Service abonnement werkgever collectief MKB
Service abonnement werkgever collectief MKB
Je maakt als werkgever gebruik van de dienstverlening van Vallura en hebt daarbij een collectieve pensioenregeling voor je medewerkers afgesloten. Onze servicebegeleiding is ingericht voor werkgevers tot 30 medewerkers. Daarom: “collectief MKB”.
Het onderhoud van de pensioenregeling wordt verzorgd middels een serviceabonnement (SA) bij Vallura.
Service Level “Basis” is gericht op het borgen van je pensioenplan voor de toekomst.
Module Basis
Binnen dit abonnement wordt jaarlijks bekeken of er signalen zijn die aandacht behoeven in het gesloten contract met de pensioenuitvoerder.
1. Er vindt een controle plaats of er nog vanuit de pensioenuitvoerder of vanuit de veranderende wetgeving mogelijk aanpassingen nodig zijn in de pensioenregeling en/of het contract met de uitvoerder.
2. Er wordt contact met je opgenomen over de lopende gang van zaken. Zijn er in jullie organisatie nog veranderingen, waardoor de lopende pensioenregeling aanpassing zou behoeven? Het uitgangspunt is dat dit contact per email of met telefoontje plaatsvindt.
3. Op basis van bovenstaande twee punten volgt een conclusie of er extra aandacht of actie noodzakelijk is.
4. Tussentijds kun je met praktische vragen bij Vallura terecht over de uitvoering van de pensioenregeling.
5. Vallura verwerkt en beoordeeld correspondentie met een uitvoerder als er een financieel product is afgesloten en rapporteert dit bij jou als daar aanleiding voor is.
6. Je wordt via een mailing op de hoogte gehouden van relevante ontwikkelingen als daarvoor aanleiding is en je daar toestemming voor hebt verleend.
7. Nieuw in de loop van 2024 beschikbaar: een handout “pensioenregeling” wordt jaarlijks voorzien van een update om (potentiële) medewerkers eenvoudig informatie te voorzien dan de belangrijkste kenmerken van de pensioenregeling. Een handout “keuzemogelijkheden” wordt jaarlijks voorzien van een update om medewerkers die nieuw in dienst zijn te informeren op de belangrijkste aandachtspunten en keuzemogelijkheden van jullie pensioenregeling vanaf indiensttreding.
Wat zit er niet in?
Volgt uit het onderhoud dat er aanpassing nodig is in het contract? Of is er advies nodig over een mogelijk aanpassing in het contract of de administratie? Dan wordt de uitvoering daarvan afzonderlijk in rekening gebracht.
Mogelijk is dit in een optionele module wel gedekt. Die zijn optioneel af te nemen in de vorm van een service abonnement, maar kunnen ook op afroep roep tegen nacalculatie worden afgenomen. Het betreft de volgende drie opties, die hierna nader worden uitgewerkt:
1. Module Administratie
2. Module Pensioengesprekken
3. Module All-in
1. Module administratie
Zoals ook geldt voor de loonadministratie, moeten bij de pensioenuitvoerder wijzigingen worden doorgevoerd. In deze module administratie dragen wij hier zorg voor en nemen we deze taak uit handen. Binnen deze module voeren we ook achteraf controle uit op de pensioenadministratie en stemmen we (meestal rond de jaarwisseling) de wijzigingen omtrent de eigen bijdrage met jou en/of de loonadministrateur af als ook de wijzigingen hierop als gevolg van de wettelijk gewijzigde franchises.
1. De mutaties kunnen, gelijktijdig met het doorgeven aan de loonadministratie, worden doorgeven per email aan xxxxxxx@xxxxxxx.xx
2. Bij werkgevers vanaf 5 medewerkers is het mogelijk om te werken met een maken van een koppeling met de salarisadministratie (mede afhankelijk van het software pakket), zodat wij de wijzigingen ’s nachts automatisch doorgekoppeld krijgen. Afhankelijk van de gekozen uitvoerder kunnen wij de wijzingen met een ander koppeling, danwel handmatig, doorvoeren in het systeem van de pensioenuitvoerder.
3. Jaarlijks vindt een controle plaats op de aansluiting tussen de loonadministratie en de pensioenadministratie. Eventuele afwijkingen worden afgestemd en gecorrigeerd.
