BTW, indicatief en
gebaseerd op een eerder ijkmoment. Bedrag kan afwijken van nieuwe uitwerkingen in subsidie aanvraag 2018. 5
Opdracht en doelstelling
Programma werkt aan een balans in ‘de driehoek’ hinder, betrouwbaarheid en betaalbaarheid.
PROGRAMMA AANPAK
Bij de uitrol van de nieuwe werkwijze benaderen we het plannen en capaciteit verdelen integraal over de pakketten Functiehandhaving en Functiewijziging/omgevingswerken. Voor het deel Samenwerken met de markt (contracteren) hanteren we een gefaseerde aanpak. We starten met het pakket Functiehandhaving. Op basis van deze ervaringen wordt onderzocht hoe we de werkwijze kunnen verbreden naar het pakket Functiewijziging/omgevingswerken. Bij de verbreding kijken we naar werkzaamheden die een repeterend karakter hebben en die gecombineerd kunnen worden met Functiehandhavingswerk.
Definitie Functiehandhaving (FH)
Functiehandhaving¹ (FH) refereert aan vervangingen en groot onderhoud om de bestaande spoor infrastructuur in stand te houden
Hierbij is te denken aan:
• Groot Onderhoud
• Bovenbouwvernieuwing, Spoor, Wissels & Overwegbevloeringen
• Kunstwerken, Tunnel Technische Installaties, Bovenleiding, Draagconstructies en Onderstations/voedingsinstallaties
• Programma Vervangen Treinbeveiliging
¹ Het is exclusief klein onderhoud dat onderdeel is van de OPC/PGO Contracten
Definitie Functiewijziging (FW)/Omgevingswerken (OW)
Functiewijziging en omgevingswerken refereren (FW/OW) aan het werk om de spoor infrastructuur te verbeteren dan wel uit te breiden, o.a. op basis van MLT (Logistieke Middel en Lange Termijn vraag), klantvragen en strategie ProRail.
Bij het pakket aan FW/OW is o.a. te denken aan Meerjarenprogramma Geluidsaneringen en programma Toegankelijkheid.
NB: ProRail voorziet dat er altijd werkzaamheden blijven die als special beschouwd moeten worden ivm complexiteit. Voorbeelden hiervan zijn grote stations projecten en unicaten als project Zuid as Dok.
Stapsgewijze implementatie bereikt concrete tussenresultaten bij Netverklaring 2021
Netverklaring 2021 is een belangrijk verandermoment tijdens de stapsgewijze implementatie. Op dat moment:
• Zijn eerste pilots (eerstelingen) uitgevoerd en zijn lessen geleerd
• Wordt nieuwe werkwijze van integraal plannen toegepast waarmee infrabeheerder anders gaat plannen
• Zijn eerste werkpakketten op de markt waarin vernieuwde partnership met aannemers/ingenieursbureaus concreet is vormgegeven
• Is een start gemaakt met verbreding van partnership naar andersoortig werk
• Verdelen we de capaciteit voor beheer in lijn met de visie waardoor we op een andere manier afstemmen met vervoerders
7
Programma Aanpak
Bij de implementatie strategie houden we rekening met karakteristiek en risicoprofiel van de
werkzaamheden aan het spoor
1. Voorkant
Doorontwikkelen van integraal verzamelen gewenste werkzaamheden: voorkant MLT, harden van klantvragen (en omgaan met onzekerheid), maar ook data integraal (FW, FH, OW, etc) gereed t.b.v. modelleren
2. Plannen
Ontwikkelen toekomstbestendige planmethodiek: integraal kunnen selecteren en prioriteren van werk. Financiële middelen door meerjarige benadering anders besteden, zodat er een evenwichtige balans komt tussen betrouwbaarheid en hinder. Optimaliseren werkpakket
3. Samenwerken
Ontwikkelen toekomstbestendig samenwerken met de markt: Het naar voren halen van aanbesteden, zodat uitvoerende partij intensief betrokken is en betere kwaliteit kan garanderen. Meer focus op de uitvoering tijdens planuitwerking, vanwege impact op hinder. Productiviteit is een belangrijk speerpunt
4. Verdelen
Ontwikkelen toekomstbestendig proces van Verdelen: Gestandaardiseerd hinder beleid en maakbaarheidsregels geven sturing.
