Standaard typebestek dienstenonderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking via de Free Market gesloten piste/bladzijde 36/36 van het bestek
Standaard typebestek dienstenonderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking via de Free Market gesloten piste/bladzijde 36/36 van het bestek
Versie 2020
Bestek met betrekking tot diensten <beschrijving>
|
INHOUDSOPGAVE.
AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS 4
A. ALGEMENE BEPALINGEN 4
1. Voorwerp en aard van de opdracht 4
2. Duur van de overeenkomst 5
3. Aanbestedende overheid 6
4. Bijkomende informatie 6
4.1. Informatiesessie 6
4.2. Online forum 6
5. Indiening van de offertes 7
5.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes 7
5.2. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte 7
6. Leidend ambtenaar 8
7. Beschrijving van de te presteren diensten 8
8. Documenten van toepassing op de opdracht 8
8.1. Wetgeving 8
8.2. Opdrachtdocumenten 8
9. Offertes 9
9.1. In de offerte te vermelden gegevens 9
9.2. Geldigheidsduur van de offerte 9
9.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden 9
10. Prijzen 10
10.1. Prijzen 10
10.2. Prijsherziening 10
11. Uitsluitingsgronden– Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria/Gunningscriterium ‘prijs’ 11
11.1. Uitsluitingsgronden 11
11.2. Overzicht van de procedure - Regelmatigheid van de definitieve offertes (of BAFO’s) 12
11.3. Gunningscriteria/ Gunningscriterium prijs 12
12. Borgtocht 14
13. Wijziging tijdens de uitvoering van de opdracht 16
13.1. Vervanging van de opdrachtnemer 16
13.2. Heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag 16
13.3. Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer en in zijn nadeel 17
13.4. Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer en in zijn voordeel 17
13.5. Feiten van de aanbestedende overheid en van de opdrachtnemer 18
13.6. Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid en incidenten bij de uitvoering 18
14. Uitvoering van de diensten 20
14.1. Termijnen en clausules 20
14.2. Opvolging van de prestaties 22
14.3. Keuringskosten 22
14.4. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd 22
14.5. Nazicht en oplevering van de uitgevoerde diensten 22
15. Facturatie en betaling 23
15.1. Versturen van e-facturen naar het Mercuriusplatform 23
15.2. Wat moet uw e-factuur minimaal bevatten? 24
16. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer 25
16.1. Algemene aansprakelijkheid van de opdrachtnemer 25
16.2. Bijzondere verbintenissen voor de opdrachtnemer 25
17. Bescherming van de persoonsgegevens en van de persoonlijke levenssfeer 25
18. Geschillen 29
B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 30
C. BIJLAGEN 30
<Benaming
van de aanbestedende overheid>
<Contactpersoon van de aanbestedende overheid, zijn telefoonnummer, zijn faxnummer en zijn e-mailadres> |
|
BESTEK nr. <kennummer van het bestek>
ONDERHANDELINGSPROCEDURE
ZONDER VOORAFGAANDE BEKENDMAKING VIA DE FREE MARKET GESLOTEN PISTE
VOOR <+ algemene beschrijving van de uit te voeren
diensten>
VOOR REKENING VAN <benaming van de
administratie de de opdracht voor haar rekening neemt>
AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS1
…
1.ALGEMENE BEPALINGEN2
2.Voorwerp en aard van de opdracht
De onderhavige opdracht betreft <+ korte beschrijving van de uit te voeren diensten>.
Hiervoor kiest de aanbestedende overheid de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Deze opdracht is niet verdeeld in percelen / is verdeeld in meerdere percelen3.
Dit is een opdracht tegen globale prijs/een opdracht tegen prijslijst/een opdracht met gemengde prijsvaststelling4 (K.B. 18 april 2017, art. 2, 3°,4°/5°/6°5).
3.Duur van de overeenkomst6
De opdracht begint op de derde werkdag die volgt op de datum van verzending van de kennisgeving van de sluiting van de opdracht en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt 14.1.
<of>
De opdracht begint op de derde werkdag die volgt op de datum van verzending van de kennisgeving van de sluiting van de opdracht en wordt afgesloten voor een periode van <periode invullen>. Een verlenging van de opdracht is niet voorzien. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt 14.1.
