Ondermandaatbesluit RNH 2024
Ondermandaatbesluit XXX 0000
Organogram Recreatie Noord-Holland per 1 januari 2024
communicatie adviseurs en medewerkers
ondersteund medewerkers beheer
ondersteunend medewerkers beheer
medewerkers financiën
gebiedsmedewerkers
gebiedsmedewerkers
programma- projectassistent
financieel adviseurs (controllers schappen en RNH)
beheermedewerkers
beheermedewerkers
medewerkers educatie en recreatie
beheerders
projectleiders: (senior) projectmanager,
(senior) projectleider, junior projectleider
medewerkers bedrijfs- voering: HR officer, DIV, manage-mentassistent, mede-werker bedrijfsvoering (wagenpark/arbo/bhv) en receptie / facilitair / ict servicedesk)
toezichthouders: boswachters toezicht en junior boswachters toezicht
teamleider Zorgvrij
programma adviseurs
teamleider Toezicht
vastgoed adviseurs en medewerkers vastgoed
managers gebiedsbeheer
programmamanagers
adviseurs bedrijfsvoering: adviseur AO/IC, informa- tieanalist / functioneel beheerder, HR adviseur en Bedrijfsjurist
manager Realisatie
manager Ontwikkeling
manager Middelen
directeur-bestuurder
Werken als matrixorganisatie
Behalve de hiërarchische structuur en aansturing, zoals weergegeven in bovenstaand organogram, zijn er ook andere structuren in de organisatie aanwezig, waarmee de inhoudelijke aansturing van de programma’s van recreatieschappen en routebureau plaatsvindt.
opdrachtgever | --> | --> | --> | opdrachtnemer | |
SPW | Directeur- bestuurder | Programma- manager 1 | Tandem 1 | (Faciliterend) managers: Ontwikkeling, Middelen en Realisatie. | (inhoudelijk) de teams: Bedrijfsvoering, Financiën, Communicatie, Programmasturing, Projecten, Evenementenbureau, Beheer, Vastgoed en Toezicht |
GGA | Programma- manager 2 | Tandem 2 | |||
RTW | Programma- manager 3 | Tandem 3 | |||
RAUM | Programma- manager 4 | Tandem 4 | |||
GAB | |||||
Recreatieschappen en andere opdrachtgevers | Programmamanager Routebureau | de managers van Projecten, Beheer, Communicatie en Financiën | De medewerkers ‘van het Routebureau’ | ||
De Programmamanager is (onder de directeur-bestuurder) de opdrachtgever van alle zaken die in een gebied spelen. De eindverantwoordelijkheid blijft te allen tijde liggen bij de Programmamanager. Hij/ zij/x delegeert een groot deel van het opdrachtgeverschap naar de Manager Gebiedsbeheer. De Programmamanager en Manager Gebiedsbeheer vormen samen een tandem (“directie van het gebied”) en zijn de opdrachtgevers richting de andere leden van het gebiedsteam.
De Manager Gebiedsbeheer fungeert als opdrachtgever voor Xxxxxx, Toezicht, begeleiding van grote evenementen door het Evenementenbureau en de uitvoering van beheerplannen: groot onderhoud en vervangingen door team Projecten en routebeheer door het Routebureau. De contacten met de bestuurders over deze plannen loopt altijd via de Programmamanager. In de tandem zit de Programmamanager dus aan het stuur en hij/zij/x overlegt samen met de Manager Gebiedsbeheer wat er moet gebeuren in een gebied. Alle opdrachten aan de teamleden worden tussen de Manager Gebiedsbeheer en Programmamanager afgestemd.
De Programmamanager blijft de opdrachtgever voor Xxxxxx (en wat daar onder valt), Toezicht, Communicatie, Financiën, Vastgoed, Evenementenbureau, Projecten, Programmasturing, Bedrijfsvoering.
Projectleiders, vastgoedmedewerkers, controllers, communicatiemedewerkers, etc. zijn altijd opdrachtnemers.
In de rol van opdrachtgever vervangen Programmamanager en Manager Gebiedsbeheer elkaar of wordt die rol ingevuld door de betreffende Manager. Managers geven in principe zelf geen opdrachten uit, hooguit na toestemming van het tandem.
