Provincieraadsbesluit
departement Logistiek dienst Patrimonium
dossiernummer:
1602497
Provincieraadsbesluit
betreft GENT - CAMPUS HENLEYKAAI
Design & buildopdracht van de sport- en klasruimte: vastleggen gunningsvoorwaarden (leidraad, referentiekader en overeenkomsten)
verslaggever Xxxxx Xxxxxx
1. Feitelijke en juridische gronden
Artikel 42 en 43 § 2, 11° van het Provinciedecreet.
Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.
Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.
2. Motivering
In zitting van 25 februari 2016 van de deputatie (Nano 1601080) werd principieel akkoord gegeven aan de uitwerking van een dossier voor de bouw van sport- en klasruimte op de campus Henleykaai en voor de samenwerking met PVM.
In zitting van 23 maart 2016 ging de provincieraad (Nano 1601351) akkoord met de uitbreiding van de samenwerking met PMV voor procesbegeleiding bij realisatie van de bouw.
In zitting van 23 maart 2016 ging de provincieraad (Nano 1601372) akkoord met de voorwaarden van de design- en buildopdracht voor de bouw van de sport- en klasruimte, vervat in de selectieleidraad, de oproep tot kandidaatstelling en de businesscase.
Het ontwerp dat nu voorligt omvat het volgende:
Deel A: gunningsleidraad met bijlagen: omschrijving van de procedure en de regels die gelden tot en met de contractsluiting inclusief de wijze waarop de offertes moeten worden ingediend;
Deel B: referentiekader met concrete technische gegevens van het project; bouwkundige en technische specificaties van het project met programma
3411072000
xxx xxxxx, oppervlaktebehoefte, de stedenbouwkundige situatie met masterplan, sonderingsverslag, plannen van de bestaande toestand, invuldocumenten,…
Deel C: de contractuele documenten: ontwerp promotieovereenkomst en ontwerp onderhoudsovereenkomst bij gunning van de opdracht af te sluiten.
DEEL A GUNNINGSLEIDRAAD
Project en opdracht
De opdracht omvat een design & build-formule die zal bestaan uit:
het ontwerpen, het bouwen en het financieren tijdens de Bouwfase van een sporthal met een cafetaria (voor polyvalent gebruik) en andere ondersteunende ruimten zoals vermeld in het programma van eisen, met inbegrip van het realiseren van een (voetgangers)verbinding tussen de bestaande sporthal op de site en de te realiseren sporthal. De sportinfrastructuur moet onafhankelijk van de schoolinfrastructuur kunnen gebruikt worden;
de afbraak van 10 bestaande noodklassen die zich situeren in blok A, met inbegrip van het isoleren en weerbestendig afwerken van de vrijgekomen buitenschil;
het ontwerpen, het bouwen en het financieren tijdens de bouwfase van 13 klaslokalen ten behoeve van het provinciaal onderwijs;
het onderhouden van de technische installaties van de nieuwe sporthal en de nieuwe klaslokalen (HVAC, sanitair, elektriciteit, desgevallend lift(en)) gedurende een periode van minstens 2 jaar vanaf de voorlopige oplevering tot definitieve oplevering;
de herinrichting van een openluchtparking: optimalisatie van parkingcapaciteit zodat de huidige parkeercapaciteit behouden blijft in het nieuwe concept;
aanpak buitenruimtes met zones voor buitenactiviteiten, groenzones in functie van inplanting nieuwbouw. De bestaande oppervlaktes speelplaats moeten minimaal gelijk blijven. Heraanleg van het terrein na de werkzaamheden.
verbouwen van de bestaande ondergrondse ruimtes onder blok A tot o.a. een polyvalente ruimte voor sportaccommodatie (in de voormalige ruimte van de stookolietanks);
verhogen van de leesbaarheid van de site door (onder meer) de optimalisatie van circulatieassen met inbegrip van creatie van één hoofdtoegang voor de provinciale scholen;
overdekte en veilige fietsenbergingen in functie van inplanting nieuwbouw.