<of>
De opdracht vangt aan de derde werkdag die volgt op de datum van verzending van de kennisgeving van de sluiting van de opdracht en wordt afgesloten voor de duur van één jaar. De opdracht kan het voorwerp uitmaken van een verlenging van eenmaal één jaar / van tweemaal één jaar / van drie maal één jaar7, in toepassing van artikel 57 van de wet van 17 juni 2016.
<omschrijving van het toepassingsgebied en de aard van de verlengingen>
<omschrijving van de voorwaarden waaronder deze clausule kan gebruikt worden>
Indien de opdracht niet verlengd wordt, kan de opdrachtnemer uit hoofde van deze beslissing geen schadevergoeding eisen. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt 14.1.
<of>
De opdracht vangt aan de derde werkdag die volgt op de datum van verzending van de kennisgeving van de sluiting van de opdracht en wordt afgesloten voor de duur van vier jaar. Iedere partij kan nochtans vroegtijdig een einde stellen aan de overeenkomst op het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, op voorwaarde dat de betekening aan de andere partij per aangetekend schrijven wordt gedaan minstens <aantal dagen invullen> kalenderdagen vóór het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, naargelang het geval. In dit geval kan de partij die het opzeggen van het contract moet ondergaan, uit hoofde van deze opzegging geen schadevergoeding eisen. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt 14.1.
4.Aanbestedende overheid
De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, FOD # / POD # / ADBA #, vertegenwoordigd door <identiteit en adres van de vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid hier invullen>.
Zolang de aanbestedende overheid geen beslissing heeft genomen over, naargelang het geval, de selectie, de regelmatigheid van de offertes, de gunning van de opdracht of de beslissing om af te zien van de gunning van de opdracht of van de sluiting van de opdracht, hebben de inschrijvers of derden geen toegang tot de documenten betreffende de plaatsingsprocedure, met name de offertes en de interne documenten van de aanbestedende overheid.
5.Bijkomende informatie8
Informatiesessie
Gelet op de complexiteit van de opdracht, heeft de aanbestedende overheid beslist om een informatiesessie te organiseren met de potentiële inschrijvers. Deze laatste kunnen hun vragen stellen en deelnemen aan de informatiesessie. De informatiesessie zal plaats vinden tussen de datum van verzending van de uitnodiging aan de potentiële inschrijvers om een offerte in te dienen en de uiterste indieningsdatum van de offertes.
Deze informatiesessie zal doorgaan op <datum> om <uur> op het volgende adres <adres + nummer vergaderzaal>.
Tijdens deze informatiesessie zal eerst een kort overzicht worden gegeven van het voorwerp van de opdracht.
Teneinde de informatiesessie ordentelijk te laten verlopen worden de potentiële inschrijvers die op de informatiesessie wensen aanwezig te zijn, verzocht om hun vragen aan de aanbestedende overheid uitsluitend via volgend e-mailadres te bezorgen <e-mailadres>. Enkel de vragen die ten laatste op ………….. bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen tijdens de informatiesessie behandeld worden.
Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen worden verzocht om de identiteit van hun onderneming die zij vertegenwoordigen
Naderhand zal de aanbestedende overheid het proces-verbaal van de informatiesessie op de website xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx publiceren.
Online forum
Elke vraag met betrekking tot deze opdracht kan uitsluitend gesteld worden door middel van het forum bij de aankondiging van de opdracht, toegankelijk via de site xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. De vragen kunnen ten laatste gesteld worden op <datum >. Na deze datum wordt er geen enkele vraag nog aanvaard of behandeld.
De aanbestedende overheid zal, ten laatste zes kalenderdagen voor de uiterste indieningsdatum van de offertes, de antwoorden op de vragen op het forum publiceren.
6.Indiening van de offertes
Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes
Behalve eventuele varianten, mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. Elke deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver. De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten diegene aanduiden die de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.
De aanbestedende overheid verplicht het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van de offerte, op straffe van nietigheid van de offerte.
De offertes moeten voor <datum> om <uur> in het bezit zijn van de aanbestedende overheid.
De communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de aanbestedende overheid en de ondernemers, met inbegrip van de elektronische indiening en ontvangst van de offertes, dient, in alle fasen van de plaatsingsprocedure uitgevoerd te worden met behulp van elektronische middelen.