De Programmamanager hoeft niet de voorzitter van het gebiedsteam te zijn, dit kan rouleren onder de gebiedsteamleden. De agenda wordt door het gebiedsteam gezamenlijk vormgegeven. Ieder lid kan stukken agenderen. De agenda wordt aan het begin van de vergadering vastgesteld. Uiteindelijk doel van het gebiedsteam is om zelfsturend te worden. Het gebiedsteam komt (in wisselende samenstelling) ten minste eenmaal per twee weken bij elkaar. Van de vergaderingen wordt verslag gemaakt. Om ervoor te zorgen dat de besluitvormingsstukken die aan de schappen worden verstuurd van voldoende kwaliteit zijn moeten deze eerst door het gebiedsteam worden vastgesteld en daarna door het MT. Daarna worden de stukken pas vrijgegeven om naar de schappen te worden verstuurd.
Relatie met het budgetregister
De mandaten die in dit document geregeld worden, worden vertaald in het budgetregister, dat gedetailleerder en specifieker is.
Sinds 18 oktober 2022 zijn de budgetregisters van RNH en de recreatieschappen geactualiseerd. Elke mogelijke combinatie van administratie + kostenplaats + kostendrager + grootboekrekening + eventueel een project, is een "geldpotje", waar in het budgetregister budgetverantwoordelijken voor worden aangewezen. Ook is het procuratieschema vastgelegd. We hanteren hierbij het vierogenprincipe: elke factuur moet door ten minste twee personen worden beoordeeld en goedgekeurd voorafgaand aan de betaling. De 1e beoordeling gebeurt door een ‘gewone’ medewerker, de 2e gebeurt door een procuratiehouder.
Medewerkers die een factuur beoordelen en willen goedkeuren, zijn verantwoordelijk om het volgende te doen:
1e factuurbeoordelaar:
• beoordelen of de prestatie geleverd is en nu conform afspraak in rekening wordt gebracht;
• beoordelen of het bedrag juist is (conform de opdracht);
• beoordelen of de codering juist is (conform de begroting);
• zo nodig meerdere factuurregels aanmaken (als de kosten over meerdere deelbegrotingen, taakvelden of projecten verdeeld moeten worden);
• bij facturen > € 1000,-* exclusief BTW de bestelbon, opdrachtbrief of overeenkomst bijvoegen of verwijzen naar een eerdere factuur, waar de opdracht/overeenkomst al is bijgevoegd;
• bij facturen > € 5000,-* exclusief BTW zo veel mogelijk een bewijs van levering of prestatie bijvoegen.
* Als bedragen wijzigen dan stelt RNH een nieuw budgetregister vast, maar geen nieuw (onder)mandaatbesluit.
2e factuurbeoordelaar:
• beoordelen of de prestatie geleverd is (zie het bijgevoegd bewijs);
• beoordelen of het bedrag klopt met de prestatie (zie de bijgevoegde opdracht);
• beoordelen of de codering juist is (betaling uit het juiste potje, conform de begroting).
Controller van het recreatieschap of RNH:
• controleren of btw-code, betaalwijze, bankrekening en verdere codering juist zijn;
• controleren of (indien van toepassing) opdracht en prestatiebewijs zijn toegevoegd.
Artikel 1 Begripsbepalingen
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
a) Recreatie Noord-Holland N.V. (hierna: RNH); de uitvoeringsorganisatie die in opdracht van het algemeen bestuur van het recreatieschap werkzaamheden voor en namens het recreatieschap uitvoert overeenkomstig de raamovereenkomst en daarnaast voor andere opdrachtgevers (derden);
b) Directeur-bestuurder: de statutair directeur-bestuurder van RNH;
c) Medewerker: elke functionaris bij RNH die een vaste of tijdelijke aanstelling bij de organisatie heeft of bij RNH wordt gedetacheerd of door RNH wordt ingehuurd om als medewerker van RNH te functioneren;
d) Manager: de hiërarchisch leidinggevende van een aantal teams van RNH, tevens lid van het Management Team van RNH;
e) Programmamanager: functionaris die functioneel verantwoordelijk is voor het functioneren van een recreatieschap en adviseur is van een schapsbestuur;
f) Programmamanager Routebureau: functionaris die functioneel verantwoordelijk is voor het functioneren van het Routebureau;
