IBANNL35INGB0008578749

Notuleerservice Nederland B.V.

X.X xxx xxx Xxxxxxxxxxx 000

0000 XX Xxxxxxxxx

IBANNL35INGB0008578749

KVK08092341 XXXXX0000.40.408.B.01

ARTIKEL 1 DEFINITIES

1. In deze algemene voorwaarden worden dehiernavolgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangeven.

Gebruiker: Notuleerservice Nederland. B.V. Opdrachtgever: de wederpartij van gebruiker. Overeenkomst: de overeenkomst tot dienstverlening.

ARTIKEL 2 ALGEMENE

1. Deze voorwaarden gelden voor iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen gebruiker en een opdracht- gever waarop gebruiker deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.

2. De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle overeenkomsten met gebruiker, voor de uit- voering waarvan derden dienen te worden betrokken.

3. Eventuele afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien dezeuitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

4. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Bij eventuele tegenstrijdigheden in de overeenkomst en deze voorwaarden, prevalerenedze voorwaarden boven de overeenkomst.

5. Indien een of meerdere der bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing.

Gebruiker en opdrachtgever zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij indien en voor zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht worden genomen.

6. Deze algemene voorwaarden zijn niet van toepassing op enigerlei overeenkomst tussen gebruiker met op free- lance-basis voor haar werkzaamheden verrichtende personen of partijen.

ARTIKEL 3 AANBIEDINGEN EN OFFERTES

1. Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzijin het aanbod een termijn voor aanvaarding is genoemd.

2. De door gebruiker gemaakte offertes zijn vrijblijvend; zij zijn geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders aangege- ven. Gebruiker is slechts aan de offertes gebonden indien de aanvaarding hiervan door dewederpartij schriftelijk binnen 30 dagen worden bevestigd, tenzij anders aangegeven.

3. De prijzen in de genoemde aanbiedingen en offertes voor zakelijke klanten zijn exclusief BTW en andere hef- fingen van overheidswege, alsmede eventuele in het kader van deovereenkomst te maken kosten, waaronder verzenden administratiekosten, tenzij anders aangegeven. De prijzen in de genoemde aanbiedingen en offertes voor particuliere klanten zijn inclusief BTW en andere heffingen van overheidswege.

4. Indien de aanvaarding (op ondergeschikte punten) afwijkt van het in de offerte opgenomen aanbod is gebruiker daaraan niet gebonden. De overeenkomst komt dan niet overeenkomstig deze afwijkende aanvaarding tot stand, tenzij gebruiker anders aangeeft.

5. Een samengestelde prijsopgave verplicht gebruiker niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.

6. Aanbiedingen of offertes gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.

ARTIKEL 4 UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST

1. Gebruiker zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakman- schap uitvoeren. Een en ander op grond van de op dat moment bekende stand der wetenschap.

2. Indien en voor zover een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, heeft gebruiker het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.

3. De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan gebruiker aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan gebruiker worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan gebruiker zijn verstrekt, heeft gebruiker hetrecht de uitvoering van de

overeenkomst op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan de opdrachtgever in rekening te brengen.

4. Gebruiker is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook,

1. doordat gebruiker is uit gegaan van door de opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid voor gebruiker kenbaar behoorde te zijn.

5. Indien is overeengekomen dat de overeenkomst in fasen zal worden uitgevoerd kan gebruiker de uitvoering van die onderdelen die tot een volgende fase behoren opschorten tot dat de opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd.

6. Indien door gebruiker of door gebruiker ingeschakeldederden in het kader van de opdracht werkzaamheden worden verricht op de locatie van opdrachtgever of een door opdrachtgever aangewezen locatie, draagt op- drachtgever kosteloos zorg voor de door die medewerkers in redelijkheid gewenste faciliteiten.

7. Opdrachtgever vrijwaart gebruiker voor eventuele aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden en welke aan opdrachtgever toerekenbaar is.

ARTIKEL 5 WIJZIGING VAN DE OVEREENKOMST

1. Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen partijen tijdig en in onderling overleg de overeenkomst dienovereenkomstig aanpassen.

2. Indien partijen overeenkomen dat de overeenkomst wordt gewijzigd of aangevuld, kan het tijdstip van voltooiing van de uitvoering daardoor worden beïnvloed. Gebruiker zal de opdrachtgever zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte stellen.

