Klokkenluidersregeling Stichting Pensioenfonds Avery Dennison

Klokkenluidersregeling Stichting Pensioenfonds Avery Dennison

Artikel 1. Definities

1. Bestuur: het Bestuur van het fonds

2. Compliance officer: De functionaris die door het Bestuur van het fonds als compliance officer is benoemd.

3. Fonds: Stichting Pensioenfonds Avery Dennison

4. Incident: Overeenkomst artikel 1 van de Incidentenregeling van het Fonds: een gebeurtenis die een ernstig gevaar vormt voor de integere bedrijfsuitoefening van het Fonds, en/of een gebeurtenis waarbij directe of indirecte financiële schade ontstaat of aantasting van de goede naam van het Fonds door ontoereikende of falende interne processen, verbonden personen of systemen of door externe gebeurtenissen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen Operationele Incidenten en Overige Incidenten.

Operationele Incidenten:

Een Incident dat plaats heeft gevonden in de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden door het Fonds en waarbij er een inbreuk is geweest op de beheerste bedrijfsvoering.

Overige Incidenten

Alle Incidenten, die niet beschouwd kunnen worden als Operationele Incidenten. Onder overige Incidenten worden in ieder geval verstaan:

a. een (dreigende) bewuste schending van wet- en regelgeving;

b. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen;

c. een (dreigende) schending van binnen het Fonds geldende gedragsregels;

d. (een dreiging van) het achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten;

e. een ernstig gevaar voor de integere bedrijfsuitoefening van het Fonds;

f. gebeurtenissen die kunnen leiden tot een groot afbreukrisico in de media;

g. fraude, misleiding, bedrog, verduistering of diefstal door een of meer personen in zijn/hun hoedanigheid van Xxxxxxxxx persoon;

h. een (mogelijk) aanwijzing van een Toezichthouder, een last onder dwangsom of het voornemen om een bestuurlijke boete op te leggen;

i. overige strafbare feiten.

5. Incidentenregeling: De incidentenregeling van het fonds.

6. Klokkenluider: De Verbonden persoon die aan de Vertrouwenspersoon melding doet van een Misstand binnen het fonds.

7. Misstand: Een Incident zoals bedoeld in lid 4 van dit artikel, dat door de Klokkenluider gemeld wordt aan de Vertrouwenspersoon bedoeld in lid 10 van dit artikel. Overige Incidenten worden in ieder geval als misstand beschouwd.

8. Onderzoekscommissie: Een externe Onderzoekscommissie ter uitvoering van een onderzoek en de behandeling van Misstanden. De voorzitter van het Bestuur is verantwoordelijk voor het samenstellen van deze commissie. In het geval de Misstand de Voorzitter zelf betreft gaat deze verantwoordelijkheid over op de plaatsvervangend voorzitter van het Bestuur.

9. Verbonden personen:

a. (Aspirant) leden van het Bestuur, leden van het verantwoordingsorgaan, leden van de visitatiecommissie;

b. Alle medewerkers van het fonds, onafhankelijk van de duur waarvoor of de juridische basis

waarop zij werkzaam zijn;

c. Degenen die voor het fonds werkzaamheden verrichten uit hoofde van een dienstverleningsovereenkomst gesloten met het fonds;

d. Andere (categorieën) personen aangewezen door het Bestuur.

10. Vertrouwenspersoon: de Voorzitter

11. Voorzitter: De voorzitter van het Bestuur

Artikel 2. Melden Misstand

1. De melding wordt gedaan bij de Vertrouwenspersoon als de Klokkenluider vreest voor tegenmaatregelen én hij dientengevolge anoniem wil blijven. Als een eerdere melding van dezelfde Misstand, de Misstand niet heeft weggenomen of de melding de Voorzitter betreft, bestaat de mogelijkheid om een melding te doen aan de plaatsvervangend voorzitter van het Bestuur. De melding kan zowel schriftelijk, elektronisch als mondeling worden gedaan.

