De EigenWijzer - Ska Kinderopvang
De EigenWijzer - Ska Kinderopvang
Klachtenregeling voor medewerkers
In deze regeling behandelen we de vertrouwenspersoon; klachtencommissie en de procedure voor het indienen van een klacht.
Doelstelling
De klachten regeling heeft tot doel een rechtvaardige en snelle behandeling van klachten van individuele medewerkers, maar ook om te leren van klachten en te streven naar een prettige en veilige werkomgeving.
1. Begripsomschrijvingen
Help
Stichting | Ska Kinderopvang |
Directie | directeur-bestuurder van Ska Kinderopvang |
Medewerker | een ieder die krachtens een (leer-)arbeidsovereenkomst, dan wel als stagiair, uitzendkracht, op freelance basis werkzaam is binnen Ska Kinderopvang |
cao | collectieve arbeidsovereenkomst kinderopvang |
OR | ondernemingsraad |
Klachtencommissie | de klachtencommissie van Ska Kinderopvang |
Klacht | Een mondelinge of schriftelijke uiting van ongenoegen die verband houdt met de persoonlijke arbeidssituatie van de medewerker Dit kan betreffen: Onbillijke bejegening Ongewenste omgangsvormen: (seksuele) intimidatie, discriminatie op grond van etnische achtergrond, geloof of geaardheid, agressie en geweld en pesten, tot uiting komend in verbaal, fysiek en ander non- verbaal gedrag, dat door de betrokken medewerker als ongewenst of ongewild wordt ervaren. Ernstige gewetensbezwaren tegen opgedragen werk Uitganspunt is dat de klacht eerst wordt besproken met de leidinggevende, die in de gelegenheid wordt gesteld de oorzaak van de klacht weg te nemen, of een oplossing te realiseren. Pas als dat niet lukt is er sprake van een officiële klacht. Is er sprake van ongewenste omgangsvormen, dan kan rechtstreeks contact worden opgenomen worden met de vertrouwenspersoon. |
Klager | de medewerker die volgens dit reglement een klacht heeft ingediend |
Aangeklaagde | de medewerker tegen wie de klacht zich richt |
Vertrouwenspersoon | een externe deskundige waarmee Ska een contract heeft afgesloten die de functie vervult van aanspreekpunt, opvanger, klachtenbegeleider en verwijzer van medewerkers met klachten over (seksuele) intimidatie |
2. Vertrouwenspersoon
Artikel 2: Instelling en taken
2.1 Ska heeft contractafspraken met een extern vertrouwenspersoon
2.2 De vertrouwenspersoon heeft tot taak:
Een eerste opvang bieden, eventuele verwijzing naar een deskundige derde; advisering, begeleiding, bemiddeling, verwijzing c.q. begeleiding naar de klachtencommissie, zulks slechts met instemming van de klager
Advisering van leidinggevende, (alleen met instemming van de klager), of desgewenst onder waarborging anonimiteit klager
2.3 De vertrouwenspersoon heeft geen taak in het behandelen van de klacht zelf
3. De klachtencommissie
Artikel 3: Instelling en taken
3.1 In de organisatie is een klachtencommissie ingesteld
3.2 De klachtencommissie heeft tot taak:
Het in ontvangst nemen van schriftelijke klachten Het beoordelen van de ontvankelijkheid van de klacht
Het inwinnen van informatie die noodzakelijk is voor een correcte afhandeling van de klacht Het horen van de klager en – indien gewenst- ook van de beklaagde(n), de eventueel Betrokken collega’s ter toelichting van de klacht
De afhandeling van de klacht in overleg met de klager
Het schriftelijk adviseren omtrent de klacht en de te nemen maatregelen aan de manager servicecentrum
Het bijhouden van een registratie van het aantal meldingen/klachten
Artikel 4: Samenstelling
4.1 De klachtencommissie bestaat uit drie leden en hun plaatsvervangers: Eén lid (en plaatsvervanger) benoemd door de manager servicecentrum
