INHOUD
Bestek Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
Externe tussentijdse evaluatie (2019) en eindevaluatie (2021) van het VVOB-APEFE programma Xxxxxxx.xx
Uiterste indiendatum: 23 juni 2019
INHOUD
1.1 De aanbestedende instantie 2
1.2 Doel en aard van de opdracht 2
1.4 Regelgeving met betrekking tot deze opdracht 2
2 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 3
2.1.1 Informatie op te nemen in het voorstel 3
2.1.2 Geldigheidsduur offerte 3
2.3 Aansprakelijkheid van de dienstverlener 3
2.4 Administratieve voorschriften 3
2.4.1 Recht op toegang en uitvoeringsvoorwaarden 3
2.8 Monitoring en aanvaarding van verrichte diensten 5
2.9 Uitvoering van de dienst 6
2.9.1 Perioden en bepalingen 6
2.9.2 Plaatsen waar de diensten moeten worden verricht en formaliteiten 6
2.10 Facturatie en betaling van diensten 6
2.11 Bijzondere verbintenissen van de dienstverlener 6
2.13 Intellectuele eigendomsrechten 7
3.1 Presentatie van het Xxxxxxx.xx programma 7
3.1.3 Structuur van het programma 8
3.1.4 Monitoring van het programma 8
3.2 Doelstellingen van de opdracht en evaluatiecriteria 8
3.2.1 Tussentijdse evaluatie (fase 1) 8
3.2.2 Eindevaluatie (fase 2) 9
3.3.1 Tussentijdse evaluatie (fase 1) 9
3.3.1 Eindevaluatie (fase 2) 9
3.5 Profiel van de dienstverlener en verwachtingen voor de offerte 11
3.7 Tijdsverloop van de opdracht 12
Bijlage 1: Indieningsformulier 13
1 ALGEMENE BEPALINGEN
1.1 De aanbestedende instantie
De aanbestedende instantie is VVOB vzw, vertegenwoordigd door haar Directeur-Generaal, de heer Xxxx Xxxxx.
VVOB vzw
Julien Dillensplein 1 bus 2A X-0000 Xxxxxxx
Bijkomende inlichtingen omtrent de procedure en de inhoud van de opdracht kunnen bekomen worden bij:
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx
Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 0, xxx 0X 0000 Xxxxxxx
xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx - 02 209 07 88
De contracterende autoriteit is de enige autoriteit die bevoegd is voor de bewaking en controle van het contract. De dossierbeheerder is Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, Coördinator van het Xxxxxxx.xx programma. De reikwijdte van haar gezag wordt uiteengezet in de kennisgeving van toewijzing van het contract, dat uiterlijk op 28 juni 2019 aan de winnende inschrijver zal toegestuurd worden.
1.2 Doel en aard van de opdracht
Onderhavige opdracht behelst de externe evaluatie van het huidige meerjarenprogramma van het VVOB en APEFE programma Xxxxxxx.xx, dat startte in 2017 en een looptijd heeft tot eind 2021. De externe evaluatie bestaat uit 2 fasen: (1) een tussentijdse evaluatie (fase 1) in 2019 en (2) een eindevaluatie (fase 2) in 2021.
Het betreft een opdracht voor de levering van diensten, via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
Behalve eventuele varianten, mag elke inschrijver slechts één offerte indienen.
Offertes moeten per e-mail naar volgend adres gestuurd te worden: xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx.
Offertes worden aanvaard tot en met zondag 23 juni 2019 om 23:59 Belgische tijd ten laatste.
1.4 Regelgeving met betrekking tot deze opdracht
Op deze opdracht zijn onder meer van toepassing:
- Wet Overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten).
- Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing).
- Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering).
- Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.
De opdracht wordt van kracht op de dag van de ondertekening van het contract en is geldig tot 28 februari 2022. Verlenging van de geldigheidsduur van de opdracht wordt niet verwacht.
2 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
2.1.1 Informatie op te nemen in het voorstel
De offerte en bijlagen dienen opgesteld te worden in het Nederlands of het Frans.
Bij het indienen van zijn offerte, zal de inschrijver automatisch afzien van alle algemene of bijzondere bepalingen en voorwaarden, zelfs indien daarnaar wordt verwezen in een van de bijlagen bij de offerte.
