Bestek nr. S&L/DA/2022/050
Bestek nr. S&L/DA/2022/050
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking met betrekking tot "de aankoop en het onderhoud van twee handheld XRF-toestellen en de organisatie van opleidingen over het gebruik van die handheld XRF-toestellen"
Uiterste datum voor het indienen van de offertes 25 oktober 2023 vóór 10.00 uur
INHOUDSOPGAVE
B.1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 5
B.4. Documenten van toepassing op de opdracht 6
B.5. Kunstmatig beperken van de mededinging - Belangenconflicten - Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht 7
B.5.1. Kunstmatig beperken van de mededinging 7
B.5.2. Belangenconflicten - Draaideursysteem 7
B.5.3. Naleving van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht 8
C.1. Indienen van de offertes 9
C.1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes 9
C.1.2. Ondertekening van de offertes 9
C.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte 10
C.1.4. Uiterste datum voor het indienen van de offertes 10
C.2.2. Geldigheidsduur van de offerte 11
C.2.3. Inhoud en structuur van de offerte 11
C.2.4. Het offerteformulier 11
C.2.5. De prijsinventaris en de prijzen 11
C.2.6. Uittreksel uit het strafregister 12
C.3. Selectie – Toegangsrecht – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria 12
C.3.2. Toegangsrecht – Uitsluitingscriteria 13
C.3.3. De kwalitatieve selectie 14
C.3.4. Overzicht van de procedure 15
C.3.5. Regelmatigheid van de offertes 15
C.3.6.1. Lijst van de gunningscriteria 16
C.3.6.2. Methode voor het bepalen van de voordeligste offerte 16
2. De gebruiksvriendelijkheid (30/100) 17
3. De kwaliteit van de opleiding (10/100) 21
C.3.7.1. Testfase van het handheld XRF-toestel en levering van een softwareversie 22
D.2.2. Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht 24
D.2.3. Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer 24
D.2.4. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer 25
D.2.5. Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten tijdens de uitvoering 25
D.2.6. Vervanging van de opdrachtnemer 25
D.3. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer 26
D.4. Bijzondere verbintenis voor de opdrachtnemer 26
D.6. Bescherming van de persoonsgegevens 27
D.7. OPLEVERING VAN DE LEVERINGEN 28
D.7.1. Oplevering van de handheld XRF-toestellen 28
D.7.2. Oplevering van het onderhoud en van de opleiding 28
D.8.2. Vrijgave van de borgtocht 30
D.9. LEVERING VAN DE LEVERINGEN 31
D.9.1. Kick-off meeting of opstartvergadering 31
D.9.3. Plaats waar de leveringen moeten worden uitgevoerd 31
D.9.4. Naleving van de toepasselijke wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen 31
D.10. e-Facturering (xml) en betaling 32
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 36
E.2. Post 1 : Levering van handheld XRF-Toestellen 36
E.2.1.1. Transportkoffer, batterijen, afgesloten desktop werkstation en laadstation 37
E.2.3.3. Vereiste kalibratie voor de analyse van metaal(legeringen) 39
E.2.3.4. Vereiste kalibratie voor de analyse van oxiden 39
E.3.1. Preventief onderhoud 40
E.3.2. Correctief onderhoud 41
E.3.3. Eerstelijnsonderhoud 42
E.4. Posten 3, 4, 5 en 6 : opleidingen 42
E.4.1. Opleiding over het gebruik van de geleverde toestellen 42
E.4.2. Opleiding over het werking, de foutenbehandeling en het eerstelijnsonderhoud 43
E.4.3. Duurtijd van de opleidingen 43
F.1. Offerteformulier en prijsinventaris 45
F.2.1. Post 1 : Levering van handheld XRF-toestellen 50
F.2.3. Posten 3, 4, 5 en 6 : Opleidingen 57
F.3. Buitenlandse firma - Vaste inrichting 59
F.4. Model voor de referenties 64
F.5. Artikelen 9 en 10 van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk 65
F.6. Model voor het stellen van vragen 67
In toepassing van artikel 9, § 4 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek wordt afgeweken van artikel 25 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht.
Alle federale aanbestedende instanties als bedoeld in artikel 2, (1° tot 4°), van de wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat dienen de omzendbrief van 16 mei 2014 na te leven. In het kader van deze overheidsopdracht is dus maximaal rekening gehouden met duurzame ontwikkeling en meer bepaald het milieuaspect.
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat voor deze opdracht geen voorschotten worden betaald zoals voorzien door het Koninklijk besluit betreffende de toekenning van een voorschot in het kader van overheidsopdrachten omwille van de economische situatie ingevolge de oorlog in Oekraïne van 29 november 2022.
B.1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT
De huidige opdracht heeft als voorwerp de aankoop van twee handheld XRF-toestellen met een maximale waaier aan applicaties.
Deze opdracht voorziet ook in het onderhoud van de handheld XRF-toestellen en de organisatie van opleidingen voor de operatoren.
XRF of X-Ray Fluorescentie- spectrometrie is een techniek die snelle (seconden) analyse van de atomaire elementaire samenstelling van een materiaal mogelijk maakt. Het is mogelijk om alle elementen die vermeld zijn in de tabel van Xxxxxxxxx te analyseren, van magnesium tot uranium.
XRF is een analysetechniek die reeds langer in gebruik is in het laboratorium van de Douane en Accijnzen. Met deze opdracht wil de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen twee handheld toestellen aankopen die geschikt zijn voor gebruik op het werkterrein (buiten een laboratoriumomgeving).
Er word gekozen voor de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (artikel 41 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten).
Het gaat om een overheidsopdracht voor leveringen.
Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst (artikel 2, 4° van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).
Deze opdracht omvat één enkel perceel aangezien het voor de realisatie van de opdracht noodzakelijk is een eenheid van prestaties te hebben en bevat volgende posten:
POST | Beschrijving |
1 | Levering van handheld XRF-toestellen |
2 | Jaarlijks onderhoud per toestel |
3 | Opleidingsessies mbt het gebruik van handheld XRF-toestellen |
4 | Opleidingsessies mbt de werking, foutenbehandeling en eerstelijnsonderhoud |
5 | Herhalingsopleidingsessies mbt het gebruik van handheld XRF-toestellen |
6 | Herhalingsopleidingsessies mbt de werking, foutenbehandeling en eerstelijnsonderhoud |
Varianten en opties zijn niet toegestaan.
In overeenstemming met artikel 85 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor deze opdracht niet te gunnen en te beslissen dat de opdracht het voorwerp zal uitmaken van een nieuwe opdracht, indien nodig volgens een andere procedure.
B.2. DUUR VAN DE OPDRACHT
De begindatum van de opdracht zal in de kennisgevingsbrief van de opdracht worden vermeld. De opdracht wordt gesloten voor een duur van 10 jaar.
De duurtijd van 10 jaar is het gevolg van de geraamde levensduur van de toestellen van ten minste 10 jaar en de intentie van de aanbestedende overheid om de toestellen gedurende de gehele levensduur op hun maximale capaciteit en met maximale veiligheidsgaranties te kunnen gebruiken.
De opdracht is jaarlijks opzegbaar door de aanbestedende overheid, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de opdrachtnemer per aangetekende brief gebeurt minstens 3 maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar.
In dat geval kan de opdrachtnemer daar geen schadevergoeding voor eisen.
B.3. AANBESTEDENDE OVERHEID
De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de minister van Financiën. Federale Overheidsdienst Financiën
Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Team Overheidsopdrachten
North Galaxy - Toren B23 - bus 784 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
B.4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT
B.4.1. Wetgeving
- Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten.
- Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
- Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
- Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
- Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
- Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, onder meer artikelen 9 en 10 (zie bijlage).
- De milieuwetgeving van het betrokken gewest.
- Wet van 11 december 2016 houdende diverse bepalingen inzake detachering van werknemers.
- De Europese Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
- Koninklijk besluit van 22 december 2017 inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid.
- Koninklijk besluit van 20 juli 2001 houdende algemeen reglement op de bescherming van de bevolking, van de werknemers en het leefmilieu tegen het gevaar van de ioniserende stralingen;
- De Codex over het welzijn op het werk Boek IV.- Arbeidsmiddelen Titel 2.– Bepalingen van toepassing op alle arbeidsmiddelen;
- De Codex over het welzijn op het werk Boek V.- Omgevingsfactoren en fysische agentia Titel 5.– Ioniserende stralingen ;
- Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes.
B.4.2. Opdrachtdocumenten
- Dit bestek nr. S&L/DA/2022/050.
- De in het Bulletin der Aanbestedingen gepubliceerde aankondigingen of rechtzettingen van opdrachten die betrekking hebben op deze opdracht, maken integraal deel uit van dit bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opstellen van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden.
- Het pv van de vragen en de antwoorden.
B.5. KUNSTMATIG BEPERKEN VAN DE MEDEDINGING - BELANGENCONFLICTEN - NALEVING VAN MILIEU-, SOCIAAL EN ARBEIDSRECHT
B.5.1. Kunstmatig beperken van de mededinging
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 5 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten dat stelt dat de inschrijvers geen handelingen stellen, geen overeenkomsten sluiten of geen afspraken maken die de normale mededingingsvoorwaarden kunnen vertekenen.
B.5.2. Belangenconflicten - Draaideursysteem
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de artikelen 6 en 69, eerste lid, 5° en 6°, van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en op artikel 51 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren met betrekking tot de situaties waarin er een belangenconflict kan optreden bij de plaatsing en de uitvoering van de opdracht en dit om elke vertekening van de mededinging te vermijden en de gelijke behandeling van alle inschrijvers te verzekeren.
In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ('revolving doors'), zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op één of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen 2 jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Xxxxxxxxx, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de plaatsingsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht.
De bovenstaande bepaling is echter enkel van toepassing voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun activiteiten in het kader van deze opdracht.
Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg kunnen hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van de wetgeving en de regelgeving inzake overheidsopdrachten.
B.5.3. Naleving van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht
De ondernemers zijn ertoe gehouden alle toepasselijke verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het Europees Unierecht, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in bijlage II van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht, na te leven en te doen naleven door elke persoon die handelt als onderaannemer in welke fase ook, en door elke persoon die personeel tewerkstelt voor de uitvoering van de huidige opdracht.
B.6. VRAGEN/ANTWOORDEN
De potentiële inschrijvers moeten hun vragen aan de aanbestedende overheid per e-mail kenbaar maken op het volgende e-mailadres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
Enkel de vragen die ten laatste op 06/10/2023 om 10.00 uur bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen worden behandeld. Als onderwerp van de e-mail vermeldt de inschrijver "INFO HANDHELD XRF-TOESTELLEN".
Alle vragen moeten via het bijgevoegde formulier worden gesteld. De potentiële inschrijver vult voor elke vraag alle nodige gegevens in.
De aanbestedende overheid zal de antwoorden en de vragen publiceren op het platform e-procurement (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/) en vervolgens op de website van de FOD Financiën (xxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/) onder de rubriek 'Overheidsopdrachten'.
Als er tijdens de voorgeschreven termijn geen vragen worden gesteld, zal er niets worden gepubliceerd.
C.1. INDIENEN VAN DE OFFERTES
C.1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes
De aandacht wordt gevestigd op het feit dat een inschrijver slechts één offerte kan indienen per opdracht.
Iedere deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver.
Deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten onder hen iemand aanduiden die de combinatie zal vertegenwoordigen ten aanzien van de aanbestedende overheid.
De offertes moeten elektronisch worden ingediend.
Op grond van artikel 14 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten moeten het elektronisch verzenden en ontvangst van de offertes uitgevoerd worden met elektronische communicatiemiddelen.
De elektronische offertes moeten worden ingediend via het platform e-procurement (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/), dat de naleving van de voorwaarden uit artikel 14, § 6 en § 7 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten garandeert.
Het indieningsrapport van de offerte, de bijlagen en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) moeten worden ondertekend door middel van een gekwalificeerde elektronische handtekening (artikel 43 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).
Aangezien het versturen van een offerte via e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 14, § 7 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten voldoet, is het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen.
Door het loutere feit van de indiening van zijn offerte via elektronische communicatiemiddelen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens van zijn offerte door het ontvangstsysteem worden opgeslagen.
Meer informatie kan worden verkregen via het Helpcentrum op de website xxxxx://xxxx.xxxxxxx- xxx.xxx/xxxxxxxxxxxx?xxxxxxx of via de helpdesk van de dienst e-Procurement op het telefoonnummer: x00 (0)0 000 00 00.
De inschrijver wordt aanbevolen zich ruim voor de uiterste datum voor het indienen van de offertes aan te melden om contact te kunnen opnemen met de helpdesk van de dienst e-procurement om eventuele toegangsproblemen tot de site xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ op te lossen.
C.1.2. Ondertekening van de offertes
De gekwalificeerde elektronische handtekening(en) moet(en) uitgaan van de persoon (personen) die bevoegd of gemachtigd is (zijn) om de inschrijver(s) te verbinden.
Wanneer het indieningsrapport door een gevolmachtigde wordt ondertekend, vermeldt deze duidelijk de volmachtgever(s). De gevolmachtigde voegt de elektronische authentieke of onderhandse akte toe die hem zijn bevoegdheden verleent of een gescande kopie van de volmacht to die de volmacht verleent of een gescande kopie van de volmacht. De algemeen gevolmachtigde verwijst, in voorkomend geval, naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin het uittreksel van de betreffende akte werd gepubliceerd, met vermelding van de betreffende bladzijde(n) en/of passage.
De aanbestedende overheid vestigt de aandacht van de inschrijver erop dat een speciale volmacht moet bestaan vóór de opening van de offertes (Raad van State, nr. 238.963 van 21 augustus 2017) en dat een bekrachtiging a posteriori door een persoon die bevoegd is om de inschrijver te verbinden, de handtekening van een offerte, gezet door een persoon die niet bevoegd is om de inschrijver te verbinden, niet valideert (Raad van State, nr. 201.744 van 9 maart 2010). Bovendien kan een volmacht die post factum opgesteld werd en bezorgd werd na de uiterste datum voor het indienen van de offerte niet aanvaard worden als bewijs van de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de offerte van de inschrijver op het moment van het indienen van de offerte (Raad van State, nr. 229.829, van 16 januari 2015).
In verband met de machtiging om een rechtspersoon te verbinden, vestigt de aanbestedende overheid de aandacht van de inschrijvers op het feit dat de ondertekening van een offerte voor een overheidsopdracht in beginsel niet wordt beschouwd als een handeling van dagelijks bestuur. Indien de inschrijver toch van oordeel zou zijn dat de ondertekening een handeling van dagelijks bestuur uitmaakt, dient hij te concretiseren waarom de handtekening op de offerte (indieningsrapport van xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/) voor deze overheidsopdracht tot het dagelijks bestuur behoort en aldus rechtsgeldig is.
C.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte
Wanneer een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, moet dit gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 43 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
Wanneer het indieningsrapport dat wordt opgesteld ingevolge de wijzigingen of de intrekking niet voorzien is van de gekwalificeerde elektronische handtekening, brengt dit van rechtswege de nietigheid van de wijziging of intrekking met zich mee. Deze nietigheid slaat slechts op de wijzigingen of de intrekking en niet op de offerte zelf.
C.1.4. Uiterste datum voor het indienen van de offertes
De offertes moeten via het platform e-procurement (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/) vóór 25/10/2023 om 10.00 uur ingediend worden.
C.2. OFFERTES
C.2.1. Algemene bepalingen
De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het bijgevoegde offerteformulier te gebruiken. In dat verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 77 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, dat als volgt luidt: “Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dat niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier”.
De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.
Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als ze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag worden bekendgemaakt door de aanbestedende overheid.
C.2.2. Geldigheidsduur van de offerte
De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, die aanvangt op de dag na de dag van de opening van de offertes. Deze bepaling is van toepassing op iedere offerte die ingediend wordt.
C.2.3. Inhoud en structuur van de offerte
De offerte zal de volgende inlichtingen bevatten en de onderstaande inhoudstafel respecteren :
- Het offerteformulier (zie deel C, 2.4).