3. Indien de wijziging van of aanvulling op de overeenkomst financiële en/of kwalitatieve consequenties zal heb- ben, zal gebruiker de opdrachtgever hierover tevoren inlichten.

4. Indien een vast tarief is overeengekomen zal gebruiker daarbij aangeven in hoeverre de wijziging of aanvulling van de overeenkomsteen overschrijding van dit tarief tot gevolg heeft.

5. In afwijking van lid 3 zal gebruiker geen meerkosten in rekening kunnen brengen indien de wijziging of aanvulling het gevolg is van omstandigheden die aan gebruiker kunnen worden toegerekend.

ARTIKEL 6 CONTRACTSDUUR; UITVOERINGSTERMIJN

1. De overeenkomst tussen gebruiker en een opdrachtgever wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de aard van de overeenkomst anders voortvloeit of partijen uitdrukkelijk en schriftelijk andersovereenkomen.

2. Is binnen de looptijd van de overeenkomst voor de voltooiing van bepaalde werkzaamheden een termijn over- eengekomen, dan is dit nimmer een fatale termijn. Bij overschrijding van de uitvoeringstermijn dient de op- drachtgever gebruiker derhalve schriftelijk ingebreke te stellen.

ARTIKEL 7 BETALING

1. Voor zakelijke opdrachtgever dient betaling te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum, op een door ge- bruiker aan te geven wijze in de valuta waarin is Gedeclareerd. Voor particuliere opdrachtgever deint betaling vooraf te geschieden. Bezwaren tegen de hoogte van de declaraties schorten de betalingsverplichting niet op.

2. Indien opdrachtgever in gebreke blijft in de betaling binnen de termijn van 30 dagen dan is de opdrachtgever van rechtswege in

1. verzuim. Opdrachtgever is alsdan een rente verschuldigd van 1% per maand, tenzij de wettelijke rente hoger is in welk geval de wettelijke rente geldt. De rente over het opeisbaar bedrag zal worden berekend vanaf het mo- ment dat opdrachtgever in verzuim is tot het moment van voldoening van het volledige bedrag.

2. In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling van de opdrachtgever zijn de vorderingen van gebruiker op de opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.

3. Xxxxxxxxx heeft het recht de door opdrachtgever gedane betalingen te laten strekken in de eerste plaats in min- dering van de kosten, vervolgens in mindering van de opengevallen rente en tenslotte in mindering van de hoofd- som en de lopende rente. Gebruiker kan, zonder daardoor in verzuim te komen, een aanbod tot betaling weige- ren, indien de opdrachtgever een andere volgorde voor de toerekening aanwijst. Gebruiker kan volledige aflos- sing van de hoofdsom weigeren, indien daarbij niet eveneens de opengevallen en lopende rente alsmede de kos- ten worden voldaan.

ARTIKEL 8 EIGENDOMSVOORBEHOUD

1. Alle door gebruiker geleverde zaken blijven eigendom van gebruiker totdat deopdrachtgever alle navolgende verplichtingen uit alle met gebruiker gesloten overeenkomsten is nagekomen.

2. De opdrachtgever is niet bevoegd de onder het eigendomsvoorbehoud vallende zaken te verpanden noch op enige andere wijze te bezwaren.

3. Indien derden beslag leggen op de onder eigendomsvoorbehoud geleverde zaken dan wel rechten daarop willen vestigen of doen gelden, is opdrachtgever verplicht gebruiker zo snel als redelijkerwijs verwacht mag worden op de hoogte te stellen.

4. De opdrachtgever verplicht zichde onder eigendomsvoorbehoud geleverde zaken te verzekeren en verzekerd te houden tegen brand, ontploffings- en waterschade alsmede tegen diefstal en de polis van deze verzekering op eerste verzoek ter inzage te geven.

5. Door gebruiker geleverde zaken, die krachtens het onder 1. van dit artikel bepaalde onder het eigendomsvoor- behoud vallen, mogen slechts in het kader van een normale bedrijfsuitoefening worden doorverkocht en nimmer als betaalmiddel worden gebruikt.

6. Voor het geval dat gebruiker zijn in dit artikel aangeduide eigendomsrechten wil uitoefenen, geeft de opdracht- gever reeds nu onvoorwaardelijke en niet herroepbare toestemming aan gebruiker of door deze aan te wijzen derden om al die plaatsen te betreden waar de eigendommen van gebruiker zich bevinden en die zaken mede terug te nemen.