g) Coördinator Evenementenbureau: functionaris die functioneel verantwoordelijk is voor het functioneren van het Evenementenbureau;
h) Manager gebiedsbeheer: hiërarchisch leidinggevende die functioneel verantwoordelijk is voor het beheer van een recreatiegebied;
i) Projectleider: functionaris van team Projecten, die in opdracht van managers, programmamanagers, managers gebiedsbeheer of externe opdrachtgevers opdrachten
(projecten, processen en programma’s) uitvoert. De projectleider kan een junior projectleider, een projectleider, een senior projectleider, en projectmanager of senior projectmanager zijn;
j) Teamleider: hiërarchisch leidinggevende van het team Toezicht of het team Zorgvrij;
k) Adviseur: bedrijfsjurist, HR-adviseur, informatieanalist/functioneel beheerder, controller recreatieschappen, controller RNH, adviseur vastgoed en communicatie adviseur / medewerker;
l) Mandaat: de publiekrechtelijke bevoegdheid als bedoeld in afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;
m) Volmacht: de toestemming tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;
n) Machtiging: de toestemming tot het verrichten van handelingen die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn als bedoeld in artikel 10:12 Algemene wet bestuursrecht;
o) Contract: een afspraak tussen een opdrachtgever en RNH. Ook bestuursbesluiten, waarin RNH opgedragen wordt werkzaamheden te verrichten, worden als onderdeel van het contract gezien;
p) Budget: een deel van een goedgekeurde begroting. Dit geldt voor zowel RNH-begroting, schapsbegrotingen en begrotingen voor alle andere contracten die aangegaan zijn;
q) Budgethouder: de directeur-bestuurder in zijn/haar/hun hoedanigheid van eindverantwoordelijke voor het doen van uitgaven en het verwerven van inkomsten op grond van het contract met de opdrachtgever;
r) Budgetbeheer: de verantwoordelijkheid voor het in mandaat/machtiging verkregen budget, alsmede de bevoegdheid om binnen dit toegekende budget uitgaven te doen of inkomsten te verwerven;
s) Budgetbeheerder: de medewerker van RNH die door of namens de directeur-bestuurder is aangewezen voor het budgetbeheer;
t) Routebureau: multidisciplinair team met als specialisme het; ontwikkelen, inrichten, beheren en onderhouden, van in het veld gemarkeerde routenetwerken voor fietsen, wandelen en varen. Tezamen met de daarmee samenhangende voorlichting en promotie.
u) Evenementenbureau: multidisciplinair team met als specialisme het; werven,
v) contracteren en begeleiden van evenementen.
w) Programma: een verzameling met elkaar samenhangende inspanningen die samen op hetzelfde doel of doelstellingen en de achterliggende visie zijn gericht. Een programma kan al dan niet in de tijd begrensd zijn.
x) Project: één unieke activiteit duidelijk begrensd in de tijd, budget en kwaliteit en gericht op een specifiek te behalen resultaat of beperkt aantal duidelijk beschreven resultaten.
y) RVV-ontheffing: ontheffing op grond van het Reglement verkeersregels en verkeerstekens, om bepaalde verkeersregels en/of verkeersteken niet te hoeven naleven.
Artikel 2 De directeur-bestuurder
De directeur-bestuurder is bevoegd besluiten te nemen, uitgaven te doen, alsmede rechtshandelingen te verrichten ter uitvoering van de aan RNH opgedragen taken, voor zover:
a) de opdrachtgever xxxxxxx is deze besluiten te nemen en rechtshandelingen te verrichten en deze in mandaat te laten uitvoeren en
b) de besluiten en rechtshandelingen dienen ter uitvoering van het contract.
De directeur-bestuurder is bevoegd om binnen de grenzen van het eigen mandaat/de volmacht een ondermandaat, volmacht of machtiging te verstrekken aan medewerkers van RNH.
Elke medewerker van RNH doet wat volgens zijn functiebeschrijving in het geldende functiehuis beschreven staat. Alleen taken waar expliciet mandaat voor nodig is, zijn opgenomen in deze ondermandaatregeling.