- De prijsinventaris (zie deel C, 2.5).
- Voor niet-Belgische inschrijvers: de bijlage “Buitenlandse firma - Vaste inrichting” (zie deel F)
- De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) bewijzen, met inbegrip van het document dat de volmacht van de gevolmachtigde(n) vaststelt (zie deel C.1.2)
- Een uittreksel uit het strafregister (zie deel C, 2.6).
- De documenten in verband met de selectiecriteria (zie deel C, 3,3).
- De documenten in verband met de gunningscriteria (zie deel C, 3.6).
- Andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht.
De aanbestedende overheid nodigt de inschrijvers uit om (zo mogelijk) de offerte en de bijlagen in één enkel bestand in te dienen en te voorzien van een doorlopende en ononderbroken nummering van alle pagina’s.
C.2.4. Het offerteformulier
Het offerteformulier moet volledig worden ingevuld. Het bevat onder meer de volgende informatie:
- De naam en de contactgegevens van de contactpersoon in het bedrijf van de inschrijver.
- De hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent.
- Het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers).
- Het registratienummer bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ).
- Het nummer en de naam van de bankrekening van de inschrijver bij een financiële instelling waarop de betaling van de opdracht moet worden uitgevoerd.
- De namen, de voornamen, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, de handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel.
C.2.5. De prijsinventaris en de prijzen
De prijsinventaris moet naar behoren worden ingevuld. Hij bevat onder meer de volgende informatie:
- De forfaitaire eenheidsprijzen, exclusief btw (excl. btw).
- Het bedrag van de btw.
- De forfaitaire eenheidsprijzen, inclusief btw (incl. btw).
Met prijzen die op een andere plaats dan in de prijsinventaris worden vermeld, zal geen rekening gehouden worden.
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro.
Dit is een opdracht tegen prijslijst, wat betekent dat de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, worden vermoed of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden.
De inschrijver wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke kosten te hebben meegerekend, met uitzondering van de btw.
Tijdens de hele duur van het contract verbindt de inschrijver zich ertoe om de gevraagde leveringen zonder enige toeslag, behalve bij een prijsherziening, te factureren tegen de prijzen die zijn vermeld in de inventaris van de eenheidsprijzen.
C.2.6. Uittreksel uit het strafregister
De inschrijver voegt bij zijn offerte een uittreksel uit het strafregister.
Voor de Belgische inschrijvers:
- voor natuurlijke personen: een uittreksel uit het strafregister (model 1), afgeleverd door het gemeentebestuur (van maximaal 6 maanden oud)
- voor rechtspersonen: een uittreksel uit het strafregister voor rechtspersonen (van maximaal 6 maanden oud) op naam van de rechtspersoon die de offerte heeft ingediend – u kunt dit document aanvragen:
• bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG Rechterlijke organisatie, Centraal Strafregister, Xxxxxxxxxxxx 000 xx 0000 Xxxxxxx
• per fax op het nummer x00 0 000 00 00
• per e-mail aan xxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxxx.xx.
Indien er geen uittreksel uit het strafregister voor rechtspersonen kan worden afgeleverd:
- voor de kapitaalvennootschappen (zoals NV, BVBA en commanditaire vennootschap op aandelen): een uittreksel uit het strafregister (model 1) van iedere bestuurder of zaakvoerder (van maximaal 6 maanden oud)
- voor de personenvennootschappen (zoals vennootschap onder firma, gewone commanditaire vennootschap en coöperatieve vennootschap): een uittreksel uit het strafregister (model 1) van iedere vennoot (maximaal 6 maanden oud).
Voor een niet in België gevestigde onderneming: een uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document van een gerechtelijke of andere overheid uit het land van herkomst of een ondertekende verklaring op erewoord die aangeeft dat de inschrijver niet veroordeeld werd.
C.3. SELECTIE – TOEGANGSRECHT – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA
C.3.1. Algemeen
De inschrijvers worden geëvalueerd op basis van de hieronder vermelde selectiecriteria.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria, worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes op basis van de gunningscriteria, voor zover de ingediende offertes regelmatig zijn.
Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in één van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is.
De aanbestedende overheid zal zelf de documenten en certificaten opvragen die kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder opgevraagd kunnen worden. Wat alle andere documenten en certificaten betreft, zoals een uittreksel uit het strafregister of, bij gebreke daarvan, een gelijkwaardig document dat is afgegeven door de bevoegde rechterlijke of administratieve instantie van het land van oorsprong of het land waar de ondernemer is gevestigd, waaruit blijkt dat aan de betrokken eisen is voldaan, moet de offerte van de inschrijver dit/deze document(en) bevatten.
Behoudens uitsluitingsgronden met betrekking tot fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekende autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen. Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken kandidaat of inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
C.3.2. Toegangsrecht – Uitsluitingscriteria
Overeenkomstig artikel 70, §2, van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, moet de inschrijver de aanbestedende overheid bij het begin van de procedure en op eigen initiatief meedelen of hij corrigerende maatregelen heeft genomen met betrekking tot de gronden voor verplichte uitsluiting.
Verplichte uitsluitingsgronden:
1. deelneming aan een criminele organisatie;
2. corruptie;
3. fraude;
4. terroristische misdrijven, strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten of uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een strafbaar feit;
5. xxxxxxxxx xxx xxxx en financiering van terrorisme;
6. kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7. tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.
De in 1° tot 6° bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7° bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.
De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:
1. geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro of,
2. die voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.
Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, toont hij aan, op straffe van uitsluiting, dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro.
Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen in verband met zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs van zijn regularisatie te geven. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.
Facultatieve uitsluitingsgronden:
1. indien de aanbestedende overheid met elk passend middel aantoont dat de kandidaat of inschrijver de verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden;
2. wanneer de kandidaat of inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;
3. wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de kandidaat of inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;
4. wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de kandidaat of inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging in de zin van artikel 5, tweede lid, van de voornoemde wet;
5. wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten niet effectief kan worden verholpen met andere, minder ingrijpende maatregelen;
6. wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de kandidaten of inschrijvers bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als bedoeld in artikel 52 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten heeft voorgedaan die niet met andere minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;
7. wanneer de inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;
8. wanneer de inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten die vereist zijn krachtens artikel 73 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten over te leggen;
9. wanneer de inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.
C.3.3. De kwalitatieve selectie
Wanneer de inschrijver een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, is hij verplicht te vermelden voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt. In dat geval moet hij de aanbestedende overheid aantonen dat hij voor de uitvoering van de opdracht over deze middelen kan beschikken door
overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om dergelijke middelen ter beschikking te stellen van de opdrachtnemer.
Indien de inschrijver de intentie heeft te werken met onderaannemers, moet hij dat deel van de opdracht preciseren evenals de gegevens van de betrokken onderaannemers.
C.3.3.1. Selectiecriterium met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid (artikel 68 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)
De inschrijver geeft een lijst met referenties voor een vergelijkbare levering, met een minimaal bedrag van € 45.000, die hij heeft uitgevoerd in de loop van maximaal de laatste drie jaar.
Onder "vergelijkbare levering" wordt verstaan de levering van een handheld XRF-toestel met specificaties die ten minste gelijkwaardig zijn aan die welke in dit bestek zijn voorgeschreven.
Voor elke referentie worden het bedrag, de leveringsdatum/-periode, een korte beschrijving van de opdracht, de ontvanger (particulier of openbaar), zijn adres en de contactpersoon vermeld.
De referenties moeten betrekking hebben op leveringen aan eindgebruikers (niet aan leveranciers of vervoerders).
De inschrijver gebruikt hiervoor het referentiemodel dat bij het bestek is gevoegd. De inschrijver geeft minstens drie referenties.
C.3.4. Overzicht van de procedure
De offertes van de inschrijvers zullen in een eerste fase worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Op basis van artikel 76, §5 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, beslist de aanbestedende overheid ofwel om de offerte met een substantiële onregelmatigheid nietig te verklaren, ofwel om deze onregelmatigheid te laten regulariseren. Hetzelfde geldt indien de offerte meerdere niet-substantiële onregelmatigheden bevat, wanneer de cumulatie of combinatie ervan de in paragraaf 1, derde lid, van artikel 76 bedoelde gevolgen teweegbrengt.
In een tweede fase analyseert de aanbestedende overheid de regelmatige offertes op basis van de gunningscriteria uit het bestek.
Nadien volgt de fase van de onderhandelingen.
Over de minimumeisen en de gunningscriteria wordt niet onderhandeld.
De aanbestedende overheid onderhandelt over de initiële offertes en over alle volgende offertes met het oog op de verbetering van de inhoud. Over de definitieve offertes (Best and Final Offer) wordt niet onderhandeld.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor niet te onderhandelen over de initiële offertes, in het geval de initiële offertes voldoende volledig zijn om de vergelijking van de offertes toe te laten.
C.3.5. Regelmatigheid van de offertes
Wanneer de aanbestedende overheid de onderhandelingen sluit, zal zij de inschrijvers uitnodigen om hun Best And Final Offer (BAFO) in te dienen.
In overeenstemming met artikel 76, § 1, van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren controleert de aanbestedende overheid de regelmatigheid van de offertes.
De substantieel onregelmatige offertes zullen nietig worden verklaard.
Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.
C.3.6. Gunningscriteria
Voor het gunnen van deze overheidsopdracht bepaalt de aanbestedende overheid de economisch meest voordelige offerte.
De regelmatige offertes van de inschrijvers worden aan de onderstaande gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.
C.3.6.1. Lijst van de gunningscriteria
De gunningscriteria zijn de volgende:
Criteria | Weging |
1. De prijs | 60/100 |
2. De gebruiksvriendelijkheid | 30/100 |
2.1. Gebruiksvriendelijkheid van het toestel | 10/100 |
2.1.1. Het gemak van de grip | 3/10 |
2.1.2. De gebruiksvriendelijkheid van het toestel in de "werkstation" configuratie | 3/10 |
2.1.3. De transporteerbaarheid van het toestel, inclusief de koffer | 2/10 |
2.1.4. De leesbaarheid van het toestelscherm | 2/10 |
2.2. Gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheden van de software | 20/100 |
2.2.1. Gebruiksvriendelijkheid en intuïtiviteit van de software | 5/20 |
2.2.2. Gegevensbeheer | 5/20 |
2.2.3. Analysetools | 5/20 |
2.2.4. Gebruiksvriendelijkheid en personaliseerbaarheid van de rapportage | 5/20 |
3. De kwaliteit van de opleiding | 10/100 |
Op straffe van uitsluiting moet de inschrijver voor criteria 2 en 3 betreffende de gebruiksvriendelijkheid en de kwaliteit van de opleiding minstens 60% van de punten behalen.
C.3.6.2. Methode voor het bepalen van de voordeligste offerte
1. De prijs (60/100)
Om dit criterium te kunnen berekenen, vult de inschrijver de bijgevoegde prijsinventaris in en houdt hij hierbij rekening met de bepalingen van punt C.2.5.
Het gunningscriterium “prijs” wordt beoordeeld op basis van de totale prijs van de offerte die als volgt zal worden berekend: de som van de vermelde eenheidsprijzen op het offerteformulier, rekening houdend met volgende formule:
Pofferte = (2 x P1) + (16 x P2) + (2 x P3) + (2 x P4) + (2 x P5) + (2 x P6)
Waarbij
P1 = de forfaitaire eenheidsprijs van post 1 (incl. BTW), zoals vermeld in de inventaris; P2 = de forfaitaire eenheidsprijs van post 2 (incl. BTW), zoals vermeld in de inventaris; P3 = de forfaitaire eenheidsprijs van post 3 (incl. BTW), zoals vermeld in de inventaris; P4 = de forfaitaire eenheidsprijs van post 4 (incl. BTW), zoals vermeld in de inventaris; P5 = de forfaitaire eenheidsprijs van post 5 (incl. BTW), zoals vermeld in de inventaris; P6 = de forfaitaire eenheidsprijs van post 6 (incl. BTW), zoals vermeld in de inventaris.
De prijs voor het onderhoud tijdens de twee jaar garantie is inbegrepen in de forfaitaire eenheidsprijs van post 1.
Het aantal punten wordt afgerond tot twee cijfers na de komma.
2. De gebruiksvriendelijkheid (30/100)
De beoordeling van het gunningscriterium “de gebruiksvriendelijkheid” zal gebeuren door toesting van het aangeboden demomaterial (zie punt C.3.7.) aan onderstaande subcriteria:
Subcriterium 2.1: Gebruiksvriendelijkheid van het toestel (op 10 punten)
Om dit subcriterium te beoordelen zal de aanbestedende overheid het volgende onderzoeken:
Subsubcriterium 2.1.1. : Het gemak van de grip (op 3 punten)
Om dit subsubcriterium te beoordelen zal de aanbestedende overheid onder meer rekening houden met het volgende (niet-limitatieve lijst):
• de handgreep, de grootte, het gewicht, de vorm en de impact daarvan op de wijze van het in de hand houden van het toestel met verschillende grootte van handen ;
• het gemak van bediening met de hardwareknoppen ;
• de beschikbaarheid van bijkomende accessoires die niet standaard werden gevraagd.
De score wordt toegekend door toepassing van de volgende ordinale schaal:
Zeer slecht | 0 |
Onvoldoende | 0,75 |
Voldoende | 1,50 |
Goed | 2,25 |
Uitstekend | 3 |
Subsubcriterium 2.1.2. : De gebruiksvriendelijkheid van het toestel in de "werkstation" configuratie (op 3 punten)
Om dit subsubcriterium te beoordelen zal de aanbestedende overheid onder meer rekening houden met het volgende (niet-limitatieve lijst):
• de snelheid :
- van de installatie van het "werkstation";
- van verbinding met de PC;
- van de gegevensoverdracht van het toestel naar de PC;
• het gebruiksgemak van de bedieningselementen;
• de intuïtiviteit van de interface in de bureaumodus.
De score wordt toegekend door toepassing van de volgende ordinale schaal:
Zeer slecht | 0 |
Onvoldoende | 0,75 |
Voldoende | 1,50 |
Goed | 2,25 |
Uitstekend | 3 |
Subsubcriterium 2.1.3. : De transporteerbaarheid van het toestel, inclusief de koffer (op 2 punten)
Om dit subsubcriterium te beoordelen zal de aanbestedende overheid onder meer rekening houden met het volgende (niet-limitatieve lijst):
• de geschiktheid van de koffer voor het transport van het instrument en de accessoires (lader, batterij, kabels, documentatie, enz.);
• de toegankelijkheid tot het instrument en de toebehoren;
De score wordt toegekend door toepassing van de volgende ordinale schaal:
Zeer slecht | 0 |
Onvoldoende | 0,50 |
Voldoende | 1 |
Goed | 1,50 |
Uitstekend | 2 |
Subsubcriterium 2.1.4. : De leesbaarheid van het toestelscherm (op 2 punten)
Om dit subsubcriterium te beoordelen zal de aanbestedende overheid onder meer rekening houden met het volgende (niet-limitatieve lijst):
• de beoordeling van de grootte, de resolutie en de helderheid van het scherm ;
• de presentatie van duidelijke en makkelijk te lezen informatie in verschillende lichtomstandigheden.
De score wordt toegekend door toepassing van de volgende ordinale schaal:
Zeer slecht | 0 |
Onvoldoende | 0,50 |
Voldoende | 1 |
Goed | 1,50 |
Uitstekend | 2 |
Subcriterium 2.2. : De gebruiksvriendelijksheid en mogelijkheden van de software (op 20 punten)
Om dit subcriterium te beoordelen zal de aanbestedende overheid het volgende onderzoeken:
Subsubcriterium 2.2.1. : Gebruiksvriendelijkheid en intuïtiviteit van de software (op 5 punten)
Om dit subsubcriterium te beoordelen zal de aanbestedende overheid onder meer rekening houden met het volgende (niet-limitatieve lijst):
• de mate van gebruiksgemak en intuïtiviteit bij navigatie ;
• de duidelijkheid van de informatie op het toestel en via het pc besturingsprogramma ;
• de beschikbaarheid en duidelijkheid van het hulpmenu, de instructies en documentatie ;
• de mate waarin de software makkelijk kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van de gebruiker of de organisatie (toevoegen, verwijderen van verbruikersprofielen,enz).
