DOSSIERNOTA
Brussel, 01-0452
DOSSIERNOTA
Betreft: Verzoek tot terzijdestelling van visumweigering nr. 01/05 betreffende voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting nr. 7101 met betrekking tot het kadercontract "Papiermanden-selectieve afvalophaling"
Overeenkomstig de bepalingen van artikel 21 van de interne voorschriften voor de uitvoering van de begroting van het Europees Parlement treft u hierbij de motivering van de ordonnateur aan om de procedure tot terzijdestelling in gang te zetten.
1. Kadercontracten: algemene opmerkingen
1. De Afdeling aankopen en catering beheert verschillende soorten kadercontracten
1.1. In de eerste plaats kadercontracten die na ondertekening een uitgave ten laste van de begroting in de zin van artikel 36 van het Financieel Reglement met zich meebrengen, zoals de contracten voor "onderhoud van technische installaties, huur van fotokopieerapparaten en verzekeringen". In deze contracten zijn alle voor de uitvoering noodzakelijke elementen opgenomen. Voor deze contracten hoeven geen bestelformulieren te worden opgesteld. Alvorens een dergelijk contract wordt ondertekend wordt een voorstel voor het aangaan van een betalingsverplichting ter goedkeuring voorgelegd aan de financieel controleur. Het contract wordt niet getekend zolang de financieel controleur de desbetreffende betalingsverplichting niet heeft geviseerd.
1.2. In de tweede plaats zijn er contracten die, ook nadat zij door beide partijen zijn ondertekend, geen uitgaven ten laste van de begroting met zich meebrengen in de zin van artikel
36 van het Financieel Reglement. De uitgave ontstaat pas door middel van een opdrachtformulier. Voorbeelden hiervan zijn de kadercontracten "diensten" zoals "verhuizingen, personenvervoer" en " leveranties" van bijvoorbeeld meubelstukken, dienstkleding, papier, toner.
Voor de categorie kadercontracten wordt door de ordonnateur de volgende procedure gevolgd:
- in het geval van contracten waarvan de ordonnateur verwacht dat zij regelmatige uitgaven met zich mee zullen brengen, stelt hij betalingsverplichtingen op met vermelding van de crediteur. Het gaat hier vooral om "dienstencontracten".
- wanneer de ordonnateur onregelmatige en/of moeilijk te voorziene uitgaven verwacht - waarbij het vooral gaat om contracten inzake "leveringen van bepaalde benodigdheden" - hangt de gevolgde procedure af van de vraag of al dan niet sprake is van dringende noodzaak:
- ingeval de dringende noodzaak van bestellingen ontbreekt: voorbereiding van het contract na inwinning van het advies van de Raadgevende Commissie voor Aankopen en
DV\447716NL.doc PE 305.378/BUR/bijl. 3
NL NL
Overeenkomsten (RCAO), ondertekening door beide partijen en vervolgens, alvorens een bestelling te doen op basis van dit contract, toezending ter visering aan de financieel controleur van een specifiek voorstel voor het aangaan van een betalingsverplichting. De ordonnateur is namelijk van oordeel dat de bestelopdracht de maatregel is die een uitgave met zich mee kan brengen ten laste van de begroting, in de zin van artikel 36 van het Financieel Reglement, en die dus de ordonnateur verplicht om vooraf een voorstel in te dienen voor het aangaan van een betalingsverplichting. Pas nadat de financieel controleur zijn visum heeft gegeven gaat de ordonnateur over tot opstelling van de bestelopdracht, die vervolgens een juridische verplichting met zich meebrengt ten opzichte van de leverancier;
- als echter de aankoop van bepaalde zaken geen uitstel gedoogt, stelt de ordonnateur een betalingsverplichting op en redigeert hij vervolgens het corresponderende bestelformulier, met als enige rechtvaardiging voor de betalingsverplichting, en bij ontbreken van een door beide partijen ondertekend contract, een verwijzing naar het positieve advies van de RCAO.
Deze verschillende procedures, waarvan recente voorbeelden zijn te geven, tonen aan dat de benadering van de financiële controledienst de ordonnateurs weinig houvast biedt.
2. De feiten
De Afdeling aankopen en catering heeft in PB S 224 van 22.11.2000 een aanbesteding gepubliceerd voor de levering van papiermanden, na op 29.9.2000 een positief advies van de RCAO te hebben gekregen.
In het kader van de interinstitutionele samenwerking zijn de andere instellingen uitgenodigd zich bij deze aanbesteding aan te sluiten. Drie instellingen gaven blijk van belangstelling: het Hof van Justitie en de gezamenlijke diensten van het Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's.
Het resultaat van de aanbesteding werd gepresenteerd in de RCAO, dat op 22.3.2001 positief adviseerde.
