S UBSIDIEOVEREENKOMST voor een Project met meervoudige begunstigden in het kader van ERASMUS+1 NUMMER VAN DE OVEREENKOMST – XXX

Nummer van de overeenkomst: XXX

Overeenkomst voor een strategisch partnerschap met een duurtijd van meer dan24 maanden (versie 2015)

S UBSIDIEOVEREENKOMST voor een

Project met meervoudige begunstigden in het kader van XXXXXXX+1

NUMMER VAN DE OVEREENKOMST – XXX

EPOS vzw (Europese Programma’s voor Onderwijs, Opleiding en Samenwerking)

Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, 0X

0000 Xxxxxxx

Ondernemingsnummer: 456.074.994

Het Nationaal Agentschap (hierna te noemen: “het NA”), voor ondertekening van deze Overeenkomst vertegenwoordigd door de directeur, Xxxxxx Xxxxxxxxx, en handelend als gedelegeerd vertegenwoordiger van de Europese Commissie, hierna te noemen: “de Commissie”.

enerzijds,

en

XXX

XXX

officiële rechtsvorm (indien van toepassing): XXX

wettelijk registratienummer (indien van toepassing): XXX

wettelijk instellingsnummer (indien van toepassing): XXX

btw-nummer (indien van toepassing): XXX

PIC-nummer: XXX

Erasmus ID code (indien van toepassing): XXX

hierna te noemen "de coördinator", voor de ondertekening van deze Overeenkomst vertegenwoordigd door XXX

en de andere begunstigden zoals vermeld in Bijlage VI,

hierna voor de toepassing van deze Overeenkomst gezamenlijk te noemen “de begunstigden”, en afzonderlijk “begunstigde”, als een bepaling zonder onderscheid tussen de coördinator en een andere begunstigde van toepassing is,

anderzijds,

HEBBEN OVEREENSTEMMING BEREIKT

over de Bijzondere Voorwaarden (hierna te noemen: “de Bijzondere Voorwaarden”) Deel I, de Algemene Voorwaarden (hierna te noemen: “de Algemene Voorwaarden”) Deel II en de volgende Bijlagen:

Bijlage I Beschrijving van het Project

Bijlage II Geraamde begroting

Bijlage III Financiële en contractuele regels (gepubliceerd op xxxx://xxx.xxxx-xxxxxxxxxx.xx)

Bijlage IV Modellen voor overeenkomsten tussen de begunstigden en deelnemers (enkel van toepassing voor KA1)

Bijlage V Door de andere begunstigde(n) aan de coördinator bezorgde mandaatbrief/mandaatbrieven

Bijlage VI Lijst van de andere begunstigden

Bijlage VII Vertaling van de subsidieovereenkomst in het Nederlands, verplicht door Vlaamse regelgeving (gepubliceerd op xxxx://xxx.xxxx-xxxxxxxxxx.xx)

die een integrerend deel van deze Overeenkomst (hierna “de Overeenkomst”) vormen.

De bepalingen van de Bijzondere Voorwaarden hebben voorrang boven die van de Algemene Voorwaarden, zoals gepubliceerd op xxxx://xxx.xxxx-xxxxxxxxxx.xx.

De bepalingen van de Bijzondere Voorwaarden en de Algemene Voorwaarden hebben voorrang boven die in de Bijlagen

De bepalingen in Bijlage III hebben voorrang boven die in de overige Bijlagen.

De bepalingen in Bijlage II hebben voorrang boven die in Bijlage I.

DEEL I - BIJZONDERE VOORWAARDEN

  1. ONDERWERP VAN DE OVEREENKOMST

    1. Het NA heeft besloten een subsidie toe te kennen, onder de voorwaarden uiteengezet in de Bijzondere Voorwaarden, de Algemene Voorwaarden en de overige Bijlagen bij de Overeenkomst, voor het Project genaamd XXX ("het Project") in het kader van Xxxxxxxx, Kernactie 2: Strategische Partnerschappen, zoals beschreven in Bijlage I.

