Algemeen
Algemeen
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Opdrachtnemer: Helmer Finance gevestigd te Apeldoorn.
2. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Xxxxxx Finance opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden.
3. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Xxxxxx Finance uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de offerte/opdrachtbevestiging.
4. Meerwerk: werkzaamheden die buiten de overeengekomen dienstverlening vallen en waarvoor apart moet worden betaald.
Artikel 1. Algemeen
1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en op alle overeenkomsten die opdrachtnemer sluit met opdrachtgever, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
1.2 Op van deze voorwaarden afwijkende bedingen en/of eigen voorwaarden kan de opdrachtgever slechts een beroep doen indien de voorwaarden/bedingen uitdrukkelijk en schriftelijk door de opdrachtnemer zijn aanvaard.
1.3 De door de opdrachtnemer in acht te nemen regel- en wetgeving omtrent de uitoefening van het beroep maken deel uit van de overeenkomst. De opdrachtgever verklaart de daaruit voor opdrachtnemer voortvloeiende verplichtingen steeds volledig te zullen respecteren.
1.4 De opdrachtgever is op de hoogte van en respecteert de verplichtingen van de opdrachtnemer uit hoofde van de Wet Identificatieplicht en de Wet Melding Ongebruikelijke Transacties.
1.5 Ingevolge de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dient opdrachtnemer cliëntonderzoek te verrichten alvorens opdrachtnemer de opdracht kan aanvaarden
Artikel 2. Uitvoering van de opdracht
2.1 Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop de verleende opdracht wordt uitgevoerd. Opdrachtnemer zal zo mogelijk rekening houden met tijdig verstrekte en verantwoorde aanwijzingen van opdrachtgever omtrent de uitvoering van de opdracht.
2.2 Opdrachtnemer heeft het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden, indien dit naar oordeel van de opdrachtnemer wenselijk is met het oog op een voor partijen optimale uitvoering van de opdracht.
2.3 Opdrachtnemer is gehouden de verleende opdracht op deskundige en zorgvuldige wijze uit te voeren.
2.4 Opdrachtnemer kan eerst meer werkzaamheden verrichten en aan opdrachtgever in rekening brengen dan waartoe opdracht is verstrekt, indien opdrachtnemer vooraf overleg met de opdrachtgever gepleegd heeft.
Artikel 3. Aanbod
3.1 De dienstverlening van opdrachtnemer wordt altijd overeengekomen met opdrachtgever op basis van een offerte. Bij akkoord op deze offerte, wordt de opdracht door opdrachtgever aan opdrachtnemer verstrekt.
3.2 Alle dienstverleningspakketten hebben een minimale contractduur van 6 maanden. Hierna is het contract maandelijks opzegbaar. Bij opzegging gedurende de eerste 6 maanden, behoudt opdrachtnemer het recht om de eerste 6 maandtermijnen te factureren, zonder dat er een tegenprestatie geleverd hoeft te worden. Indien er in het geheel nog geen werkzaamheden zijn verricht én met akkoord van opdrachtnemer, kan het bedrag van de eerste 6 maandtermijnen worden verlaagd tot een bedrag van éénmalig € 250 exclusief btw.
3.3 De tarieven van het dienstverleningspakket van opdrachtnemer worden altijd overeengekomen:
3.3.1 op basis van een juiste en volledige oplevering door opdrachtgever;
3.3.2 op basis van een administratie zonder betalingsachterstanden, betaalafspraken en/of belastingschulden van opdrachtgever;
3.3.3 voor de zakelijke administratie en zakelijke belastingen. De aangifte inkomstenbelasting (met deels een privékarakter) vormt hier een uitzondering op.
Indien niet wordt voldaan aan bovenstaande vereisten, is opdrachtnemer toegestaan een aanvullend tarief te rekenen voor de extra tijd die besteed wordt aan het volledig en juist verwerken van de administratie en belastingen.
3.4 Het afgesproken aantal banktransacties in het dienstverleningspakket betreffen alle transacties die via de zakelijke rekeningen verlopen. Banktransacties van of naar een privérekening en/of spaarrekening zijn derhalve ook zakelijke banktransacties, net zoals privéuitgaven.