Artikel 3 De managers
De manager is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) De uitvoering van de vastgestelde begroting c.q. vastgestelde begrotingswijzigingen voor zijn/haar/hun teams, daaronder begrepen het geven van interne en externe opdrachten; alsmede alle civielrechtelijke (rechts)handelingen die daaruit voortvloeien;
b) Het ondertekenen en versturen van betaalopdrachten aan de bank;
c) Ondertekenen van offertes van RNH aan derden, jaarplannen en eventuele aanvullende opdrachten aan programmamanagers en managers gebiedsbeheer (per recreatieschap);
d) Beslissen over de aanwending van RNH budgetten met inachtneming van de bepalingen uit de Aanbestedingsrichtlijn;
e) Beslissingen in het kader van de uitvoering van de Archiefwet;
f) Beslissingen in Arbeidsrechtelijke zaken, zoals het aangaan van aanstelling- en ontslagovereenkomsten en het beoordelen van regelingen omtrent arbeidsongeschiktheid, verlof en vakantie en werktijden;
g) Het nemen van beslissingen over de inhuur van medewerkers en de toewijzing daarvan;
h) Het aangaan, wijzigen, opzeggen en beëindigen van overeenkomsten met derden in het kader van het gebruik van (on)roerende zaken, inclusief overeenkomsten inzake evenementen;
i) Het aangaan, wijzigen, opzeggen en beëindigen van overeenkomsten strekkende tot verkrijging of vervreemding van zakelijke rechten (waaronder eigendomsrechten);
j) Het ondertekenen van notariële volmachten of akten strekkende tot verkrijging/vestiging, vervreemding, wijziging of afstand doen van zakelijke rechten (waaronder eigendomsrechten);
k) Het beslissen op aanvragen voor RVV-ontheffingen, waaronder tevens begrepen het toevoegen en wijzigen van voorwaarden alsmede het intrekken van ontheffingen.
De manager Middelen is, in aanvulling op het voorgaande, bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) Het openen, wijzigen of sluiten van bankrekeningen, waaronder begrepen het wijzigen van de daaraan verbonden voorwaarden;
b) Het voeren van het financieel beheer van RNH en de recreatieschappen, waaronder begrepen:
- het voeren van de planning & controlcyclus, de VIC (verbijzonderde interne controle) en de rechtmatigheidsverantwoording;
- het voeren van de financiële administratie;
- het opstellen van de kadernota, (meerjaren)begroting, begrotingswijzigingen en najaarsnotitie;
- het opstellen van de jaarstukken voor recreatieschappen en de jaarrekening voor RNH;
- het opstellen van periodieke financiële rapportages;
- het uitvoeren van invorderingsbeslissingen, waaronder begrepen het inschakelen van deurwaarders en/of advocaten ten behoeve van de onderhavige invordering.
De manager Middelen kan de hiervoor beschreven bevoegdheden (a + b) mandateren/machtigen aan medewerkers van zijn/haar/hun afdeling. Voor zover dit niet is/wordt gedaan in het onderhavige ondermandaatbesluit (zie artikel 9 – controllers recreatieschappen en RNH), kan dit worden vastgelegd in een aanvullend register.
Artikel 4 De programmamanagers Programmamanager
De programmamanager is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) De uitvoering van de vastgestelde begroting c.q. vastgestelde begrotingswijzigingen voor zijn/haar/hun recreatieschap(pen), daaronder begrepen alle civielrechtelijke (rechts)handelingen die daaruit voortvloeien;
b) Het verstrekken van interne en externe opdrachten en het goedkeuren van betalingen volgend uit en in overeenstemming met de jaarprogramma’s en meerjarenprogramma’s, met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn;
c) Het beslissen over het aanvragen van subsidie en zorgdragen voor de afrekening daarvan richting subsidiegever;
d) Het aanbieden en ondertekenen van offertes van RNH aan derden;
e) Het reageren op en te adviseren over het beleid van andere overheidsinstanties;
f) Het nemen van beslissingen op grond van verzoeken om informatie, waaronder begrepen informatie op grond van de Wet open overheid (Woo);
g) Het beslissen over toestemming voor grondgebruik voor (meerjaren)evenementen met een verwacht bezoekersaantal van meer dan 5.000 per dag;
h) Het toekennen van financiële bijdragen vanuit het recreatieschap aan derden, passend binnen de daarvoor gegeven kaders vanuit het bestuur van het recreatieschap;
Programmamanager Routebureau
De programmamanager Routebureau is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) De uitvoering van de vastgestelde begroting c.q. vastgestelde begrotingswijzigingen voor zijn/haar/hun recreatieschap(pen), daaronder begrepen alle civielrechtelijke (rechts)handelingen die daaruit voortvloeien;
b) Het verstrekken van interne- en externe opdrachten en het goedkeuren van betalingen volgend uit en in overeenstemming met de jaarprogramma’s en meerjarenprogramma’s, met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn;
c) Het beslissen over het aanvragen van subsidie en zorgdragen voor de afrekening daarvan richting subsidiegever;
d) Het aanbieden en ondertekenen van offertes van RNH aan derden;
e) Het reageren op en te adviseren over het beleid van andere overheidsinstanties;
f) Het toekennen van financiële bijdragen vanuit het routebureau, passend binnen de daarvoor gegeven kaders.
