BIJLAGE 4 SPONSOROVEREENKOMST MET BETREKKING TOT EEN EVENEMENT
BIJLAGE 4
SPONSOROVEREENKOMST MET BETREKKING TOT EEN EVENEMENT
De rechtspersoonlijkheid bezittende vereniging […], gevestigd te […], volgens haar statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door […], hierna te noemen “de Vereniging”; (1)
en
De […] gevestigd te […] en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken te [plaats] onder nummer [nummer] ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam en functie], hierna te noemen “de Sponsor”.
VERKLAREN HET VOLGENDE TE ZIJN OVEREENGEKOMEN:
Art. 1 Sportevenement
De Vereniging organiseert op [datum] het volgende sportevenement: ………
Dit evenement wordt gehouden te …………..
Art. 2 Sponsorreglementen
Op deze overeenkomst zijn van toepassing de nationale en internationale sponsorreglementen van …….. [invullen; naam internationale federatie / sportbond], indien en voor zover de Vereniging hieraan is onderworpen. Bedoelde reglementen maken een onverbrekelijk deel uit van deze overeenkomst. (2)
Art. 3 Rechten Sponsor
1. De Vereniging verleent hierbij het recht aan de Sponsor, die verklaart dit recht van de Vereniging te aanvaarden, om (3) de communicatiemogelijkheden van de Vereniging, welke voortvloeien uit, c.q. verband houden met het in artikel 1 omschreven evenement, aan te wenden ter bekendmaking van diens naam, goederen en/of diensten.
2. Onder communicatiemogelijkheden worden in deze overeenkomst (4) begrepen1:
a. het verbinden van de naam van de Sponsor aan het evenement;
b. het (doen) aanbrengen van de bedrijfs-, product- of merknaam van de Sponsor op:
- de wedstrijd/trainingskleding en overige uitrusting van de deelnemer(s), die de Vereniging tijdens het evenement vertegenwoordig(t)(en);
- spel- of wedstrijdattributen;
c. het ter beschikking stellen van ruimte in publiciteitsmateriaal, zoals affiches, advertenties, programmaboekjes, toegangsbewijzen, uitnodigingskaarten etc.;
d. het ter beschikking stellen van ruimte voor het plaatsen van reclameborden;
e. het (doen) vermelden van de naam van de Sponsor via de geluidsinstallatie tijdens het evenement;
f. de toestemming voor het openbaar maken en verveelvoudigen door de Sponsor van afbeeldingen van sportactiviteiten van de deelnemers) die de Vereniging bij het evenement vertegenwoordig(t)(en);
g. De toestemming om tijdens het evenement gratis monsters en/of andere promotieartikelen uit te delen (zgn. sampling);
h. het recht om tijdens het evenement' exclusief', derhalve met uitsluiting van concurrentie merken de eigen goederen en/of diensten aan te bieden;
i. overige ...
Art. 4 Duur van de overeenkomst / het evenement (5)
1. De Sponsor mag de communicatiemogelijkheden als bedoeld in artikel 3 aanwenden tijdens de duur van het evenement, alsmede gedurende ......... weken voorafgaande aan het evenement en gedurende ......... weken na afloop daarvan.
2. Deze overeenkomst is / wordt aangegaan voor ……. weken, ingaande op …. En mitsdien van rechtswege eindigend op ….. [gelijk aan de periode als genoemd in lid 1].
of
Deze overeenkomst is / wordt aangegaan voor........... jaren, ingaande op ............ en mitsdien van rechtswege eindigend op ............ indien en voor zover de Vereniging in de gelegenheid is een of meerdere evenementen gelijk of soortgelijk aan het evenement als bedoeld in artikel 1, gedurende deze periode te organiseren. (6).
Art. 5 Bijdrage Sponsor en facturering
1. De Sponsor verplicht zich tot betaling van een Sponsorbedrag van (7) € ................ per evenement, excl. BTW.
2. Het in lid 1 genoemde bedrag dient de Sponsor te voldoen in drie gelijke termijnen van € .............. elk.
De eerste termijn vervalt en wordt opeisbaar bij ondertekening van deze overeenkomst.