Minimale eisen
Minimale eisen zijn bindend voor het verder verloop van de gunningsprocedure en de uitvoering van de Opdracht:
de plafondprijs: deze bedraagt 6.320.755 euro, excl. btw;
de minimaal gestelde energie-eisen moeten gehaald worden: voldoen aan de basiseisen EPB (datum vergunningsaanvraag); verplicht gebruik van hernieuwbare energie conform wetgeving; volgende waarden zoals weergegeven in onderstaande tabel:
sportzaal | klassen, cafetaria, kleedruimtes | |
laagenergie | laagenergie | |
Netto-energiebehoefte verwarming | < 30 kWh/m² | < 30 kWh/m² |
Overschrijdingsuren oververhitting | > 25° minder dan 5% | > 25° minder dan 5% |
Luchtdichtheidseis (n50- waarde) | 4 | 1.5 |
E-peil | (niet berekenbaar in EPB- software o.w.v. specifieke bestemming – ook geen eis) | E40 |
de uitvoeringstermijn voor de Voorlopige Oplevering:
van de deelopdracht Sporthal uiterlijk 31 mei 2018 wordt voorzien; en van het overig deel van de Opdracht wordt uiterlijk 31 december 2018
voorzien;
in de veronderstelling dat het aanvangsbevel gegeven wordt uiterlijk op 21 april 2017.
Beoordelingscriteria
Gunningscriteria | Max. te behalen punten | ||
1. | Financieel criterium | 50 | |
2. | Technisch kwaliteitscriterium | 20 | |
2.1 | Energie | ||
2.2 | Technieken | ||
2.3 | Duurzaamheid | ||
2.4 | Materialisatie | ||
3. | Architecturaal kwaliteitscriterium | 15 | |
3.1 | Architectuur | ||
3.2 | Ruimtelijke inpassing | ||
4. | Functionele kwaliteitscriterium | 10 | |
4.1 | Relaties, leesbaarheid, logica, visibiliteit | ||
4.2 | Veranderingsgericht bouwen | ||
4.3 | Omgevingsaanleg, toegankelijkheid, toegang en mobiliteit | ||
5. | Plan van aanpak | 5 | |
Totaal | 100 | ||
Een deelnemer moet, op straffe van onregelmatigheid, in elke fase van de beoordeling van de offerte 50 % behalen op de kwaliteitscriteria 3.
De score voor elk subcriterium zal aan de hand van volgende schaal worden toegekend:
Beoordeling | Beschrijving | Score |
Zeer slecht | De Offerte scoort zeer slecht op het subcriterium in het licht van de projectvereisten | 0 % |
Slecht | De Offerte scoort slecht op het subcriterium in het licht van de projectvereisten | 25 % |
Voldoende | De Offerte scoort voldoende op het subcriterium in het licht van de projectvereisten | 50 % |
Goed | De Offerte scoort goed op het subcriterium in het licht van de projectvereisten | 75 % |
Uitstekend | De Offerte scoort uitstekend op het subcriterium in het licht van de projectvereisten | 100 % |
Het financieel criterium staat maximum op 50 punten en zal beoordeeld worden aan de hand van volgende formule:
Y = X * L/Z
waarbij de Deelnemer met de laagste totale inschrijvingsprijs het maximum van de punten krijgt. De andere krijgen een score in verhouding met hun afwijking
t.o.v. de laagste.
Y = score die wordt berekend voor totale inschrijvingsprijs Z;
X = weging die wordt toegekend aan criterium prijs (in dit geval 50);
L = totale inschrijvingsprijs van de deelnemer met de laagste Totale inschrijvingsprijs;
Z = totale inschrijvingsprijs van de deelnemer waarvoor de score berekend
wordt.
Betaling
De opdrachtnemer zal bij voorlopige oplevering en bij definitieve oplevering een betaling ontvangen voor de prijs voor de totale bouwkost (exclusief btw) voor de realisatie van de design & build opdracht van de sport- en klasruimte volgens de hierna bepaalde modaliteiten:
• 47,5% wordt gefactureerd op de datum van de voorlopige oplevering van de deelopdracht Sporthal;
• 47,5% wordt gefactureerd op de datum van de voorlopige oplevering van het overig deel van de opdracht;
• 5% wordt gefactureerd op de datum van de definitieve oplevering.