g) Het beslissen op aanvragen voor RVV-ontheffingen voor de gehele provincie Noord-Holland, waaronder tevens begrepen het toevoegen en wijzigen van voorwaarden alsmede het intrekken van ontheffingen;
Coördinator Evenementenbureau
Voor de coördinator Evenementenbureau bestaan geen aanvullende bevoegdheden in mandaat of via volmacht of machtiging.
Artikel 5 De managers gebiedsbeheer
De manager gebiedsbeheer is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) De uitvoering van de vastgestelde begroting c.q. vastgestelde begrotingswijzigingen, daaronder begrepen alle civielrechtelijke (rechts)handelingen die daaruit voortvloeien;
b) Het verstrekken van interne en externe opdrachten en het goedkeuren van betalingen volgend uit en in overeenstemming met de jaarprogramma’s Beheer c.a. en meerjarenprogramma’s Beheer c.a., met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn;
c) Uitvoering geven aan het (meerjaren)evenementenbeleid, het regisseren van aanvragen en afsluiten van overeenkomsten voor evenementen met een verwacht bezoekersaantal van maximaal 5.000 per dag en/of een laag complex karakter;
d) Het beslissen op aanvragen voor vergunningen en ontheffingen op grond van de Algemene Verordening voor het gebied waarvoor de manager gebiedsbeheer is aangesteld, waaronder tevens begrepen het toevoegen en wijzigen van voorwaarden alsmede het intrekken van die vergunningen en ontheffingen;
e) Het nemen van beslissingen omtrent de handhaving van de bepalingen uit de van toepassing zijnde Algemene Verordening op grond van hoofdstuk 5. van de Algemene wet bestuursrecht;
f) Het nemen van beslissingen, waaronder begrepen invorderings- en kwijtscheldingsbeslissingen, in het kader van toepassing van de legesverordening;
g) De vaststelling van de behoefte aan het aantal uren Toezicht en de verdeling van deze uren over een bepaalde periode;
h) Het nemen van beslissingen over inzet, begeleiding en beoordeling van medewerkers;
i) Het (doen) opstellen en uitvoeren van beheerplannen met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn;
j) Het beslissen over het aanvragen van subsidie en bijdragen en zorgdragen voor de afrekening daarvan richting subsidiegever;
k) Het initiëren van projecten en het verstrekken van projectopdrachten;
l) Het beslissen op aanvragen voor RVV-ontheffingen voor het gebied waarvoor de manager gebiedsbeheer is aangesteld, waaronder tevens begrepen het toevoegen en wijzigen van voorwaarden alsmede het intrekken van ontheffingen.
De manager gebiedsbeheer kan de hiervoor beschreven bevoegdheden (a t/m l) mandateren / machtigen aan medewerkers van zijn team.
Artikel 6 De beheerders
De beheerder is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) De uitvoering van vastgestelde beheerplannen, waaronder begrepen regievoering op het team beheer, boswachters toezicht en alle civielrechtelijke (rechts)handelingen die daaruit voortvloeien;
b) Het verstrekken van externe opdrachten en het goedkeuren van betalingen volgend uit en in overeenstemming met het jaarprogramma Beheer en meerjarenprogramma Beheer, zoals intern
vastgelegd in het jaarplan Beheer, met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn;
c) Het beslissen op aanvragen voor vergunningen en ontheffingen op grond van de Algemene Verordening voor het gebied waarvoor de beheerder is aangesteld, waaronder tevens begrepen het toevoegen en wijzigen van voorwaarden alsmede het intrekken van die vergunningen en ontheffingen;
d) Het nemen van beslissingen omtrent de handhaving van de bepalingen uit de van toepassing zijnde Algemene Verordening op grond van hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht;
e) Het nemen van beslissingen, waaronder begrepen invorderings- en kwijtscheldingsbeslissingen, in het kader van toepassing van de legesverordening tot een maximumbedrag van € 500;
f) Het aanvragen van subsidies en zorgdragen voor de afrekening daarvan richting subsidiegever na afstemming met de manager gebiedsbeheer;
g) Het initiëren van projecten en het verstrekken van projectopdrachten.
