Functiebeschrijving

DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN AFDELING BELEID - DIENST CORPORATE HR

xxxxx://xx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxXX

Identificatiecode:

Functiefamilie: administratief ondersteunend

Functiebeschrijving

Administratief medewerker (M/V)

Voor akkoord

Naam leidinggevende(n): - Xxxxx Xxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxx: Werk en Sociale Economie Entiteit: Dept. WSE Datum + Handtekening(en)

Naam functiehouders/-woordvoerders
VACANT Handtekening(en)

Deel 1: Contextinformatie

0. Identificatiecode

1. Functietitel (M/V)

Administratief medewerker

2. Organisatie

Het ESF-Agentschap is een EVA van privaat recht opgericht in 2002 met als doel het beheer van de middelen komende uit het Europees Sociaal Fonds, een Europees fonds in het kader van het Cohesiebeleid. Vanaf 2008 beheert het ESF-Agentschap ook de middelen van het Europees Globalisatiefonds en van het Europees Integratiefonds. Telkens beheert het ESF-Agentschap ook (een gedeelte van) de nodige Vlaamse cofinanciering. Onder beheer wordt verstaan het operationaliseren in projecten met monitoring en eerste lijn controle en het administratieve en financiële beheer van de middelen. Op jaarbasis beheer het ESF-Agentschap tussen de 95 en de 100 MEUR.

3. Context

3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst

De administratief medewerker werkt in het team ‘loopbanen (transities)’ van de afdeling programmawerking.

De programmawerking staat in voor het operationele beheer van het ESF-programma. Deze afdeling lanceert oproepen en beheert de projecten en subsidiestromen.

3.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden

3.3. Interne organisatie
3.3.1. Rapporteringslijnen
Aan welke functie rapporteert de functiehouder?	Aan de coördinator van de cluster ‘loopbanen (transities)’
Xxxxx andere functies rapporteren aan diezelfde functie?	Projectbeheerders
Welke functies rapporteren aan de functiehouder?	nvt
3.3.2. Organogrammen
Toe te voegen als bijlage.

4. Kwantitatieve gegevens
Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven:	nvt
Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft):	nvt
Bijkomende kwantitatieve gegevens:

nvt

Deel 2: Doel en resultaatsgebieden

5. Doel

De Administratieve Medewerker is verantwoordelijk voor het administratieve beheer en opvolging van de oproepen en projectopvolging binnen de

ESF-Programmeringsperiode 2007-2013, teneinde een snelle en correcte administratieve afhandeling van de projectenwerking te verzekeren. Een extra opdracht kan liggen in het verzorgen van de personeelsadministratie, teneinde het personeelsbeleid vlot te laten verlopen. Legt verantwoording af aan de coördinator van het team ‘loopbanen (transities)’.

6. Resultaatgebieden

6.1. Informatiebeheer : administratief oproepbeheer

Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte administratieve afhandeling van verschillende oproepen binnen de ESF-programmeringsperiode 2007-2013

Voorbeelden van activiteiten:

✓ Administratief klasseren van alle documenten met betrekking tot een specifieke oproep

✓ Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten die betrekking hebben met een specifieke oproep

✓ Opvolgen van het administratieve aspect van de procedures met betrekking tot een specifieke oproep

✓ Verzorgen van mailings met betrekking tot een specifieke oproep

✓ Fotokopies nemen en verspreiden met betrekking tot een specifieke oproep

✓ Administratief beheer Q-portfoliodossier

✓ …

6.2. Informatiebeheer : administratief projectbeheer

Verzorgen en totale opvolging van specifieke projectadministratie teneinde zichzelf en elke betrokken persoon in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden

Voorbeelden van activiteiten:

✓ Inkomende projectaanvragen/rapporteringen klasseren volgens de gangbare procedure

✓ Inkomende projectaanvragen/rapporteringen controleren op volledigheid

✓ Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten met betrekking tot projecten

✓ Verzorgen van mailings met betrekking tot bepaalde projecten

✓ Fotokopies nemen en verspreiden (bv. voor inspectie,…)

✓ Alle documenten met betrekking tot een project correct klasseren

✓ Promotoren dossiermatig ondersteunen bij het gebruik van de applicatie

✓ …

6.3. Klassement en archivering

Opzetten, bijhouden en actueel houden van het klassement en de archivering van het ESF-agentschap teneinde te garanderen dat alle nodige documenten onmiddellijk raadpleegbaar zijn

Voorbeelden van activiteiten:

✓ Klasseren van projecten en producten in het archief,…

✓ Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem

✓ …

6.4. Ondersteunende taken

Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van het ESF-agentschap.