    2. Door ondertekening van de Overeenkomst aanvaarden de begunstigden de subsidie en stemmen zij ermee in het Project uit te voeren, handelend onder eigen verantwoordelijkheid.

    3. De begunstigden houden zich, indien het Instellingen voor Hoger Onderwijs betreft, aan de voorwaarden van het Erasmus Charter voor Hoger Onderwijs.

  2. INWERKINGTREDING EN DUUR VAN DE OVEREENKOMST

    1. De Overeenkomst wordt van kracht op de datum waarop zij door de laatste partij wordt ondertekend.

    2. Het Project loopt vanaf XXX tot en met XXX (beide inclusief).

  3. MAXIMAAL BEDRAG EN VORM VAN DE SUBSIDIE

    1. Xxxxxxxx toe te kennen subsidie

De subsidie bedraagt maximaal XXX EUR en heeft de vorm van eenheidsbijdragen en vergoeding van subsidiabele kosten die feitelijk zijn gemaakt, overeenkomstig de volgende bepalingen:

  1. subsidiabele kosten zoals gespecificeerd in Artikel II.16;

  2. geraamde begroting zoals gespecificeerd in Bijlage II;

  3. financiële regels zoals gespecificeerd in Bijlage III.

    1. Overdracht tussen begrotingsposten

Onverminderd de bepalingen van Artikel II.11 mogen de begunstigden de geraamde begroting vermeld in Bijlage II en de overeenkomstige activiteiten beschreven in Bijlage II, aanpassen via overdracht tussen de verschillende begrotingsposten, zonder dat een dergelijke aanpassing zal worden beschouwd als wijziging van de Overeenkomst in de zin van Artikel II.11, mits aan de onderstaande regels wordt voldaan:

  1. De begunstigde mag maximaal 20% van de voor Projectbeheer en -uitvoering, Transnationale projectbijeenkomsten, Intellectuele outputs, Multiplier events, Leer-, onderwijs- en trainingsactiviteiten en Uitzonderlijke kosten toegekende middelen verschuiven naar iedere andere begrotingspost, met uitzondering van de begrotingsposten Projectbeheer en -uitvoering en Uitzonderlijke kosten.

  2. Iedere overdracht tussen begrotingsposten mag het aan de begunstigde begrotingspost overeenkomstig bijlage II toegekende bedrag met ten hoogste 20% verhogen.

  3. De begunstigde mag middelen uit iedere begrotingspost verschuiven naar de begrotingspost Ondersteuning van bijzondere behoeften, ook indien er geen middelen voor Ondersteuning van bijzondere behoeften zijn toegekend zoals gespecificeerd in bijlage II. In dat geval is de maximale verhoging van de begrotingspost Ondersteuning van bijzondere behoeften met 20% niet van toepassing.

  4. In afwijking van punt (a) hierboven mag de begunstigde middelen uit iedere begrotingspost behalve Ondersteuning van bijzondere behoeften verschuiven naar de begrotingspost Uitzonderlijke kosten teneinde bij te dragen aan de kosten van een financiële zekerheidsstelling voor zover die door het NA in Artikel I.4.1 wordt vereist en ook indien er geen middelen voor Uitzonderlijke kosten zijn toegekend zoals gespecificeerd in bijlage II. In dat geval is de maximale verhoging van de begrotingspost Uitzonderlijke kosten met 20% niet van toepassing.

  1. REGELINGEN M.B.T. RAPPORTERING EN BETALING

Ten aanzien van rapportering en betaling gelden de volgende bepalingen:

    1. Betaling van de eerste voorfinanciering

De voorfinanciering is bedoeld om de begunstigden de nodige kasmiddelen te verstrekken.

Het NA betaalt de coördinator binnen 30 dagen na inwerkingtreding van de Overeenkomst een eerste voorfinanciering van XXX EUR, hetgeen overeenkomt met 40% van de maximale subsidie zoals gespecificeerd in Artikel I.3.1.

    1. Interimrapportering en nadere voorfinancieringen

Tegen XXX stelt de coördinator via Mobility Tool+ (indien beschikbaar) een voortgangsrapport inzake de uitvoering van het Project op die de rapporteringsperiode vanaf het begin van de uitvoering van het Project zoals gespecificeerd in Artikel I.2.2. tot en met XXX omvat.

