Samenwerkingsovereenkomst

• Deel 4 bevat de engagementen waartoe de provincie Antwerpen zich via deze overeenkomst verbindt. De engagementen werden gegroepeerd in 9 hoofdstukken :

o Hoofdstuk 1 : De financiering en ondersteuning :

Hierin wordt in het algemeen beschreven hoe de dotatie tot stand komt, welke de algemene kosten zijn waarvoor het EVAP zelf moet instaan en op welke ondersteuning het EVAP kosteloos beroep kan doen, hoe gefactureerd wordt, of het EVAP mag intekenen op raamcontracten van de provincie Antwerpen, welke eventuele intresten verschuldigd zijn, … In de volgende hoofdstukken wordt dit per kostensoort gedetailleerd beschreven.

o Hoofdstuk 2 : Personeel

o Hoofdstuk 3 : Logistieke voorzieningen

o Hoofdstuk 4 : ICT-voorzieningen

o Hoofdstuk 5 : Financiële processen

o Hoofdstuk 6 : Gegevensverstrekking aan het EVAP

o Hoofdstuk 7 : Ondersteuning in het kader van privacy en informatieveiligheid

• Deel 5 bespreekt het personeelsbeleid van het EVAP.

• Deel 6 bevat afspraken met betrekking tot de organisatie van het bestuur. Hierin wordt beschreven hoe wordt omgegaan met presentiegelden en de deelname van het EVAP in andere besturen.

• Deel 7 bevat bepalingen met betrekking tot de externe audit.

• Deel 8 bevat de bepalingen hoe de evaluatie gebeurt, hoe het niet naleven van de overeenkomst zal worden gesanctioneerd en hoe geschillen worden geregeld.

• Deel 9 bevat de inwerkingtreding en de ondertekening.

Gebruikte definities en afkortingen

Provinciedecreet = PD

Extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm = EVAP

In de terminologie van het PD is een provinciaal extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm, een organisatie met een eigen rechtspersoonlijkheid die door de provincie wordt opgericht en die belast is met welbepaalde beleidsuitvoerende taken van provinciaal belang. Vanuit zijn taakstelling inzake beleidsuitvoering kan het EVAP tevens betrokken worden om inzichten te leveren bij de beleidsvoorbereiding.

Provinciebestuur Antwerpen = de provincie Antwerpen Managementteam = MT

Samenwerkingsovereenkomst = SWO

Een samenwerkingsovereenkomst is een formele vastlegging van de engagementen tussen het EVAP en de provincie Antwerpen voor de duur van de bestuursperiode in een onderhandeld “contract”. Er worden afspraken gemaakt over de concrete opdracht van het EVAP en de daarmee overeenstemmende engagementen die het provinciebestuur daar tegenover stelt. De samenwerkingsovereenkomst is ook een sturingsinstrument waarin het bestuur een aantal indicatoren kan vastleggen waarop het EVAP kan sturen. In principe eindigt de samenwerkingsovereenkomst uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de provincieraad. Door de koppeling van de samenwerkingsovereenkomsten aan de legislatuurperiode wordt verzekerd dat een eventuele meerderheidswissel leidt tot heronderhandelingen en kan leiden tot aanpassingen van de overeenkomst aan de nieuwe beleidsprioriteiten.

Beleids- en beheerscyclus = BBC

Departement Mens , Communicatie en Organisatie = DMCO Departement Logistiek = DLOG

Departement Informatica- en Communicatietechnologie = DICT

Campus Provinciehuis = Provinciehuis, Coveliersgebouw, Parkhuis en Lozana- gebouw

Beleidscyclus en meerjarenplan

Het EVAP volgt de beleidscyclus van de provincie Antwerpen en geeft aan tot welke doelstelling en actieplan het bijdraagt. In het meerjarenplan wordt voor elk jaar weergegeven hoeveel de dotatie aan het EVAP bedraagt.

Jaarrapport

Dit is een rapporteringdocument waarin verantwoording wordt afgelegd over wat het EVAP gedaan heeft het afgelopen jaar. Dit bevat minimaal een kwalitatief hoofdstuk, een financieel hoofdstuk en een personeelshoofdstuk.

DEEL 1 - Algemene bepalingen

Partijen van de overeenkomst

Volgende samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten tussen

- de provincie Antwerpen, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxxx Xxxx, provinciegriffier en de xxxx Xxx Xx Xxxx en xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, gedeputeerden, hier handelend in uitvoering van het provincieraadsbesluit van 23 september 2021 enerzijds,

- het provinciaal extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm Stichting Kempens Landschap SON (hierna genoemd EVAP) met ondernemingsnummer 0749.895.122 en maatschappelijke zetel te Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxx, opgericht bij provincieraadsbesluit van 24 oktober 2019 vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxxxx Xx Xxxxxx, directeur, hier handelend in uitvoering van het besluit van de algemene vergadering van ,

anderzijds,

hierna samen genoemd ‘de partijen’,

Duur van deze overeenkomst en datum inwerkingtreding

De duur van de samenwerkingsovereenkomst wordt afgestemd op de legislatuur. De samenwerkingsovereenkomst wordt gesloten voor een periode die eindigt uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de provincieraad. Indien bij het verstrijken van deze termijn geen nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking is getreden, wordt deze samenwerkingsovereenkomst van rechtswege verlengd met één jaar. Als geen nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking is getreden binnen één jaar na deze verlenging of als de samenwerkingsovereenkomst werd ontbonden of geschorst, kan de provincieraad na overleg met het EVAP voorlopige regels vaststellen inzake de in de samenwerkingsovereenkomst bedoelde aangelegenheden. Die voorlopige regels zullen als samenwerkingsovereenkomst gelden tot op het ogenblik dat een nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking treedt.

Wijzigingen in de overeenkomst

Elke verlenging, wijziging, schorsing of ontbinding van deze samenwerkingsovereenkomst wordt opgenomen op de lijst met een beknopte omschrijving en gepubliceerd op de provinciale website. Elke wijziging aan de samenwerkingsovereenkomst wordt neergelegd op de griffie van de provincie Antwerpen en op het secretariaat van het EVAP.

Interpretatie van de inhoud van de overeenkomst en overleg

De partijen kunnen deze samenwerkingsovereenkomst steeds wijzigen op voorwaarde dat ze er beide mee instemmen.

Voorafgaand aan belangrijke beslissingen van de provincie Antwerpen en van het EVAP in uitvoering van deze overeenkomst of aan beslissingen met een belangrijke weerslag op de andere partij en/of de onderlinge verhoudingen, vindt er overleg plaats tussen de partijen.

De partijen verbinden zich ertoe om betwistingen over de toepassing van deze samenwerkingsovereenkomst in eerste instantie via overleg tussen de partijen op te lossen.

Met het oog op het overleg tussen de partijen kan de provincie het EVAP uitnodigen op de deputatiezitting. Het EVAP kan tevens aan de provincie verzoeken om gehoord te worden door de deputatie. Het EVAP wordt bij dit overleg minimaal vertegenwoordigd door de voorzitter en/of de ondervoorzitter en de directeur.

Met het oog op een vlotte informatiedoorstroming op managementniveau, wordt de directeur van het EVAP uitgenodigd op het managementforum voor leidinggevenden van de provincie. Het bevoegde departementshoofd wordt als waarnemer uitgenodigd op de raad van bestuur van het EVAP.

Het EVAP is in de organisatiestructuur van de provincie Antwerpen ondergebracht onder het departement Vrije Tijd op het niveau N-2.