De elektronische offertes die via elektronische middelen worden ingediend, moeten verstuurd worden via de e-tendering internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 14, § 6 en 7 van de wet van 17 juni 2016.
De aanbestedende overheid vestigt de aandacht van de inschrijvers op het feit dat het versturen van een offerte via mail niet voldoet aan de voorwaarden van artikel 14, § 6 en 7 van de wet van 17 juni 2016.
Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd.
Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-procurement helpdesk op het nummer: x00 (0)0 000 00 00.
Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte
De wijziging of de intrekking van een reeds ingediende offerte moet gebeuren volgens de bepalingen voorzien in artikel 43 van de het KB van 18 april 2017.
7.Leidend ambtenaar
De leidende ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid is) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de sluiting van de opdracht9. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld. De leidend ambtenaar kan vervangen worden tijdens de uitvoering van de opdracht. Deze vervanging zal schriftelijk meegedeeld worden aan de opdrachtnemer.
8.Beschrijving van de te presteren diensten
<gedetailleerde beschrijving van de diensten vermelden>
9.Documenten van toepassing op de opdracht
Wetgeving
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies;
Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren ;
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;
Alle wijzigingen aan de wetten en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de verzending van de uitnodiging tot het indienen van de offerte.
Opdrachtdocumenten
Onderhavig bestek nr. <kennummer bestek toevoegen>
het offerteformulier.
10.Offertes
In de offerte te vermelden gegevens
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op algemene beginselen vermeld in de artikelen 4, 5, 6, 7 en 11 van de wet van 17 juni 2016 die op deze plaatsingsprocedure van toepassing zijn.
De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.
De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.
De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte:
de forfaitaire eenheidsprijs10/forfaitaire eenheidsprijzen11 in letters en in cijfers (excl. BTW);
de globale prijs12/globale prijzen13 in letters en in cijfers (excl. BTW);
het totaal bedrag van de xxxxxxx00 in letters en in cijfers (excl. BTW);
het bedrag van de BTW;
het totaal bedrag van de offerte15 in letters en in cijfers (incl. BTW);
de handtekening op het indieningsrapport van de initiële offerte en de finale offerte van de bevoegde of gemandateerde persoon of de personen, naargelang het geval, om de inschrijver te verbinden;
de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen;
het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers);
<+ eventuele andere vermeldingen die in de offerte moeten worden vermeld>.
Geldigheidsduur van de offerte
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van <aantal> kalenderdagen, ingaande de dag na de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes.
Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden
De inschrijvers voegen bij hun offerte:
alle documenten gevraagd in het raam van de gunningscriteria en de uitsluitingsgronden16;
de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen;
- <+ opsomming van alle andere stukken die bij de offerte moeten worden gevoegd>.
11.Prijzen17
Prijzen
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO.
Dit is een opdracht tegen prijslijst wat betekent dat enkel de eenheidsprijs forfaitair is.
De opdrachtnemer wordt geacht in zijn eenheidsprijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW.
<of>
Dit is een opdracht tegen prijslijst wat betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn.
De opdrachtnemer wordt geacht in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW.
<of>
Dit is een opdracht tegen globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is.
De opdrachtnemer wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW.
Prijsherziening18
Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing.
12.Uitsluitingsgronden– Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria/Gunningscriterium ‘prijs’19
Uitsluitingsgronden
Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is.
De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.
Wat alle andere documenten en certificaten betreft, zoals een uittreksel uit het strafregister of, bij gebreke daarvan, een gelijkwaardig document dat is afgegeven door een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie van het land van oorsprong of het land waar de ondernemer is gevestigd, waaruit blijkt dat aan de betrokken eisen is voldaan, moet de offerte van de inschrijver deze documenten of certificaten bevatten.
Behoudens uitsluitingsgronden m.b.t. fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekende autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen.
Verplichte uitsluitingsgronden :
1° deelneming aan een criminele organisatie;
2° omkoping;
3° fraude;
4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten dan wel uitlokking ervan, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit;
5° witwassen van geld of financiering van terrorisme;
6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.
De in 1° tot 6° bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7° bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.
De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:
geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro of
die voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.
Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, toont hij aan, op straffe van uitsluiting, dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro.
Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen i.v. m. zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.