3.5 Alle dienstverleningspakketten van opdrachtnemer zijn standaard voorzien van 6 uur advies en/of vragen over de zakelijke administratie en/of de zakelijke belastingen.
3.6 Bij alle dienstverleningspakketten van opdrachtnemer is het hebben van een zakelijke rekening verplicht. Opdrachtnemer adviseert opdrachtgever om de zakelijke rekening niet te gebruiken voor privéuitgaven. Dit om te voorkomen dat opdrachtgever buiten het aantal afgesproken jaarlijkse banktransacties gaat.
3.7 Bij alle dienstverleningspakketten van opdrachtnemer zijn maximaal 3 zakelijke rekeningen inbegrepen. Voor iedere extra zakelijke rekening wordt een toeslag van 10 euro exclusief btw per maand gerekend.
Artikel 4. Informatie en gegevens
4.1 Opdrachtgever is gehouden alle benodigde bescheiden en noodzakelijke gegevens, welke opdrachtnemer overeenkomstig haar oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig, in de gewenste vorm en op de gewenste wijze aan opdrachtnemer ter beschikking te stellen.
4.2 Voor de oplevering van gegevens geldt een duidelijk opleveringsprotocol. Deze is te vinden in het klantenportaal van opdrachtnemer bij “instructies" of is op verzoek op te vragen via xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx. Opdrachtgever is verplicht het opleveringsprotocol in acht te nemen.
4.3 Opdrachtnemer houdt haar capaciteit beschikbaar voor haar cliënten. De planningen worden ingericht op basis van deadlines voor cliënten. Indien opdrachtgever de genoemde bescheiden en gegevens niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stelt, komen uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht extra kosten voor rekening van opdrachtgever. Wordt er niet voldaan aan de opleveringseisen (waaronder de uiterste opleverdatum), is de opdrachtnemer gerechtigd een extra maandtermijn te factureren voor de vertraging. De werkzaamheden worden hierna in onderling overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer op een later moment ingepland.
4.4 De opdrachtgever staat jegens opdrachtnemer in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de door hem aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden. Opdrachtnemer kan hier nooit voor aansprakelijk worden gesteld.
4.5 Indien en voor zover opdrachtgever xxxxx verzoekt, worden ter beschikking gestelde bescheiden aan de opdrachtgever geretourneerd. Voorgaande is alleen mogelijk indien er geen sprake is van een betalingsachterstand van opdrachtgever bij opdrachtnemer.
4.6 Opdrachtgever is verplicht opdrachtnemer op de hoogte te brengen van alle informatie die ter uitvoering of voltooiing van de opdracht noodzakelijk of nuttig is.
4.7 Boetes en/of naheffingen die zijn ontstaan door het niet of het te laat toesturen van administratie en/of andere benodigde gegevens komen voor rekening van de opdrachtgever.
4.8 Opdrachtnemer is gerechtigd om deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. In dat geval zal opdrachtnemer de opdrachtgever tijdig op de hoogte stellen van de wijzigingen. Tussen deze kennisgeving en de inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden zal tenminste een maand zitten. Bij wezenlijke verandering in de algemene voorwaarden heeft de opdrachtgever het recht om in de periode tussen de kennisgeving en de inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden het contract met onmiddellijke ingang op te zeggen. Na deze periode zijn de nieuwe algemene voorwaarden van kracht.
Artikel 5. Geheimhouding en exclusiviteit
5.1 Opdrachtnemer is behoudens verplichtingen die de wet op hem legt tot openbaarmaking van bepaalde gegevens, verplicht tot geheimhouding tegenover derden, die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken. Deze geheimhouding betreft alle informatie van vertrouwelijke aard die hem door opdrachtgever ter beschikking is gesteld en de door verwerking daarvan verkregen resultaten.
5.2 Opdrachtnemer is gerechtigd de na bewerking verkregen cijfermatige uitkomsten, mits de uitkomsten niet te herleiden zijn tot individuele opdrachtgevers, aan te wenden voor statistische of vergelijkende doeleinden.
5.3 Uitgezonderd het bepaalde in het vorige lid, is de opdrachtnemer niet gerechtigd de informatie die hem door opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen.