5. Proces
Uitvoeren en optimaliseren van huidige integrale proces van plannen, productie en - governance, toepassen nieuwe instrumenten, sturen op benefits, bijsturing. Stapsgewijs verbeteren van het integrale proces aan de hand van plateauplanning
Veranderingen binnen deze thema’s worden duurzaam geborgd door o.a.:
• Change management: actief change management programma dat is verankerd binnen de thema’s
• Opbouwen van nieuwe kennis en innovatiekracht
• Implementeren van incentives en prikkels: Ketenpartners en I&W zullen hierbij betrokken worden
8
Programma Aanpak
Essentie van de verandering nader verdiept naar 5 strategische thema’s; deze worden vertaald naar
logische werkpakketten
Innovaties dringen de benodigde tijd per kader voor
werkplekbeveiliging terug1
Innovaties kunnen tijdswinst opleveren; dit kan gebruikt worden om kosten en/of hinder te reduceren
Huidige situatie
~ 60 - 180 minuten
Beveiligen
Beveiliging opheffen
Inkorten kader kan tot minder uitvoeringskosten en alternatieve vervoerskosten leiden
Netto werktijd |
Inkorten kader vermindert aantal geraakte reizigers en goederentreinen
Hinderreductie door buitendienststelling in
9
Na innovatie
~ 15 - 30 minuten
Beveiligen
Beveiliging opheffen
1. Werkzonebeveiliging
’19-’25
Uitrol brede randstad
2. Af- en inschakelen
‘17
Landelijke uitrol
3. Sneller aarden
’17 Pilot,
uitrol n.t.b.
Innovaties
Netto werktijd |
De doorontwikkeling van werkplekbeveiliging gebeurt vanuit reguliere proces. Behalve op innovaties (middelen) wordt gericht op Regelgeving, Bewustwording en opvolging van de aanbevelingen van Antea Group (onderzoek proportionaliteit veiligheidskader van dit voorjaar) | |||
Onderwerp | Xxxxx | Xxxx geborgd | |
Integraal toepassen afschalingsprincipes | Bij het afschalen niet alleen naar veiligheid kijken, maar ook naar belangen van stakeholders | Lijn, verbinding naar dit PVA: thema Plannen | |
Xxxxxx eerder opheffen BTD | Onderzoeken of dit ook meerwaarde heeft voor de vervoerders | Lijn, link naar thema Incentives | |
Afschalings mogelijkheden die VVW heeft beter benutten | - Werkwijze van pilots landelijk toepasbaar maken - Inrichten extra werklijn 24/7 - Onderzoeken mogelijkheden PGO | Lijn, verbinding naar thema Plannen en Samenwerken | |
Integraal beoordelen veiligheid | Bij veiligheidsbeoordeling niet alleen naar aanrijdgevaar kijken , maar ook naar andere velden van veiligheid, zoals ARBO, externe veiligheid, etc. | Geborgd in bestaande werkwijze van veiligheids- functionarissen | |
Maak gebruik van richtlijnen t.a.v. afschalen | Brancherichtlijnen opstellen door railAlert, nl: BT, BD in periodes, BG-LM | RailAlert | |
Mensen opleiden | - Trainen veiligheidsfunctionarissen ten aanzien van afschalen via opleidings-/certificeringsprogramma Railcenter - Instrueren VL-medewerkers via MVV | Raillcenter ProRail VL | |
periodes
• Uitvoerend personeel hoeft minder lang te worden ingehuurd
• Duur verbusdienst neemt af
• Reguliere treindienst kan later onderbroken of eerder hervat
worden
• De tijdswinst kan ook gebruikt worden om het werk stil te leggen en goederentreinen door te laten.
Programma Aanpak – samenhang met werkplekbeveiliging
Binnen de thema’s maken we expliciet gebruik van ontwikkelingen die vanuit de lijn getrokken
worden op gebied van werkplekbeveiliging en proportionaliteit van VH regelgeving
Aanleiding en het beoogde resultaat
Aanleiding voor een nieuwe visie en werkwijze zijn uitdagingen op het gebied van mobiliteit, werkzaamheden, financiën en werken in de sector. Het programma heeft als doelstelling de “Netverklaring 2021” als start punt te hanteren voor stapsgewijze transitie naar de nieuwe werkwijze .