ARTIKEL 9 INCASSOKOSTEN

1. Indien de opdrachtgever in gebreke of in verzuim is in de (tijdige) nakoming van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening vanopdrachtgever. In ieder geval is opdrachtgever in het geval van een geldvordering incassokosten verschuldigd. De incassokosten worden be- rekend Overeenkomstig het incassotarief zoals door de Nederlandse Orde van Advocaten in incassozaken wordt geadviseerd.

2. Indien gebruiker hogere kosten heeft gemaakt, welke redelijkerwijs noodzakelijk waren, komen ook deze voor vergoeding in aanmerking.

3. De eventuele gemaakte redelijke gerechtelijke en executiekosten komen eveneens voor rekening van opdracht- gever.

ARTIKEL 10ONDERZOEK, RECLAMES

1. Klachten over de verrichte werkzaamheden dienen door de opdrachtgever binnen 8 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 14 dagen na voltooiing van de betreffende werkzaamheden schriftelijk te worden gemeld aan gebruiker. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevat- ten, zodat gebruiker in staat is adequaat te reageren.

2. Indien een klacht gegrond is, zal gebruiker de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor de opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden. Dit laatste dient door de opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.

3. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen werkzaamheden niet meer mogelijk of zinvol is, zal gebrui- ker slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van wat in gesloten overeenkomsten is overeengekomen.

ARTIKEL 11 OPSCHORTING EN ONTBINDING

1. Gebruiker is bevoegd de nakoming van de verplichtingen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, in- dien:

a. opdrachtgever de verplichtingen uit de overeenkomst niet of niet volledig nakomt.

b. na het sluiten van de overeenkomst gebruiker ter kennis gekomen omstandigheden goede grond ge- ven te vrezen dat de opdrachtgever de verplichtingen niet zal nakomen. In geval er goede grond be- staat te vrezen dat de opdrachtgever slechts gedeeltelijk of niet behoorlijk zal nakomen, is de opschor- ting slechts toegelaten voor zover de tekortkoming haar rechtvaardigt.

c. opdrachtgever bij het sluiten van de overeenkomst verzocht is zekerheid te stellen voor de voldoening van zijn verplichtingen uit de overeenkomst en deze zekerheid uitblijft of onvoldoende is.

2. Voorts is gebruiker bevoegd de overeenkomst te (doen) ontbinden indien zich omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat nakoming van de overeenkomst onmogelijk of naar maatstaven van redelijkheid en billijk- heid niet langer kan worden gevergd dan wel indien zich anderszins Omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst inredelijkheid niet mag worden verwacht.

3. Indien de overeenkomst wordt ontbonden zijn de vorderingen van gebruiker op de opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar. Indien gebruiker de nakoming van de verplichtingen opschort, behoudt hij zijn aanspraken uit de wet en overeenkomst.

4. Gebruiker behoudt steeds het recht schadevergoeding te vorderen.

ARTIKEL 12 TERUGGAVE TER BESCHIKKING GESTELDE ZAKEN

1. Indien gebruiker aan opdrachtgever bij de uitvoering van de overeenkomst zaken ter beschikking heeft gesteld is opdrachtgever gehouden het geleverde binnen 14 dagen in oorspronkelijke staat, vrij van gebreken en volledig te retourneren. Indien de opdrachtgever deze verplichting niet nakomt zijn alle hieruit voortvloeiende kosten voor zijn rekening.

2. Indien opdrachtgever, om welke reden ook, na daartoe strekkende aanmaning, alsnog in gebreke blijft met de onder 1. Genoemde verplichting, heeft gebruiker het recht de daaruit voortvloeiende schade en kosten, waaron- der de kosten van vervanging, op opdrachtgever te verhalen.

ARTIKEL 13 VRIJWARINGEN

1. De opdrachtgever vrijwaart gebruiker voor aanspraken van derden met betrekking tot rechten van intellectuele eigendom op door de opdrachtgever verstrekte materialen of gegevens, die bij de uitvoering van de overeen- komst worden gebruikt.

2. Indien opdrachtgever aan gebruiker informatiedragers, elektronische bestanden of software enzovoort ver- strekt, garandeert deze dat de informatiedragers, elektronische bestanden of software vrij zijn van virussen en defecten.

ARTIKEL 14 RISICO-OVERGANG

1. Het risico van verlies of beschadiging van de zaken die voorwerp van de overeenkomst zijn, gaat op opdrachtge- ver over op het moment waarop deze aan opdrachtgever juridisch en/of feitelijk worden geleverd en daarmee in de macht van opdrachtgever of van een door opdrachtgever aan te wijzen derden worden gebracht.