Eén lid (en plaatsvervanger) benoemd door de ondernemingsraad
Eén onafhankelijk lid (en plaatsvervanger), benoemd door beide partijen
Artikel 5: Voorzitter en secretariaat
5.1 Er is een roulerend voorzitterschap
5.2 De klachtencommissie kan zich (administratief) laten ondersteunen door team HR
Artikel 6: Agendering en verslaglegging
6.1 De agenda wordt door de commissieleden samengesteld
6.2 Van iedere vergadering wordt een vertrouwelijk kort verslag gemaakt
Artikel 7: Quorum
7.1 De klachtencommissie kan alleen tot een advies komen wanneer alle leden bij de vergadering aanwezig zijn.
4. Procedure
Artikel 8: Indienen klacht
8.1 Alleen schriftelijke klachten, die duidelijk omschreven zijn en voorzien van een motivering, worden in ontvangst genomen.
8.2 Een van de leden van de klachtencommissie neemt de klacht in ontvangst.
Artikel 9
De klachtencommissie informeert bij de klager of de klacht rechtstreeks is ingediend of dat deze eerst is besproken met de direct leidinggevende, diens manager, de afdeling HR of met de vertrouwenspersoon.
Artikel 10
De klager kan zich laten bijstaan door een derde (bijvoorbeeld de vertrouwenspersoon, of een collega).
Artikel 11
De klachtencommissie draagt er zorg voor dat alle noodzakelijke schriftelijke stukken verzameld zijn en dat er een dossier wordt samengesteld.
Artikel 12: Beoordeling ontvankelijkheid
12.1.1 De klachtencommissie beoordeelt de ontvankelijkheid van de klacht op grond van het bepaalde in dit reglement. Indien de klacht ontvankelijk is wordt deze in behandeling genomen.
12.2.1 Indien de klacht niet ontvankelijk is, wordt dit zo spoedig mogelijk en met redenen omkleed schriftelijk meegedeeld aan de klager.
Artikel 13: Het komen tot een advies
13.1.1 Indien de klacht ontvankelijk is, worden de klager, de beklaagde en eventuele collega’s gehoord door de klachtencommissie.
13.2.1 Er wordt van alle gesprekken een verslag opgemaakt. Het verslag van het gesprek wordt door betrokkene(n) gezien en ondertekend.
Artikel 14: Het raadplegen van deskundigen
De klachtencommissie kan deskundigen raadplegen. Wanneer daar kosten aan verbonden zijn, is daarvoor toestemming nodig van de manager servicecentrum.
Artikel 15: Het advies van de klachtencommissie
15.1.1 De klachtencommissie stelt uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van de klacht schriftelijk een gemotiveerd advies op dat ter kennis wordt gebracht van de manager Servicecentrum, klager en beklaagde. Daarbij wordt aangegeven of het advies al dan niet unaniem is.
15.1.2 Indien de klacht gegrond wordt geacht, kunnen maatregelen worden geadviseerd, die naar het inzicht van de klachtencommissie door de manager Servicecentrum kunnen worden getroffen.
15.3.0 Indien het advies niet binnen zes weken na ontvangst van de klacht kan worden opgesteld, worden de betrokken partijen hiervan onder opgave van redenen schriftelijk op de hoogte gesteld.
Artikel 16: Beslissing
16.1 De manager servicecentrum neemt binnen vier weken na ontvangst van het advies een beslissing inzake de klacht.
16.2.1 Het advies van de klachtencommissie is hierbij van zwaarwegend belang. De beslissing wordt tezamen met de daaraan ten grondslag liggende motivering schriftelijk aan de betrokken partijen en in afschrift aan de klachtencommissie meegedeeld.
16.2.2 Indien de manager servicecentrum in zijn beslissing van het advies is afgeweken, worden de redenen hiervan bij de motivering betrokken.
16.2.3 Indien de beslissing niet binnen vier weken na ontvangst van het advies kan worden genomen, ontvangen de betrokken partijen en in afschrift de klachtencommissie hiervan schriftelijk bericht onder opgave van redenen. De beslissingstermijn kan ten hoogste één maal met vier weken worden verlengd.
