BIOLOGISCHE LANDBOUWTEELT - ALGEMENE VOORWAARDEN
CONTRACT VAN DIENSTVERLENING MET HET OOG OP DE CONTROLE DER PRODUKTEN AFKOMSTIG UIT DE
BIOLOGISCHE LANDBOUWTEELT - ALGEMENE VOORWAARDEN
DERDE LANDEN
l
TUSSEN : De B.V.B.A. CERTISYS, EN
waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 0000 Xxxxxxx, Schermlaan, 85,
Bedrijfsnr.: BE 0445.344.915
hierna genoemd het "controle- en certificatieorganisme"; hierna genoemd de "verzoeker";
WORDT HET HIERNAVOLGENDE UITEENGEZET:
Het gebruik van elke aanduiding, verwijzende naar een biologische productie methode, is onderworpen aan het bekomen van een toelating bij een controle- en certificatieorganisme.
Elke marktdeelnemer die biologische producten produceert of bereidt met als doel deze op de markt te brengen, dient zijn bedrijf te onderwerpen aan een controle, uitgevoerd door een controle- en certificatieorganisme. Dit organisme dient voldoende waarborgen te bieden qua bevoegdheid, efficiëntie en onafhankelijkheid ten aanzien van al de ondernemingen van de beroepssector, zoals deze voorzien door de hiervoorvermelde wetteksten.
Het voorhanden zijn van deze waarborgen wordt bevestigd door de erkenning die aan het controle- en certificatieorganisme wordt verleend door de Minister van Landbouw en door zijn accreditatie volgens de norm EN 45011/ISO GUIDE 65.
Voor zijn activiteit in België, werd de B.V.B.A. CERTISYS erkend als controleorganisme (BELGISCH STAATSBLAD 19/09/92).
WAAROPVOLGEND WERD OVEREENGEKOMEN: ARTIKEL 1: VOORWERP VAN HET CONTRACT
Het contract heeft tot voorwerp de partijen toe te laten een duurzame samenwerking tot stand te brengen met het oog op de toekenning aan de verzoeker van de toelating om te verwijzen naar de biologische productie methode, welke de verbruiker de waarborg geeft, dat de vermelde producten wel degelijk voortkomen uit de Biologische Landbouwteelt, in het raam van de toepasselijke reglementering.
De gevraagde toelating betreft de hiernavolgende producten:
De producten waarvoor de certificatie is aangevraagd, zijn uitsluitend geproduceerd op de volgende productiesites:
ARTIKEL 2: OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
De verzoeker vertrouwt aan het controle- en certificatieorganisme het volledig controleprocédé toe. Dit organisme zal een dossier samenstellen mits de hiernavolgende etappes te eerbiedigen:
- administratief onderzoek bij middel van een per post verzonden vragenlijst,
- jaarlijkse controle op de productieplaatsen,
- onverwachte controles,
- synthese van de controle elementen.
- voorstellen van de controle elementen aan de certificatiedienst.
De conclusies van het controle- en certificatieorganisme worden aan de verzoeker ter kennis gebracht, en de toelatingen worden verzonden in geval het besluit gunstig is. Deze toelating is geldig vanaf diens kennisgeving door het controle- en certificatieorganisme. De kennisgeving dient te geschieden binnen de acht dagen volgend op de beslissing.
ARTIKEL 3: MODALITEITEN VAN DE OPDRACHT
Het controle- en certificatieorganisme verbindt er zich toe:
- de nodige controles uit te voeren voor de samenstelling van het dossier.
- haar beslissing aan de verzoeker mede te delen binnen de zestig dagen na de controle of, ten minste, binnen deze termijn schriftelijk de redenen mede te delen die een langer uitstel rechtvaardigen.
- het beroepsgeheim te eerbiedigen, te weten het niet ruchtbaar maken van informatie met een confidentieel karakter waarvan het kennis zou hebben voor de samenstelling van het dossier. Het confidentieel karakter van de informatie wordt vermoed tot bewijs van het tegendeel.
- wanneer er beroep gedaan wordt op een onderaannemer, xxxxxx dan een laboratorium, met name voor controles op terrein, dit te verduidelijken in het bestek bestemd voor de verzoeker opdat deze het eventueel kan verwerpen.
