Praktische benadering van contractredactie en –onderhandeling Module algemene bedingen
Praktische benadering van contractredactie en –onderhandeling Module algemene bedingen
Brussel | 14 maart 2019
CREOBIS Training
Inleiding
•Onderhandeling
Pre-
contractueel
•Goede trouw
•Einde:
ondertekening
•Uitvoering overeenkomst
•Goede trouw
Contractueel
•Einde: einde
overeenkomst
Post-
contractueel
•Voortdurende
verbintenissen (afwikkeling)
•Goede trouw
•Einde: afloop verbintenissen
Retroactiviteit Opschortende voorwaarden
Opzegging Einde
Onderhandelingen Uitvoering overeenkomst
Afwikkeling
verbintenissen
• Precontractuele fase = fase die aan de ondertekening van de overeenkomst
voorafgaat
• ≠ de fase van de contractonderhandelingen alleen
• Contractonderhandelingen kunnen worden voorafgegaan door informatie-uitwisseling (b.v. een informatieaanvraag - RFI)
• Contractonderhandelingen zijn wel een cruciaal aandachtspunt vanuit contractueel oogpunt (inhoud van de overeenkomst)
• “Precontractuele relatie” is ruimer (precontractuele aansprakelijkheid en
onderhandelingsgedrag)
• Het einde van de precontractuele fase en/of ondertekening van de overeenkomst ≠
inwerkingtreding van de overeenkomst (opschortende voorwaarde)
• Onderhandelen = informatie uitwisselen
• Wat is het juridische statuut van informatie?
• Welke bescherming kan informatie van rechtswege genieten?
• Welke maatregelen kunnen genomen worden om informatie te beschermen?
• Contractuele fase = fase die aanvangt vanaf ondertekening van de overeenkomst en
die loopt tot het einde van de overeenkomst
• Ondertekening overeenkomst ≠ aanvang van de uitvoering van de overeenkomst
• Uitvoering kan ondertekening voorafgaan (b.v. retroactieve toepassing)
• Uitvoering kan uitgesteld worden (b.v. latere startdatum of opschortende voorwaarden)
• Einde overeenkomst ≠ opzegging van de overeenkomst (opzeggingstermijn?)
• Opzegtermijn = termijn gedurende dewelke de partijen zich kunnen voorbereiden op het contracteinde
• Opzegtermijn: overeenkomst blijft ongewijzigd bestaan en moet onverminderd worden uitgevoerd, behoudens andersluidend akkoord
• Einde overeenkomst ≠ einde van al de verbintenissen (postcontractuele verplichtingen)
• Verbintenissen die voortduren gedurende een bepaalde termijn na contracteinde (vertrouwelijkheid of
niet-afwerving)
• Verbintenissen die ontstaan na contracteinde (b.v. niet-mededinging of retransitie)
• Postcontractuele fase = fase die aanvangt vanaf het einde van de overeenkomst
• Postcontractuele fase ≠ opzegging van de overeenkomst
• Postcontractuele fase ≠ einde van al de verbintenissen (postcontractuele verplichtingen)
• Na contracteinde kunnen verbintenissen blijven bestaan of ontstaan:
• Retransitie / bijstandsplicht
• Confidentialiteit
• Intellectuele rechten
• Exclusiviteit en niet-mededinging
• Niet-afwerving
• Opgelet: eeuwigdurende verbintenissen zijn niet geldig naar Belgisch recht
• Herkwalificatie naar verbintenis van onbepaalde duur (dus steeds opzegbaar!)
• Mogelijk delicaat onderhandelingspunt bij contacten VK/US
Timing
• Problemen bij projecten
• Overschrijding tijd en budget
Kwaliteit
Kost
• Kwaliteitsproblemen
• Verwachtingen vs. vereisten
• Goed contract anticipeert op deze problemen
• Duidelijke bepalingen inzake tijd, budget, kwaliteitsvereisten en - verwachtingen
• ‘een contract wordt meestal pas uit de kast gehaald als het slecht gaat’
• Onderhandel een contract in de veronderstelling van een ‘worst case’
• Blijf realistisch in de contractuele eisen en beducht voor de impact van het contract op de prijs, de scope en de uitvoeringstermijn
Enkele praktische tips bij de redactie en onderhandeling van contracten
• Redactie en onderhandeling: psychologie?
• Wat staat er?
• Wat staat er niet?
• Impact van ontbrekende clausules?
• Standaardregels onder wilsaanvullend recht
• Partijen focussen op aanwezige clausules, niet op afwezige clausules
• Reciprociteit als frequente valkuil?
• Valse en/of foute standpunten bij contractonderhandeling
• Houvast met commerciële documenten
• Invloed op preambule
• Tijdsdruk en “onderhandelingsmoeheid”
• Gebruik een stabiliseringsperiode bij nieuwe modelovereenkomsten
• Overzicht veelgemaakte opmerkingen
• Bijsturing om onderhandelingskost te drukken?
Enkele praktische tips bij de redactie en onderhandeling van ICT-contracten
• Enkele voorbeelden:
• Geen clausule rond aansprakelijkheid: gemeenrechtelijke regeling = geen
aansprakelijkheidsbeperking
• Geen clausule rond risico bij koopovereenkomst: gemeenrechtelijke regeling = risico en eigendom gaan onmiddellijk over bij sluiten overeenkomst
• Eenzijdige onredelijke beëindigingsmogelijkheden
• Eenzijdige onredelijke aansprakelijkheidsclausule
“De aansprakelijkheid van de leverancier is beperkt, per kalenderjaar, tot een bedrag gelijk aan 15% van bedragen betaald door de klant gedurende dat kalenderjaar.
De leverancier is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse en/of gevolgschade, waaronder (doch niet beperkt tot) verlies van winst, verlies van omzet, verlies van cliënteel en imagoschade”
Enkele praktische tips bij de redactie en onderhandeling van ICT-contracten
• Technologie is onmisbaar
• Tools voor contract building en contract management
• Track changes?
• Geen beveiliging
• Bedriegelijke of onopzettelijke fouten zijn mogelijk
• Softwarematige vergelijking
• MS Word, Litéra of CompareDoc, eventueel Abbyy Finereader
• Zoekfunctie voor spookdefinities
• Onzorgvuldig “knip/plak”-werk leidt tot problemen met definities
• Opgepast met “vervang alles” functie
• Contractuele vrijheid
• Vrijheid om al dan niet te contracteren
• Vrijheid om contractinhoud te bepalen
• Vrijheid om contractpartner te kiezen
• Maar: beperkingen
• Verplichting tot contracteren?
• Beperkingen aan contractinhoud via gebiedende wetgeving: hiërarchie van normen
• Regels van openbare orde
• Regels van dwingend recht
• Regels van wilsaanvullend recht
• Beperkingen aan keuze contractpartner
• In rechte (eerder uitzonderlijk)
• In feite
• Toepasselijkheid algemene voorwaarden
• Battle of the forms
• Opeenvolging van communicatie met tegenstrijdige voorwaarden
• Mogelijke oplossingen
• Eerste woord (“first shot”)
• Laatste woord (“last shot”)
• Behouden van overeenstemmende clausules en verwerping overige (“knock out”)
• Minder risicovol bij specifiek onderhandelde overeenkomsten
• Bijzondere voorwaarden primeren op algemene voorwaarden
• Risico op kwalificatie als nieuwe overeenkomst
• Procesmatig verhinderen of specifieke onderhandelingen voeren
• Verschillende oplossingen in andere landen (b.v. NL en DE)
• Indeling van verbintenissen op basis van verschillende criteria
• Aantal schuldenaren en/of schuldeisers
• Aard van het voorwerp
• Intensiteit van de verbintenissen
• Intensiteit van de verbintenissen
• Middelenverbintenis
• Redelijke inspanning om tot een bepaald resultaat te komen
• Geen resultaat kan contractuele fout zijn, maar kan ook geen fout zijn criterium is “redelijke inspanning”
• Versterkte of verzwakte middelenverbintenis: “best effort”, “effort of a top-tier service
provider”, “commercially reasonable effort”
• Resultaatsverbintenis
• Verbintenis om tot een bepaald resultaat te komen
• Geen resultaat = contractuele fout, tenzij overmacht
• Interpretatiebeding om aard van verbintenissen te bepalen om twijfel uit te sluiten
• Voorbeelden:
“Alle verbintenissen van de Dienstverlener zijn middelenverbintenissen.” “Alle verbintenissen van de Dienstverlener zijn resultaatsverbintenissen.”