De onderstaande informatie moet worden opgenomen in de offerte:
- De vaste eenheidsprijs voluit geschreven en in cijfers (exclusief BTW);
- De handtekening van de persoon die bevoegd is de offerte te ondertekenen;
- De datum waarop de hierboven genoemde persoon de offerte heeft ondertekend;
- Het BTW percentage evenals het bedrag van de BTW over de eenheidsprijs en de prijs inclusief alles;
- Alle documenten verzocht als onderdeel van de selectie- en gunningscriteria.
De inschrijver wordt verzocht om het indieningsformulier in Bijlage 1 te gebruiken. Indien andere documenten worden gebruikt, is de inschrijver verantwoordelijk voor de overeenstemming van elk document met dit indieningsformulier.
Inschrijvers blijven verbonden door hun offerte voor de duur van 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de dag waarop de offertes zijn geopend.
Alle prijzen ingediend in het offertepakket moeten zijn uitgedrukt in Euro. Dit is een opdracht tegen globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen.
2.3 Aansprakelijkheid van de dienstverlener
De dienstverlener is volledig aansprakelijk voor eventuele fouten en leemten in de verleende diensten. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende instantie bovendien van elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.
2.4 Administratieve voorschriften
2.4.1 Recht op toegang en uitvoeringsvoorwaarden
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver op eer zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden (cf. Verplichte uitsluitingsgevallen en RSZ- en fiscale verplichtingen (art. 61, §§ 1 en 2 (5° en 6°), 3 en 4, en arts. 62 en 63 KB Plaatsing)).
De aanbestedende instantie zal de juistheid van deze impliciete verklaring op eer onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte of best and final offer het meest in aanmerking komt voor de gunning van de opdracht.
De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, voor de naleving van de 8 basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder:
1. Het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);
2. Het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948);
3. Het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949);
4. Het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);
5. De minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.
Alleen offertes van inschrijvers die voldoen aan onderstaande selectiecriteria worden in overweging genomen.
A. Betreffende de onafhankelijkheid van de inschrijver
Gezien het een externe evaluatie betreft waarbij het onafhankelijkheidsprincipe gegarandeerd moet worden, mogen de leden van het voorgestelde evaluatieteam niet:
- werkzaam zijn geweest bij VVOB of APEFE in 2015 of later;
- betrokken zijn geweest bij de formulering of uitvoering van het huidige Xxxxxxx.xx programma.
B. Betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver en de uitvoerders
- Minimum 5 jaar ervaring in het uitvoeren van externe evaluaties van programma’s van capaciteitsversterking en netwerken.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Frans.
Inschrijvers dienen hun technische capaciteit aan te tonen door een curriculum vitae aan de offerte toe te voegen.
Tevens voegt de inschrijver een lijst toe van relevante opdrachten uitgevoerd gedurende de afgelopen drie jaar (vanaf 2016 tot heden) of die momenteel wordt uitgevoerd door de inschrijver, met volgende info:
- De contracterende instantie
- Het jaar van uitvoering van de diensten
- De titel van deze diensten
- Het totaal aantal dagen gewijd aan deze diensten
De inschrijver voegt ook een rapport toe dat geschreven werd door leden van het voorgestelde evaluatieteam in het kader van een relevante opdracht uit de lijst (zie boven) of – indien dit niet mogelijk is – de contactgegevens van de opdrachtgever van de uitgevoerde opdracht.
Teneinde de beste offerte te kiezen, worden de weerhouden offertes getoetst aan onderstaande gunningscriteria die worden gewogen om een definitieve rangschikking te verkrijgen.
1. Expertise en ervaring van de expert(en) die voor de opdracht worden ingezet (35 punten)
- Ervaring met en expertise in participatieve processen en netwerken (max. 15 ptn.)
- Ervaring met en expertise in capaciteitsversterking in een internationale context (max. 15 ptn.)
- Ervaring met het faciliteren van workshops aan diverse stakeholders (max. 5 ptn.)
Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van de toegevoegde CV of CV‘s, de lijst met opdrachten van de afgelopen drie jaar zoals hoger vermeld en het rapport geschreven in kader van een afgelopen relevante opdracht (zie 2.4.2 Selectiecriteria).
2. Kwaliteit van het voorstel (35 punten)
- Duidelijke visie op en begrip van de opdracht (max. 5 ptn.)
- Duidelijke beschrijving van de aanpak en methodologie voor zowel fase 1 (de tussentijdse evaluatie) als fase 2 (de eindevaluatie) en de manier waarop deze zullen leiden tot de gewenste resultaten, inclusief de haalbaarheid en duidelijkheid van het voorgestelde actie- en tijdsplan (max. 20 ptn.)
- Presentatie van het voorstel (max. 10 ptn.)