De controles worden uitgevoerd in aanwezigheid van de verzoeker of zijn vertegenwoordiger.
De verzoeker verbindt er zich toe:
- de (EG) Verordeningen nr 834/2007 en 889/2008 na te leven inzake de biologische productiemethode van landbouwproducten en aanduidingen dienaangaande op landbouwproducten en levensmiddelen en meer bepaald Titel V van de verordening 834/2007:
1 te handelen conform aan Titles III, IV en V van 834/2007.
2 in geval van overtreding of onregelmatigheid, de genomen maatregelen met betrekking tot artikel 30 paragraaf 1 te aanvaarden.
3 te aanvaarden zijn aankopers van het product schriftelijk te informeren om de verwijzingen naar de productiemethode in te trekken.
4 erover te waken dat alle installaties bedoeld voor opslag van producten aan het controlesysteem zijn onderworpen.
5 de marktdeelnemer geeft zijn toestemming voor het uitwisselen van informatie tussen verschillende controleorganismen, betreffende de uitgevoerde controles, wanneer de marktdeelnemer en zijn onderaannemer behoren tot verschillende controleorganismen.
- te antwoorden op een administratieve controle, bij middel van een per post verstuurde vragenlijst, binnen de acht dagen van de verzending van deze vragenlijst.
- per jaar een controle te aanvaarden op de zetel van de onderneming en op de productieoorden.
- de onverwachte controle(s) toe te laten.
- het controle-en certificatieorganisme op de hoogte te brengen van elke wijziging aangebracht aan het gecertificeerde product, het productieproces, de opslagplaats of transportomstandigheden.
- het werk van het controle- en certificatieorganisme te vergemakkelijken, namelijk tijdens de controles ter plaatse, door de toegang tot de lokalen en de productieplaatsen te vergemakkelijken, voornamelijk voor het nemen van stalen.
- de nodige elementen voor de controle ter plaatse ter inzage te stellen, namelijk:
- boekhouding aankoop en verkoop
- facturen
- boekhouding van de etiketten en verpakkingen
- publiciteitsfolders
- voorraadbewegingen grondstof
- elk document van technische, sanitaire of boekhoudkundige opvolging
- een overzicht ter inzage van de controleur bij te houden van elke klacht die ter kennis van het bedrijf is gebracht inzake de overeenstemming van de producten met de vereisten van (EG) Verordeningen 834/2007 en 889/2008.
- de gepaste maatregelen te nemen in navolging van deze klachten of betreffende elke niet- conformiteit, vastgesteld in een product, die gevolgen zou hebben voor de overeenstemming met de vereisten van de technische referentiewerken.
- de maatregelen genomen in navolging van elke klacht te noteren en in een dossier ter inzage te houden
- één of meerdere bijkomende controles toe te laten wanneer het controle- en certificatieorganisme dit eist, ingevolge vastgestelde niet- conformiteiten, en deze ten laste te nemen overeenkomstig het toepasselijk tarief.
- de aanduidingen die verwijzen naar de biologische productiemethode te doen verwijderen van elk lot of de ganse productie waarop een onregelmatigheid betrekking heeft.
- bij de vaststelling van een duidelijke overtreding of een overtreding met langdurige gevolgen, het verbod te aanvaarden producten op de markt te brengen met aanduidingen die verwijzen naar de biologische productiemethode.
ARTIKEL 4: ANALYSE
- De monsternemingen zullen verwezenlijkt worden in het bijzijn van de verzoeker of diens vertegenwoordiger, die de fiche der monsternemingen zal ondertekenen. De monsternemingen zullen in tweevoudig exemplaar verwezenlijkt worden en verzegeld worden met vermelding van de eventuele opmerkingen. Het tweede exemplaar wordt bewaard door het controle- en certificatieorganisme tot de verwerving van een negatief resultaat voor een eerste analyse en 8 werkdagen na de overdracht van een positief resultaat aan de verzoeker.
- Het certificatieorganisme beslist eenzijdig over de aard der uit te voeren analyses.
- De overige monsters zullen verzonden worden naar een door het controleorganisme officieel erkend laboratorium.