De score wordt toegekend door toepassing van de volgende ordinale schaal:
Zeer slecht | 0 |
Onvoldoende | 1,25 |
Voldoende | 2,50 |
Goed | 3,75 |
Uitstekend | 5 |
Subsubcriterium 0.0.0.: Gegevensbeheer - gepersonaliseerd ontwerp van de gebruikersprofielen (op 5 punten)
Om dit subsubcriterium te beoordelen zal de aanbestedende overheid onder meer rekening houden met het volgende (niet-limitatieve lijst):
• het delen van gegevens op afstand ;
• de flexibiliteit en veranderbaarheid van de gegevensbeheerstrategie ;
• de compatibiliteit van de software met andere software zoals laboratoriuminformatiebeheersystemen (LIMS) of andere databeheersystemen.
De score wordt toegekend door toepassing van de volgende ordinale schaal:
Zeer slecht | 0 |
Onvoldoende | 1,25 |
Voldoende | 2,50 |
Goed | 3,75 |
Uitstekend | 5 |
Subsubcriterium 2.2.3. : Analysetools (op 5 punten)
Om dit subsubcriterium te beoordelen zal de aanbestedende overheid onder meer rekening houden met het volgende (niet- limitatieve lijst):
• de brede waaier aan analysemogelijkheden van de software, zoals multi-element-analyse, kwalitatieve en kwantitatieve analyse en spectrum analyse ;
• de analysesnelheid van de software ;
• de nauwkeurigheid van de analyse ;
• de geschiktheid van de detectielimieten van de analyse.
De score wordt toegekend door toepassing van de volgende ordinale schaal:
Zeer slecht | 0 |
Onvoldoende | 1,25 |
Voldoende | 2,50 |
Goed | 3,75 |
Uitstekend | 5 |
Subsubcriterium 2.2.4. : Gebruiksvriendelijkheid en personaliseerbaarheid van de rapportage (op 5 punten)
Om dit subsubcriterium te beoordelen zal de aanbestedende overheid onder meer rekening houden met het volgende (niet-limitatieve lijst):
• de mogelijkheid om gepersonaliseerde rapporten te maken die gemakkelijk met anderen kunnen worden gedeeld ;
• de beschikbaarheid van voorgedefinieerde rapportmodellen ;
• het maatwerk van de rapporten om tegemoet te komen aan specifieke behoeften en vereisten, zoals het toevoegen van bedrijfslogo's, het wijzigen van rapportmodellen of het toevoegen van gepersonaliseerde gegevensvelden ;
• de aanwezigheid van gebruiksvriendelijke tools voor gegevensbeheer waarmee u gemakkelijk rapporten kunt opslaan, organiseren en opvragen ;
• de mogelijkheid om duidelijke en gemakkelijk presentaties te hebben om analyseresultaten, zoals grafieken, diagrammen en tabellen te begrijpen.
De score wordt toegekend door toepassing van de volgende ordinale schaal:
Zeer slecht | 0 |
Onvoldoende | 1,25 |
Voldoende | 2,50 |
Goed | 3,75 |
Uitstekend | 5 |
3. De kwaliteit van de opleiding (10/100)
Om dit gunningscriterium te beoordelen houdt de aanbestedende overheid onder meer rekening met de volgende elementen:
• de inhoud, de voorgestelde timing en het plan van aanpak.
De score wordt toegekend door toepassing van de volgende ordinale schaal:
Zeer slecht | 0 |
Onvoldoende | 2,50 |
Voldoende | 5 |
Goed | 7,50 |
Uitstekend | 10 |
Eindscore
De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid.
C.3.7. Demo’s en tests
C.3.7.1. Testfase van het handheld XRF-toestel en levering van een softwareversie
Aan de inschrijvers zal gevraagd worden om een demo-handheld XRF-toestel te leveren, identiek aan het voorgestelde toestel in de offerte.
De inschrijvers moeten een gratis versie van de in de offerte aangeboden software ter beschikking stellen. Deze moet op een computer van de FOD Financiën kunnen worden geïnstalleerd om de test uit te voeren. Indien de installatie ervan omwille van ICT- beveiligingsnormen niet mogelijk zou zijn, moeten de inschrijvers een computer ter beschikking stellen van de aanbestedende overheid waarop hun software is geïnstalleerd om de test uit te voeren.
Deze testfase is nodig om te kunnen vaststellen of de voorgestelde apparatuur wel degelijk voldoet alle technische eisen in het bestek. De eventuele montage, de noodzakelijke aansluitingen, het afstellen, de demonstraties en de testen, dienen integraal ten laste en op kosten van de inschrijvers worden uitgevoerd. Ook de organisatie en kosten voor de levering en het terugzending van het demo-materiaal zijn uitsluitend ten laste van de inschrijver.
Het verzoek tot levering van het demo-materiaal (handheld XRF-toestel en software) binnen de 15 werkdagen, evenals het leveringsadres zullen per aangetekend schrijven en per e-mail gebeuren. De datum van de e-mail is uitgangspunt voor de berekening van de 15 werkdagen.
De inschrijver moet de gevraagde apparatuur installeren, om vervolgens in aanwezigheid van een ambtenaar van de aanbestedende overheid de conformiteit met het aangeboden materiaal in de offerte na te gaan. In geval van niet-overeenstemming zal door de aanbestedende overheid een proces-verbaal worden opgemaakt. De inschrijver zal dan over twee werkdagen beschikken om de niet- conformiteit op te lossen, zo niet zal de betrokken offerte als onregelmatig worden beschouwd. De technische eigenschappen van de hardware zijn terug te vinden in deel E van dit bestek.
Het verzoek om een test mag niet worden beschouwd als een impliciete erkenning van de regelmatigheid van de offerte van de inschrijver.
Het niet-realiseren van deze testfase binnen de gestelde termijn staat voor de betrokken inschrijver gelijk met een verwerping van zijn offerte.
Het demo-materiaal (handheld XRF-toestel en software) wordt uiterlijk bij de kennisgeving van de sluiting van de overheidsopdracht aan de inschrijvers teruggegeven.
D.1. LEIDEND AMBTENAAR
De leidend ambtenaar is de Administrateur-generaal van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen.
Alleen de leidend ambtenaar is bevoegd voor het toezicht op en de controle over de opdracht. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.
D.2. HERZIENINGSBEPALINGEN
D.2.1. Prijsherziening
Bij deze opdracht is er voorzien in een prijsherziening voor louter het gedeelte onderhoud van het contract.
Principes en berekening
De opdrachtnemer is verplicht de officieel vastgestelde lonen aan zijn personeel te betalen.
Een herziening van de prijzen voor het gedeelde onderhoud van het contract kan enkel worden toegepast voor de schommelingen van de lonen van de medewerkers van de opdrachtnemer ten opzichte van de index Agoria MANUFACTURING. Die prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de opdrachtnemer.
Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast:
𝑃𝑟 = 𝑃𝑜 × [(0,8 ×
𝑆𝑟
𝑆𝑜
) + 0,2]
Waarbij:
Pr = de herziene prijs
Po = de prijs voor de herziening (bedrag in de prijsofferte);
So = index “referteloonkosten - AGORIA MANUFACTURING” (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de uiterlijke openingsdatum van de offertes voorafgaat;
Sr = index “referteloonkosten - AGORIA MANUFACTURING” (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht voorafgaat.
De prijsherzieningscoëfficiënt zal afgerond worden tot op 4 cijfers na de komma.
Prijsverhogingen worden door de aanbestedende overheid enkel ontvankelijk verklaard voor zover de bewijsstukken voor de verhoging toegevoegd zijn – namelijk de referteloonkost van de Agoria-index van
toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat en in de maand die de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht voorafgaat.
Informatie over de Agoria-index kan geraadpleegd worden op: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/.
Aanvraag
Ieder verzoek om prijsherziening dient per aangetekend schrijven te worden gericht aan de FOD Financiën, Stafdienst Begroting en Beheerscontrole, Afdeling Vastleggingen, Koning Xxxxxx XX-laan 33 - Toren B22 - bus 787, 1030 Brussel.
Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast. De prijsherziening kan ingaan op:
- de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum per aangetekend schrijven heeft verzonden en mits een voorafgaand expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na de verjaardag van de gunning van de opdracht werden gepresteerd;
- de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven indien de opdrachtnemer een of meer verjaardagen heeft laten voorbijgaan en mits een voorafgaande expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na de voormelde eerste dag van de maand werden gepresteerd;
- OPGELET: de opdrachtnemer moet ieder jaar een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van prijzen van diensten die na de eerstvolgende jaardag moeten worden gepresteerd.
D.2.2. Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht
In overeenstemming met artikel 38/8 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet de huidige opdracht een prijsherzieningsclausule voor de herziening van de prijzen ten gevolge van een wijziging van de heffingen in België die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag.
Een dergelijke prijsherziening is slechts mogelijk tegen de volgende voorwaarden:
1. de prijsherziening volgt op een wijziging van de heffingen in België;
2. de heffingen hebben een weerslag op het opdrachtbedrag;
3. de wijziging is in werking getreden na de tiende dag die het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes voorafgaat;
4. deze heffingen komen niet rechtstreeks of onrechtstreeks voor in de prijsherzieningsformule bedoeld in D.2.1. ‘Prijsherziening’.
D.2.3. Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer
In overeenstemming met de artikelen 38/9 en 38/10 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule voor de herziening van de opdracht wanneer het contractuele evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel of in het voordeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.
De omvang van het door de opdrachtnemer geleden nadeel of voordeel wordt uitsluitend beoordeeld op basis van de elementen die eigen zijn aan de huidige opdracht.
D.2.4. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer
In overeenstemming met artikel 38/11 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule voor de herziening van de opdrachtvoorwaarden wanneer de aanbesteder of de opdrachtnemer ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die ten laste van de andere partij kunnen worden gelegd, een vertraging of een nadeel heeft geleden.
De herziening kan bestaan uit één of meerdere van volgende maatregelen:
1. de herziening van de contractuele bepalingen, met inbegrip van de verlenging of inkorting van de uitvoeringstermijnen;
2. schadevergoedingen;
3. de verbreking van de opdracht.
D.2.5. Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten tijdens de uitvoering
In overeenstemming met artikel 38/12 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule in geval van schorsingen op bevel van de aanbesteder onder de volgende cumulatieve voorwaarden:
1. de schorsing overschrijdt in totaal één twintigste van de uitvoeringstermijn en minstens tien werkdagen of vijftien kalenderdagen, naargelang de uitvoeringstermijn is uitgedrukt in werk- of kalenderdagen;
2. de schorsing is niet het gevolg van ongunstige weersomstandigheden of van andere omstandigheden waaraan de aanbesteder vreemd is waardoor de opdracht, naar oordeel van de aanbesteder, niet zonder bezwaar op dat ogenblik kan worden verdergezet;
3. de schorsing vindt plaats binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht.
In dat geval kan de opdrachtnemer een schadevergoeding krijgen die is vastgelegd op 25 euro per werkdag/kalenderdag voor de schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid.
D.2.6. Vervanging van de opdrachtnemer
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, zonder nieuwe plaatsingsprocedure, over te gaan tot vervanging van de opdrachtnemer:
- Wanneer het gaat om een rechtsopvolging onder algemene of gedeeltelijke titel van de opdrachtnemer, ten gevolge van een herstructurering van de onderneming (onder meer door overname, fusie, acquisitie of insolventie), door een andere ondernemer die voldoet aan de aanvankelijk vastgestelde selectiecriteria. In dat geval vervangt de ondernemer die de opdrachtnemer opvolgt deze opdrachtnemer, voor zover aan de volgende voorwaarden voldaan wordt:
• Deze vervanging geen andere wezenlijke wijzigingen in de opdracht meebrengt ;
• Deze vervanging niet bedoeld is om de reglementering inzake overheidsopdrachten te omzeilen ;
• De opdrachtgever voorafgaandelijk schriftelijk instemt met de vervanging.
- Wanneer de opdrachtnemer in gebreke blijft wat betreft artikel 44 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. In dit geval kan de opdrachtnemer die in gebreke blijft, vervangen worden door de inschrijvers die als tweede en volgende stonden gerangschikt in het kader van de initieel georganiseerde plaatsingsprocedure. Om tot deze vervanging over te gaan, zal eerst aan de inschrijver die als tweede gerangschikt stond gevraagd worden, om de opdracht waarvan de opdrachtnemer in gebreke blijft, verder te zetten/over te nemen. Als de opdrachtnemer die als tweede gerangschikt
stond de opdracht niet verder wenst te zetten/over te nemen, zal de inschrijver die als derde gerangschikt stond gecontacteerd worden. Opdat deze vervanging mogelijk zou zijn, moet aan de volgende voorwaarden voldaan worden :
• De opdrachtnemer blijft in gebreke in verband met artikel 44 van het Koninklijk besluit van
14 januari 2013 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten ;
• De opdrachtnemer is, na het verstrijken van de in artikel 44, § 2, van het het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten gestelde termijn om zijn verweermiddelen te doen gelden, inactief gebleven of heeft middelen aangevoerd die door de aanbestedende overheid als niet gerechtvaardigd worden beoordeeld ;
• De vervangende inschrijver is bereid de opdracht verder te zetten/over te nemen tegen de voorwaarden van de door hem ingediende offerte in het kader van de initieel georganiseerde plaatsingsprocedure.
- in de gevallen voorzien door artikel 62 en 62/1 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
D.3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER
De leverancier is voor zijn leveringen aansprakelijk tot op het ogenblik dat de formaliteiten van onderzoek en kennisgeving, waarvan sprake in artikel 120 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, zijn verricht, behalve wanneer in de opslagplaatsen van de bestemmeling verliezen of beschadigingen zijn ontstaan, te wijten aan in artikel 38/9 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 bedoelde onvoorzienbare omstandigheden of aan tekortkomingen die ten laste van de aanbesteder kunnen worden gelegd in overeenstemming met artikel 38/11 van dat Koninklijk besluit.
Overeenkomstig artikel 46 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten vrijwaart de opdrachtnemer de aanbesteder in voorkomend geval tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de opdracht.
De aanbestedende overheid kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke eis tot schadevergoeding door derden in dit verband.
D.4. BIJZONDERE VERBINTENIS VOOR DE OPDRACHTNEMER
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot de informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Deze discretieplicht is van toepassing op alle soorten informatie (professionele gegevens, privé-gegevens, enz.). De informatie mag in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid worden meegedeeld aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie.
D.5. GARANTIETERMIJN
De garantietermijn bedraagt twee jaar, te rekenen vanaf de voorlopige oplevering op de plaats van levering. De garantie is enkel van toepassing voor zover het product steeds als een “goede huisvader” werd gebruikt.
Gedurende de volledige garantietermijn moet de opdrachtnemer instaan voor het nodige onderhoud zodat de leveringen in een goede staat worden gehouden. Voor het einde van de garantieperiode wordt nog een laatste gratis onderhoud uitgevoerd.
Daarnaast worden gebreken gedurende de garantieperiode door de opdrachtnemer kosteloos hersteld binnen 48 uur, nadat hij ervan in kennis is gesteld door de aanbestedende overheid. Alle verzendingskosten van het gebrekkige materieel en van de reserveonderdelen zijn voor rekening van de opdrachtnemer.
De opdrachtnemer moet de beschikbaarheid garanderen van alle reserveonderdelen die nodig zijn om het systeem ongehinderd te blijven gebruiken gedurende ten minste 10 jaar na de voorlopige oplevering van de toestellen.
Van zodra er zich tijdens de waarborgtermijn een gebrek voordoet, dient de aanbestedende overheid de opdrachtnemer daarvan op de hoogte te brengen.