Rekenvergoeding
Ieder van de deelnemers, die één of meerdere offertes (desgevallend BAFO (Best And Final Offer)) heeft opgesteld en die als volledig en als regelmatig werd bevonden, ontvangt een rekenvergoeding van 15.000 euro (excl. btw) als forfaitaire compensatie voor de kosten
Er wordt geen rekenvergoeding toegekend aan de deelnemer aan wie de opdracht gegund wordt
Promotie en onderhoudsovereenkomst
De gekozen deelnemer zal met de opdrachtgever een promotie- en een onderhoudsovereenkomst sluiten. De promotieovereenkomst bevat de bepalingen aangaande het ontwerpen, het bouwen en het financieren tijdens de bouwfase van het project.
Daarnaast zal er een onderhoudsovereenkomst van minstens 2 jaar vanaf de voorlopige oplevering tot de definitieve oplevering voor de technische installaties van de gerealiseerde sport- en klasruimte worden afgesloten. Een onderhoudsvergoeding zal betaald worden door de opdrachtgever overeenkomstig de bepalingen van de onderhoudsovereenkomst.
Stedenbouwkundige situatie en Projectvergunningen
Informatie over de stedenbouwkundige situatie en het masterplan is opgenomen onder Deel B van het Bestek.
De aanbestedende overheid zal voor het gehele project de aanvragen voor de stedenbouwkundige- en milieuvergunning of desgevallend de omgevingsvergunning indienen op basis van het ontwerp van de opdrachtnemer en dit na afsluiting van de promotieovereenkomst.
De opdrachtnemer dient evenwel de aanvraagdossiers voor de stedenbouwkundige- en milieuvergunning of desgevallend de omgevingsvergunning op naam van de aanbestedende overheid voor te bereiden van zodra de deelnemer tot voorkeursbieder wordt aangeduid.
DEEL B REFERENTIEKADER
Het referentiekader omvat volgende bijgevoegde documenten en bijlagen;
Technische bepalingen met programma der eisen a Invuldocumenten;
Bijlage a1 Samenvattende meetstaat
Bijlage a2 Basisformulier materialen en duurzaamheid Bijlage a3 Verklaring inzake volledigheid en conformiteit
Bijlage a4 Veiligheidscoördinatie en overeenkomst coördinator veiligheid Bijlage a5 meetstaat prijzen grondverzet
b Infodocumenten
Bijlage b1 Sonderingsverslag Bijlage b2 Asbestinventaris Bijlage b3 Masterplan
Bijlage b4 Mobiliteitstoets Bijlage b5 Programma der eisen
Bijlage b6 Blokschema elektriciteit Bijlage b7 Nutsvoorzieningen
Bijlage b8 Datakasten provinciebestuur Bijlage b9 Onderwijsvisie scholen Henleykaai c Plannen bestaande toestand
d Inhoud post interventiedossier
DEEL C CONTRACTDOCUMENTEN
De Promotieovereenkomst Voorlopige oplevering
Een afzonderlijke voorlopige oplevering wordt voorgeschreven voor de deelopdracht Sporthal uiterlijk 31 mei 2018;
voor het overige deel van de opdracht uiterlijk 31 december 2018.
Wettelijk toegestane termijnverlengingen, wegens overmacht, e.d., kunnen enkel worden toegekend na goedkeuring door de opdrachtgever bij “onvoorzienbare omstandigheden” zoals bepaald in artikel 56 van het KB van 14 januari 2013.
Schadevergoeding
Indien de deelopdracht Sporthal niet binnen de hierboven overeengekomen termijn is afgewerkt en in staat van voorlopige oplevering is, wordt van rechtswege een forfaitaire schadevergoeding gevorderd, begroot als volgt:
week 1 t.e.m. week 3: een bedrag gelijk aan 1.000 euro per kalenderdag vertraging;
week 4 t.e.m. week 6: een bedrag gelijk aan 1.500 euro per kalenderdag vertraging;
vanaf week 7: een bedrag gelijk aan 2.500 euro per kalenderdag vertraging.