De tweede termijn vervalt en wordt openbaar 30 dagen voor de aanvang van het evenement.
De laatste termijn vervalt en wordt opeisbaar 30 dagen na afloop van het evenement. (8)
Hiertoe ontvangt de Sponsor tijdig facturen van de Vereniging.
3. Indien deze overeenkomst wordt aangegaan voor meer dan een jaar, zal het in het eerste lid genoemde Sponsorbedrag jaarlijks worden verhoogd met .......... %. (9)
Art. 6 Verplichtingen Sponsor
1. De Sponsor verplicht zich verder tot de volgende prestaties: (eventueel doorhalen hetgeen niet van toepassing is),
a. het beschikbaar stellen van wedstrijdkleding, schoeisel, tassen, trainingspakken, tot een maximum van ........... sets. Deze uitrustingsstukken worden na afloop van het evenement eigendom van de Vereniging;
b. betaling van de kosten verbonden aan een persconferentie, alsmede het organiseren daarvan;
c. het ter beschikking stellen van publiciteitsmateriaal, zoals affiches, programmaboekjes, toegangsbewijzen, uitnodigingskaarten e.d.;
d. het ter beschikking stellen van wedstrijdbenodigdheden, zoals een scorebord, meetapparatuur, e.d.;
e. het ter beschikking stellen van geluidsapparatuur;
f. betaling van kosten verband houdende met het vervoer en de verzekering van deelnemers/sters;
g. betaling van kosten verband houdende met …
2. Voor zover de Sponsor zich verbindt om bepaalde werkzaamheden ten behoeve van de Vereniging te verrichten, zal dit in nauw overleg met laatstgenoemde dienen te gebeuren.
Besteding van de in dit artikel bedoelde bedragen zal de Vereniging slechts zijn toegestaan na verkregen toestemming van de Sponsor.
3. Alle kosten verbonden aan het gebruik van de (rechten op) communicatiemogelijkheden als omschreven in artikel 3 komen voor rekening van de Sponsor.
Art. 7 Gebruik / naam evenement en merknaam Sponsor (12)
1. Het evenement zal worden genoemd: ……
2. De Vereniging, in het bijzonder haar bestuursleden en officials zullen zich zoveel mogelijk van de in het eerste lid aangegeven naam bedienen.
3. Overigens zal de Vereniging eraan meewerken, dat de Sponsor optimaal gebruik kan maken van de communicatiemogelijkheden als bedoeld in artikel 3 lid 2.
Over de wijze waarop de Vereniging de bedrijfs-, product- of merknaam van de Sponsor zal presenteren tijdens het evenement, zal zij vooraf overleg plegen met hem of een hiertoe door de Sponsor speciaal aangewezen derde (bureau). De presentatie in vorenbedoelde zin, welke valt buiten het evenement, zal slechts zijn toegestaan na uitdrukkelijke goedkeuring van de Sponsor. (14)
Art. 8 Organisatie evenement
1. De Vereniging is verplicht om het evenement sportief optimaal te organiseren met inachtneming van de nationale en/of internationale reglementen welke hierbij van kracht zijn.
2. Uiterlijk ....... weken voor de aanvang van het evenement dient de Vereniging aan de Sponsor schriftelijk mede te delen, welke deelnemers of teams aan het evenement zullen deelnemen. De Vereniging dient ervoor te zorgen, voor zover dit binnen haar vermogen ligt, dat het deelnemersveld zo sterk mogelijk zal zijn bezet. (15)
3. Indien deelnemers en/of teams, die een uitnodiging voor het evenement hebben aanvaard, de Vereniging laten weten hiervan geen gebruik te maken, dient de Vereniging de Sponsor hiervan onverwijld in kennis te stellen. In een zodanig geval is de Vereniging voor zover dit binnen haar vermogen ligt, verplicht om voor vervanging van bedoelde deelnemer(s) en/of teams zorg te dragen, waarbij redelijkerwijs van de vervangende deelnemers(sters) moet kunnen worden verwacht dat zij tot min of meer gelijke of gelijksoortige prestaties in staat zijn als degenen die verhinderd zijn. (16)
Art. 9 Publiciteit (17)
1. De Vereniging is gehouden ernaar te streven, dat aan liet evenement een zo groot mogelijke bekendheid wordt gegeven. In het bijzonder zal de Vereniging ernaar streven dat van het evenement verslag wordt gedaan via de media, in het bijzonder via de radio- en/of televisie-uitzendingen.