Tegen XXX of wanneer ten minste 70% van het bedrag van de eerste voorfinanciering is aangewend ter dekking van de kosten van het Project, stelt de coördinator via Mobility Tool+ (indien beschikbaar) een interimrapport inzake de uitvoering van het Project op die de rapporteringsperiode vanaf XXX tot en met XXX omvat.

Voor zover uit het interimrapport blijkt dat de coördinator ten minste 70% van het bedrag van de eerste voorfinanciering heeft aangewend, geldt het interimrapport als een verzoek om nadere voorfinanciering en wordt daarin het gevraagde bedrag vermeld tot EUR XXX, overeenkomend met 40% van de maximale subsidie zoals gespecificeerd in artikel I.3.1.

Blijkt uit het interimrapport dat minder dan 70% van de eerste voorfinanciering is aangewend ter dekking van de kosten van het Project, dan dient de coördinator een nader interimrapport in zodra ten minste 70% van het bedrag van de eerste voorfinanciering is gebruikt, wat zal gelden als een verzoek om nadere voorfinanciering en waarin het gevraagde bedrag wordt vermeld van EUR XXX, overeenkomend met 40% van de maximale subsidie zoals gespecificeerd in artikel I.3.1.

Onverminderd de artikelen II.17.2. en II.17.3 en na goedkeuring van het interimrapport door het NA, keert het NA de nadere voorfinanciering uit aan de coördinator binnen 60 kalenderdagen na ontvangst van het via Mobility Tool+ (indien beschikbaar) ingediende interimrapport.

    1. Eindrapportering en eindafrekeningsverzoek

Binnen 60 kalenderdagen na afloop van het in Artikel I.2.2. genoemde Project stelt de coördinator via Mobility Tool+ een eindrapportering op inzake de uitvoering van het Project en laadt alle projectresultaten op in VALOR zoals gespecificeerd in Artikel I.10.2. Die rapportering dient informatie te bevatten ter rechtvaardiging van het gevraagde bedrag op basis van eenheidsbijdragen wanneer de subsidie wordt verstrekt in de vorm van eenheidsbijdragen of de feitelijk gemaakte subsidiabele kosten overeenkomstig Artikel II.16 en Bijlage III.

De eindrapportering wordt beschouwd als het verzoek van de coördinator om uitkering van het resterende saldo van de subsidie.

De coördinator dient te bevestigen dat de in het eindafrekeningsverzoek verstrekte informatie volledig, betrouwbaar en juist is. De coördinator dient daarnaast te bevestigen dat de gemaakte kosten conform de Overeenkomst als subsidiabele kosten beschouwd kunnen worden en dat het betalingsverzoek afdoende wordt onderbouwd door middel van ondersteunende documentatie verband houdende met de controles of audits zoals beschreven in Artikel II.20.

    1. Eindafrekening

De eindafrekening is eenmalig en is bedoeld ter vergoeding of dekking van de na afloop van de in Artikel I.2.2 genoemde periode resterende subsidiabele kosten die de begunstigden voor de uitvoering hebben gemaakt.

Onverminderd de Artikelen II.17.2 en II.17.3 dient het NA na ontvangst van de in de eindrapportering genoemde documenten het verschuldigde saldo uit te keren binnen 60 kalenderdagen.

Dit bedrag wordt vastgesteld na goedkeuring van de eindrapportering en conform de vierde alinea. Goedkeuring van de eindrapportering staat niet gelijk aan erkenning dat de daarin vervatte verklaringen en gegevens rechtsgeldig, waarachtig, volledig en correct zijn.

Het verschuldigde saldo wordt vastgesteld door het totaalbedrag van de reeds betaalde voorfinanciering en interimbetalingen in mindering te brengen op het definitieve subsidiebedrag zoals vastgesteld overeenkomstig Artikel II.18. Voor zover het totaal van eerdere betalingen het definitieve subsidiebedrag zoals vastgesteld overeenkomstig Artikel II.18 overschrijdt, kan het saldo worden uitgekeerd in de vorm van een vordering zoals voorzien in Artikel II.19.