Overzicht van de procedure - Regelmatigheid van de definitieve offertes (of BAFO’s)
In een eerste fase worden de offertes ingediend door de inschrijvers onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Op basis van artikel 76, § 5 van het KB van 18 april 2017, beslist de aanbestedende overheid om hetzij de substantieel onregelmatige offerte nietig te verklaren, hetzij om deze onregelmatigheid te laten regulariseren. Hetzelfde geldt indien de offerte meerdere niet-substantiële onregelmatigheden bevat, wanneer de cumulatie of combinatie ervan de in paragraaf 1, derde lid, van artikel 76 bedoelde gevolgen teweeg brengt.
In een tweede fase zullen de regelmatige offertes onderzocht worden op basis van de gunningscriteria vermeld in het bestek en dit met het oog op het samenstellen van een shortlist van inschrijvers waarmee zal onderhandeld worden. Maximum drie inschrijvers zullen in de shortlist kunnen worden opgenomen.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om niet te onderhandelen over de initiële offertes. Indien de aanbestedende overheid beslist te onderhandelen zullen de onderhandelingen uitsluitend gaan over de initiële offertes en over alle volgende offertes. De minimumeisen en de gunningscriteria zullen echter geen voorwerp uitmaken van de onderhandelingen. Ingevolge deze onderhandelingen kunnen de inschrijvers een definitieve offerte (Best And Final Offer) indienen.
Gunningscriteria/ Gunningscriterium prijs20
Voor de keuze van de economisch meest voordelige BAFO worden de regelmatige BAFO’s van de inschrijvers die bij de onderhandelingen werden betrokken, aan een aantal gunningscriteria getoetst.
Deze criteria zullen gewogen21 worden teneinde een eindklassement te bekomen.
De gunningscriteria zijn de volgende :
De quoteringen voor de <aantal> gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan24.
De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt25 :
gunningscriterium 1 zal worden geëvalueerd op basis van <aanvullen>26;
gunningscriterium 2 zal worden geëvalueerd op basis van <aanvullen>.
…
<of>
De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de laagste BAFO op het vlak van de prijs, voor zover uit de controle door de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord van deze inschrijver blijkt.
De evaluatie van de BAFO’s in het raam van het gunningscriterium prijs gebeurt op basis van de totale prijs, inclusief BTW.
13.Borgtocht
Voor deze opdracht is geen borgtocht xxxxxxx00.
<of>
De borgtocht bedraagt 5 % van het totaalbedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental EURO.
Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
De opdrachtnemer moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:
1° de borgstelling via de Deposito- en Consignatiekas gebeurt thans uitsluitend door gebruik te maken van de online toepassing E-DEPO, voor meer informatie xxx.xxxxxxxxxxx.xx;
2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:
1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2° hetzij het debet bericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
3° hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.
De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van het sluiten van de opdracht.
Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als28 :
1° in geval van de voorlopige oplevering: verzoek tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht;
2° in geval van de definitieve oplevering: verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien.
14.Wijziging tijdens de uitvoering van de opdracht
Deze opdracht kan, behoudens toepassing van één van onderstaande herzieningsclausules, niet gewijzigd worden zonder nieuwe plaatsingsprocedure 29.
Vervanging van de opdrachtnemer
Een nieuwe opdrachtnemer kan de oorspronkelijke opdrachtnemer, vervangen in andere gevallen dan deze voorzien door art. 38/3 van het AUR, voor zover dat hij voldoet aan de selectiecriteria en de uitsluitingsgronden zoals bepaald in de opdrachtdocumenten.
De opdrachtnemer dient zijn vraag zo vlug mogelijk in per aangetekend schrijven, met een verduidelijking van alle redenen voor de vervanging. Hiervoor bezorgt hij een gedetailleerde inventaris met de uitgevoerde diensten, met de gegevens van de nieuwe opdrachtnemer en met de nodige documenten en certificaten waarover de aanbestedende overheid niet gratis kan beschikken.
Deze vervangingsaanvraag zal door de aanbestedende overheid onderzocht worden en in voorkomend geval het voorwerp uitmaken van een bijakte gedateerd en gehandtekend door de drie partijen. De oorspronkelijke opdrachtnemer blijft verantwoordelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid voor de resterende uitvoering van de opdracht.
Heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag
De opdrachtnemer kan zich beroepen op wijzigingen van heffingen in België die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag, onder de volgende voorwaarden:
de wijziging is in werking getreden na de tiende dag die het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes voorafgaat; en
deze heffingen niet voorkomen in de herzieningsformule opgenomen in de opdrachtdocumenten, noch rechtstreeks noch onrechtstreeks bij wege van een index30.
In geval van een verhoging van de heffingen dient de opdrachtnemer aan te tonen dat hij werkelijk de door hem gevorderde bijkomende lasten heeft gedragen en dat deze verband houden met de uitvoering van de opdracht. In geval van een verlaging is er geen herziening indien de opdrachtnemer bewijst dat hij de heffingen tegen de oude aanslagvoet heeft betaald.
De opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbestedende overheid binnen de onderstaande termijnen:
1° vóór het verstrijken van de contractuele termijnen om termijnverlenging of de verbreking van de opdracht te verkrijgen;
2° uiterlijk negentig dagen volgend op de datum van betekening aan de opdrachtnemer van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering van de opdracht om een andere herziening van de opdracht dan die vermeld in 1° of schadevergoeding te verkrijgen;
3° uiterlijk negentig dagen na het verstrijken van de waarborgperiode om een andere herziening van de opdracht dan die vermeld in 1° of schadevergoeding te verkrijgen, wanneer dit verzoek tot toepassing van de herzieningsclausule zijn oorsprong vindt in feiten of omstandigheden die zich hebben voorgedaan tijdens de waarborgperiode.
Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer en in zijn nadeel
De opdracht kan het voorwerp uitmaken van een wijziging wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbestedende overheid.
De opdrachtnemer kan zich slechts op de toepassing van deze herzieningsclausule beroepen, indien hij kan aantonen dat de herziening noodzakelijk is geworden door omstandigheden die redelijkerwijze niet voorzienbaar waren bij de indiening van zijn offerte, die niet konden worden ontweken en waarvan de gevolgen niet konden worden verholpen niettegenstaande hij al het nodige daartoe heeft gedaan.
De opdrachtnemer kan het in gebreke blijven van een onderaannemer slechts aanvoeren in zoverre deze laatste zich kan beroepen op omstandigheden die de opdrachtnemer zelf had kunnen inroepen indien hij zich in een gelijkaardige toestand zou hebben bevonden.
De opdrachtnemer die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbestedende overheid ze normaal had moeten kennen.] Hij beschrijft bondig de invloed van de ingeroepen feiten of omstandigheden op het verloop en de kostprijs van de opdracht.
De opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbestedende overheid binnen de onderstaande termijnen:
1° vóór het verstrijken van de contractuele termijnen om termijnverlenging of de verbreking van de opdracht te verkrijgen;
2° uiterlijk negentig dagen volgend op de datum van betekening aan de opdrachtnemer van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering van de opdracht om een andere herziening van de opdracht dan die vermeld in 1° of schadevergoeding te verkrijgen;
3° uiterlijk negentig dagen na het verstrijken van de waarborgperiode om een andere herziening van de opdracht dan die vermeld in 1° of schadevergoeding te verkrijgen, wanneer dit verzoek tot toepassing van de herzieningsclausule zijn oorsprong vindt in feiten of omstandigheden die zich hebben voorgedaan tijdens de waarborgperiode.
Wanneer de voorwaarden vervuld zijn, kan de opdrachtnemer een verlenging van de uitvoeringstermijn of, wanneer er sprake is van een zeer belangrijk nadeel, de verbreking van de opdracht bekomen.
Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer en in zijn voordeel
De opdracht kan het voorwerp uitmaken van een wijziging wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het voordeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbestedende overheid.
De aanbestedende overheid die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop zij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de aanbestedende overheid ze normaal had moeten kennen. Zij beschrijft bondig de invloed van de ingeroepen feiten of omstandigheden op het verloop en de kostprijs van de opdracht.
De aanbestedende overheid dient ten laatste negentig dagen volgend op de datum van kennisgeving aan de opdrachtnemer van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering van de opdracht een beroep te doen op de herzieningsclausule met het oog op herziening van de opdracht.
Wanneer de voorwaarden vervuld zijn, kan de aanbestedende overheid een verkorting van de uitvoeringstermijn of, wanneer er sprake is van een zeer belangrijk voordeel, een andere vorm van herziening van de opdrachtsbepalingen of de verbreking van de opdracht bekomen.
