BEROEPSGEBRUIKEN EN ALGEMENE VOORWAARDEN EIGEN AAN HET DRUKKERIJBEDRIJF
BEROEPSGEBRUIKEN EN ALGEMENE VOORWAARDEN EIGEN AAN HET DRUKKERIJBEDRIJF
Opgesteld door FEBELGRA, Federatie van de Belgische Grafische Industrie
vzw, lid van het Verbond van Belgische Ondernemingen
ALGEMENE BEPALINGEN
Deze algemene voorwaarden en beroepsgebruiken gelden voor al onze offerten, werkopdrachten, overeenkomsten en leveringen. Elke offerte en aanvaarding van een bestelling gebeurt onder de opschortende voorwaarde van goedkeuring door de kredietverzekeraar van de leverancier.
Artikel 1 - Definities
Opdrachtgever is wie het order geplaatst heeft, leverancier is wie aanvaard heeft het order uit te voeren.
Artikel 2 - Verkoopsvoorstel
De verkoopsvoorstellen van de leverancier zijn vrijblijvend en onder voorbehoud van nazicht van de te reproduceren en/of de te zetten documenten. De leverancier behoudt zich het recht voor om een bestelling te weigeren. Hij wordt pas geacht de bestelling te aanvaarden na schriftelijke bevestiging of na het aangaan van productiekosten.
Artikel 3 - Bestellingen
Het bezorgen aan de leverancier van productie-elementen (grondstoffen, model, kopij en/of digitale bestanden, ...) met verzoek, zonder uitdrukkelijk voorbehoud, een proef of ontwerp te leveren, brengt de verbintenis met zich aan deze leverancier de uitvoering van het werk toe te vertrouwen of hem voor de veroorzaakte kosten te vergoeden.
Artikel 4 - Offerten
De offerteprijs geldt alleen voor de opdracht vermeld in de offerte. Wijzigingen aan de oorspronkelijke offertegegevens door de opdrachtgever zullen worden verrekend. De lettersoort, evenals de lay-out, wordt door de leverancier vrij gekozen bij gebrek aan bepaling door de opdrachtgever. De offertes worden steeds opgesteld zonder vermelding van taksen, die steeds ten laste van de opdrachtgever vallen. De opdrachtgever die kan genieten van een verminderd BTW-tarief of van een vrijstelling van BTW, moet hiervoor de nodige bewijzen leveren bij de aanvang van de opdracht. De geldigheidsduur van een offerte bedraagt één maand voor de uitvoering van een opdracht binnen de drie maand. Bij samengestelde prijsopgaven bestaat geen verplichting tot levering van een gedeelte tegen een overeenkomstig gedeelte van de voor het geheel opgegeven prijs.
Artikel 5 - Indexering
Wanneer de lonen en/of de prijzen van de grondstoffen stijgen, worden de offerteprijzen herzien volgens de Febelgra-indexatieformule, die op eerste verzoek aan de opdrachtgever gezonden wordt.
Artikel 6 - Schuldenaar
Elke persoon of firma die een bestelling plaatst met verzoek deze aan derden in rekening te brengen, wordt solidair aansprakelijk gesteld voor de betaling ervan.
Artikel 7 - Auteursrecht - Vermogensrecht
Wanneer een leverancier onder eender welke vorm een werk verricht dat als een creatieproces in de zin van de wetgeving op intellectuele eigendom beschouwd wordt, behoudt de leverancier de rechten die voortvloeien uit dit werk bijvoorbeeld het recht op reproductie. De opdrachtgever kan deze rechten slechts bekomen mits een schriftelijke overeenkomst die de overdracht van de rechten regelt. Op basis van voornoemde bepalingen, beschikt de leverancier- ontwerper van geïnformatiseerde gegevens en beelden, van een grafisch werkinstrument, van een matrix, enz. over de auteursrechten op deze producten. Deze bescherming is gebaseerd op de bepalingen van de wetgeving op intellectuele eigendom. De overdracht van auteursrechten en specifiek de overdracht van recht tot reproductie moet expliciet in een geschreven overeenkomst opgenomen worden: deze overdracht kan niet voortvloeien uit het feit dat het creatieproces voorzien werd in de opdracht of dat dit creatieproces speciaal vergoed werd. Ook de eigendomsoverdracht van het materiële product of de digitale gegevens aan de opdrachtgever geeft geen aanleiding tot de overdracht van auteursrechten. Behalve indien een specifiek exclusiviteitscontract afgesloten werd, heeft de leverancier het recht om zijn creatief werk opnieuw te gebruiken.
Artikel 8 - Auteursrecht - Recht tot reproductie
Een opdracht met betrekking tot de reproductie van eender welk element dat door de opdrachtgever aangeleverd werd en dat onder de bepalingen van de wetgeving op intellectuele eigendom valt, impliceert dat de opdrachtgever over het reproductierecht beschikt. Hij vrijwaart de leverancier bijgevolg van rechtswege tegen elk geschil met betrekking tot dit recht tot reproductie. Elke betwisting inzake reproductierechten schorst de uitvoering van de opdracht. Indien de opdrachtgever digitale bestanden met software en lettertypes aanlevert voor de uitvoering van de opdracht, beschermt de opdrachtgever de leverancier specifiek tegen elk geschil met betrekking tot het verkrijgen van de software en de lettertypes en algemeen tegen elk geschil met betrekking tot het gebruik van de software. De leverancier is niet verantwoordelijk voor inbreuken op reproductierechten van derden, indien hij te goeder trouw de opdracht uitvoerde. Alleen de opdrachtgever is aansprakelijk.