In geval van een geschil moet de leverancier het bewijs leveren dat het product niet als "een voorzichtig en redelijk persoon" werd gehanteerd. Indien hij dit bewijs niet levert, blijven de in dit artikel beschreven garantievoorwaarden zonder enige uitzondering van toepassing.
Voor onderdelen die tijdens de basisgarantieperiode werden vervangen, geldt een nieuwe garantieperiode van 24 maanden.
Tijdens de garantieperiode is het preventief onderhoud gedekt.
D.6. BESCHERMING VAN DE PERSOONSGEGEVENS
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door een discretieplicht met betrekking tot de informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Deze informatie mag in geen geval worden meegedeeld aan derden zonder de schriftelijke toestemming van de persoon die er belang bij heeft.
Bescherming van persoonsgegevens (Verordening 2016-679 ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’)
In het algemeen:
Voor overheidsopdrachten die persoonsgegevens bevatten, zal de opdrachtnemer namens en in opdracht van de aanbestedende overheid instaan voor de verwerking van deze gegevens. Daarom is de opdrachtnemer, door het indienen van zijn offerte, het volledig eens met het model van de verwerkersovereenkomst, als bijlage van dit bestek, en de verplichtingen erin opgenomen en verbindt hij zich ertoe om de toepasselijke reglementering stipt na te leven, de verwerkersovereenkomst in tweevoud te ondertekenen en voor te leggen zodra de aanbestedende overheid dit opvraagt, ook wanneer de gunning nog niet heeft plaatsgevonden, en de overeenkomst na te leven na de gunning van de opdracht.
Specifiek geldt:
In het kader van deze opdracht is de bijgevoegde verwerkersovereenkomst nog niet opgesteld omdat de toepasselijkheid ervan in het kader van deze opdracht zich nog niet voordoet. Indien tijdens de uitvoering de noodzaak wel zou ontstaan, verbindt de inschrijver er zich toe de hem alsdan aangeboden verwerkersovereenkomst te onderschrijven en erkent hij dat ieder uitstel van zijn kant door de aanbesteder zal worden beschouwd als weigering de opdracht verder te willen uitvoeren.
D.7. OPLEVERING
D.7.1.Oplevering van de handheld XRF-toestellen
Er wordt voorzien in een voorlopige oplevering die plaats vindt bij de levering van de goederen in de lokalen van de aanbestedende overheid. Tijdens de voorlopige oplevering onderzoekt en test de aanbestedende overheid de geleverde goederen.
In overeenstemming met artikel 120 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten beschikt de aanbestedende overheid over een verificatietermijn van 30 dagen vanaf de leveringsdatum, vastgesteld in overeenstemming met het eerste lid, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en het resultaat ervan aan de leverancier kenbaar te maken. Deze termijn van 30 dagen gaat in voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of de factuur wordt gesteld.
Tijdens deze verificatieperiode van 30 dagen, zal het toestel worden getest op het stralingsbeschermingsaspect door de gecertificeerde expert in Fysieke Controle en door een preventieadviseur over de vereisten van de code van welzijn op het werk.
Aan het eind van deze verificatieperiode van 30 dagen, wordt een proces-verbaal van voorlopige oplevering of weigering daarvan opgemaakt.
Wanneer de levering tijdens de waarborgtermijn aanleiding heeft gegeven tot klachten, wordt een proces-verbaal van definitieve oplevering of weigering daarvan opgemaakt binnen vijftien (15) dagen voor het verstrijken van die termijn.
D.7.2.Oplevering van het onderhoud en van de opleiding
Er is voorzien in een impliciete gedeeltelijke voorlopige oplevering bij elke uitvoering van nieuw onderhoud en een impliciete gedeeltelijke voorlopige oplevering bij elke uitvoering van een nieuwe opleiding. Deze gedeeltelijke voorlopige opleveringen gebeuren stilzwijgend 30 kalenderdagen na elke nieuwe uitvoering voor zover er geen klacht(en) hangend is (zijn).
Een definitieve oplevering vindt plaats bij het verstrijken van het geheel van de prestaties die zijn verricht op grond van deze opdracht. De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend wanneer de prestaties geen aanleiding tot klachten hebben gegeven.
Wanneer de prestaties aanleiding hebben gegeven tot klachten, wordt een proces-verbaal van definitieve oplevering of weigering daarvan opgemaakt binnen vijftien (15) dagen na de laatste gedeeltelijke voorlopige oplevering.
De aanvaarding van de definitieve oplevering geeft aanleiding tot de vrijgave van het saldo van de borgtocht.
D.8. BORGTOCHT
Overeenkomstig artikel 9, § 4 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat, in dit bestek, werd afgeweken van artikel 25, § 2 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer in het bijzonder wat betreft de aanpassing van het bedrag van de borgtocht rekening houdend met de onmogelijkheid het bedrag van de opdracht met zekerheid te bepalen op het ogenblik van de gunning ervan en de buitensporige administratieve last die
zou worden veroorzaakt door een aanpassing van deze borgtocht volgens de mogelijk talrijke bestellingen die door de aanbestedende overheid zullen worden geplaatst.
Het bedrag van de borgtocht wordt vastgesteld op 6.400,00 €.
D.8.1. Borgtochtstelling
In overeenstemming met de wettelijke en reglementaire bepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij in de vorm van een gezamenlijke borgtocht worden gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en de controle op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
De opdrachtnemer moet, binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:
1. wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Bpost- bankrekening van de Deposito- en Consignatiekas (bankrekeningnummer – zie informatie voor de online inschrijving hieronder) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult genoemd;
2. wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3. wanneer de borgtocht wordt gedekt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4. wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbesteder van:
1. ofwel het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ;
2. ofwel het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
3. ofwel het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4. ofwel de origineel akte van solidaire borgtocht, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende het voorwerp van de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding ‘geldschieter’ of ‘gemachtigde’, naargelang van het geval.
De hierboven vermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
INFORMATIE VOOR DE ONLINE-INSCHRIJVING BIJ DE DEPOSITO- EN CONSIGNATIEKAS
De procedure voor het storten van een borgtocht in geld is gewijzigd sinds de ingebruikname van de applicatie e-DEPO bij de Deposito- en Consignatiekas (DCK).
Stappen :
1. Opening van een dossier on-line op E-DEPO via de op de website vermelde link xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx
2. Zodra het dossier geopend is, worden de betalingsinstructies op het scherm getoond en een kopie van deze instructies wordt per e-mail opgestuurd ;
3. Na ontvangst van het geld op de bankrekening van de DCK wordt een akte van borgstelling opgemaakt en deze moet rechtstreeks in de applicatie e-DEPO opgeladen worden ;
4. Een kopie van deze akte van borgstelling moet worden opgestuurd naar xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxx.xxx.xx.
Voor vragen over borgtochten in geld kan contact opgenomen worden met xxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
Voor vragen over solidaire borgen kan contact opgenomen worden met xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
BEGUNSTIGDE(N) VAN DE BORGTOCHT
Vul hier de contactgegevens in van de overheidsdienst(en) die vragen om de borgtocht te plaatsen. Vraag deze gegevens zo nodig aan deze administratie(s).
BEGUNSTIGDE 1
Ondernemingsnummer: BE0308357159
E-mailadres: xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxx.xxx.xx Telefoonnummer : 02 576 66 81
Naam van de administratie: FOD Financiën – Begroting en Beheerscontrole – Afdeling Vastleggingen
Voor bankborgtochten moet het origineel van het borgstellingsbewijs worden verstuurd naar het volgende adres:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN
Stafdienst Begroting en Beheerscontrole - Afdeling Vastleggingen ter attentie van Xxxxxxx Xxxxxxxxx XXXXXXX
Koning Xxxxxx XX-laan 33 bus 787 – Blok B22
1030 BRUSSEL
BELANGRIJKE OPMERKING
Het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) (indien gekend) en het referentienummer van het bestek moeten op het bewijs van de borgstelling worden vermeld.
D.8.2. Vrijgave van de borgtocht
In overeenstemming met artikel 33 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt de borgtocht in één keer vrijgegeven na de definitieve oplevering van de prestaties van onderhoud en van opleiding die zijn uitgevoerd op basis van het contract dat op grond van dit bestek werd gesloten.
D.9. LEVERING VAN DE LEVERINGEN
D.9.1. Kick-off meeting of opstartvergadering
Binnen de 30 kalenderdagen na het sluiten van de opdracht, zal er een kick-off meeting tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer worden georganiseerd in de lokalen van de FOD Financiën op basis van een tussen beide partijen overeengekomen agenda.
D.9.2. Leveringstermijn
De opdrachtnemer moet met de levering kunnen beginnen binnen een termijn van hoogstens 120 kalenderdagen na ontvangst van de bestelbon.
D.9.3. Plaats waar de leveringen moeten worden uitgevoerd
De plaats van uitvoering van de opdracht wordt bepaald door de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen.
D.9.4. Naleving van de toepasselijke wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen
In het kader van de uitvoering van deze opdracht leeft de opdrachtnemer de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de openbare weg, hygiëne, arbeidsbescherming na, evenals de bepalingen van de collectieve, nationale, gewestelijke, lokale of bedrijfsovereenkomsten.
De inschrijver verbindt zich ertoe om, tot de volledige uitvoering van de opdracht, de volgende verdragen/overeenkomsten na te leven:
- Overeenkomst nr. 87 van de IAO betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht.
- Overeenkomst nr. 98 van de IAO betreffende de toepassing van de beginselen van het recht zich te organiseren en collectief te onderhandelen.
- Overeenkomst nr. 29 van de IAO betreffende de gedwongen of verplichte arbeid.
- Overeenkomst nr. 105 van de IAO betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid.
- Overeenkomst nr. 138 van de IAO betreffende de minimumleeftijd voor toelating tot het arbeidsproces.
- Overeenkomst nr. 111 van de IAO betreffende discriminatie (arbeid en beroep).
- Overeenkomst nr. 100 van de IAO betreffende gelijke beloning.
- Overeenkomst nr. 182 van de IAO over de ergste vormen van kinderarbeid.
- Verdrag van Wenen ter bescherming van de ozonlaag en het bijbehorende Protocol van Montreal betreffende stoffen die de ozonlaag afbreken.
- Verdraf van Bazel inzake de beheersing van de grensoverschrijdende overbrenging van gevaarlijke afvalstoffen en de verwijdering ervan (Verdrag van Bazel).
- Verdrag van Stockholm inzake persistente organische verontreinigende stoffen.
- Verdrag van Rotterdam van 10 september 1998 inzake de procedure met betrekking tot voorafgaande geïnformeerde toestemming ten aanzien van bepaalde gevaarlijke chemische
stoffen en pesticiden in de internationale handel (UNEP/FAO) (PIC-Verdrag), en de drie regionale protocollen.
Het niet naleven van deze verbintenis wordt op grond van artikel 44, § 1, 1°, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer en kan op basis van artikel 47, § 2 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.
D.9.5. Onderaannemers
In overeenstemming met artikel 12, § 1, van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt er aan herinnerd dat opdrachtnemer aansprakelijk blijft ten opzichte van de aanbesteder wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbesteder heeft geen enkele contractuele band met die derden.
In overeenstemming met artikel 12/1 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten maakt de opdrachtnemer, ten laatste bij de aanvang van de uitvoering van de opdracht, de volgende gegevens over aan de aanbesteder: de naam, de contactgegevens en de wettelijke vertegenwoordigers van alle onderaannemers, ongeacht hun aandeel of plaats in de keten van onderaanneming, die bij het verrichten van de diensten betrokken zijn, voor zover deze gegevens op dat moment bekend zijn. Hetzelfde geldt bij opdrachten voor diensten die ter plaatse onder rechtstreeks toezicht van de aanbesteder moeten worden uitgevoerd. De opdrachtnemer is tijdens de volledige looptijd van de opdracht gehouden de aanbesteder onverwijld in kennis te stellen van alle wijzigingen van deze gegevens, alsmede van de vereiste gegevens betreffende eventuele nieuwe onderaannemers die hij nadien bij de verlening van deze diensten zal betrekken. Die gegevens worden verstrekt in de vorm van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
In overeenstemming met artikel 12/2 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten controleert de aanbestedende overheid of er, in hoofde van de rechtstreekse onderaannemer(s) van de opdrachtnemer, uitsluitingsgronden bestaan in de zin van artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. De aanbestedende overheid kan ook nagaan of er in hoofde van een onderaannemer verderop in de onderaannemingsketen gronden tot uitsluiting voorhanden zijn. De aanbestedende overheid verzoekt dat de opdrachtnemer de nodige maatregelen neemt teneinde in de vervanging te voorzien van de onderaannemer over wie in het onderzoek een uitsluitingsgrond aan het licht is gekomen.
In overeenstemming met artikel 12/4 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten moeten de onderaannemers, op welke plaats in de onderaannemingsketen zij ook optreden en in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij uitvoeren, voldoen aan de minimumeisen inzake technische en beroepsbekwaamheid die door dit bestek zijn opgelegd.
D.10. E-FACTURERING (XML) EN BETALING
De facturatie van de levering van handheld XRF-toestellen gebeurt in één (1) keer na de voorlopige oplevering ervan.
De facturatie van een opleidingssessie gebeurt na het geven van iedere opleidingssessie. Het is toegelaten meerdere opleidingssessies samen te factureren.
De facturatie van de onderhoudsdiensten (na afloop van de garantietermijn) gebeurt jaarlijks. Enkel onderhoudsdiensten die werden uitgevoerd volgens de regels van de kunst mogen worden gefactureerd na de goedkeuring ervan door de aanbestedende overheid.
De facturen, te onderwerpen aan de BTW, moeten opgemaakt worden op naam van:
Federale Overheidsdienst FINANCIEN Centrale facturatiedienst
Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, bus 788
1030 BRUSSEL
De e-facturen moeten elektronisch verstuurd worden naar het Mercuriusplatform.
Dit platform is de unieke toegangspoort voor e-facturen naar alle overheden binnen België.
Mercurius zorgt voor een sterke uniformisering van de elektronische facturatie met de openbare sector. Xxxxxxxxx ontvangt alle facturen conform het Europese afsprakenkader PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line). Dit kader kan ook perfect worden gebruikt voor facturatie binnen de privésector. Momenteel is dit de meest beloftevolle aanpak voor een veralgemening van elektronische facturatie. Een volledige beschrijving van dit kader en de onderdelen ervan is te vinden op: xxxx://xxxxxx.xx/.
Op het Mercuriusplatform is een visuele “track and trace”-functionaliteit voorzien, waarop elke betrokkene, ongeacht de serviceprovider waar men bij is aangesloten, kan opvolgen wat de status is van de factuur die men heeft verstuurd naar het Mercuriusplatform.
Meer informatie omtrent het gebruik van het Mercuriusplatform is terug te vinden op: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/x-xxxxxxxxx/.
Meer algemene informatie over e-facturatie in België is terug te vinden op: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxx/xxxxx.xxxx.
Het Koninklijk besluit van 9 maart 2022 tot vaststelling van de modaliteiten aangaande de verplichting voor de ondernemers op het gebied van de elektronische facturering in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten verplicht elektronische facturatie vanaf:
- 1 november 2022 wanneer de geraamde waarde de Europese drempelbedragen bereikt,
- 1 mei 2023 wanneer de geraamde waarde de Europese drempelbedragen niet bereikt, maar gelijk aan is of hoger dan 30.000 euro (excl. BTW).
Ongeacht of de opdrachtnemer gebruik maakt van een geïntegreerde oplossing voor e-facturatie, dient de opmaak van de e-factuur steeds in overeenstemming te zijn met het PEPPOL-BIS-afsprakenkader.
De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van computervirussen, macro’s of andere schadelijke instructies. Elk schriftelijk stuk dat met elektronische middelen werd opgesteld en dat in de ontvangen versie een computervirus, macro of andere schadelijke instructie vertoont, kan als niet ontvangen worden beschouwd. In dat geval wordt de afzender daarvan onverwijld op de hoogte gebracht.