Voorbeelden van activiteiten:

✓ Fotokopies nemen en verspreiden (bv. voor medewerkersoverleg)

✓ Helpen bij het versturen van zendingen (bv.opvolging en verdeling van promotiemateriaal)

✓ Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s, diensten, chef,…

✓ Het uitdelen van mappen bij ESF-events, seminarie, ..

✓ Het maken van etiketten voor ESF-events, seminaries,…

✓ Instaan voor het organisatiebeheer (bv. up-to-date houden van adresgegevens in de applicatie)

✓ Het maken van badges

✓ …

6.5. Onthaal : telefonisch en fysiek

Verzorgen en organiseren van een professioneel en klantgericht onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van het ESF- agentschap

Voorbeelden van activiteiten:

✓ De inkomende telefonische oproepen efficiënt doorverbinden

✓ Voeren van klantgerichte telefoongesprekken

✓ Begeleiden van bezoekers naar de betrokken medewerker

✓ Bezoekers koffie/ water aanbieden tijdens het wachten

✓ …

6.6. Inkomende post

Efficiënt organiseren van de postverdeling binnen het ESF-agentschap, zodat elke medewerker dagelijks zijn/ haar binnengekomen post krijgt

Voorbeelden van activiteiten:

✓ Registeren in de databank van alle inkomende post

✓ Verdeling van de binnengekomen post per individuele medewerker.

✓ ….

6.7. Reservatie vergaderzalen

Efficiënt organiseren van de postverdeling binnen het ESF-agentschap, zodat elke medewerker dagelijks zijn/ haar binnengekomen post krijgt

Voorbeelden van activiteiten:

✓ Reserveren van zalen voor de diverse overlegmomenten op aanvraag

✓ Reserveren of verzorgen van de gevraagde dranken en opvolgen of deze effectief geleverd worden.

✓ Klaarzetten van de zalen voor de vergadering

✓ ….

Extra opdrachten mogelijks vervat in de functie van Administratief medewerker (worden vastgelegd tijdens het planningsgesprek)

6.8. Administratief beheer HR

Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken i.k.v. HR

Voorbeelden van activiteiten:

✓ Bijhouden en up to date houden van alle personeelsgegevens van de ESF-medewerkers (incl. ter beschikking gestelden)

✓ Bijstaan in het administratief klasseren van alle documenten met betrekking tot HR

✓ Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten die betrekking hebben met HR – documenten

✓ Opvolgen van het administratief aspect van de procedures met betrekking tot specifieke personeelsaangelegenheden

✓ In orde stellen van badges, prikklokregistratie, verloven (VDAB/vzw) (Dpt WSE / Syntra VL), bulkbiljetten (VDAB) (Dpt WSE, Syntra VL/vzw)

✓ Klasseren en dispatchen van de documenten ontvangen van het Sociaal Secretariaat

✓ Het correct bestellen en ronddelen van de maaltijdcheques

✓ Inputten van gegevens in het betaalsysteem

✓ Controleren van betalingen in samenwerking met VDAB, in casu Dpt WSE

✓ Administratieve ondersteuning van HR-projecten

✓ ….

6.9. Sociaal secretariaat

Contacten onderhouden met het Sociaal Secretariaat aangaande personeelsaangelegenheden voor de medewerkers op een VZW-contract, teneinde de administratieve verwerking van deze aangelegenheden vlot te laten verlopen.