“De verbintenissen van de Dienstverlener zijn, naar gelang hun aard, bewoording en/of voorwerp, middelenverbintenissen of resultaatsverbintenissen. Partijen verklaren uitdrukkelijk dat alle verbintenissen waarvan de naleving op objectieve wijze kan worden nagegaan en/of waarvan de naleving wordt gesanctioneerd door een forfaitaire schadevergoeding of een ander mechanisme van forfaitaire betalingen, resultaatsverbintenissen zijn.”
• Typische valkuil: verwarring vrijblijvende inspanning met “best effort”, vooral door
niet-juristen in ICT-context
• Definieer dit duidelijk als een niet-bindende inspanning!
“As a commercial gesture, the Supplier may, in its sole discretion, agree to assist the Client with support for Hardware that has become End-of-Life. This assistance shall be provided free of charge and may not be considered to be a contractually binding effort. The Supplier shall decide, in its sole discretion, the nature and the degree of support it provides to the Client.”
“As a commercial gesture, the Supplier shall use its best effort to provide Support to the Client for any Hardware that has become End-of-Life. This assistance shall be provided free of charge.”*
* Opgelet: probleemclausule
Algemene clausules
• Contractduur
• Bepaalde duur
• Onbepaalde duur
• Belang?
• Opzegging?
• Met opzeg-/schadevergoeding
• Zonder opzeg-/schadevergoeding
• Valkuil: impact op voorafbetaalde bedragen
• Termijn opzegging?
• Verlenging?
• Contractuele regeling voor beëindiging
• Uitdrukkelijke ontbindende voorwaarden
• Beëindigingsmodaliteiten
• Aandachtspunten en valkuilen
• Stilzwijgende verlenging
• Uitdrukkelijk ontbindende bedingen
• “Material breach” vs “breach of a material clause”
• Definitie van “material breach” is manipuleerbaar!
• Hersteltermijn (cascademechanisme)
• Duur en beëindiging van kaderovereenkomsten
• Kaderovereenkomst van bepaalde of onbepaalde duur
• Onbepaalde duur: blijft doorlopen indien partijen vergeten op te zeggen
• Vertrouwelijkheid
• Niet-afwerving
• Gevolg van het einde van de kaderovereenkomst voor de onderliggende bestellingen?
• Algemene regel: bijzaak volgt hoofdzaak
• Duidelijke regeling voorzien voor onderliggende bestellingen
• Voorbeeld definities “material breach”:
“a serious breach (‘ernstige wanprestatie’) by Supplier of an essential obligation under this Agreement as a result of which the Customers’ ability to operate as CSP as well as the Customers’ confidence in Supplier as a provider of the Services, is significantly and adversely affected to such extent that it is impossible for the Customer to continue the Agreement.”
“a shortcoming shall be material if the circumstances, including the language of the agreement, the reasonable expectations of the parties, the standards and practices of the trade or industry, or the character of the breach, indicate that (i) the breach caused or reasonably may cause substantial harm to the aggrieved party, such as (but not limited to) costs or losses that are substantial in view of the value of the agreement or the specific SOW or (ii) the breach substantially deprived or is likely to substantially deprive the aggrieved party of a substantial benefit it reasonably expected under the agreement. A breach of contract is material if the cumulative effect of nonmaterial breaches is material.”
V oorbeeld “hersteltermijn met cascade”:
“Ieder der Partijen heeft het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk, bij aangetekend schrijven en met onmiddellijke ingang, te beëindigen wanneer de andere Partij een substantiële of herhaalde inbreuk pleegt op de Overeenkomst. In geval de inbreuk niet als zwaar of herhaaldelijk kan worden gekwalificeerd zal ieder der Partijen het recht hebben de Kaderovereenkomst en/of een of meerdere Bijlagen zonder rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk, bij aangetekend schrijven en met onmiddellijke ingang, te beëindigen, indien de andere partij deze inbreuk niet corrigeert of beëindigt binnen vijftien
(15) dagen na de ontvangst van een, per aangetekende post verzonden, schriftelijke aanmaning waarin de aard van de inbreuk wordt gepreciseerd en de in gebreke blijvende Partij wordt verzocht deze inbreuk te corrigeren of te beëindigen.”
V oorbeeld ontbindend beding “hersteltermijn”:
“Either Party shall be entitled to unilaterally terminate the Agreement by written notice to the other Party in any instance by written notice without court intervention and with immediate effect where the other Party commits a Material Breach, which is incapable to be remedied or, if the breach can be remedied, which a Party fails to remedy within a term which allows effective remedial action (which term will in any case not be shorter than six (6) months) for each Material Breach following written notice by the other Party demanding that said breach be remedied failing which it intends to terminate the Agreement;”
Voorbeeld ontbindend beding:
“Iedere Partij zal het recht hebben om de Overeenkomst als van rechtswege en zonder ingebrekestelling te beëindigen en met onmiddellijke ingang ontbonden te verklaren wanneer de andere Partij onvermogend wordt of in liquidatie gaat, of wanneer een verzoek tot faillietverklaring wordt ingediend, of wanneer de andere Partij failliet verklaard werd of een vrijwillige aanvraag heeft ingediend tot maatregel onder de insolventiewetgeving of wanneer bewarend of uitvoerend beslag wordt gelegd op een wezenlijk deel van de activa van de Wederpartij en dit beslag een nadelige invloed heeft op de nakoming van de verplichtingen van deze Partij.”
Voorbeeld kaderovereenkomst:
“Xx Xxxxxxxxxxxxxxxxx treedt in werking nadat Partijen ze ondertekend hebben en is van onbepaalde duur.
Elke Bijlage heeft een afzonderlijke, bepaalde duur, die in de desbetreffende Bijlage wordt bepaald. Bij gebreke aan vermelding van een bepaalde duur, wordt de Bijlage geacht te zijn aangegaan voor een periode van 1 jaar. Het einde van een Bijlage, om welke reden ook, tast het bestaan en de geldigheid van de Kaderovereenkomst of van de overigen Bijlagen niet aan.
De Kaderovereenkomst kan op elk ogenblik door de Klant of door de Leverancier worden opgezegd, per aangetekend schrijven, zonder rechterlijke tussenkomst en/of zonder betaling van enige (schade)vergoeding mits inachtname van een opzegtermijn van drie (3) maanden. Tijdens deze opzegtermijn worden de Kaderovereenkomst en de Bijlagen onverminderd nageleefd. In geval van opzegging van de Kaderovereenkomst op grond van dit artikel 3.3, zullen alle op dat moment lopende Bijlagen blijven bestaan tot hun voorziene einddatum en blijven zij, voor de doeleinden van die Bijlagen, beheerst door de bepalingen van de Kaderovereenkomst. Partijen kunnen evenwel de lopende Bijlagen niet vernieuwen of verlengen, noch nieuwe Bijlagen aangaan.”
• Prijs en betaling
• Prijsmechanismen
• Vaste prijs (“fixed price” / “lump sum contracts”)
• “Cost reimbursable” contracts
• Time & Materials contracts
• Betalingsvoorwaarden
• Betalingstermijn (standaard 30 dagen na ontvangst factuur in handelszaken)
• Betwistingsproces
• Formele voorwaarden factuur (b.v. vermelding bestelnummer)
• Vergoeding bij laattijdige betaling
• Verwijlinteresten (W. 2/8/2002 in B2B-context)
• Forfaitaire schadevergoeding
• Aandachtspunten en valkuilen
• Facturatie en betalingstermijn
• Vervaltermijnen inzake facturatie
• Facturatieschema (betalingstermijn is slechts één parameter van het ontstaan van de betaalverplichting)
• Verwijlinteresten
• Verkeerde/nietige bepaling interest
• Startdatum van verwijlinteresten
• Hoogte
• Contractuele compensatieregeling
• Opschortingsmogelijkheid bij betalingsproblemen?