    1. Niet-indiening van documenten

Heeft de coördinator verzuimd een interimrapportering of eindrapportering in te dienen, samen met de hiervoor bedoelde documenten, dan stuurt het NA binnen 15 kalenderdagen na de deadline een officiële herinnering. Verzuimt de coördinator opnieuw om de genoemde rapportering binnen 30 kalenderdagen na deze herinnering in te dienen, dan behoudt het NA zich het recht voor de Overeenkomst te beëindigen conform Artikel II.15.2.1(c) en terugstorting van het volledige bedrag van de voorfinancieringen te eisen conform Artikel II.19.

    1. Taal waarin betalingsverzoeken en rapporteringen moeten worden opgesteld

De begunstigde stelt alle betalingsverzoeken en rapporteringen op in het Engels.

    1. Omrekening naar euro's van in een andere munteenheid gemaakte kosten

In afwijking van Artikel II.17.6 worden in een andere munteenheid gemaakte kosten door de begunstigde in euro's omgerekend tegen de dagelijkse wisselkoers zoals die door de Europese Centrale Bank wordt vastgesteld en op haar website2 wordt gepubliceerd, geldig op de dag waarop de overeenkomst door de laatste van de twee partijen wordt ondertekend.

  1. BANKREKENING VOOR BETALINGEN

Alle betalingen geschieden op de hieronder vermelde bankrekening van de begunstigde:

Naam van de bank: XXX

IBAN-code: XXX

Exacte benaming van de rekeninghouder zoals vermeld op de bankuittreksels: XXX

Adres van de rekeninghouder indien verschillend van het adres van de coördinator: XXX

  1. DATA CONTROLLER EN CONTACTGEGEVENS VAN DE PARTIJEN

    1. Data controller

De entiteit die optreedt als data controller overeenkomstig Artikel II.6 is EPOS vzw.

    1. Contactgegevens van het NA

Alle mededelingen voor het NA dienen als volgt te worden geadresseerd:

EPOS vzw (Europese Programma’s voor Onderwijs, Opleiding en Samenwerking)

Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 - 0X, 0000 Xxxxxxx

E-mailadres: XX0@xxxx-xxxxxxxxxx.xx

    1. Contactgegevens voor de begunstigden

Alle mededelingen van het NA voor de begunstigden zullen naar de coördinator worden gestuurd op het volgende adres:

XXX

  1. BESCHERMING EN VEILIGHEID VAN DEELNEMERS

De begunstigden hanteren doelmatige procedures en regelingen om de bescherming en veiligheid van de deelnemers aan het Project te waarborgen.

De begunstigden zien erop toe dat de deelnemers aan mobiliteitsactiviteiten in het buitenland afdoende zijn verzekerd.

  1. TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENBESLECHTING

    1. De Overeenkomst is onderworpen aan het recht van België.

    2. De overeenkomstig het toepasselijk nationaal recht aangewezen bevoegde rechter heeft exclusieve bevoegdheid tot het behandelen van geschillen tussen het NA en de begunstigde over de interpretatie, toepassing of geldigheid van deze Overeenkomst indien het geschil niet in der minne beslecht kan worden.

  2. AANVULLENDE BEPALINGEN INZAKE HET GEBRUIK VAN DE RESULTATEN (MET INBEGRIP VAN INTELLECTUELE EN INDUSTRIËLE EIGENDOMSRECHTEN)

In aanvulling op de bepaling van Artikel II.8.3 geldt dat indien de begunstigden onderwijsmateriaal produceren binnen het kader van het Project, dit materiaal kosteloos en via open licenties3 via het internet beschikbaar moet worden gesteld.

  1. GEBRUIK VAN IT

    1. Mobility Tool+

De coördinator is verplicht om via de webapplicatie Mobility Tool+ alle gegevens in verband met de ondernomen mobiliteitsactiviteiten vast te leggen, inclusief activiteiten waarvoor de EU-subsidie nul euro bedraagt, en het Voortgangsrapport, het interimrapport (indien beschikbaar in Mobility Tool+) en het eindrapport op te stellen en in te dienen.

