Verhuurreglement voor het gebruik van de zalen van de musea en erfgoedinstellingen van Musea en Erfgoed Antwerpen
Verhuurreglement voor het gebruik van de zalen van de musea en erfgoedinstellingen van Musea en Erfgoed Antwerpen
Gemeenteraadsbesluit: 152 van maandag 28 februari 2011
Begrippen
In dit verhuurreglement worden de volgende begrippen gebruikt met de daarachter omschreven
betekenissen:
• aanvraagformulier: gedetailleerd formulier met vragen waarmee een potentiële gebruiker vraagt om in een museum of erfgoedinstelling een evenement te organiseren
• evenement: een georganiseerde gebeurtenis waarvan de duur door betrokkenen wordt bepaald
• gebruiker: natuurlijke of rechtspersoon die met een museum of erfgoedinstelling een overeenkomst aangaat tot gebruik van een of meer ruimten die door die instelling worden beheerd
• instelling: museum of erfgoedinstelling, een organisatie met of zonder rechtspersoonlijkheid, onderdeel uitmakend van Musea en Erfgoed Antwerpen
• retributiereglement: reglement met tarieven voor diensten of het gebruik van ruimten en faciliteiten van musea of erfgoedinstellingen
• toezichtpersoneel: personeel in dienst van een museum of erfgoedinstelling belast met het toezicht op de instelling en veiligheid binnen een instelling
• verantwoordelijke (coördinator) van de instelling: persoon aangewezen door of in naam van een museum of erfgoedinstelling met de bevoegdheid de instelling te vertegenwoordigen in verband met een of meer evenementen
Artikel 1 - Toepassing
Dit verhuurreglement is van toepassing op de juridische relaties tussen aanvragers van gebruik en gebruikers van een of meer ruimten in een museum of erfgoedinstelling aan de ene kant en de instelling van Musea en Erfgoed Antwerpen langs de andere kant.
Artikel 2 - Aanvraag
De potentiële gebruiker ontvangt dit verhuurreglement samen met het aanvraagformulier en het retributiereglement van de instelling.
Een aanvraag via het aanvraagformulier kan gedaan worden van zes maanden tot zes weken voor de aanvang van een gepland evenement.
De aanvrager verkrijgt met een volledig ingevuld aanvraagformulier automatisch een optie op de gevraagde locatie als deze beschikbaar is.
Artikel 3 - Veiligheid
De organisatie van evenementen in een instelling is steeds ondergeschikt aan de hoofdactiviteit van de instelling. De gebruiker zal zijn gebruik daarnaar inrichten en is verplicht de aanwijzingen van de verantwoordelijke, het toezichtpersoneel en het ‘facility team’ van de instelling te volgen.
De gebruiker draagt er zorg voor dat alle brandblusinstallaties en andere veiligheidsvoorzieningen, de vluchtwegen en nooddeuren in de gebruikte ruimten en de algemene ruimtes waarlangs de bezoekers van het evenement vanaf de ingang van de instelling die ruimten kunnen bereiken, altijd vrijgehouden worden. De gebruiker staat er voor in dat de degenen die een evenement bijwonen of daaraan deelnemen of bijdragen zich ook zo gedragen.
Artikel 4 – Totstandkoming overeenkomst
Een overeenkomst tussen een instelling en een gebruiker komt pas tot stand na toestemming van Musea en Erfgoed Antwerpen, nadat de gebruiker het noodzakelijke aanvraagformulier heeft ingevuld en het voorschot werd betaald.
Artikel 5 - Eindafrekening
Na afloop van het evenement ontvangt de gebruiker van de instelling een eindafrekening opgemaakt op basis van de effectief verrichte prestaties en eventuele extra diensten.
Artikel 6 - Verplichtingen van de instelling
De verplichtingen van de instelling zijn beperkt tot deze opgesomd in het aanvraagformulier waarmee zij zich akkoord heeft verklaard, zonodig na toestemming van Musea en Erfgoed Antwerpen.
Artikel 7 - Verzekering aansprakelijkheid gebruiker
De gebruiker is ten aanzien van de instelling aansprakelijk voor alle schade die tijdens een evenement – waarvoor een of meer ruimten in de instelling gebruikt worden – aan de instelling en de inrichting van de ruimten mocht ontstaan. De gebruiker moet zich verzekeren tegen het hierboven omschreven risico ter begunstiging van de instelling. De gebruiker is verder verplicht zich te verzekeren tegen zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden voor zowel lichamelijke als immateriële schade in verband met het evenement, ter begunstiging van de instelling. Onder zijn aansprakelijkheid moet ook begrepen worden die van de personen die van zijn kant het evenement bijwonen of daar hun medewerking aan verlenen.
Artikel 8 - Grafische identiteit
Het is de gebruiker verboden te verwijzen naar enige grafische identiteit van de instelling of Musea en Erfgoed Antwerpen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de instelling.
Artikel 9 - Toegelaten activiteiten
De ruimten in de instelling worden uitsluitend ter beschikking van de gebruiker gesteld voor activiteiten die naar hun vorm en inhoud passen in de musea en erfgoedinstellingen.
Bijeenkomsten van politieke partijen worden niet toegestaan.
De gebruiker onderschrijft de grondwet, de wetten van het Belgische volk en het Europees verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.
De gebruiker neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samenleven.
Musea en Erfgoed Antwerpen kan bij twijfel over de aard van de activiteit steeds beslissen de activiteit niet toe te laten.
Het is de gebruiker verboden zijn toelating tot gebruik aan derden af te staan.