DEEL 2 - Situering samenwerkingsovereenkomst in beleidskader

Situering van het EVAP

Het EVAP heeft volgende missie en kernopdrachten:

Hier worden de kernopdracht(en) uit de statuten van het EVAP ingevuld:

Doeleinde

De Stichting is gericht op de verwezenlijking van diverse werken van culturele, artistieke, wetenschappelijke en pedagogische aard. De Stichting heeft als belangeloos doel, ten dienste van de gemeenschap: de verwerving, bescherming, valorisatie en het gebeurlijk herstel van monumenten, architecturale gehelen en landschappen, het leefmilieu, onroerend erfgoed en natuur- en cultuurpatrimonium in de provincie Antwerpen en inzonderheid de instandhouding, het herstel en beheer en de ontsluiting van beschermde goederen in haar bezit of haar beheer. De Stichting neemt een voorbeeldrol op inzake onroerenderfgoedzorg en draagt bij aan het vergroten van het draagvlak.

Activiteiten

De Stichting mag alle activiteiten uitoefenen of laten uitoefenen die haar belangeloos doel rechtvaardigen en kan in het algemeen alle handelingen stellen en/of middelen aanwenden die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van dit belangeloos doel. Voor de realisatie van haar belangeloos doel kan de Stichting economische en commerciële activiteiten stellen, op voorwaarde dat de opbrengst hiervan uitsluitend aan het belangeloos doel wordt besteed. De Stichting mag geen stoffelijk voordeel verschaffen aan de stichter(s), de bestuurders, of enig ander persoon, behalve, in dit laatste geval, indien dit kadert in de verwezenlijking van het belangeloos doel. Voor de realisatie van haar belangeloos doel mag de Stichting in België en in het buitenland alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel, met inbegrip van de volgende zaken, zonder dat deze oplijsting als exhaustief kan worden beschouwd: - alle rechtshandelingen stellen; - rechtsgeldige overeenkomsten sluiten; - alle roerende en onroerende goederen verwerven en bezitten in eigendom of anderszins, die daartoe nuttig of nodig zijn; - personeel aanwerven;

- fondsen inzamelen; - medewerking verlenen en deelnemen aan iedere activiteit die met haar doel overeenstemt; - samenwerkingsakkoorden afsluiten met andere (rechts)personen.

Algemeen wettelijk kader en beleidskader

Het wettelijke kader waarbinnen deze samenwerkingsovereenkomst moet gelezen worden, bestaat uit volgende elementen:

• Provinciedecreet inclusief alle wijzigingen;

• oprichtingsbesluit provincieraad;

• statuten

• de cao volgens 00000 Xxxxxxxx Subcomité voor de socio-culturele sector van de Vlaamse Gemeenschap

De engagementen beschreven in de samenwerkingsovereenkomst steunen op het oprichtingsdossier van het EVAP, goedgekeurd in de provincieraad van 24 oktober 2019 enn op de verwezenlijking van de relevante doelstellingen en actieplannen zoals

omschreven in het bestuursakkoord en opgenomen in het meerjarenplan van de provincie Antwerpen.

Het EVAP staat in voor de beleidsuitvoering van de welomschreven opdrachten. Het EVAP moet te allen tijde advies uitbrengen als de provincie Antwerpen hierom verzoekt.

De provincie consulteert het EVAP en vraagt in het kader van de strategische beleidsplanning aan het EVAP expertise, advies en ideeën. Het EVAP maakt hiertoe een nota voor de nieuwe legislatuur klaar.

In uitvoering van het bestuursakkoord en het meerjarenplan voor de legislatuur, vraagt de provincie Antwerpen jaarlijks het ontwerp op van het meerjarenplan voor het volgende jaar bij de directeur. De directeur van het EVAP bezorgt aan de provincie Antwerpen een ontwerpvoorstel van meerjarenplan en een voorstel van de te financieren dotatie. Deze maken het voorwerp uit van de begrotingsbesprekingen. De deputatie maakt haar voorstel over aan de raad van bestuur van het EVAP, waarna een finaal voorstel wordt opgemaakt door het EVAP. Dit wordt in de budgetbespreking aan de provincieraad ter goedkeuring voorgelegd.

DEEL 3 – Engagementen van het EVAP

Hoofdstuk 1 – Realisatie van de doelstellingen en actieplannen

Artikel 1 – Doelstellingen en actieplannen

Het EVAP engageert zich om acties op te zetten om provinciale doelstellingen en actieplannen te realiseren.

In samenspraak met het departement wordt aan het begin van de legislatuur bepaald aan welke doelstelling en actieplan het EVAP bijdraagt.

Doelstellingen en actieplannen milieu

Het EVAP, met eigen vastgoed en een ruim patrimonium gelieerd aan de gemeenten, engageert zich om jaarlijks 1 milieuactiepunt/1 Sustainable Development Goal te verwezenlijken.

Hoofdstuk 2 – Plannings- en rapporteringsdocumenten

Artikel 2 – Overzicht van de gevraagde documenten

Het EVAP zal naast planningsdocumenten ook rapporteringsdocumenten ter beschikking stellen van de provincie Antwerpen. Die moeten het de provincie Antwerpen mogelijk maken de geplande en uitgevoerde realisaties van het EVAP in het kader van de doelstellingen en actieplannen op te volgen.

• Het EVAP maakt volgend planningsdocument op: een inhoudelijk meerjarenplan

• Het EVAP maakt volgende rapporteringsdocumenten op: de semestriële beleidsrapportering, het jaarrapport aan de provincieraad, en de eindrapportering aan de provincieraad op het einde van de samenwerkingsperiode.

Artikel 3 – Optimaal beheer van werkingsmiddelen en financiële transparantie

Het EVAP zal zijn opdrachten steeds uitvoeren volgens bedrijfseconomisch verantwoorde principes waaronder een maximale kostentransparantie en –responsabilisering.

Het EVAP maakt een meerjarenplan op overeenkomstig de vereisten die krachtens het provinciedecreet worden gesteld voor het meerjarenplan van de provincie Antwerpen.

Artikel 4 – Engagement i.v.m. openbaarheid van bestuur

Het EVAP zal de verplichtingen inzake formele motivering en openbaarheid van bestuur die gelden voor de provincie Antwerpen volgen. Het EVAP zal de wetgeving op de overheidsopdrachten en overheidsfiscaliteit respecteren voor zover en in de mate deze wetgeving op het EVAP van toepassing is.

Artikel 5 – Beleidsplan / meerjarenplan

Het EVAP beslist in samenspraak met zijn departementshoofd welk actieplan geformuleerd wordt. Daarnaast wordt een financieel meerjarenplan opgesteld met de jaarlijkse dotatie.

In het beleidsplan wordt naast de doelstelling en het actieplan, ook de personeelsinvulling (het aantal VTE en hun verloningsniveau) opgenomen. Een organogram wordt ter informatie bijgevoegd.

Naast deze gegevens voor de wettelijke rapporten, dient het EVAP ook data op te geven voor dagelijks beheer, omdat deze centraal worden opgeladen in de IT-tool voor dagelijks financieel beheer, die door de provincie Antwerpen ter beschikking gesteld wordt. Het gaat dan om de eigen analytische codes waarop geboekt zal worden, ter realisatie van het actieplan. Dit is binnen de provincie Antwerpen nog in ontwikkeling.

Per jaar van het meerjarenplan en per analytische code geeft het EVAP de diverse uitgaven en inkomstenposten op met de benodigde middelen. Ook deze worden centraal opgeladen in de IT-tool voor dagelijks financieel beheer. De consolidatie van deze middelen resulteert in de jaarlijkse dotatie aan het EVAP van de provincie Antwerpen.