Artikel 9 - Vermelding van de naam van de leverancier
De opdrachtgever mag zich niet verzetten tegen het vermelden van de naam van de leverancier, zelfs indien op het drukwerk de naam van een uitgever of tussenpersoon, publiciteitsagent of andere reeds vermeld staat.
Artikel 10 - Clausule van confidentialiteit
Elk van de partijen verbindt zich ertoe de vertrouwelijke gegevens, inlichtingen, informatie, toepassingen, methodes en knowhow alsook eender welk soort document waarvan zij kennis kreeg tijdens de uitvoering van het contract niet te verspreiden of te communiceren, niet te laten verspreiden of te laten communiceren, niet direct of indirect te gebruiken, tenzij de andere partij hiervoor op voorhand schriftelijk de toestemming gaf. De verplichting tot vertrouwelijkheid die in dit artikel voorzien is, geldt zolang de betreffende informatie een vertrouwelijk karakter heeft, dus ook na het einde van het contract.
Artikel 11 - Eigendom van de productie-elementen
De productie-elementen die nodig zijn om een opdracht tot een goed einde te brengen blijven de eigendom van de leverancier die ze gemaakt heeft. Maar enerzijds, kan de eigendom van deze elementen (bijvoorbeeld de foto’s, de films, de diskettes, allerhande dragers van digitale bestanden, enz.) op elk moment overgedragen worden aan de opdrachtgever mits uitdrukkelijke overeenkomst, en onder voorbehoud van de regels vervat in artikel 7. En anderzijds, wanneer de productie-elementen een vorm aangenomen hebben die door de opdrachtgever gebruikt kan worden om nieuwe creaties te maken die reproductierechten met zich mee zullen brengen, behoudt de leverancier het exclusiviteitsrecht op de productie-elementen die hij gemaakt heeft, behalve wanneer de partijen een uitdrukkelijke overeenkomst sluiten die de modaliteiten van het gebruik van deze elementen door de opdrachtgever regelt.
Artikel 12 - Proef
Op vraag van de opdrachtgever zorgt de leverancier voor een eenvoudige proef. Verzorgde proeven bijvoorbeeld kleurgetrouwe proeven of proeven op het besteld papier worden extra aangerekend. Vraagt de opdrachtgever geen proef, dan wordt hij geacht een goed voor druk te hebben gegeven.
Artikel 13 - Correcties
De leverancier moet de door de opdrachtgever aangeduide correcties uitvoeren, maar is niet aansprakelijk voor niet aangeduide spellings-, taalkundige of grammaticale fouten. Wijzigingen in het oorspronkelijk order van welke aard ook (in de tekst, in de bewerking of plaatsing van illustraties, in de formaten, enz.) schriftelijk of op een andere wijze door of namens de opdrachtgever aangebracht, worden aan de opdrachtgever extra gefactureerd en verlengen de uitvoeringstermijn. Dit geldt eveneens voor de machinestilstanden in afwachting van het “goed voor druk”. De mondelinge, bijvoorbeeld per telefoon, opgegeven wijzigingen worden uitgevoerd op risico van de opdrachtgever.
Artikel 14 - Goed voor druk
Het overmaken door de opdrachtgever van een gedagtekend en ondertekend “goed voor druk” ontslaat de leverancier van alle verantwoordelijkheid voor de tijdens of na het drukken vastgestelde fouten of weglatingen. Het “goed voor druk” blijft eigendom van de leverancier en dient als bewijsmiddel in geval van betwisting.
Artikel 15 - Materialen van de opdrachtgever - Beschikking
Indien de opdrachtgever materiaal ter beschikking stelt van de leverancier, moet dit op tijd (rekening houdend met de orderplanning), degelijk verpakt en franco geleverd worden in de bedrijfsgebouwen van de leverancier. Het voor ontvangst tekenen van de vervoerdocumenten bevestigt enkel de ontvangst van het materiaal. Als de opdrachtgever prepressmateriaal digitaal levert zonder uitgeprinte versie ervan, dan draagt de leverancier geen enkele verantwoordelijkheid voor het resultaat van de uitbelichting. Als de opdrachtgever digitale bestanden ter beschikking stelt van de leverancier, dan moet hij zelf de originele bestanden bewaren en is hij verantwoordelijk voor de kwaliteit van deze bestanden. De leverancier is niet verantwoordelijk voor de typografische kwaliteit van de opnameklare modellen of bestanden van opgemaakte pagina’s, die hij van de opdrachtgever ontvangt. Behoudens opzet en zware fout van de leverancier, zijn personeel of onderaannemers, zullen moeilijkheden of vertraging tijdens de productie, veroorzaakt door problemen met geleverde materialen, de leveringstermijn verlengen en de prijs verhogen met de door deze problemen veroorzaakte bijkomende kosten.