3. De prijs (30 punten)
De score wordt als volgt berekend:
Score van inschrijving X = 30 x (laagste prijs genoemd in een voorstel/prijs genoemd in voorstel X).
De som van de score voor criterium 1 (expertise en ervaring van de inschrijvers) en criterium 2 (kwaliteit van het voorstel) moet minstens 49 bedragen (dat is 70% van de maximale score op beide criteria) anders zal de inschrijving niet in overweging worden genomen.
Indien het evaluatiecomité niet overgaat tot een onderhandelingsprocedure (zie 2.7), dan worden alle scores voor beide gunningscriteria opgeteld en het contract wordt toegewezen aan de inschrijver met de hoogste eindscore.
De gunning van deze opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De beoordeling gebeurt door een evaluatiecomité bestaande uit de Xxxxxxx.xx coördinator, de M&E- adviseurs van VVOB en APEFE en een vertegenwoordiger van de Xxxxxxx.xx Stuurgroep.
Het evaluatiecomité heeft hierbij de mogelijkheid om op basis van een eerste beoordeling van de offertes over te gaan tot onderhandelingen met één of meerdere inschrijvers, zonder evenwel daartoe verplicht te zijn. Na deze onderhandelingen kunnen één of meerdere inschrijvers worden uitgenodigd om een aangepaste offerte in te dienen (“best and final offer”) welke op basis van bovenstaande gunningscriteria toegewezen zal worden aan het voorstel met de hoogste eindscore. De opdrachtgever kan zowel afzien van het gunnen van de opdracht als de procedure verlengen of opnieuw opstarten.
Deze opdracht bestaat uit twee fases, met een bindende fase (tussentijdse evaluatie) en een voorwaardelijke fase (eindevaluatie), die VVOB machtigt om de tweede fase te annuleren, om één of meer van de volgende redenen:
- Niet naleven van het afgesproken tijdsverloop van de opdracht of van de referentietermen;
- Vervanging van de geselecteerde expert(s) door personen met een niet-gelijkwaardig profiel;
- Niet naleven van de deadlines voor de op te leveren producten;
- Interpersoonlijke relaties tijdens de opdracht die VVOB kunnen schaden;
- Een objectieve onmogelijkheid voor de dienstverlener om de opdracht uit te voeren;
- Een geval van overmacht;
- De stopzetting of opschorting van XXXX’x financiering.
2.8 Monitoring en aanvaarding van verrichte diensten
De dossierbeheerder zal de uitvoering van de opdracht nauw opvolgen. Het evaluatiecomité (zie 2.7) zal toezien op de kwaliteit van de geleverde producten.
De diensten moeten worden verleend tussen 1 juli 2019 en 28 februari 2022. Voor meer details over duur en periode verwijzen we naar de Technische Bepalingen in hoofdstuk 3 van dit bestek.
2.9.2 Plaatsen waar de diensten moeten worden verricht en formaliteiten
A. Plaatsen waar de diensten verricht moeten worden
De diensten worden verricht in België.
B. Beoordeling van de verrichte diensten
Indien onregelmatigheden worden waargenomen tijdens de uitvoering van de diensten, zal de succesvolle inschrijver onmiddellijk daarvan in kennis worden gesteld per e-mail, met bevestiging achteraf per aangetekende brief. De dienstverlener is verplicht diensten die niet aan de vereisten voldoen opnieuw aan te vangen.
2.10 Facturatie en betaling van diensten
Het honorarium zal betaald worden via bankoverschrijving, na ontvangst van een officiële factuur. Volgend betalingsschema is voorzien:
Fase 1 (tussentijdse evaluatie, 2019)
- Een voorschot van 30% na afloop van de startvergadering.
- Het saldo van 70% na indiening en aanvaarding van het finaal rapport van de tussentijdse evaluatie.
Fase 2 (eindevaluatie, 2021)
- 30% na afloop van de startvergadering.
- Het saldo van 70% na indiening en aanvaarding van het finaal rapport van de eindevaluatie.
De dienstverlener dient de facturen te sturen per e-mail naar de dossierbeheerder. Betaling zal gebeuren binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur.
2.11 Bijzondere verbintenissen van de dienstverlener
Alle resultaten en rapporten opgemaakt door de dienstverlener tijdens de uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van de aanbestedende instantie en mogen niet worden gepubliceerd of bekendgemaakt aan derden zonder haar schriftelijke toestemming daartoe.