Musea en Erfgoed Antwerpen kan in voorkomend geval niet aansprakelijk worden gesteld voor mogelijke schade aan de gebruiker of aan derden.
Artikel 10 - Sancties
Oneigenlijk gebruik van de ruimten van de instelling en/of het niet optreden als een “goede huisvader”, kan leiden tot een huurverbod voor maximaal twee jaar in alle instellingen die onder dit verhuurreglement vallen.
Artikel 11 - Rookverbod
In alle instellingen heerst overal – ook in de eventuele binnentuinen – een strikt rookverbod. Consumptie van dranken of etenswaren is ook strikt verboden, met uitzondering van de ruimte waar dit uitdrukkelijk is toegestaan.
Artikel 12 - Rondleidingen met gids
Gebruik van een ruimte in een instelling wordt bij voorkeur gebonden aan een rondleiding in de instelling. Enkel in het Rubenianum en de Erfgoedbibliotheek Xxxxxxx Xxxxxxxxxx zijn geenrondleidingen mogelijk.
Rondleidingen zijn mogelijk in het Nederlands, Frans, Engels en Duits.
De gebruiker moet gidsen hiervoor tenminste drie weken vooraf reserveren via de Gidsenwerking van Antwerpen Toerisme en Congres: via telefoon 03 232 01 03 of per mail xxxxxxxx@xxxx.xxxxxxxxx.xx, tenzij het museum of de erfgoedinstelling zelf daarvoor moet worden gecontacteerd.
Artikel 13 - Toezicht
Het noodzakelijke veiligheidspersoneel en een verantwoordelijke coördinator van de instelling zijn verplicht aanwezig tijdens het evenement. Als de instelling op basis van haar ervaring van oordeel is dat, omwille van de aard van het evenement of van het aantal genodigden, de inzet van extra personeel noodzakelijk is, worden deze kosten supplementair aangerekend.
Artikel 14 - Sluitingsdagen
Evenementen worden niet toegestaan op zon- en feestdagen. In principe zijn er geen verhuurmogelijkheden op maandag, met uitzondering van het Rubenianum, het Middelheimmuseum, de Erfgoedbibliotheek Xxxxxxx Xxxxxxxxxx en het Museum aan de Stroom.
Verhuur tijdens periode II van het retributiereglement kan niet worden toegestaan als een instelling een avondopening heeft.
Artikel 15 - Catering
De gebruiker is verantwoordelijk voor de catering tijdens het evenement en doet daartoe een beroep op een externe cateraar naar zijn keuze. De gebruiker brengt de instelling tenminste vier weken voor aanvang van het evenement op de hoogte van de gekozen cateraar.
Het Middelheimmuseum en het Museum aan de Stroom werken in principe met de eigen concessionaris voor catering. De instelling is bevoegd een voorgestelde cateraar met opgave van redenen te weigeren. De cateraar moet handelen in overeenstemming met de huisregels van de instelling en de aanwijzingen van de verantwoordelijke van de instelling.
Artikel 16 - Publiciteit
De gebruiker mag de naam van de instelling en Musea en Erfgoed Antwerpen enkel gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor de aanduiding van de locatie waar het evenement zal plaatsvinden. In de uitingen uit naam van de gebruiker, van welke aard dan ook, moet iedere relatie met de instelling of Musea en Erfgoed Antwerpen achterwege blijven.
Artikel 17 - Visibiliteit gebruiker en vergunningen
De gebruiker informeert de instelling ten minste vier weken voor de aanvang van een evenement over de details ervan: de inrichting, de te gebruiken materialen en kleuren(combinaties), het programma en de omvang van het evenement.
De gebruiker moet zelf op eigen kosten zorgen voor eventueel noodzakelijke
overheidsvergunningen en overheidsontheffingen. Hij bezorgt deze samen met bovenstaande informatie over het evenement ter inzage aan de instelling. Weigering of intrekking van vergunningen of ontheffingen zijn voor risico van de gebruiker.
De instelling kan de gebruiker rechtstreeks bindende aanwijzingen geven tot wijzigingen in de voorgestelde opzet van het evenement.
Artikel 18 - Toegangscontrole
De instelling laat bezoekers van een door de gebruiker georganiseerd evenement enkel toe op vertoon van een geldige uitnodiging, opgesteld in overeenstemming tussen de gebruiker en de instelling. De instelling kan een bezoeker die niet in het bezit is van een dergelijke uitnodiging de toegang tot de instelling weigeren.
Artikel 19 - Schade
De gebruiker en de verantwoordelijke van de instelling maken direct voorafgaand aan de aanvang van het evenement een beschrijving op van de ter beschikking gestelde ruimten en van de algemene ruimten waarlangs de bezoekers van het evenement vanaf de ingang van de instelling die ruimten kunnen bereiken. Onmiddellijk na afloop van het evenement maken de gebruiker en de verantwoordelijke van de instelling opnieuw een beschrijving op van die ruimten. Verschillen tussen deze beide beschrijvingen zullen op kosten van de gebruiker hersteld worden.
Artikel 20 - Overmacht
In geval van overmacht worden de verplichtingen van de instelling opgeschort. Als de overmacht langer duurt dan drie maanden, zijn zowel de instelling als de gebruiker gerechtigd, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, de overeenkomst voor het niet uitvoerbare gedeelte te beëindigen door de wederpartij daarvan bij aangetekend schrijven in kennis te stellen.
Artikel 21 - Toepasselijk recht
Op de relatie tussen de instelling aan de ene kant en de gebruiker aan de andere kant is het Belgisch recht van toepassing.
Artikel 22 - Geschillen
Voor geschillen voortvloeiend uit een gebruiksovereenkomst, zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen bevoegd.