Feiten van de aanbestedende overheid en van de opdrachtnemer
Wanneer de aanbestedende overheid of de opdrachtnemer ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die ten laste van de andere partij kunnen worden gelegd, een vertraging of een nadeel heeft geleden, kan de aanbestedende overheid of de opdrachtnemer, wanneer aan de voorwaarden is voldaan, één of meerdere van volgende maatregelen ekomen:
1° de aanpassing van de contractuele bepalingen, inclusief de verlenging of de inkorting van de uitvoeringstermijnen;
2° een schadevergoeding;
3° een verbreking van de opdracht
De aanbestedende overheid of de opdrachtnemer die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbestedende overheid ze normaal had moeten kennen. Hij beschrijft bondig de invloed van de ingeroepen feiten of omstandigheden op het verloop en de kostprijs van de opdracht.
De opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbestedende overheid binnen de onderstaande termijnen:
1° vóór het verstrijken van de contractuele termijnen om termijnverlenging of de verbreking van de opdracht te verkrijgen;
2° uiterlijk negentig dagen volgend op de datum van betekening aan de opdrachtnemer van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering van de opdracht om een andere herziening van de opdracht dan die vermeld in 1° of schadevergoeding te verkrijgen;
3° uiterlijk negentig dagen na het verstrijken van de waarborgperiode om een andere herziening van de opdracht dan die vermeld in 1° of schadevergoeding te verkrijgen, wanneer dit verzoek tot toepassing van de herzieningsclausule zijn oorsprong vindt in feiten of omstandigheden die zich hebben voorgedaan tijdens de waarborgperiode.
Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid en incidenten bij de uitvoering
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de uitvoering van de opdracht gedurende een bepaalde periode te schorsen, met name omdat de opdracht naar zijn oordeel op dat ogenblik niet zonder bezwaar kan worden uitgevoerd. In voorkomend geval, wordt de uitvoeringstermijn verlengd met de door de schorsing veroorzaakte vertraging, op voorwaarde dat de contractuele termijn niet is verstreken.
De opdrachtnemer dient op zijn kosten, alle nodige voorzorgsmaatregelen te treffen ten einde de reeds uitgevoerde prestaties en materialen te vrijwaren tegen mogelijke beschadigingen door ongunstige weersomtandigheden, diefstal of andere daden met kwaadwillig opzet.
De opdrachtnemer heeft recht op schadevergoeding voor de schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid onder volgende cumulatieve voorwaarden:
1° de schorsing overschrijdt in totaal één twintigste van de uitvoeringstermijn en minstens tien werkdagen of vijftien kalenderdagen, naargelang de uitvoeringstermijn uitgedrukt is in werk- of kalenderdagen;
2° de schorsing is niet het gevolg van ongunstige weersomstandigheden of van andere omstandigheden waaraan de aanbestedende overheid vreemd is waardoor de opdracht, naar oordeel van de aanbestedende overheid, niet zonder bezwaar op dat ogenblik kan worden verdergezet;
3° de schorsing vindt plaats binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht.
De opdrachtnemer of de aanbestedende overheid die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbestedende overheid ze normaal had moeten kennen.]
De opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbestedende overheid binnen de onderstaande termijnen:
1° vóór het verstrijken van de contractuele termijnen om termijnverlenging of de verbreking van de opdracht te verkrijgen;
2° uiterlijk negentig dagen volgend op de datum van betekening aan de opdrachtnemer van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering van de opdracht om een andere herziening van de opdracht dan die vermeld in 1° of schadevergoeding te verkrijgen;
3° uiterlijk negentig dagen na het verstrijken van de waarborgperiode om een andere herziening van de opdracht dan die vermeld in 1° of schadevergoeding te verkrijgen, wanneer dit verzoek tot toepassing van de herzieningsclausule zijn oorsprong vindt in feiten of omstandigheden die zich hebben voorgedaan tijdens de waarborgperiode.
15.Uitvoering van de diensten
Termijnen en clausules
<Eerste reeks mogelijke clausules van toepassing als de aanbestedende overheid een vaste uitvoeringstermijn aan de opdrachtnemers wenst op te leggen>
De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van <aantal> kalenderdagen te rekenen vanaf de derde werkdag die volgt op de datum van verzending van de kennisgeving van de sluiting van de opdracht. De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de opdrachtnemer worden niet meegerekend.
