Bestuurlijke werkafspraken
Bestuurlijke werkafspraken
Regio Deal De Waddeneilanden 2023-2027
Provincie Noord-Holland, Provincie Fryslân en Samenwerkingsverband De Waddeneilanden
Het Rijk heeft met de gemeenten Texel, Vlieland, Terschelling, Ameland en Schiermonnikoog, ook gezamenlijk vertegenwoordigd in het Samenwerkingsverband De Waddeneilanden, Provincie Fryslân en Provincie Noord-Holland ten behoeve van de Regio De Waddeneilanden het convenant ‘Regio Deal De Waddeneilanden’ gesloten. Uit de Regio Deal De Waddeneilanden volgt dat de Minister van BZK een bijdrage uit de Regio Envelop (Rijksbijdrage) beschikbaar stelt als impuls voor het realiseren van de ambities van de Regio De Waddeneilanden. De Rijksbijdrage van maximaal € 15,5 miljoen (inclusief btw) wordt in de periode 2023-2027 beschikbaar gesteld in twee tranches (december 2023 en december 2024) in de vorm van een specifieke uitkering aan de gemeente Ameland, als Regiokassier van deze Regio Deal.
Deze bestuurlijke werkafspraken zijn afspraken die aanvullend aan het convenant nodig zijn om de Regio Deal De Waddeneilanden uit te kunnen voeren.
Een noodzakelijke randvoorwaarde voor de Rijksbijdrage voor Regio De Waddeneilanden is cofinanciering door de regio, in dit geval door de provincie Noord Holland €2,325 miljoen, Provincie Fryslân €5,425 miljoen en De Gemeenten gezamenlijk, volgens een afgesproken verdeelsleutel, €7,75 miljoen.
Er wordt aangesloten bij de bestaande structuren binnen de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerkingsverband De Waddeneilanden (verder: samenwerkingsverband). Het samenwerkingsverband is verantwoordelijk voor de coördinatie en aansturing van de uitvoering van de Regio Deal. Er is een Stuurgroep samengesteld, met vertegenwoordigers uit het Algemeen Bestuur van het samenwerkingsverband en vanuit de Gedeputeerde Staten van de beide provincies. Onderwijs en bedrijfsleven worden vooral betrokken op projectniveau en tijdens een jaarlijks te organiseren rijk-regio overleg/dag.
Aangezien beide provincies géén deel uit maken van Samenwerkingsverband De Waddeneilanden is het noodzakelijk om nadere (rand)voorwaarden en afspraken over de wijze van samenwerking vast te leggen m.b.t. Regio Deal De Waddeneilanden. Afspraken worden vastgesteld in de colleges van Gedeputeerde Staten van beide provincies en in het Algemeen Bestuur van het samenwerkingsverband.
De eilandgemeenten en het samenwerkingsverband hebben hun onderlinge bestuurlijke werkafspraken vastgelegd. Deze zijn door het Algemeen Bestuur van het samenwerkingsverband vastgesteld op 4 april 2024. Deze afspraken vloeien logisch voort uit de besluitvorming rondom het Programma Waddeneilanden en de aanvraag van de Regio Deal (zie opsomming bovenaan de volgende bladzijde). Dit betreft afspraken over de governance / programmasturing (I) en afspraken over de financiering (II) van het programma.
De nu voorliggende versie is besproken in de stuurgroep van 19 juni 2024.
I Governance / Programmasturing
Er is een Stuurgroep samengesteld met vertegenwoordigers vanuit het samenwerkingsverband en de beide provincies. Er wordt aangesloten bij de bestaande structuren van het samenwerkingsverband.
De voorbereiding van de Regio Deal kent een lange aanloop waarbij door het samenwerkingsverband diverse besluiten zijn genomen om te komen tot de huidige governance:
▪ Op 13 oktober 2020 is een plan van aanpak vastgesteld door het AB om te komen tot een Programma Waddeneilanden;
▪ 21 oktober 2021 heeft het AB bestuurlijk trekkers voor in de stuurgroep benoemd;
▪ 30 juni 2022 heeft het AB het uitvoeringsprogramma van het Programma Waddeneilanden vastgesteld;
▪ 2 mei 2022 heeft het DB, na voorbereiding en bespreking met de Stuurgroep, een besluit
genomen over de governance en financiering.
▪ 4 april 2024 heeft het AB de bestuurlijke werkafspraken vastgesteld en het benodigde mandaat verleend aan de stuurgroep voor de uitvoering van de Regio Deal.
Voor de uitvoering van de deal is het nodig om als regio - provincies Fryslân en Noord- Holland en Samenwerkingsverband De Waddeneilanden - afspraken over de samenwerking en uitvoering te maken. Dit document beschrijft deze onderlinge afspraken.