Wanneer in een rechtstreeks betaling van de onderaannemer(s) is voorzien of wanneer de opdracht gegund is aan een combinatie van ondernemers, zijn onderhavige bepalingen van toepassing op elektronische facturen uitgegeven door de onderaannemer(s), door de combinatie of door elk van de ondernemingen die deel uitmaken van de combinatie.
Wat moet de e-factuur minimaal bevatten?
Behalve de gegevens die verplicht zijn overeenkomstig het BTW wetboek, is het belangrijk dat de e- factuur minstens ook de volgende kernelementen bevat opdat ze als regelmatig beschouwd kan worden en teneinde een efficiënte verwerking te kunnen garanderen:
1. Proces- en factuurkenmerken, met inbegrip van de referentie van deze opdracht: S&L/DA/2022/050;
2. Factuurperiode;
3. Inlichtingen betreffende de opdrachtnemer;
4. Inlichtingen betreffende de aanbestedende overheid;
5. Inlichtingen over de begunstigde van betaling (op de facturen moet de volgende vermelding staan: "Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op het rekeningnummer … op naam van
… te …".
6. Inlichtingen over de fiscaal vertegenwoordiger van de opdrachtnemer1;
7. Verwijzing naar het contract (5XXXXXX) en het bestelbonnummer (4500XXXXXX);
8. Details van de leveringen;
9. Betalingsinstructies;
10. Informatie over kortingen of toeslagen;
11. Informatie over de factuurposten;
12. Totalen op de factuur;
13. Uitsplitsing van de BTW per tarief.
De vereffeningsprocedure verloopt conform het reglement betreffende de Rijkscomptabiliteit.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en de dienstverlener in kennis te stellen van het resultaat daarvan.
De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn, en dit op voorwaarde dat de facturen correct zijn opgesteld, alle nodige verantwoordingsstukken zijn meegestuurd en worden overgemaakt aan het correcte facturatieadres.
Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering.
De factuur moet worden opgesteld in euro.
Alle betalingen gebeuren uitsluitend op het in het offerteformulier vermelde rekeningnummer. In geval van een wijziging van het rekeningnummer wordt gevraagd om:
- een aanvraag tot wijziging in te dienen, die naar behoren is ondertekend door dezelfde persoon die de offerte heeft ondertekend. Als deze regel niet kan worden gevolgd, wordt gevraagd om het document (authentieke/onderhandse akte, nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad) toe te voegen dat aantoont dat de persoon gemachtigd is om deze aanvraag te ondertekenen;
- verplicht een bankcertificaat bij te voegen waaruit blijkt dat de opdrachtnemende firma wel degelijk titularis is van het meegedeelde rekeningnummer.
D.11. GESCHILLEN
1 Indien van toepassing
Alle geschillen over de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.
E.1. CONTEXT
XRF of X-Ray Fluorescentie- spectrometrie is een techniek die snelle (in enkele seconden) analyse van de atomaire elementaire samenstelling van een materiaal mogelijk maakt. Deze techniek laat toe om alle elementen die vermeld zijn in de tabel van Xxxxxxxxx te analyseren, van magnesium tot uranium.
XRF is een analystechniek die reeds langer in gebruik is in het laboratorium van de Douane en Accijnzen. Met deze opdracht wil de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen nu twee handheld toestellen aankopen die geschikt zijn voor gebruik op het werkterrein (buiten een laboratoriumomgeving).
Sinds 3 juni 2021 is een nieuwe Europese wetgeving van toepassing. Bijgevolg gelden strengere aangifteverplichtingen wanneer een persoon binnen de EU reist of de EU verlaat met liquide middelen vanaf een waarde van 10.000,00 euro. Het begrip liquide middelen dekt niet langer alleen contant geld en verhandelbare instrumenten aan toonder, maar ook bepaalde soorten goud en prepaidkaarten.
Met de aankoop van de XRF-analysatoren beoogt de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (AAD&A) een instrument ter beschikking te stellen van de eerstelijnsdiensten in de luchthavens van Zaventem en Deurne dat hen toelaat snel en on the spot te kunnen bepalen of de liquide middelen van de reizigers al of niet voldoen aan de Europese en Belgische regelgeving.
De beoogde XRF-toestellen zullen bijkomend ook kunnen worden ingezet voor andere toepassingen zoals de bepaling van de tariefpost van de hoofdstukken 72 tot en met 80 (voorwerpen van metalen), de beperking van het gebruik van bepaalde gevaarlijke stoffen in elektrische en elektronische apparatuur (RoHS), de onderwaardering vastellen van andere edele metalen (juwelen), en zo belastingontwijking te verhinderen.
Daarom hoeven de XRF-analysetoestellen dus niet noodzakelijkerwijs beperkt te blijven tot controles inzake geld, maar kunnen ze ook worden gebruikt om de tariefpost te bepalen of om onderwaardering vast te stellen.
De opdrachtnemer vergewist zich van het doel waarvoor het Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen de faciliteiten en bijbehorende diensten verwerft en conformeert zich eraan dat hij als expert de leveringen en diensten op dusdanige wijze verricht dat ten tijde van de levering en gedurende de onderhoudstermijn sprake is van fit for purpose.
In dit deel worden de technische eisen gespecificeerd waaraan het toestel moet voldoen. Offertes die niet aan deze eisen voldoen, worden als onregelmatig beschouwd.
Wanneer de technische eisen per onderwerp in een tabel worden voorgesteld, moeten de inschrijvers bij het opstellen van hun offertes de presentatie van deze tabellen volgen. Enkel de lay-out mag worden gewijzigd.
In de tabellen op de volgende pagina's moet de inschrijver aantonen dat zijn offerte aan alle technische eisen voldoet. Bijlagen en referenties zijn toegestaan.
E.2. POST 1 : LEVERING VAN HANDHELD XRF-TOESTELLEN
E.2.1. Algemeen
De twee handheld XRF-toestellen (afgekort als HHXRF) moeten compleet en functioneel zijn.
De inschrijver moet garanderen dat het te leveren systeem en alle toebehoren fabrieksnieuw en leverbaar op de Belgische markt is (niet refurbished of eerder gebruikt), geen prototype betreft, de laatste stand der techniek bevat ("State of the Art") en de meest recente versie van de bijbehorende hardware en software bevat. De inschrijver verstrekt in zijn offerte informatie over de software- (OS) en hardwareversies - datum van het eerst in de handel brengen - van de voorgestelde materiaal.
Het systeem is voorzien van een elektrische aansluiting die geschikt is voor Belgische stopcontacten (type C en E).
De inschrijver moet garanderen dat tijdens de uitvoering van de opdracht alle werknemers die door de opdrachtnemer voor de uitvoering van de opdracht worden ingezet, met inbegrip van door de opdrachtnemer ingeschakelde derden die in contact komen met werknemers van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen, de Nederlandse taal mondeling en schriftelijk beheersen en gebruiken. Bepaalde aanvullende documenten kunnen in het Engels worden verstrekt.
De opdrachtnemer moet alle handelingen en leveringen verrichten die nodig zijn voor een gebruiksklare oplevering. Het systeem moet in zijn geheel functioneren volgens het bestek in een door de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen vast te stellen ruimte. De inschrijver moet garanderen dat hij alle tijdens de installatie van het systeem gegeneerde verpakkingen en ander afval onmiddellijk na de levering kosteloos zal afvoeren.
De kwalificatieregisters moeten beschikbaar zijn om de installatie van de volledige configuratie mogelijk te maken.
Een IQ (Installation Qualification) en een OQ (Operational Qualification) maken deel uit van de gebruiksklare installatie.
Indien blijkt dat het systeem niet in overeenstemming is met de inhoud van het bestek van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen of met de offerte van de inschrijver of een gebrek vertoont, moet de opdrachtnemer het systeem aanpassen zodat het aan de eis(en) voldoet of het gebrek wordt hersteld, zodat tijdig een nieuwe test kan worden uitgevoerd. Aan de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen zullen voor de aanpassingen geen kosten in rekening worden gebracht.
Onder "installation qualification" (IQ) moet worden verstaan het gedocumenteerde bewijs dat de installaties en uitrusting zijn geleverd en geïnstalleerd overeenkomstig de wettelijke eisen en veiligheidsvoorschriften die door de combinatie van dit bestek en de offerte van de opdrachtnemer zijn vastgelegd.
Onder "operational qualification" (OQ) moet worden verstaan een testproces waarbij de goede werking van een installatie of uitrusting wordt beoordeeld.
E.2.1.1. Transportkoffer, batterijen, afgesloten desktop werkstation en laadstation
De HHXRF-toestellen en het afgesloten desktop werkstation moeten worden geleverd in een transportkoffer, met twee batterijen en een bijbehorend laadstation.
De batterijen (van het type Lithium Ion/Li-Ion) en alle andere onderdelen moeten in een geschikte transportkoffer zitten. Ook de softwaresystemen zijn erin opgenomen.
Er moet ook een laadstation (met inbegrip van een dockingstation) zijn.
Het afgesloten desktop werkstation dat bescherming biedt tegen alle radioactieve stralingen uit de omgeving, moet eveneens in een aparte transportkoffer zitten.
De transportkoffer moet duurzaam zijn en langdurig gebruikt kunnen worden.
De transportkoffer moet een voldoende beschermingsklasse tegen schokken, vaste vreemde voorwerpen en de schadelijke effecten van binnendringend water hebben.
E.2.1.2. Gewicht
Het gewicht van het toestel (zonder het afgesloten desktop werkstation, inclusief batterijen) mag maximaal 2 kg bedragen.
Het gewicht van het toestel moet gelijkmatig worden verdeeld in de handheldmodus om spierspanning en spiervermoeidheid te minimaliseren.
E.2.2. Configuratie
Het moet gaan om een systeem met energieverspreiding. De spanning van de buis kan oplopen tot 50 kV.
De HHXRF-toestellen moeten worden geleverd met een camera voor de positionering van de röntgenbundel.
De HHXRF-toestellen moeten worden geleverd met een small spot collimatie (maximaal 3 mm) voor bij de camera.
De HHXRF-toestellen kunnen op netspanning worden aangesloten.
De HHXRF-toestellen moeten worden geleverd met een afgesloten desktop werkstation dat bescherming biedt tegen alle omgevingsstraling en met toebehoren voor een veilig gebruik van de HHXRF-toestellen in het laboratorium of op het terrein.
De HHXRF-toestellen moeten worden geleverd met toebehoren om regelmatige controle van de toestellen/(energie)kalibratie mogelijk te maken (kalibratiemonsters).
De handheld HHXRF-toestellen moeten worden voorzien van (besturings)software die kan draaien op een laptop van de FOD Financiën en die compatibel is met het besturingssysteem Windows 10 Enterprise of latere versies en met de beveiligingsupdates die door het Microsoft System Configuration Center worden geleverd, onder voorbehoud van recente beveiligingsupdates door de FOD Financiën.
Beschermfolies voor het venster zijn onbeperkt inbegrepen.
E.2.3. Kalibratie
Het systeem bevat de geschikte kalibraties voor:
- de analyse van de elementaire samenstelling van veelvoorkomende metalen en metaallegeringen.
o gekalibreerde analyse geschikt voor ten minste de analyse van elementen Cd, Ti, V, Cr, Mn, Fe, Co, Ni, Cu, Zn, W, Hf, Ta, Re, Pb, Bi, Zr, Nb, Mo, Pd, Ag, Sn, Sb, Mg, Al, Si, P, S in verschillende metalen en metaallegeringen.
In voorkomend geval moet de inschrijver het gamma van elementen toelichten.
Het gamma van elementen die kunnen worden gedetecteerd en gekwantificeerd door een handheld XRF-toestel, hangt ook af van de concentratie van de elementen in het monster, de matrix waarin de elementen aanwezig zijn en de kwaliteit van de detector van het instrument. Elementen die in zeer lage concentraties aanwezig zijn of in een complexe matrix zijn ingebed, kunnen moeilijker
nauwkeurig te detecteren zijn. De leverancier beschrijft de prestaties van het toestel volgens deze beperkingen.
- de analyse van de edelmetalen Ir, Pt, Au, Rh, Ru, Xx, Zr, Pd, Cd, In, Xx, Sn, Sb; en
- de analyse van de elementaire samenstelling van gebruikelijke oxiden.
E.2.3.1. Vereiste kalibratie in het kader van de REACH-Verordening ("Registration, Evaluation and Authorisation of Chemicals") (Verordening (EG) 1907/2006, bijlage XVII, punt 23)
Er is vereist een gekalibreerd analyseprogramma geschikt voor de analyse van Cd en Pb in kunststoffen (met name polyvinylchloride) en in onderdelen van juwelen, namaakjuwelen en haaraccessoires, waarbij de kritische grens van 100 mg/kg voor Cd en 500 mg/kg voor Pb essentieel is.
E.2.3.2. Vereiste kalibratie in het kader van de ROHS-richtlijn ("Restriction of the Use of Certain Hazardous Substances in Electronic and Electrical Equipement") (Richtlijn 2011/65/EU)
Er is vereist een gekalibreerd analyseprogramma geschikt voor de analyse van de elementen Cd, Pb, Hg, Cr en Br in elektrische en elektronische apparaten in het kader van de RoHS-richtlijn 65/2011/EU. In het kader van deze richtlijn moet het toestel de detectie van overschrijding van de kritische grens van 100 mg/kg voor Cd en 1000 mg/kg voor Pb en/of Hg, Cr en Br mogelijk maken.
Idealiter moet dit gekalibreerd analyseprogramma een modus hebben die automatisch een onderscheid maakt tussen een kunststofmatrix en een metaalmatrix (metaallegering), d.w.z. dat de analist vooraf geen keuze hoeft te maken tussen een programma dat uitsluitend geschikt is voor een kunststofmatrix en een programma dat uitsluitend geschikt is voor een matrix van een metaal (metaallegering).
E.2.3.3. Vereiste kalibratie voor de analyse van metaal(legeringen)
Er is vereist een gekalibreerd analyseprogramma geschikt voor de analyse van met name de elementen Al, Si, S, Fe, Ti, Ni, V, Cr, Cu, Zn, Co, W, Pb, Nd in de verschillende metalen en metaallegeringen.
Er is vereist een gekalibreerd analyseprogramma geschikt voor de analyse van met name de edelmetalen Ag, Au, Pd en Pt in metaalmonsters.
E.2.3.4. Vereiste kalibratie voor de analyse van oxiden
Er is vereist een gekalibreerd analyseprogramma geschikt voor de analyse van onder meer de lichte elementen Si, P, Al, S, K, Ca, Mg en de zware elementen Ti, Fe in een monster met een minerale samenstelling in poedervorm.
De resultaten moeten worden weergegeven in de vorm van elementengehalten, zijn niet terug gerekend naar 100% fluorescentiestraling en rekening houdend met elementen die niet met een HHXRF-toestel kunnen worden bepaald.
E.2.4. Software
De aangeboden software voldoet minstens aan onderstaande eisen:
• Het moet mogelijk zijn toegangsrechten te definiëren (gelijkwaardig aan beheerder, operationeel analist) ;
• De spectra kunnen worden bekeken en geïnterpreteerd. Het is mogelijk na te gaan of de elementen die niet in de bestaande kalibraties zijn opgenomen, overeenkomen met een spectrum (kα, kβ, lα, lβ).
• Softwaresystemen voorzien in export van analyse gegevens (CSV en/of PDF).
• Softwaresystemen voorzien de gegevensoverdracht.
De gebruiker moet het volgende kunnen :
• Deskundige gebruikers van AAD&A (Lab) moeten zelf nieuwe "gekalibreerde analyse kalibraties" (kalibratie met referentiematerialen) kunnen toevoegen, waardoor het gebruik voor nieuwe toepassingen mogelijk wordt.
• Deskundige gebruikers van AAD&A (Lab) moeten zelf spectra en een databank kunnen opzetten.