Voorbeelden betalingstermijn en facturatieschema:
“Op voorwaarde dat de facturen wettelijk regelmatig zijn zal de Klant de facturen van de Leverancier betalen binnen een termijn van 60 kalenderdagen na ontvangst van de factuur.”
“Facturen zijn betaalbaar 30 dagen na factuurdatum.”
“De Leverancier zal de Vergoeding factureren na Finale Oplevering.” “De facturatie zal gebeuren overeenkomstig onderstaand schema:
• 30% bij ondertekening
• 60% bij levering
• 10% na het einde van de Garantie”
Voorbeeld betwistingsproces:
“If a Party disputes in good faith part or all of an invoice submitted by the other under
the Agreement, then the following will apply:
• any dispute should be communicated to the other Party within ten (10) days of the invoice date; any invoice that has not been disputed within ten (10) days of the invoice date shall be deemed to have been irrevocably accepted;
• disputes shall be in writing, motivated and duly documented with the appropriate justifications of the amount of the invoice disputed and the reasons of the dispute;
• the undisputed balance of the invoice shall be paid in accordance with the Agreement;
• the Parties shall as soon as reasonably practicable discuss and use their respective reasonable endeavors to solve the disputes raised;
• in case the Parties reach an agreement, the agreed amount shall be paid within
14 days following such agreement.”
Valkuilen bij verwijlinteresten:
“If an invoice remains unpaid fifteen (15) days after receipt of a written reminder requesting payment of this outstanding invoice, the Belgian legal interest rate shall be applied on the unpaid amount of that invoice, calculated as from the due date.”*
“The late payment interest shall be calculated on the basis of EURIBOR + 2%”*
“The late payment interest shall be calculated on the basis of the interest rate applied by the European Central Bank to its most recent main refinancing operation plus X percentage points.”*
“The late payment interest shall be calculated in accordance with the provisions of
the Act of 2 August 2002 combating late payment in commercial transactions”
* Opletten met deze clausules
Valkuilen compensatiemechanismen:
“All claims for money due or to become due from X shall be subject to deduction or set-off by X by reason of any counterclaim arising out of this or any other transaction with Supplier.”
“The X Affiliates may set off any amounts owed to them by Supplier, whether or not Supplier disputes such amounts, against any amounts the X Affiliates owe Supplier.”
• Voorbeeld prijsmechanisme “vaste prijs”:
“De Dienstverlening wordt verricht tegen vaste prijs, zoals bepaald in Bijlage I.”
• Vaste prijs kan een prijsverhogend effect hebben (het risico wordt ingecalculeerd in de prijs)
• Variant: “capped time & materials” met bonus-malusregeling
• Varianten die vaste prijs-beginsel aantasten:
• Meer- of minderwerk (opletten voor slechte definiëring voorwerp)
• Prijsherziening
• Indexering prijzen (?)
• “Cost reimbursable contracts”
• Cost-plus-fee
• Cost-plus-fixed-fee
• Cost-plus-incentive-fee
• Struikelblok: goede vaststelling kosten
• “open boek”-clausule / auditclausule is noodzakelijk
• Risico: cost-plus aanpak kan verleiden tot duurdere uitvoering indien dit gemakkelijker is voor leverancier / dienstverlener
• Cost-plus kan leiden tot een uitvoering die niet voordelig is voor de klant
• Uitvoeringsplan dient nauwkeurig bekeken te worden
• Time & Material contracts
• Uitvoering op basis van tijd & aangewende materialen
• Meestal vastgelegd tarief uur / dag
• Budgetschatting?
• Opgelet:
• Controlemogelijkheid prestaties
• Betwistingsmogelijkheid prestaties
• Controlemechanisme bijkomende kosten
• Bijkomende kosten
• Voorafgaande toestemming?
• Trend bij grote projecten: “forfaitisering” van de kosten om controlekost te drukken
Voorbeeld:
“In case a specific Task Order provides for remuneration on a “time and materials” basis, X shall provide timesheets and any other appropriate documentation as Y reasonably requests, in order to verify the accuracy of the invoice. If costs and expenses set out under [REFERENCE] have been incurred by X, it shall provide Y with appropriate documentation thereof prior to their invoicing. If Y does not formulate objections within ten (10) business days after the reception of the time-sheets and other appropriate documentation it receives, it will be deemed to have accepted such time-sheets and other appropriate documentation.
Only after acceptance of the time-sheets and other appropriate documentation by Y, X may issue its invoices.
Unless otherwise specified in the specific Task Order, X shall invoice Y on a monthly basis and in
accordance with the applicable Task Order.
Y shall pay the fees set out in [REFERENCE] within thirty (30) calendar days following the invoice date.”
• Prijsherzieningsclausule
• Probleem: muntontwaarding erodeert de winstmarge van de leverancier / dienstverlener
• Opgelet: in beginsel verbod op indexatie in België in commerciële overeenkomsten
• Wettelijke en reglementaire uitzonderingen zijn mogelijk (b.v. lonen, erelonen, huur)
• Toch mogelijk onder strikte voorwaarden voor overeenkomsten met buitenlandse elementen
• Mogelijk indien beperkt tot 80% reële kostenstijging (dikwijls zgn. “Agoria-clausule”)
• Omzeiling mogelijk via eenvoudige prijsverhoging (vast bedrag of procentuele
verhoging)
• Opgelet: ministeriële afwijkingen (bewaking, facilities management, …)
Voorbeelden:
“De prijs vermeld in artikel [X] wordt telkenmale op 1 januari aangepast in functie van de index
van consumptieprijzen.” *
“De prijs vermeld in artikel [X] wordt telkenmale op 1 januari aangepast op basis van volgende formule: Nieuwe prijs = Oude prijs x [0,2 + (0,8 x Nieuwe index / Oude index)]”**
“De prijs vermeld in artikel [X] wordt telkenmale op 1 januari verhoogd met 2%.” ***
“Annual Escalation Percentage Cap: 5% or the then current Consumer Price Index, whichever is greater”*
* In principe nietig.
** In principe geldig (opgelet: kostenparameters)
*** In principe geldig (opgelet: wetgeving prijscontrole)
Enkele valkuilen:
“Licensor shall have the right to vary the Maintenance Fee prior to anniversary date of the Agreement by giving not less than 60 days prior written notice of such variation. Any such annual variation in rates may not increase the Maintenance Fee then payable by a percentage which exceeds the percentage increase (if any) as defined by applying the below Variation formula, which has occurred since the previous date on which the Maintenance Fee was increased.
Variation formula.
Mn = Mo*(0,3 +0,7*(In/Io)* 0,97);
Where,
Mn: the Maintenance Fee for the new Maintenance Term,
Mo: the Maintenance Fee of the preceding Maintenance Term,
In: “Nationale lonen index Agoria (contracten vanaf 11.7.1981)” published six months prior to the moment of variation(xxx.xxxxxx.xx),
Io: the same index published one year prior to the moment of variation.”
• Contractwijzigingen
• Principe: contract strekt tot wet (artikel 1135 B.W.)
• Partijen kunnen onderling overeenkomen de overeenkomst te wijzigen
• Zwakke partij kan dit moeilijk afdwingen / bekomen
• Contractueel modaliteiten vastleggen tot wijzigen
• Partij die initiatief kan nemen
• Gevolgen die moeten worden gegeven aan een verzoek (procedure?)