    1. VALOR - Verspreidingsplatform

De coördinator registreert de resultaten van het Project in VALOR, het disseminatieplatform voor het Programma (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/), in overeenstemming met de daar vermelde instructies.

De eindrapportage kan pas worden goedgekeurd nadat de projectresultaten in VALOR zijn opgeladen op het moment van de indiening van het eindrapport.

  1. AANVULLENDE BEPALINGEN INZAKE UITBESTEDING

In afwijking van de bepalingen in Artikel II.10 is het de begunstigden niet toegestaan activiteiten uit te besteden die vanuit de begrotingspost Intellectuele outputs worden gefinancierd.

In afwijking van het bovenstaande zijn de bepalingen vermeld onder punten (c) en (d)van Artikel II.10.2 op geen enkele budgetcategorie van toepassing met uitzondering van Uitzonderlijke kosten.

  1. SPECIALE BEPALINGEN AANGAANDE DE FINANCIËLE VERANTWOORDELIJKHEID VOOR TERUGBETALINGEN

De financiële verantwoordelijkheid van elke begunstigde anders dan de coördinator zal beperkt zijn tot het bedrag dat de betrokken begunstigde heeft ontvangen.

  1. BEPALINGEN VAN DE ALGEMENE VOORWAARDEN DIE NIET VAN TOEPASSING ZIJN

De onderstaande bepalingen van Deel II - Algemene voorwaarden van deze Overeenkomst zijn niet van toepassing: II.16.2.1., II.16.2.2., II.16.2.3., II.16.2.4., II.16.2.6., II.16.4.1., II.16.4.2., II.16.4.3., II.16.4.5.

  1. ONDERSTEUNING VAN DEELNEMERS

Voor zover de uitvoering van het Project ondersteuning van de deelnemers vergt, zullen de begunstigden die ondersteuning bieden overeenkomstig de voorwaarden zoals neergelegd in Bijlage I en Bijlage IV (indien van toepassing) waarin in ieder geval het volgende is vastgelegd:

  1. de maximale financiële ondersteuning, die op zijn hoogst EUR 60.000 per deelnemer bedraagt;

  2. de criteria voor het vaststellen van het exacte bedrag aan ondersteuning;

  3. de activiteiten waarvoor de deelnemer in aanmerking kan komen voor ondersteuning, op basis van een vaste lijst;

  4. een definitie van de personen of categorieën personen die mogelijk in aanmerking komen voor ondersteuning;

  5. de criteria voor het verstrekken van ondersteuning.

De begunstigden dienen:

  • Hetzij het bedrag van de financiële ondersteuning voor de begrotingsposten reizen en individuele ondersteuning volledig over te maken aan de deelnemers aan Transnationale leer/onderwijs/opleidingsactiviteiten, op basis van de tarieven voor eenheidsbijdragen zoals gespecificeerd in Bijlage III;

  • Of de ondersteuning voor de begrotingsposten reizen en individuele ondersteuning aan deelnemers aan Transnationale leer/onderwijs/opleidingsactiviteiten over te maken in de vorm van aanbieden van de reis, het verblijf en de taalkundige ondersteuning. In dat geval zien de begunstigden erop toe dat de reis, het verblijf en de taalkundige ondersteuning aan de passende kwaliteits- en veiligheidseisen voldoen.

Het staat de begunstigden vrij om de beide opties uit de voorgaande alinea te combineren zolang zij de eerlijke en gelijke behandeling van alle deelnemers kunnen waarborgen. In dat geval gelden de voorwaarden van de afzonderlijke opties voor de begrotingsposten waarop de opties van toepassing zijn.

  1. TOESTEMMING VAN OUDERS/VOOGD

De begunstigde dient de toestemming van ouders/voogd te verkrijgen voor minderjarige deelnemers vooraleer zij participeren aan enigerlei mobiliteitsactiviteit.