Artikel 16 - Materialen van de opdrachtgever - Bewaring
De leverancier is nooit verplicht de materialen van de opdrachtgever te bewaren. Indien de opdrachtgever wenst dat de leverancier productie-elementen zoals zetwerk, filmen, montages, kapvormen, ontwerpen, tekeningen, diskettes, programma’s, digitale (gegevens) bestanden, ... van de opdrachtgever bewaart, zal hij dit schriftelijk vóór de uitvoering van de opdracht met de leverancier overeenkomen. De bewaring gebeurt dan op risico van de opdrachtgever, die de leverancier uitdrukkelijk ontslaat van elke aansprakelijkheid in verband met deze bewaring (o.a. verlies of beschadiging), behalve in geval van opzet of zware fout van de leverancier.
Artikel 17 - Materialen van de opdrachtgever - Risico
Alle goederen (originelen, modellen, films, informatiedragers, drukdragers, enz.) toevertrouwd door de opdrachtgever en die in het bedrijf van de leverancier staan, blijven er voor rekening en risico van de opdrachtgever, die uitdrukkelijk de leverancier van elke verantwoordelijkheid van welke aard ook ontslaat, onder andere in geval van beschadiging of verlies, hetzij geheel of gedeeltelijk, en dit om welke reden ook, behalve in geval van opzet, zware fout van de leverancier, zijn personeel of onderaannemers. Hetzelfde geldt voor de goederen die voor de opdrachtgever bestemd zijn. De bewaringskosten worden in rekening gebracht met ingang van de aan de opdrachtgever betekende datum. Bij gebrek aan betaling op de overeengekomen datum, zullen deze goederen als waarborg en pand voor de verschuldigde sommen mogen weerhouden worden.
Artikel 18 - Materialen van de opdrachtgever - Verzekering
Bij schriftelijke aanvraag is de leverancier bereid alle risico’s te laten dekken door een verzekering waarvan de premie ten laste van de opdrachtgever valt. Deze verzekering dekt alleen de herstelling van de schade aan het materiaal, doch nooit enige waardevermindering die het gevolg kan zijn van deze herstelling, noch enige onrechtstreekse schade, zoals, o.a. winstderving.
Artikel 19 - Periodieke opdrachten - Opzeg
De opdrachtgever kan de leverancier het uitvoeren van een opdracht van periodieke aard, d.i. een opdracht met terugkerende deelopdrachten, slechts ontnemen mits eerbiediging van de hierna bepaalde opzeggingstermijnen. De opzegging dient betekend te worden met een aangetekende brief. Bij niet-naleving van de termijnen zal de opdrachtgever de leverancier vergoeden voor al de geleden schade en winstderving gedurende de niet nageleefde periode. Opzeggingstermijn:
• 3 maanden voor een opdracht van periodieke aard met een jaarlijks omzetcijfer tot 7 500,00 EUR;
• 6 maanden voor een opdracht van periodieke aard met een jaarlijks omzetcijfer tot 25 000,00 EUR;
• 1 jaar voor een opdracht van periodieke aard met een jaarlijks omzetcijfer van 25 000,00 EUR of meer.
Artikel 20 - Afwijkingen
Voor papier, karton en boekbindersmateriaal, verwerkt door de leverancier, aanvaardt de opdrachtgever de toleranties, opgelegd door de fabrikanten van deze materialen. De leverancier mag 5 % (met een minimum van honderd exemplaren) meer of minder dan het bestelde aantal exemplaren leveren en factureren. Van drukwerk dat een ingewikkelde of bijzonder moeilijke afwerking vereist, mag de leverancier 20 % (met een minimum van 200 exemplaren) meer of minder dan het bestelde aantal exemplaren leveren en factureren. De minder- of meerexemplaren worden verrekend tegen de prijs van bijkomende exemplaren.
Artikel 21 - Speciale vereisten
Alle opdrachten worden uitgevoerd met de normaal beschikbare grondstoffen. Speciale vereisten zoals lichtechtheid van de inkt, geschiktheid voor voedingsmiddelen, e.a. moeten bij de prijsaanvraag door de opdrachtgever opgegeven worden. Indien ze achteraf kenbaar gemaakt worden, kan dit aanleiding geven tot een prijsaanpassing.
Artikel 22 - Leveringsmodaliteiten
De bij de bestelling schriftelijk bedongen termijnen beginnen eerst te lopen vanaf de werkdag die op de afgifte van de nodige elementen volgt. De overeengekomen leveringstermijnen worden minstens verlengd in de mate waarin de opdrachtgever bij het inleveren van de nodige elementen, evenals bij het terugzenden van de verbeterde proeven en van het “goed voor druk”, in gebreke is gebleven. Indien het uitvoeren van een opdracht, op verzoek van de opdrachtgever, binnen een kortere termijn dan de normale of voorziene termijn, extra kosten veroorzaakt, worden deze in rekening gebracht. De levering vindt plaats in het bedrijf van de leverancier. Verpakking en vervoer zijn ten laste van de opdrachtgever. Het risico van de goederen tijdens dat vervoer wordt gedragen door de opdrachtgever. In geval van levering op afroep wordt het factuurbedrag van de totale bestelling gefactureerd bij de eerste levering.