Artikel 7 De projectleiders
De projectleider is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) Het ondertekenen van het projectopdrachtformulier met de opdrachtgever, passend binnen de bestuurlijke opdracht en mits uit de projectovereenkomst blijkt dat naar verwachting een toereikend budget aanwezig is;
b) Het (laten) uitvoeren van projecten waaronder begrepen het doen van het verstrekken van externe opdrachten en het goedkeuren van betalingen volgend uit en in overeenstemming met de projectopdracht en met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn;
c) Het aanvragen van subsidie en projectbijdragen en zorgdragen voor de afrekening daarvan richting subsidiegever passend binnen de opdracht en mits een toereikend budget aanwezig is.
Artikel 8 De teamleiders Teamleider Toezicht
De teamleider Toezicht is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) De uitvoering van de vastgestelde begroting c.q. vastgestelde begrotingswijzigingen, daaronder begrepen het geven van opdrachten; alsmede alle civielrechtelijke (rechts)handelingen die daaruit voortvloeien;
b) Het verstrekken van externe opdrachten en het goedkeuren van betalingen volgend uit en in overeenstemming met het jaarprogramma Toezicht, zoals intern vastgelegd in het jaarplan Toezicht, met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn;
c) Het beoordelen van verlofaanvragen en aanvragen onregelmatigheidstoeslag (ORT);
d) Het nemen van beslissingen over de inzet, begeleiding en beoordeling van medewerkers (inclusief flexibele schil);
e) Het aannemen van tijdelijke krachten, uitzendkrachten en het inhuren van derden;
f) Het nemen van beslissingen omtrent de handhaving van de bepalingen uit de van toepassing zijnde Algemene Verordening op grond van hoofdstuk 5. van de Algemene wet bestuursrecht;
g) Het aangaan van contractuele verplichtingen voor maximaal één jaar en passend binnen het jaarplan van team Toezicht, betreffende de dienstverlening van het team Toezicht aan derden.
Teamleider Zorgvrij
De teamleider Zorgvrij is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) De uitvoering van de vastgestelde begroting c.q. vastgestelde begrotingswijzigingen, daaronder begrepen het geven van opdrachten; alsmede alle civielrechtelijke (rechts)handelingen die daaruit voortvloeien;
b) Het nemen van beslissingen over de inzet, begeleiding en beoordeling van medewerkers en vrijwilligers;
c) Het zorg dragen voor alle facilitaire taken en ondersteunende middelen behorend bij de informatieboerderij waaronder: gebouwen, landerijen, buitenruimte en aanwezige voorzieningen. Inclusief besluiten over openstelling;
d) Het aannemen van tijdelijke krachten, uitzendkrachten en het inhuren van derden.
Artikel 9 De adviseurs Bedrijfsjurist
De bedrijfsjurist is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) Het verstrekken van externe opdrachten voor juridische-/beleidsadviezen aan externe juridisch adviseurs en het goedkeuren van betalingen met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn;
b) Het optreden in juridische geschillen, waaronder in onderhandelingen, en het nemen van daarmee samenhangende beslissingen;
c) Het ondertekenen van overeenkomsten die (juridische) geschillen beëindigen of voorkomen, waaronder begrepen vaststellingsovereenkomsten;
d) Het (doen) voeren van juridische procedures, waaronder begrepen inschakeling van externe juridische bijstand, onderhandelingen in verband met procedures, comparities en procesvertegenwoordiging en het nemen van daarmee samenhangende (proces)beslissingen;
e) Het nemen van beslissingen omtrent de handhaving van de bepalingen uit de van toepassing zijnde Algemene Verordening op grond van hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht.
Controllers recreatieschappen en RNH
De controller is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) Het toezien op de naleving van en belast is met de uitvoering overeenkomstig de Verordening financieel beheer, zoals vastgelegd bij de recreatieschappen;
b) Het ondertekenen en versturen van betalingsopdrachten bij de bank;
c) Het uitvoeren van invorderingsbeslissingen, waaronder begrepen het inschakelen van deurwaarders of advocaten ten behoeve van de onderhavige invordering.