Indien het overig deel van de opdracht niet binnen de hierboven overeengekomen termijnen is afgewerkt en in staat van voorlopige oplevering is, wordt van rechtswege en een forfaitaire schadevergoeding gevorderd, begroot als volgt:
week 1 t.e.m. week 3: een bedrag gelijk aan 500 euro per kalenderdag vertraging;
week 4 t.e.m. week 6: een bedrag gelijk aan 750 euro per kalenderdag vertraging;
vanaf week 7: een bedrag gelijk aan 1.250 euro per kalenderdag vertraging. Waarborgtermijn
De waarborgtermijn is een periode van minstens twee (2) jaar en gaat in op de respectievelijke datum van voorlopige oplevering (deelopdracht Sporthal of overig deel van de opdracht) en neemt een einde op het ogenblik van de definitieve oplevering.
Gedurende de waarborgtermijn dient de opdrachtnemer al de nodige werken en herstellingen uit te voeren om de gebouwen in goede staat of in goede werking te houden. Tijdens deze waarborgtermijn zijn alle herstellingen van vastgestelde gebreken en/of verborgen gebreken voor rekening van de opdrachtnemer.
Prijsherziening
De prijs is vatbaar voor prijsherziening. Het onderhoudscontract
Opdracht
De opdrachtgever stelt de dienstverlener aan met het oog op het verrichten van de diensten. Deze diensten omvatten alle onderstaande vormen van onderhoud van de technische installaties en het technisch materiaal van de gebouwen:
het preventief onderhoud: de technische installaties en het technisch materiaal van de gebouwen moeten in een dusdanige conditie worden gehouden dat de prestaties van de betreffende componenten zijn gewaarborgd. Dit omvat onder meer de levering van warmte, koude en ventilatielucht die volgen uit de geformuleerde prestatie-eisen. Voorts moeten de componenten aan het eind van de contractperiode zich in een perfecte staat van onderhoud bevinden; en
het correctief onderhoud: storingen moeten, afhankelijk van de prioritering, binnen een vastgestelde termijn worden behandeld en opgelost, zodat de continuïteit gewaarborgd is; en
optimalisatie werking: de inregeling en afstelling van de technische installaties bijsturen en afstemmen op het gebruik om de functionaliteit te verbeteren en het energieverbruik te minimaliseren;
Duur
De dienstverlener verstrekt de diensten vanaf de datum van de voorlopige oplevering van de deelopdracht sporthal resp. Overig Deel van de Opdracht gedurende een periode die eindigt bij de definitieve oplevering van voormelde deelopdrachten, voorzien twee (2) jaar na de voorlopige oplevering van het Overige Deel van de Opdracht.
Vergoeding van de diensten
De vergoeding die de opdrachtgever aan de dienstverlener dient te betalen bedraagt …[*offerte opdrachtnemer] euro (btw exclusief) per maand voor de deelopdracht Sporthal en op …[*] euro per maand (btw exclusief) voor het overig deel van de opdracht.
Deze vergoedingen zijn verschuldigd vanaf de respectievelijke voorlopige oplevering tot de periode die eindigt 2 jaar na de voorlopige oplevering van het overige deel van de opdracht.
De hoger vermelde vergoedingen worden gekoppeld aan de officiële Belgische gezondheidsindex en zullen jaarlijks op de verjaardag van de aanvangsdatum worden aangepast
3. Besluit
Met 42 ja-stemmen, tegen 19 nee-stemmen, bij 5 onthoudingen
Enig artikel
• De voorwaarden, omvattende de gunningsleidraad, het referentiekader, ontwerp-promotieovereenkomst en ontwerp-onderhoudscontract en bijlagen voor de Design& Build van de sport- en klasruimte op de Campus Henleykaai te Gent zoals bepaald in bijgaand ontwerp, worden goedgekeurd.
Xxxx, 00 mei 2016 namens de Provincieraad:
de provinciegriffier, de voorzitter,
Xxxxxx Xx Xxxx Xxxxx Xx Xxxxxx