  1. BEGUNSTIGDEN DIE INTERNATIONALE ORGANISATIES ZIJN

Dit artikel is enkel van toepassing indien een begunstigde een internationale organisatie is

    1. Geschillenbeslechting - Arbitrage

(a) In afwijking van artikel I.8 wordt een geschil tussen het NA en XXX in verband met de Overeenkomst dat niet in der minne kan worden geschikt, voorgelegd aan een arbitragecommissie overeenkomstig de procedure beschreven onder (b) tot en met (g).

(b) De partij die voornemens is gebruik te maken van arbitrage, stelt de wederpartij daarvan in kennis, onder vermelding van de aangewezen arbiter. De wederpartij wijst haar arbiter aan binnen een maand na ontvangst van de schriftelijke kennisgeving. Beide arbiters wijzen in onderling overleg binnen drie maanden na te zijn aangewezen een derde arbiter aan die als voorzitter van de arbitragecommissie optreedt, tenzij beide partijen zijn overeengekomen te volstaan met één arbiter.

(c) Binnen één maand na aanwijzing van de derde arbiter komen de partijen de taakomschrijving van de arbitragecommissie overeen, met inbegrip van de te volgen procedure.

(d) De arbitrale procedure vindt plaats in [NA: de plaats vermelden].

(e) De arbitragecommissie past de voorwaarden van de Overeenkomst toe. De arbitragecommissie omkleedt haar uitspraak met gedetailleerde redenen.

(f) De uitspraak is definitief en bindend voor de partijen, die hierbij uitdrukkelijk afzien van iedere vorm van beroep of herziening.

(g) De kosten, inclusief alle redelijke honoraria die de partijen moeten voldoen in verband met de arbitrage, worden door de arbitragecommissie over de partijen verdeeld.

    1. Controles en audits

Het NA richt verzoeken om controles of audits overeenkomstig artikel II.20 aan de directeur-generaal van de internationale organisatie.

Internationale organisaties verstrekken aan het NA alle ter zake dienende financiële informatie, met inbegrip van rekeningoverzichten in verband met het Project, als zij het Project uitvoeren of hun gelieerde entiteiten of een onderaannemer deelneemt aan het Project.

    1. Toepasselijk recht

In afwijking van artikel I.8.1 wordt de Overeenkomst beheerst door het toepasselijk Unierecht, waar nodig aangevuld met het recht van het land waarin de internationale organisatie zijn officieel geregistreerd hoofdkwartier heeft (lidstaat of EVA-land).

    1. Voorrechten en immuniteiten

Niets in de Overeenkomst mag worden uitgelegd als een verklaring van afstand van voorrechten of immuniteiten die aan de internationale organisatie zijn verleend door de documenten die de Overeenkomst vormen of ingevolge het internationale recht.

HANDTEKENINGEN

Namens de begunstigde namens het NA

XXX Xxxxxx Xxxxxxxxx,

XXX directeur

Opgemaakt te Opgemaakt te BRUSSEL

op op

1 VERORDENING (EU) Nr. 1288/2013 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN VAN DE RAADvan 11 december 2013 tot vaststelling van 'Erasmus+': het programma van de Unie voor onderwijs, opleiding, jeugd en sport

(xxxx://xxx-xxx.xxxxxx.xx/XxxXxxXxxx/XxxXxxXxxx.xx?xxxxXX:X:0000:000:0000:0000:XX:XXX)

2 xxxx://xxx.xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxx.xx.xxxx

3 Open licentie – een methode op basis waarvan de eigenaar van een werk andere partijen toestemming geeft om van dat werk gebruik te maken. Aan ieder leermiddel wordt een licentie verbonden. Er bestaan verschillende open licenties, afhankelijk van het toestemmingsniveau of de opgelegde beperkingen; het staat de begunstigde vrij om zelf te bepalen welke licentie op zijn of haar werk van toepassing zal zijn. Aan ieder geproduceerd leermiddel moet een licentie gekoppeld zijn. Een open licentie is geen overdracht van auteursrechten of intellectuele eigendomsrechten (IER).

7

Document Metadata

Filed: January 19th, 2023