<of>
De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van <aantal> werkdagen te rekenen vanaf de derde werkdag die volgt op de datum van verzending van de kennisgeving van de sluiting van de opdracht. De zaterdagen, zondagen, wettelijke feestdagen alsook de betaalde vakantiedagen en de inhaalrustdagen in een koninklijk besluit of in een bij koninklijk besluit algemeen bindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst, worden niet meegerekend.
<of>
De diensten worden uitgevoerd binnen een termijn van <aantal> weken te rekenen vanaf de derde werkdag die volgt op de datum van verzending van de kennisgeving van de sluiting van de opdracht. De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de opdrachtnemer worden niet meegerekend.
<of>
De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van <aantal> maanden te rekenen vanafde derde werkdag die volgt op de datum van verzending van de kennisgeving van de sluiting van de opdracht. De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de opdrachtnemer worden niet meegerekend.
<of>
De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van <aantal> kalenderdagen/weken/maanden31 te rekenen vanaf de tweede werkdag die volgt op de datum van versturing van de bestelbon. De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de opdrachtnemer worden niet meegerekend.
De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die onomstotelijk toelaat de datum van versturing te bepalen, naar de opdrachtnemer verstuurd.
De opeenvolgende uitwisseling van briefwisseling eigen aan de bestelbon (en de uitvoering van de diensten) volgen dezelfde regels als deze voorzien voor de versturing van de bestelbon en dit telkens als één van beide partijen wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkomst.
In geval van ontvangst van de bestelbon na de termijn van twee werkdagen, kan de uitvoeringstermijn na schriftelijke aanvraag en verantwoording van de opdrachtnemer verlengd worden naar verhouding van de vastgestelde vertraging van de ontvangst van de bestelbon. Indien de bestellende dienst, na onderzoek van het schriftelijk verzoek van de opdrachtnemer, het geheel of gedeeltelijk gegrond vindt, laat deze hem schriftelijk weten welke verlenging van uitvoeringstermijn aanvaard wordt.
In geval van duidelijk onjuiste of onvolledige inhoud van de bestelbon, welke elke uitvoering van de bestelling verhindert, verwittigt de opdrachtnemer onmiddellijk per schrijven de bestellende dienst opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de bestelling gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de opdrachtnemer een verlenging van de uitvoeringstermijn aan volgens dezelfde voorwaarden zoals voorzien in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon.
In ieder geval zijn de betwistingen eigen aan de bestelbon, die niet binnen de 15 kalenderdagen (*) te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de datum van ontvangst van de bestelbon door de opdrachtnemer, niet meer ontvankelijk.
(*) Kortere termijn, in het bestek voor bepaalde opdrachten gemotiveerd (bv.: rekening houdend met de in het huidige bestek vastgelegde uitvoeringstermijnen, zijn de betwistingen niet meer ontvankelijk …).
<Tweede reeks mogelijke clausules van toepassing als de aanbestedende overheid de inschrijver verplicht om een uitvoeringstermijn in zijn offerte te vermelden en de uitvoeringstermijn een gunningscriterium is>
De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn uit te drukken in kalenderdagen die de inschrijver verplicht in zijn offerte vermeldt. Deze termijn begint te lopen vanaf de derde werkdag die volgt op de datum van verzending van de kennisgeving van de sluiting van de opdracht. Aangezien de uitvoeringstermijn een gunningscriterium is, zal het niet vermelden van deze termijn de substantiële onregelmatigheid van de offerte tot gevolg hebben. Alle dagen zonder onderscheid worden in de termijn gerekend.
<of>
De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn uit te drukken in kalenderdagen, die de inschrijver verplicht in zijn offerte vermeldt. Deze termijn begint te lopen vanaf de tweede werkdag die volgt op de datum van het verzenden van de bestelbon. Aangezien de uitvoeringstermijn een gunningscriterium is, zal het niet vermelden van deze termijn de substantiële onregelmatigheid van de offerte tot gevolg hebben. Alle dagen zonder onderscheid worden in de termijn gerekend.
De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die onomstotelijk toelaat de datum van versturing te bepalen, naar de opdrachtnemer verstuurd.