Aanpak
Mijlpalenplanning
Vertaling naar werkpakketten
Om doelen te bereiken is de essentie van de verandering vertaald naar 5 strategische
thema’s; deze worden vertaald naar logische werkpakketten
Met de mijlpalenplanning wordt het pad geschetst met kritische mijlpalen voor het realiseren van de doelen. Per jaar zijn voor de strategische thema’s de belangrijkste mijlpalen geformuleerd.
De werkpakketbeschrijving geeft op detailniveau de activiteiten per werkpakket aan en vormt de basis waarop het programma team stuurt op voortgang en resultaten. Op dit niveau
worden risico’s geduid als ook uitgangspunten en randvoorwaarden.
10
Programma Aanpak
De programma aanpak is gebaseerd op een cascadering van de beoogde resultaten naar een
operationele detailplanning per deelproject
Voorbeeld
Hoogte en
aandachtspunten
Beschrijving van hoogtepunten en aandachtspunten vanuit projectleiding
Voorbeeld
Resultaten
De rapportage van resultaten geeft inzicht in bereikte resultaten in pilots en in de reguliere planproducten. Een dashboard wordt ontwikkeld op basis waarvan gemonitord wordt of de programmadoelen en resultaten gehaald worden. De resultaten hebben invloed op indicatoren als BOV-kosten, Xxxxxxxxxxx als gevolg van geplande werkzaamheden en Betrouwbaarheid /functionaliteit
Voorbeeld
Programma-voortgang met mijlpalen status per thema
Voorbeeld
Thema voortgang met status per werkpakket
Voorbeeld
Project-voortgang met gedetailleerde status per mijlpaal
De programma-voortgang wordt transparant gemaakt met behulp van een tabel waarin de
status van de mijlpalen van de verschillende thema’s getoond wordt.
De voortgang per thema wordt gerapporteerd middels een status-overzicht van onderliggende (deel)project(en), inclusief toelichting op status en waar nodig hulpvragen
x.x. xxxxxxxxx besluiten aan de stuurgroep en/of kerngroep.
De project-voortgang geeft per deelproject de voortgang weer ten opzichte van de detailplanning en is voorzien van een tekstuele toelichting op de overall project- voortgang en risico’s
Noot
ProRail wil transparant rapporteren. Per (stuur)overleg wordt bepaald welke rapportage relevant is. 11
Programma Aanpak
Rapportagestructuur in de praktijk: rapportage beschrijft op een transparante wijze de voortgang op de
beoogde resultaten en is gebaseerd op verschillende detailniveau’s
2017
2018
2019
2020
’21-25
’26-30
Plannen Aanbieden aan markt en Samenwerken
Leren
en verbeteren Verdelen
‘20
Programma evaluatie
‘Ver vooruit’
Werk Uitvoeren (1-5 jr)
Verdelen
‘21
eren
Aanbieden aan markt en Samenwerken
Plannen
Leren
en verbet
Werk Uitvoeren (1-2 jr)
Aanbieden aan markt en Samenwerken
Plannen
Doorontwikkelen
Ontwikkelen
Nederland
’25-’29
Nederland
’21-’25 Pilot
Gebiedspilot
Lijnpilot
Werk Uitvoeren (1 jr)
Uitgangspunten:
• Eerste pilots uitvoeren met laag complex werk en verdeeld over het land (verschillende karakteristiek: randstad, regio, goederen
• Geleerde lessen van pilot maximaal incorporeren
• Releasemanagement voor bredere uitrol verbeteringen
Ontwikkelen
Incrementeel verbeteren en optimaliseren van integrale planproces
Transitie
Voordat de volledige transitie is gerealiseerd, hebben de pilots de mogelijkheid gecreëerd om verbeteringen te exploreren intern ProRail en met de sector. Schematisch laten we zien dat met betrekking tot ‘ver vooruit’ en ‘voorspelbaar’ zijn een tijdsperiode nodig is om dit doel met elkaar te bereiken. Vanaf 2021 kan de landelijke planning ‘ver vooruit’ -5 jaar voor uitvoering met de sector worden gedeeld. Ontwikkelstrategie is kort cyclisch ontwikkelen en toepassen.
Belangrijke randvoorwaarde voor de snelheid van de uitrol is dat regelgeving wordt aangepast. I&W is hiervoor nodig. 12
Programma Aanpak
Aan de hand van ervaringen opgedaan in de pilots zullen veranderingen gefaseerd worden ingevoerd.
Tegelijkertijd verbeteren we incrementeel vanuit onze reguliere business
0000 0000 0000 0000 e.v.
1. Voorkant
• Logistiek plan MLT met NSR op hoofdcorridors
• Opbouwen quickscan toetsen in MLT
• Analyse missende data pilotgebied
• Data (FH, FW, OW) voor pilotgebied op orde
• Uitbreiding Logistiek plan MLT met NSR op alle corridors en overige vervoerders
• Data overdracht gewenst toekomstig infragebruik tbv FH-bepaling vanuit MLT
• Input Stations landelijk
• Data volledig kwantitatief (wat, wanneer, risico, waarde)
• Continue verbeteren en uitbouwen
• Positionering ProRail als regisseur
2. Toekomstvast Plannen
• Concept planmethodiek met principes, kentallen, normen, etc
• Concept integraal model (incl tooling) tbv modeleren scenario’s (incl. meta tijd/ruimte voor beheer)
• Pilot voorbereid
3. Toekomstvast samenwerken in
sector
• Consulteren en informeren in te zetten beweging. Intentieverklaring met Aannemers
• Eerste contouren gunningsmodel
• Selectie pilot werkzaamheden
• Mogelijkheden bruto/netto werktijd bekend
• Vaststellen planmethodiek pilot incl model
• Uitvoeren lijnpilot
• Monitoren en bijsturing van de pilots
• Doorontwikkelen planmethodiek (grof naar
fijn) incl. pilot beslisscenario’s
• Omgaan met onzekerheid kwantitatief
• Juridisch kader helder
• Start aanbesteding eerste Pilots
• Evalueren: resultaten pilot bekend
• Tweede set pilot werkzaamheden selecteren
• Implementatiestrategie
• Uitvoeren geografisch en landelijke pilot
• Integraal planproces
• meerjarig vooruit
• balans over hinder, kosten en betrouwbaarheid
• Simulatietool met onderliggende business rules en kentallen
• Voorkant/data op orde
• Governance structuur
• Eerste werkpakketten op de markt waarin partnership concreet is vormgegeven
Belangrijk verandermoment tijdens stapsgewijze implementatie is Netverklaring 2021
• Monitoren en operationele bijsturing van de pilots
• Doorontwikkelen planmethodiek
• Methodiek beslis scenario’s vastgesteld en
geïmplementeerd
• Nader uitwerken
4. Toekomstvast capaciteit verdelen
• Analyse noodzaak wetswijzigingen uitgevoerd • ‘Verdelen’ en ‘invullen werk-capaciteit’ in pilot• Implementeren wetswijziging
• Kritische legal resources geborgd
• Verwachtingen I&W helder
• Conceptuele verkenning bruto aftrek
• Afspraken pilot
• Impact implementatie ‘annex 7 vii’
5. Uitvoeren en
ontwikkelen integraal proces
• Integraal proces v1.0 (plateau x)
• Proceseigenaren benoemd
• Optimalisaties ‘20 doorgevoerd
• Concept Masterplan ‘20
• Releasemanagement geïmplementeerd
• Ontwikkelbehoeften gespecificeerd
• Terugkoppelingen sector en herzieningen opgesteld
• Juridische afspraken gebiedspilot
• Besluit wetswijziging
• Planproduct Masterplan ’20 verdeeld en
aanbesteed
• Nieuwe producten geaccepteerd en toegepast (in pilot)
• Integraal proces v2.0 (plateau y)
• Masterplan’21
• Bredere uitrol bewezen successen
• Integraal proces v3.0 (plateau z)
• Masterplan’22
Continu voortzetten ontwikkeling
Noot
Thema’s hebben stevige onderlinge afhankelijkheden; deze worden actief gemanaged
Planning is indicatief en wordt nader uitgewerkt
13
Mijlpalen Planning
Aan de hand van de thema’s wordt er over meerdere jaren toegewerkt naar het uitrollen van
de nieuwe werkwijze in de spoor sector
