OVEREENKOMST ACCOUNTANTSDIENSTEN
OVEREENKOMST ACCOUNTANTSDIENSTEN
TUSSEN
Gemeente Haarlemmermeer
en
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
INHOUDSOPGAVE
Artikel 1 Definities
Artikel 2 Rangorde
Artikel 3 Looptijd van de Overeenkomst; tussentijdse beëindiging
Artikel 4 Onderwerp van de Overeenkomst: afname van producten/diensten Artikel 5 Prijzen
Artikel 6 Facturen
Artikel 7 Overzicht en informatie
Artikel 8 Overdracht rechten en plichten derden Artikel 9 Geheimhouding
Artikel 10 Privacy
Artikel 11 Verzekering
Artikel 12 Covid-19
Artikel 13 Overige bepalingen
Annex 1 Programma van Eisen
Annex 2 Algemene Inkoopvoorwaarden Annex 3 Aanbestedingsleidraad
Annex 4 Inschrijving incl. Tarievenblad Annex 5 Nota’s van Inlichtingen
DE ONDERGETEKENDEN
De Gemeente Haarlemmermeer, gevestigd Xxxxxxxxxxxxx 0, xx Xxxxxxxxx, ter uitvoering van het besluit van de Raad van …….2021 (2021/…….) betreffende de aanwijzing van de accountant ingevolge artikel 213 lid 2 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw M.H.F. Schuurmans-Wijdeven, burgemeester, de gemeente Haarlemmermeer hierna te noemen: “de gemeente”;
en
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., statutair gevestigd te Amsterdam, KvK-nummer 34180285 en kantoorhoudende aan xx Xxxxxx X. Xxxxxxxxxxxxx 0, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de mevrouw <naam>, <functie>, verder te noemen “opdrachtnemer”,
gezamenlijk, respectievelijk afzonderlijk ook wel te noemen "partijen", respectievelijk "partij";
IN AANMERKING NEMENDE:
a. dat de gemeente voor de accountantsdiensten een Europees Openbare aanbestedingsprocedure gevolgd heeft;
b. dat opdrachtnemer een inschrijving heeft ingediend, welke de winnende inschrijver is gebleken en dat opdrachtnemer voor gunning in aanmerking komt;
c. dat opdrachtnemer zich in voldoende mate op de hoogte heeft gesteld van de opdracht en de gang van zaken binnen de gemeente;
d. dat de gemeente thans de betreffende opdracht wil verstrekken overeenkomstig de onderstaande voorwaarden/aanbestedingsdocumenten;
e. dat partijen op onderstaande condities deze Overeenkomst wensen te sluiten.
VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT
Artikel 1 Definities
In deze Overeenkomst en nadere overeenkomsten wordt verstaan onder:
1. Algemene Inkoopvoorwaarden: de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente Haarlemmermeer 2015: VNG-model algemene inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten 2015, inclusief Standaardafwijkingen Gemeente Haarlemmermeer op het VNG- model algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (annex 2);
2. Aanbestedingsleidraad: de door gemeente uitgebrachte Aanbestedingsleidraad Accountantsdiensten d.d. 5 januari 2021 (annex 3);
3. Programma van Eisen: Programma van Eisen Accountantsdiensten d.d. 17 december 2020 (annex 1)
4. Inschrijving: de aanbieding van PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. d.d. 24 februari 2021 (annex 4);
5. Nota van Inlichtingen: de nota of nota’s van inlichtingen die in het kader van de aanbestedingsprocedure door opdrachtgever zijn uitgebracht (annex 5);
6. Overeenkomst: onderhavige overeenkomst inclusief alle annexen.
Artikel 2 Rangorde
1. De navolgende bescheiden maken deel uit van de Overeenkomst. Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn, geldt de navolgende rangorde, waarbij het eerstgenoemde document prevaleert boven het later genoemde:
1. Onderhavige Overeenkomst;
2. Nota van inlichtingen
3. Programma van eisen;
4. Aanbestedingsleidraad;
5. Algemene inkoopvoorwaarden;
6. Inschrijving.
2. Voor zover echter de kwaliteit van het aangebodene uitgaat boven hetgeen in Programma van Eisen is geëist, prevaleert de Inschrijving.