2. De Vereniging draagt er zorg voor, dat in het bijzonder haar bestuursleden, officials en deelnemers die de Vereniging bij het evenement vertegenwoordigen, binnen het kader van de sportbeoefening niet betrokken zullen zijn of worden bij reclameactiviteiten ten behoeve van derden zonder schriftelijke toestemming van de Sponsor, tenzij deze reclameactiviteiten plaatsvinden binnen het kader van de door of namens de (internationale) sportbond, waarbij de Vereniging is aangesloten, georganiseerde (internationale) wedstrijden. Met reclameactiviteiten in laatstbedoelde zin verklaart de Sponsor zich bij voorbaat akkoord.
Art. 10 Niet-nakoming
Ingeval van niet-nakoming door een van de partijen van een of meer verplichtingen krachtens deze overeenkomst of de wet, heeft de wederpartij het recht om na een ingebrekestelling de overeenkomst door een schriftelijke verklaring te ontbinden, onverminderd het recht van de wederpartij om nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding te vorderen.
Art. 11 Beëindiging
Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, zal het partijen niet langer zijn toegestaan om de rechten, welke ieder aan deze overeenkomst kon ontlenen, speciaal met betrekking tot het gebruik van de naam van de wederpartij, op enigerlei wijze uit te oefenen.
Art. 12 Overige afspraken
Het is de Sponsor niet toegestaan om reclameovereenkomsten met individuele deelnemers(sters) aan het evenement aan te gaan zonder schriftelijke toestemming van de Vereniging. (11)
Het is de Sponsor niet toegestaan om zijn rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen. (18)
De Vereniging zal de Sponsor regelmatig op de hoogte houden van de gang van zaken met betrekking tot de voorbereiding van het evenement alsmede de gang van zaken tijdens het evenement.
Van deze overeenkomst zal door partijen slechts schriftelijk kunnen worden afgeweken.
Art. 13 Toepasselijk recht en Geschillen
Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing
Een geschil wordt geacht te bestaan, zodra één der partijen dit bij aangetekend schrijven aan de wederpartij meedeelt.
Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst dan wel uit nadere overeenkomsten welke hieruit voortvloeien, zullen met uitsluiting van de gewone rechter worden beslecht door de arbitragecommissie (kamer Sportsponsoring) van het Instituut Sportrechtspraak (ISR). De arbitrage vindt plaats conform het Arbitragereglement van het ISR, zoals dat van kracht is op het moment dat een geschil aanhangig wordt gemaakt. Het Arbitragereglement is te raadplegen via de website xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxx.
Het geschil wordt aanhangig gemaakt door indiening van een verzoekschrift, inhoudende een nauwkeurige omschrijving van het geschil en de vordering, met vermelding van naam, adres en woonplaats van partijen (art. 16 Arbitragereglement ISR).
Art. 14 Opschortende voorwaarde
Indien krachtens het Sponsorreglement als bedoeld in artikel 2 voor de geldigheid van deze overeenkomst is vereist dat deze wordt goedgekeurd door de overkoepelende sportbond, waarbij de Verenging is aangesloten c.q. door een door deze aangewezen commissie of instantie, wordt deze overeenkomst aangegaan onder de opschortende voorwaarde, dat uiterlijk binnen ........ maanden deze toestemming zal zijn verleend.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt te ............... op ....................
Naam Verenging B. Naam Sponsor
Naam Naam
Functie Functie
Naam
Functie
TOELICHTING BIJ DE MODEL-SPONSOROVEREENKOMST
MET BETREKKING TOT EEN EVENEMENT
De in de tekst van de modelovereenkomst vermelde cijfers corresponderen met de hierna volgende cijfers:
Over het algemeen zal een evenement worden georganiseerd door een sportbond. In de praktijk komt het echter ook voor dat dit wordt gedaan door particuliere organisaties, bijvoorbeeld de Stichting Jumping Amsterdam. In het eerste geval is de rechtsvorm van de organiserende instelling een vereniging. In het tweede geval die van een stichting. De tekst van de overeenkomst zal aan de feitelijke situatie moeten worden aangepast
Hetzelfde geldt met betrekking tot de rechtsvorm van de Sponsor.