Artikel 6. Intellectuele eigendom
6.1 Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met opdrachtgever, voorzover op die producten in juridische zin rechten kunnen bestaan of worden gevestigd.
6.2 Het is opdrachtgever uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder mede begrepen computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model)contracten en andere geestesproducten al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren.
6.3 Het is opdrachtgever niet toegestaan die producten aan derden ter hand te stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de werkzaamheden van opdrachtnemer.
Artikel 7. Overmacht
7.1 Indien opdrachtnemer zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk kan nakomen tengevolge van een hem niet toerekenbare oorzaak, waaronder begrepen maar daartoe niet beperkte stagnatie in de geregelde gang van zaken binnen zijn onderneming, worden die verplichtingen opgeschort tot op het moment dat opdrachtnemer alsnog in staat is deze op de overeengekomen wijze na te komen.
7.2 Opdrachtgever heeft het recht, in geval de situatie als bedoeld in het eerste lid zicht voordoet, de overeenkomst geheel of gedeeltelijk en met onmiddellijke ingang schriftelijk op te zeggen.
Artikel 8. Honorarium
8.1 Het honorarium van opdrachtnemer:
8.1.1 wordt vastgesteld op basis van een vooraf overeengekomen dienstverleningspakket, een uurtarief (regiewerk), prijsafspraak of op basis van de tarievenlijst van opdrachtnemer;
8.1.2 is niet afhankelijk van de uitkomst van de verleende opdracht;
8.1.3 wordt, zo nodig vermeerderd met verschotten en declaraties van ingeschakelde derden, inclusief de eventueel verschuldigde omzetbelasting, per maand, per kwartaal, per jaar na volbrenging van de werkzaamheden aan opdrachtgever in rekening gebracht.
8.2 De tarievenlijst van opdrachtnemer wordt bij aanvang van de opdracht altijd aan opdrachtgever uitgereikt en is tevens op te vragen via xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx. Opdrachtnemer zal de tarievenlijst op een eerste verzoek verstrekken aan opdrachtgever.
8.3 Opdrachtnemer heeft vóór de aanvang van de werkzaamheden en tussentijds het recht de uitvoering van de werkzaamheden op te schorten tot op het moment dat opdrachtgever een naar redelijkheid en billijkheid bepaald bedrag van de openstaande facturen heeft betaald.
8.4 De tijd die opdrachtnemer voor opdrachtgever besteedt, wordt vastgelegd in hiervoor bestemde urenregistratiesoftware. Deze urenregistratiesoftware wordt onder andere gebruikt voor de tussentijdse calculatie en de nacalculatie van de dienstverleningspakketten alsmede voor werkzaamheden op regiebasis.
8.5 Naast het honorarium wordt door de opdrachtnemer aan opdrachtgever een vergoeding voor de gemaakte reisuren en de gemaakte kosten (verschotten), waaronder tevens begrepen de zend- en vervoerskosten, in rekening gebracht.
8.6 Aan een prijsopgave kunnen geen rechten worden ontleend indien op basis van tussentijdse- of nacalculatie wordt gedeclareerd daar het slechts een indicatieve, naar beste weten gemaakte schatting betreft.
8.7 Over alle door de opdrachtgever aan opdrachtnemer verschuldigde bedragen wordt de omzetbelasting afzonderlijk in rekening gebracht.
8.8 In gevallen van onenigheid over de bestede tijd, is de urenverantwoording van de opdrachtnemer leidend. Opdrachtgever mag ervan uitgaan dat de geregistreerde tijd juist, volledig en betrouwbaar wordt bijgehouden door opdrachtnemer. Hiervoor maakt opdrachtnemer gebruik van tijdregistratiesoftware.
Artikel 9. Tussentijdse calculatie en nacalculatie dienstverleningspakketten.
9.1 Voor de dienstverleningspakketten wordt elk halfjaar een berekening gemaakt van de werkelijke werkzaamheden versus de afgesproken werkzaamheden in het dienstverleningspakket. Hierbij wordt de eerste berekening de tussentijdse calculatie genoemd en de tweede berekening de nacalculatie.