Artikel 3 Looptijd van de Overeenkomst; tussentijdse beëindiging
1. Deze Overeenkomst gaat in op 1 juni 2021 en wordt aangegaan voor de duur van 36 maanden derhalve tot en met 31 mei 2024 waarbij de gemeente gebruik kan maken van de optie tot verlenging van viermaal 12 maanden na schriftelijke kennisgeving tenminste drie maanden voor de afloopdatum.
2. Deze Overeenkomst eindigt tussentijds met wederzijds goedvinden op een door partijen in onderling overleg te bepalen tijdstip.
3. De Gemeente is gerechtigd deze Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden, in geval zich gedurende de looptijd van de Overeenkomst ten aanzien van Opdrachtnemer uitsluitingsgronden voordoen welke in de aanbesteding gesteld werden (als bedoeld in artikel 2.86 en 2.87 Aanbestedingswet).
4. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn ook na beëindiging of na afloop van de Overeenkomst voort te duren, blijven na beëindiging of na afloop van deze Overeenkomst bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer het bepaalde omtrent geheimhouding.
Artikel 4 Onderwerp van de Overeenkomst: afname van producten/diensten
1. Opdrachtnemer dient zorg te dragen voor de correcte en tijdige uitvoering van de accountantsdiensten conform gemaakte afspraken welke zijn vastgelegd in de bescheiden zoals vermeld in artikel 2.
2. Alle aanvullende toekomstige (werk)afspraken maken integraal onderdeel uit van deze Overeenkomst.
3. Opdrachtgever zal alle gegevens en bescheiden, die opdrachtnemer nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de door opdrachtnemer gewenste vorm en wijze aan opdrachtnemer ter beschikking te stellen. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn. Dit laat echter de verplichtingen van opdrachtnemer om uit hoofde van wet- en regelgeving en gedrags- en beroepsregels om de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de gegevens vast te stellen, onverlet.
4. De opdracht wordt door opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van geldende wet- en regelgeving, de van toepassing zijnde beroepsregels daaronder begrepen. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde wet- en regelgeving strijdig of onverenigbaar is.
Artikel 5 Prijzen
1. In het Tarievenblad van de Inschrijving zijn de prijzen voor de accountantsdiensten vastgelegd. Alle prijzen zijn all-in prijzen. Hiermee wordt bedoeld dat alle kosten in het uurtarief/de tarieven verwerkt zijn, zoals bedrijfskosten, overhead, administratieve kosten, materialen, verzekering etc.
2. De vermelde prijzen en tarieven zijn in euro en exclusief BTW.
3. Voor (optionele) werkzaamheden kan mogelijk vooraf een offerte worden uitgebracht. De prijzen van deze offerte mogen niet afwijken van de in het eerste lid overeengekomen prijzen.
4. De in het eerste lid overeengekomen prijs wordt gewijzigd als volgt: de wijziging van de prijs vindt eenmaal per jaar plaats met ingang van 1 januari van het betreffende jaar, voor het eerst per 1 januari 2023. De wijziging vindt plaats op basis van de wijziging van het maandindexcijfer volgens de consumentenprijsindex (CPI) reeks alle huishoudens (2015=100), gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). De gewijzigde prijs wordt als volgt berekend: de gewijzigde prijs is gelijk aan de geldende prijs op de wijzigingsdatum (1 januari van een jaar), vermenigvuldigd met het indexcijfer van de kalendermaand die aanvangt drie kalendermaanden voor de wijzigingsdatum (1 oktober van een jaar), gedeeld door het indexcijfer van de kalendermaand die aanvangt vijftien kalendermaanden voor de kalendermaand waarin de prijs wordt aangepast (1 oktober van een jaar).
5. Voor de geldigheid van de indexering dient opdrachtnemer aan gemeente vooraf schriftelijk mededeling te doen van de door te voeren indexering. Prijsverlagingen dienen direct te worden doorberekend.
6. Indien het CBS-bekendmaking van genoemd prijsindexcijfer staakt of de basis van de berekening daarvan wijzigt, zal een zoveel mogelijk daaraan aangepast of vergelijkbaar indexcijfer worden gehanteerd. Bij verschil van mening hieromtrent kan door de meest gerede partij aan de directeur van het CBS een uitspraak worden gevraagd die voor partijen bindend is. De eventueel hieraan verbonden kosten worden door partijen elk voor de helft gedragen.
