Protocol van samenwerking
Protocol van samenwerking
Tussen de lokale besturen van de gemeenten, steden en alle andere organisaties, opgelijst in het addendum bij deze overeenkomst, hierna te noemen “de besturen”, en VERA autonoom provinciebedrijf, hierna te noemen “VERA”, gezamenlijk aan te duiden met “de samenwerkende partijen”,
wordt overeengekomen hetgeen volgt:
PREAMBULE
Overwegende dat de talrijke nieuwe uitdagingen op het vlak van ICT en e- Government toenemend complex en kostenintensief zijn.
Overwegende dat de besturen beseffen dat zij in dat opzicht voor gelijkaardige uitdagingen staan;
Overwegende dat VERA door de provincie Vlaams-Brabant op 30 mei 2000 werd opgericht om de lokale besturen op de informatiesnelweg te helpen en dat VERA zijn werking uitbouwt rond e-Government-initiatieven die bovenlokaal of ondersteunend van aard zijn of die worden genomen met het oog op het verbeteren van de samenwerking tussen de besturen in de provincie Vlaams-Brabant. Deze initiatieven zijn gericht op het creëren van schaalvoordelen voor de lokale besturen;
Overwegende dat het bundelen van middelen en expertise en de ondersteuning vanuit VERA in een schaalvergrotend samenwerkingsproject een meerwaarde kan bieden voor de besturen;
Artikel 1. Toepassingsgebied
Deze overeenkomst betreft een samenwerking op het vlak van ICT en e-Government tussen lokale openbare besturen of rechtspersonen die geen winstoogmerk hebben en activiteiten ontplooien in de provincie Vlaams-Brabant, alsook voldoen aan minstens één van de volgende 2 voorwaarden:
• hun werkzaamheden worden in hoofdzaak (ten belope van meer dan 50%) gefinancierd door de Staat, de Gewesten, de Gemeenschappen of de lokale overheidsinstanties en dit in de vorm van subsidiëring
• meer dan de helft van de leden van het bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende orgaan wordt aangewezen door de lokale overheidsinstanties.
Nadat een gemeentebestuur heeft beslist om toe te treden, of heeft aangegeven hier geen intentie toe te hebben, kunnen ook andere besturen op dat grondgebied middels een raadbeslissing toetreden tot het samenwerkingsverband.
De deelnemende besturen worden opgenomen in de lijst van samenwerkende partijen, toegevoegd als addendum bij deze overeenkomst.
Artikel 2. Voorwerp van de overeenkomst
De besturen sluiten een samenwerkingsverband. XXXX xxxxxx toe als één van de samenwerkende partijen.
De samenwerkende partijen engageren zich voor een niet-exclusieve samenwerking met elkaar op vlak van hun informatiseringsbehoeften in bepaalde beleidsdomeinen en/of hun eigen interne werking teneinde het geheel van hun informatica en e- Government kostenefficiënt, innoverend en met professionele kennis van zaken aan te pakken.
XXXX zal het samenwerkingsverband kosteloos faciliteren in zijn overleg, visievorming en besluitvorming.
Binnen het samenwerkingsverband wordt nagegaan welke partijen kunnen instaan voor het deskundig ondersteunen van gemeenschappelijke projecten en het leveren van begeleiding en coördinatie. De kosten hiervan worden onder de deelnemers verdeeld.
De besturen verbinden er zich toe bij elke beslissing in verband met informatica of e- Government, maximaal rekening te houden met de bestaande mogelijkheden van het samenwerkingsverband en met de potentiële mogelijkheden ervan voor de andere besturen, door informatie-uitwisseling en door de gepaste afwegingen op te nemen bij elke desbetreffende beslissing;
Deze overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen partijen met betrekking tot het voorwerp ervan, met uitsluiting van alle voorafgaande schriftelijke of mondelinge mededelingen, voorstellen en overeenkomsten.
Artikel 3. Inwerkingtreding van de overeenkomst
Deze overeenkomst treedt ten aanzien van de samenwerkende partijen in werking van zodra deze ondertekend werd door VERA en de besturen.
Artikel 4. Duur van de overeenkomst
Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een onbepaalde duur.
De beëindiging van de overeenkomst, middels een gemotiveerd aangetekend schrijven, kan gericht worden aan VERA apb.
Artikel 5. Stuurgroep
Elk deelnemend bestuur is, vertegenwoordigd door een lid van het uitvoerend beleidsorgaan (College van Burgemeester en Schepenen, Vast Bureau, Politiecollege,…), lid van de stuurgroep die tenminste eenmaal per jaar bijeen wordt geroepen en waarin elk deelnemend bestuur één stem heeft.