ARTIKEL 15 OVERMACHT

1. Partijen zijn niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting, indien zij daartoe gehinderd worden als ge- volg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een Rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor hun rekening komt.

2. Onder overmacht wordt in deze algemenevoorwaarden verstaan naast hetgeen daaromtrent in de wet en juris- prudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of nie-tvoorzien, waarop gebruiker geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor gebruiker niet in staat is de verplichtingenna te komen. Werkstakingen in het bedrijf van gebruiker worden daaronder begrepen.

3. Xxxxxxxxx heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen, indien de omstandigheid die (verdere) nakoming verhindert, intreedt nadat gebruiker zijn verplichtingen had moeten nakomen.

4. Partijen kunnen gedurende de periode dat de overmacht voortduurt de verplichtingen uit de overeenkomst op- schorten. Indien deze periode langer duurt dan twee maanden is ieder der partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden, zonder verplichting tot vergoeding van schade aan de andere partij.

5. Voor zover gebruiker ten tijde van het intreden van overmacht inmiddels gedeeltelijk zijn verplichtingen uit de overeenkomst is nagekomen of deze zal kunnen nakomen, en aan het nagekomen respectievelijkna te komen gedeelte zelfstandige waarde toekomt, is gebruiker gerechtigd om het reeds nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte separaat te declareren. Opdrachtgever is gehouden deze declaratie te voldoen als ware het een afzonderlijke overeenkomst.

ARTIKEL 16 GEHEIMHOUDING

1. Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de anderepartij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.

2. Indien, op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak, gebruiker gehouden is vertrouwelijke informatie aan door de wet of de bevoegde rechter aangewezen derdenmede te verstrekken, en gebruiker zich ter zake niet kan beroepen op een wettelijk dan wel door de bevoegde rechter erkend of toegestaan recht van verschoning, dan is gebruiker niet gehouden tot schadevergoeding of schadeloosstelling en is de wederpartij niet gerechtigd tot ontbinding van de overeenkomst op grond van enige schade, hierdoor ontstaan.

ARTIKEL 17 NIET-OVERNAME PERSONEEL

1. De opdrachtgever zal gedurende de looptijd van de overeenkomst alsmede één jaar na beëindiging daarvan, op generlei wijze, behoudens nadat goed zakelijk overleg ter zake heeft plaatsgehad met gebruiker, medewerkers van gebruiker of van ondernemingen waarop gebruiker ter uitvoering van deze overeenkomst beroep heeft

gedaan en die betrokken zijn (geweest) bij de uitvoering van de overeenkomst, in dienst nemen dan wel anders- zins, direct of indirect, voor zich laten werken.

2. In geval van overtreding van het in lid 1 van dit artikel bepaalde is gebruiker gerechtigd een boete van 10.000 Euro in rekening te brengen bij opdrachtgever. Dit bedrag is opeisbaar terstond nadat de overtreding is gecon- stateerd en door de opdrachtgever niet is weersproken of ontkend.

ARTIKEL 18 TOEREKENBARE TOKORTKOMING

1. Indien gebruiker of opdrachtgever toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de Overeenkomst en/of deze algemene voorwaarden, zal de andere Partij een aangetekend schrijven verzenden aan de teokrtkomende Partij, alvorens gebruik te maken van de Partij toekomende wettelijke rechten. Wel houdt de Partij daarbij rekening met de omstandigheden van het geval en de ernst van het verzuim.

2. Tekortkomende partij krijgt minstens 15 werkdagen de tijd om eenwijzigingsplan te presenteren betreffende de tekortkoming, voordat tot opzegging van overeenkomst kan worden overgegaan. Wederpartij reageert binnen 5 werkdagen op het wel of niet voldoen van het wijzigingsplan. Het wijzigingsplan kan op verzoek van wedeprartij nogmaals worden herzien.

3. Indien tekortkomende partij geen deugdelijk en op redelijk termijn uitvoerbaar plan presenteert, kan middels aangetekend schrijven de overeenkomst worden opgezegd. De in overeenkomst vastgelegde opzegtermijn blijft hierbij van toepassing.