De dienstverlener en zijn werknemers zijn verbonden door een discretieplicht met betrekking tot de informatie die ze ter kennis komt tijdens de uitvoering van de opdracht. Deze informatie mag onder geen enkele omstandigheid worden bekendgemaakt aan derden zonder de schriftelijke toestemming van de aanbestedende instantie. De dienstverlener mag evenwel naar de opdracht verwijzen bij wijze van referentie.
De uitvoerders van de opdracht zijn de personen wiens CV in de offerte is opgenomen. De dienstverlener verbindt er zich toe, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief te participeren in de uitvoering van de opdracht. De vervangers moeten worden erkend door de aanbestedende instantie.
Elk geschil betreffende de uitvoering van deze opdracht zal uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechtbanken in Brussel.
De aanbestedende instantie zal in geen geval aansprakelijk zijn voor letsel aan personen of schade aan eigendommen direct of indirect toegebracht door de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke werkzaamheden. De dienstverlener zal de aanbestedende instantie vrijwaren tegen elke actie tot schadevergoeding ingesteld door derden in dit verband.
2.13 Intellectuele eigendomsrechten
De dienstverlener zal alle, direct of indirect uit de diensten voortvloeiende, intellectuele eigendomsrechten, uitgezonderd de morele rechten, die kunnen ontstaan tijdens de duur en binnen het gebied van de uitvoering van deze opdracht en behoren tot de normale werkzaamheden van de aanbestedende instantie, met ingang van de aanvang hiervan, uitsluitend en definitief overdragen aan de aanbestedende instantie, in de ruimste zin, met name voor alle methoden en wijzen van gebruik, voor de volledige duur van de bescherming en voor de hele wereld.
Alleen de aanbestedende instantie is bevoegd te bepalen of en wanneer het werk zal worden gebruikt. Werken die niet gebruikt worden, blijven evenwel het exclusieve eigendom van de aanbestedende instantie.
3 TECHNISCHE BEPALINGEN
3.1 Presentatie van het Xxxxxxx.xx programma
Xxxxxxx.xx is een nationaal platform dat instellingen, organisaties en particulieren verenigt die werkzaam zijn in de onderwijs- of vormingssector binnen de Belgische ontwikkelingssamenwerking. Het platform wil de capaciteit en expertise van haar leden versterken en het Belgische beleid rond onderwijs en ontwikkeling verder helpen uitbouwen en ondersteunen.
Strategische doelstelling van het programma (2017-2021):
SDG 4: verzekeren van inclusief en kwaliteitsvol gelijke kansenonderwijs en levenslang en levensbreed leren voor iedereen
Specifieke doelstelling:
De Belgische actoren inzake onderwijs en vorming in de OS creëren een (politieke) context om de kwaliteit van de interventies inzake onderwijs in het Zuiden te verbeteren.
Tijdens het huidige meerjarenprogramma (2017-2021) dragen drie resultaatsgebieden bij tot het bereiken van deze specifieke doelstellingen:
1. De leden van het platform delen hun expertise en maken gebruik van externe expertise rond kwaliteitsvol onderwijs in de ontwikkelingssamenwerking.
2. Xxxxxxx.xx is een actieve gesprekspartner van de Belgische overheid bij de beleidsvorming rond kwaliteitsvol onderwijs in de ontwikkelingssamenwerking.
3. Het platform stimuleert en faciliteert samenwerking en synergie tussen haar leden, in het kader van een geïntegreerde benadering.
De directe doelgroep zijn de instellingen, organisaties en particulieren die werkzaam zijn in de onderwijs- en/of opleidingssector binnen de Belgische ontwikkelingssamenwerking en die lid zijn van het platform. In 2019 telt het platform een vijftigtal lidorganisaties.
Als indirecte doelgroep identificeren we de organisaties en individuen die niet lid zijn van Xxxxxxx.xx maar wel deelnemen aan de “externe” activiteiten van het platform (conferenties, lunch seminars, …).
De eindbegunstigden zijn alle lerenden – meisjes, jongens, vrouwen en mannen – die bereikt worden door de onderwijs/opleidingsinterventies van de Belgische actoren die lid zijn van Xxxxxxx.xx.
3.1.3 Structuur van het programma
De Stuurgroep bestaat uit 10 lidorganisaties. Dit orgaan superviseert de dagelijkse werking van het platform en neemt beslissingen omtrent de structuur, interne procedures, strategische oriëntaties/prioriteiten, het meerjarenprogramma (MJP) en bijgaand budget, etc. Het is eveneens verantwoordelijk voor de strategische en inhoudelijke relaties met de overheid.