Vervolgens heeft de ordonnateur de laureaat van de inschrijvingsprocedure, waarvan de tekst tot twee keer toe aan de RCAO was voorgelegd, uitgenodigd het contract te ondertekenen. De ordonnateur heeft op zijn beurt het contract eveneens ondertekend en een kopie van het getekende contract ter informatie gestuurd naar de Dienst financiële controle.
Op 26.4.2001 deed de financieel controleur de ordonnateur referentie 01/491 toekomen, waarin de ordonnateur werd gevraagd een kopie bij te voegen van de door de financiële controle geviseerde betalingsverplichting met betrekking tot het ondertekende kadercontract.
Na een onderhoud met de financiële controle op 27.4.2001 werd op 30.4.2001 een nota gestuurd naar de financiële controle, tezamen met twee voorstellen voor het aangaan van een betalingsverplichting. Het eerste voorstel, nr. 7084, voor een bedrag van 39.000 €, en het tweede nr. 7085 voor een bedrag van 58.500 €.
PE 305.378/BUR/bijl. 3 2/5 DV\447716NL.doc
NL
De ordonnateur stuurde eveneens op 27.4.2001 naar het Publicatiebureau een verzoek om publicatie in het PB van kennisgeving van de gunning van een contract. Deze kennisgeving werd op 16.5.2001 gepubliceerd.
De financieel controleur heeft vervolgens Opmerking 01/27 aan de ordonnateur doen toekomen.
Om opheldering te verschaffen over de situatie en de financieel controleur zijn standpunt toe te lichten, heeft de ordonnateur vervolgens bij de financieel controleur om een gesprek verzocht. Dit gesprek vond plaats op 13 juni 2001 en ter gelegenheid hiervan werd de financieel controleur een aide-mémoire toegestuurd.
Naar aanleiding van dit gesprek werden de twee bovengenoemde betalingsverplichtingen geannuleerd en deed de ordonnateur op 21.6.2001 aan de financieel controleur een antwoord toekomen op Opmerking nr. 01/27, vergezeld van betalingsverplichting nr. 7101 voor een bedrag van 1 €.
Deze betalingsverplichting voor 1 € is het voorwerp van visumweigering nr. 01/05.
3. Motieven
3.1. Kadercontract "Papiermanden-selectief ophalen van afval"
In het contract voor de levering van papiermanden wordt het bijzondere karakter ervan vastgelegd in artikel 1, lid 3, dat bepaalt dat het contract de contractant geen enkele exclusiviteit verleent voor de levering van de betrokken goederen, en generlei aankoopverplichting voor het Europees Parlement met zich meebrengt.
Een voorstel voor een voorafgaande betalingsverplichting voor een nominaal bedrag, zoals bepaald in artikel 23 van de interne voorschriften, werd zinloos geacht, aangezien het hier om een kadercontract gaat dat het Parlement noch in het jaar van ondertekening, noch in de daaropvolgende jaren (zie par. 1.2.) verplicht tot aankoop van de contractant: het ging hier dus niet om een maatregel die een uitgave met zich meebrengt ten laste van de begroting van het Parlement in de zin van artikel 36 van het Financieel Reglement.
Het onderhavige dossier is twee keer gepresenteerd in de RCAO, de eerste keer voor advies over de redactie van de aanbesteding vóór publicatie (advies RCAO 00/25 van 29.9.2000), de tweede keer om de resultaten van de aanbesteding te presenteren (advies RCAO 01/059 van 22.3.2001). In het tweede advies werd een wijziging in de tekst van het contract voorgesteld, waarmee de ordonnateur zorgvuldig rekening heeft gehouden in zijn eindredactie van het contract.
Hij kon er dus redelijkerwijs van uitgaan dat de Dienst financiële controle, die als waarnemer in de RCAO is vertegenwoordigd en op beide bovengenoemde vergaderingen aanwezig was, geen aanvullend commentaar had op de ontwerptekst van het contract.
3.2. Gevolgde procedure bij andere kadercontracten
Dezelfde procedure was gevolgd met het kadercontract nr. PE MOB - 99/01 dat met het bedrijf GENEXCO was gesloten voor de levering van staande kapstokken en waartegen geen enkel
DV\447716NL.doc 3/5 PE 305.378/BUR/bijl. 3
NL
bezwaar van de zijde van de financiële controle werd ingediend. Dit contract werd op 12 november 1999 ondertekend en de eerste voorstellen voor het aangaan van een betalingsverplichting werden pas na ondertekening van het contract ter visering voorgelegd aan de financieel controleur. Zij werden geviseerd op 15 november 1999 en de hierop betrekking hebbende bestelopdrachten werden door de ordonnateur ondertekend op 16 november 1999.
Een ander voorbeeld is het contract MOB 95-04/02 dat op 11.3.1996 werd ondertekend met het bedrijf HUND, waarbij de eerste betalingsverplichting ter visering werd voorgelegd op 12.4.1996 en de eerste bestelopdracht werd verricht op 22.4.1996.