Diverse sportbonden kennen afzonderlijke Sponsorreglementen. Op de Vereniging die een bepaald evenement organiseert rust de verplichting na te gaan of een bepaald reglement van toepassing is. Het verdient aanbeveling in het bevestigende geval de tekst van dit reglement aan de overeenkomt te hechten.
De formulering van lid 1 stemt nagenoeg volledig overeen met hetzelfde Art. in de model-Sponsorovereenkomst met een sportvereniging.
Het hier bepaalde geeft slechts voorbeelden. In de praktijk zal de lijst nog wel kunnen wordén uitgebreid afhankelijk van de aard van het evenement en de mogelijkheden van de Sponsor. Bij het aangaan van de overeenkomst zal nagegaan moeten worden of de voorbeelden vermeld in de overeenkomst van toepassing kunnen zijn.
Het ligt voor de hand dat de Sponsor vooraf reclame zal willen maken met het evenement, vandaar de noodzaak de periode waarin dit mag gebeuren uitdrukkelijk af te spreken. Het is moeilijk om hiervoor concrete richtlijnen aan te geven.
De model overeenkomst gaat er vanuit dat een Sponsor zich verbindt een evenement meerdere jaren achter elkaar te financieren. Een dergelijke meerjarige verbintenis wordt in ieder geval noodzakelijk geacht indien de Sponsor zijn naam aan het evenement wil verbinden. Zie in dit verband artikel 3 lid 2 onder a en artikel 9 lid 1.
6a. Bij naamsverbinding moet de Sponsoring van tenminste drie evenementen als een minimum worden genoemd.
6b. Indien de overeenkomst slechts wordt aangegaan met betrekking tot één evenement dient het tweede lid van artikel 4 te worden doorgehaald c.q. buiten toepassing te worden verklaard. Hetzelfde geldt dan voor het tweede lid van artikel 5.
6c. Daarnaast is het mogelijk dat de Sponsor een voorkeursrecht krijgt met betrekking tot de volgende evenementen. Hiertoe zou in de overeenkomst de volgende bepaling kunnen worden opgenomen:
"Indien de Vereniging in de gelegenheid is een of meerdere evenementen gelijk of soortgelijk aan het evenement als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst gedurende de eerstvolgende (een, twee of drie) jaar te organiseren is zij verplicht om het evenement schriftelijk aan de Sponsor ter sponsoring aan te bieden met vermelding van de financiële tegemoetkoming welke zij daarvoor verlangt. Partijen zullen dan met elkaar in overleg treden omtrent een nieuw te sluiten Sponsorovereenkomst. Mocht binnen twee maanden na datum van de aanvang geen overeenstemming tussen partijen zijn bereikt, zal de Vereniging vrij zijn het evenement aan een derde aan te bieden met dien verstande dat zij met deze derde geen overeenkomst zal mogen aangaan waarin de verplichtingen voor deze derde gelijk of gunstiger zijn dan die welke de Sponsor bereid was te aanvaarden."
De overeenkomst gaat er vanuit dat de Sponsor een bepaald bedrag in contanten voldoet. Er zijn echter nog wel andere financieringsmogelijkheden. De Sponsor kan als medeorganisator optreden en zich verplichten de kosten van een bepaald onderdeel voor zijn rekening te nemen. In verband met de verschuldigdheid van omzetbelasting kan dit een gunstig alternatief zijn. Een andere mogelijkheid is dat de Sponsor zijn bijdrage beperkt tot de deel- neming In het verliessaldo. In belde gevallen zal de overeenkomst moeten worden uitgebreid met bepalingen waarin de Sponsor het recht wordt verleend inzage te hebben in de begroting van de Vereniging, en controle te mogen uitoefenen op het verloop van de uitgaven. Het voert te ver om in dit kader hiervoor tekstvoorbeelden te geven. Verwezen mag worden naar hetgeen hieromtrent is geregeld in de artikelen 14 en 15 van de Sponsorovereenkomst met de sportvereniging.