• Gevolgen van contractwijziging (prijs)
• Gebrek aan “change control” leidt tot starre overeenkomsten
• Overeenkomst evolueert niet mee met behoeften / technologische evolutie
• Risico op vroegtijdige beëindiging of conflicten
Voorbeeld:
“If either Party wishes to propose a Change it shall notify the other Party of that fact by sending a written request to the other parties’ Authorised Person specifying in as much detail as is reasonably practicable the nature of the Change.
As soon as reasonably practicable after sending or receiving a written request for a Change), the Service Provider shall provide the Client with a brief written proposal (Change Proposal) in relation to the relevant Change including, but not limited to, the following information:
• scope: details of the proposed Change, including its impact on the Products/Services, related Service level,
risk and any other impact to the provision of Products/Services and to the Agreement; and
• price: a statement of the costs of implementation and on-going operation, including, but not limited to, any impact on the fees, with a sufficiently detailed breakdown of the costs resulting from the Change; and
• planning: a timetable for the implementation of the Change;
The Service Provider will ensure that fees used in a Change Proposal are market-conform.
If both Parties agree to the proposed Change, they shall issue and approve a Change Acceptance Document authorising the Change.”
• Benchmarking
• Probleemstelling: contract van langere duur met vaste voorwaarden >< marktevolutie
(prijs/kwaliteit)
• Oplossing: regelmatige benchmarking met vergelijkbare dienstverleners
• Opgelet voor valkuilen!
• Criteria voor vergelijking
• “Trigger” voor prijsherziening
• Gevolgen benchmark
• Kosten benchmark
• Keuze benchmarker
Voorbeeld:
• "Benchmarking: After the first anniversary of the effective date, company shall have the right, at its own cost and expense, and no more frequently than once during any twelve (12) month period, to obtain the services of an independent third party reasonably acceptable to vendor and subject to vendor's standard confidentiality agreement, to benchmark the services (including performance, service levels, and charges) against other vendors performing similar services under similar terms and conditions to ensure that company is obtaining competitive pricing and levels of service. Should such benchmarking result in an indication that the company is paying more than market competitive pricing and/or receiving less than competitive service levels, vendor has 30 days to provide alternate benchmarking that substantiates vendor's competitive pricing and levels of service or to adjust pricing and levels of service to company’s benchmark. If after such 30-day period vendor has neither provided such alternative benchmarking nor adjusted pricing and/or levels of service in accordance with the benchmark, company may either terminate the agreement with vendor or continue to require vendor to perform under the existing agreement. Should company terminate this agreement under this provision, the termination will be handled as a termination for [convenience or cause] under this agreement."
Valkuil: most favourable customer
“The Service Provider warrants that, during the term of this Framework Agreement, it will supply Services to the Customer at the lowest or most favourable economical conditions, taking into consideration the price, cost and usage fees it offers for the same or similar quantity and quality that is offered hereunder to any other clients.
If Customer becomes aware of more favourable conditions being granted to other clients by Service Provider, and can demonstrate it by any means, the Service Provider will, upon simple written request by the Customer, immediately apply
these more favourable conditions to this Framework Agreement.”
• Oplevering
• Tussenkomst partijen
• Procedure
• Dubbele opleveringsprocedure (voorlopige en definitieve oplevering)?
• Sancties?
• Wijze van oplevering
• Stilzwijgend
• Uitdrukkelijk (welke procedure?)
• Gevolgen van de oplevering
Voorbeeld:
“De Leverancier zal de Diensten en de Werken aan de Klant voorleggen met het oog op aanvaarding. De aanvaarding van Diensten en Werken kan gefaseerd gebeuren, in welk geval de aanvaardingstesten van de laatste fase eveneens, naar keuze van de Klant, een aanvaardingstest van alle voorgaande fasen samen kan omvatten.
De Klant zal beschikken over een termijn van 30 dagen om de aanvaardingstesten uit te voeren. Deze termijn begint pas te lopen van zodra alle componenten om deze testen uit te voeren aanwezig zijn.
Aanvaarding of weigering door de Klant dient steeds uitdrukkelijk en schriftelijk te gebeuren. Het louter verstrijken van de aanvaardingstermijn leidt niet tot stilzwijgende aanvaarding.”
• Garanties
• Wettelijke en contractuele garanties
• Contractuele garanties kunnen talrijke vormen aannemen
• Garantieperiode
• Duur
• Startpunt
• Verlenging bij incidenten?
• Verplichtingen van de leverancier/dienstverlener
• Vervanging/reparatie
• Tijdelijke noodoplossing
• Kosten en schadevergoeding
Voorbeeld:
EXCEPT AS STATED IN AN ATTACHMENT, ALL SERVICES AND SOFTWARE will conform
substantially with the agreed Specifications, the relevant Attachment and the Agreement and will be free from material defects in design, material or workmanship. This warranty will apply for a period of 90 days following acceptance.
CUSTOMER’S SOLE REMEDY FOR DEFECTIVE SOFTWARE WILL BE REPLACEMENT OF SAME. CUSTOMER’S SOLE REMEDY FOR DEFECTIVE APPLICATION SERVICE WILL BE TO RECEIVE ADDITIONAL SERVICE EQUAL TO THE NUMBER OF HOURS THAT THE SERVICE WAS DEFECTIVE (NOT INCLUDING SCHEDULED DOWNTIME). CUSTOMER’S SOLE REMEDY FOR DEFECTIVE CONSULTING SERVICES WILL BE THAT SUPPLIER AT ITS OPTION WILL RE-PERFORM THE SERVICES OR PROVIDE A FULL REFUND OF AMOUNTS PAID FOR SAME. EACH PARTY HEREBY EXPRESSLY DISCLAIMS ALL OTHER WARRANTIES, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED.
• Inhoudelijke garanties met betrekking tot het intellectueel eigendomsrecht
• Geldig en afdwingbaar
• Afwezigheid van bepaalde elementen, b.v. open source software en/of schadelijke
code (virus, worm, …)
• Garanties met betrekking tot de afwezigheid van inbreuken van rechten van derden
• Omvang?
• Herstelplicht?
• Werkwijze
• Informatie
• Controle van de procedure
• Vrijwaring ten aanzien van vorderingen
• Beperkend (‘sole remedy’) of cumulatief met schadevergoeding?
Voorbeeld:
“De Leverancier verklaart en garandeert dat hij:
- op elk ogenblik tijdens de duur van de Overeenkomst alle toepasselijke wetgeving en regelgeving zal naleven;
- op elk ogenbik tijdens de duur van de Overeenkomst zal beschikken over de nodige toelatingen, vergunningen, financiële garanties en verzekeringen om de Overeenkomst uit te voeren;
- elke software (met inbegrip van updates en upgrades) die gebruikt wordt in het kader van de Diensten of die het zij als Werk of op om het even welke andere manier aan de Klant ter beschikking wordt gesteld vrij zal zijn van virussen, trojaanse paarden, wormen, versleutelingsmechanismen en elke andere vorm van (schadelijke) code.”
Voorbeeld:
• (a) Supplier will indemnify and defend Customer and its officers, directors, and employees (each, a “Customer Indemnified Party”) from and against any and all damages, liabilities, costs, and expenses (including reasonable attorneys' fees, “Damages”) incurred by a Customer Indemnified Party in any third party action arising from or in connection with: (i) Supplier’s breach of any of its obligations set forth in sections 8, 11, 12 or 13 of this Agreement or (ii) Supplier’s breach of its representations set forth in section 10(a) below. In addition, if Supplier’s I/P is, or in the opinion of Supplier may become, the subject of any claim for infringement or if it is determined by a final court decision that the I/P is infringing, then Supplier
may, at its option and expense, either (A) procure for Customer the right from such third party to use the I/P or (B) replace or modify the I/P with other suitable and reasonably equivalent products so that the I/P becomes noninfringing, without incurring a diminution in performance or function. Only if (A) and (B) are not possible, then either party may terminate the Agreement and Supplier will reimburse all fees paid by Customer during the last 12 months, without affecting the right of Customer to claim compensation of its actual prejudice and without prejudice to all remedies available under the Agreement or the applicable law.