Programma-organisatie
In het convenant is opgenomen (artikel 3) dat de principes van programmatisch werken worden gehanteerd bij de uitvoering van de Regio Deal. Daartoe is een programma- organisatie ingericht. In deze paragraaf worden de diverse rollen en verantwoordelijkheden beschreven.
Rijk-Regio-overleg - formuleert en bewaakt de kaders waarbinnen de uitvoering van de Regio Deal De Waddeneilanden plaatsvindt - Coördinatie van de inzet van Partijen in het kader van de uitvoering van Regio Deal De Waddeneilanden - Uitwisseling van informatie - Bespreken van de voortgang, inclusief monitoring Het Rijk-regio-overleg bestaat uit vertegenwoordigers van de deelnemende ministeries, beide provincies en het samenwerkingsverband en vergadert minimaal 1 keer per jaar. Zie verder Artikel 7 van Convenant Regio Deal De Waddeneilanden. |
Stuurgroep Regio Deal De Waddeneilanden (Stuurgroep) - Stelt programmakaders vast, zoals jaarplan + begroting - Beslist over de projecten - Stuurt en monitort op de uitvoering, voortgang en vasthouden van de koers - De leden leggen verantwoording af aan eigen AB en Gedeputeerde Staten. De Stuurgroep bestaat uit een burgemeester (in de rol van bestuurlijk-opdrachtgever, tevens voorzitter van de Stuurgroep, niet zijnde de voorzitter van het samenwerkingsverband), twee gedeputeerden (namens de beide provincies), vijf wethouders (in de rol van bestuurlijk trekker van een programmalijn) en twee ambtelijk adviseurs: de secretaris-directeur van het samenwerkingsverband (in de rol van ambtelijk-opdrachtgever) en de programmamanager. De Stuurgroep vergadert tenminste twee keer per jaar – waarbij alle leden aanwezig zijn – om belangrijke programmakaders (zoals jaarplan+begroting) te kunnen vaststellen. Bestuurders kunnen alleen vervangen worden door bestuurders met hetzelfde mandaat. Daarnaast kunnen er extra vergaderingen plaatsvinden waarbij de provincies eventueel ambtelijk vertegenwoordigd kunnen worden. Daarvoor dient wel het benodigde mandaat door de provincies geregeld te worden. Vergaderingen kunnen zowel fysiek als digitaal (via Teams) plaatsvinden. Bij uitzondering kan in overleg met de voorzitter een schriftelijke ronde plaatsvinden. De Stuurgroep komt tot eensluidende beslissingen. Stuurgroepstukken worden 3 weken voor de vergadering verzonden zodat beide provincies voldoende interne voorbereidingstijd hebben. |
College van Gedeputeerde Staten (GS) - Stelt programmakaders, zoals een jaarplan + begroting, formeel vast - Vaardigt een gedeputeerde af naar de Stuurgroep - Verleent het Algemeen Bestuur van het samenwerkingsverband het benodigde mandaat, machtiging en volmacht om projecten te kunnen beschikken - Verleent de regiokassier het benodigde mandaat, machtiging en volmacht voor de onder regiokassier genoemde taken |
Algemeen Bestuur (AB) - Stelt programmakaders, zoals een jaarplan + begroting, formeel vast - Vaardigt een lid, niet zijnde de voorzitter van het AB, tevens DB-lid, af naar de Stuurgroep als bestuurlijk opdrachtgever en voorzitter van de Stuurgroep - Vaardigt per programmalijn een portefeuillehouder af naar de Stuurgroep - Bekrachtigt de beslissingen van de Stuurgroep, beschikt en geeft formeel akkoord aan de regiokassier voor het uitkeren van de bijdragen aan projecten - Legt verantwoording af aan de gemeenteraden Het Algemeen Bestuur van het samenwerkingsverband bestaat uit alle burgemeesters en wethouders van de vijf Waddeneilanden. Het AB vergadert drie keer per jaar. De programmakaders worden vastgesteld in AB en GS en bieden de Stuurgroep de ruimte om binnen dat kader te handelen. Het AB bekrachtigt de beslissingen van de Stuurgroep en beschikt zodat de regiokassier middelen kan uitkeren aan de projecten. |
Dagelijks Bestuur - Benoemt de secretaris-directeur van de GR als ambtelijk-opdrachtgever - Agendeert stuurgroep-voorstellen ten behoeve van besluitvorming in het AB |
Programmateam - Programmanager (ook adviseur in de Stuurgroep) stuurt operationeel aan en is eerste aanspreekpunt voor de Regio Deal - Coördineert de uitvoering van programma met partners en stakeholders - Adviseert de Stuurgroep over programmakaders, -financiën, samenwerkings, -deel en - eilandprojecten - Bereidt Stuurgroep vergaderingen inhoudelijk voor - Legt verantwoording af aan de Stuurgroep Het programmateam bestaat uit een programmamanager, programmaondersteuner, procesleiders voor de programmalijnen, programmacontroller en een communicatieadviseur. Het programmateam vergadert wekelijks. Ter voorbereiding op de Stuurgroep vergaderingen vindt er een programmateam+ vergadering plaats, waarbij ambtelijke vertegenwoordigers van beide provincies aansluiten. Alle functies in het programmateam worden bekostigd uit de VAT-kosten. Het samenwerkingsverband fungeert als werkgever. |
Ontwikkelteams De Procesleiders zorgen met teammedewerkers (inhoudelijk medewerkers van de gemeentelijke en provinciale organisaties) voor het uitwerken van voorstellen voor samenwerkings, -deel en - eilandprojecten. Inhoudelijke voorbereiding en afstemming van voorstellen vindt dus in de ontwikkelteams plaats. De uren van de teammedewerkers in de ontwikkelteams worden niet vanuit de Regio Deal bekostigd. Uren van medewerkers van regiopartners (provincies, eilandgemeenten en samenwerkingsverband) die direct betrekking hebben op de uitvoering van een Regio Deal project kunnen vanuit het betreffende project bekostigd worden. In het project worden daar afspraken over gemaakt. |
Ambtelijk-opdrachtgeversoverleg Tenminste één keer per jaar wordt er op directieniveau afgestemd over management- en bedrijfsvoeringsvraagstukken m.b.t. de uitvoering van de Regio Deal. Deelnemers aan dit overleg zijn directeuren van beide provincies, de secretaris-directeur van het samenwerkingsverband en de programmamanager. |
Regiokassier De regiokassier draagt zorg voor het nakomen van de financiële kaders, zoals verwoord in de Regeling specifieke uitkering Regio Deals vierde tranche. Zoals opgenomen in artikel 6 van het convenant Regio Deal De Waddeneilanden wordt de specifieke-uitkering van het Rijk via de Beschikking beschikbaar gesteld aan de gemeente Ameland. De gemeente Ameland beheert deze uitkering en is verantwoordelijk voor: - Het vervullen van de functie van regiokassier voor de bij de Regio Deal betrokken partijen, oftewel het ontvangen en uitbetalen van bijdragen; - Het voeren van de financiële administratie voor de Regio Deal als geheel; - Het administreren van samenwerkingsprojecten voor meerdere eilanden (eilandprojecten/deelprojecten worden geadministreerd door de projecttrekker); - Dagelijks kasbeheer van de Regio Deal, waaronder onder meer wordt verstaan het uitzetten en incasseren van beschikbare liquiditeiten van de Regio Deal bij het schatkistbankieren; - Verzorgen jaarlijkse financiële verantwoording van de Regio Deal via voorgeschreven SiSa- rapportages. De uren die de gemeente Ameland maakt om invulling te geven aan de rol van Regiokassier worden bekostigd uit de VAT-kosten. |
Mandaat voor de Stuurgroep
Voor de besluitvorming binnen de programma-organisatie dient de Stuurgroep inhoudelijk en financieel voldoende mandaat te krijgen van het Algemeen Bestuur van het samenwerkingsverband1 en Gedeputeerde Staten van Fryslân en Noord-Holland. Dit vanuit de gedachte van samenwerken in vertrouwen:
▪ We delen als regio (eilandgemeenten en provincies) meerdere opgaven, zoals vertaald naar het Programma Waddeneilanden en opgenomen in het convenant Regio Deal De Waddeneilanden;
▪ die we gezamenlijk voortvarend willen aanpakken;
▪ en waarvoor we een €31 miljoen aan middelen nodig hebben;
▪ hiervoor hebben we €15,5 miljoen aan financiering van het Rijk kunnen realiseren;
▪ en dragen we zelf als regio €15,5 miljoen bij;
▪ wetende dat voor die investering een multiplier aan middelen terugkomt en de resultaten landen in de regio.