9.2 Calculaties worden altijd pro rato berekend.
9.3 Bij de tussentijdse calculatie worden de werkelijk bestede uren en de werkelijk uitgevoerde werkzaamheden over januari tot en met juni van het betreffende boekjaar gecontroleerd met het afgesproken dienstverleningspakket. Indien de werkelijk uren en de werkelijke werkzaamheden meer dan 10% afwijken van het afgesproken dienstverleningspakket (pro rato), worden de uren en/of werkzaamheden buiten het dienstverleningspakket gefactureerd. De tussentijdse calculatie wordt uitgevoerd nadat de werkzaamheden tot en met 30 juni van het betreffende boekjaar zijn afgerond.
9.4 Bij de nacalculatie worden de werkelijk bestede uren en de werkelijk uitgevoerde werkzaamheden over januari tot en met december van het betreffende boekjaar gecontroleerd met het dienstverleningspakket van opdrachtgever. Indien de werkelijk uren en de werkelijke werkzaamheden meer dan 10% afwijken van het afgesproken dienstverleningspakket (pro rato), worden de uren en/of werkzaamheden buiten het dienstverleningspakket in rekening gebracht. Hierbij worden reeds gefactureerde uren en/of werkzaamheden van de tussentijdse calculatie in mindering gebracht.
Artikel 10. Werkzaamheden buiten dienstverleningspakket (meerwerk)
10.1 Indien er sprake is van meerwerk, wordt dit indien mogelijk vooraf naar de klant gecommuniceerd (m.u.v. de tussentijdse calculatie en de nacalculatie bij de dienstverleningspakketten. Zie ook artikel 9 van deze Algemene Voorwaarden).
10.2 De kosten van het meerwerk worden gefactureerd op of rond de 1e van de maand, volgend op de maand waarin het meerwerk is overeengekomen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De daadwerkelijk uitvoeringsdatum van het meerwerk is hierbij niet van belang.
Artikel 11. Betaling
11.1 De betalingstermijn van opdrachtnemer is 14 dagen.
11.2 Opdrachtgever werkt met een automatische incassobetaling voor de maandelijkse termijnen van de dienstverleningspakketten. U kunt een machtiging afgeven door het invullen van het SEPA formulier. Deze dient volledig ingevuld te worden en rechtsgeldig ondertekend te zijn.
11.3 Indien u het niet eens bent met het geïncasseerde bedrag, kunt u deze incasso storneren binnen de daarvoor wettelijk geldende termijn door uw eigen bank opdracht te geven tot terugboeking van het desbetreffende bedrag.
11.4 Automatische incasso’s worden per factuur éénmaal aangeboden bij de bank door opdrachtnemer. Bij niet tijdige ontvangst van verschuldigde bedragen door opdrachtgever om welke reden dan ook (bijv. stornering, onvoldoende saldo, etc.) ontvangt opdrachtgever een herinnering met het verzoek het factuurbedrag handmatig te voldoen aan opdrachtnemer. Daarnaast zullen er 20 euro administratiekosten per factuur in rekening gebracht worden door opdrachtnemer, indien opdrachtgever het verschuldigde bedrag niet tijdig aan opdrachtgever voldoet door bijvoorbeeld stornering, onvoldoende saldo, etc.
11.5 Facturatie door opdrachtnemer gebeurt op of rond elke 1e van de maand (m.u.v. tussentijde calculatie, nacalculatie en/of meerwerk).
11.6 Opdrachtnemer verstuurt op of rond de 10e van de maand de opdracht voor de uitvoering van de automatische incasso naar de bank. De bank van opdrachtnemer voert op of rond de 15e van de maand de automatische incasso uit.
11.7 Indien cliënt geen gebruik wenst te maken van betaling via automatische incasso, is dit mogelijk tegen een toeslag van 20 euro exclusief btw per factuur.