Het Secretariaat wordt verzorgd door 1 voltijds equivalent en heeft een coördinerende functie. Het beheert de dagelijkse activiteiten van het platform en kan voorstellen indienen aan Stuurgroep en leden.
Thematische projectgroepen, samengesteld uit minstens 5 lidorganisaties, bepalen zelf de concrete projecten/initiatieven waarrond ze zullen werken en stellen samen een planning en duidelijk afgebakende doelstellingen op. De huidige projectgroepen werken respectievelijk rond onderwijs en gender, milieu, ICT, TVET en de opvolging van de sector onderwijs binnen de Belgische bilaterale en multilaterale ontwikkelingssamenwerking. Er is ook altijd een projectgroep ter voorbereiding van de jaarlijkse conferentie (tenzij deze een thema behandelt die binnen de scope van een bestaande projectgroep valt).
Externe expertise wordt aangetrokken voor de jaarlijkse conferentie, lunch seminars en andere activiteiten, al dan niet georganiseerd in het kader van een van de projectgroepen.
Tijdens de jaarlijkse Ledenvergadering worden de activiteiten van het vorige jaar overlopen (secretariaat, stuurgroep, stand van zaken en/of resultaten van de projectgroepen), worden nieuwe leden voorgesteld, en wordt er vooruitgeblikt op het nieuwe jaar. Voorstellen van het secretariaat/stuurgroep kunnen er worden afgetoetst en contacten tussen de leden gefaciliteerd.
Sinds november 2018 vertegenwoordigt Xxxxxxx.xx ook de Belgische coalitie van de Global Campaign for Education (GCE).
3.1.4 Monitoring van het programma
Evaluaties van het Xxxxxxx.xx programma werden reeds uitgevoerd in 2012-2013 en 2015. De monitoring van het programma gebeurt door middel van:
- de opvolging van de indicatoren van het logisch kader zoals ingediend bij DGD;
- de quadrimester opvolging van de indicatoren (interne opvolging van de kwaliteit van de VVOB programma’s);
- de jaarlijkse morele verantwoording aan DGD.
Bijkomende info over het programma kan gevonden worden op:
- xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxxx
3.2 Doelstellingen van de opdracht en evaluatiecriteria
De opdracht heeft als doel om Xxxxxxx.xx te evalueren in functie van accountability (verantwoording naar de donor en de doelgroepen), learning en decision-making – over het huidige programma en in functie van nieuwe formuleringen.
De opdracht van de evaluatie is tweeledig, nl. een tussentijdse evaluatie (fase 1) en een eindevaluatie (fase 2):
3.2.1 Tussentijdse evaluatie (fase 1)
De tussentijdse evaluatie zal voornamelijk focussen op learning en decision-making. Het doel is om via een extern begeleid collectief reflectieproces inzicht te krijgen in het verloop van de eerste helft van de programmaperiode inzake effectiviteit (behaalde resultaten), efficiëntie en relevantie van de programmastrategie, en zodoende input te verzamelen voor concrete en haalbare verbeterpunten voor de verdere programmaperiode en, vooral, voor de formulering van een nieuwe fase van het programma (2022-2026).
Het doel van de eindevaluatie is de effectiviteit, de impact, de efficiëntie, de relevantie en de duurzaamheid van het programma te beoordelen. De eindevaluatie is voornamelijk gericht op accountability – verantwoording naar de donor en naar de doelgroepen.
Bij aanvang van de opdracht krijgt de dienstverlener toegang tot de volgende documentatie:
- Het meerjarenprogramma van het Xxxxxxx.xx programma (2017-2021) zoals ingediend bij DGD.
- De jaarrapporten 2017 en 2018 (voor de tussentijdse evaluatie) en de jaarrapporten 2017 t.e.m.
2020 (voor de eindevaluatie) die ter verantwoording ingediend worden bij DGD.
- Evaluatierapporten van voorgaande Educaid programma’s (2011-2013; 2014-2016)
- Andere relevante documenten en verslagen (evaluaties van events, verslagen van vergaderingen projectgroepen, bevragingen van leden, etc.).
- Informatie beschikbaar op xxx.xxxxxxx.xx (met name aangaande georganiseerde activiteiten)
3.3.1 Tussentijdse evaluatie (fase 1)
De tussentijdse evaluatie bestaat uit de begeleiding van een collectief reflectieproces. De dienstverlener zal bekijken hoe het programma tot nog toe verlopen is, identificeren wat goed ging en wat anders/beter kan, om concrete en haalbare verbeterpunten te formuleren voor het verdere verloop van het programma, maar ook (en vooral) om inzichten te verwerven inzake relevantie en efficiëntie van de programma-strategie en -uitvoering die nuttig zijn voor nieuwe formuleringen.
Onderzoeksvragen:
- Verloopt de uitvoering van het programma zoals gepland (binnen de voorziene tijdspanne en het budget)? Wat zijn sterktes en zwaktes in de uitvoering en verklarende factoren?
- Zijn het platform en haar doelstellingen nog steeds pertinent? Wat is de meerwaarde van het platform voor haar leden?
- Rekening houdend met de evoluties op nationaal en internationaal vlak, hoe kan het platform verder evolueren opdat het haar efficiëntie, effectiviteit, relevantie en duurzaamheid kan verbeteren?
- Is de strategie van het platform om haar doelstellingen te bereiken nog steeds pertinent? Zijn er andere, meer relevant strategieën mogelijk om deze doelstellingen te bereiken?
- Draagt de structuur/opzet van het platform bij tot een vlotte en efficiënte uitvoering? Moet het verder functioneren onder haar huidige vorm (structuur/organen, activiteiten, materialen) of zijn alternatieve vormen aangewezen?
Verloop van de evaluatie:
- Startvergadering met het evaluatiecomité: participatief uitwerken van de onderzoeksvragen en op punt stellen van de methodologie.
- Analyse van de beschikbare documentatie (deskstudie).
- Online bevraging door Xxxxxxx.xx, in samenspraak met de dienstverlener.
- Verdere bevraging van de directe doelgroep (leden van het platform) door middel van focusgroepen en/of individuele gesprekken.
- Analyse van de resultaten van deze gesprekken en uitwisselingen.
- Voorstellen & bespreken van vaststellingen en conclusies en co-creatie van aanbevelingen met de leden van het evaluatiecomité en de stuurgroep van het platform.
- Voorstellen van het voorlopig rapport aan de jaarlijkse ledenvergadering van het platform.
- Indienen finaal rapport.
De eindevaluatie zal voortbouwen op de resultaten van de tussentijdse evaluatie en op de resultaten van een online bevraging van de leden van het platform. Ze zal het accent leggen op appreciatie (wat werkt, wat werkt niet en waarom) en de onderliggende verklarende factoren en dit aan de hand van volgende evaluatiecriteria en -vragen:
- Effectiviteit: werden de vooropgestelde resultaten behaald?
Werden de drie resultaatsgebieden en bijhorende indicatoren gehaald? Zijn er ongeplande/onverwachte resultaten (positief of negatief)?
- Impact: wordt de specifieke doelstelling behaald?
In welke mate dragen de resultaatsgebieden bij tot de verwezenlijking van de specifieke doelstelling? Is het programma op weg om de specifieke doelstelling te halen?
Welk factoren verhinderen de verwezenlijking van de specifieke doelstelling en welke waren belangrijk voor het succes?
- Efficiëntie: zijn de middelen adequaat ingezet om doelstellingen en resultaten te bereiken?
Is de structuur van het programma efficiënt?
Wat zijn de sterktes en zwaktes in de organisatie van het programma? Hoe nuttig/efficiënt wordt gewerkt aan de verschillende resultaatsgebieden?
Is de dagelijkse werking (coördinatie) van het programma efficiënt?
- Relevantie: mate waarin het platform een antwoord biedt aan de verwachtingen van de leden Beantwoordt het platform en haar doelstellingen aan de verwachtingen (noden/prioriteiten) van de directe doelgroep? Wat zijn eventuele verhinderende factoren?
Beantwoordt het platform aan de vraag naar meer afstemming en harmonisatie binnen de ontwikkelingssamenwerking?
- Duurzaamheid:
In hoeverre is het programma een plek van dynamisch “levenslang leren” en professionalisering voor onderwijsactoren binnen de ontwikkelingssamenwerking?
Is hoeverre is het een adviesorgaan voor het Belgisch beleid inzake de onderwijssector binnen de ontwikkelingssamenwerking?
In hoeverre is Xxxxxxx.xx een netwerk dat leden motiveert om zich op langere termijn te engageren? Wat moet er gebeuren opdat het deze functies in de toekomst (verder/beter) kan vervullen?
Verloop van de evaluatie:
- Startvergadering met het evaluatiecomité: op punt stellen van de methodologie en opstellen van een online bevraging voor leden van het platform.
- Analyse van de beschikbare documentatie (deskstudie).