3.3. Motivering van de visumweigering
De visumweigering wordt hoofdzakelijk gemotiveerd door het feit dat de financieel controleur de rechtmatigheid van het contract niet heeft kunnen toetsen vóór ondertekening van het contract, enerzijds, en met een verwijzing naar speciaal verslag van de Rekenkamer nr. 5/95 (PB C 27 van 31.1.1996) over een juridische verplichting rechtstreeks voortvloeiend uit ondertekening van het contract voor het IPE 4-gebouw, anderzijds. In het onderhavige geval was het contract waarop visumweigering nr. 1/05 betrekking heeft, reeds bekend bij de financieel controleur en bracht dit contract bovendien geen juridische verplichting voor het EP met zich mee zolang geen bestelopdracht was verstrekt. Onder deze omstandigheden getuigen beide motieven van de financieel controleur van een formalistische opstelling die niets te maken heeft met bescherming van de financiële belangen van de instelling.
Uit de formulering van de tweede alinea van artikel 23 van de interne voorschriften blijkt duidelijk dat dit artikel slechts betrekking heeft op kadercontracten die uitgaven ten laste van de begroting met zich meebrengen, eventueel tot na het begrotingsjaar waarin het contract is ondertekend. Hiervan is echter geen sprake als in een contract expliciet wordt aangegeven dat de contractant aan het contract geen enkel recht op een bestelling kan ontlenen, aangezien deze bestellingsverplichting slechts na opstelling van het bestelformulier bestaat.
3.4. Annulering van het contract
Annulering van het contract lijkt tegenover de contractant niet te verdedigen, aangezien de aanbesteding correct is verlopen en de keuze van de contractant niet wordt aangevochten. Annulering zou de ordonnateur verplichten de gehele procedure opnieuw te beginnen om tot hetzelfde resultaat te komen, iets dat, gelet op de aanzienlijke kosten die dergelijke aanbestedingen met zich meebrengen, wél onverenigbaar zou zijn met het beginsel van goed financieel beheer dat in het Financieel Reglement zo nadrukkelijk wordt gehuldigd.
Daarnaast blijft het feit dat ook andere instellingen zich hadden aangesloten bij de aanbesteding van het Europees Parlement: het Hof van Justitie voor duizend papiermanden en de gezamenlijke diensten van het Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's eveneens voor duizend papiermanden. Annulering van de overeenkomst om puur formele redenen zou ook gevolgen hebben voor deze instellingen, die zich beroofd zouden zien van de mogelijkheid tot aankoop van papiermanden op basis van een contract gesloten na een gezamenlijke en niet- aangevochten aanbestedingsprocedure. Meer in het algemeen zou dit de interinstitutionele samenwerking, zoals aangemoedigd door de autoriteiten en zeer veelvuldig toegepast door de Afdeling aankopen en catering, geen goed doen.
PE 305.378/BUR/bijl. 3 4/5 DV\447716NL.doc
NL
Om deze redenen is de ordonnateur van oordeel dat de visumweigering ongegrond is.
4. Voorstel voor een methodologische verbetering teneinde moeilijkheden in de toekomst te voorkomen
Uit het dossier blijkt duidelijk dat de definitie "kadercontract" de ordonnateur weinig houvast biedt en dat er ook onduidelijkheid is over te volgen procedure in het geval van een kadercontract dat op zich geen uitgaven ten laste van de begroting met zich meebrengt.
Niets verzet zich ertegen artikel 23 van de interne voorschriften zodanig te herschrijven dat een einde wordt gemaakt aan de dubbelzinnigheid door de indiening van een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting verplicht te stellen vóór ondertekening van elk contract. Deze betalingsverplichting kan dan voor een nominaal bedrag zijn of voor een reëel bedrag, al naar gelang de bepalingen van het contract.
Verder dient de term "kadercontract" nader te worden gedefinieerd. Momenteel wordt de term gebruikt zonder dat er een duidelijke definitie van bestaat in het kader van de regelgeving.
Teneinde problemen in de toekomst te voorkomen en om het verloop van de administratieve procedures te vergemakkelijken heeft de ordonnateur in een nota van 20.7.2001 de ondergeschikte ordonnateurs en de kredietbeheerders precieze instructies gegevens over de te volgen procedure in het geval van een juridische verplichting jegens een derde.
Op basis van deze argumenten dient visumweigering nr. 01/05 van 9.7.2001 van de financieel controleur, betreffende het voorstel voor het aangaan van betalingsverplichting nr. 7101 met betrekking tot het kadercontract "papiermanden-selectief ophalen van afval" ter zijde te worden gesteld.
(w.g.) Xxxxxx XXXXXXXXX
DV\447716NL.doc 5/5 PE 305.378/BUR/bijl. 3