Voorbeelden van activiteiten:

✓ Dimona-aangiften

✓ DMFA’s

✓ Contacten onderhouden met het Sociaal Secretariaat

✓ Correcte informatie doorgeven aan het Sociaal Secretariaat

✓ Doorgeven van personeelswijzigingen aan het Sociaal Secretariaat

✓ Kunnen werken met het pakket in samenwerking met het Sociaal Secretariaat

✓ Nodige gegevens verstrekken en opvragen in samenwerking met de VDAB

✓ …

6.10. Actualisering werkregeling

xxx

Voorbeelden van activiteiten:

✓ Opmaak en actualisering arbeidsreglement en neerleggen bij de bevoegde instanties

✓ RSZ-controles

✓ Doorgeven gegevens aan IDEWE

✓ Bijhouden verzekeringspolissen (bv. autoverzekeringen)

✓ In orde maken documenten mutualiteit bij langdurige ziekte van werknemers

✓ Antwoorden op ad hoc vragen van het kernteam en VDAB’ers/VZW’ers en de andere terbeschikking gestelden

✓ Controleren van de onkostenstaat VDAB en administratief verwerken naar betaling toe

✓ Fungeren als contactpersoon van VDAB-personeel naar het Algemeen Secretariaat (VDAB)

✓ Opmaak arbeidscontracten VZW

Deel 3: Competentieprofiel

7. Waardegebonden en gedragscompetenties

7.1. Voortdurend verbeteren

Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen

Niveau I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie.

- Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken

- Is bereid om nieuwe methodes aan te leren

- Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk

- Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is

- Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen

7.2. Samenwerken

Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als da niet meteen

van persoonlijk belang is

Niveau II. Helpt anderen en pleegt overleg.

- Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen

- Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep

- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen

- Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht

- Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen

7.3. Klantgerichtheid

Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op

reageren

Niveau II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen

- Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen

- Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze

- Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant

- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening

- Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp

- Xxxxx een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant

7.4. Betrouwbaarheid (consequent en correct handelen)

Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en

ethische normen. Afspraken nakomen en zijn/ haar verantwoordelijkheid nemen.

Niveau I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken

- Respecteert formele regels en afspraken

- Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers …)

- Geeft volledige en juiste informatie door

- Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie

- Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na

- Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden

7.5. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep

Niveau I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal

- Hanteert een correcte spelling

- Hanteert een correcte grammatica

- Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie

- Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota’s

7.6. Nauwgezetheid

Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen.

Niveau II. Xxxxxx met oog voor detail correct werk af.

- Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit

- Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in

- Blijft aandachtig bij routineuze taken

- Controleert het eigen werk

- Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties

7.7. Plannen

Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen

Niveau I. Plant eigen werk effectief

- Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijst, elektronische agenda …)

- Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan

- Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd

- Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden

- Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk

7.8. Initiatief

Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen

Niveau I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)

- Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen

- Gaat uit zichzelf achter informatie aan

- Ziet werk liggen en gaat over tot actie

- Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken

- Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen

8. Vaktechnische competenties

8.1. Diploma

Hoger secundair onderwijs (secundair onderwijs)

8.2. Ervaring

Enige ervaring is vereist, bij voorkeur 6 jaar ervaring in een soortgelijke functie

8.3. Functiespecifieke kennis

Duidelijk aantoonbare affiniteit met secretariaatswerk en administratieve ondersteuning

Inzicht in de structuur, werking, beleidsvoering en organisatie van de Vlaamse Overheidsadministratie en meer bepaald van het beleidsdomein WSE. Kennis van de eigen entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie

Algemene kennis van het werkdomein van de dienst

Kennis van de Europese instellingen en structuren is een pluspunt

Goede kennis van de courante bureautica-toepassingen (word, excel, acces, powerpoint, outlook, internet, sharepoint) Basis administratief-organisatorische vaardigheden

8.4. Strekt tot aanbeveling

Taalkennis: passieve en actieve kennis van het Frans en Engels is een pluspunt

9. Functiefamilie

9.1. Functiefamilie

Administratief ondersteunend

10. Opmerkingen

Bijlage : organogram

Afdeling Beleid – dienst Corporate HR

xxxxxxxxx.xx@xxxxxxxxxx.xx xxxxx://xx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxXX

Organogram ESF Agentschap.jpg