II Programmafinanciën
Afspraken over de cofinanciering
Zoals in het convenant aangegeven is het aandeel in de Regio Deal voor de gezamenlijke Waddeneilanden € 7,75 miljoen. Overeenkomstig de voor gezamenlijke kosten gekozen verdeelsleutel, betekent dat per eiland een bijdrage van:
- Texel 30% van € 7,75 miljoen | € 2.325.000 |
- Vlieland 10% van € 7,75 miljoen | € 775.000 |
- Terschelling 25% van € 7,75 miljoen | € 1.937.500 |
- Ameland 25% van € 7,75 miljoen | € 1.937.500 |
- Schiermonnikoog 10% van € 7,75 miljoen | € 775.000 |
Beide provincies matchen de bijdragen van ‘hun eiland(en)’, oftewel:
- Noord-Holland 30% van € 7,75 miljoen € 2.325.000
- Fryslân 70% van € 7,75 miljoen € 5.425.000
Eilandgemeenten
Omdat deze bijdrage op enig moment daadwerkelijk verschuldigd is aan de regiokassier stelt elk eiland hiervoor middelen beschikbaar, via een begrotingspost of een specifieke reservering van middelen. Afhankelijk van de snelheid waarmee projecten worden uitgevoerd en de financiële omvang van projecten, kan het noodzakelijk blijken dat de Waddeneilanden hun bijdrage daadwerkelijk overmaken aan de regiokassier; de liquiditeitspositie van de regiokassier is hiervoor leidend. Uitgangspunt is dat de Waddeneilanden uiterlijk 1 december 2027 hun totale bijdrage hebben overgemaakt aan de regiokassier. Indien het noodzakelijk blijkt om eerder middelen geheel of gedeeltelijk beschikbaar te stellen, op verzoek van de regiokassier, dan wordt dit verzoek gehonoreerd.
Provincies
De provincies stellen hun bijdragen jaarlijks beschikbaar op basis van een jaarplan inclusief begroting. Over wijze van (uit)betaling en administratie kunnen eventuele nadere uitvoeringsafspraken gemaakt worden.
1 Dat benodigde mandaat is verleend in de vergadering van Algemeen Bestuur van Samenwerkingsverband De Waddeneilanden op 4 april 2024.
Verdeling beschikbare middelen over projecten
Volgens het convenant is er sprake van een verdeling van de beschikbare middelen over de vijf programmalijnen en de VAT-kosten (voorbereiding, administratie en toezicht). De VAT- kosten lopen via de begroting van het samenwerkingsverband en worden volledig gedekt uit de Regio Deal.
Voor de verdeling van de middelen over de samenwerkingsprojecten wordt jaarlijks door de Stuurgroep een jaarplan inclusief begroting en een jaarverslag opgesteld en voorgelegd aan het Algemeen Bestuur en Gedeputeerde Staten. Projecten zullen door de stuurgroep moeten worden goedgekeurd. In het convenant zijn 38 samenwerkingsprojecten opgenomen inclusief bijbehorende resultaten. Die vormen de basis en het kader voor specifieke deel- en eilandprojecten. Aanvullende criteria voor de toekenning van bijdragen aan samenwerkings-, deel- en eilandprojecten worden opgenomen in een afwegingskader die door de stuurgroep wordt vastgesteld.
Voor de opzet van samenwerkingsprojecten, deel- en eilandprojecten wordt een standaardformat ontwikkeld, inclusief planning en begroting. Op basis hiervan wordt een voorstel voorgelegd aan de Stuurgroep en kan een beslissing worden genomen over de toekenning van een financiële bijdrage. De beslissingen van de Stuurgroep worden bekrachtigd in het AB waarna beschikt kan worden en de regiokassier de Regio Deal bijdrage beschikbaar kan stellen.
Wanneer in de uitvoering van een project blijkt dat de kosten lager uitkomen dan begroot, wordt de bijdrage uit de Regio Deal naar rato verlaagd. Een toegekende bijdrage wordt nooit verhoogd, als kosten hoger blijken uit te komen dan begroot.
Geen afrekening tussen Waddeneilanden na afronding Regio Deal
Bij de verdeling van beschikbare middelen over projecten is het principe van de Regio Deal leidend, namelijk dat er sprake is van beschikbare middelen voor de gehele regio en niet voor individuele gemeenten. De toekenning van bijdragen aan projecten vindt dan ook plaats op basis van de hiervoor vastgestelde criteria (afwegingskader).
Het kan zo zijn dat het ene eiland hierdoor in financiële zin meer profijt heeft van de Regio Deal dan het andere. Omdat er meer projecten worden uitgevoerd, of omdat er sprake is van ‘grotere projecten’, waarvoor een hogere bijdrage beschikbaar is gesteld.
Doormiddel van de jaarplannen, het afwegingskader en beslissingen van de Stuurgroep kan voldoende gestuurd worden op een evenwichtige verdeling over de eilanden.
Evalueren van gemaakte afspraken
Deze afspraken worden uiterlijk januari 2026 (voor de gemeenteraadverkiezingen) geëvalueerd en indien nodig herzien.