• THIS SECTION 7(a) STATES SUPPLIER’S ENTIRE OBLIGATION AND CUSTOMER’S SOLE REMEDIES WITH RESPECT
TO ANY CLAIM REGARDING THE INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS OF ANY THIRD PARTY.
Voorbeeld:
Company will indemnify Client against any bona fide third party claim that the grant of a right to, or the access and use by, Client and its Users of the Client Software or Company Service in accordance with this Agreement infringes a validly existing United Kingdom trademark, copyright, patent rights or other proprietary rights of a third party and pay any final judgment awarded or Company-negotiated settlement. Company’s obligations under this Section are conditioned upon Client providing Company (i) prompt written notice of any claim; (ii) sole and exclusive control over the defense and settlement of the claim; and (iii) such cooperation as Company may reasonably request with respect to the defense or settlement of such claim. Company will defend any claim with counsel of its own choosing and settle such claim as Company deems appropriate. At its discretion and expense, Client may participate in the defense with counsel of its own choosing and at its own cost and expense. Client will not admit liability, take any position adverse or contrary to Company, or otherwise attempt to settle any claim or action without the express written consent of Company.
CREOBIS Training
Voorbeeld (vervolg):
If, in Company’s sole opinion, an infringement claim may have validity, then Company may modify the Client Software or Company Service to make it non-infringing, procure any necessary license, or replace the affected item with one that is reasonably equivalent in function and performance. If Company determines in its sole opinion that none of these alternatives are reasonably available, then Company may terminate this Agreement, Client will discontinue using the allegedly infringing Client Software or Company Service and Company will issue Client a pro-rata refund of any prepaid Subscription Fee based on the number of months remaining in the then-current Initial Term or Renewal Term. Company has no obligation under this Section for and Client will indemnify Company against, any third-party claim arising from: (i) Client Data or Company’s compliance with Client’s or its representatives’ designs, specifications, instructions, or technical information; (ii) modifications to the Client Software or Company Service not made by Diligent; (iii) Client's use of the Client Software or Company Service that is non-compliant with the Configuration Requirements in Exhibit B or the Documentation; (iv) use of the Client Software or Company Service in any manner that is not authorised or is not permitted by this Agreement; (v) Client use or combination of the Client Software or Company Service with any other software, hardware, or services that are not provided by Company; or (vi) Client’s failure to implement changes recommended by Company if the infringement would have been avoided by the implementation of the change. This Section states Company’s entire liability and Client’s sole and exclusive remedy for claims of infringement.
CREOBIS Training
• Exoneratieclausule
• Contractuele aansprakelijkheid = in principe onbeperkt: alle schade moet
worden vergoed
• Commercieel gebruikelijk om dit te beperken
• Aansprakelijkheidsbeperking is toegestaan, behalve:
• Beperking aansprakelijkheid voor bedrog of opzettelijke fout (dus wel: zware
fout!)
• Bepalingen van openbare orde of dwingend recht
• Beperking die elke zin wegneemt van de verbintenis
• Mogelijkheden:
• Omvang van de aansprakelijkheid (bedrag)
• Xxxx xxx xx xxxx (b.v. enkel aansprakelijk voor zware fout)
• Aard van de schade (geen gevolgschade)
• Voorbeelden:
“Behoudens in geval van bedrog, opzettelijke fout of zware fout, zal geen der partijen jegens de andere aansprakelijk zijn.”
“De aansprakelijkheid van de partijen onder deze overeenkomst is beperkt tot [BEDRAG] EUR [per kalenderjaar].”
“De klant erkent dat de leverancier niet aansprakelijkheid is.” *
“De leverancier is niet aansprakelijk voor enige indirecte of gevolgschade, zoals (maar niet beperkt tot) verlies van winst en verlies van kans.”
* Niet geldig.
• Valkuilen en tips
• Wederkerigheid?
• Rechtstreekse schade vs. onrechtstreekse schade
• Definitie
• Uitsluitingen uit het begrip van onrechtstreekse schade
• Onbeperkte aansprakelijkheid voor specifieke gevallen?
• Uitholling aansprakelijkheidsbeperking via vrijwaringsplicht?
• Contractjaar vs. kalenderjaar
• Verjaringsregels
• Wederkerigheid?
• Ingebrekestellingsregels
Voorbeelden:
“Supplier’s liability to the Client shall be limited to 1,250,000 EUR in any period of 12 (twelve) consecutive calendar months.”
“Supplier’s liability to the Client shall be limited to 1,250,000 EUR in any
Contract Year.”
“Supplier’s liability to the Client shall be limited to 1,250,000 EUR in any
calendar year.”
Voorbeelden:
“Either Party’s liability shall be limited to direct damages only.” “Neither Party shall be liable for indirect damages.”
“Neither Party shall be liable for indirect damages, such as (but not limited to) loss of profit, loss of revenue, loss of opportunity, loss of or corruption of data, loss of goodwill.”
“Neither Party shall be liable for indirect damages such as loss of profit
and loss of revenue.”
Voorbeelden
"Consequential Damage"
Damages or losses that do not directly and immediately result from a wrongful act, either contractually or extra-contractually but instead indirectly and/or after the lapse of some time, including but not limited to business interruption or stagnation, increase of personnel costs and/or the cost of personnel redundancy, loss of anticipated savings or benefits, increase of overhead costs, and the consequences of a strike, however caused. *
* Opletten met deze clausule
CREOBIS Training
Voorbeelden:
“The following damages shall be considered to be direct damages:
• direct loss of business or profits;
• additional costs and expenses incurred by the Client arising from a Default by the Service Provider;
• loss of or corruption of the data of Client including;
• any regulatory losses, fines, expenses or other losses arising from a breach by the IT Service Provider of any law or regulation;
• costs for mitigation of damages or any measure to prevent
damages”
Voorbeelden:
“Notwithstanding any other provision of this Agreement, neither Party limits
its liability for:
• Fraud, intentional failure or gross negligence;
• damage to tangible property;
• death or bodily injury;
• damage arising under clauses X, Y and Z;
• breach of third party intellectual property rights; or
• any regulatory losses, fines, expenses or other losses arising from a breach
by that Party of any law or regulation.”
• Ingebrekestellingsbeding (met ongewenste effecten?)
“If one of the Parties breaches this Agreement, the other Party shall serve notice of default. The notice of default shall be in writing and shall specify in reasonable detail the nature of the default. The notice of default shall allow the defaulting Party a reasonable period – and at least twenty (20) days from the receipt of the notice of default – to remedy the default. If the default can be rectified, the other Party cannot claim damages.”
CREOBIS Training
• Verzekeringen
• Verzekeringsplicht
• Verzekerde risico’s
• Omvang
• Kwaliteit
• Duur
• Instandhoudingsplicht
• Bewijsplicht
• Bijzondere bepalingen
• Vermelding klant als derdebegunstigde
• Afstand van verhaal van verzekeraar
Voorbeeld:
“The Service Provider shall, at its own expense, effect and maintain at all times after the Effective Date policies of insurance in relation to all the Service Provider's potential liabilities under or in connection with this Agreement.
The Service Provider shall promptly provide the Client with evidence of such insurance.
The Service Provider shall at all times comply with the terms of the insurance policies set out above (including paying all premiums and other moneys payable, notifying circumstances which might give rise to claims, and making claims), and shall not do or permit to be done anything which might render any such insurance policy void or entitle the insurer to refuse to pay any claim or part of a claim.
The insurance policies shall be applicable for damages, arising during the term of the Agreement and claimed for a period of five (5) years after termination or expiry of this Agreement.”
• Schadebeding (forfaitaire schadevergoeding)
• Forfaitaire bepaling van schade ingevolge een bepaalde contractuele fout
• Rechtsgeldig indien hoogte bedrag kennelijk het bedrag is van de schade die zou kunnen worden geleden door een fout
• Sanctie: herleiding van het bedrag
• Opgelet: niet-herleidbare forfaitaire schadevergoedingen zijn absoluut nietig!