Artikel 23 - Annulering
Indien op aanvraag van de opdrachtgever de bestelling geannuleerd wordt, zal de facturatie plaatsvinden in het stadium van uitvoering waarin de bestelling (lonen, grondstoffen, onderaannemingen, enz.) zich bevindt. Het aangerekend bedrag zal bestaan uit de kosten die door de leverancier gemaakt werden, vermeerderd met een schadevergoeding wegens contractbreuk die 15 % van de overeengekomen prijs bedraagt, met een minimum van 75,00 EUR. Bij onderbreking van een gegeven opdracht omwille van het laattijdig gevolg geven door de opdrachtgever aan de aan hem voorgelegde stukken, zal na verloop van één maand de gegeven opdracht in haar stadium van uitvoering gefactureerd worden zoals hierboven aangegeven. Indien op aanvraag van de opdrachtgever de uitvoering tijdelijk opgeschort wordt, kan een voorlopige facturatie plaatsvinden in het stadium van uitvoering waarin de bestelling (lonen, grondstoffen, onderaannemingen, enz.) zich bevindt.
Artikel 24 - Betaling
Bij de bestelling kan gevraagd worden een voorschot van 1/3 van het orderbedrag te betalen, eenzelfde voorschot bij het overmaken van de definitief verbeterde proeven of het “goed voor druk” en het saldo bij de levering. De wissels, cheques, mandaten of kwitanties brengen noch
vernieuwing, noch afwijking met zich mee. In geval van facturatie van één of meer leveringen in mindering op een nog niet volledig geleverde bestelling, kan de opdrachtgever zich hierop niet beroepen om zijn betalingen uit te stellen tot na de totale levering.
Artikel 25 - Vervaldag
De facturen zijn betaalbaar ten laatste op de vervaldag in de onderneming van de leverancier. Wanneer een factuur niet tijdig wordt betaald is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest verschuldigd conform de Wet betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand (02/08/2002) alsook een schadeloosstelling tot dekking van de invorderingskosten, conventioneel bepaald op 15% van de uitstaande schuld met een minimum van 75,00 EUR. De leverancier heeft het recht een hogere vergoeding te vorderen indien hij kan bewijzen dat hij hogere schade heeft geleden. Bovendien heeft de leverancier dan het recht onmiddellijke betaling te vragen van alle andere nog niet vervallen facturen en van alle bedragen, waarvoor de leverancier uitstel van betaling toegestaan heeft aan de opdrachtgever. De leverancier heeft dan bovendien het recht de uitvoering van lopende contracten te schorsen tot de opdrachtgever de in vorig artikel omschreven voorschotten betaald heeft.
Artikel 26 – Retentierecht
De leverancier heeft het recht de goederen te behouden tot de volledige prijs betaald is. Dit retentierecht geldt voor alle grondstoffen, documenten, elementen nodig voor de fabricage, voorwerpen, koopwaar, of benodigdheden die door de opdrachtgever geleverd werden om de opdracht of prestatie uit te voeren en geldt voor alle documenten of zaken die als gevolg van de opdracht gerealiseerd werden. De opdrachtgever wordt pas eigenaar van de verkochte goederen nadat de verschuldigde sommen volledig betaald zijn. De risico’s die de goederen kunnen lopen vallen evenwel ten laste van de opdrachtgever zodra zij klaar voor afhaling worden gesteld.
pagina 1 van 2
Artikel 27 – Verwerking van persoonsgegevens voor de opdrachtgever Perka vindt de bescherming van persoonsgegevens erg belangrijk. Perka handelt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – ook wel bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR).
Als Perka een Opdracht uitvoert voor Opdrachtgever, zal Perka namens Opdrachtgever persoonsgegevens verwerken in het kader van de Opdracht en Overeenkomst. Ten aanzien van deze verwerkingen is Opdrachtgever “Verwerkingsverantwoordelijke” en handelt Perka als “Verwerker” in de zin van de AVG. De verplichtingen en de rechten van Partijen in dit kader zijn vastgelegd in de “Verwerkersovereenkomst”, die Partijen verplicht moeten sluiten op grond van de AVG. Deze Verwerkersovereenkomst is onderdeel van en opgenomen in deze Voorwaarden, zie Bijlage A.
Artikel 28 – Verwerking van persoonsgegevens voor de leverancier Perka verwerkt ook enkele persoonsgegevens voor eigen doeleinden. Denk hierbij aan gebruikelijke klant- en leveranciersgegevens en data die wij onder andere via onze website en persoonlijke contacten verzamelen. Voor deze verwerking is Perka de Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. In onze privacy policy kan je lezen welke persoonsgegevens wij voor eigen doeleinden verwerken en wat wij hiermee doen: xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxxx/
Artikel 29 – Klachten
Op straffe van verval van recht moet de opdrachtgever elke klacht of protest aangetekend zenden aan de leverancier uiterlijk binnen de 8 dagen na ontvangst van de eerste levering van goederen. Indien de opdrachtgever de goederen niet in ontvangst neemt, begint de termijn van 8 dagen te lopen vanaf de datum van de uitnodiging de goederen in ontvangst te nemen. Bij ontstentenis hiervan, vanaf de factuurdatum. Indien de leverancier binnen deze termijn van 8 dagen geen klacht ontvangt, heeft dit tot gevolg dat de opdrachtgever alle goederen volledig aanvaard heeft. Als de opdrachtgever een deel van de geleverde goederen gebruikt of per post aan derden laat verzenden of voor verspreiding aan een distributieonderneming laat afgeven, houdt dat in dat hij de hele oplage aanvaard heeft. Gebreken aan een deel van de geleverde goederen geven de opdrachtgever niet het recht heel de bestelling af te keuren. Op straffe van verval van recht moet de opdrachtgever elke klacht of protest met betrekking tot de factuur van de bestelde goederen aangetekend zenden aan de leverancier uiterlijk binnen de 8 dagen na ontvangst van de factuur. Indien de leverancier binnen deze termijn van 8 dagen geen klacht ontvangt met betrekking tot de factuur, wordt beschouwd dat de opdrachtgever zich akkoord verklaart met de factuur.