De presentatie van de resultaten moet definieerbaar zijn. Dit geldt zowel voor de volgorde van de elementen (van hoog naar laag, op volgorde van het periodiek systeem, weergave van een beperkte set van elementen voor de RoHS-elementen) als voor de eenheid waarin de resultaten kunnen worden weergegeven (percentage, mg/kg, ppm).
De rapporten die door de software worden gegenereerd moeten gemakkelijk kunnen worden gedeeld met anderen, zoals collega's, klanten of andere regelgevende instanties.
E.2.5. Handleiding
De opdrachtnemer moet een gebruikershandleiding verstrekken in het Nederlands en het Frans.
De gebruikershandleiding moet informatie bevatten over het gebruik van de software en de hardware van het systeem, alsook voldoende informatie om het eerstelijnsonderhoud te kunnen verzorgen.
De gebruikershandleiding moet minstens digitaal aan de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen worden verstrekt en bij wijzigingen in de hardware of software van het systeem moet binnen vijf werkdagen na de wijziging een bijgewerkte versie worden verstrekt.
Het gehele systeem en de werking ervan moeten goed gedocumenteerd zijn, er moeten volledige specificaties van het toestel en van andere afzonderlijke onderdelen beschikbaar zijn met het oog op de installatie. Alle relevante documenten moeten in het Nederlands of het Engels ter beschikking van het Nationaal Expertisecentrum van de Douane en Accijnzen worden gesteld.
E.3. POST 2 : ONDERHOUD
De opdrachtnemer moet zowel zorgen voor een preventief onderhoud als een correctief onderhoud voor de handheld HHXRF-toestellen.
Alle mogelijke kosten in verband met preventief en curatief onderhoud moeten in de prijs van het onderhoudscontract zijn inbegrepen en kunnen niet afzonderlijk in rekening worden gebracht.
E.3.1. Preventief onderhoud
Preventief onderhoud omvat vooraf geplande interventies, met als doel toekomstige storingen te voorkomen en een maximale veiligheid en beschikbaarheid van het toestel te garanderen. Bedrijfszekerheid en veiligheid zijn de absolute uitgangspunten voor preventief onderhoud.
Preventief onderhoud houdt in dat onderdelen die slijtage vertonen, worden vervangen, onderdelen die gevoelig zijn voor vuil worden gereinigd, beschermingsvensters worden vervangen en het systeem wordt gecontroleerd op straling en op fabrieksspecificaties en de kalibraties worden gecontroleerd (inclusief het certificaat dat na controle bij de kalibraties wordt gevoegd). De HHXRF-toestellen worden ook gecontroleerd op hun werking (energieniveau, resolutie, geen lekstraling).
Het jaarlijkse preventieve onderhoud moet worden gepland in overleg met de verantwoordelijke van de Algemene Administratie van Douane en Accijnzen.
E.3.2. Correctief onderhoud
Correctief onderhoud heeft betrekking op alle interventies - wanneer de werking van het toestel geheel of gedeeltelijk uitvalt - die nodig zijn om het systeem in zijn oorspronkelijke staat te herstellen en weer operationeel bruikbaar te maken.
De inschrijver moet voor de gehele duur van de opdracht een dienst/helpdesk ter beschikkking stellen van de medewerkers van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (operationeel niveau), waarbij het volgende geldt:
- Op werkdagen tijdens de kantooruren (09.00-17.00 uur) is ten minste één contactpersoon in de dienst/helpdesk aanwezig;
- De communicatie verloopt in het Nederlands (schriftelijk en mondeling).
- Vanaf het begin van het opdracht, garandeert de inschrijver dat hij beschikt over een adequaat uitgeruste technicus die reageert op het (reparatie)verzoek. De technici voldoen aan alle noodzakelijke veiligheidseisen, enz. De technici spreken Nederlands.
De servicetechnicus van de opdrachtnemer mag de parameters die de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen op het systeem heeft ingesteld, niet wijzigen tijdens de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden, tenzij met voorafgaande toestemming van het Laboratorium van de Douane.
De site van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen is geopend van maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur. Deze openingsuren zijn bepalend voor de beschikbaarheid.
In geval van een storing op een zaterdag of zondag of op een feestdag of buiten openingstijden van de site van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen gaat de responstijd in op de eerstvolgende werkdag vanaf 09.00 uur.
Zodra storingen worden vastgesteld, worden deze telefonisch of per e-mail gemeld bij een door de opdrachtnemer bepaald centraal meldpunt. Het mechanisme voor het melden van problemen wordt tijdens de opleiding uitgelegd.
Indien het systeem een storing/defect vertoont, moet de inschrijver de diagnose opstellen en binnen 48 uur na de kennisgeving van de storing of het defect een reparatie voorstellen zodat het toestel binnen 5 werkdagen na de kennisgeving van de storing/het defect weer functioneel is.
Indien het toestel niet binnen 5 werkdagen na kennisgeving van storing/defect gerepareerd kan worden, wordt kosteloos gezorgd voor een tijdelijk en soortgelijk vervangend toestel indien het toestel ter reparatie wordt aangeboden of indien de reparatie langer dan 5 werkdagen duurt.
Het personeel dat door de opdrachtnemer wordt ingezet om het onderhoud uit te voeren, moet zich vóór de aanvang van de werkzaamheden melden bij een van de contactpersonen van Douane en Accijnzen. Na de voltooiing van de desbetreffende werkzaamheden moet het betrokken personeel van de opdrachtnemer zich melden bij de bovengenoemde contactpersoon van de locatie van Deurne of Zaventem. Beide partijen moeten een goedkeuringsverslag ondertekenen. Dit verslag bevat minstens een beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden, het resultaat van de werkzaamheden (met inbegrip van de vraag of de storing/het gebrek al dan niet is verholpen) en, in voorkomend geval, de datum en het tijdstip waarop de storing/het gebrek is verholpen.
Nadat het corrigerend onderhoud is uitgevoerd (indien onderdelen zijn vervangen), wordt het systeem, indien de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen dit wenst, onderworpen aan een acceptatietest, vergelijkbaar met de test die bij de levering is uitgevoerd (zie hierboven).
Als onderdeel van dit onderhoud moeten batterijen die niet meer werken, binnen 10 werkdagen worden vervangen.
Bij normaal gebruik moet het systeem minimaal 10 jaar kunnen blijven functioneren (8 jaar na de garantieperiode van 24 maanden). Gedurende deze periode blijft het systeem aangepast aan het nagestreefde doel en aan de overeengekomen specificaties met als doel dat het systeem gedurende de onderhoudsperiode blijft voldoen aan de eisen van het bestek van de Algemene Administratie der Douane en Accijnzen en de offerte van de opdrachtnemer.
E.3.3. Eerstelijnsonderhoud
Het eerstelijnsonderhoud gebeurt door de medewerkers van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen van zodra de opleidingen zijn afgerond.
Het eerstelijnsonderhoud van een handheld XRF-toestel omvat routinecontroles en basisonderhoudstaken, zoals het schoonmaken van het toestel, het controleren van de batterij en kalibratie, het inspecteren van de gebiedsmonstermetingen, het updaten van software en het uitvoeren van diagnostische controles.
Tijdens de verificatietermijn van 30 dagen waarover de aanbesteder beschikt (zie punt D.7.1) moet de geselecteerde inschrijver in een afzonderlijke bijlage een beschrijving van het eerstelijnsonderhoud verstrekken waarin de kenmerken van deze eis zijn opgenomen.
Na de invoering van een nieuwe versie van de software moet de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen zonder extra kosten kunnen terugkeren naar een eerdere versie van de software.
In geval van een wijziging, onderhoud of een update van software moet er een vaste procedure zijn voor het testen van de nieuwe software voordat deze binnen de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen wordt geïmplementeerd.
Als de software wordt bijgewerkt of gewijzigd, moeten de werkmethoden en gekalibreerde kalibratiegegevens gemakkelijk kunnen worden teruggevonden.
E.4. POSTEN 3, 4, 5 EN 6 : OPLEIDINGEN
E.4.1. Opleiding over het gebruik van de geleverde toestellen
De opdrachtnemer zorgt voor een opleiding over het gebruik van de geleverde toestellen voor tien medewerkers van de douane van Antwerpen en een opleiding over het gebruik van de geleverde toestellen voor tien medewerkers van de douane van Zaventem. Hij zal ervoor zorgen dat zodanige instructies krijgen dat zij over voldoende kennis en vaardigheden beschikken om de analyses zelfstandig uit te voeren. Deze opleiding moet in het Nederlands worden gegeven en de opleiding moet ter plaatse plaatsvinden (bij de FOD Financiën).
Bijgevolg, zal de opdrachtnemer twee opleidingen over het gebruik van de geleverde toestellen verzorgen.
Indien de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen dit nodig acht, moet de opdrachtnemer twee aanvullende herhalingsopleiding als volgt aanbieden:
• Een aanvullende herhalingsopleiding voor tien medewerkers;
• Een aanvullende herhalingsopleiding voor tien medewerkers.
E.4.2. Opleiding over het werking, de foutenbehandeling en het eerstelijnsonderhoud
De opdrachtnemer zal tien medewerkers van de douane van Antwerpen een opleiding geven over de werking, de foutenbehandeling en het eerstelijnsonderhoud van het systeem en zal tien medewerkers van de douane van Zaventem een opleiding geven over de werking, de foutenbehandeling en het eerstelijnsonderhoud van het systeem. De opleiding moet een praktisch deel bevatten. Deze opleiding moet in het Nederlands worden gegeven en de opleiding moet ter plaatse plaatsvinden (bij de FOD Financiën).
Bijgevolg, zal de opdrachtnemer twee opleidingen over de werking, de foutenbehandeling en het eerstelijnsonderhoud van het systeem verzorgen.
Indien de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen dit nodig acht, moet de opdrachtnemer twee aanvullende herhalingsopleiding als volgt aanbieden:
• Een aanvullende herhalingsopleiding voor tien medewerkers;
• Een aanvullende herhalingsopleiding voor tien medewerkers.
E.4.3. Duurtijd van de opleidingen
Elke opleiding duurt minimaal één dag of twee halve dagen. De opleidingen worden georganiseerd ;
• ofwel in dagen van 6 uur, van 9.00 tot 12.00 uur en van 13.00 tot 16.00 uur ;
• ofwel in halve dagen, van 9.00 tot 12.00 uur of van 13.00 tot 16.00 uur.
De planning van elke opleiding wordt opgesteld in overleg tussen de inschrijver en de aanbestedende overheid.
E.4.4. Cursusmateriaal
Tijdens de verschillende opleidingssessies moet de opdrachtnemer een cursusmateriaal (syllabus) leveren dat alle meegedeelde informatie bevat, evenals de lay-out van de documenten en dia's en het gebruik van praktijkvoorbeelden.
Deze opdracht kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt om ze al dan niet toe te wijzen.
1030 BRUSSEL,
Xxxxx Xxxxx
Directeur van de Stafdienst Begroting en Beheerscontrole
1. Offerteformulier en prijsinventaris
2. Inventaris
3. Buitenlandse firma - Vaste inrichting
4. Model voor de referenties
5. Artikelen 9 en 10 van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn op het werk
6. Model voor het stellen van vragen
F.1. OFFERTEFORMULIER EN PRIJSINVENTARIS
Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Team Overheidsopdrachten
North Galaxy - Toren B23 - bus 784 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
Bestek: S&L/DA/2022/050
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking met betrekking tot "de aankoop en het onderhoud van twee handheld XRF-toestellen en de organisatie van opleidingen over het gebruik van die handheld XRF-toestellen"
De firma:
(volledige benaming)
met als adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer:
en waarvoor Mijnheer/Mevrouw2: | (naam) (functie) |
gedomicilieerd op het adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
2 Schrappen wat niet van toepassing is.
handelend als inschrijver of gevolmachtigde, verbindt zich tot de levering, in overeenstemming met de voorwaarden en bepalingen van het bestek, en tegen in op het offerteformulier opgegeven prijzen:
POST | Beschrijving | Geraamde hoeveelhei d3 | Forfaitaire eenheidprijs in euro, exclusief BTW | Bedrag van de btw | Forfaitaire eenheidsprijs in euro, inclusief BTW | Forfaitaire prijs voor de geraamde hoeveelheid in euros, inclusief BTW |
1 | Forfaitaire eenheidsprijs van één handheld XRF-toestel | 2 | …………………. | ……………… | ………………….. | ……………………. |
2 | Forfaitaire eenheidsprijs van één jaarlijks onderhoud voor één handheld XRF-toestel | 16 | ………………….. | ……………… | ………………….. | ……………………. |
3 | Forfaitaire eenheidsprijs van één opleidingsses sie (voor een groep van 10 personen) mbt gebruik van handheld XRF- toestellen | 2 | …………………. | ……………… | ….…………….. | ……………………. |
4 | Forfaitaire eenheidsprijs van één opleidingsses sie (voor een groep van 10 personen) mbt de werking, foutenbehand eling en eerstelijnsond erhoud | 2 | …………………. | ……………… | ………………….. | ……………………. |
3 Ter herinnering, deze geraamde hoeveelheid vormt geenszins een verbintenis vanwege de aanbestedende overheid.
5 | Forfaitaire eenheidsprijs van één herhalingsopl eidingssessie (voor een groep van 10 personen) mbt gebruik van handheld XRF- toestellen | 2 | …………………. | ……………… | ………………….. | ……………………. |
6 | Forfaitaire eenheidsprijs van één herhalingsopl eidingssessie (voor een groep van 10 personen) mbt de werking, foutenbehand eling en eerstelijnsond erhoud | 2 | …………………. | ……………… | ………………….. | ……………………. |
TOTA AL | …………………. | ……………… | …………………… | ……………………. |
De vertrouwelijke informatie en/of de informatie over de technische of commerciële geheimen is duidelijk aangeduid in de offerte.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer:
- IBAN:
- BIC:
Indien de facturatie door een andere vestiging dan de hierboven vermelde maatschappelijke zetel zal worden opgemaakt, moet het adres ervan hieronder vermeld worden.
NB : het BTW-nummer ervan moet identiek zijn aan die van de op blz. 1 vermelde maatschappelijke zetel.
Vestiging die de facturatie zal opmaken, gedomicilieerd op het adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat) (postcode en gemeente) (telefoonnummer)
(e-mailadres)
KMO (kleine en middelgrote onderneming):
Wordt uw onderneming beschouwd als een kmo in de zin van artikel 15 van Wetboek van Vennootschappen?4 | JA / NEE5 |
PRO MEMORIE: DOCUMENTEN VERPLICHT BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN
- Het offerteformulier (zie deel C, 2.4).
- De prijsinventaris (zie deel C, 2.5).
- Voor niet-Belgische inschrijvers: de bijlage 'Buitenlandse firma - Vaste inrichting' (zie deel F)
- De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) bewijzen, met inbegrip van het document dat de volmacht van de gevolmachtigde(n) vaststelt (zie deel C.1.2)
- Een uittreksel uit het strafregister (zie deel C, 2.6).
- De documenten in verband met de selectiecriteria (zie deel C, 3,3).
- De documenten in verband met de gunningscriteria (zie deel C, 3.6).
- Andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht.
Dit vak is voorbehouden aan de aanbestedende overheid:
GOEDGEKEURD VOOR DE BEDRAGEN VERMELD IN DE PRIJSINVENTARIS :
4 De voorwaarden om als kmo te worden beschouwd, zijn:
- jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50;
- jaarlijks omzetcijfer, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000 euro;
- balanstotaal: 4.500.000 euro.
Wanneer meer dan één van de bovenstaande criteria worden overschreden of niet meer worden overschreden, heeft dit slechts gevolgen wanneer dit zich gedurende twee achtereenvolgende boekjaren voordoet. De gevolgen gaan in dat geval in vanaf het boekjaar dat volgt op het boekjaar gedurende hetwelk meer dan één van de criteria voor de tweede keer werden overschreden of niet meer werden overschreden.