- De uitslagen zullen door het laboratorium naar het certificatieorganisme verzonden worden, en door deze laatste naar de verzoeker. In geval van betwisting heeft de verzoeker het recht een tegenexpertise aan te vragen op zijn kosten bij een laboratorium van zijn keuze, geaccrediteerd op basis van de norm ISO/IEC 17025 of erkend door het controle- en certificatieorganisme, binnen de 8 werkdagen na ontvangst van de resultaten van de eerste expertise.
ARTIKEL 5: TARIEVEN EN BETALINGSMODALITEITEN
De jaarlijkse kostprijs van de controle wordt vastgesteld volgens de jaarlijkse tarieven uitgegeven en meegedeeld door het controle- en certificatieorganisme ten laatste in november voor de volgende jaar.
Het tarief van toepassing bij het onderschrijven van huidig contract, wordt hieraan toegevoegd en verzoeker erkent hiervan kennis te hebben genomen en dit te aanvaarden.
Voor een eerste aanvraag van een onderneming dient een voorschot van 50% van het bestek betaald te worden bij de opening van het dossier voor de uitvoering van de controle. Het voorschot is niet terugbetaalbaar, zelfs indien, volgend op de controle, de aanvraag wordt verworpen.
De betaling van de jaarlijkse bijdrage zal als volgt verlopen :
1 50 % van het totale bedrag van het bestek (incl. BTW) bij de goedkeuring van het bestek en na ontvangst van de factuur.
2 Het saldo bij ontvangst van de certificatiebeslissing en na ontvangst van de faktuur.
De bijdrage kan verhoogd worden (zoals voorzien in de tarieven) indien bijkomende controles vereist zijn:
- wanneer de controleopdracht bemoeilijkt werd o.m. doordat:
* lokalen niet toegankelijk waren
* de boekhouding niet beschikbaar was of niet in orde was
* er onvoldoende informatie was betreffende b.v. de productieprocessen
- in geval van fraude
Het bedrag van onze facturen is contant en op onze bankrekening betaalbaar, behalve in geval van speciale overeenkomst schriftelijk vermeld. In geen geval mogen ze direct betaald worden aan een personeelslid, behalve schriftelijke goedkeuring door de Directie.
Zonder uitdrukkelijk tegengestelde overeenkomst :
Elke factuur die niet binnen de twee maanden na ontvangst betaald wordt, zal van rechtswege 15 % intrest per jaar opbrengen, zonder voorafgaande verwittiging, daar de vervaldag van de termijn als dusdanig geldt.
Er wordt bovendien uitdrukkelijk overeengekomen dat bij niet-betaling binnen de twee maanden na ontvangst van de factuur, deze laatste zal vermeerderd worden met een forfaitaire en ondeelbare vergoeding van 15 % met een minimum van 25,00€. Deze clausule wordt door de klant aanvaard in toepassing van artikels 1147, 1152 en 1229 van het Burgerlijk Wetboek.
De ongerechtvaardigde ontstentenis van betaling der verschuldigde sommen op de vervaldagen brengt, na vruchteloze aanmaning per aangetekende brief, de weigering tot toelating mee om te verwijzen naar de biologische productiemethode, of de intrekking hiervan, indien de toelating reeds werd verleend en dit vanaf de 15de dag vanaf de verzending van de aanmaning.
Het feit dat het controle- en certificatieorganisme een of andere clausule welke in zijn voordeel gestipuleerd wordt in huidige algemene voorwaarden niet toepast kan niet geïntegreerd worden als een afstand van zijnentwege om er zich op te beroepen.
ARTIKEL 6: VERWIJZING NAAR HET CONTROLE- EN CERTIFICATIEORGANISME
De verwijzing naar het controle- en certificatieorganisme is slechts toegelaten bij de ontvangst van de aanzegging der toelating.
De verwijzing naar het controle- en certificatieorganisme op de etiketten en verpakkingen der producten is uitsluitend toegelaten voor de producten waarop de betrokken toelating slaat.
De verwijzing naar het controle- en certificatieorganisme op alle andere door de onderneming uitgegeven documenten is verboden behalve mits uitdrukkelijke toestemming.
In geen geval mag de verzoeker het merk of het logo van het controle- en certificatieorganisme reproduceren.
