DEFINITIES EN DOELSTELLING VAN DIT REGLEMENT
Huishoudelijk Reglement van Cultuurkoepel Apollo
DEFINITIES EN DOELSTELLING VAN DIT REGLEMENT
Artikel 1:
Dit huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van Cultuurkoepel Apollo, hierna Apollo genoemd.
BEVOEGDHEDEN VAN HET BESTUUR
Artikel 2:
Het bestuur:
- heeft bevoegdheden zoals vastgelegd in de statuten.
- kan vertegenwoordigers van Apollo aanwijzen in door andere lichamen ingestelde organen, colleges of commissies.
- is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies, die door het bestuur worden benoemd.
TAKEN EN VERPLICHTINGEN VAN HET BESTUUR
Artikel 3:
Het bestuur heeft een aantal taken te weten: het overleggen met leden en derden, het maken van reglementen en beheerstaken. Verder dient het bestuur de commissies, zoals beschreven in artikel 8, waar nodig te begeleiden en kan het bestuur besluiten zelf activiteiten te organiseren. Deze taken zijn conform de doelstellingen van Xxxxxx.
Het bestuur zal ieder jaar een beleidsplan maken.
VERGADERINGEN MET LEDEN
Artikel 4:
Apollo kent de volgende vergaderingen met leden:
1. Programmeursoverleg
Het programmeursoverleg heeft ten doel: het wederzijds informeren van leden, Apollo en Culture & Events over de data van de verschillende voorstellingen of andere evenementen die gaan plaatsvinden. Mochten er gelijke data van voorstellingen of evenementen zijn, dan wordt er een oplossing gezocht. Het overleg zal een informerend karakter hebben. Het programmeursoverleg zal eenmaal per jaar plaatsvinden in de eerste of tweede week van het derde kwartiel van het collegejaar. De leden en alle andere betrokkenen zullen minimaal vijf werkdagen van te voren op de hoogte worden gebracht van het overleg.
2. Repetitietijdenoverleg
Het repetitietijdenoverleg heeft ten doel: de verdeling van de zaalruimte voor repetities van de verschillende leden en andere zaalgerechtigden. Dit geschiedt zoals vermeld in artikel 3 van het ‘Zalenreglement voor de Vrijhof ten behoeve van de Culturele Verengingen’.
Het repetitietijdenoverleg vindt een keer per jaar plaats. De leden en alle andere betrokkenen zullen minimaal vijf werkdagen van te voren op de hoogte worden gebracht van het overleg.
3. Verenigingsoverleg
De verenigingsoverleggen zijn overleggen tussen het bestuur en één of meerdere leden. Het doel van deze vergaderingen kan variëren van kennismaking en informeren tot het bespreken van verenigingsspecifieke zaken.
4. Algemene vergadering
Voor de algemene vergadering gelden de regels zoals die zijn vastgesteld in de statuten.
Stemprocedure:
Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats. Heeft dan weer niemand de volstrekte meerderheid verkregen, dan vinden herstemmingen plaats totdat één persoon de volstrekte meerderheid heeft behaald, of tussen twee
personen is gestemd en de stemmen staken. Indien bij een stemming tussen twee personen de stemmen staken, beslist het lot wie van beiden is gekozen. Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel op de agenda voor de eerstvolgende algemene vergadering geplaatst en in deze vergadering opnieuw in stemming gebracht. Staken de stemmen ook in deze tweede vergadering, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
5. Overige overleggen
Hieronder vallen overleggen die elk moment geïnitieerd kunnen worden en in elke gewenste vorm gegoten kunnen worden.
OVERLEGGEN MET DERDEN
Artikel 5:
Xxxxxx xxxx de volgende overleggen met derden. Deze vergaderingen hebben tot nog toe een informerend karakter zowel van Xxxxxx naar derden als vice versa.
1. Culture & Events
Xxxxxx overlegt maandelijks met Culture & Events (voorheen Vrijhof Cultuur). De facilitering van verenigingen is hier een belangrijk gespreksonderwerp.
2. Student Union
Xxxxxx overlegt maandelijks met de Student Union. Hierbij worden het beleid en de besluiten van de Student Union over studentenvoorzieningen besproken. Verder heeft dit overleg een adviserend en informerend karakter richting de Student Union.
3. Cultuursectoroverleg
Bij het regelmatige cultuursectoroverleg zijn Apollo, Culture & Events en de Student Union betrokken. Meestal worden hier zaken besproken die in een breder verband dan alleen de sector cultuur van belang zijn.
4. Koepeloverleg
Bij het koepeloverleg zijn de koepels (Sportkoepel, FACT, OS, UniTe, Apollo) en de Student Union betrokken. Het koepeloverleg heeft een belangrijke taak in het contact tussen de Student Union en de verenigingen en deze verenigingen onderling.
5. Popstudio overleg
Het popstudio overleg vindt plaats tussen Apollo en bands geregistreerd bij de Vrijhof. Het doel van dit overleg kan variëren van kennismaking en informeren tot het bespreken van organisatorische taken.
6. Overige
Het bestuur heeft regelmatig overleg met andere personen en instellingen over uiteenlopende onderwerpen.
REGLEMENTEN
Artikel 6:
Apollo kent de volgende reglementen:
- Statuten
- Huishoudelijk Reglement
- ‘Zalenreglement voor de Vrijhof ten behoeve van de Culturele Verengingen’
- ‘Reglement Subsidiefonds Cultuur’
Het bestuur onderhoudt de volgende overeenkomst:
- ‘Overeenkomst Apollo-Culture & Events’
Daarnaast is als gevolg van de ondertekening van de Student Union erkenning ook het Erkenningsreglement Koepels Student Union op Apollo van toepassing.
Het bestuur zorgt er voor dat de leden op de hoogte blijven van alle bovengenoemde en nieuwe reglementen en overeenkomsten. Deze zijn onder andere te bereiken via de website.
Artikel 7:
Apollo kent de volgende beheerstaken:
- Beheer Subsidie Fonds Cultuur. Apollo beheert het Subsidie Fonds Cultuur conform het reglement ‘Reglement Subsidiefonds Cultuur’.
- Op de hoogte blijven van het voorstellingsrooster. Culture & Events houdt een rooster bij van alle voorstellingen van de cultuurverenigingen en Culture & Events waar Apollo inzicht in krijgt, met als doel het voorkomen van conflicten.
- Verdelen activismebeurzen. Conform het FOBOS regelement van Universiteit Twente is Xxxxxx verantwoordelijk voor het verdelen van incidentele activismebeurzen binnen de sector cultuur.
COMMISSIES EN HUN DOELSTELLINGEN
Artikel 8:
Apollo kent een aantal commissies met ieder hun eigen taken. Deze commissies werken conform de doelstellingen van Xxxxxx, zoals deze in de statuten zijn vastgelegd.
1. Kascommissie:
De functie van de kascommissie is vastgelegd in de statuten.
2. Subsidie Advies Commissie (SAC)
De SAC adviseert over de subsidies en leningen die door het Subsidiefonds Cultuur verstrekt worden. In de SAC zijn Apollo, Culture & Events en Financiële en Economische Zaken elk met één persoon vertegenwoordigd. Het door de SAC uitgebrachte advies is niet bindend. De SAC functioneert als omschreven in het reglement Subsidiefonds Cultuur.
3. Raad van Wijzen:
Het doel van de Raad van Wijzen (RvW) is ondersteuning aan het bestuur bieden. Dit doet de RvW door het bestuur te voorzien van informatie en kennis gebaseerd op ervaring.
De RvW bestaat uit minimaal twee en maximaal zes personen, die door het bestuur van Apollo worden gekozen en benoemd. Het bestuur selecteert de in aanmerking komende personen op hun in het verleden bewezen kundigheid met beleidszaken of verdiensten van organisatorische aard op cultureel vlak. Er wordt naar gestreefd minimaal de helft van de RvW uit oud Apollo bestuurders te laten bestaan.
Het bestuur kan de RvW bijeenroepen als het bestuur dit nodig acht.
Het bestuur vergadert in elk geval voor elke AV en minimaal twee keer per jaar met de RvW. Op deze vergaderingen worden ten minste de stukken voor de algemene vergadering doorgesproken en zo nodig gewijzigd.
De RvW zal alleen aanwezig zijn tijdens de algemene vergadering op uitnodiging van het bestuur of een lid. De RvW heeft geen stemrecht in de algemene vergadering.
4. Overige Commissies:
Het bestuur heeft het recht overige commissies in te stellen voor het verrichten van activiteiten of het organiseren van evenementen.
PLICHTEN VAN DE LEDEN EN BEGUNSTIGERS
Artikel 9:
De leden zijn bij de statuten verplicht een jaarlijkse bijdrage te betalen, deze wordt jaarlijks door de AV vastgesteld.
De minimale jaarlijkse begunstigerbijdrage genoemd in de statuten wordt gesteld op € 10,- .
FACILITEITEN
Artikel 10:
Xxxxxx stelt een aantal faciliteiten beschikbaar voor leden. Zo kunnen leden gebruik maken van de aanwezige faciliteiten in de kamers van Xxxxxx (Bastille 316), in acht nemende de volgende punten:
- Het bestuur van Xxxxxx heeft voorrang op de faciliteiten in de bestuurskamer (Bastille 316).
- De gebruikers van de kamer dienen zich te houden aan de gebruiksregels die door het bestuur zijn opgesteld.
- De faciliteiten mogen niet worden gebruikt voor privé-doeleinden.
- De kamer moet door de gebruiker in verzorgde staat worden achtergelaten.
- Het bestuur heeft het recht om materialen, die niet thuis horen in de kamers, of niet netjes zijn opgeruimd, zonder waarschuwing weg te gooien.
Kosten voortvloeiende uit het gebruik van de faciliteiten kunnen worden doorberekend aan de gebruiker.
COMMUNICATIE
Artikel 11:
Het bestuur communiceert over algemene zaken in eerste instantie via e-mail en houdt leden via deze weg op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen.
Uitnodigingen en stukken voor de overleggen genoemd in artikel 4.1, 4.2 en 4.4 worden per e-mail verstuurd. Het bestuur houdt de website van Apollo bij. Het bestuur houdt de website van Apollo bij. Op deze pagina zijn onder andere de laatste versies van de in artikel 6 beschreven reglementen te vinden.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 12:
Naar dit document kan worden verwezen als ‘Huishoudelijk Reglement’.
Artikel 13:
In alle gevallen waarin door de statuten en/of de reglementen van de vereniging niet is voorzien, beslist het bestuur.
Artikel 14:
Het bestuur van Xxxxxx behoud het recht om af te wijken van dit regelement indien zij daar gegronde reden voor heeft.
Artikel 15:
Dit Huishoudelijk Reglement treedt 1 maart 2001 in werking en is op 26 februari 2019 voor het laatst gewijzigd.