Adviseur Vastgoed
De adviseur vastgoed is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) Het voorbereiden van contracten, met betrekking tot het aannemen of uitgeven van ongebouwd en gebouwd onroerend goed, inclusief de bijbehorende onderhandelingen;
b) Het verstrekken van externe opdrachten voor taxaties, waardebepalingen, landmetingen, verkoop (makelaar en notaris), milieu- & bouwtechnische onderzoeken en vastgoedadviezen passend binnen de, door de programmamanager gegeven, opdracht en het goedkeuren van betalingen met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn;
c) Het aangaan, wijzigen, opzeggen en beëindigen van overeenkomsten met derden in het kader van het gebruik van (on)roerende zaken, uitgezonderd overeenkomsten inzake evenementen, tot maximaal € 10.000 exclusief btw gecumuleerd;
d) Het ondertekenen van notariële volmachten of akten strekkende tot verkrijging/vestiging, vervreemding, wijziging of afstand doen van zakelijke rechten (waaronder eigendomsrechten).
Communicatie adviseur / medewerker
De communicatie adviseur / medewerker is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) Het (laten) uitvoeren van communicatie-activiteiten en projecten waaronder begrepen het verstrekken van externe opdrachten en het goedkeuren van betalingen, passend binnen de, door
de programmamanager of manager gegeven, opdracht en met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn.
HR adviseur
De HR adviseur is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) Het voorbereiden van arbeidsovereenkomsten, met betrekking tot het aannemen en uit dienst treden van medewerkers waaronder begrepen het wijzigen van arbeidsovereenkomsten, inclusief de bijbehorende onderhandelingen;
b) Het (laten) uitvoeren van HR-activiteiten en projecten waaronder begrepen het verstrekken van externe opdrachten en het goedkeuren van betalingen, passend binnen de, door de manager gegeven, opdracht en met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn.
Informatieanalist / functioneel beheerder
De informatieanalist / functioneel beheerder is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) Het (laten) uitvoeren van ICT-activiteiten en projecten waaronder begrepen het verstrekken van externe opdrachten en het goedkeuren van betalingen, passend binnen de, door de manager gegeven, opdracht en met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn;
b) Het aankopen van ICT-producten en diensten waaronder begrepen het verstrekken van externe opdrachten en het goedkeuren van betalingen, passend binnen de, door de manager gegeven, opdracht en met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn.
Medewerker ICT servicedesk
De medewerker ICT servicedesk is bevoegd in mandaat of via volmacht of machtiging tot:
a) Het aankopen van ICT-producten en diensten waaronder begrepen het verstrekken van externe opdrachten en het goedkeuren van betalingen, passend binnen de, door de manager gegeven, opdracht en met inachtneming van de bepalingen in de Aanbestedingsrichtlijn.
Artikel 10 Aanbesteding en gunning
a) De aanbesteding van zowel leveringen & diensten als werken door RNH is vastgelegd in de Aanbestedingsrichtlijn;
b) De aanbesteding van leveringen & diensten en werken, die voor de opdrachtgevers van RNH uitgevoerd wordt, volgt de aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze bij de desbetreffende opdrachtgevers vastgesteld zijn;
c) De gunning van levering & diensten en werken, zowel die voor RNH als voor de opdrachtgevers van RNH, wordt uitgevoerd conform de volgende uitgangspunten;
Leveringen & diensten + Werken | Xxxxxx (exclusief btw) | Bevoegd tot gunning |
Leveringen & diensten | ≤ € 3.000 | Medewerkers |
≤ € 50.000 | Managers gebiedsbeheer, project- leiders, programmamanagers, team- leiders, managers en beheerders, HR- adviseur, informatieanalist / functioneel beheerder en bedrijfsjurist. |
> € 50.000 - ≤ Europees drempelbedrag* | Managers gebiedsbeheer, project- managers, programmamanagers en managers | |
> Europees drempelbedrag* | Directeur | |
Werken | ≤ € 3.000 | Medewerkers |
≤ € 150.000 | Managers gebiedsbeheer, project- leiders, programmamanagers, team- leiders, managers en beheerders | |
> € 150.000 - ≤ € 300.000 | Managers gebiedsbeheer, project- managers, programmamanagers en managers | |
> € 300.000 | Directeur |
(*) Europees drempelbedrag t/m 31-12-2023 voor leveringen en diensten is € 215.000 (bedrag exclusief btw)
Artikel 11 Budgetbeheer
a) Het budgetbeheer wordt in mandaat gegeven aan de in dit besluit genoemde functionarissen met inachtneming van de in dit besluit genoemde bevoegdheden;
b) De manager Middelen houdt namens de budgethouder c.q. de onderscheiden budgetbeheerders een budgetregister bij waarin alle toegekende bevoegdheden tot op medewerkersniveau worden vastgelegd en bijgehouden. Dit budgetregister wordt jaarlijks door het MT vastgesteld.