Wat zit er niet in?
Wij controleren niet de juistheid van de in rekening gebrachte premies door de pensioenuitvoerder. Indien gewenst, kan dit afzonderlijk gebeuren. Moeten er correcties in de pensioenadministratie gemaakt worden op basis van foutief verstrekte informatie of over periodes waar wij géén administratie in een service abonnement hebben uitgevoerd, dan worden deze kosten aanvullend in rekening gebracht.
2. Module pensioengesprekken
Xxxxxx vaker komt het voor dat de werkgever begeleiding aan de medewerkers wil geven voor nieuwe collega’s en het maken van de keuzes binnen de pensioenregeling. Dit zorgt voor een extra binding van de medewerkers bij jou als nieuwe werkgever en betere waardering voor de arbeidsvoorwaarde pensioenen. En natuurlijk werkt dit verhogend op de kwaliteit van de keuzes die medewerkers maken, of beter gezegd: het verhoogd het percentage dát er van keuzemogelijkheden gebruik wordt gemaakt.
Het is mogelijk om dit met een vaste prijs in de vorm van een serviceabonnement af te nemen.
1. Praktisch betekent dit dat er periodiek (afhankelijk van de bedrijfsgrootte en het aantal personele wisselingen is dit per kwartaal, halfjaar of jaar) worden gesprekken met medewerkers gepland om hen te informeren over de inhoud van de pensioenregeling
2. Wat betreft de keuze mogelijkheden zijn de meest voorkomende onderwerpen de mogelijke vrijwillige extra risicodekkingen, de mogelijkheid van bijsparen, het kiezen van risicoprofielen in de beleggenen en de mogelijkheid van waardeoverdracht.
3. De gesprekken vinden in beginsel plaats middels een video meeting met een van onze adviseurs. Als er meerdere nieuwe collega’s zijn kunnen de gesprekken in overleg ook aansluitend op locatie gepland worden.
4. Tijdens een gesprek wordt ingelogd in de portal van de pensioenuitvoerder en ook samen besproken en geadviseerd over de bijbehorende keuzemogelijkheden, die passen bij de persoonlijke situatie van de medewerkers.
5. Tijdens (en na) het gesprek zijn de persoonlijke gegevens vertrouwelijk. Xxx informeren jou als werkgever hier niet over.
Wat zit er niet in?
- Tijdens de begeleiding is aandacht voor de persoonlijke situatie, maar dat betekent niet dat er een compleet financieel advies gegeven kan worden. Wij gaan daarom niet verder in op de (on)mogelijkheden van andere financiële producten zoals de hypotheek of persoonlijke (lijfrente of overlijdensrisico) producten.
- Wij beperken ons tot de situatie van de medewerker en gaan niet in op de mogelijkheden of signaleringen van een eventuele partner.
- Deze module beperkt zich tot gesprekken bij de keuzes die horen bij de toetreding tot de pensioenregeling als nieuwe medewerker. Gesprekken en begeleiding rondom andere life events zoals carrière wisselingen, samenwonen, trouwen, kinderen krijgen of (bijna) pensionering vallen niet in deze module.
- Wij brengen geen adviesrapporten uit van de gevoerde gesprekken.
- Het uitgangspunt is dat gesprekken met medewerkers in beginsel plaatsvinden te kantoor Vallura of digitaal, tenzij dit naar oordeel van Vallura beter is om op locatie
van de werkgever te doen of als een hele dag op locatie ingevuld kan worden. Xxxxx een bespreking in opdracht van de werkgever toch op locatie van de werkgever uitgevoerd, dan worden aanvullend reiskosten doorberekend op basis van de reistijd en het toepasselijke uurtarief van de adviseur van Vallura.
3. Module all-in
De module all-in is bedoeld om vanuit een structurele samenwerking te voorzien in een vaste prijs. Daarnaast worden medewerkers maximaal begeleid aangaande de mogelijkheden met de pensioenregeling. De modules administratie en de module pensioengesprekken zijn inbegrepen en aangevuld met:
1. Advisering over benodigde aanpassingen als gevolg van de jaarlijkse controle uit de module Basis, waaronder de uitvoering en eventueel te voeren gesprekken hierover.