- Online bevraging door Xxxxxxx.xx, in samenspraak met de dienstverlener.
- Bevraging van de directe doelgroep door middel van focusgroep gesprekken en/of individuele gesprekken met leden van het platform.
- Analyse van de resultaten van deze bevragingen, gesprekken en uitwisselingen.
- Voorstellen & bespreken van vaststellingen en conclusies en co-creatie van aanbevelingen met de leden van het evaluatiecomité en de stuurgroep van het platform.
- Voorstellen van het voorlopig rapport aan de jaarlijkse ledenvergadering van het platform.
- Indienen finaal rapport.
De resultaten van de tussentijdse evaluatie, de analyse van de online bevraging en de resultaten van de eindevaluatie moeten telkens worden bezorgd in de vorm van twee rapporten (een draft rapport en een finaal rapport) in het Nederlands of het Frans van elk maximaal 30 pagina’s, inclusief de samenvatting.
Voor elke fase geldt dat de dienstverlener eerst de vaststellingen en conclusies voorlegt aan en bespreekt met het evaluatiecomité en de stuurgroep van het platform, en samen met hen de aanbevelingen uitwerkt (co-creatie). Hierop volgend zal een voorlopig rapport door de dienstverlener aan de ledenvergadering van het platform worden voorgelegd, voor eventuele laatste input. Op basis van deze feedback zal een finaal rapport afgeleverd worden.
De rapporten worden in digitale vorm bezorgd via e-mail aan de dossierbeheerder. Voorstel van structuur van het rapport van de tussentijdse evaluatie:
1 Samenvatting (max. 3 pagina’s dat als een losstaand document gebruikt kan worden)
2 Achtergrond van het programma
3 Doelstellingen, aanpak en methodologie van de tussentijdse evaluatie
4 Vaststellingen (met duidelijke vermelding van bronnen waarop deze gebaseerd zijn) a Bereikte tussentijdse resultaten
b Sterktes en zwaktes inzake efficiëntie van het programma
c Vastellingen inzake relevantie van de doelstellingen en programmastrategie
5 Conclusies
a Inzake effectiviteit (behaalde resultaten), efficiëntie en relevantie van de programmastrategie
b Belangrijkste uitdagingen, inzichten en geleerde lessen
6 Aanbevelingen duidelijk gelinkt aan de conclusies:
a Concrete en haalbare verbeterpunten voor de verdere programmaperiode (2020-2021) b Aanbevelingen met het oog op de formulering van het programma 2022-2026
7 Annexen (TORs, lijst van geconsulteerde personen, geraadpleegde documenten, etc.) Voorstel van structuur van het rapport van de eindevaluatie:
1 Samenvatting
2 Achtergrond van het programma
3 Doelstellingen, aanpak en methodologie van de eindevaluatie
4 Vaststellingen voor elk evaluatiecriterium (effectiviteit, impact, efficiëntie, relevantie en duurzaamheid):
a Bereikte resultaten
b Sterktes, inclusief voorbeelden van goede praktijk en zwaktes/leemtes
5 Conclusies
a Inzake effectiviteit, impact, efficiëntie, relevantie en duurzaamheid van het programma b Belangrijkste uitdagingen, inzichten en geleerde lessen
6 Aanbevelingen
a duidelijk gelinkt aan de conclusies
b duidelijk gelinkt aan de operationele planning en implementatie van het volgende programma
7 Annexen (TORs, lijst van geconsulteerde personen, geraadpleegde documenten, etc.)
3.5 Profiel van de dienstverlener en verwachtingen voor de offerte
Naast de minimum vereiste ervaring met het uitvoeren van evaluaties van programma’s van capaciteitsversterking en de kennis van het Nederlands en Frans zoals gespecifieerd in de administratieve bepalingen (zie 2.4.2. Selectiecriteria), zal ook volgende ervaring en expertise in rekening gebracht worden bij de beoordeling van de voorstellen (zie 2.5 Gunningscriteria):
- Ervaring met en expertise in participatieve processen en netwerken
- Ervaring met en expertise in capaciteitsversterking in een internationale context
- Ervaring met het faciliteren van workshops aan diverse stakeholders
De offerte moet minstens volgende elementen bevatten:
- CV(‘s) van de voorgestelde expert(en)
- Lijst van relevante opdrachten uitgevoerd door de voorgestelde expert(en) sinds 2016 (vermeld minimaal contracterende instantie, jaar van uitvoering van de diensten, titel van de dienst, aantal dagen gewijd aan de dienst)
- Een rapport van één van de opgelijste relevante opdrachten, of de contactgegevens van de opdrachtgever van deze opdracht.