• Logistiek plan MLT met NSR op hoofdcorridors • Opbouwen quickscan toetsen in MLT • Analyse missende data pilotgebied incl MIRT • Opdrachtverstrekking missende data gereed maken • Waarde van nieuwe assets is bekend | • Data integraal (FH, FW, OW, etc.) gereed voor pilots • Voorstel: data actie NL: hoe data op orde krijgen op schaal NL • Start realisatie data actie NL | • realisatie data actie NL | |
• Voorstel pilotgebieden (tbv plannen en uitvoeren optimale werkpakket) • Beslissen pilots in SG B&V. GO in SG + kerngroep • Opdrachtverstrekking planmethodiek met principes, kentallen, normen, etc en model met tooling • Concept planmethodiek | • Vaststellen planmethodiek met principes, kentallen, normen, etc • Format voor scenario’s tbv eff. besluitvorming driehoek • Integraal planmodel (incl tooling) gereed tbv modelleren scenario’s) • Uitvoeren pilot | • Evaluatie pilot (incl gevoeligheidsanalyse/instelnivo’s) • Xxxxxxxxx maken lessen met pilot Samenwerken • Quick wins implementeren • Doorontwikkelde planmethodieken & tooling | |
• Voorstel pilot gebieden (werk ontkoppeld van TVP-en) • Beslissen pilots in SG B&V. GO in SG + kerngroep • Definieren min. klanteis/hinderformule (tbv treindienst tijdens werk)/afstemmen kernteam • Marktbenaderingswijze afgestemd met markt • Contracteringsaanpak pilot gereed incl criteria | • Aanbesteding pilots (randstad, regio, goederen) | • Aanb. resultaten (en potentiele baten) en lessen bekend • Xxxxxxxxx xxxxx, Marktbenaderingswijze en gunningsmodel • Organiseren platform aannemers IB’s • Definiëren maatgevend • Gebruik maken van ontwikkelde business rules t.b.v. regels samenstellen werkpakket (techniek of geografie enz..) | |
• Analyse noodzaak tot wetswijziging uitgevoerd • Kritische legal resources geborgd • Verwachtingen I&W helder: aanpak gereed om knelpunten op te lossen • Conceptuele verkenning bruto aftrek • Afspraken pilot (irt Samenwerken) | • Definiëren aanpassingen in wet-regelgeving , mede obv ervaringen pilots | • Definiëren aanpassingen in wet-regelgeving • Afspraken over implementatie van de aanpassingen | |
• Integraal proces v1.0 (plateau x) • Proceseigenaren benoemd • Optimalisaties ‘20 doorgevoerd • Concept Masterplan ‘20 • Releasemanagement geïmplementeerd • Ontwikkelbehoeften gespecificeerd | Integraal proces met volgende optimalisaties • Het integraal planningsproces is een ProRail ketenproces dat één Masterplan oplevert met alle assetbewerkingen • Het Masterplan beoogt een integrale afweging van Vervoersvragen (logistieke vragen), FH, Omgevingsvragen zonder logistieke component en Stations vragen • Het Masterplan omvat een realistische plancapaciteit (80% vast, 20% regelruimte) • De Masterboard (IOO, directeuren AM, VenD, Projecten) besluit jaarlijks over het Masterplan • Alle klantvragen komen aan de voorkant binnen • Enkel geharde klantvragen worden meegenomen in het planningsproces • De data uit de Rolling Forecasts worden landelijk optelbaar gemaakt. • Een Landelijke Maakbaarheidstoets (o.b.v. de rolling Forecasts) • Scenario’s o.b.v. Euro’s, TVP’s en betrouwbaarheid | ||
Q4-2017 Q1-2018 Q2-2018
1. Voorkant
2. Toekomstvast
Plannen
3. Toekomstvast samenwerken in
sector
4. Toekomstvast capaciteit verdelen
5. Uitvoeren en ontwikkelen
integraal proces
• … • …
14
Planning 6-9 maanden
Meer detail: Integrale planning komende 6-9 maanden
PROGRAMMA GOVERNANCE
Bestaand uit
A. Relatie opdrachtgever (I&W) – opdrachtnemer (ProRail)
B. Programmabesturing – intern ProRail
C. Programmabesturing extern – monitoring en besluitvorming
Concept Versie
Relatie opdrachtgever
I&W is formeel opdrachtgever voor het programma. Verantwoording vindt plaats onder de concessie. Het overleg tussen ProRail en I&W vindt plaats op een drietal niveaus.