• Voordeel:
• Schadevergoeding is op voorhand bepaald, ongeacht of de schade zich voordoet of niet
• Lagere bewijslast: enkel bestaan fout (schade bewijzen kan erg moeilijk zijn)
• Opgelet: mogelijkheid voorzien om hogere schade te vorderen
Voorbeelden:
“In geval van inbreuk op deze bepaling, is de partij die een inbreuk pleegt een bedrag van [BEDRAG] EUR verschuldigd aan de andere partij ten titel van forfaitaire schadevergoeding, onverminderd het recht van de andere partij om een hogere schadevergoeding te vorderen indien deze partij het bewijs van een hogere geleden schade kan leveren.”
“In geval van inbreuk op deze bepaling, is de partij die een inbreuk pleegt een onverminderbaar bedrag van [BEDRAG] EUR verschuldigd aan de andere partij ten titel van forfaitaire schadevergoeding, onverminderd het recht van de andere partij om een hogere schadevergoeding te vorderen indien deze partij het bewijs van een hogere geleden schade kan leveren.” *
* In beginsel nietig – opgelet met uiteenlopende rechtspraak van lagere rechtbanken.
• Niet-uitvoeringsexceptie
• Gemeenrechtelijke regeling
• Wederkerige overeenkomst
• Ernstige toerekenbare tekortkoming
• Samenhang
• Proportionaliteit
• Contractuele regeling
• Versoepeling of verstrenging
• Uitsluiting
• Aandachtspunten
• Uithollen van de proportionaliteitsregel
• (Gedeeltelijk) loskoppelen van betalingsplicht bij diensten met impact op continuïteit
Voorbeeld:
“Indien Leverancier geen betaling heeft ontvangen binnen de 15 dagen na de vervaldatum van een factuur, dan mag Leverancier:
• de diensten en de toegang tot en het gebruik van de Software en de Documentatie opschorten tot op het ogenblik dat de betreffende facturen worden voldaan;
• verwijlinterest aanrekenen in overeenstemming met de bepalingen van de Wet van 2 augustus 2002 tot bestrijding van betalingsachterstand in handelstransacties.”
Voorbeeld:
“Supplier shall comply with the following suspension procedure, before it may suspend (any
part of) the Services:
• Supplier shall inform the Client via e-mail and registered letter of its intention to suspend (any part of) the Services. Supplier shall also indicate with sufficient detail in the e-mail and/or registered letter the reasons for the suspension.
• The Client shall have ten (10) working days’ time to remedy the cause of the suspension.
• If the Client has not remedied the situation as mentioned above, then Supplier shall send both an e-mail and a registered letter announcing that it will start suspending (any part of ) the Services five (5) working days after the letter has been sent.
• The suspension procedure may only be initiated if the amount due exceeds EUR XXX or if
the Client has failed to pay the monthly Fees during at least 3 consecutive months.”
• Auditclausule
• Contractueel bepaalde mogelijkheid om naleving overeenkomst te verifiëren / te laten
verifiëren
• Modaliteiten
• Regelmaat
• Tijdstip
• Kostprijs
• Beperkingen
• Indien derde: onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid!
• Auditclausule is niet altijd nuttig
• Contracten met geringe waarde
• Zichtbaarheid van inbreuken
Voorbeeld:
“X heeft het recht controles uit te voeren of te laten uitvoeren bij Dienstverlener teneinde na te gaan of Dienstverlener zijn verbintenissen onder deze Overeenkomst op correcte wijze uitvoert. De controles worden uitgevoerd door een door X aangeduide interne of externe controleur.
Dienstverlener zal volledige medewerking verlenen aan de controle. X zal toegang hebben tot alle voor de uitvoering van de Overeenkomst relevante locaties en data van Dienstverlener.
Elk van de partijen draagt de eigen kosten verbonden aan deze controles, tenzij uit de controle blijkt dat Dienstverlener zijn verbintenissen niet correct uitvoert, in welk geval alle kosten verbonden aan de controle ten laste van Dienstverlener vallen.
De controles worden, behoudens zwaarwichtige redenen, doorgevoerd op werkdagen tussen 9u en 18u.”
• Data, informatie en persoonsgegevens
• Vertrouwelijkheid
• Verwerking van persoonsgegevens
• Vertrouwelijkheid
• Verwerking van persoonsgegevens door verwerker
• Verplichte aanwezigheid overeenkomst
• Beperking van verwerkingsmogelijkheden
• Verplichte beveiliging en auditmogelijkheid
• Aansprakelijkheid
• Schriftelijke aanstelling van een vertegenwoordiger indien niet gevestigd in de EU
• Niet voor incidentele verwerkingen
• Niet voor overheidsinstanties of –organen
• Overeenkomst
• Verwerkingsverantwoordelijke
• Sub-verwerkers
• Modalisering van de aanstelling van sub-verwerkers
• Bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten
• Medewerkingsplicht t.a.v. de toezichthoudende overheid
• Beveiligingsplicht
• Meldingsplicht inzake inbreuken in verband met persoonsgegevens
• Beperking keuzevrijheid sub-verwerkers
• Voorafgaande toestemming van verwerkingsverantwoordelijke
• Specifiek
• Algemeen
• Bij aanpassing: informatie over beoogde verandering
• Mogelijkheid van bezwaar in hoofde van verwerkingsverantwoordelijke
• Impact of standaarddiensten?
• Doorschuiven van contractuele verplichtingen
• “ononderbroken ketting” van verwerkersovereenkomsten
Vertrouwelijkheid en verwerking persoonsgegevens
• Inhoud
• Naam en contactgegevens
• Verwerker
• Iedere verwerkingsverantwoordelijke voor rekening waarvan de verwerker handelt
• Vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker
• Functionaris voor gegevensbescherming;
• Categorieën van verwerkingen
• Indien van toepassing, doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land en de documenten inzake de passende waarborgen
• Indien mogelijk, een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen
• Vorm
• Schriftelijk of elektronisch
Vertrouwelijkheid en verwerking persoonsgegevens
• Keuze van de verwerker
• Beperking in hoofde van de verwerkingsverantwoordelijke
• Verwerkers die afdoende garanties bieden
• Passende technische en organisatorische maatregelen
• Voldoen aan vereisten van de AVG en de bescherming van de rechten van de
betrokkene
• Ruimer dan loutere beveiliging
• Concrete toepassing
• Evaluatie in de context van de selectieprocedure
• Certificatie
• Gedragscodes
• Documentatie is aangewezen (beginsel van aantoonbare naleving)
Vertrouwelijkheid en verwerking persoonsgegevens
• Verplichte aanwezigheid van overeenkomst of bindende rechtshandeling
• Formele vereisten
• Inhoudelijke vereisten
• Formele vereisten
• Schriftelijk of in elektronische vorm
• Onderscheid is niet relevant in Belgisch recht
• Artikel XII.15 WER (geschrift)
• een opeenvolging van verstaanbare tekens die toegankelijk zijn voor een latere raadpleging, welke ook de drager en de transmissiemodaliteiten ervan zijn
Vertrouwelijkheid en verwerking persoonsgegevens
• Inhoudelijke vereisten
• Omschrijving hoofdelementen overeenkomst
• het onderwerp en de duur van de verwerking
• de aard en het doel van de verwerking
• het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen
• de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke
• Naleving van deze bepaling is niet steeds voor de hand liggend
• Hosting van geëncrypteerde gegevens
• Hosting van niet-gestructureerde data
• Impact op vrijstelling aansprakelijkheid hosting (artikel XII.19 WER)?