11.8 Indien er bij opdrachtgever meer dan tweemaal per jaar een automatische incasso niet is gelukt om welke reden dan ook, heeft opdrachtnemer het recht om de betaling via automatische incasso om te zetten naar betaling per bankoverschrijving binnen 14 dagen. In dit geval is opdrachtnemer gerechtigd om voorgenoemde toeslag van 20 euro per factuur in rekening te brengen bij opdrachtgever. Indien opdrachtgever laat zien dat opdrachtgever 2 maanden op tijd aan haar betalingsverplichting voldoet en er geen betalingsachterstand bestaat zal opdrachtgever weer toestemming geven om de facturatie via automatische incasso te laten verlopen.
11.9 Indien opdrachtgever niet binnen de hiervoor genoemde termijn, dan wel niet binnen de nader overeengekomen termijn heeft betaald, is hij van rechtswege in verzuim en heeft opdrachtnemer, zonder nadere sommatie of ingebrekestelling, het recht vanaf de vervaldag opdrachtgever de wettelijke rente in rekening te brengen tot op de datum van algehele voldoening, een en ander onverminderd de verdere rechten welke de opdrachtnemer heeft.
11.10 Alle kosten, ontstaan ten gevolge van gerechtelijke of buitenrechtelijke incassering van de vordering, zijn voor rekening van de opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten zijn vastgesteld op ten minste 15% van het te vorderen bedrag.
11.11 Door opdrachtgever gedane betalingen strekken steeds in de eerste plaats in mindering van alle kosten, vervolgens in mindering van alle verschenen rente en tenslotte in mindering van de opeisbare facturen die het langst openstaan.
11.12 In geval van een gezamenlijk gegeven opdracht zijn opdrachtgevers, voor zover de werkzaamheden ten behoeve van gezamenlijke opdrachtgevers zijn verricht, hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het factuurbedrag.
11.13 Opdrachtnemer is bevoegd om de nakoming van al zijn verplichtingen op te schorten, waaronder begrepen de afgifte van bescheiden of andere zaken aan opdrachtgever of derden, tot op het moment dat alle opeisbare vorderingen op opdrachtgever volledig zijn voldaan.
11.14 Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om ieder kalenderjaar de tarieven voor zaken en/of diensten te corrigeren voor inflatie op basis van de CBS Consumentenprijsindex van het voorafgaande kalenderjaar.
Artikel 12. Reclames
12.1 Een reclame met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of factuurbedrag dient schriftelijk binnen 30 dagen na de verzenddatum van de stukken of informatie waarover opdrachtgever reclameert, dan wel binnen 30 dagen na de ontdekking van het gebrek indien de opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken, aan opdrachtnemer te worden kenbaar gemaakt.
12.2 Een reclame bedoeld als in het eerste lid, schort de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.
12.3 Indien de reclame niet tijdig wordt ingesteld, vervallen alle rechten van opdrachtgever in verband met de reclame.
12.4 In geval van een terecht uitgebrachte reclame heeft opdrachtnemer de keuze tussen aanpassingen van het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren, of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen restitutie naar evenredigheid van het door opdrachtgever reeds betaalde honorarium.
Artikel 13. Aansprakelijkheid
13.1 Opdrachtnemer zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van een administratie- en belastingadviseur kan worden verwacht. Indien een fout wordt gemaakt doordat de opdrachtgever hem onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is opdrachtnemer voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk.
13.2 Indien opdrachtgever aantoont dat hij schade heeft geleden door een fout van de opdrachtnemer die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is opdrachtnemer voor die schade slechts aansprakelijk tot een maximum van driemaal het bedrag van het honorarium voor de betreffende opdracht over de laatste 3 maanden, tenzij er aan de zijde van opdrachtnemer sprake is van opzet of daarmee gelijk te stellen grove nalatigheid.
13.3 Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat opdrachtgever aan opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van de opdrachtnemer.
13.4 Opdrachtnemer heeft te allen tijde het recht, indien en voor zover mogelijk, de schade van de opdrachtgever ongedaan te maken.
13.5 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging of teniet gaan van bescheiden tijdens vervoer of tijdens verzending per post, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of namens opdrachtgever, opdrachtnemer of derden.
13.6 Opdrachtgever blijft te allen tijde verantwoordelijk en aansprakelijk voor zijn of haar eigen boekhouding. De hieruit voortvloeiende claims en boetes komen dan ook voor rekening en risico van opdrachtgever.