Artikel 30 – Overmacht
Gevallen van overmacht, en meer in het algemeen, alle omstandigheden die de uitvoering van de opdracht door de leverancier verhinderen, herleiden of vertragen of nog, die een buitensporige verzwaring veroorzaken van de nakoming van de door hem aangegane verbintenissen, ontheffen de leverancier van iedere aansprakelijkheid en stellen hem in de mogelijkheid om, naargelang het geval, hetzij zijn verbintenissen in te korten, hetzij de overeenkomst te verbreken of de uitvoering ervan op te schorten, zonder dat hij tot enige schadevergoeding gehouden is. Worden onder meer als dusdanig beschouwd: oorlog, burgeroorlog, mobilisatie, onlusten, staking en lock-out, zowel bij de leverancier als bij zijn toeleveranciers, machinebreuk, informaticavirus of bug, brand, waterschade, onderbreking van transportmiddelen, bevoorradingsmoeilijkheden in grondstoffen, materialen en energie en beperkingen of verbodsbepalingen opgelegd door de overheid.
Artikel 31 – Aansprakelijkheid
In geval van vergissing of slechte uitvoering beperkt de aansprakelijkheid van de leverancier zich uitsluitend tot het terugnemen van de niet-conforme exemplaren, die verrekend worden tegen de prijs van de bijkomende exemplaren, en kan geen aanleiding geven tot enige schadevergoeding, behalve in geval van opzettelijke of zware fout van de leverancier, zijn personeel of onderaannemers. De leverancier is nooit aansprakelijk voorde indirecte schade toegebracht aan de opdrachtgever bijvoorbeeld winstderving. De aansprakelijkheid van de leverancier is in ieder geval beperkt tot het bedrag van het contract, d.w.z. het bedrag dat de opdrachtgever betaald zou hebben indien het werk tot voldoening van de opdrachtgever uitgevoerd zou zijn.
Artikel 32 - Aantasting geldigheid en niet-verzaking
Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden ongeldig, onwettig of nietig wordt verklaard, zal dit op geen enkele wijze de geldigheid, de wettigheid en de toepasbaarheid van de andere bepalingen aantasten. Het door de leverancier op gelijk welk moment nalaten om één van de in deze voorwaarden opgesomde rechten af te dwingen, of gelijk welk recht hiervan uit te oefenen, zal nooit kunnen gezien worden als een verzaking aan zulke bepaling en zal nooit de geldigheid van deze rechten aantasten.
Artikel 33 – Bevoegdheid
Elk geschil met betrekking tot het afsluiten, de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van deze overeenkomst en van de overeenkomsten daaruit afgeleid, wordt beheerst door Belgisch recht en zal tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gebied waarin de onderneming van de leverancier gevestigd is, behoren.
pagina 2 van 2
VERWERKERSOVEREENKOMST
Tussen:
En:
Verwerkersovereenkomst tussen: Klanten van Perka NV en verder aangeduid als ‘de klant’ of ‘verwerkingsverantwoordelijke’;
Perka NV, met maatschappelijke zetel te Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx, ingeschreven in het KBO met ondernemingsnummer BE 0401 038 283, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xxxx Xxxxxxx, in de hoedanigheid van gedelegeerd bestuurder; Hierna “Verwerker” genoemd;
Samen worden Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker de “Partijen” genoemd;
Overwegende dat:
- Partijen een verwerkersovereenkomst wensen te implementeren conform de vereisten in de Verordening van het Europees Parlement en de Europese Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (GDPR/AVG);
- Partijen hun wederzijdse rechten en verplichtingen ten aanzien van de GDPR willen vastleggen.
Werd overeengekomen:
1. DEFINITIES
1.1 Overeenkomst: De overeenkomst waarbij Xxxxxxxxx in opdracht van een Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
1.2 Privacywetgeving: Alle relevante privacywetgeving zoals van kracht in België, waaronder de verwerking van persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016.
1.3 Algemene Verordening Gegevensbescherming of GDPR: De Verordening van het Europees Parlement en de Europese Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
1.4 Verwerkingsverantwoordelijke: Een natuurlijke of rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de Verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
1.5 Verwerker: Een natuurlijke of rechtspersoon die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
1.6 Subverwerker: Xxxxxx derde partij die door Xxxxxxxxx wordt ingeschakeld om ten behoeve van Xxxxxxxxx persoonsgegevens te verwerken, zonder aan het rechtstreeks gezag van Verwerker te zijn onderworpen.