Op directieniveau wordt het reguliere overleg tussen I&W en ProRail als platform gebruikt om voortgang te bespreken en om resultaten te monitoren.
I&W zal op frequente basis deelnemen aan de stuurgroep om mede sturing te geven aan het programma.
Daarnaast zal ook op het niveau van programma uitvoering zal een frequent overleg plaats vinden tussen de programmaleiding en I&W.
Directie
ProRail | I&W | |
Stuurgroep | ||
ProRail | I&W | |
Programmaleiding | I&W | |
16
Programma Governance
A. Relatie opdrachtgever (I&W) – opdrachtnemer (ProRail)
Programma uitvoering
Klankgroep ProRail
1. Voorkant, 2. Plannen, 3. Samenwerken,
4. Verdelen, 5. Proces
Intern ProRail
Het programma valt onder de volledige verantwoordelijkheid van ProRail. De gewenste wijze van besturen verloopt via een stuurgroep die verantwoording aflegt aan de Exco van ProRail. I&W zal op frequente basis deelnemen aan de stuurgroep om mede sturing te geven aan het programma.
Verder zal een klankboard groep voor advies en een kritische interne blik zorgen.
Het proces voor het verder concretiseren van de interne programmasturing incl benoemingen en relaties naar lijnorganisatie loopt nog.
Stuurgroep
Programmaleiding
I&W
ProRail
Exco ProRail
17
Programma Governance
B. Programmabesturing – intern ProRail
Concept Versie
Extern Sector
De sector betrokkenheid is een belangrijk basis element voor een succesvol programma. De visie en nieuwe werkwijze is een sector aangelegenheid en daarvoor is de Kerngroep het aanspreekpunt. Op frequente basis wordt de achterban meegenomen ter informatie en/of besluitvorming. Over het algemeen kunnen daar bestaande tafels voor worden gebruikt.
Sector afgevaardigden spelen een actieve rol in de deelprojecten, zodat sector kennis wordt meegenomen en belangen worden behartigd. Voor een kritische externe blik op verschillende niveaus worden externe deskundigen ingeschakeld.
I&W neemt vanuit haar rol deel aan de kerngroep.
Directie
Sector¹
Stuurgroep
Kerngroep
Sector Afgevaardigden
Programma uitvoering
Externe Deskundigen
Programmaleiding
ProRail
Exco ProRail
I&W
¹ Zie volgende slides voor verdere details over sector samenwerking 18
Programma Governance
C. Programmabesturing extern – monitoring en besluitvorming
Organisatie
ROL
OVERLEG
FREQUENTIE
DEELNEMERS
DOEL
A
Opdrachtgever/opdrachtnemer overleg Bespreken van
algemene voortgang van het programma inclusief baten.
Regulier overleg I&W en ProRail
regulier
regulier
Sturing op voortgang en baten van het programma (beknopt)
Stuurgroep overleg verantwoordelijk voor het aansturen van het programma. De stuurgroep legt verantwoording over het programma af aan de Directie van ProRail. I&W zal op frequente basis deelnemen aan het overleg.
Stuurgroep
maandelijks
Stuurgroep/ Programma Management
Aansturing programma. Besluitvorming op inhoud, risico’s, randvoorwaarden en middelen.
B
Programma overleg bespreekt van de dagelijkse operatie van het programma. Op frequente basis zal I&W deelnemen aan dit overleg.
Programma team overleg
Deelproject werkgroep wordt ingezet binnen de deelprojecten om inhoudelijk bij te dragen aan de eind producten
Werkgroep
Wekelijks
wordt per deelproject geïnitieerd
Programma Management en teamleden
Deelprojectteam / Sector afgevaardigden
Dagelijkse be/bijsturing van het programma
Voortgang realiseren op de eindproducten. De mijlpijlen behalen
Sector Kerngroep geeft sector advies, borgt inhoudelijke kennis, draagt bij aan wegnemen van escalaties bij de achterban. Zorgt voor afstemming onderling en sponsort actief het programma, Xxxxxxx besluitvorming voor in de reguliere gremia en zorgt voor draagvlak. Is actief betrokken bij het opstarten van projecten (scope, doelstelling, etc.)