13.7 Opdrachtgever is te alle tijde verantwoordelijk voor het bewaren van zijn of haar administratie, belastingen, brieven en alle overige bescheiden die onderdeel uitmaken van de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Opdrachtnemer is hier niet verantwoordelijk voor.
Artikel 14. Opzegging
14.1 Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen te allen tijde de overeenkomst opzeggen.
14.2 Opzegging dient schriftelijk aan de wederpartij kenbaar te worden gemaakt.
14.3 Opzegging dient te geschieden tegen het einde van de maand met inachtneming van een opzegtermijn van 1 kalendermaand.
14.4 Alle dienstverleningspakketten hebben een minimale contractduur van 6 maanden. Hierna is het contract maandelijks opzegbaar. Bij opzegging gedurende de eerste 6 maanden behoudt opdrachtnemer het recht om de eerste 6 maandtermijnen te factureren, zonder dat er een tegenprestatie geleverd hoeft te worden. Indien er in het geheel nog geen werkzaamheden zijn verricht én met akkoord van opdrachtnemer, kan het bedrag van de eerste 6 maandtermijnen worden verlaagd tot een bedrag van éénmalig € 250 exclusief btw.
14.5 De opdracht kan niet zonder akkoord van opdrachtnemer tussentijds gepauzeerd worden.
14.6 Indien en voor zover opdrachtnemer de overeenkomst door opzegging beëindigd, is hij gehouden opdrachtgever gemotiveerd mee te delen welke redenen ten grondslag liggen aan de opzegging en al datgene te doen wat omstandigheden in belang van de wederpartij eisen.
14.7 In geval van intrekking van de opdracht in de loop van een boekjaar, zullen de tot dat moment voor opdrachtgever verrichte werkzaamheden, de door opdrachtnemer gemaakte kosten en door opdrachtnemer bestede tijd uiteraard wel door opdrachtgever vergoed dienen te worden tegen de in de offerte en de tarievenstructuur genoemde tarieven.
14.8 Indien opdrachtgever 3 maanden niet reageert op enige vorm van communicatie heeft opdrachtnemer het recht om de opdracht met directe ingang stop te zetten. De softwarelicenties zullen worden opgezegd en Helmer Finance is niet verantwoordelijk voor de administratie van cliënt.
14.9 Bij opzegging, door welke partij dan ook, wordt de administratie na betaling van de laatste factuur overgedragen aan cliënt. Opdrachtgever krijgt hierbij de optie om de online administratie die opdrachtnemer voor opdrachtgever heeft ingericht en bijgewerkt, over te nemen. Indien opdrachtgever hier geen gebruik van maakt is opdrachtnemer niet verantwoordelijk voor het voortzetten van de online administratie. Het verliezen van reeds verwerkte administratie komt voor risico van opdrachtgever.
Opdrachtnemer is niet verplicht het interne dossier dat wordt aangehouden voor opdrachtgever over te dragen. Hiermee zouden processen, knowhow en dergelijke van opdrachtnemer op straat komen te liggen.
Artikel 15. Bevestiging verantwoordelijkheden bescherming persoonsgegevens
15.1 In het kader van de geldende privacyregelgeving hebben wij de medewerking nodig van opdrachtgever om invulling te geven aan de daaruit voortvloeiende verantwoordelijkheden. Onderstaande verklaring draagt er zorg voor dat beide partijen voldoen aan de huidige privacyregelgeving.
15.2 Beide partijen zijn gezamenlijk overeengekomen dat opdrachtnemer voor opdrachtgever de dienstverlening verzorgt.
15.3 In het kader van deze overeenkomst heeft opdrachtnemer toegang tot en toestemming voor het bewerken van persoonlijke gegevens van medewerkers en/of cliënten van opdrachtgever. In het kader van de privacyregelgeving is opdrachtgever (mede) verantwoordelijk voor de geheimhouding en overigens een zorgvuldige bewaring c.q. verwerking van deze gegevens.