Afhankelijk van de vraag of de betaling vooraf of grotendeels achteraf plaatsvindt zou een van de partijen zekerheid kunnen verlangen in de vorm van een bankgarantie.
Behalve een vast percentage kan het Sponsorbedrag ook worden geïndexeerd. De tekst van de overeenkomst dient dan als volgt te worden aangepast:
"Het in het eerste lid van art. 5 genoemd Sponsorbedrag zal jaarlijks, voor het eerst op ... worden aangepast overeenkomstig de wijzigingen van de jaarprijsindexcijfers van de gezinsconsumptie (reeks voor de werknemersgezinnen 1985 = 100), zoals deze cijfers worden bekend gemaakt door het Centraal Bureau voor de Statistiek te Den Haag. Aanpassing geschiedt door het in het eerste lid genoemde Sponsorbedrag te vermenigvuldigen met een breuk waarvan de teller wordt gevormd door het prijsindexcijfer voor het kalenderjaar voorafgaande aan het jaar van de aanpassing, en de noemer door het prijsindexcijfer voor het kalenderjaar voor- afgaande aan het jaar waarin de overeenkomst wordt gesloten. Het aldus verkregen bedrag zal nimmer dalen beneden het in het eerste lid genoemde Sponsorbedrag".
Ook deze lijst is niet volledig en dient slechts als voorbeeld. Zie verder opmerking 4.
Over het algemeen wordt het onwenselijk geacht om aparte reclameovereenkomsten aan te gaan met individuele deelnemers.
In bepaalde takken van sport is dit echter wel gebruikelijk. Vandaar dat het in de overeenkomst in beginsel wordt verboden, behoudens een nadere schriftelijke toestemming van de Vereniging. Bij het sluiten van een reclameovereenkomst met een individuele deelnemer(ster) dienen de betrokkenen zich wel te realiseren dat de eventuele amateurstatus van de sportman of sportvrouw hierdoor in gevaar kan komen. Dit laatste kan weer nadelige consequenties hebben voor een eventuele deelname aan Olympische Spelen c.a.
Zie bij opmerking 6.
Indien het evenement niet speciaal naar de Sponsor wordt genoemd kan deze er niettemin belang bij hebben dat overeenstemming over de naam van het evenement bestaat en dat betrokkenen zich uitsluitend van deze naam bedienen.
Vervallen
Op grond van de richtlijnen van de Nederlandse Sport Federatie is het niet toegestaan dat de product- of merknaam aan het evenement wordt verbonden c.q. wordt aangebracht op de kleding of overige uitrusting van deelnemers. Het komt echter voor dat een product- of merknaam tevens de bedrijfsnaam is. In dat geval vervalt dit bezwaar.
Het zal voor een Vereniging niet altijd mogelijk zijn om te garanderen dat bepaalde deelnemers(sters) van een bepaald niveau aan het evenement zullen deelnemen. In dat geval kan bezwaarlijk in de overeenkomst een sanctie worden opgenomen indien de desbetreffende deelnemers(sters) uiteindelijk niet ver schijnen. De tekst van de modelovereenkomst, met name van de leden 2 en 3 strekt ertoe dat de Vereniging zich wel moet inspannen het deelnemersveld zo sterk mogelijk te doen bezetten. De sterkte van de bezetting zal dan weer wel gerelateerd zijn aan het niveau van de organiserende vereniging of bond. Zo nodig zou dit punt nader kunnen worden uitgewerkt door een toevoeging aan het tweede lid van artikel 2.
Indien er sprake is van een meerjarige overeenkomst moet de Sponsor het recht hebben om de overeenkomst tussentijds te ontbinden indien een bepaald evenement niet aan de verwachtingen heeft beantwoord. Hiertoe zou de volgende tekst kunnen worden opgenomen:
"Deze overeenkomst kan tussentijds worden opgezegd in de volgende gevallen:
door ieder van de partijen ingeval het deelnemersveld van een evenement niet van het niveau is geweest dat partijen hebben beoogd ten tijde van het aangaan van deze overeenkomst, en zij na serieuze onderhandelingen geen overeenstemming hebben kunnen bereiken over de aanpassing van de overeenkomst;
door ieder der partijen ingeval de wederpartij failleert, surséance van betaling aanvraagt dan wel wordt ontbonden respectievelijk geliquideerd;
door de Sponsor, in het geval het aan de Vereniging op grond van nationale of internationale reglementen wordt verboden een of meer van de in art. 3 lid 2 genoemde categorieën communicatiemogelijkheden aan te wenden.