1.7 Betrokkene of Betrokken Personen: De identificeerbare natuurlijke persoon wiens Persoonsgegevens verwerkt worden.
1.8 Persoonsgegevens: Alle informatie en gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbare wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online indentificator of één of meerdere element die kenmerkend zijn voor culturele, sociale, economische, fysieke, genetisch of psychische identiteit van die natuurlijke persoon.
1.9 Verwerking: Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
1.10 Datalek: Een inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens die ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van Persoonsgegevens.
pagina 1 van 5
1.11 Toezichthoudende autoriteit: de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. Vanaf 25 mei wordt de officiële benaming “Gegevensbeschermingsautoriteit”
1.12 Personeel: De door de Partijen ingeschakelde personen voor de uitvoering van deze Verwerkingsovereenkomst die onder hun verantwoordelijkheid zullen werken.
2. VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST
2.1. De Verwerker zal de Persoonsgegevens, die hem naar aanleiding van deze overeenkomst ter beschikking zijn gesteld, geheimhouden en zich houden aan de Privacywetgeving, voor zover van toepassing op die gegevens, en aan de
verplichtingen opgelegd door deze Overeenkomst. In dit kader verbindt de verwerker er zich toe om de Persoonsgegevens enkel te verwerken op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkersverantwoordelijke.
In bijlage 1 van deze overeenkomst zijn bepaald : de aard en het doel van de verwerkingen, de soort verwerkingen, de middelen waarmee de verwerkingen gebeuren, de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens.
2.2. Partijen komen overeen dat deze overeenkomst de gehele overeenkomst uitmaakt en vervangt eerdere afspraken over dezelfde materie in voorafgaande verwerkersovereenkomsten tussen beide Partijen.
2.3. Voor een correcte uitvoering van de taken als Verwerker kan er beroep worden gedaan op (sub)verwerkers volgens de bepalingen van artikel 4 van deze Overeenkomst.
3. RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE PARTIJEN
3.1. RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
3.1.1. De Partijen verbinden er zich uitdrukkelijk toe de Persoonsgegevens van de Betrokkenen te beschermen en zich te houden aan de relevante Privacywetgeving evenals aan de minimale veiligheidsnormen die door de Toezichthoudende Autoriteit worden opgelegd.
3.1.2. Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel van en de middelen voor de Verwerking en geeft hiervoor de nodige instructies aan Verwerker. Verwerkingsverantwoordelijke stelt de Persoonsgegevens onverwijld ter beschikking van Verwerker voor de Verwerking ervan in het kader van de overeengekomen opdracht. Hij garandeert dat de Verwerking van de Persoonsgegevens, waaronder de doorgifte van de Persoonsgegevens, gebeurt overeenkomstig de relevante Privacywetgeving.
3.1.3. Indien de opdracht tot Verwerking wijzigt, brengt de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker hiervan tijdig op de hoogte.
3.1.4. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de opdracht tot Verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van de Betrokkenen. Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat voor de Verwerking door Verwerker een adequate wettelijke grondslag aanwezig is. De Verwerkingsverantwoordelijke staat in voor de rechtmatigheid van de Verwerking.
3.2. RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE VERWERKER
3.2.1. Ten aanzien van de in bijlage 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Persoonsgegevens van 27 april 2016.
3.2.2. Verwerker mag enkel de Persoonsgegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht en volgt alle instructies van Verwerkingsverantwoordelijke op. Hij verbindt zich er toe de
Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken voor de in deze overeenkomst omschreven doeleinden. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is bepaald.
Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd. Verwerker handelt in overeenstemming met de bepalingen in deze overeenkomst. Als Verwerker een instructie in strijd acht met de Privacywetgeving zal zij de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld hiervan op de hoogte brengen.
pagina 2 van 5
3.2.3. Verwerker mag de Persoonsgegevens niet opslaan, overdragen of op andere wijze verwerken op een locatie buiten de Europese Economische Ruimte of doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke.
3.2.4. Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens die door Verwerkingsverantwoordelijke zijn doorgegeven, voor zolang dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Van zodra de opdracht is uitgevoerd, maakt Verwerker binnen redelijke termijn, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, een einde aan elk ander gebruik van de Persoonsgegevens dan wat noodzakelijk is om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen de gegevens te recupereren die aan Verwerker werden toevertrouwd
3.2.5. De Verwerker zal de Persoonsgegevens bewaren in server logs of databases om zijn verplichtingen te vervullen. Op eenvoudig verzoek daartoe van de Verwerkingsverantwoordelijke moet de Verwerker alle in het kader van deze overeenkomst verwerkte Persoonsgegevens beschikbaar maken of vernietigen.
3.2.6. In het geval dat een betrokkene een verzoek omtrent inzage, correctie of verwijdering richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke, en zal Verwerkingsverantwoordelijke het verzoek verder afhandelen. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.
3.2.7. Verwerker zal op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke volledige en tijdige medewerking verlenen aan verzoeken van de Toezichthoudende Autoriteit of de Betrokkenen, of aan de uitvoering van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
3.2.8. Indien noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht, kan Verwerker een kopie maken en overgaan tot het nemen van een back-up. De Persoonsgegevens op deze kopieën en back-ups genieten dezelfde bescherming als de originele Persoonsgegevens.