De stuurgroep bepaalt de strategie van het samenwerkingsverband. Het neemt elke substantiële beslissing.
XXXX woont de vergaderingen van de stuurgroep bij zonder stemrecht.
De stuurgroep heeft de bevoegdheid om werkgroepen op te richten indien zij dit noodzakelijk acht.
Artikel 6. Adviescomité
Het adviescomité wordt samengesteld uit ambtenaren uit de administratie van de deelnemende besturen en medewerkers van VERA.
Het adviescomité heeft tot taak de stuurgroep technisch vanuit de administratie te adviseren/informeren omtrent de bestaande behoeften en de wenselijkheid van bepaalde oplossingen.
Artikel 7. IT-overleg
Het IT-overleg wordt samengesteld uit de ICT-verantwoordelijken van de deelnemende besturen en medewerkers van VERA.
Het IT-overleg komt op regelmatige basis samen om praktische informatie en kennis te delen.
Het IT-overleg heeft tot taak de stuurgroep en het adviescomité technisch vanuit de administratie te adviseren/informeren omtrent de bestaande behoeften en de wenselijkheid van bepaalde oplossingen.
Artikel 8. Externe aannemers, leveranciers, dienstverleners
Het samenwerkingsverband respecteert de wetgeving overheidsopdrachten.
Binnen het samenwerkingsverband wordt nagegaan welke partijen kunnen optreden als aankoop- en/of opdrachtencentrale. De kosten hiervan worden onder de deelnemers verdeeld.
De besturen kunnen in het kader van deze samenwerkingsovereenkomst putten uit de contracten die partijen in het verleden conform de wetgeving overheids- opdrachten afsloten en waarbij deze mogelijkheid voorzien werd.
Het samenwerkingsverband stelt de eigen contracten en projecten open voor deelname door andere besturen in de provincie Vlaams-Brabant dan de eigen leden.
Op haar beurt zal het samenwerkingsverband kunnen putten uit contracten en projecten van andere samenwerkingsverbanden in de provincie die onder begeleiding van VERA zullen worden opgericht.
Artikel 9. Kosten gemeenschappelijke projecten
Binnen de samenwerking worden de zelfstandigheid en onafhankelijkheid van elk van de leden gerespecteerd.
Elk bestuur kan steeds individueel beslissen of het al dan niet deelneemt aan een initiatief dat binnen het verband wordt uitgewerkt.
Kosten voor gemeenschappelijke projecten en initiatieven worden verdeeld over de besturen op basis van effectieve deelname en/of afname.
Artikel 10. Wijziging – nietigheid van deze overeenkomst
Een bestuur kan de samenwerkingsovereenkomst eenzijdig beëindigen middels een collegebeslissing of raadsbeslissing. Dit moet te kennen worden geven in een schrijven aan de andere samenwerkende partijen.
De nietigheid van één der artikelen of een deel daarvan, van deze overeenkomst, tast niet de geldigheid aan van de overige bepalingen van deze overeenkomst, noch van de overeenkomst in haar geheel. Hun afdwingbaarheid blijft onverminderd tot wat wettelijk toegelaten is.
Xxxxxxx van ongeldigheid of onafdwingbaarheid van enige bepaling van de overeenkomst zullen partijen te goeder trouw onderhandelen teneinde deze te vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk hetzelfde effect teweegbrengt als de ongeldige of onafdwingbare bepaling.
Evenzo zullen partijen te goeder trouw onderhandelen teneinde een voor ieder aanvaardbare oplossing te vinden indien zich een situatie voordoet, die niet voorzien is in de overeenkomst.
Artikel 11. Interpretatie / Geschillen
Bij geschillen tussen partijen wordt in eerste instantie gepoogd deze via intern overleg binnen de stuurgroep te beslechten.
Deze overeenkomst en de interpretatie daarvan worden beheerst door het Belgisch recht.
Bij geschillen die blijven bestaan zullen de rechtbanken te Leuven bevoegd zijn.
Xxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx
Schepen ICT Secretaris
Gemeente Dilbeek
Xxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx
Schepen ICT Secretaris
Stad Xxxxx
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx
Schepen ICT secretaris
Gemeente Sint-Pieters-Leeuw
Tie Roefs Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
Voorzitter Raad van Bestuur directeur
VERA
Addendum 1
Toetreding Intradura
Datum akkoord Intradura:
Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx
Directeur Voorzitter
Addendum – Lijst van samenwerkende besturen
• Gemeentebestuur Dilbeek
• Stadsbestuur Halle
• Gemeentebestuur Sint-Pieters-Leeuw
• VERA
• Intercommunale Intradura