2. Advisering over benodigde aanpassingen als gevolg van toekomstige wetswijzigingen en de uitvoering daarvan.
3. Advisering over benodigde aanpassingen als gevolg van aflopende contracten of, ingeval van doorlopende contracten de aanpassingen na een periodieke benchmark, alsook de uitvoering van deze aanpassingen.
4. Jaarlijkse afstemming over de mogelijke behoefte bij medewerkers omtrent begeleiding van medewerkers bij andere life events dan indiensttreding en de uitvoering van bijbehorende adviesgesprekken.
All-in… maar wat zit er dan niet in?
- Fiscaal juridisch advies over bijzondere situaties zoals voorgenomen bedrijfsovernames, reorganisaties, internationale advisering in relatie tot grensoverschrijdende medewerkers of geschillen met een pensioenfonds/ verzekeraar / OR / (oud-)medewerkers.
- Het opzetten van een extra cq nieuwe pensioenregeling binnen organisatie naast de bestaande regeling.
- Advies aan medewerkers over financiële producten die niet direct van toepassing zijn op het pensioenplan, zoals hypotheken, privébeleggingen en vermogens- en inkomensverzekeringen of pensioenverzekeringen uit vorige dienstbetrekkingen en vragen die betrekking hebben op andere personen dan de werknemer zelf zoals partner, ouders of kinderen.
- Het uitgangspunt is dat gesprekken met de werkgever en medewerkers in beginsel plaatsvinden te kantoor Vallura of digitaal, tenzij dit naar oordeel van Vallura beter is om op locatie van de werkgever te doen of als een hele dag op locatie ingevuld kan worden. Xxxxx een bespreking in opdracht van de werkgever toch op locatie van de werkgever uitgevoerd, dan worden aanvullend reiskosten doorberekend op basis van de reistijd en het toepasselijke uurtarief van de adviseur van Vallura.
Wat als je vraag of advies niet inbegrepen is in het abonnement?
Deze kosten worden aanvullend in rekening gebracht en alleen uitgevoerd als daartoe opdracht wordt gegeven. Afhankelijk van de vraag wordt vooraf een kostenraming of offerte gemaakt. Kleinere vragen worden op nacalculatie onder specificatie in rekening gebracht zonder voorafgaande prijsopgave.
Facturatie
De module basis factureren wij bij aanvang van elk jaar. De andere modules brengen wij per kwartaal in rekening bij aanvang van elk kwartaal.
Prijs per medewerker per maand, hoe gaat dit precies?
De prijsstelling van de optionele modules is bepaald aan de hand van het aantal medewerkers. Bij aanvang van elke periode kijken wij hoeveel medewerkers zijn opgenomen in de pensioenadministratie van de pensioenuitvoerder. Dat is bepalend voor het vaststellen van de aantallen medewerkers in die termijn. Als er gedurende die termijn medewerkers in- of uitdienst treden is dit van invloed op de volgende termijn.
Kunnen we de vrijwillige modules ook afnemen op nacalculatie in plaats van een prijs per medewerker?
Ja dit is mogelijk. Maar wij raden dit af. Wij kunnen efficiënter werken binnen de abonnementen en daar is de prijs op aangepast.
Kunnen medewerkers zelf ook tegen betaling aanvullend advies afnemen?
Ja dit is mogelijk. Hiervoor hanteren wij zo mogelijk vaste prijsstellingen die vooraf kenbaar zijn. Bij voorkeur – omwille van efficiency en daarmee lagere prijsstellingen – verloopt de facturatie via de werkgever. Een werknemer kan ook rechtstreeks advies afnemen. Er mogen geen tegenstrijdige belangen ontstaan tussen werkgever en werknemer, mocht dat voorkomen zullen wij onze opdracht met de werknemer beëindigen.
Privacy en onafhankelijk advies
Als werkgever wordt je vanwege privacy overwegingen en het borgen van een onafhankelijk en kwalitatief persoonlijk advies niet geïnformeerd over de inhoud van het contact met Vallura, tenzij de medewerker daar toestemming voor verleent.
Contact met Vallura
Wil je als werkgever of een medewerker contact (laten) opnemen? Doe dit dan via xxxxxxx@xxxxxxx.xx of 085-0705190.