Artikel 12 Bezwaar
a) Een beslissing op bezwaar kan niet worden genomen door degene die de oorspronkelijke beslissing heeft genomen. Een beslissing op bezwaar wordt niet gemandateerd en ligt derhalve bij de directeur-bestuurder;
b) Als de oorspronkelijke beslissing door de directeur-bestuurder is genomen, dan wordt de beslissing op bezwaar genomen door de voorzitter van de RvC (in het geval van RNH besluiten) en door het schapsbestuur (in het geval van het recreatieschap).
Artikel 13 Voorleggen ter beslissing aan mandaatgever of machtiginggever
De gemandateerde of gemachtigde maakt geen gebruik van een in mandaat of machtiging verleende bevoegdheid indien hij/zij/x twijfelt of deze toereikend is. Als die situatie zich voordoet, neemt de gemandateerde of gemachtigde hierover onder opgaaf van redenen contact op met in eerste instantie zijn/haar/hun hiërarchisch leidinggevende en in tweede instantie de directeur-bestuurder.
Artikel 14 Vastlegging, intrekking en instructies
a) Alle mandaten/machtigingen die niet expliciet in dit besluit zijn beschreven worden op schrift gesteld door de functionaris die ze heeft verstrekt en worden vastgelegd in een aanvullend register.
b) Per geval of in het algemeen kunnen instructies gegeven worden ter zake van de uitoefening van de verstrekte mandaten/machtigingen. Instructies worden schriftelijk vastgelegd.
c) Alle op grond van dit besluit - rechtstreeks of bij nader besluit verkregen - mandaten of machtigingen kunnen per ommegaande door de directeur-bestuurder, dan wel de functionaris die ze heeft verstrekt, worden ingetrokken.
Artikel 15 Uitleg van dit besluit
In voorkomende gevallen beslist de directeur-bestuurder omtrent de uitleg of reikwijdte van dit besluit.
Artikel 16 Plaatsvervanging
Bij belet van de gemandateerde functionaris worden de bevoegdheden en mandaten als volgt aan de plaatsvervanger toegekend:
a) De directeur-bestuurder wordt vervangen door het MT lid dat tevens is aangesteld als de plaatsvervangend directeur;
b) Een manager wordt vervangen door een andere manager;
c) De programmamanager wordt vervangen door een andere programmamanager;
d) De manager gebiedsbeheer wordt vervangen door (1) een andere manager gebiedsbeheer, bij afwezigheid door (2) de teamleider toezicht, bij afwezigheid door (3) de programmamanager;
e) De projectleider wordt vervangen door (1) een andere projectleider of (2) door de manager als er op dat moment geen andere projectleider beschikbaar is voor plaatsvervanging;
f) De programmamanager Routebureau wordt vervanger door de manager;
g) De coördinator Evenementenbureau wordt vervangen door de programmamanager van het betreffende recreatieschap;
h) De teamleider Toezicht wordt vervangen door (1) de manager gebiedsbeheer, bij afwezigheid (2) door de manager;
i) De teamleider Zorgvrij wordt voor vervangen door (1) de manager gebiedsbeheer Spaarnwoude of
(2) door de manager als op dat moment de manager gebiedsbeheer Spaarnwoude niet beschikbaar is voor plaatsvervanging;
j) De bedrijfsjurist wordt vervangen door de manager;
k) De financieel adviseur wordt vervangen door (1) een andere financieel adviseur of (2) door de manager als er op dat moment geen andere financieel adviseur beschikbaar is voor plaatsvervanging;
l) De adviseur vastgoed wordt vervangen door (1) een andere adviseur vastgoed of (2) door de manager als er op dat moment geen andere adviseur vastgoed beschikbaar is voor plaatsvervanging;
m) De HR-adviseur wordt vervangen door de manager;
n) De informatieanalist / functioneel beheerder wordt vervangen door de manager.
Artikel 17 Inwerkingtreding en bekendmaking
a) Het vigerende ondermandaatbesluit wordt ingetrokken;
b) Deze regeling treedt in werking na bekendmaking op de website van RNH.
Vastgesteld door de directeur-bestuurder van Recreatie Noord-Holland NV op 20 september 2023.