Artikel 6 – Goedkeuring

Het beleidsplan, het meerjarenplan van het EVAP, de personeelsinvulling en het organogram worden samen met de globale budgetbesprekingen van de provincie Antwerpen in de provincieraad besproken en goedgekeurd. De provincie Antwerpen stelt een IT – tool ter beschikking voor de opmaak van het beleidsplan en het meerjarenplan. De provincie Antwerpen ondersteunt het EVAP bij de invoer van de gevraagde gegevens.

Artikel 7 – Inhoudelijke en financiële rapportering aan de deputatie

Per semester rapporteert het EVAP aan de provincieraad in welke mate verwacht wordt dat het actieplan effectief gerealiseerd werd, welke de redenen zijn voor eventuele afwijkingen en welke correctieve acties genomen worden tegen welke datum. Het EVAP hanteert hierbij de rapporteringstool van het provinciebestuur.

Artikel 8 - Jaarrapport

Het EVAP rapporteert jaarlijks aan de provincieraad over een aantal kwalitatieve en kwantitatieve aspecten van de werking. Het jaarrapport wordt uiterlijk op 30 april aan de provincie Antwerpen voorgelegd.

Het jaarrapport dient minimaal volgende onderdelen te bevatten :

Deel I : Beleid

1.1 Kernopdracht(en) uit de statuten

1.2 Relevante doelstelling en actieplan van de provincie Antwerpen

1.3 Beleidseffecten

- Realisatie van de doelstellingen en actieplannen

- Bij afwijking van de doelstelling wordt aangegeven welke de vermoedelijke oorzaken zijn en welke correctieve acties men in de toekomst zal ondernemen.

Deel II : Personeel

2.1 Organogram

Entiteiten binnen het EVAP

2.2 Personeelsinvulling

Aantal VTE met het verloningsniveau.

DEEL III : Financieel

3.1 Resultatenrekening

3.2 Balans

3.3 Afschrijvingstabel

3.4 Verslag bedrijfsrevisor

Artikel 9 - Tussentijdse inzage en informatieopvraging

De provincie Antwerpen heeft inzagerecht in werkings- en financiële documenten waarover het EVAP beschikt. Het EVAP verstrekt ad hoc de nodige informatie indien de provincie Antwerpen hierom vraagt.

Artikel 10 – Bekendmaking via webtoepassing van de provincie

Op de webtoepassing van de provincie worden Worden door de dienst vrije tijd de volgende bestuursdocumenten gepubliceerd:

• de oprichtingsakte van het EVAP;

• de gecoördineerde statuten van het EVAP;

• de afgesloten samenwerkingsovereenkomst met de provincie.

Artikel 11 - Legislatuurrapportering

Zes maanden voor het aflopen van het laatste werkingsjaar van de samenwerkingsovereenkomst wordt een eindrapport opgemaakt over de werking gedurende de looptijd van de samenwerkingsovereenkomst. Dit rapport wordt bezorgd aan de griffier en moet een bijdrage leveren voor de onderhandelingen van de nieuwe overeenkomst. Het is een consolidatie van de jaarrapporteringen van de voorbije jaren en bevat minimaal volgende elementen:

• de realisatie van de doelstellingen en actieplannen;

• de vermoedelijke oorzaken van het niet bereiken van de doelstellingen;

• onverwachte gebeurtenissen gedurende de duurtijd van de overeenkomst;

• algemene conclusie over de prestaties en de werking van het EVAP;

• de financiële toestand van het EVAP (beschikbare reserves, resultaat van het EVAP,…)

t.o.v. dotatie provincie

• conclusie over de verderzetting.

Artikel 12 – Voorstel bijdrage bestuursakkoord van de provincie Antwerpen

In een voorstel van bijdrage voor het bestuursakkoord werkt het EVAP vanuit zijn werking actief mee aan een omgevingsanalyse, een SWOT-analyse en een voorstel van nieuwe doelstellingen en actieplannen als insteek voor de nieuwe legislatuurnota.

Hoofdstuk 3 - Codes, standaarden en richtlijnen

Artikel 13 - Basisprincipes vanuit het provinciedecreet

Het EVAP verzekert de burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van zijn bevoegdheden. Het betrekt de inwoners zo veel mogelijk bij het beleid en zorgt voor openbaarheid van bestuur.

Het EVAP volgt de doelstellinggerichte beleidscyclus van het provinciedecreet met een meerjarenplanning.

Artikel 14 – Engagementen met betrekking tot het personeelsbeleid

De personeelsbehoefte van het EVAP voor het jaar X+1 wordt jaarlijks vastgesteld als onderdeel van de besluitvorming in de provincieraad die de dotatie aan het EVAP voor het betreffende jaar vastlegt.

Het EVAP kan personeel aanwerven voor beperkte en onbeperkte duur.

De raad van bestuur van het EVAP kan, om aan tijdelijke personeelsbehoeften te voldoen of voor een buitengewone toename van werk, zonder het meerjarenplan uit evenwicht te brengen, personeel aanwerven voor een bepaalde duur. Indien deze personeelsbehoeften een duurzaam karakter hebben, kunnen zij in het kader van de jaarlijkse multilaterale budgetbesprekingen van de provincie, goedgekeurd worden bij de budgetopmaak.

Het EVAP maakt de rechtspositieregeling en de deontologische code van het provinciepersoneel toepasselijk op zijn personeel, in zover deze kaderen binnen de afgesloten cao van het paritair comité waaronder het EVAP ressorteert en geen aanleiding geeft tot een cumulatie van voordelen. Afwijkingen op de rechtspositieregeling kunnen enkel gemotiveerd worden op basis van de bepalingen van artikel 234 van het provinciedecreet.

De raad van bestuur en de directie van het EVAP engageren zich de HR – processen die gestandaardiseerd en geautomatiseerd opgezet zijn binnen het provinciebestuur, met name werving en selectie, onthaal, individuele ontwikkeling, team- en organisatieontwikkeling, permanente feedback en opvolging, verbetertrajecten, weddeberekeningen en exit-acties maximaal te implementeren in het personeelsbeleid van het EVAP.

Het EVAP engageert zich verder een arbeidsreglement en een deontologische code, gebaseerd op de code van de provincie Antwerpen op te maken en de welzijnswetgeving toe te passen.

Het EVAP sluit een overeenkomst af met een sociaal secretariaat. Die zal instaan voor de verwerking van de lonen van het personeel en occasionele medewerkers. De kosten verbonden aan die dienstverlening zijn ten laste van het EVAP.

Artikel 15 – Engagementen in het kader van logistieke ondersteuning door de provincie Antwerpen

Het EVAP en zijn personeelsleden engageren zich ertoe om bij het gebruik van infrastructuur van de provincie Antwerpen zich te gedragen als een goede huisvader en respectvol om te gaan met het ter beschikking gestelde middelen. Het EVAP neemt de nodige maatregelen om schade of misbruik en diefstal te voorkomen.

Het EVAP zal de gebruikte infrastructuur en de ter beschikking gestelde logistiek enkel gebruiken voor activiteiten die op een of andere wijze samenhangen met de opdrachten en doelstellingen zoals voorzien in de statuten. Het zal deze niet blijvend ter beschikking stellen aan derden zonder toestemming van de provincie Antwerpen.

Artikel 16 – Engagementen in het kader van ICT-ondersteuning door de provincie Antwerpen

Het EVAP engageert zich om bij de aanschaf van software, licenties, hardware en infrastructuur zich te schikken naar de algemeen geldende standaarden op het netwerk van de provincie Antwerpen.

Het EVAP doet bij elke aankoop of bestek met een impact op het ICT-systeem, netwerk en security, beroep op het departement ICT (DICT) om na te gaan of het gewenste product compatibel is met de vastgelegde minimumvereisten en standaarden voor infrastructuur en software voor de provincie Antwerpen. Bij het bepalen van de impact wordt DICT betrokken. Als dit niet gebeurt en indien een onregelmatige keuze gevolgen heeft, zullen de kosten verhaald kunnen worden op het EVAP.

Het EVAP neemt dienstnota DICT-1 “IT- informaticaveiligheid en IT-middelen” (bijv. voorschriften in verband met paswoorden, …), dienstnota DICT-2 “Mobiel bellen en internet” en de dienstnota DICT-3 “Ondersteuning telewerk”, over en verplicht zijn personeelsleden dit na te leven.

xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx- s/departement-ict#

Het EVAP en de provincie Antwerpen informeren elkaar minimaal 5 werkdagen voordien indien er activiteiten zijn die door hun aard of volume een invloed kunnen hebben op de ICT- werking van de provincie Antwerpen en/of het EVAP.

Artikel 17 – Engagementen in het kader van communicatie

Gelet op de doelstelling van het EVAP en de onmiddellijke 1-op-1 relatie met de betrokken gemeentebesturen waar het goed verworven wordt (gekoppeld aan structurele financiële bijdragen van deze gemeenten), is het het EVAP toegestaan af te wijken van de provinciale merkarchitectuur. Binnen deze atypische samenwerkingsstructuur tussen de provincie Antwerpen, de gemeentebesturen en het EVAP wordt het dubbel gebruik van het provinciale en het gemeentelijke logo maximaal nagestreefd op vlak van sociale media, folder, borden,… De financiering wordt integraal opgenomen door het EVAP.

Het EVAP maakt voor zijn persberichten gebruik van het uniforme digitale perssjabloon dat kosteloos ter beschikking wordt gesteld door de Communicatiedienst. Indien het EVAP zelf zijn perscontacten verzorgt, informeert het de Communicatiedienst hier proactief over en neemt het de persattaché bij het verzenden van de persberichten op in de mailinglijst.

In het kader van het organisatiebrede interne communicatieprogramma is de directeur van het EVAP verplicht aanwezig op het managementforum (een periodieke vergadering van alle provinciale diensthoofden).

Artikel 18 – Engagementen in kader van financiële processen

Het EVAP maakt een meerjarenplan op overeenkomstig de regels die gelden voor de opmaak van het meerjarenplan van de provincie. De boekhouding wordt gevoerd en de jaarrekening opgesteld en afgestemd op de bepalingen die gelden voor de provincie en de vzw/stichting- wetgeving. Het EVAP doet uiterlijk op 31 december van ieder jaar de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen om een inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van het EVAP in een door de provincie aangeboden inventaristool.

Het EVAP hanteert deze werkwijze met het oog op een mogelijke consolidatie tussen de rekeningen van de provinciale administratie en de EVAP’s.

Het EVAP leeft de wetgeving op de overheidsopdrachten nauwgezet na.

Het EVAP volgt de delegatiebesluiten van de provincie tot het aangaan van financiële verbintenissen, waarbij het dagelijks bestuur van het EVAP dezelfde bevoegdheid heeft als de deputatie en de directeur van het EVAP het dagelijks bestuur uitoefent op dezelfde wijze als de provinciegriffier. De directeur kan de uitoefening van de aan hem gedelegeerde bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van het EVAP mits hierover een besluit te ondertekenen met vermelding van naam en functie personeelslid, bevoegdheid en maximum bedrag.

Het EVAP zet een systeem op van functionele scheiding voor volgende bevoegdheden:

- aangaan van financiële verbintenissen;

- controle wettelijkheid van aangegane verbintenis;

- ondertekening betaling.

Artikel 19 – Engagementen in het kader van milieu

Het EVAP, met eigen vastgoed en een ruim patrimonium gelieerd aan de gemeenten, engageert zich om jaarlijks 1 milieuactiepunt/1 Sustainable Development Goal te verwezenlijken.

Artikel 20 – Interne controle en interne audit

In samenwerking met dienst bekhouding engageert het EVAP zich om gedurende de looptijd van deze samenwerkingsovereenkomst een systeem van interne controle en organisatiebeheersing op te zetten dat beantwoordt aan de wettelijke voorwaarden en de principes van deugdelijk bestuur. Dit bevat minimaal een administratief handboek met uitgewerkte procedures bv. RSZ en belastingaangiften, BTW, betalingen, terugbetalingen, kortingen, laattijdige annuleringen, regels in verband met vrijstellingen en een uitleg over de opvolging van procedures (bv. steekproefgewijs). Dit bevat ook een opsomming van de interne controlecriteria waaraan de processen moeten voldoen bv. functiescheiding. Er wordt minimaal een keer per jaar gerapporteerd aan de provincieraad over de risico-inschatting en de geplande en uitgevoerde correctieve maatregelen in het jaarrapport. Daarnaast dient het EVAP zijn medewerking te verlenen aan de interne audit van de provinciale auditor.

Artikel 21 – Klachtenbehandeling

Het EVAP past het klachtenreglement van de provincie Antwerpen toe. Voor de klachten die centraal binnenkomen bij de provincie wordt gebruik gemaakt van het klachtenbehandelingssysteem van de provincie.

De rapportering over de thema’s behandelt in het systeem van klachtenbehandeling wordt opgenomen in het jaarrapport.

Artikel 22 - Engagementen in het kader van privacy en informatieveiligheid

Het EVAP is ertoe gehouden om de toepasselijke wetgeving en beginselen inzake privacy na

te leven.

Het EVAP neemt dienstnota DAB -21 – Gedragscode databeheerders over en verplicht zijn personeelsleden dit na te leven.

Artikel 23.- Aanstellen van een DPO (Data Protection Officer) of Functionaris voor Gegevensbescherming

Krachtens artikel 37 van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming - AVG) is het EVAP verplicht een DPO aan te stellen.

De taken en de positie van de DPO binnen het EVAP worden in artikelen 38 en 39 van de AVG opgenomen.

Het EVAP kan kosteloos een beroep doen op de DPO van de provincie Antwerpen voor afstemming van adviezen.

Artikel 24 – Vertrouwelijkheid

Het EVAP garandeert dat zijn personeel, aangestelden en onderaannemers de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die hen worden bezorgd te zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe deze gegevens niet te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de verzelfstandigde entiteit zijn geassocieerd.

Het EVAP zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers, die rechtstreeks bij de uitvoering betrokken zijn, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Het EVAP is verantwoordelijk voor alle schade waar de provincie Antwerpen of derden het slachtoffer van zouden zijn ten gevolge van het niet respecteren door het EVAP zelf, door leden van zijn personeel of aangestelden van de verplichtingen die hen worden opgelegd krachtens de bepalingen van dit artikel.

Artikel 25 – Verantwoordelijkheid

Het EVAP engageert zich om de nodige technische en organisatorische maatregelen te treffen om de persoonsgegevens waarover ze beschikt van de provincie Antwerpen te beveiligen.

Het EVAP is verantwoordelijk voor alle schade waar de provincie Antwerpen of derden het slachtoffer van zouden zijn ten gevolge van het niet nemen van de nodige technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen.

Artikel 26 – Verwerkersovereenkomst

Het EVAP beschikt als “verwerkingsverantwoordelijke” voor zijn dienstverlening over persoonsgegevens die ze aan de provincie Antwerpen (“verwerker”) bezorgt in het kader van een primaire verwerking van persoonsgegevens (of bepaalde aspecten daarvan). Wanneer een verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens een beroep doet op een verwerker moeten de modaliteiten en de uitvoering van de verwerking geregeld worden conform artikel 28 AVG.

Het EVAP en de provincie Antwerpen kiezen ervoor om deze modaliteiten in een afzonderlijke overeenkomst op te nemen, met name de verwerkersovereenkomst.

DEEL 4: Engagementen van de provincie Antwerpen

Hoofdstuk 1 – Financiering en ondersteuning: algemeen

Artikel 27 - Ter beschikking gestelde middelen

• Om de in “engagementen van het EVAP” omschreven opdrachten en activiteiten uit te voeren, stelt de provincie Antwerpen het EVAP de volgende financiële middelen ter beschikking: De jaarlijkse dotatie, vastgesteld door de provincieraad van Antwerpen, wordt in twee schijven uitbetaald. De eerste schijf wordt telkens uitbetaald bij het begin van het kalenderjaar. De tweede schijf na goedkeuring van de jaarrekening van het voorbije jaar. De grootte van deze schijf wordt bepaald door de deputatie, op advies van de financieel beheerder en rekening houdend met de liquiditeitspositie van het centrale bestuur en het EVAP. Deze dotatie wordt in de meerjarenplanning vastgelegd;

• Het EVAP heeft het recht om kosteloos beroep te doen op bepaalde ondersteuning van de provincie Antwerpen:

▪ de kosteloze ondersteuning wordt expliciet vermeld in deze samenwerkingsovereenkomst. In principe is advies gratis, tenzij het aspecten betreft die niet behoren tot de normale werking van de provincie Antwerpen;

▪ de diensten waarvoor het EVAP een beroep doet op de provincie Antwerpen en waarvoor in deze overeenkomst niet expliciet vermeld is dat ze kosteloos zijn, zullen door het EVAP betaald worden;

• Het EVAP kan gebruik maken van raamcontracten die door de provincie Antwerpen werden afgesloten met instemming van de externe firma’s. Externe firma’s zullen rechtstreeks contracteren en factureren aan het EVAP;

• Indien de provincie Antwerpen gedurende de looptijd van de samenwerkingsovereenkomst aan het EVAP bijkomende opdrachten met financiële repercussies geeft, past de provincie Antwerpen het meerjarenplan aan;

• Het EVAP beslist vrij, binnen de grenzen van zijn doel over de verwerving, de aanwending of de vervreemding van zijn roerende goederen, over de vestiging of opheffing van zakelijke rechten op die roerende goederen, alsook over de uitvoering van dergelijke beslissingen en over hun financiering;

• In onderling overleg en met het oog op voordeliger marktvoorwaarden kunnen het EVAP en de provincie Antwerpen samen onderhandelen met banken.

Het EVAP heeft krachtens het decreet en haar statuten de autonomie om zelf overeenkomsten en verbintenissen aan te gaan met derden.

Bij onenigheid over de facturering van dienstverlening beslist de deputatie na overleg met de voorzitter en de directeur van het EVAP.

Artikel 28 - Andere bronnen van inkomsten

Naast deze financiering en ondersteuning door de provincie Antwerpen wordt de werking van het EVAP gefinancierd via eventuele werkingsbijdragen, subsidies en projectsubsidies via derden. Indien die onverwacht wegvallen, kan er indien nodig een herziening gebeuren van de doelstellingen en actiemiddelen in de samenwerkingsovereenkomst. Het EVAP kan zelf eigen inkomsten verwerven uit andere bronnen bv. inkomsten uit eigen activiteiten, winstdeling in het kader van partnerschappen, …

In volgende hoofdstukken wordt aangegeven :

• Welke kosten het EVAP zelf zal moeten financieren via eigen middelen. Deze kosten worden door de dienstverlener rechtstreeks aan het EVAP gefactureerd:

▪ indien de provincie Antwerpen de dienstverlener is, worden de kosten door de provincie Antwerpen aan het EVAP gefactureerd;

▪ externe dienstverleners factureren rechtstreeks aan het EVAP, tenzij de provincie Antwerpen de opdrachtgever was. In dit laatste geval zal de provincie Antwerpen doorfactureren aan het EVAP.

• Voor welk advies of dienstverlening het EVAP niet moet betalen aan de provincie Antwerpen. Voor deze kosten wordt door de provincie Antwerpen niet gefactureerd.

Hoofdstuk 2 – Financiering in het kader van personeel

Artikel 29 – Algemeen

De kosten met betrekking tot het personeel worden door het EVAP gedragen. Het provinciebestuur van Antwerpen zal het EVAP wel kosteloos ondersteunen voor de activiteiten en processen opgesomd in artikel 32.

Artikel 30 – Betalende HRM-dienstverlening door het EVAP

Het EVAP zal de personeelskosten en aanverwante kosten ten laste nemen via de dotatie van het provinciebestuur van Antwerpen, eigen inkomsten of verkregen subsidies.

Het gaat om volgende kosten:

• Loonkosten, sociale lasten en extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, fietsvergoeding, gratis abonnementen woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, extralegale pensioenpijler van het personeel van het EVAP;

• Presentiegelden en occasionele vergoedingen.

Het EVAP dient bovendien zelf in te staan voor het afsluiten van contracten:

• Een organisatie voor de medische controle in het kader van ziekte. Het EVAP sluit zelf een overeenkomst af met de externe preventiedienst, en het controleorganisme voor afwezigheden wegens ziekte onder dezelfde voorwaarden als de provincie Antwerpen. Het EVAP staat in voor de kosten en doet ook het dossierbeheer;

• Een contract voor levering van elektronische maaltijdcheques bij de leverancier van de provincie Antwerpen, op voorwaarde dat hiervoor een budget wordt voorzien in de dotatie;

• Een contract met een extern sociaal secretariaat of met een dienstverlener voor de publieke sector. Deze zal instaan voor de verwerking van de lonen van het contractueel en het occasioneel personeel, alsmede van de eventuele presentiegelden van de bestuurders;

Het EVAP dient zelf in te staan voor:

• Het inhuren van extern personeel (interimaire tewerkstelling, lesgevers, consultancy,

…). Het EVAP draagt hiervan zelf de kosten. Het EVAP moet voor de interimaire tewerkstelling – bij voorkeur - een beroep doen op dezelfde externe firma die deze dienstverlening aanbiedt aan de provincie Antwerpen;

• De kosten van eigen teamactiviteiten;

• Opleiding- en vorming voor het personeel van het EVAP. Het EVAP volgt de regels die gelden bij de provincie Antwerpen i.v.m. het vormingsbeleid. Medewerkers van het

EVAP kunnen kosteloos deelnemen aan opleidingen die de provincie aanbiedt in het open aanbod en aan maatwerk voor zover er geen werkingskosten aan verbonden zijn.;

• De organisatie van in- door- en uitstroom van personeel (werving en selectie, onthaal, individuele en teamontwikkeling);

• De publicatie van personeelsadvertenties, waarbij het EVAP kan participeren in een gezamenlijke advertentie met de provincie Antwerpen, waarbij de kosten naar verhouding en dus ten dele dienen gedragen te worden;

• Externe assessments die worden uitgevoerd op initiatief van het EVAP en dus door hen zelf rechtstreeks betaald worden aan de dienstverlener;

• De aanstelling van een interne preventieadviseur, die op eigen verzoek praktische ondersteuning kan bekomen van de gemeenschappelijke preventiedienst (GPD) van de provincie Antwerpen. De eindverantwoordelijkheid voor het welzijnsbeleid berust bij het EVAP;

• De sociaal-medische en psychosociale ondersteuning van medewerkers;

• De weddeberekeningen;

• Het beheer van de individuele personeelsdossiers.

Artikel 31 – Kosteloze HRM-dienstverlening door de provincie Antwerpen voor het EVAP

Het departement biedt kosteloze ondersteuning als volgt voor onderstaande processen en HR - gerelateerde activiteiten:

• Adviesverlening bij in-, door- en uitstroom van personeel;

• Adviesverlening bij de organisatie van permanente feedback- en opvolgingscyclus en verbetertrajecten van de medewerkers;

• Adviesverlening voor projectwerking en organisatieontwikkeling;

• Adviesverlening voor individuele en teamontwikkeling;

• Adviesverlening bij de sociaal- medische en psychosociale begeleiding van medewerkers;

• Adviesverlening door de interne preventieadviseur van de provincie Antwerpen.

Het personeel van het EVAP kan zich aansluiten bij de socio-culturele activiteiten van de provincie Antwerpen aan dezelfde voorwaarden als het personeel van de provincie Antwerpen. Het personeel van het EVAP wordt uitgenodigd op specifieke organisatiebrede personeelsinitiatieven van de provincie Antwerpen.

Hoofdstuk 3 – Financiering in het kader van logistieke voorzieningen

Artikel 32 – Algemeen

Gelet op de oprichting en doelstelling van het EVAP met eigen vastgoed en ruim patrimonium is dit hoofdstuk niet van toepassing voor het EVAP. Enkel qua verzekering kan het EVAP inkapselen in de verzekeringsmodaliteiten die vanuit de provincie Antwerpen worden opgebouwd.

1. Verzekeringen

Het EVAP sluit als afzonderlijke entiteit eigen verzekeringen af en staat ook in voor de financiering. Bij het afsluiten van een eigen verzekering kan het EVAP desgewenst via DLOG de hulp inroepen van de verzekeringsmakelaar van de provincie Antwerpen alsook een polis afsluiten bij dezelfde verzekeringsmaatschappij en aan dezelfde voorwaarden van de provincie Antwerpen.

Naast bijstand in het afsluiten en het beheer van de langlopende polissen, geeft DLOG ook advies op maat: als er geen langlopende polis voorhanden is, kan zij een kortdurende polis afsluiten via de verzekeringsmakelaar van de provincie. Zo kan zij bv. op verzoek van een EVAP een verzekering reisbijstand afsluiten voor een meerdaagse buitenlandse dienstreis. Voor evenementen waarbij een bijkomende verzekering zich opdringt, kan zij op dezelfde manier een kortdurende verzekering afsluiten voor het EVAP. De makelaar factureert die verzekeringen rechtstreeks aan het EVAP.

Voor de aansprakelijkheid- en zaakschadeverzekeringen zal DLOG het EVAP bijstaan bij het afsluiten van de polissen, alsook bij het dossierbeheer van de polissen die identiek zijn aan die van de provincie Antwerpen en bij het beheer van de schadegevallen die eronder vallen. Voor de personeelsverzekeringen zal DMCO het EVAP bijstaan bij het afsluiten van de polissen.

Het EVAP moet een contactpersoon aanstellen die vragen over de verzekeringspolissen en gegevens voor de bepaling van de premie doorgeeft aan de betrokken polisbeheerder van de provincie Antwerpen. Het is ook de persoon die schadegevallen aanmeldt bij de betrokken schadebeheerder van de provincie en gegevens bezorgt voor het vorderen van een schadevergoeding.

Hoofdstuk 4 – Financiering in het kader van ICT – voorzieningen

Artikel 33 – Algemeen

Het departement ICT (DICT) levert ICT-services aan zijn klanten. Onder een service wordt verstaan het op een beveiligde manier ter beschikking stellen van apparatuur, software en gegevens, het onderhoud ervan en het ondersteunen van de gebruikers. Het aanleveren van ICT-services gaat dus veel verder dan het louter ter beschikking stellen van hardware of software. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is het optimaal inzetten van ICT-resources (=menselijke en financiële middelen).

DICT biedt voor het gehele bestuur een gestandaardiseerde basisinfrastructuur bestaande uit een netwerk en de gerelateerde apparatuur. Eenmaal aangekoppeld aan dit netwerk dient omwille van het oordeelkundig beheer, de volledige basisinfrastructuur mee te worden opgenomen. Meer bepaald gaat het over het netwerk zelf met alle kernapparatuur zoals servers, switchen, elektronische opslag, reproductieapparaten en telefonievoorzieningen (centrales). DICT engageert zich tot een stelselmatige vernieuwing van die basisapparatuur.

Voor de toepassingen die standaard zijn voor het gehele bestuur zoals de gebruikelijke kantoorsoftware, de internetbrowser, e-mail, GIS, de portaalomgeving, het workflowpakket zorgt DICT voor de volledige operationaliteit van die pakketten zonder tussenkomst van het EVAP.

In het kader van het ISO 14001-certificaat voorziet ICT toegang tot de nodige toepassingen die aan het milieumanagementsysteem van de provincie gekoppeld zijn, zoals een vlotte toegang tot de ISO 14001-netwerkschijf, de software en de databank om milieu- en energieprestaties op te volgen en eventuele andere applicaties die later nog ontwikkeld zouden worden.

Voor de basisinfrastructuur en de standaardtoepassingen wordt door de provincie Antwerpen jaarlijks een servicekost gefactureerd aan het EVAP.

Indien het EVAP nood heeft aan extra apparatuur, die niet valt onder de standaard dienstverlening of bestaande basisinfrastructuur, kan het EVAP, na overleg met DICT, gebruik maken van de door DICT afgesloten raamcontracten (indien die aanwezig zijn) om tot een aankoop over te gaan. In dit geval zal het EVAP deze kosten volledig dragen in het jaar van aankoop zonder dat er een impact is op de servicekost die door DICT wordt aangerekend. De apparatuur die op deze manier wordt verworven is eigendom van het EVAP. Het EVAP kan geen beroep doen op DICT voor de ondersteuning van goederen die op deze manier werden verworven. Indien toch ondersteuning vanuit DICT wordt verwacht, moet dit expliciet (welke dienstverlening tegen welke kost) en op voorhand met DICT te worden afgesproken.

Om de beheersbaarheid van de ICT-omgeving onder controle te kunnen houden en om de ondersteuning naar de ICT-gebruikers optimaal te kunnen volbrengen worden door DICT een aantal standaarden bepaald. Dit zowel voor apparatuur als voor software. Deze standaarden zijn dynamisch en groeien mee met de vernieuwing van ICT-technologie. Een lijst met de actueel geldende ICT-standaarden wordt in de gedetailleerde gebruikersovereenkomst opgenomen en een geactualiseerde lijst is eveneens steeds raadpleegbaar op het intranet.

Bij inkoppeling in het provinciale netwerk moet het EVAP aan twee voorwaarden voldoen:

• De gegevens van de personeelsleden die met de ICT-apparatuur gaan werken moeten in de centrale HR-toepassing ingebracht worden;

• De apparatuur zelf moet (correct) ingebracht worden in het inventarispakket.

Voor alle andere applicaties heeft DICT een ondersteunende rol naar aankoop en installatie, maar de financiering van de aankoop zelf en het onderhoud wordt door het EVAP, na advies van DICT, verplicht geregeld en gefinancierd in onderhoudscontracten met de leveranciers.

Artikel 34 – ICT-kosten die het EVAP zelf moet bekostigen

Het EVAP zal deze kosten zelf financieren via de dotatie van de provincie Antwerpen, eigen inkomsten of de verkregen subsidies.

1. Aangeboden services door DICT

DICT heeft het volledig beheer van deze services en is verantwoordelijk voor aankoop, indienstname, installatie, onderhoud, herstelling bij defecten, vervanging bij verouderingen ondersteuning.

Deze services zijn voornamelijk backoffice services :

• Netwerk;

• Datalijnen;

• Servers;

• Storage;

• Telefooncentrales;

• Multifunctionals;

• Kantoorsoftware;

• Toegang tot het intranet;

• E-mail.

De opgesomde services zijn niet-limitatief en worden in de gedetailleerde gebruikers- overeenkomst geactualiseerd en zijn steeds raadpleegbaar op het intranet.

De reële kostprijs wordt in beeld gebracht op basis van een vastgelegde afschrijftijd (meestal

5 jaar). De doorrekening van de kosten is echter afhankelijk van diverse parameters, die opgenomen worden in de gebruikersovereenkomst.

2. Beheer services met rechtstreekse facturering door leverancier

Het EVAP voorziet in de noodzakelijke financiële middelen voor :

• De aankoop en tijdige vervanging van eindapparatuur( PC’s, laptops, mobile devices, mobiel dataverkeer);

• Kosten van gebruikersondersteuning met betrekking tot applicaties die niet tot de standaarduitrusting van de provincie Antwerpen behoren;

• Kosten voor het op maat maken van applicaties;

• Kosten voor het inkoppelen van niet-standaard en op maat gemaakte applicaties in de website;

• Kosten voor externe ICT-ondersteuning (bv. ICT-consultancy, …).

Omdat die ICT-middelen gekoppeld worden aan of geïnstalleerd worden op de centrale ICT- resources is advies van DICT onontbeerlijk. DICT geeft de standaarden aan. Waar er centraal beheerde aankoopcontracten voorhanden zijn is het aangewezen om die te gebruiken. DICT geeft de vervangingstermijn aan en het EVAP voorziet in de volledige financiering van aankoop, vervanging en onderhoudskosten. Indien de service tot de standaarden van DICT behoort zal DICT zorgen voor de installatie en de operationaliteit.

Voor bedrijfsspecifieke software kan bij de opmaak van het lastenboek het advies en de ondersteuning van DICT worden ingeroepen via de ICT accountmanagers om zo een kwaliteitsvolle oplossing te bekomen. DICT onderhandelt dan mee - aan de zijde van de klant

– over de aankoop, het contract, het onderhoud, de SLA’s, enz… DICT geeft advies en bepaalt

mee de haalbaarheid van de oplossing binnen de provinciale ICT-omgeving. Hierdoor garandeert DICT dat de software en eventueel bijkomende hardware binnen de provinciale ICT-omgeving kan functioneren. Het EVAP moet zorgen voor een onderhoudscontract zowel voor hardware als voor software met de betrokken leverancier. De ondersteuning van DICT beperkt zich tot het functioneren van de onderliggende ICT-lagen (netwerk, servers en storage) en tot bijstand aan de entiteit inzake overleg met de leverancier.

Ook bij de opmaak van de raam- en onderhoudscontracten op het vlak van ICT kan de ondersteuning van DICT ingeroepen worden.

DICT maakt met het EVAP een gedetailleerde gebruikersovereenkomst op van de dienstverlening met een kostenanalyse.

Artikel 35 – Kosteloze ICT-dienstverlening door de provincie Antwerpen voor het EVAP

• De helpdesk gebruikersondersteuning met betrekking tot ICT-applicaties en hardware die tot de standaarduitrusting van de provincie Antwerpen behoren;

• Dienstverlening i.v.m. toekennen van PC-rechten aan de werknemers van het EVAP;

• Basissoftware, die organisatiebreed wordt aangeboden.

Bijkomende toepassingen, die niet tot het basispakket behoren, dienen door het EVAP zelf te worden gefinancierd.

Hoofdstuk 5 – Financiering in het kader van financiële processen

Artikel 36 – Algemeen

Om zijn opdracht uit te voeren, staat het EVAP autonoom in voor de opvolging van de financiële processen en kan het binnen de beperkingen opgenomen in het oprichtingsbesluit en deze samenwerkingsovereenkomst, autonoom financiële beslissingen nemen. Het EVAP gebruikt hierbij het boekhoudpakket opgelegd door de provincie Antwerpen.

De licentie-, onderhoud- en aanpassingskosten van de boekhoudsoftware zijn ten laste van het EVAP en worden door de leverancier rechtstreeks gefactureerd aan het EVAP.

Artikel 37 – Financiële kosten die het EVAP zelf moet bekostigen

Het EVAP zal deze zelf financieren via de dotatie van de provincie Antwerpen, eigen inkomsten of de verkregen subsidies:

• Boeken van bestellingen/vastleggingen en vastgestelde rechten/uitgaande facturen, kosten en opbrengsten;

• Boeken van ontvangsten en uitgaven;

• Goedkeuring inkomende facturen en uitvoeren van betalingen;

• Beheer van klanten en leveranciers;

• Opmaken van facturen, opvolging van betalingen, opvolgen van aanmaningen, …;

• Beheer van bankrekeningen;

• Kosten van licenties, upgrades en consulting voor financiële pakketten;

• Kosten als gevolg van leningen, achterstallige betalingen …;

• Dwanginvorderingen van onbetaalde uitgaande facturen.

De provincie Antwerpen zal het EVAP tijdig in kennis stellen van stijgende of bijkomende kosten in dit kader met het oog op een zo accuraat mogelijke financiële planning.

Het EVAP staat zelf in voor rappels en ingebrekestelling bij niet-betaling van uitgaande facturen. Voor het instellen van een dwanginvordering draagt het EVAP zijn vordering over aan de financieel beheerder, hierover wordt een aparte overeenkomst afgesloten tussen de provincie Antwerpen en het EVAP. De financieel beheerder start en volgt de procedure van dwanginvordering op en de gerealiseerde ontvangsten worden doorgestort aan het EVAP. Eventuele kosten worden door de provincie Antwerpen betaald aan de deurwaarder en via factuur teruggevorderd van het EVAP.

Artikel 38 – Kosteloze dienstverlening door de provincie Antwerpen voor het EVAP met betrekking tot financiële processen

Het EVAP kan kosteloos gebruik maken van advies bij de opvolging en interpretatie van de relevante regelgeving met betrekking tot de provinciale begroting en boekhoudregels.

De provincie Antwerpen coördineert de installatie van upgrades aan het opgelegde boekhoudpakket rekening houdend met de technische mogelijkheden van het provinciaal netwerk. Eventuele kosten die door derden hiervoor aangerekend zouden worden, zijn voor rekening van het EVAP.

Hoofdstuk 6 – Gegevensverstrekking aan het EVAP

Artikel 39 – Informatie-uitwisseling

De provincie Antwerpen verbindt zich ertoe om gegevens die nuttig zijn voor het uitoefenen van de opdrachten van het EVAP aan het EVAP ter beschikking te stellen.

Hoofdstuk 7 – Ondersteuning in het kader van privacy en informatieveiligheid

Artikel 40 - Vertrouwelijkheid

De provincie Antwerpen garandeert dat haar personeel, haar aangestelden en haar onderaannemers de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die hen worden bezorgd zullen respecteren. Zij verbindt zich ertoe deze gegevens niet te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele buitendiensten en andere verzelfstandigde agentschappen.

De provincie Antwerpen zal aan haar personeelsleden en aan die van haar onderaannemers die rechtstreeks bij de uitvoering betrokken zijn, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.

De provincie Antwerpen is verantwoordelijk voor alle schade waar het EVAP of derden het slachtoffer van zouden zijn ten gevolge van het niet respecteren door de provincie Antwerpen zelf, door leden van haar personeel of aangestelden van de verplichtingen die hen worden opgelegd krachtens de bepalingen van dit artikel.

Artikel 41.- Verantwoordelijkheid

De provincie Antwerpen is ertoe gehouden om de toepasselijke wetgeving en beginselen

inzake privacy na te leven.

De provincie Antwerpen engageert zich om de nodige technische en organisatorische maatregelen te treffen om de persoonsgegevens waarover ze beschikt van het EVAP te beveiligen.

De provincie Antwerpen is verantwoordelijk voor alle schade waar het EVAP of derden het slachtoffer van zouden zijn ten gevolge van het niet nemen van de nodige technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen.

Artikel 42 - Verwerkingsovereenkomst

Voor de praktische uitvoering van de verwerking kan de provincie Antwerpen ( in haar rol van verwerker) een beroep doen op subverwerkers waarmee ze een overeenkomst afsluit.

Het EVAP stemt over het algemeen in met het verwerken van de gegevens door een subverwerker om de doeleinden te bereiken.

Indien de provincie Antwerpen de verwerking van de persoonsgegevens namens het EVAP (gedeeltelijk) uitbesteedt dan doet de provincie Antwerpen dit steeds door middel van een schriftelijke overeenkomst met deze subverwerker (conform de modaliteiten en de uitvoering van artikel 28 AVG). In deze overeenkomst worden dezelfde of minstens evenwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen opgelegd aan de subverwerker als de verplichtingen die in de aparte verwerkersovereenkomst tussen het EVAP en de provincie Antwerpen zijn opgenomen.

DEEL 5 – Personeel van het EVAP

Artikel 43 – Personeelsbeleid

Om zijn opdracht uit te voeren, beslist het EVAP, binnen het door de provincieraad goedgekeurde organogram, over zijn personeelsbeleid. Nieuwe functies worden, indien mogelijk, ingeschaald binnen een door de provincie Antwerpen gebruikte salarisschaal en op een vergelijkbaar marktconform verloningsniveau, zoals voorzien binnen de provinciale organisatiestructuur. Het EVAP werkt zelf een salarisschaal uit voor betrekkingen die niet bestaan binnen de provincie Antwerpen.

Artikel 44 – Statuut van het personeel

Het EVAP volgt bij zijn aanwervingen de procedures zoals omschreven in de rechtspositieregeling van het provinciepersoneel, zover deze kaderen binnen de afgesloten cao van het paritair comité waaronder het EVAP ressorteert.

De lonen en vergoedingen van het personeel worden rechtstreeks aangerekend op een financiële rekening van het EVAP.

Artikel 45– Functionele en juridische werkgever

Het EVAP is zowel de functionele als de juridische werkgever van het personeelslid.

De directeur van het EVAP wordt geëvalueerd door de raad van bestuur op basis van het door de raad van bestuur goedgekeurd evaluatiereglement.

Artikel 46 – Overname personeel

In geval van ontbinding van het EVAP zal getracht worden om binnen een termijn van 2 maanden na de beslissing tot ontbinding tot een oplossing te komen betreffende het personeel van het EVAP.

De praktische aspecten van een overname van het personeel moeten worden vastgelegd in een afzonderlijk document dat wordt ondertekend door de provincie Antwerpen en het EVAP. Hierin zal rekening worden gehouden met de personeelsinvulling en de algemene organisatie van de provincie Antwerpen.

DEEL 6 - Bestuur

Artikel 47 – Presentiegelden en vergoedingen

Er zijn geen presentiegelden of andere vergoedingen verschuldigd aan de leden voor het bijwonen van de raad van bestuur.

Artikel 48 – Deelname in andere rechtspersonen

Het EVAP beslist autonoom over het oprichten van, het deelnemen in en het zich laten vertegenwoordigen in andere rechtspersonen, voor zover dat in overeenstemming is met zijn maatschappelijk doel en met de beleidsdoelstellingen van de provincie Antwerpen en binnen de wettelijke randvoorwaarden. Het EVAP onderzoekt, deze intentie en brengt de provincie Antwerpen hiervan vooraf op de hoogte.

DEEL 7 – Externe audit

Artikel 49 - Controle en externe audit

De controle op de wettigheid en regelmatigheid van de handelingen, de controle op de correctheid en volledigheid van de financiële bescheiden, de controle op de inventarislijsten en de controle op het waar en getrouw beeld van de boekhouding en de jaarrekening wordt uitgeoefend door een bedrijfsrevisor, lid van het Instituut der Bedrijfsrevisoren (IBR). Het EVAP is verplicht om tijdig eventueel opgevraagde documenten en informatie ter beschikking te stellen en de aanbevelingen van deze audits te implementeren.

DEEL 8 – Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling

Artikel 50 – Evaluatie

De uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst kan op aanvraag van het EVAP en of van de provincie Antwerpen jaarlijks worden geëvalueerd op een volwaardige en evenwaardige manier door beide partijen.

Tussen beide partijen kan de samenwerkingsovereenkomst in onderling overleg worden aangepast.

Artikel 51 – Sancties

Indien de in deze samenwerkingsovereenkomst afgesproken rapportering niet gebeurt of wanneer de gevraagde doelstellingen en actieplannen niet gerealiseerd zijn tegen de in de samenwerkingsovereenkomst afgesproken data zonder dat hiervoor een grondige reden is, worden door de deputatie, na overleg met de raad van bestuur, correctieve acties voorgesteld, met inbegrip van de periode waarbinnen deze moeten gerealiseerd zijn. Na de afgesproken periode wordt de gewenste verbetering door de deputatie geëvalueerd. Indien deze verbetering onvoldoende wordt geacht, kan aan de provincieraad voorgesteld worden om de autonomie van het EVAP te verminderen.

Indien de provincie Antwerpen zijn engagementen niet nakomt, dient dit binnen de twee weken door de directeur van het EVAP aan de raad van bestuur en de deputatie te worden gemeld. De deputatie treft hierover de nodige maatregelen.

Artikel 52 – Ontbinding en vereffening

De provincie Antwerpen kan beslissen tot vereffening en ontbinding van het EVAP. In dat geval worden alle rechten en plichten van het EVAP overgenomen door de provincie Antwerpen.

Artikel 53 - Geschillen hoorrecht

Geschillen worden geregeld via een bemiddelingsprocedure, die op initiatief van beide partijen kan worden opgestart. Deze bemiddelingsprocedure omvat het formuleren van een verzoeningsvoorstel door een commissie bestaande uit twee afgevaardigden van de deputatie en twee afgevaardigden van het EVAP. Indien geen vergelijk wordt gevonden, wordt het geschil voorgelegd aan de provincieraad.

DEEL 9 - Inwerkingtreding

Deze overeenkomst treedt in werking op ………….

Ze werd goedgekeurd door de provincieraad in vergadering van …………

Namens de provincie Antwerpen

De provinciegriffier De gedeputeerden

…………………………..

Namens het EVAP ….

De directeur

Document Metadata

Table of Contents

Samenwerkingsovereenkomst

Document Metadata