Bij een tussentijdse beëindiging krachtens deze bepaling dient een opzegtermijn in acht te worden genomen van tenminste één kalendermaand. De opzegging dient te geschieden bij aangetekend schrijven onder vermelding van de redenen daarvan".
In het geval de Vereniging wel in staat c.q. bereid is jegens de Sponsor te garanderen dat bepaalde deelnemers(sters) aan het evenement zullen deelnemen c.q. een aantal deelnemers van een bepaald niveau is, kan in plaats van het tweede en derde lid van Art. 11 de volgende tekst worden opgenomen:
"Artikel 11 lid 2
De Vereniging staat er jegens de Sponsor voor in, dat aan het evenement de volgende sportlieden zullen deelnemen: c.q. tenminste …… sporters van een (nader aan te duiden) klasse of categorie.
Voor het overige zal de Vereniging ervoor zorg dragen dat het deelnemersveld zo sterk mogelijk zal zijn bezet."
Voor de sanctie bij het niet nakomen van deze garantie wordt verwezen naar opmerking 17.
Een Vereniging kan het soms wel of niet in de hand hebben dat van het evenement een radio- of televisiereportage wordt gemaakt. Het minste dat de Sponsor van de Vereniging mag verwachten is dat zij in ieder geval ernaar streeft dat zodanige reportages worden gemaakt.
Het komt ook voor dat de Vereniging in staat is jegens de Sponsor een bepaalde minimale uitzendduur te garanderen. Zowel deze garantie als die met betrekking tot de deelnemers(sters) kunnen vaak bepalend zijn voor de hoogte van het Sponsorbedrag.
Blijkt de Vereniging op het laatste moment niet in staat te zijn om een of beide garanties na te komen, dan zal de Sponsor tenminste het recht moeten hebben om een vermindering van zijn Sponsorbijdrage te verlangen. Daartoe zou de volgende regeling in het Sponsorcontract kunnen worden opgenomen:
“Indien de Vereniging niet of slechts gedeeltelijk in staat is haar garantieverplichting(en) met betrekking tot het deelnemersveld en/of een minimale uitzendduur voor radio en/of televisie, na te komen, zal de Sponsor gerechtigd zijn om zijn Sponsorbijdrage als bedoeld in artikel 5 lid 1 te verminderen.
Deze bijdrage zal procentueel verminderen al naar gelang de gegarandeerde uitzendtijd niet is gerealiseerd, met dien verstande dat de Sponsorbijdrage nimmer zal kunnen dalen beneden een bedrag van €……”
Ten aanzien van een deelnemersgarantie kan een soortgelijke tekst worden gehanteerd. De voorgestelde tekst draagt slechts een uiterst globaal karakter en zal moeten worden aangepast c.q. gewijzigd al naar gelang de omstandigheden van het geval.
Bij een procentuele vermindering verdient het in ieder geval wel aanbeveling om uit te gaan van een basisbijdrage van de Sponsor, die niet nader kan worden aangetast.
Bij evenementen sponsoring is het niet ongebruikelijk dat meerdere Sponsors optreden. Het is zaak de verschillende rechten uitdrukkelijk vast te leggen en zo nodig af te spreken met welke eventuele andere Sponsors de Vereniging nog overeenkomsten mag afsluiten. Hierbij kan worden gedacht aan Sponsors van de z.g. extra sportieve merken. Bij de exclusiviteitsbepaling moet verder rekening worden gehouden met bepaalde vaak al gedurende lange tijd lopende overeenkomsten met betrekking tot het dragen van bepaalde sportkleding. ook een dergelijk punt zal met een Sponsor tevoren moeten worden besproken.
1 overnemen wat van toepassing is
Model sponsorovereenkomst evenement Pagina 9 van 9