5. Niet ontvankelijkheid
Artikel 17
Klachten komen niet voor behandeling overeenkomstig dit reglement in aanmerking indien:
1. De klacht (mede) namens andere medewerkers wordt ingediend
2. De klacht handelt over een dienst-/product die de medewerker als klant afneemt
3. De klacht betrekking heeft op een onderwerp waaraan een eigen bezwarenprocedure is gekoppeld (zoals functiewaardering, geschillenregeling)
4. Ter zake een gerechtelijke procedure loopt of is afgesloten
5. De klacht handelt over de interpretatie van Wet, CAO of individuele arbeidsovereenkomst;
6. De klager in de verhouding tot zijn werkgever geen belang heeft bij de uitkomst van behandeling van de klacht, bijvoorbeeld indien de beslissing door een andere rechtspersoon dan de werkgever moet worden genomen
7. De klacht reeds eerder behandeld is door de klachtencommissie, tenzij er sprake is van nieuwe feiten
8. Met inachtneming van het ter zake geldende beleid van Ska Kinderopvang:
Een ontslagvergunning is aangevraagd bij het UWV of de kantonrechter
De klager reeds is geschorst, dan wel op non-actief is gesteld, in afwachting van een beslissing tot ontslag en de klacht daarop betrekking heeft
Door advocaten/raadslieden wordt onderhandeld over voorwaarden om te komen tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst
9. Een klacht waarbij de direct leidinggevende, diens manager, of manager afdeling servicecentrum niet in de gelegenheid is gesteld een oplossing te zoeken, c.q. de oorzaak weg te nemen. De commissie kan deze grond voor niet-ontvankelijkheid om dringende redenen negeren, bijvoorbeeld in geval van seksuele intimidatie.
6. Bescherming
Artikel 18: Waarborging vertrouwelijk behandelen
Degenen die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de behandeling van een klacht ingevolge dit reglement, zijn verplicht tot geheimhouding (/paginas/87422-geheimhouding) van alle gegevens waarvan zij in dit verband kennisnemen.
Artikel 19
19.1.1 De op de klacht betrekking hebbende dossiers worden na afhandeling van de klacht verzegeld op één vaste plaats bewaard onder de verantwoordelijkheid van de manager servicecentrum. De dossiers worden voor een periode van drie jaar na afhandeling van de klacht bewaard. Na deze periode worden de dossiers vernietigd.
19.2.1 Gegevens, betrekking hebbende op de klacht, zullen niet in het dossier van betrokken medewerker(s) worden opgenomen. De beslissing die is genomen door de directeur inzake de klacht wordt in het dossier van betrokken medewerker(s) opgenomen.
19.3.1 De notulen gemaakt ten behoeve van een klacht worden niet verspreid maar worden in het dossier opgeborgen.
Artikel 20: Positie medewerker
20.1.1 De directie draagt er zorg voor dat de klager, de leden van de klachtencommissie, de vertrouwenspersoon en eventueel andere medewerkers die bij de behandeling van de klacht betrokken zijn, hierdoor niet benadeeld worden in hun positie in de organisatie.
20.1.1 Indien iemand van mening is dat een dergelijke benadeling plaats vindt, kan hij dit in vertrouwen melden bij de voorzitter of een der andere leden van de klachtencommissie.
Artikel 21: Verschoning
Indien een lid van de klachtencommissie persoonlijk bij de klacht betrokken is, dan wel zich daarbij indirect betrokken acht, neemt hij niet deel aan de afhandeling van de klacht.
7. Slotbepalingen
Artikel 22
Dit reglement laat onverlet de mogelijkheden tot het starten van een gerechtelijke procedure.
Artikel 23
De klachtencommissie adviseert in zaken, waarin dit reglement niet voorziet, in en na overleg met de directeur.
Artikel 24
De klachten regeling treedt in werking met ingang van 1 april 2004. Leden en plaatsvervangend leden klachtencommissie:
Directeur-bestuurder (plaatsvervanger manager FRC)
Een door de OR aangewezen OR-lid (plaatsvervanger aangewezen plaatsvervangend OR-lid) Manager HR van een Kindwijzerorganisatie (extern deskundige)
De vertrouwenspersoon van Ska is:
Xxxxxxx Xxxxxx (Durescom) Telefoon: 033-2003230
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx (mailto:xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx)