Beloningsbeleid Stichting Hilversum100 (versie juli 2024)
Beloningsbeleid Stichting Hilversum100 (versie juli 2024)
Stichting Hilversum100 is een vrijwilligersorganisatie die zich inzet om de transitie naar een duurzaam en circulair Hilversum een traject is dat ‘van onderop’ (vanuit de gemeenschap) te versnellen waarbij de transitie door en voor de inwoners wordt vormgegeven. . Om dit te bereiken is de inzet door mensen nodig. Welke inzet (vrijwillig of structureel) en welke
waardering hiervoor is overeengekomen in het Algemeen bestuur van Hilversum100, wordt met dit beloningsbeleid toegelicht.
Er zijn echter taken binnen de stichting niet van een onbetaalde vrijwilliger gevraagd kunnen worden, simpelweg omdat de taak zoveel werk vraagt dat het alleen te realiseren is met een forse tijdsinvestering en mensen ook in hun levensonderhoud moeten voorzien.
Als Algemeen bestuur zien we ons geconfronteerd met een spanningsveld tussen vrijwilligers en betaalde krachten. Wij zoeken naar de juiste balans hiertussen zodat we
a. primair een vrijwilligersorganisatie kunnen blijven, ‘van onderop’ georganiseerd, voor en door inwoners van Hilversum
b. een sociale en duurzame organisatie zijn die medewerkers voor langere tijd aan de doelstellingen wil verbinden en een stabiel inkomen biedt middels een dienstverband
c. door kunnen groeien naar een organisatie met aan ons verbonden professionals die
samen met de vrijwilligers impact maken, en samen steeds meer inwoners betrekken bij het verduurzamen van de samenleving,
In Q3 van 2024 wordt binnen Hilversum100 verder gesproken over deze balans waarbij een voorstel ter tafel ligt om aan alle betaalde medewerkers te vragen om naast de betaalde uren ook gemiddeld 4 uur per week vrijwilligersinzet te leveren. Dit natuurlijk zonder te verzanden in een bureaucratisch urenregistratie-gebeuren.
Het beloningsbeleid van stichting Hilversum100 samengevat:
1. Hilversum100 werkt primair met vrijwilligers, die voor hun werkzaamheden hooguit een vrijwilligersvergoeding ontvangen.
2. Voor taken binnen Hilversum100 welke binnen de stichting uitgroeien tot
werkzaamheden welke niet van een vrijwilliger gevraagd kunnen worden, maar
waarvan vastgesteld wordt dat deze bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van de stichting, worden financiële middelen gezocht voor een passende vergoeding. Of er voor deze werkzaamheden vervolgens een vergoeding ingesteld wordt hangt mede af van of er financiering gevonden wordt.
3. Aangezien Hilversum100 een lokale organisatie is die maatschappelijke doelen nastreeft, worden betaalde medewerkers in Hilversum of de directe omgeving geworven, en dient er altijd een band met Hilversum te zijn
4. Aangezien Hilversum100 een lokale organisatie is die maatschappelijke doelen nastreeft, wordt ook van betaalde medewerkers verwacht dat ze zich deels als vrijwilliger voor het realiseren van de doelstellingen inzetten
5. Betaalde taken worden in principe uitgevoerd in loondienst via een arbeidsovereenkomst.
6. Zonder dat we onder een CAO vallen volgen we bij het vaststellen van de vergoedingen zoveel mogelijk de CAO gemeenten
7. Indien er een reden is om alsnog voor een ZZP-overeenkomst te kiezen dan zal deze tegen een vooraf overeengekomen totaalbedrag opgesteld worden en niet per gewerkt uur.
Toelichting op het beloningsbeleid:
Themaverbinders
Themaverbinders en Dagelijks bestuursleden kunnen voor hun inspanningen de maximale wettelijke onbelaste vrijwilligersvergoeding krijgen, mits zij voldoen aan de door de
belastingdienst gestelde regels. Voor 2024 bedraagt de maximale uitkering € 2.100. Indien zij niet voldoen aan de beperkingen van de belastingdienst om voor deze regeling in aanmerking te komen dan is dit bedrag als ZZP-vergoeding beschikbaar (inclusief eventuele BTW
aangezien wij betaalde BTW niet terug kunnen vragen van de belastingdienst).
Wij streven er als organisatie naar om dubbelingen in de organisatie te voorkomen. Je bent of themaverbinder, of medewerker, of DB-lid. Alleen wanneer er organisatorische redenen zijn willen we hiervan afwijken, denk aan vervanging door ziekte of een andere reden waardoor
een vacature urgent ingevuld moet worden. Invulling van de vacature dient vervolgens prioriteit te krijgen.