Kerngroep Toekomstbestendig werken aan Xxxxx
C
Externe deskundigen bespreekt externe opties/afwegingen en geeft advies. Zorgt voor een kritische blik
Extern Klankboard overleg
Sector hei-sessie bespreekt de programma product ontwikkelingen en geeft inhoudelijke toelichting
Hei-sessie
Elke maand Vanaf 2018 lagere frequentie)
Ad Hoc
Ad Hoc
Kerngroepleden/ Deelprojectleiders op afroep
Extern Deskundigen / Programma Management
Deelprojectteam / Sector afgevaardigden
Sturing op de inhoud van het programma en de deelprojecten. Bespreken specifieke sector risico’s en uitdagingen. Bewaakt sector benefits.
Richting geven aan het programma en de deelprojecten met een extern perspectief
Zorgen voor afstemming op de gewenste
verandering en nieuwe werkwijze
19
Programma Governance
Overlegstructuur
RISICO’S en RANDVOORWAARDEN
Risico | Omschrijving | Kans | Impact | Mitigerende maatregel | Status |
Tempo vs draagvlak | Het doel is qua tempo zeer uitdagend. Tegelijkertijd is de omvang van de transitie dermate groot dat het creëren van draagvlak essentieel is. Dit laatste kost tijd en staat op gespannen voet met het tempo. | Hoog | Hoog | • Sturen op zorgvuldigheid. Het creëren van duurzaam draagvlak staat centraal. Tegelijkertijd sturen we op het programmadoel. We kiezen voor een aanpak waarbij we incrementeel verbeteren en pilotteren. | |
Veranderend vermogen operatie | Er komen veel veranderingen af op uitvoerend personeel. Risico is dat dit niet behapbaar is en dat implementatie van verbeteringen niet goed verloopt | Midden | Midden | • Actief veranderprogramma (change management) • Implementatie van (keten) releasemanagement t.b.v. ordentelijk implementeren. | |
Sturen op Benefits over 3 assen | Het is nieuw in sector dat we balans zoeken op 3 bollen. Soms betekent dit voor een partij om een concessie doen voor een ander om zelf iets anders ‘ terug’ te krijgen | Hoog | Hoog | • Leiderschap naar eigen achterban intern en extern) • Actief veranderprogramma (change management) • Duidelijk opdrachtgeverschap naar zowel intern als extern personeel met duidelijke ‘ Why’ | |
Samenwerken in de markt | Een dergelijk grote change geeft mogelijk onrust ; dit kan tot uiting komen in niet gedragen gunningsmodellen, rechtzaken, etc.) | Hoog | Hoog | • Risico expliciet benoemen in af te spreken platform met aannemers • Interventies door gesprek tussen ProRail, I&W en de markt op directieniveau | |
Afleiding | Er kunnen zich risico’s optreden die afleiden van de change die we willen bereiken (bijvoorbeeld de huidige marktspanning) | Midden | Hoog | • Ontwikkelstrategie: samen met keten ontwikkelen en incrementeel verbeteren • Actief managen met stuurgroep | |
Randvoorwaarden | Wie |
Voldoende (geschikte) resources (budget/bemensing) beschikbaar binnen ProRail om deze transitie vorm te geven en/of te implementeren | Stuurgroep ProRail |
Voldoende participatie / deelname externe partijen aan pilots. | Kernteam |
Aangepaste regelgeving (o.a. AMvB capaciteitsverdeling Spoor) is noodzakelijke voorwaarde voor mogelijk maken van stapsgewijze implementatie | I&W |
Noot
Risicomanagement en het definiëren van randvoorwaarden is een continu proces. Bovengenoemde risico’s en randvoorwaarden zullen frequent geactualiseerd worden.
21
Risico’s en randvoorwaarden
Vertegenwoordigers van ProRail en sector hebben eerste risico’s en randvoorwaarden geïdentificeerd