3.2.9. Verwerker houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten. Dit register bevat alle gegevens die art. 30.2. GDPR vereist.
3.2.10. Verwerker garandeert dat zijn Personeel uitsluitend toegang heeft tot de Persoonsgegevens voor zover dit nodig is om hun taken in het kader van de opdracht tot Verwerking uit te voeren. Verwerker zal zijn Personeel informeren over de verplichtingen van de Privacywetgeving en van deze overeenkomst.
4. SUBVERWERKERS
4.1. De Verwerkersverantwoordelijke geeft aan Verwerker de algemene toestemming om de opdracht geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan een Subverwerker.
4.2. Verwerker blijft te allen tijde het aanspreekpunt voor Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker blijft eveneens verantwoordelijkheid dragen voor de naleving van de bepalingen uit deze overeenkomst.
4.3. Verwerker legt schriftelijke, contractueel bindende verplichtingen op aan Subverwerker, die hetzelfde inhouden als de verplichtingen die voor de Verwerker uit deze overeenkomst voortvloeien. Verwerker zal erop toezien dat de Verwerking door de Subverwerker overeenkomstig de bepalingen in deze overeenkomst en de Privacywetgeving gebeurt.
4.4. Xxxxxxxxx heeft het recht om beroep te doen op Subverwerkers naar zijn keuze, onder voorbehoud van artikel 4.1. en volgende van deze overeenkomst. Verwerker mag slechts beroep doen op de diensten van een Subverwerker die zich buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Verwerkingsverantwoordelijke.
In dat geval dient de Verwerker een Subverwerker te kiezen die adequate beschermingsmaatregelen voorziet om de Persoonsgegevens te beschermen.
4.5. De verplichtingen vermeld onder artikel 3.2 gelden onverkort voor de Subverwerker.
4.6. In het kader van de algemene toestemming zoals vermeld in artikel 4.1, verbindt de Verwerker er zich toe om de Verwerkersverantwoordelijke minstens vier (4) weken op voorhand in te lichten over de beoogde veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van Subverwerkers, waarbij de Verwerkersverantwoordelijke de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken (op redelijke grond). Onredelijke en ongeldige bezwaren zijn onder meer, doch niet beperkt tot, niet gedocumenteerde bezwaren; redelijke en geldige bezwaren omvatten onder meer, doch zijn niet beperkt tot, situaties waarin de Verwerkersverantwoordelijke gedocumenteerde bezwaren heeft omtrent de capaciteit van de Verwerker om de Persoonsgegevens te beschermen en hun vertrouwelijkheid te garanderen. Teneinde geldig te zijn, dienen de bezwaren uiterlijk voor het verstrijken van de helft van de kennisgevingsperiode kenbaar aan de Verwerkersverantwoordelijke gemaakt te worden.
pagina 3 van 5
5. GEHEIMHOUDING
5.1. Verwerker is gehouden tot geheimhouding van de Persoonsgegevens die hij van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt voor de opdracht tot Verwerking en van alle informatie die hij in het kader van deze Overeenkomst ontvangt. Deze geheimhoudingsplicht geldt onverkort voor het Personeel van Verwerker en voor eventuele Subverwerkers en hun Personeel.
5.2. Deze verplichting tot geheimhouding geldt niet wanneer Verwerker door de Toezichthoudende Autoriteit, een wettelijke bepaling of een rechterlijk bevel verplicht wordt deze Persoonsgegevens mee te delen, wanneer de informatie openbaar bekend is en wanneer de gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke. Elke mededeling van de Persoonsgegevens aan derden moet door Verwerker vooraf ter kennis worden gebracht van Verwerkingsverantwoordelijke.
5.3. Deze verplichting tot geheimhouding blijft gelden na het beëindigen van de overeenkomst.
6. VEILIGHEIDSMAATREGELEN
6.1. Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker nemen de vereiste en passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, hetzij bij ongeluk, hetzij onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de verwerking doorzending van gegevens via een netwerk omvat, dan wel tegen enige andere vorm van onwettige Verwerking of gebruik.
6.2. De veiligheidsmaatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een adequaat beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De veiligheidsmaatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
6.3. Verwerkingsverantwoordelijke kan aan Verwerker alle redelijke veiligheidsmaatregelen opvragen die Verwerker heeft genomen om aan de beschermingsverplichting te voldoen (zie Bijlage 2). Voor het bepalen van de relevante maatregelen wordt er rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging.
6.4. Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zullen er alle redelijke inspanningen leveren om erover te waken dat de gebruikte verwerkingssystemen voldoen aan de eisen van vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid. Dit steeds
rekening houdend met de stand van de techniek en met de redelijke kosten van uitvoering. Eveneens gaan beide Partijen na of hun systemen voldoende veerkrachtig zijn.
6.5. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om éénmaal per jaar of na een data lek de verwerkingsactiviteiten van Verwerker en de overeenstemming daarvan met deze overeenkomst te laten controleren door zichzelf of door een onafhankelijke auditor. Deze auditor is verplicht tot geheimhouding. Verwerker verbindt zich ertoe zijn medewerking te verlenen en alle door de auditor gevraagde informatie te verstrekken. De auditor rapporteert in algemene termen aan Verwerkingsverantwoordelijke.