Coördinatie, Communicatie
Voor coördinatie en communicatie heeft de stichting Hilversum100 financiële middelen ter beschikking gekregen om mensen in dienst te nemen. Wanneer een dienstverband geen haalbare situatie is, wat vooral voor zal komen bij kleinere projecten, dan wordt voor een projectvergoeding met een vooraf overeengekomen totaalbedrag gekozen.
● Aangezien Hilversum100 een lokale organisatie is die maatschappelijke doelen nastreeft, worden betaalde medewerkers in Hilversum of de directe omgeving geworven, en dient er altijd een band met Hilversum te zijn.
● Aangezien Hilversum100 een lokale organisatie is die maatschappelijke doelen nastreeft, wordt ook van betaalde medewerkers verwacht dat ze naast de betaalde uren ook gemiddeld 4 uur per week vrijwilligersinzet leveren
● Voor taken binnen Hilversum100 welke niet van een onbetaalde vrijwilliger gevraagd kunnen worden zoeken we financiering.
Op dit moment (juli 2024) verlonen wij 4 medewerkers voor een totaal van ongeveer 2 FTE, waarbij wij voor de vaststelling van het salaris en salarisontwikkeling aansluiting zoeken bij de CAO-gemeenten, zonder dat wij onder een CAO vallen. Met de beperking van de beschikbare financiële middelen bieden wij een arbeidscontract waarmee we mensen langdurig aan de stichting hopen te verbinden en mensen bestaanszekerheid bieden.
Tot medio 2023 hadden wij te maken met dubbelingen tussen het bestuur en de uitvoering.
Deze situatie was onwenselijk en is opgelost. Met de gemeente Hilversum is afgesproken dat wij streven dat bestuur en uitvoering niet vermengd worden, hoewel de dagelijkse praktijk
weerbarstig is wanneer bijvoorbeeld door ziekte iemand weg zou vallen en taken wel uitgevoerd moeten worden. Om de ontvlechting verder te borgen blijft versterking van zowel het bestuur als het team hoog op de agenda.
Projecten
In toenemende mate is Hilversum100 betrokken bij projecten waar het projectleiderschap of ondersteunende taken, geen onbetaald vrijwilligerswerk kunnen zijn.
De aangestelde tijdelijke projectmedewerkers moeten gekwalificeerd zijn voor de taak. We stellen ook als randvoorwaarde dat de projectmedewerkers in staat moeten zijn samen te
werken in een hybride organisatie met vrijwilligers, andere betrokken organisaties en de overheid.
Projecten zijn tijdelijke opdrachten die uitgevoerd moeten worden met beperkte financiële middelen. Hiervoor wordt voor een projectvergoeding met een vooraf overeengekomen vast bedrag gekozen. De stichting werkt niet op basis van uurtarieven. Hiermee willen we voorkomen dat er grote verschillen ontstaan tussen beloningen.
Aangezien Hilversum100 een lokale organisatie is die maatschappelijke doelen nastreeft, wordt ook van projectmedewerkers verwacht dat ze zich naast de betaalde uren ook gemiddeld 4 uur per week vrijwilligersinzet leveren
Stichtingswerkzaamheden
Naast bovenstaande interne functies heeft Hilversum100 jaarlijks ook jaarplannen, halfjaarrapportages, projectverantwoordingen, financiële jaarstukken en jaarverslagen op te leveren. Ook heeft zij een interne coördinatiefunctie en doorlopende afstemming met samenwerkingspartijen. Dit verzwaart de werkdruk voor het dagelijks bestuur zodanig dat de DB-leden ook een vrijwilligersvergoeding ontvangen in lijn met de themaverbinders.
Op termijn verwachten we dat het schrijven van plannen, verantwoordingen en jaarstukken deels door betaalde medewerkers moet gebeuren. Zolang dit niet gerealiseerd kan worden bieden we voor taken die het vrijwilligerswerk overstijgen ook aan bestuursleden een aanvullende vergoeding. Denk hierbij aan het opstellen van een jaarplan, het inrichten van de boekhouding en het schrijven van het jaarverslag. Deze vergoedingen worden besproken in het verbindersoverleg en zullen te allen tijde transparant verantwoord worden in het jaarverslag.
Om de penningmeester te ontlasten en te voldoen aan de gemeentelijke eis om jaarlijks een samenstellingsverklaring van een accountant op te leveren is overigens een extern boekhoudbedrijf aangetrokken en een professioneel boekhoudprogramma in gebruik genomen.