15.4 Wij verzoeken opdrachtnemer daarom door ondertekening van deze verklaring betreffende deze persoonsgegevens het volgende aan opdrachtgever te bevestigen:
- opdrachtnemer is bekend met geldende wet- en regelgeving (onder meer de Algemene Verordening Gegevensbescherming) op het gebied van privacy, en leeft deze na;
- opdrachtnemer heeft hiertoe de (passende) organisatorische en technische maatregelen getroffen die in redelijkheid van opdrachtnemer kunnen worden verlangd; rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen;
- de betreffende persoonsgegevens worden uitsluitend en niet uitgebreider dan nodig gebruikt in het kader van de uitvoering van onderliggende opdracht die opdrachtnemer met opdrachtgever is overeengekomen;
- persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk;
- als de onderliggende opdracht wordt beëindigd zullen de door opdrachtgever aan opdrachtnemer verstrekte gegevens vernietigt worden (c.q. originele, niet-digitale stukken retourneren), behoudens een bewaarplicht conform voor opdrachtnemer geldende wet- of beroepsregelgeving;
- opdrachtnemer draagt xxxx voor geheimhouding betreffende de van opdrachtgever verkregen persoonsgegevens; en verplicht de medewerkers van opdrachtnemer en eventueel derden (zoals externe systeembeheerders) die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding;
- opdrachtnemer draagt er zorg voor dat haar medewerkers een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen rond privacyaspecten;
- indien opdrachtnemer derden (sub-bewerkers/verwerkers) inschakelt in het kader van de onderliggende opdracht zal opdrachtnemer dat alleen doen met betrouwbaar te achten partijen, en opdrachtnemer zal met deze derden schriftelijk overeenkomen dat ook zij alle verplichtingen zoals in deze bevestiging zijn genoemd zullen naleven;
- opdrachtnemer zorgt er voor dat de medewerkers (inclusief daaraan gelijk te stellen personen zoals stagiaires en ingeschakelde zzp-ers) die toegang hebben tot de persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen die de wet- en regelgeving rond privacy voorschrijven;
- op verzoek van opdrachtgever zal opdrachtnemer de betreffende persoonsgegevens opzoeken, wijzigen of verbeteren;
- als er sprake is van een datalek* dan stelt opdrachtnemer opdrachtgever op de hoogte. Opdrachtnemer streeft ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat opdrachtnemer dit xxxxxxx heeft ontdekt of daarover door sub-bewerkers is geïnformeerd.
- Opdrachtnemer zal opdrachtgever daarbij voorzien van de informatie die voor opdrachtgever redelijkerwijs nodig is om - indien nodig - een juiste en volledige melding te doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel de betrokkene(n) in het kader van de Meldplicht Datalekken. Ook van de door opdrachtnemer naar aanleiding van het datalek genomen maatregelen houdt opdrachtnemer opdrachtgever op de hoogte;
- opdrachtnemer zal de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als opdrachtnemer hierover met opdrachtgever andere schriftelijke afspraken overeenkomt;
- van het voorgaande kan opdrachtnemer uiteraard afwijken indien en voor zover opdrachtnemer op grond van de wet of regelgeving verplicht is om anders te handelen, bijvoorbeeld indien opdrachtnemer een bindend verzoek of opdracht hiertoe ontvangt van een daartoe bevoegde instantie;
- als opdrachtnemer volgens de regelgeving opdrachtgever hiervan op de hoogte mag stellen zal opdrachtnemer dat (zo spoedig mogelijk) doen;
- voorgaande bepalingen gelden tijdens maar ook na eventuele afloop van de onderliggende overeenkomst.
* Een datalek wordt gedefinieerd als volgt: “Een inbreuk op de beveiliging zoals bedoeld in artikel 34a lid 1 Wbp die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen, dan wel die ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van Persoonsgegevens”.
Artikel 16. Toepasselijk recht
16.1 Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing.
16.2 Alle geschillen die verband houden met overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn en welke niet tot de competentie van de kantonrechter behoren, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin de opdrachtnemer zijn vestigingsplaats heeft, tenzij het geschillen betreft die geen betrekking hebben op het bedrijf of beroep van opdrachtgever.
16.3 Het staat opdrachtgever vrij om de procesgang van de tuchtrechtspraak te volgen of het geschil voor te leggen aan een daartoe ingestelde arbitragecommissie.