5 Schrappen wat niet past.
F.2. INVENTARIS6
F.2.1. Post 1 : Levering van handheld XRF-toestellen
Algemeen | JA | NEEN |
JA ☐ | NEEN ☐ | |
De twee handheld XRF-toestellen (afgekort als HHXRF) moeten compleet en functioneel zijn. De inschrijver moet garanderen dat het te leveren systeem en alle toebehoren fabrieksnieuw en leverbaar op de Belgische markt is (niet refurbished of eerder gebruikt), geen prototype betreft, de laatste stand der techniek bevat ("State of the Art") en de meest recente versie van de bijbehorende hardware en software bevat. De inschrijver verstrekt in zijn offerte informatie over de software- (OS) en hardwareversies - datum van het eerst in de handel brengen - van de voorgestelde materiaal. Het systeem is voorzien van een elektrische aansluiting die geschikt is voor Belgische stopcontacten (type C en E). De inschrijver moet garanderen dat tijdens de uitvoering van de opdracht alle werknemers die door de opdrachtnemer voor de uitvoering van de opdracht worden ingezet, met inbegrip van door de opdrachtnemer ingeschakelde derden die in contact komen met werknemers van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen, de Nederlandse taal mondeling en schriftelijk beheersen en gebruiken. Bepaalde aanvullende documenten kunnen in het Engels worden verstrekt. De opdrachtnemer moet alle handelingen en leveringen verrichten die nodig zijn voor een gebruiksklare oplevering. Het systeem moet in zijn geheel functioneren volgens het bestek in een door de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen vast te stellen ruimte. De inschrijver moet garanderen dat hij alle tijdens de installatie van het systeem gegeneerde verpakkingen en ander afval onmiddellijk na de levering kosteloos zal afvoeren. De kwalificatieregisters moeten beschikbaar zijn om de installatie van de volledige configuratie mogelijk te maken. Een IQ (Installation Qualification) en een OQ (Operational Qualification) maken deel uit van de gebruiksklare installatie. Indien blijkt dat het systeem niet in overeenstemming is met de inhoud van het bestek van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen of met de offerte van de inschrijver of een gebrek vertoont, moet de opdrachtnemer het systeem aanpassen zodat het aan de eis(en) voldoet of het gebrek wordt hersteld, zodat tijdig een nieuwe test kan worden uitgevoerd. Aan de Algemene Administratie van de Douane | ||
6 Voor elke post moet de inschrijver in de onderstaande tabellen aankruisen of zijn offerte met ja of nee beantwoordt aan alle technische eisen die in de betreffende tabel staan vermeld.
en Accijnzen zullen voor de aanpassingen geen kosten in rekening worden gebracht.
Onder "installation qualification" (IQ) moet worden verstaan het gedocumenteerde bewijs dat de installaties en uitrusting zijn geleverd en geïnstalleerd overeenkomstig de wettelijke eisen en veiligheidsvoorschriften die door de combinatie van dit bestek en de offerte van de opdrachtnemer zijn vastgelegd.
Onder "operational qualification" (OQ) moet worden verstaan een testproces waarbij de goede werking van een installatie of uitrusting wordt beoordeeld.
Transportkoffer, batterijen, afgesloten desktop werkstation en laadstation
De HHXRF-toestellen en het afgesloten desktop werkstation moeten worden geleverd in een transportkoffer, met twee batterijen en een bijbehorend laadstation.
De batterijen (van het type Lithium Ion/Li-Ion) en alle andere onderdelen moeten in een geschikte transportkoffer zitten. Ook de softwaresystemen zijn erin opgenomen.
Er moet ook een laadstation (met inbegrip van een dockingstation) zijn.
Het afgesloten desktop werkstation dat bescherming biedt tegen alle radioactieve stralingen uit de omgeving, moet eveneens in een aparte transportkoffer zitten.
De transportkoffer moet duurzaam zijn en langdurig gebruikt kunnen worden.
De transportkoffer moet een voldoende beschermingsklasse tegen schokken, vaste vreemde voorwerpen en de schadelijke effecten van binnendringend water hebben.
Gewicht
Het gewicht van het toestel (zonder het afgesloten desktop werkstation, inclusief batterijen) mag maximaal 2 kg bedragen.
Het gewicht van het toestel moet gelijkmatig worden verdeeld in de handheldmodus om spierspanning en spiervermoeidheid te minimaliseren.
Configuratie | JA | NEEN |
JA ☐ | NEEN ☐ | |
Het moet gaan om een systeem met energieverspreiding. De spanning van de buis kan oplopen tot 50 kV. | ||
De HHXRF-toestellen moeten worden geleverd met een camera voor de positionering van de röntgenbundel.
De HHXRF-toestellen moeten worden geleverd met een small spot collimatie (maximaal 3 mm) voor bij de camera.
De HHXRF-toestellen kunnen op netspanning worden aangesloten.
De HHXRF-toestellen moeten worden geleverd met een afgesloten desktop werkstation dat bescherming biedt tegen alle omgevingsstraling en met toebehoren voor een veilig gebruik van de HHXRF-toestellen in het laboratorium of op het terrein.
De HHXRF-toestellen moeten worden geleverd met toebehoren om regelmatige controle van de toestellen/(energie)kalibratie mogelijk te maken (kalibratiemonsters).
De handheld HHXRF-toestellen moeten worden voorzien van (besturings)software die kan draaien op een laptop van de FOD Financiën en die compatibel is met het besturingssysteem Windows 10 Enterprise of latere versies en met de beveiligingsupdates die door het Microsoft System Configuration Center worden geleverd, onder voorbehoud van recente beveiligingsupdates door de FOD Financiën.
Beschermfolies voor het venster zijn onbeperkt inbegrepen.
Kalibratie | JA | NEEN |
JA ☐ | NEEN ☐ | |
Het systeem bevat de geschikte kalibraties voor: - de analyse van de elementaire samenstelling van veelvoorkomende metalen en metaallegeringen. o gekalibreerde analyse geschikt voor ten minste de analyse van elementen Cd, Ti, V, Cr, Mn, Fe, Co, Ni, Cu, Zn, W, Hf, Ta, Re, Pb, Bi, Zr, Nb, Mo, Pd, Ag, Sn, Sb, Mg, Al, Si, P, S in verschillende metalen en metaallegeringen. In voorkomend geval moet de inschrijver het gamma van elementen toelichten. Het gamma van elementen die kunnen worden gedetecteerd en gekwantificeerd door een handheld XRF-toestel, hangt ook af van de concentratie van de elementen in het monster, de matrix waarin de elementen aanwezig zijn en de kwaliteit van de detector van het instrument. Elementen die in zeer lage concentraties aanwezig zijn of in een complexe matrix zijn ingebed, kunnen moeilijker nauwkeurig te detecteren zijn. De leverancier beschrijft de prestaties van het toestel volgens deze beperkingen. - de analyse van de edelmetalen Ir, Pt, Au, Rh, Ru, Bi, Zr, Pd, Cd, In, Ag, Sn, Sb; en - de analyse van de elementaire samenstelling van gebruikelijke oxiden. | ||
Vereiste kalibratie in het kader van de REACH-Verordening
Er is vereist een gekalibreerd analyseprogramma geschikt voor de analyse van Cd en Pb in kunststoffen (met name polyvinylchloride) en in onderdelen van juwelen, namaakjuwelen en haaraccessoires, waarbij de kritische grens van 100 mg/kg voor Cd en 500 mg/kg voor Pb essentieel is.
Vereiste kalibratie in het kader van de ROHS-richtlijn
Er is vereist een gekalibreerd analyseprogramma geschikt voor de analyse van de elementen Cd, Pb, Hg, Cr en Br in elektrische en elektronische apparaten in het kader van de RoHS-richtlijn 65/2011/EU. In het kader van deze richtlijn moet het toestel de detectie van overschrijding van de kritische grens van 100 mg/kg voor Cd en 1000 mg/kg voor Pb en/of Hg, Cr en Br mogelijk maken.
Idealiter moet dit gekalibreerd analyseprogramma een modus hebben die automatisch een onderscheid maakt tussen een kunststofmatrix en een metaalmatrix (metaallegering), d.w.z. dat de analist vooraf geen keuze hoeft te maken tussen een programma dat uitsluitend geschikt is voor een kunststofmatrix en een programma dat uitsluitend geschikt is voor een matrix van een metaal (metaallegering).
Vereiste kalibratie voor de analyse van metaal(legeringen)
Er is vereist een gekalibreerd analyseprogramma geschikt voor de analyse van met name de elementen Al, Si, S, Fe, Ti, Ni, V, Cr, Cu, Zn, Co, W, Pb, Nd in de verschillende metalen en metaallegeringen.
Er is vereist een gekalibreerd analyseprogramma geschikt voor de analyse van met name de edelmetalen Ag, Au, Pd en Pt in metaalmonsters.
Vereiste kalibratie voor de analyse van oxiden
Er is vereist een gekalibreerd analyseprogramma geschikt voor de analyse van onder meer de lichte elementen Si, P, Al, S, K, Ca, Mg en de zware elementen Ti, Fe in een monster met een minerale samenstelling in poedervorm.
De resultaten moeten worden weergegeven in de vorm van elementengehalten, zijn niet terug gerekend naar 100% fluorescentiestraling en rekening houdend met elementen die niet met een HHXRF-toestel kunnen worden bepaald.
Software | JA | NEEN |
JA ☐ | Neen ☐ | |
De aangeboden software voldoet minstens aan onderstaande eisen: • Het moet mogelijk zijn toegangsrechten te definiëren (gelijkwaardig aan beheerder, operationeel analist) ; | ||
• De spectra kunnen worden bekeken en geïnterpreteerd. Het is mogelijk na te gaan of de elementen die niet in de bestaande kalibraties zijn opgenomen, overeenkomen met een spectrum (kα, kβ, lα, lβ). • Softwaresystemen voorzien in export van analyse gegevens (CSV en/of PDF). • Softwaresystemen voorzien de gegevensoverdracht. De gebruiker moet het volgende kunnen : • Deskundige gebruikers van AAD&A (Lab) moeten zelf nieuwe "gekalibreerde analyse kalibraties" (kalibratie met referentiematerialen) kunnen toevoegen, waardoor het gebruik voor nieuwe toepassingen mogelijk wordt. • Deskundige gebruikers van AAD&A (Lab) moeten zelf spectra en een databank kunnen opzetten. De presentatie van de resultaten moet definieerbaar zijn. Dit geldt zowel voor de volgorde van de elementen (van hoog naar laag, op volgorde van het periodiek systeem, weergave van een beperkte set van elementen voor de RoHS-elementen) als voor de eenheid waarin de resultaten kunnen worden weergegeven (percentage, mg/kg, ppm). De rapporten die door de software worden gegenereerd moeten gemakkelijk kunnen worden gedeeld met anderen, zoals collega's, klanten of andere regelgevende instanties. | ||
Handleiding | JA | NEEN |
JA ☐ | Neen ☐ | |
De opdrachtnemer moet een gebruikershandleiding verstrekken in het Nederlands en het Frans. De gebruikershandleiding moet informatie bevatten over het gebruik van de software en de hardware van het systeem, alsook voldoende informatie om het eerstelijnsonderhoud te kunnen verzorgen. De gebruikershandleiding moet minstens digitaal aan de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen worden verstrekt en bij wijzigingen in de hardware of software van het systeem moet binnen vijf werkdagen na de wijziging een bijgewerkte versie worden verstrekt. Het gehele systeem en de werking ervan moeten goed gedocumenteerd zijn, er moeten volledige specificaties van het toestel en van andere afzonderlijke onderdelen beschikbaar zijn met het oog op de installatie. Alle relevante documenten moeten in het Nederlands of het Engels ter beschikking van het Nationaal Expertisecentrum van de Douane en Accijnzen worden gesteld. | ||
Onderhoud | JA | NEEN |
JA ☐ | Neen ☐ | |
De opdrachtnemer moet zowel zorgen voor een preventief onderhoud als een correctief onderhoud voor de handheld HHXRF-toestellen. Alle mogelijke kosten in verband met preventief en curatief onderhoud moeten in de prijs van het onderhoudscontract zijn inbegrepen en kunnen niet afzonderlijk in rekening worden gebracht. Preventief onderhoud Preventief onderhoud omvat vooraf geplande interventies, met als doel toekomstige storingen te voorkomen en een maximale veiligheid en beschikbaarheid van het toestel te garanderen. Bedrijfszekerheid en veiligheid zijn de absolute uitgangspunten voor preventief onderhoud. Preventief onderhoud houdt in dat onderdelen die slijtage vertonen, worden vervangen, onderdelen die gevoelig zijn voor vuil worden gereinigd, beschermingsvensters worden vervangen en het systeem wordt gecontroleerd op straling en op fabrieksspecificaties en de kalibraties worden gecontroleerd (inclusief het certificaat dat na controle bij de kalibraties wordt gevoegd). De HHXRF-toestellen worden ook gecontroleerd op hun werking (energieniveau, resolutie, geen lekstraling). Het jaarlijkse preventieve onderhoud moet worden gepland in overleg met de verantwoordelijke van de Algemene Administratie van Douane en Accijnzen. Correctief onderhoud Correctief onderhoud heeft betrekking op alle interventies - wanneer de werking van het toestel geheel of gedeeltelijk uitvalt - die nodig zijn om het systeem in zijn oorspronkelijke staat te herstellen en weer operationeel bruikbaar te maken. De inschrijver moet voor de gehele duur van de opdracht een dienst/helpdesk ter beschikkking stellen van de medewerkers van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (operationeel niveau), waarbij het volgende geldt: - Op werkdagen tijdens de kantooruren (09.00-17.00 uur) is ten minste één contactpersoon in de dienst/helpdesk aanwezig; - De communicatie verloopt in het Nederlands (schriftelijk en mondeling). - Vanaf het begin van het opdracht, garandeert de inschrijver dat hij beschikt over een adequaat uitgeruste technicus die reageert op het (reparatie)verzoek. De technici voldoen aan alle noodzakelijke veiligheidseisen, enz. De technici spreken Nederlands. De servicetechnicus van de opdrachtnemer mag de parameters die de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen op het systeem heeft ingesteld, niet wijzigen tijdens de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden, tenzij met voorafgaande toestemming van het Laboratorium van de Douane. | ||
De site van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen is geopend van maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur. Deze openingsuren zijn bepalend voor de beschikbaarheid.
In geval van een storing op een zaterdag of zondag of op een feestdag of buiten openingstijden van de site van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen gaat de responstijd in op de eerstvolgende werkdag vanaf 09.00 uur.
Zodra storingen worden vastgesteld, worden deze telefonisch of per e- mail gemeld bij een door de opdrachtnemer bepaald centraal meldpunt. Het mechanisme voor het melden van problemen wordt tijdens de opleiding uitgelegd.
Indien het systeem een storing/defect vertoont, moet de inschrijver de diagnose opstellen en binnen 48 uur na de kennisgeving van de storing of het defect een reparatie voorstellen zodat het toestel binnen 5 werkdagen na de kennisgeving van de storing/het defect weer functioneel is.
Indien het toestel niet binnen 5 werkdagen na kennisgeving van storing/defect gerepareerd kan worden, wordt kosteloos gezorgd voor een tijdelijk en soortgelijk vervangend toestel indien het toestel ter reparatie wordt aangeboden of indien de reparatie langer dan 5 werkdagen duurt.
Het personeel dat door de opdrachtnemer wordt ingezet om het onderhoud uit te voeren, moet zich vóór de aanvang van de werkzaamheden melden bij een van de contactpersonen van Douane en Accijnzen. Na de voltooiing van de desbetreffende werkzaamheden moet het betrokken personeel van de opdrachtnemer zich melden bij de bovengenoemde contactpersoon van de locatie van Deurne of Zaventem. Beide partijen moeten een goedkeuringsverslag ondertekenen. Dit verslag bevat minstens een beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden, het resultaat van de werkzaamheden (met inbegrip van de vraag of de storing/het gebrek al dan niet is verholpen) en, in voorkomend geval, de datum en het tijdstip waarop de storing/het gebrek is verholpen.