- Een technisch voorstel dat de aanpak en methode beschrijft om beide fases (tussentijdse evaluatie en eindevaluatie) in de voorgestelde periode uit te voeren met specificatie van het aantal voorziene werkdagen voor de verschillende stappen en een concrete planning;
- Prijsopgave voor de totale opdracht per fase door gebruik te maken van het indieningsformulier in bijlage 1, eventueel aangevuld met een meer gedetailleerd overzicht van de kosten.
De offerte voor elke fase (fase 1: tussentijdse evaluatie – fase 2: eindevaluatie) mag het bedrag van 10 000 euro incl. BTW niet overschrijden.
3.7 Tijdsverloop van de opdracht
Zie schema:
Externe evaluatie programma Xxxxxxx.xx | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | |||||||||||||
mei | juni | juli | // | sept | okt | nov | dec | jan | feb | // | sept | okt | nov | dec | jan | feb | |
Verspreiding van de opdracht | x | ||||||||||||||||
Uiterste indieningsdatum voorstellen | 23 | ||||||||||||||||
Uiterste datum toekenning van de opdracht | 28 | ||||||||||||||||
TUSSENTIJDSE EVALUATIE | |||||||||||||||||
Startvergadering met evaluatiecomité | x | ||||||||||||||||
Deskstudie | x | ||||||||||||||||
Online bevraging (door Xxxxxxx.xx, in overleg) | x | x | |||||||||||||||
Focusgroepen & gesprekken + analyse van de resultaten | x | x | x | ||||||||||||||
Voorstellen vaststellingen & conclusies, co-creatie aanbevelingen aan/met evaluatiecomité en stuurgroep | x | ||||||||||||||||
Voorstellen draft rapport aan Ledenvergadering | x | ||||||||||||||||
Indienen finaal rapport | x | ||||||||||||||||
EINDEVALUATIE | |||||||||||||||||
Startvergadering met evaluatiecomité + deskstudie | x | ||||||||||||||||
Online bevraging (door Xxxxxxx.xx, in overleg) | x | x | |||||||||||||||
Focusgroepen & gesprekken + analyse van de resultaten | x | x | x | ||||||||||||||
Voorstellen vaststellingen & conclusies, co-creatie aanbevelingen aan/met evaluatiecomité en stuurgroep | x | ||||||||||||||||
Voorstellen draft rapport aan Ledenvergadering | x | ||||||||||||||||
Indienen finaal rapport | 10 | ||||||||||||||||
BIJLAGE 1: INDIENINGSFORMULIER
VVOB Education for Development Julien Xxxxxxxxxxxx 0 xxx 0x
0000 Xxxxxxx
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, Xxxxxxx.xx / x00(0)0 000 00 00 / e-mail: xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Externe tussentijdse evaluatie (2019) en eindevaluatie (2021) van het VVOB programma Xxxxxxx.xx
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor de tussentijdse en eindevaluatie van het programma Xxxxxxx.xx.
De inschrijver:
(volledige benaming)
met adres:
(straat) (postnr en gemeente)
(land)
Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer (voor Belgische inschrijvers)
en waarvoor Xxxxxxxx/Mevrouw
(naam)
(functie)
gedomicilieerd op het adres
(straat) (postnr en gemeente)
(land)
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het dit bestek van de hiervoor omschreven dienst vormende het ENIGE PERCEEL van dit document uit te voeren, tegen de hierondervermelde globale prijs, aangeduid in letters en in cijfers, uitgedrukt in EURO, exclusief BTW, van:
(in letters en in cijfers in EURO)
waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
(in letters en in cijfers in EURO)
wat een globaal bedrag, inclusief BTW, geeft van:
(in letters en in cijfers in EURO)
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende instantie zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer
IBAN
BIC
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat) | ||
(postnr. en gemeente) | ||
(tel. nummer) | ||
(e-mailadres) | ||
Gedaan te De inschrijver of gevolmachtigde: | (plaats) op | (datum) |
(naam) | ||
(functie) | ||
(handtekening) | ||
GOEDGEKEURD | ||
(postnummer + plaats) | ||
(identiteit van de persoon bevoegd om de offerte goed te keuren)
(titel van de persoon bevoegd om de offerte goed te keuren)
PRO MEMORIE: DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD
Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het raam van de gunningscriteria zoals opgenomen in het bestek waar ook de referentietermen deel van uitmaken;
Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien.
2/15