• Overweging 21 bij AVG
• Artikel 2, 4° AVG
Vertrouwelijkheid en verwerking persoonsgegevens
• Inhoudelijke vereisten
• Uitdrukkelijke bepaling:
• Verwerking uitsluitend op basis van schriftelijke instructies, behoudens wettelijke verplichting (mits voorafgaande kennisgeving van wettelijke bepaling)
• Informatieplicht inzake onwettelijke instructies
• Vertrouwelijkheid in hoofde van tussenkomende personen (contractueel of
wettelijk)
• Passende technische en organisatorische maatregelen om bijstand te verlenen bij uitoefening rechten betrokkene
• Beveiligingsplicht
• Retransitieverplichting bij einde overeenkomst
• Terbeschikkingstelling informatie en bijstand bij audits
• Regeling aanstelling sub-verwerkers
Vertrouwelijkheid en verwerking persoonsgegevens
Voorbeelden:
“The Parties will be providing each other with information of a confidential nature concerning their businesses. The Parties will treat all such information as well as all information concerning the Agreement ("Confidential Information") with the same standard of care as they treat their own confidential information but in any event with no less than reasonable care.
The Parties will provide the Confidential Information to their personnel and
Third Party advisers or subcontractors only on a "need to know" basis for the purposes of this Agreement. The Parties are responsible for their personnel and Third Party advisers or subcontractors maintaining confidentiality. The Parties will use Confidential Information relating to the other Party only for the purposes of this Agreement.”
Vertrouwelijkheid en verwerking persoonsgegevens
Voorbeeld:
“Confidential Information does not include any information that the receiving Party can demonstrate
is:
(i) rightfully known prior to disclosure;
(ii) rightfully obtained from a Third Party authorized to make such a disclosure, without breach of the terms and conditions of this Agreement;
(iii) independently developed by the receiving Party provided, however, that the receiving Party
must be able to prove that this is the case using documentary evidence;
(iv) available to the public without restrictions;
(v) approved for disclosure with the prior written approval of the disclosing Party; or
(vi) disclosed by court order or as otherwise required by law, provided that the Party required to disclose the information provides prompt advance Notice to enable the other Party to seek a protective order or otherwise prevent such disclosure.
The provisions of this Section X will survive up to three (3) years after termination of this Agreement (except in the case of Software, which shall be for an indefinite period).”
Vertrouwelijkheid en verwerking persoonsgegevens
Voorbeeld (AVG):
• Where Personal Data is processed by X or X Personnel under or in connection with this
Agreement, X shall:
• not process Personal Data or disclose or permit the disclosure of Personal Data to any Third Party other than:
• in accordance with the Client’s documented instructions; or
• where required by law, in which case X shall inform the Client of that legal requirement to the extent permitted
by law;
• implement appropriate technical and organisational measures to protect the Personal Data against unauthorised or unlawful processing and against accidental loss, destruction, damage, alteration or disclosure;
• take reasonable steps to ensure the reliability of any employee, agent or contractor who may have access to Personal Data, ensuring in each case that access is strictly limited to those individuals who need to access the relevant Personal Data, as strictly necessary to perform the Services in the context of that individual's duties to X, ensuring that all such individuals;
• are informed and aware of the confidential nature of Personal Data and of X' obligations in relation to data protection and confidentiality under this Agreement; and
• are subject to confidentiality undertakings or professional or statutory obligations of confidentiality;
Vertrouwelijkheid en verwerking persoonsgegevens
Voorbeeld (AVG) (vervolg):
• process the Personal Data in accordance with the applicable data protection legislation and not do or permit anything to be done which might cause the Client in any way to be in breach of this legislation; compliance shall include providing the Services in such a manner that they comply and continue to comply with applicable data protection legislation at no additional cost to the Client.
• provide all reasonable assistance to the Client, free of charge, to enable the Client to comply with its obligations under applicable data protection law within the context of the Agreement;
• cooperate with the Client to enable the Client to comply with any exercise of rights by a data subject under the applicable data protection legislation, which shall include:
• where applicable, providing such assistance as is reasonably requested by the Client to enable the
Client to comply with the relevant request within the applicable deadlines; and
• insofar as this is possible, implementing such technical and organisational measures as may be reasonably required by the Client to allow the Client to respond effectively to relevant complaints, communications or requests;
GebruikVertrouwelijkheid en verwerking
persoonsgegevenselijke bedingen
Voorbeeld (AVG) (vervolg):
• create and maintain a record of data processing activities;
• co-operate with the Client and take such reasonable commercial steps as are agreed by the Parties to assist in the investigation, mitigation and remediation of a personal data breach.
• appoint and identify to the Client a named individual within X to act as a point of contact for any enquiries from the Client relating to Personal Data;
• not authorise any Third Party and/or Sub-Contractor to process Personal Data ("sub-processor") other than with the prior written consent of the Client;
• deal promptly and properly with all reasonable inquiries from the Client relating to its processing of the Personal Data;
• at the request and costs of the Client, submit its data processing facilities for audit or control of the processing activities which shall be carried out by the audit or compliance department of the Client or by representative(s) of the privacy or insurance supervisory authority;
• except if required otherwise for the purposes of the Agreement, cease processing Personal Data immediately upon the termination or expiry of this Agreement or, if sooner, the Service to which it relates and as soon as possible thereafter, at the Client’s option, either return, or securely wipe from its systems (so that such Personal Data cannot be recovered or reconstructed), the Personal Data and any copies of it or of the information it contains and X shall confirm in writing that this clause has been complied with in full.
• In case X becomes aware of a personal data breach, or circumstances that are likely to give rise to a personal data breach, X shall immediately notify the Client. X shall, at its own cost and expense and following consultation with the Client, take all such measures as are necessary to end, and to limit to the maximum extent possible the adverse consequences of such personal data breach. X shall also assist the Client with the Client’s obligations with regard to such personal data breach at no additional cost.
• X shall not transfer the Personal Data to any country outside the European Economic Area without the prior written consent of the Client.
• The Parties agree to create a Schedule to the Agreement that describes the data processing operations carried out by X as data processor on behalf of the Client in the manner required by applicable data protection law. The Parties undertake to update this Schedule as necessary.
• Intellectuele eigendom
• Auteursrechtelijk beschermde werken
• Software
• Databanken
• Uitvindingen (octrooien)
• Contractuele problematiek
• Overdracht van eigendom
• Licentie m.o.o. gebruik en/of exploitatie
• Wettelijk of contractueel georganiseerde overdracht van de intellectuele eigendomsrechten
• Voordelen
• Nadelen
• Omvang is afhankelijk van het betreffende intellectuele eigendomsrecht
• Analyse geval per geval
• Standaardclausules die ruimst mogelijk overdracht genereren
• Overdracht is in de praktijk niet altijd mogelijk of wenselijk
• “Voorafbestaande intellectuele eigendomsrechten”
• Strategisch asset van de dienstverlener
Overzicht titulariteit in contractuele relaties zonder contractuele regeling | Auteursrecht | Software | Octrooi | Databank |
WG-WN | Auteur (werknemer) | Vermoeden van overdracht aan werkgever (enkel voor software) | Werkgever | Producent (werkgever) |
Klant - Dienstverlener | Auteur (dienstverlener of diens werknemers / consultants) | Auteur (dienstverlener of diens werknemers / consultants) | Uitvinder (dienstverlener) | Producent (klant) |
• “Voorafbestaande intellectuele eigendomsrechten” / “background IP”
• Sommige elementen van de deliverables zijn voorafbestaand of eigendom van een
derde
• Eigendom kan niet worden overgedragen
• Risico
• Uitholling van het eigendomsrecht op de deliverables
• ‘Vendor lock-in’
• Oplossing
• Ruime licentie (eigendomsbenaderend) op deze elementen
• Enkel elementen toelaten waarvan de eigendom kan worden overgedragen (kostenverhogend?)
• Enkel toelaten voor eenvoudig vervangbare elementen
Voorbeeld:
“Contractor shall forthwith disclose to the Client all results, data and information, programmes and software developed or created in the context of the Services (and in particular the deliverables) (“Results”). All Intellectual Property Rights on such Results shall be the sole and exclusive property of the Client. The transfer of such Intellectual Property Rights takes place as soon as the Results are created and relates to all current and future forms of exploitation of such Intellectual Property Rights.”