ARTIKEL 19 GESCHILLEN

1. De rechter in de vestigingsplaats van gebruiker is bij uitsluiting bevoegd van geschillen kennis te nemen, tenzij de kantonrechter bevoegd is. Niettemin heeft gebruiker het recht het geschil voor te leggen aan de volgesn de wet bevoegde rechter.

2. Partijen zullen eerst een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een ge- schil in onderling overleg te beslechten.

ARTIKEL 20 TOEPASSELIJK RECHT

1. Op elke overeenkomst tussen gebruiker en deopdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.

ARTIKEL 21 WIJZIGING EN VINDPLAATS VAN DE VOORWAARDEN

1. Deze voorwaarden zijn gedeponeerd ten kantore van de Kamer van Koophandel te Rotterdam. Van toepassing is steeds de laatst gedeponeerde versie c.q. de versie zoals die gold ten tijde van het totstandkomen van de over- eenkomst.

Addendum 1: Verwerking persoonsgegevens

1. Definities

Definities en begrippen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zoals bijvoor-

gegeven in de AVG.

1.1. Persoonsgegevens: de persoonsgegevens die in het kader van de Dienstverlening worden verwerkt door Notuleerservice ten behoeve van Opdrachtgever.

1.2. Datalek: een inbreuk in verband metPersoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 33 AVG.

1.3. Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgege- vens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde pro- cedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzi- gen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, versprei- den of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

1.4. Betrokkene: geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon op wie de verwerkte Per- soonsgegevens betrekking hebben.

1.5. Toezichthoudende autoriteit: een onafhankelijke overheidsinstantie verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de wet in verband met de verwerking van Persoonsgegevens. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

2. Onderwerp van deze bijlage Verwerking persoonsgegevens

2.1. Notuleerservice zal in het kader van de dienstverlening ten behoeve van Opdrachtgever Per- soonsgegevens verwerken.

2.2. Opdrachtgever garandeert aan Notuleerservice de juistheid en rechtmatigheid vande ver- werking van de verstrekte Persoonsgegevens- in de zin van artikel 6 AVG- in het kader van de dienstverlening.

3. Verwerking door Notuleerservice

3.1. Notuleerservice zal optreden als verwerker van Opdrachtgever en de Opdrachtgever als ver- werkingsverantwoordelijke.

3.2. Notuleerservice zal ten behoeve van Opdrachtgever uitsluitend Persoonsgegevens verwerken voor zover dit noodzakelijk is en slechts op basis van schriftelijke instructies van de Op- drachtgever, waaronder mede begrepen deze bijlage Verwerking perosonsgegevens.

3.3. Het is Notuleerservice niet toegestaan om de Persoonsgegevens te verwerken voor eigen doeleinden.

3.4. Notuleerservice zal de Persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerken in overeenstemming met de AVG en toepasselijke we-ten regelgeving met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens.

3.5. Notuleerservice zal Persoonsgegevens (laten) verwerken binnen De Europese Economische- Ruimte en de gebieden waarover de Europese Commissie een adequaatheidsbeslissing heeft genomen. Het is Notuleerservice niet toegestaan om Persoonsgegevens te (laten) verwerken buiten deze gebieden. Dit kan slechts met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Op- drachtgever.

3.6. Notuleerservice zal de Persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen.

4. Beveiliging

4.1. Notuleerservice zal passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ne- men, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context, de verwerkingsdoeleinden, de qua waarshcijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen om een op het risico afge- stemd beveiligingsniveau te waarborgen, die, waar passend, onder meer het volgende kun- nen omvatten

a. maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot de Per- soonsgegevens voor de doeleinden in het kader van de Dienstverlening;

b. maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, w-ij ziging, onbevoegde dan wel onrechtmatige verwerking;

c. maatregelen waarbij door Notuleerservice ingeschakelde hulppersonen uitsluitend de noodzakelijke toegang geeft tot de Persoonsgegevens door middel van op naam g-e stelde accounts;

d. de pseudonimisering en versleuteling van Persoonsgegevens;

e. het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaar- heid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen;

f. het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstelel n;

g. een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking.

4.2. In het kader van de verwerking van Persoonsgegevens door Notuleerservice kan er sprake zijn van:

a. Persoonsgegevens van bijzondere aard in de zin van artikel 9 AVG, waaronder politieke data/opvattingen, en/of 10 AVG; en/of

b. andere gevoelige Persoonsgegevens; en/of

c. het waarschijnlijk is dat de verwerking een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen en deze niet incidenteel is;

4.3. Ter waarborging van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen is Notuleerservice ISO 27001 en 27002 gecertificeerd.

5. Audits

5.1. Voor zover van toepassing stelt Notuleerservice Opdrachtgever in de gelegenheid om de ver- eiste beveiligingsmaatregelen te (laten) controleren door middel van een onahf ankelijk ex- terne en deskundige auditor, nadat de auditor een geheimhoudingsovereenkomst met Notu- leerservice is aangegaan. Partijen zullen daarvoor in gezamenlijk overleg een tijdstip en werk- wijze bepalen.

5.2. De kosten van de audit en de medewerking verleenddoor Notuleerservice worden door Op- drachtgever gedragen tegen de reguliere consultancytarieven van Notuleerservice, tenzij par- tijen schriftelijk anders overeenkomen.

5.3. De auditor zal zijn gebonden aan een vóóraf te sluiten geheimhoudingsovereenkomst met No- tuleerservice waarin een dwangsom is opgenomen in geval van overtreding van de geheimhou- dingsverplichting door de auditor.

5.4. Het is de auditor slechts toegestaan om aan de Opdrachtgever de informatie te verstrekken die dienen ter vaststelling van een adequatebeveiliging of wanneer dit noodzakelijk is in het kader van de verplichtingen die voortvloeien uit artikel 28 AVG. Daarbij dient rekening te worden ge- houden met de stand van de techniek, de in de markt waarin Notuleerservice zich bevindt ge- hanteerde gebruiken en de in redelijkheid te vergen beveiligingsmaatregelen.

5.5. Opdrachtgever verbindt zich te allen tijde tot strikte geheimhouding ten aanzien van de (be- drijfs)gegevens/know how van Notuleerservice en/of eventuele door haar ingeschakelde der- den waarvan zij kennis neemt, waaronder in het kader van deDienstverlening en/of eventuele audits/inspecties.

6. Signalering, informering en medewerking

6.1. Zodra zich bij Notuleerservice een Datalekheeft voorgedaan zal Notuleerservice Opdrachtge- ver daarvan onverwijld, doch uiterlijk binnen 36 uur na ontdekking, in kennis te stellen en daar- bij voor zover mogelijk de relevante informatie verstrekken omtrent:

h. de aard van de inbreuk in verband met de Persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en voor zover van toepassing het persoonsgegevensregister in kwestie;

i. de naam en de contactgegevens van de (eventuele) functionaris voor gegevensbe- scherming of een ander contactpunt waar in dit verband meer informatie kan wor- den verkregen;

j. de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met de Persoonsgegevens;

k. de maatregelen die zijn genomen om de inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.

6.2. Notuleerservice zal zich inspannen om de gevolgen van een Datalek zoveel als redelijkre- wijs mogelijk te beperken.

6.3. In het kader van de eventuele informatieverplichting van Opdrachtgever aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of eventuele betrokkenen in verband met een incident zal Notuleer- service in goed overleg haar in redelijkheid te vergen medewerking verlenen.

6.4.

d. een klacht of (informatie)verzoek van xxxxxxxxxxxxx (natuurlijk persoon) met be- trekking tot de verwerking van Persoonsgegevens door Notuleerservice;

e. een (vermoed) onderzoek door overheidsfunctionarissen met betrekking tot de Per- soonsgegevens;

f. een Datalek.

6.5. Notuleerservice zal Opdrachtgever tijdiginformeren over een incident onverminderd het be- paalde in artikel 6.1 van deze bijlage Verwerking persoonsgegevens.

6.6. Het is Partijen niet toegestaan informatie te verstrekken over incidenten aan betrokkenen of derden, behoudens: (i) een wettelijkverplichting daartoe; (ii) in het kader van juridische advi- sering; (iii) dan wel na toestemming van de andere Partij.Indien een Partij contact heeft met de Autoriteit Persoonsgegevens, dan houdt zij de ander Partij op de hoogte van de inhoud en de ontwikkelingen daarvan, mede ter voorkoming van miscommunicatie en eventuele repu- tatieschade die Partijen mogelijk kunnen lijden.

6.7. De eventuele kosten die gemaakt worden om het Datalek op te lossen, komen voor rekening van degene die de kosten maakt, tenzij het Datalek is ontstaan door het niet- nakomen van de overeenkomst door de verwerker, dan komen de kosten voor rekening van de verwerker.

7. Inschakelenderden

7.1. Notuleerservice is bevoegd derden als (sub)verwerker in te schakelen in het kader van haar Dienstverlening. Alsdan licht Notuleerservice Opdrachtgever in over beoogde veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van andere (sub)verwerkers, waarbij Opdrachtgever de mogelijkheid heeft om binnen 30 kalenderdagen na dagtekening tegen deze veranderingen bezwaar te maken, bij gebreke waarvan zij haar recht op bezwaar heeft verwerkt en voor zo- ver rechtens vereist de instemming met de toevoeging of verandering daarmee is gegeven.

7.2. Notuleerservice legt aan de door haar ingeschakelde derden en medewerkers dezelfdezorg- vuldigheids- en vertrouwelijkheidsverplichtingen op. heeft gebracht, met een maximum van

7.3. -, tenzij de schade het gevolg is van opzet of grove schuld aan de kant van Notuleer- service.

7.4. 8.3. Vorderingen van Opdrachtgever tot vergoeding van schadeverjaren na verloop van één

(1) jaar nadat Opdrachtgever hiermee bekend raakte of bekend had behoren te zijn.

8. Aansprakelijkheid

8.1. Opdrachtgever vrijwaart Notuleerservice en stelt Notuleerservice schadeloos voor alle claims, aanspraken, acties van derden, schade en/of kosten, waaronder bijvoorbeeld boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens die Notuleerservice maakt, lijdt of verbeurt en die recht- streeks of indirect voortvloeien uit of het gevolg zijn van (i) een tekortkoming door Opdracht- gever en/of door een door haar ingeschakelde derde; en/of (ii) vanwege enige schending van toepasselijke wet- en regelgeving zoals de AVG.

8.2. De aansprakelijkheid van Notuleerservice is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat onder haar (bedrijfs)- aansprakelijkheidsverzekering in dat specifieke geval is uitgekeerd vermeer- derd met het eigenrisico. Indien om wat voor reden dan ook de (bedrijfs)aansprakelijkheids- verzekering geen recht geeft op een uitkering, dan is de aansprakelijkheid van Notuleerser- vice te allen tijde beperkt tot directe schade, en is beperkt tot het bedrag Notuleerservice in de twaalf maanden voorafgaande aan de gestelde aanspraak van Opdrachtgever in rekenin.g

9. Duur en beëindiging

9.1. Deze bijlage Verwerking persoonsgegevens gaat in op de datum van accordering van de Alge- mene Voorwaarden.

9.2. Deze bijlage Verwerking persoonsgegevens eindigt van rechtswege op hetzelfde momenatls de opdracht voldaan is of in geval van doorlopende opdrachten voor de duur van de samen- werking.

9.3. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van deze bijlage Ver- werking persoonsgegevens voort te duren, blijven na beëindiging van de bijlage Verwerking persoonsgegevens gelden. Tot deze bepalingen behoren onder meer bepalingen betreffende aansprakelijkheid, garanties, geheimhouding, toepasselijk recht.

9.4. Notuleerservice is bevoegd en zal na het einde van de Opdracht en/of een daaronedr val- lende deelopdracht de aan haar ter beschikking gestelde Persoonsgegevens zonder nadere kennisgeving vernietigen, behoudens een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bewaarplicht.

9.5. Indien bestaande privacywetgeving wordt vervangen of aangevuld door nei uwe wet- en re- gelgeving worden de bepalingen uit deze bijlage Verwerking persoonsgegevens zoveel moge- lijk naar analogie toegepast.

Lijst van persoonsgegevens die wij verwerken:

Categorie Doel

Gegevens vaninterviewer/geïnterviewde/vergaderdeelnemer/personen

die voorkomen in het interview of vergadering:

Naam Adres Woonplaats

Telefoonnummer E-mailadres Functie

Gegevens van interviewer/geïnterviewde/vergaderdeelnemer/personen die voorkomen in het interview of vergadering:

Naam Adres Woonplaats

Telefoonnummer E-mailadres Functie

Financiële gegevens en betalingsgegevens: BTW-nummer

Bankgegevens

Vergadering houd Samen-

stell en sprekerslijst en

Versturen verslag Commi- nica tie vergadervoorberei- ding

Technische werking van website Optimalisati een website

Gegevens over klik- en surfgedrag (cookie): IP-adres

Naam Adres Woonplaats

1

Bijzondere categorie

Politieke partij Vergaderinghoud

Medische gegevens Vergaderinghoud