6.6. Indien Verwerker een Datalek vaststelt meldt hij dit onverwijld aan Verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker bezorgt de aard van het Datalek, welke persoonsgegevens, welke betrokkenen, de gevolgen daarvan en de maatregelen die getroffen zijn om de gevolgen te verhelpen of te beperken.
6.7. De Verwerker zal ook onverwijld aan de Verwerkingsverantwoordelijke elke klacht melden van Betrokkenen of derde partijen, of elk onderzoek van de Toezichthoudende Autoriteiten dat Persoonsgegevens betreft.
7. INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN
7.1. Alle informatie en materiaal ter beschikking gesteld door de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker en die Persoonsgegevens bevatten zullen steeds als eigendom van de Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd worden. Verwerker ontvangt slechts een beperkt gebruiksrecht voor zover nodig om de overeengekomen Verwerkingen te kunnen doen.
pagina 4 van 5
8. AANSPRAKELIJKHEID
8.1. Verwerker is aansprakelijk voor de schade die Verwerkingsverantwoordelijke lijdt door het foutief handelen van Verwerker. Verwerker handelt foutief bij niet-naleving van de bepalingen van deze overeenkomst en de Privacywetgeving. De Verwerker zal onder meer tot schadeloosstelling gehouden zijn voor schade veroorzaakt door storingen bij de Verwerker, en voor alle kosten en uitgaven die Verwerkingsverantwoordelijke oploopt door vorderingen van Betrokkenen en derde partijen wegens niet-naleving van deze overeenkomst door Xxxxxxxxx.
8.2. Enige schadevergoeding ten laste van de Verwerker is in ieder geval beperkt tot het bedrag dat daadwerkelijk gedekt wordt door haar aansprakelijkheidsverzekering (B.A. Uitbating en/of cyberpolis). Indien, om welke reden ook, geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid van Verwerker tevens ten allen tijde beperkt tot het bedrag van de door Verwerker in verband met de Overeenkomst in rekening gebrachte vergoeding gedurende het afgelopen kalenderjaar.
Verwerker kan niet aansprakelijk gesteld worden voor enige gevolgschade of schade ten gevolge van omzetverlies, commerciële verliezen, winstderving, betaling verschuldigd aan derden, verlies van gebruik van relaties, e.d., ongeacht of deze gevolgschade door de Verantwoordelijke of door derden is geleden.
Deze beperking van aansprakelijkheid blijft onverkort van kracht ook na beëindiging van de Overeenkomst.
9. DUUR EN EINDE VAN DE OVEREENKOMST
9.1. Deze Overeenkomst loopt voor zolang als de overeenkomst waarvan deze Overeenkomst deel uitmaakt van kracht is en kan niet los van deze overeenkomst worden opgezegd, tenzij de Partijen overeenkomen dat beëindiging noodzakelijk is om zich te schikken naar de Privacywetgeving of beslissingen van de Toezichthoudende Autoriteit.
9.2. Bij het einde van de overeenkomst en wanneer de verwerkingsverantwoordelijke daar om vraagt bezorgt Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke een actuele kopie van de databanken met Persoonsgegevens die verwerkt werden. Deze doorgifte van informatie gebeurt te goeder trouw. Nadat alle Persoonsgegevens zijn doorgegeven, maakt Verwerker onmiddellijk een einde aan de Verwerking en vernietigt hij elke kopie of back-up die hij nog bezit.
pagina 5 van 5
BIJLAGE 1 : AARD EN DOEL VAN DE VERWERKING
Xxxx en doel van de verwerking | Productie van gepersonaliseerde brieven en ander drukwerk en e-mailings |
Middelen waarmee de verwerkingen gebeuren | IT platformen van Perka, FTP server, e-mailplatform, omslagvulsystemen, adresseerprinters, offset & digitale persen |
Soorten verwerkingen van de persoonsgegevens | Verzamelen Ordenen Opslaan Mailen Bijwerken Opvragen Verrijken Raadplegen Gebruiken Doorzenden Afschermen Vernietigen |
Categorieën van betrokkenen | minderjarigen, meerderjarigen waaronder werknemers, klanten, leveranciers, andere zakelijke belangen, prospects |
Categorieën van persoonsgegevens | Identificatiegegevens Contactgegevens Financiële gegevens |
pagina 1 van 1
BIJLAGE 2 : TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE BEVEILIGINGSMAATREGELEN
Organisatorische maatregelen |
• Veiligheids- en risicoplan • Beveiligingsbeleid • Sensibilisering van het personeel via informatie en opleidingen • Meldingsprocedure in geval van fysieke/technische incidenten • Rampen- en herstelplan in geval van o.a. fysieke/technische incidenten • Continuïteitsplan |
Technische maatregelen |
• Back-up systeem • Gebruik van Uninteruptable Power Supply • Maatregelen i.g.v. van brand-, inbraak-, of waterschade, of fysieke/technische incidenten • Afzonderlijk wifi netwerk voor bezoekers en medewerkers van Perka • Toegangscontrole (fysiek en logisch) • Authentificatiesysteem • Wachtwoord beleid • User-ID beleid • Patching • Anti-virus • Firewall • Netwerkbeveiliging • Toezicht, nazicht en onderhoud van de systemen • Versleuteling van Persoonsgegevens |
pagina 1 van 1