Nadat het corrigerend onderhoud is uitgevoerd (indien onderdelen zijn vervangen), wordt het systeem, indien de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen dit wenst, onderworpen aan een acceptatietest, vergelijkbaar met de test die bij de levering is uitgevoerd (zie hierboven).
Als onderdeel van dit onderhoud moeten batterijen die niet meer werken, binnen 10 werkdagen worden vervangen.
Bij normaal gebruik moet het systeem minimaal 10 jaar kunnen blijven functioneren (8 jaar na de garantieperiode van 24 maanden). Gedurende deze periode blijft het systeem aangepast aan het nagestreefde doel en aan de overeengekomen specificaties met als doel dat het systeem gedurende de onderhoudsperiode blijft voldoen aan de eisen van het bestek van de Algemene Administratie der Douane en Accijnzen en de offerte van de opdrachtnemer.
Eerstelijnsonderhoud
Het eerstelijnsonderhoud gebeurt door de medewerkers van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen van zodra de opleidingen zijn afgerond.
Het eerstelijnsonderhoud van een handheld XRF-toestel omvat routinecontroles en basisonderhoudstaken, zoals het schoonmaken van het toestel, het controleren van de batterij en kalibratie, het inspecteren van de gebiedsmonstermetingen, het updaten van software en het uitvoeren van diagnostische controles.
Tijdens de verificatietermijn van 30 dagen waarover de aanbesteder beschikt (zie punt D.7.1) moet de geselecteerde inschrijver in een afzonderlijke bijlage een beschrijving van het eerstelijnsonderhoud verstrekken waarin de kenmerken van deze eis zijn opgenomen.
Na de invoering van een nieuwe versie van de software moet de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen zonder extra kosten kunnen terugkeren naar een eerdere versie van de software.
In geval van een wijziging, onderhoud of een update van software moet er een vaste procedure zijn voor het testen van de nieuwe software voordat deze binnen de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen wordt geïmplementeerd.
Als de software wordt bijgewerkt of gewijzigd, moeten de werkmethoden en gekalibreerde kalibratiegegevens gemakkelijk kunnen worden teruggevonden.
F.2.3. Posten 3, 4, 5 en 6 : Opleidingen
Opleidingen | JA | NEEN |
JA ☐ | Neen ☐ | |
Opleiding over het gebruik van de geleverde toestellen De opdrachtnemer zorgt voor een opleiding over het gebruik van de geleverde toestellen voor tien medewerkers van de douane van Antwerpen en een opleiding over het gebruik van de geleverde toestellen voor tien medewerkers van de douane van Zaventem. Hij zal ervoor zorgen dat zodanige instructies krijgen dat zij over voldoende kennis en vaardigheden beschikken om de analyses zelfstandig uit te voeren. Deze opleiding moet in het Nederlands worden gegeven en de opleiding moet ter plaatse plaatsvinden (bij de FOD Financiën). Bijgevolg, zal de opdrachtnemer twee opleidingen over het gebruik van de geleverde toestellen verzorgen. Indien de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen dit nodig acht, moet de opdrachtnemer twee aanvullende herhalingsopleiding als volgt aanbieden: • Een aanvullende herhalingsopleiding voor tien medewerkers; • Een aanvullende herhalingsopleiding voor tien medewerkers. | ||
Opleiding over het werking, de foutenbehandeling en het eerstelijnsonderhoud
De opdrachtnemer zal tien medewerkers van de douane van Antwerpen een opleiding geven over de werking, de foutenbehandeling en het eerstelijnsonderhoud van het systeem en zal tien medewerkers van de douane van Zaventem een opleiding geven over de werking, de foutenbehandeling en het eerstelijnsonderhoud van het systeem. De opleiding moet een praktisch deel bevatten. Deze opleiding moet in het Nederlands worden gegeven en de opleiding moet ter plaatse plaatsvinden (bij de FOD Financiën).
Bijgevolg, zal de opdrachtnemer twee opleidingen over de werking, de foutenbehandeling en het eerstelijnsonderhoud van het systeem verzorgen.
Indien de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen dit nodig acht, moet de opdrachtnemer twee aanvullende herhalingsopleiding als volgt aanbieden:
• Een aanvullende herhalingsopleiding voor tien medewerkers;
• Een aanvullende herhalingsopleiding voor tien medewerkers.
Duurtijd van de opleidingen
Elke opleiding duurt minimaal één dag of twee halve dagen. De opleidingen worden georganiseerd ;
• ofwel in dagen van 6 uur, van 9.00 tot 12.00 uur en van 13.00 tot
16.00 uur ;
• ofwel in halve dagen, van 9.00 tot 12.00 uur of van 13.00 tot 16.00 uur.
De planning van elke opleiding wordt opgesteld in overleg tussen de inschrijver en de aanbestedende overheid.
Cursusmateriaal
Tijdens de verschillende opleidingssessies moet de opdrachtnemer een cursusmateriaal (syllabus) leveren dat alle meegedeelde informatie bevat, evenals de lay-out van de documenten en dia's en het gebruik van praktijkvoorbeelden.
F.3. BUITENLANDSE FIRMA - VASTE INRICHTING
Bestek: S&L/DA/2022/050
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking met betrekking tot "de aankoop en het onderhoud van twee handheld XRF-toestellen en de organisatie van opleidingen over het gebruik van die handheld XRF-toestellen"
De firma:
(volledige benaming)
met als adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer:
Buitenlands BTW-nummer:
en waarvoor Xxxxxxxx/Mevrouw7: | (naam) (functie) |
7 Schrappen wat niet van toepassing is.
gedomicilieerd op het adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
Handelend in de hoedanigheid van inschrijver of gevolmachtigde, bevestigt de juistheid van de gegevens, verstrekt in dit document.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer:
- IBAN:
- BIC:
KRUIS AAN VAN TOEPASSING IS ONDER A EN/OF B
A. LEVERING VAN GOEDEREN
A.1. DE GOEDEREN WORDEN NIET IN BELGIË GEÏNSTALLEERD OF GEASSEMBLEERD DOOR DE LEVERANCIER
□ De goederen worden binnengebracht in België vanuit een plaats buiten het BTW-gebied van de Europese Unie of ingevoerd vanuit een derde land.
De leverancier treedt op als de ontvanger van de invoer en moet zijn factuur uitreiken met Belgische BTW. Deze BTW wordt door de aanbestedende overheid samen met de factuur betaald.
NB: De leverancier moet een Belgisch BTW-nummer hebben om Belgische BTW te kunnen aanrekenen.
Belgisch BTW-nummer:
□ De goederen zijn afkomstig uit een andere EU-lidstaat.
De leverancier moet zijn factuur uitreiken zonder BTW. De BTW moet door de aanbestedende overheid worden betaald via zijn speciale aangifte.
NB: Wanneer de goederen vóór de verkoop door de leverancier eerst naar België worden overgebracht en vervolgens aan de aanbestedende overheid worden verkocht, moet de aanbestedende overheid worden geacht de aankoop in België te doen en niet in het buitenland.
De goederen zullen worden vervoerd vanuit (land).
□ De goederen komen uit België.
NB: De leverancier moet een Belgisch BTW-nummer hebben om Belgische BTW te kunnen aanrekenen.
Belgisch BTW-nummer:
A.2. DE GOEDEREN WORDEN IN BELGIË GEÏNSTALLEERD OF GEASSEMBLEERD DOOR DE LEVERANCIER
□ De leverancier moet zijn factuur uitreiken met Belgische BTW. Deze BTW wordt door de aanbestedende overheid samen met de factuur betaald.
NB: De leverancier moet een Belgisch BTW-nummer hebben om Belgische BTW te kunnen aanrekenen.
Belgisch BTW-nummer:
B. PRESTATIE VAN DIENSTEN
B.1. DE DIENSTVERLENER HEEFT EEN PERMANENTE VESTIGING IN BELGIË DIE TUSSENKOMT/DEELNEEMT BIJ HET VERLENEN VAN DE DIENSTEN8
□ De leverancier moet zijn factuur uitreiken met Belgische BTW. Deze BTW wordt door de aanbestedende overheid samen met de factuur betaald.
Vaste inrichting met adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(België)
8 In de zin van artikel 11 van Uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 houdende vaststelling van maatregelen ter uitvoering van Xxxxxxxxx 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde.
Voor de toepassing van artikel 50, 51 en 55 van het Btw-Wetboek gaat de administratie ervan uit dat een belastingplichtige in het land een vaste inrichting heeft wanneer aan de volgende drie voorwaarden is voldaan:
a) De belastingplichtige heeft hier te lande een directiezetel, een filiaal, een fabriek, een werkplaats, een agentschap, een magazijn, een kantoor, een laboratorium, een inkoop- of verkoopkantoor, een opslagplaats of enige andere vaste inrichting, met uitsluiting van de bouwwerven;
b) de hiervoor in a) bedoelde inrichting wordt beheerd door een persoon die bekwaam is om de belastingplichtige te verbinden
tegenover de leveranciers en de klanten;
c) de in a) bedoelde inrichting voert regelmatig handelingen uit die in het Btw-Wetboek worden bedoeld: leveringen van goederen en diensten.
Een belastingplichtige die in België een vaste inrichting heeft, wordt aangemerkt als een niet in België gevestigde belastingplichtige als deze inrichting niet betrokken is bij de levering van goederen of de dienst (artikel 51, § 2, tweede lid van het Btw-Wetboek en 192bis van de Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
Een vaste inrichting wordt beschouwd als zijnde betrokken bij de levering van goederen of de prestatie van diensten wanneer deze levering of dienst werd verricht vanuit deze vaste inrichting, met andere woorden als de menselijke en technische middelen van de inrichting werden aangewend om die levering of dienst te verrichten. Een loutere administratieve ondersteuning vanwege de vaste inrichting volstaat echter niet. (artikel 53 van de Uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 houdende vaststelling van maatregelen ter uitvoering van Xxxxxxxxx 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
NB: De dienstverlener/vaste inrichting moet een Belgisch btw-nummer hebben om Belgische btw te kunnen aanrekenen.
Belgisch BTW-nummer:
B.2. DE DIENSTVERLENER HEEFT GEEN VASTE INRICHTING IN BELGIË OF BELGISCHE VESTIGING DIE TUSSENKOMT/DEELNEEMT BIJ HET VERRICHTEN VAN DE DIENSTEN
□ De leverancier moet zijn factuur uitreiken zonder BTW. De BTW moet door de aanbestedende overheid worden betaald via zijn speciale aangifte.
F.4. MODEL VOOR DE REFERENTIES
De inschrijver moet zijn referenties invullen volgens het onderstaande model. Hij gebruikt één formulier per referentie.
Type van de levering |
Naam van de onderneming |
Bedrijfssector |
Naam en adres van de contactpersoon |
Duur van het contract (begin- en einddatum) |
Budget in euro |
Naam van de onderaannemer(s) (indien van toepassing) |
Algemene kenmerken van de levering |
F.5. ARTIKELEN 9 EN 10 VAN DE WET VAN 4 AUGUSTUS 1996 BETREFFENDE HET WELZIJN VAN DE WERKNEMERS BIJ DE UITVOERING VAN HUN WERK
Art. 9. <L 2007-06-03/81, art. 87, 017; En vigueur :> 02-08-2007> § 1. De werkgever in wiens inrichting werkzaamheden worden uitgevoerd door aannemers en, in voorkomend geval, door onderaannemers, is ertoe gehouden:
1° de aannemers de nodige informatie te verstrekken ten behoeve van de werknemers van de aannemers en onderaannemers en ten behoeve van het overleg met betrekking tot de maatregelen bedoeld in 4°.
Deze informatie betreft inzonderheid:
a) de risico's voor het welzijn van de werknemers alsmede de beschermings- en preventiemaatregelen en -activiteiten, zowel voor de inrichting in het algemeen als voor elk type werkpost en/of elke soort functie of activiteit voor zover deze informatie relevant is voor de samenwerking of coördinatie;
b) de maatregelen welke zijn genomen voor de eerste hulp, de brandbestrijding en de evacuatie van werknemers en de aangewezen werknemers die belast zijn met het in praktijk brengen van deze maatregelen;
2° zich ervan te vergewissen dat de in 1° bedoelde werknemers de passende opleiding en instructies inherent aan zijn bedrijfsactiviteit hebben ontvangen;
3° de gepaste maatregelen te treffen voor de organisatie van het aan zijn inrichting specifiek onthaal van de in 1° bedoelde werknemers en, in voorkomend geval, deze aan een lid van zijn hiërarchische lijn toe te vertrouwen;
4° het optreden van de aannemers en onderaannemers te coördineren en de samenwerking tussen deze aannemers en onderaannemers en zijn inrichting bij de uitvoering van de maatregelen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk te verzekeren;
5° er zorg voor te dragen dat de aannemers hun verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan zijn inrichting, naleven.
§ 2. De werkgever in wiens inrichting werkzaamheden worden uitgevoerd door aannemers en, in voorkomend geval, door onderaannemers, is ertoe gehouden:
1° elke aannemer te weren waarvan hij kan weten of vaststelt dat deze de verplichtingen opgelegd door deze wet en haar uitvoeringsbesluiten met het oog op de bescherming van de werknemers niet naleeft;
2° met elke aannemer een overeenkomst te sluiten waarin inzonderheid volgende bedingen zijn opgenomen:
a) de aannemer verbindt er zich toe zijn verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan de inrichting waar hij werkzaamheden komt uitvoeren, na te leven en door zijn onderaannemers te doen naleven;
b) indien de aannemer zijn onder a) bedoelde verplichtingen niet of gebrekkig naleeft, kan de werkgever in wiens inrichting de werkzaamheden worden uitgevoerd, zelf de nodige maatregelen treffen, in de bij de overeenkomst bepaalde gevallen, op kosten van de aannemer;
c) de aannemer die een beroep doet op (een) onderaannemer(s) voor het uitvoeren van werkzaamheden in de inrichting van een werkgever, verbindt er zich toe om in de overeenkomst(en) met deze onderaannemer(s) de bedingen op te nemen zoals bedoeld onder a) en b), wat inzonderheid
inhoudt dat hijzelf, indien de onderaannemer zijn onder a) bedoelde verplichtingen niet of gebrekkig naleeft, de nodige maatregelen kan treffen, in de bij de overeenkomst bepaalde gevallen, op kosten van de onderaannemer;
3° zelf, na ingebrekestelling van de aannemer, onverwijld de nodige maatregelen in verband met het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk eigen aan de inrichting te treffen, indien de aannemer deze maatregelen niet neemt of zijn verplichtingen gebrekkig naleeft.
Art. 10. <L 2007-06-03/81, art. 88, 017; En vigueur :> 02-08-2007> § 1. De aannemers en, in voorkomend geval, de onderaannemers die werkzaamheden komen uitvoeren in de inrichting van een werkgever, zijn ertoe gehouden:
1° hun verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan de inrichting waar zij werkzaamheden komen uitvoeren, na te leven en te doen naleven door hun onderaannemers;
2° de informatie, bedoeld in artikel 9, § 1, 1°, aan hun werknemers en onderaannemer(s) te verstrekken;
3° aan de werkgever bij wie zij werkzaamheden zullen uitvoeren de nodige informatie te verstrekken over de risico's eigen aan die werkzaamheden;
4° hun medewerking te verlenen aan de coördinatie en samenwerking bedoeld in artikel 9, § 1, 4°.
§ 2. De aannemers en, in voorkomend geval, de onderaannemers hebben ten aanzien van hun onderaannemers dezelfde verplichtingen als de werkgever in toepassing van artikel 9, § 2 heeft ten aanzien van de aannemers.
F.6. MODEL VOOR HET STELLEN VAN VRAGEN
Om een snel antwoord mogelijk te maken, vermelden alle vragen verplicht de verwijzingen naar het lastenboek (vb. punt A.5.1., paragraaf 1, pagina 5). Ook de taal van het bestek waarnaar verwezen wordt dient ingevuld aangezien de paginanummers kunnen variëren naargelang de taal.
Punt/ Paragraaf | Paginanummer | Taal | Vraag |