“The Contractor warrants that it has obtained from all Consultants, to the greatest extent permitted by law, a waiver of their rights to invoke moral rights in relation to the Results.”
Voorbeeld:
“If Supplier has embedded any Supplier intellectual property in a deliverable, Supplier grants Client an irrevocable, non-exclusive, worldwide and perpetual (i.e. at least for the duration of the applicable intellectual property rights) license to use such Supplier Intellectual Property, as embedded, to enable the Client to obtain the full benefit of the Agreement.”
• Interpretatiebedingen
• Regels inzake interpretatie overeenkomst (artikel 1156-1164 B.W.)
• Bijzondere regels in specifieke wetgeving (b.v. consumentenwetgeving)
• Voorbeelden:
“De titels van deze Overeenkomst en van haar afdelingen zijn louter indicatief en kunnen niet worden aangewend ter interpretatie van de inhoud van de bepalingen van deze Overeenkomst.”
“Deze Overeenkomst schept geen band van ondergeschiktheid tussen de Opdrachtgever en de Dienstverlener en kan niet worden geïnterpreteerd als een arbeidsovereenkomst.”
“article 1162 of the Civil Code shall not apply in case of any dispute between the Parties
with respect to the interpretation of the Agreement; and”
• “Vierhoekenbeding”
• Bepaling van parameters van overeenkomst
• Complexe projecten: verwerping van precontractuele documenten om verdoken interpretaties uit te sluiten
• Moeilijk afdwingbaar in België (hoewel perfect geldig) vs. Strikt toegepast in Angelsaksische landen
• Opgelet bij samenhangende overeenkomsten
Voorbeeld:
“De partijen erkennen dat deze overeenkomst en haar bijlagen de integrale tekst uitmaken van het akkoord tussen partijen en dat zij alle voorgaande mondeling of schriftelijke voorstellen of verbintenissen vervangt en vernietigt, alsook elke andere mededeling tussen partijen met betrekking tot de inhoud van deze overeenkomst.”
• Nietigheidsclausule
• Algemene regel: nietigheid van een clausule leidt alleen dan tot nietigheid
van de overeenkomst, indien het een essentiële clausule is
• Nietigheid van de overeenkomst is zelden wenselijk
• Opvangen van gevolgen nietigheid deel overeenkomst
• Eventueel: voorzien in onderhandelingen of in de verplichting om een
vervangende bepaling te voorzien
Voorbeeld:
“De nietigheid van een clausule van deze overeenkomst heeft niet de nietigheid van de volledige overeenkomst voor gevolg. De partijen verbinden er zich toe de nietige clausule te vervangen door een rechtsgeldige clausule die, voor zover mogelijk, dezelfde uitwerking heeft als de clausule die nietig werd verklaard.”
• Overmachtclausule
• Wat is overmacht?
• Geen wettelijke definitie
• Rechtspraak: onvoorzienbaar, vreemd aan de wil van diegene die overmacht ondergaat en onvermijdelijk (uitvoering absoluut onmogelijk?)
→ zeer streng
• Overmacht bevrijdt in principe schuldenaar (opgelet bij eigendomsoverdragende verbintenissen)
• Contractualisering
• Contractuele definitie overmacht (meestal ‘redelijkheidstoets’)
• Opgelet: ruimere toepassing van overmacht in het voordeel van dienstverlener (te ruime definitie)
Voorbeeld:
• “Any cause beyond a Party’s reasonable control affecting the performance by that Party of its obligations hereunder including, but not limited to, acts of God, insurrection or civil disorder, war or military operations, national or local emergency, acts or omissions of any government or other public authority, industrial disputes of any kind, fire, flood, lightning, explosion, earthquake, inclement weather, acts or omissions of persons or bodies beyond the reasonable control of the affected Party, a breach of any subcontractor or supplier.”
Voorbeeld:
“Geen der partijen zal aansprakelijk zijn wegens vertraging of tekortkoming in de uitvoering van enige verbintenis onder deze Overeenkomst, indien deze vertraging of tekortkoming door overmacht is ontstaan.”
“Neither Party shall be held liable for failure or delay in performing any of its obligations under the Agreement, if such failure or delay is caused by or results from an event of Force Majeure.
The affected Party shall promptly notify the other Party of the occurrence of an event of Force
Majeure and the estimated extent and duration of its inability to perform its obligations.
Except if the event of Force Majeure was known to the other Party, the affected Party which fails to promptly inform the other Party of the occurrence of such event shall be held liable for its failure or delay in performing its obligations under the Agreement.
Upon the cessation of the event of Force Majeure, the affected Party shall promptly notify the other
Party of such cessation and resume performance of its obligations.
The affected Party shall use reasonable endavours to mitigate the effects of the Force Majeure event.”
• Afwerving personeel en cliënteel
• Vrijheid van ondernemen (art. II.3 WER)
• Principieel toegelaten, behoudens specifieke omstandigheden
• Niet-afwervingsbedingen
• Principieel geldig in België
• Discussie in het buitenland
• Aandachtspunten
• Xxxx (vooral bij kaderovereenkomsten)
• Omvang (werknemers en/of freelancers)
• Aard van de verbodsbepaling (uitzonderingen?)
• Forfaitaire schadevergoeding
Voorbeeld:
“From the Effective Date until six (6) months after completion of its obligations under this Agreement a Party shall not directly or indirectly solicit or seek to procure (other than by general advertising), without the prior written consent of the other Party, the employment of (i) in
the case of Client, Supplier’s employees engaged in the provision of the Services during the period they are so engaged and for six (6) months thereafter, and (ii) in the case of Supplier, Client’s employees engaged in the provision of its finance and accounting services during the period they are so engaged and for six (6) months thereafter.”
Voorbeeld:
“Supplier and Customer agree that during the term that any Service is provided under any applicable Purchase Order or Statement Of Work and for a period of six
(6) months thereafter, neither shall solicit, whether directly, indirectly or through a third party for employment or retention as an independent contractor any employee or consultant of the other Party who provided any Services pursuant to this Agreement.
“Solicit” shall not be deemed to include advertising in newspapers, web sites or
trade publications available to the public.”
Voorbeeld:
“During this Agreement and for twelve (12) months after termination or expiration of this Agreement, Parties shall not:
• encourage each Party's personnel to end their employment relationship with the Party, or
• encourage a customer, supplier, agent, consultant or any other third party to end its relationship with a Party or breach or modify the conditions of the relationship in a way that is disadvantageous to the other Party.”
• Toepasselijk recht / jurisdictie
• In beginsel: vrijheid om toepasselijk recht te bepalen / vrijheid om jurisdictie
te bepalen
• Opgelet: dwingende bepaling bestaan o.a. in consumentenrecht, distributierecht, verzekeringsrecht, ...
• Jurisdictie:
• Staatsrechter
• Alternatieve geschillenregeling: mediatie en arbitrage
• Geschillenbeheersing als eerste fase: escalatieprocedure
• Procedurekosten vermijden is zinvol, vooral in technische geschillen
• Opgelet: opeenvolging van procedures kan leiden tot aanzienlijke vertraging
Voorbeelden:
Toepasselijk recht
“This Agreement shall be governed by the laws of Belgium. The United Nations Convention on Contracts for the International Sales of Goods concluded at Vienna on 11 April 1980 (CISG) shall not apply.”
Jurisdictie
“Elk geschil voortvloeiend uit of met betrekking tot deze overeenkomst wordt onderworpen aan de exclusieve bevoegdheid van de hoven en rechtbanken te Brussel (België).”
Mediatie
“De partijen verbinden zich ertoe voor alle geschillen die uit of met betrekking tot deze overeenkomst mochten ontstaan, het mediatiereglement van CEPINA toe te passen. De zetel van de mediatie is (stad).De taal van de mediatie is (…). [Aanvullen met arbitrageclausule of jurisdictiekeuze.]”