2. De ontvanger van de melding stuurt een bevestiging aan de Klokkenluider dat hij de melding ontvangen heeft en stelt de Compliance Officer, door middel van een afschrift van de vastlegging van de melding, op de hoogte van de Misstand en de datum waarop deze is

gemeld en doet dit zonder vermelding van de naam of andere gegevens van de Klokkenluider. De naam van de Klokkenluider wordt alleen bekendgemaakt wanneer daartoe een wettelijke verplichting bestaat. De Vertrouwenspersoon onderzoekt zelf niet. Indien nadere informatie nodig is of er bescheiden nodig zijn naar aanleiding van de melding of in verband met het onderzoek, dan wendt de Compliance Officer zich tot de Vertrouwenspersoon. Deze vraagt de informatie/bescheiden aan de Klokkenluider en doet die vervolgens toekomen aan de Compliance Officer zonder vermelding van de naam of andere gegevens van de Klokkenluider, waardoor deze identificeerbaar zou zijn.

3. De Compliance Officer onderzoekt of de melding betrekking heeft op een Misstand en of de Misstand voldoende ernstig is om een verdergaand onderzoek in te stellen. Dit besluit en de gronden waarop het gebaseerd is, worden direct, doch uiterlijk binnen twee weken na de melding schriftelijk via de Vertrouwenspersoon aan de Klokkenluider meegedeeld. Een afschrift van de toewijzing dan wel de afwijzing wordt gestuurd aan de voorzitter van het Bestuur. Indien de melding betrekking heeft op de voorzitter van het Bestuur, wordt het besluit gestuurd aan de organisatie die de voorzitter heeft benoemd.

4. De beoordeling of een gebeurtenis als Misstand, conform deze regeling, of als Incident, conform de Incidentenregeling, gemeld zal worden, is aan de individuele melder.

Artikel 3. Afhandelen Misstanden

1. Misstanden worden afgehandeld als Incidenten uit de Incidentenregeling, tenzij in dit reglement anders is bepaald.

2. Met betrekking tot de afhandeling van Misstanden heeft de Compliance Officer de coördinatie over het onderzoek en draagt hij er zorg voor dat het onderzoek en de afhandeling zorgvuldig en correct geschieden. Hij is bevoegd alle maatregelen te nemen die hij voor het onderzoek nodig acht. Als een interne onderzoekscommissie is ingesteld is de Compliance Officer voorzitter van die commissie.

3. Het Bestuur draagt er zorg voor, dat de Compliance Officer zijn taak onafhankelijk en naar eigen inzicht kan verrichten.

4. De medewerkers van het fonds en de leden van het Bestuur zijn verplicht mee te werken aan een onderzoek en alle inlichtingen te verstrekken en/of bescheiden te overleggen die, naar het oordeel van de Compliance Officer, in het belang van het onderzoek noodzakelijk zijn.

Artikel 4. Rechtsbescherming

1. Het fonds draagt er zorg voor dat de Klokkenluider op geen enkele wijze in zijn positie bij het fonds benadeeld wordt, voor deze zover te goeder trouw gehandeld heeft. Het fonds gaat er van uit dat een melding te goeder trouw is gedaan, tot het moment dat zij overtuigd is geraakt van het tegendeel.

2. Het fonds draagt er zorg voor dat de Vertrouwenspersoon, de Compliance Officer en de leden van de Onderzoekscommissie (indien en voor zover benoemd) op geen enkele wijze in hun positie bij het fonds benadeeld worden vanwege het uitoefenen van hun taken op grond van deze regeling.

3. Een Verbonden persoon die willens en wetens heeft deelgenomen aan of veroorzaker is van een Misstand, zal bij melding van deze Misstand geen recht kunnen ontlenen aan de beschermingsregels zoals die gelden voor een te goeder trouw handelende Verbonden persoon.

4. In geval van intrekking van de Misstand door de Klokkenluider vergewist het fonds zich ervan dat de intrekking niet onder invloed van dreigementen of door omkoping heeft plaatsgevonden.

Artikel 5. Inwerkingtreding

Deze regeling is vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 11 juli 2014 en treedt in werking met ingang van 11 juli 2014.