Artikel 6 Facturen
1. Elke factuur vermeldt minimaal: naam/adres feitelijke opdrachtgever, desbetreffende cluster en team en tevens omschrijving van diensten/producten, datum van levering en specificatie van diensten/producten. Daarnaast is <het aangegane verplichtingennummer (AGV) / opdrachtnummer / contractnummer/ werkordernummer> vereist te vermelden op de factuur.
2. Uitsluitend facturen voorzien van voornoemde gegevens worden door de gemeente in behandeling genomen.
Artikel 7 Overzicht en informatie
1. Partijen hebben minimaal eenmaal per jaar en zo nodig één maal per kwartaal overleg over de uitvoering van de overeenkomst, waarin opdrachtnemer minimaal rapporteert over de volgende onderwerpen: dienstverlening, facturering en de onderlinge samenwerking.
2. Binnen de organisatie van opdrachtnemer wordt een contactpersoon aangewezen, die voor een correcte verwerking kan/zal zorgdragen en bij wie eventueel navraag tijdens de contractperiode kan worden gedaan. De door opdrachtnemer ten behoeve van de gemeente ingezette contactpersonen zijn gekwalificeerde en professionele medewerkers en beheersen de Nederlandse taal.
3. De partijen dienen elkaar schriftelijk te informeren indien er wijzigingen optreden in bovengenoemde contactpersonen.
4. Alle informatie-inwinning/verstrekking dient te geschieden in de Nederlandse taal.
Artikel 8 Overdracht rechten en plichten derden
1. Partijen zijn niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze Overeenkomst zonder schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen. Deze toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd zolang de kwaliteit van de diensten en producten in alle opzichten blijft gewaarborgd en gegarandeerd, een en ander onder onverkorte handhaving van betrokkenheid en verantwoordelijkheid van opdrachtnemer voor de uitvoering; de gemeente is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden.
2. Als derde wordt beschouwd ieder ander dan opdrachtnemer en/of een aan haar gelieerde onderneming.
Artikel 9 Geheimhouding
1. Onverminderd de wettelijke bepalingen zullen beide partijen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen en alle redelijkerwijs te nemen voorzorgsmaatregelen treffen om de ontvangen informatie vertrouwelijk te behandelen en strikte geheimhouding in acht te nemen.
2. Geen der partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de wederpartij in publicaties of reclame-uitingen van deze Overeenkomst melding maken.
3. Op de geheimhoudingsplicht van beide partijen wordt een uitzondering gemaakt in het geval enig wettelijk voorschrift (waaronder de Wet Openbaarheid van Bestuur), beroepsregel of uitspraak van de rechter de desbetreffende partij tot bekendmaking verplicht.
Artikel 10 Privacy
1. Opdrachtnemer voldoet bij de verwerking van persoonsgegevens en informatie- uitwisseling aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Opdrachtnemer blijft zelf verantwoordelijk voor de eigen gegevensopslag en adequate en complete dossiervorming binnen de eigen organisatie.
3. Opdrachtnemer is verplicht tot geheimhouding van de in het kader van deze overeenkomst verzamelde informatie m.b.t. de cliënt, de betrokken partijen en over al hetgeen waarvan redelijkerwijs is aan te nemen dat bekendmaking daarvan de belangen van de andere partij of een natuurlijke persoon zou schaden, behoudens voor zover een
bij of krachtens de wet gegeven voorschrift tot verstrekking verplicht of zijn taak daartoe noodzaakt.
4. Opdrachtnemer en opdrachtgever verplichten zich jegens elkaar om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen ter beveiliging van de gegevens tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, alsmede om de informatie strikt vertrouwelijk en met gepaste geheimhouding te behandelen. Dit lid heeft ook betrekking op de vereiste uitwisseling van gegevens.
5. Opdrachtnemer verplicht zich om zo spoedig mogelijk (liefst binnen 24 uur) opdrachtgever op de hoogte te stellen van incidenten met betrekking tot persoonsgegevens van cliënten van opdrachtgever en de maatregelen die opdrachtnemer heeft getroffen naar aanleiding van deze incidenten.