Alle documenten, etiketten en verpakkingen, waarbij verwezen wordt naar de biologische productiemethode evenals naar het controle- en certificatieorganisme, moeten, voorafgaandelijk aan hun verschijning, aan het akkoord van het controle- en certificatieorganisme onderworpen worden.
Elk abusief of bedrieglijk gebruik van de naam van het controle- en certificatieorganisme, diens merk of logo, zal aanleiding geven tot de betaling van een minimum forfaitaire vergoeding gelijk aan tweemaal de jaarlijkse bijdrage per inbreuk, onder voorbehoud in voor- komend geval, van een meer uitgebreide schadevergoeding. In geval van enkel misbruik, wordt het bedrag van de forfaitaire schadevergoeding beperkt tot 2500,00€.
De verzoeker verbindt er zich toe elke verwijzing naar het controle- en certificatieorganisme in de kortst mogelijke termijn namelijk bij de eerste herdruk met een maximum van drie maanden, te verwijderen, van zodra de toelating hem wordt onttrokken, hetzij vervallen is, of de onderhavige overeenkomst tot een einde gekomen is.
ARTIKEL 7: GELDIGHEIDSDUUR DER TOELATINGEN
De toelatingen zijn verbonden aan de duurtijd van het product, behoudens in geval de toelating wordt teruggetrokken. De licentie wordt samen met het certificaat aan de marktdeelnemer overgemaakt.
ARTIKEL 8: DUURTIJD VAN HET CONTRACT, HERNIEUWING, OPZEGGING
Huidig contract is geldig voor het lopend burgerlijk jaar, en wordt stilzwijgend hernieuwd, voor de daaropvolgende jaren elke eerste januari, aan het voor elk van deze jaren toepasselijk zijnde tarief.
Voor het geval één van beide partijen huidig contract niet wenst te hernieuwen, zal zij de andere partij moeten verwittigen van de opzegging van het contract bij aangetekend schrijven met ontvangstbewijs, minstens één maand voor de beëindiging van huidig contract indien het de verzoeker betreft en drie maanden indien het controle- en certificatieorganisme betreft.
Het foutieve niet-eerbiedigen, door één van beide partijen van één of andere bepaling van huidig contract geeft aanleiding tot zijn automatische verbreking indien de foutieve partij het foutieve niet eerbiedigen niet ongedaan maakt binnen de 30 dagen te rekenen vanaf de datum van het versturen van een aangetekend schrijven, houdende de aanzegging van de vastgestelde inbreuk(en).
De niet aanvaarding door de verzoeker van het bestek vermeld in artikel 5 geeft aanleiding tot een unilaterale verbreking van huidig contract door het controle-en certificatie organisme indien de verzoeker niet reageert binnen 30 dagen te rekenen vanaf de datum waarop het aangetekend schrijven verstuurd werd waarin de niet aanvaarding van het bestek vermeld staat.
ARTIKEL 9: AANSPRAKELIJKHEID
Het controle- en certificatieorganisme dat slechts ten aanzien van de verzoeker gehouden is tot een middelenverbintenis, is slechts opzichtens deze laatste en zijn rechthebbenden verantwoordelijk ingeval van een opzettelijke of een zware persoonlijke fout, en zijn verantwoordelijkheid is begrensd tot een bedrag van 20000€ per schade en per jaar.
De verzoeker moet de eventuele schade schriftelijk laten weten ter attentie van zijn controle en certificatieorganisme in de maand waarin deze voorkomt.
Ingeval het recht de producten te commercialiseren wordt ontnomen, heeft de verzoeker geen ander verhaal dan dit voorzien door de beroepsprocedure van het certificatiesysteem van het controle- en certificatieorganisme.
ARTIKEL 10: BEVOEGDHEID
Elk geschil waaraan de onderschrijving, de uitvoering of de interpretatie van huidig contract aanleiding zou kunnen geven, is onderworpen aan het Belgisch recht en aan de bevoegdheid van de Hoven en Rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.
Opgemaakt te Brussel, op , in twee originele exemplaren.
Voor de bvba CERTISYS Voor de verzoeker
Xxxxxx XXXXXXXX Naam:
De zaakvoerder Functie:
Dit document is de eigendom van CERTISYS sprl/bvba. Het mag niet gereproduceerd of meegedeeld worden zelfs gedeeltelijk, zonder diens uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming.