Samenwerkingsovereenkomst voor het gezamenlijk superviseren en diplomeren van een doctoraat tussen de Universiteit 1… en de Universiteit 2…
Samenwerkingsovereenkomst
voor het gezamenlijk superviseren en diplomeren van een doctoraat
tussen de Universiteit 1… en de Universiteit 2…
Tussen
De Universiteit …, hierna [afkorting] genoemd
vertegenwoordigd door Prof. dr. …, Rector,
gevestigd te: straat nummer, postcode, stad (België)
en
De Universiteit …, hierna [afkorting] genoemd
vertegenwoordigd door Prof. dr. …, Rector,
gevestigd te: straat nummer, postcode, stad (België)
gezamenlijk ‘de instellingen’ genoemd
en
Mevr./Dhr. [voornaam/voornamen] [naam], hierna ‘de doctorandus/a’ genoemd,
waarbij de voornoemden gezamenlijk ‘de partijen’ genoemd worden,
wordt
Gelet op de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013, bekrachtigd bij het Besluit van 20 december 2013;
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 12 december 2014 tot vaststelling van de vorm van het hogeronderwijsdiploma en de inhoud van het bijhorend diplomasupplement;
Gelet op het Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de …[naam hoofdinstelling]…, goedgekeurd door de … op …[datum]…;
Gelet op het Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de …[naam partnerinstelling]…, goedgekeurd door de … op …[datum]…;
Gelet op de EU General Data Protection Regulation 2016/679, de EU Nagoya Protocol Regulation 511/2014 en de EU Dual Use Regulation 428/2009;
Gelet op de bereidheid van de professoren vermeld in Art. 2 om in uitvoering van deze overeenkomst het (co-)promotorschap voor het gezamenlijk doctoraat op zich te nemen;
het volgende overeengekomen:
Artikel 1. – Onderwerp: gezamenlijke supervisie en diplomering van een doctoraat.
De instellingen komen overeen dat zij gezamenlijk zullen instaan voor het superviseren van het doctoraatsonderzoek van de doctorandus/a, en dat zij ook gezamenlijk zullen instaan voor het organiseren van het doctoraatsexamen en de diplomering van zijn/haar doctoraat.
De gegevens van de doctorandus/a zijn:
Achternaam: …
Voornaam: …
Geboortedatum: …
E-mailadres: …
Artikel 2. – Begeleiding van de doctorandus/a.
De doctorandus/a wordt begeleid door de volgende (co-)promotoren:
Aan de …[naam hoofdinstelling]…:
Naam: Prof. dr. …
Faculteit of Departement: …
Functie: …
Aan de …[naam partnerinstelling]…:
Naam: Prof. dr. …
Faculteit of Departement: …
Functie: …
Voormelde personen verbinden er zich toe ten volle de functie van (co-)promotor ten opzichte van de doctorandus/a uit te oefenen. In deze hoedanigheid verplichten zij er zich toe onderling overleg te plegen telkens zij dit nodig achten, teneinde de evolutie in het doctoraatsonderzoek te beoordelen.
Artikel 3. – Hoofdinstelling vs. Partnerinstelling: taken, regelgeving en communicatie.
De Universiteit1 … wordt aangeduid als hoofdinstelling.1
De Universiteit2 … wordt aangeduid als partnerinstelling.
Voor samenwerkingen tussen Vlaamse universiteiten volgt de doctorandus enkel en alleen de doctoraatsregels en -procedures van de hoofdinstelling (m.u.v. de publicatie/outputvereisten). Er worden dus geen bijkomende vereisten opgelegd door de partnerinstelling. Wel is er een gezamenlijke verplichte vereiste op vlak van publicatie/output (zie art. 7). Daarnaast zetelen er leden van beide instellingen in de begeleidings- en examencommissie zodat beide instellingen de kwaliteit van het doctoraat mee kunnen beoordelen. Het is daarom essentieel dat de begeleidingscommissie en examencommissie in onderling overleg worden samengesteld en ze officieel worden goedgekeurd door de bevoegde instanties van beide partnerinstellingen.
De betrokken instellingen houden elkaar op de hoogte over vorderingen en wijzigingen van het doctoraat. Wanneer de doctorandus/a en de promotoren wensen over te gaan tot de finale fase van het doctoraat (i.e. het indienen van het proefschrift ter evaluatie) meldt de hoofdinstelling zo snel mogelijk aan de partnerinstelling:
het voltooien van de doctoraatsopleiding,
het voldoen aan de publicatie-/outputvereiste (zie art. 7),
het voorstel van samenstelling van de examenjury,
de officiële titel van het proefschrift en
(zodra gekend) de datums van de verschillende stappen in de examenprocedure
Daarna brengt de partnerinstelling de hoofdinstelling zo snel mogelijk op de hoogte van de administratieve toelating tot de examenprocedure. Binnen elke instelling wordt een verantwoordelijke aangeduid voor deze communicatie:
- Aan de hoofdinstelling:
Dienst: …
(Generiek) e-mailadres: …
Aan de partnerinstelling:
Dienst: …
(Generiek) e-mailadres: …
De doctorandus/a zelf is verantwoordelijk voor de voortgangsrapportering aan beide instellingen, volgens de daartoe voorziene procedure van elke instelling.
Artikel 4. – Toelating tot het doctoraat.
De doctorandus/a heeft van de betrokken instellingen de toelating tot het doctoraat gekregen:
Aan de hoofdinstelling
toegelaten tot het doctoraat in …
op de volgende datum: …
Aan de partnerinstelling
toegelaten tot het doctoraat in …
op de volgende datum: …
Het onderwerp van het doctoraatsproefschrift is: …
De laatste datum van toelating wordt vastgelegd als startdatum van het gezamenlijke doctoraat tenzij anders bepaald in artikel 18.
Artikel 5. – Inschrijving en studiegeld.
De doctorandus/a schrijft zich elk academiejaar opnieuw in aan elk van de instellingen.
Hij/Zij betaalt aan de hoofdinstelling het daar voor het doctoraat vastgestelde studiegeld en is vrijgesteld van studiegeld aan de partnerinstelling.
Artikel 6. – Doctoraatsopleiding.
De doctorandus/a moet voldoen aan de voorwaarden van de doctoraatsopleiding van de hoofdinstelling om te kunnen verdedigen en wordt hiervan vrijgesteld aan de partnerinstelling.
In alle gevallen behoudt de doctorandus/a het recht om deel te nemen aan de doctoraatsopleiding in beide instellingen volgens de toepasselijke reglementen.
Artikel 7. – Verplichte Publicatie/Output.
De doctorandus/a dient bij de aanvraag tot toelating tot de examenprocedure (i.e. het indienen van het proefschrift ter evaluatie) minstens één wetenschappelijke publicatie op internationaal niveau of een gelijkwaardige realisatie op internationaal niveau voor te leggen. Onder een publicatie op internationaal niveau wordt verstaan: een gereviewde bijdrage (tijdschriftartikel, bijdrage in een boek, conferentieproceeding, octrooi, ontwerp, monografie) over het eigen onderzoek en geschreven in een forumtaal van het vakgebied. De regelgeving van de hoofdinstelling bepaalt wat een geldige publicatie/output in de betreffende discipline is. De bijdrage moet gepubliceerd zijn of aanvaard zijn voor publicatie. De begeleidingscommissie kan uitzonderlijk een afwijking toestaan op deze laatste voorwaarde, met name wanneer de vertraging in publicatie louter te wijten is aan de langere publicatietermijnen/wachttijden binnen een bepaalde discipline.
Deze gezamenlijke, verplichte vereiste op vlak van publicatie/output heeft voorrang op alle andere publicatie- of outputvereisten die aan elk van de afzonderlijke instellingen gelden.
Artikel 8. – Verblijf en onderzoeksperiodes.
De doctorandus/a brengt afwisselende of opeenvolgende onderzoeksperiodes door aan beide instellingen. Het afbakenen van de onderzoeksperiodes gebeurt in onderling overleg tussen de doctorandus/a en de promotoren. De promotoren waken erover dat de doctorandus/a gedurende een periode van ten minste 6 maanden onderzoek verricht aan elk van de instellingen.
Artikel 9. – Financiële bepalingen.
De deelname in de kosten van de doctorandus/a verbonden aan het onderzoeksverblijf in beide instellingen, het bijwonen van (inter)nationale conferenties, de organisatie van de doctoraatsverdediging en andere kosten specifiek verbonden aan het doctoraatstraject, wordt in onderling overleg besproken en bepaald door de (co-)promotoren van beide instellingen.
Artikel 10. – Verzekeringen.
De doctorandus/a verplicht zich ertoe de vereiste stappen te ondernemen tot het regelen van zijn/haar ziekteverzekering. Door zich jaarlijks in te schrijven als doctorandus/a aan beide instellingen is hij/zij in regel met zijn/haar verzekering tegen lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid tijdens de uitoefening van zijn/haar werkzaamheden inzake het doctoraatsonderzoek aan de betrokken instellingen.
Artikel 11. – Bescherming van onderzoeksresultaten en eigendomsrechten.
Niets in deze overeenkomst doet afbreuk aan de eigendomsrechten van elke partij op diens achtergrondkennis en de betreffende intellectuele eigendomsrechten vooraf bestaand aan deze overeenkomst of gegenereerd buiten het kader van het doctoraatsonderzoek.
Onder ‘Achtergrondkennis’ wordt verstaan, informatie, technieken, knowhow, software en materialen -ongeacht de vorm waaronder of het medium waarin ze worden meegedeeld of opgeslagen- met inbegrip van eventuele relevante intellectuele eigendomsrechten, die door de partij die er eigenaar van is of er rechten op heeft ter beschikking worden gesteld voor of na de datum van deze overeenkomst, met het doel deze aan te wenden in de uitvoering van het doctoraatsonderzoek.
Onder ‘Resultaten’ wordt verstaan, de resultaten, met inbegrip van maar niet beperkt tot informatie en materialen ongeacht of deze kan worden beschermd, en alle betreffende intellectuele eigendomsrechten, die voortkomen uit het doctoraatsonderzoek.
Elke instelling is eigenaar van de Resultaten die werden gegenereerd door haar personeelsleden, met inbegrip van de doctorandus. Iedere instelling-eigenaar kan op elk moment beslissen om zijn Resultaten op gepaste wijze te beschermen, zoals door een aanvraag tot octrooibescherming, en dit in eigen naam en op eigen kosten in elk land naar keuze, met vermelding van de naam van de uitvinder.
Indien, in de loop van de uitvoering van het doctoraatsonderzoek, meerdere instellingen gezamenlijk hebben bijgedragen aan Resultaten op zodanige wijze dat deze Resultaten ondeelbaar zijn en het onder de toepasselijke wetgeving onmogelijk is om deze Resultaten te scheiden voor het doeleinde van het aanvragen, verkrijgen en/of in stand houden van de betreffende octrooibescherming of enige andere intellectuele eigendomsrechten ter bescherming van de Resultaten, zijn deze instellingen gezamenlijk eigenaar van deze Resultaten in verhouding tot hun intellectuele bijdrage aan deze Gezamenlijke Resultaten (hierna “Gezamenlijke Resultaten”).
De instellingen zullen voor deze Gezamenlijke Resultaten gezamenlijk handelen tot het indienen van een aanvraag tot het verkrijgen en/of in stand houden van de relevante bescherming voor Gezamenlijke Resultaten, die zal gedaan worden in de naam van beide instellingen. De instellingen, vertegenwoordigd door hun respectieve tech transfer diensten (zoals lager vermeld), zullen een geschreven overeenkomst afsluiten betreffende de instelling die de leiding zal nemen in de vervolging, de instandhouding en de afdwinging van alle toepasselijke bescherming, de financiering van de toepasselijke bescherming en de verdeling van de rechten bij exploitatie van het beschermde Gezamenlijke Resultaat. Op voorhand zal kennis gegeven worden aan de andere instellingen van de kosten en opbrengsten, op basis van het principe dat de kosten gedragen of verrekend worden door de instellingen en de opbrengsten gedeeld worden tussen de instellingen in verhouding tot hun aandeel in de eigendom van de Gezamenlijke Resultaten, tenzij anders overeengekomen. Indien een instelling niet (langer) wenst deel te nemen in de kosten van de toepasselijke bescherming van het Gezamenlijke Resultaat, verliest deze instelling alle verbonden rechten aan die bescherming maar zal deze instelling wel uit de opbrengsten vergoed worden voor de reeds gemaakte kosten met betrekking tot de bescherming van het Gezamenlijk Resultaat. De instelling die niet (langer) deelneemt, behoudt een niet-exclusief gratis gebruiksrecht op deze Gezamenlijke Resultaten voor intern niet-commercieel onderzoek.
Alle geregistreerde intellectuele eigendomsrechten (vb. octrooien) verbonden aan Resultaten zullen zonder uitstel schriftelijk worden gemeld aan de tech transfer dienst van elke instelling.
-
Voor de hoofdinstelling:
Adres
Telefoonnr
Emailadres
Voor de partnerinstelling:
Adres
Telefoonnr
Emailadres
Elke partner krijgt een wereldwijd, niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-sublicentieerbaar en kosteloos recht om Gezamenlijke Resultaten te gebruiken voor verder intern niet-commercieel onderzoek en onderwijsdoeleinden.
Niettegenstaande bovenstaande, wordt geen afbreuk gedaan aan het Reglement inzake Auteursrechten op Doctoraatsverhandelingen van elke instelling dat van toepassing is op het auteursrecht van de doctorandus/a in het kader van het uit te voeren doctoraatsonderzoek.
Artikel 12. – Vertrouwelijkheid.
De partijen verbinden zich ertoe om volstrekte vertrouwelijkheid in acht te nemen ten aanzien van aan hen in het kader van deze overeenkomst meegedeelde informatie die door de verstrekkende partij als vertrouwelijk werd gemarkeerd of die schriftelijk werd gemeld vertrouwelijk te zijn. Deze verplichting blijft van kracht voor een periode van vijf (5) jaar vanaf de datum van verstrekking of einddatum van deze overeenkomst, dewelke het langst duurt.
Deze vertrouwelijkheidsverplichting is niet toepasselijk op informatie i) die in het bezit was van de ontvanger voor de initiële ontvangst onder deze overeenkomst, ii) die publiek toegankelijk is of later publiek toegankelijk wordt zonder inbreuk op deze overeenkomst, iii) die zonder beperkingen op het gebruik of het geheim karakter ervan ontvangen is van een derde partij die het recht heeft om de informatie te verstrekken, iv) waarvoor de verstrekkende partij geschreven toestemming geeft aan de ontvangende partij voor de publicatie of het gebruik ervan, v) die de ontvangende partij ontwikkelt onafhankelijk van enige verstrekking onder deze overeenkomst, of vi) die de ontvangende partij wettelijk verplicht wordt te verstrekken.
Artikel 13. – Publicaties.
Elke publicatie of bekendmaking (met inbegrip van de doctoraatsverhandeling) van de Resultaten van het doctoraatsonderzoek, zal ter nazicht worden voorgelegd aan de andere instelling(en), ten laatste dertig (30) kalenderdagen voor de indiening van de publicatie of presentatie. De andere instelling(en) kunnen gedurende dertig (30) dagen het voorstel nakijken en voorstellen doen voor (i) schrapping van door de instelling meegedeelde vertrouwelijk informatie en/of (ii) redelijk uitstel om bescherming van de Resultaten mogelijk te maken. Dit uitstel mag niet meer bedragen dan drie (3) maanden te rekenen vanaf de ontvangst van de ontwerppublicatie. Bij afwezigheid van opmerkingen binnen de periode van dertig (30) dagen wordt aangenomen dat de publicatie of bekendmaking kan plaatsvinden.
Elke instelling verbindt zich om mee te werken teneinde de tijdige indiening, onderzoek, publicatie en verdediging mogelijk te maken van elke doctoraatsverhandeling of thesis voor een diploma. Zonder afbreuk te doen aan de vertrouwelijkheidsverplichtingen, mag dergelijke publicatie en verdediging niet langer dan zes (6) maanden worden uitgesteld.
Elke publicatie vermeldt de samenwerking tussen de instellingen en, op verzoek van elk van de instellingen, ook diens personeelsleden die betrokken waren bij het genereren van de Resultaten, rekening houdend met de algemeen aanvaarde richtlijnen voor het auteurschap van wetenschappelijke publicaties.
Artikel 14. – Examencommissie doctoraatsexamen.
De examencommissie dient interuniversitair en bij voorkeur internationaal samengesteld te zijn. De samenstelling van de examencommissie wordt door de hoofdinstelling vastgelegd na overleg tussen de (co-)promotoren van beide instellingen. Beide instellingen dienen vertegenwoordigd te zijn in de examencommissie. De (co-)promotoren kunnen niet als voorzitter optreden. Minstens één lid in de examencommissie is extern aan beide instellingen.
Artikel 15. – Het Doctoraatsexamen.
Beide instellingen geven de administratieve toelating tot het doctoraatsexamen (zie art. 3).
De doctorandus/a volgt met betrekking tot de examenprocedure de reglementen en richtlijnen van de hoofdinstelling.
De evaluatie van het manuscript (via mondelinge of schriftelijke procedure) alsook de publieke verdediging van het doctoraatsproefschrift gebeurt in het Nederlands of het Engels. Een afwijking hiervan dient goedgekeurd te worden door de bevoegde instanties van beide instellingen.
De publieke verdediging vindt plaats aan [in principe de hoofdinstelling], en wordt door alle betrokken instellingen erkend.
[Indien voorzien in de procedure van de hoofdinstelling: Voorafgaandelijk wordt een interne verdediging georganiseerd aan de hoofdinstelling.]
De hoofdinstelling maakt - zonder uitstel - een kopie van het beraadslagingsverslag van beide evaluatiemomenten (manuscript en publieke verdediging) die gebeurd zijn door de examencommissie over aan de partnerinstelling.
Voor het opstellen van het proefschrift wordt de huisstijl van de hoofdinstelling gevolgd. Minstens het logo van de partnerinstelling moet duidelijk zichtbaar zijn op de cover van het manuscript, alsook de namen van alle betrokken (co)-promotoren.
Artikel 16. – Diplomering.
Indien de doctorandus/a slaagt voor het gezamenlijk doctoraatsexamen, zullen de instellingen hem/haar één gezamenlijk diploma uitreiken, erkend door beide instellingen, waarin hem/haar de
volgende graden worden verleend:
Door
de …
[naam hoofdinstelling]:
Doctor in de … /Doctor of ...
Door de … [naam partnerinstelling]:
Doctor in de … /Doctor of ...
Het diploma wordt aangemaakt door de hoofdinstelling en ondertekend door de hoofden van beide instellingen.
Artikel 17. – Beslechting van geschillen.
Betwistingen dienen gemeld te worden aan de daarvoor bevoegde instanties aan beide instellingen. In geval van betwistingen tussen de partijen die gevolgen kunnen hebben voor de voortzetting van het doctoraatswerk, bemiddelen de rectoren of hun afgevaardigden.
Deze overeenkomst wordt beheerst door Belgisch recht. Geschillen die niet minnelijk kunnen geregeld worden, zullen voorgelegd worden aan de bevoegde rechtbanken van de plaats waar de zetel van de hoofdinstelling gevestigd is.
Artikel 18. – Inwerkingtreding en geldigheidsperiode van de overeenkomst.
Deze overeenkomst is geldig na ondertekening door alle betrokken partijen.
Ze treedt in werking vanaf de startdatum van het gezamenlijke doctoraat zoals vastgelegd in art. 4. De overeenkomst eindigt bij aflevering van het diploma.
Deze overeenkomst wordt van rechtswege ontbonden indien het samenwerkingsverband tussen de doctorandus/a en één van de instellingen beëindigd wordt. De andere instelling heeft in dat geval geen enkel recht op enige vorm van schadevergoeding.
Opgesteld te …[plaats]… in 3 exemplaren,
Prof. dr. …, Rector …[naam hoofdinstelling]… Datum: |
Prof. dr. …, Rector …[naam partnerinstelling]… Datum: |
Dhr./Mevr. …, Doctorandus/a Datum: |
|
Prof. dr. …, Promotor …[naam hoofdinstelling]… Datum:
Ter kennisname |
Prof. dr. …, Promotor …[naam partnerinstelling]… Datum:
Ter kennisname |
Prof. dr. …, (Co-)promotor …[naam hoofdinstelling]… Datum:
Ter kennisname |
Prof. dr. …, (Co-)promotor …[naam partnerinstelling]… Datum:
Ter kennisname |
1 De hoofdinstelling kan bepaald worden aan de hand van één of meer van de volgende elementen: a) Financiering: instelling die (het grootste deel van) het doctoraatsonderzoek financiert of de instelling waartoe de promotor behoort onder wie de aanvraag van de externe financiering gebeurd is; b) Aanwezigheid: instelling waar het grootste deel van het doctoraatsonderzoek plaatsvindt, waar de doctorandus/a het meeste aanwezig zal zijn; c) Start: instelling waar de doctorandus/a zijn/haar doctoraatsonderzoek gestart is, waar de doctorandus/a het eerste ingeschreven is.
Indien deze criteria niet toereikend zijn om een onderscheid te maken tussen beide partners, wordt in onderling overleg een instelling als hoofdinstelling aangeduid.
Vlaamse samenwerkingsovereenkomst gezamenlijk doctoraat Universiteit1 en Universiteit2 – naam student
pag.8/8