Artikel 11 Verzekering
1. Opdrachtnemer verklaart hierbij uitdrukkelijk dat opdrachtnemer zich adequaat heeft verzekerd voor wettelijke en contractuele (bedrijfs-)aansprakelijkheid. Opdrachtnemer verplicht zich jegens de gemeente om zich gedurende de looptijd van deze Overeenkomst adequaat verzekerd te houden. Opdrachtnemer heeft de gemeente na het ontvangen van het voornemen tot gunnen een kopie van de desbetreffende polis(sen) c.q. certificaat verschaft.
Artikel 12 Covid-19
1. Partijen zijn op de hoogte van Covid-19. De gevolgen van het coronavirus, alsmede de gevolgen van de in verband hiermee door de overheid gegeven en nog te geven aanbevelingen, resp. door de overheid genomen en nog te nemen maatregelen waarmee inschrijvers ten tijde van inschrijving bekend zijn dan wel bekend hadden kunnen zijn, zijn verdisconteerd in de aanbieding van de inschrijver(s).
2. Voor eventuele extra kosten en tijdsconsequenties vanwege ten tijde van de inschrijving niet voorzienbare gevolgen van het coronavirus geldt het volgende:
Opdrachtgever en opdrachtnemer treden elkaar welwillend tegemoet om te kijken naar de gevolgen van het Covid-19 voor de opdracht. Per geval wordt in overeenstemming met de bepalingen van de overeenkomst, rekening houdend met alle feiten en omstandigheden bepaald welke oplossing er wordt gekozen en wat de consequenties hiervan zijn voor wat betreft kosten, uitvoeringsduur of uitvoeringswijze en voor wiens rekening deze consequenties komen. Indien sprake blijkt van extra kosten en tijdsconsequenties als bedoeld in de vorige zin, zullen partijen dit zo spoedig mogelijk melden en daarover in constructief overleg treden.
Artikel 13 Overige bepalingen
1. Opdrachtnemer anticipeert op wets- en stelselwijzigingen gedurende de looptijd van de Overeenkomst en stelt opdrachtgever van deze wijzigingen op de hoogte. Indien het beleid, door wijzigingen in wet- en regelgeving met betrekking tot de instanties die accountantsdiensten leveren, aangepast dient te worden, heeft de gemeente Haarlemmermeer het recht de Overeenkomst dienovereenkomstig aan te passen of indien nodig te beëindigen.
2. Aanvullingen op en wijzigingen van deze Overeenkomst dienen schriftelijk te geschieden, waarbij wijziging of aanvulling slechts kan plaatshebben aan de hand van door alle partijen ondertekende stukken.
3. Aanvullende werkafspraken worden eveneens schriftelijk vastgelegd en door beide partijen ondertekend.
4. Mondelinge afspraken, mededelingen, toezeggingen, etc. hebben slechts rechtskracht indien deze schriftelijk zijn bevestigd.
5. Mededelingen tussen partijen verband houdende met de tenuitvoerlegging van deze Overeenkomst zijn slechts geldig indien ze schriftelijk zijn gericht aan de contactpersoon van de gemeente.
6. Bij tijdig verleende en verantwoorde aanwijzingen omtrent de uitvoering van deze Overeenkomst is opdrachtnemer gehouden daaraan gevolg te geven. Dit geldt niet waar het betreft controlewerkzaamheden van Contractant alsmede de resultaten daarvan.
7. Partijen treden met elkaar in overleg in alle gevallen waarin deze Overeenkomst niet voorziet.
8. Partijen zijn voorts gehouden elkaar te informeren over al hetgeen van belang is dan wel kan zijn voor een goede uitvoering van deze Overeenkomst.
9. Deze Overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht.
10. Door het aangaan van deze overeenkomst wijst de opdrachtnemer uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden af.
11. Eventuele geschillen die uit deze Overeenkomst ontstaan, van welke aard en omvang ook, daaronder mede begrepen die geschillen die slechts door een van partijen als zodanig wordt beschouwd, zullen worden voorgelegd aan de arrondissementsrechtbank Noord- Holland. Voordat partijen hiertoe overgaan proberen zij eerst met elkaar tot een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te komen. Partijen kunnen er daarbij gezamenlijk voor kiezen om voor de oplossing van het geschil een MfN-registermediator in te schakelen.
ALDUS OVEREENGEKOMEN
Te Hoofddorp, op <datum>
Gemeente Haarlemmermeer PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
<naam> <naam>
<functie> <functie>