De opeenvolgende uitwisseling van briefwisseling eigen aan de bestelbon (en de uitvoering van de diensten) volgen dezelfde regels als deze voorzien voor de versturing van de bestelbon en dit telkens als één van beide partijen wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkomst.
In geval van ontvangst van de bestelbon na de termijn van twee werkdagen, kan de uitvoeringstermijn na schriftelijke aanvraag en verantwoording van de opdrachtnemer verlengd worden naar verhouding van de vastgestelde vertraging van de ontvangst van de bestelbon. Indien de bestellende dienst, na onderzoek van het schriftelijk verzoek van de opdrachtnemer, het geheel of gedeeltelijk gegrond vindt, laat deze hem schriftelijk weten welke verlenging van uitvoeringstermijn aanvaard wordt.
In geval van duidelijk onjuiste of onvolledige inhoud van de bestelbon, welke elke uitvoering van de diensten verhindert, verwittigt de opdrachtnemer onmiddellijk per schrijven de bestellende dienst opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de bestelling gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de opdrachtnemer een verlenging van de uitvoeringstermijn aan volgens dezelfde voorwaarden zoals voorzien in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon.
In ieder geval zijn de betwistingen eigen aan de bestelbon, die niet binnen de 15 kalenderdagen (*) te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de datum van ontvangst van de bestelbon door de opdrachtnemer, niet meer ontvankelijk.
(*) Kortere termijn, in het bestek voor bepaalde opdrachten gemotiveerd (bv.: rekening houdend met de in het huidige bestek vastgelegde uitvoeringstermijnen, zijn de betwistingen niet meer ontvankelijk …).
Opvolging van de prestaties
De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de opdrachtnemer worden medegedeeld op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten zal worden gestart.
Keuringskosten32
De reis-en verblijfskosten van de afgevaardigde van de aanbestedende overheid vallen ten laste van de opdrachtnemer.
Bij het opstellen van zijn offerte houdt de inschrijver rekening met de volgende keuringskosten:
<grondige uiteenzetting van de keuringskosten die ten laste vallen van de opdrachtnemer>
Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd
De diensten zullen worden uitgevoerd op het volgende adres:
<volledig adres vermelden>.
De potentiële inschrijvers hebben het recht om een bezoek te brengen aan de plaats waar de diensten zullen moeten worden uitgevoerd. Hiervoor dienen ze contact op te nemen met de volgende persoon:
<Naam, adres, telefoonnummer, fax en e-mailadres vermelden>.
Het bezoek aan de plaats waar de diensten zullen moeten worden uitgevoerd, gebeurt op de dag en het uur overeengekomen met de voormelde persoon.
Nazicht en oplevering van de uitgevoerde diensten
Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld door middel van een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekende zending. De opdrachtnemer is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de volledige of gedeeltelijke beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de opdrachtnemer kennis te geven van het resultaat daarvan.
Deze termijn gaat in voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit van de lijst van gepresteerde diensten of factuur wordt gesteld.
Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, stelt de opdrachtnemer de leidend ambtenaar hiervan per aangetekende zending in kennis en vraagt hem tot de oplevering over te gaan. In dat geval begint de verificatietermijn van dertig dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de opdrachtnemer.
De hier bedoelde oplevering is definitief33.
16.Facturatie en betaling
De opdrachtnemer zendt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van oplevering van de opdracht (origineel exemplaar) naar het volgende adres:
<volledig adres + contactpersoon vermelden>.
Enkel behoorlijk uitgevoerde leveringen mogen worden gefactureerd.
De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan dertig dagen en voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt alsook over de andere, eventueel vereiste documenten34.
Indien de opdrachtdocumenten geen afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering35.
De factuur moet in EURO worden opgesteld.
Versturen van e-facturen naar het Mercuriusplatform
De e-facturen kunnen36 elektronisch verstuurd worden naar het Mercuriusplatform. Dit platform is de unieke toegangspoort voor e-facturen naar alle overheden binnen België. Mercurius zorgt dus voor een sterke uniformisering van de elektronische facturatie met de openbare sector. Xxxxxxxxx ontvangt alle facturen conform het Europese afsprakenkader: PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line). Dit kader kan ook perfect worden gebruikt voor facturatie binnen de privésector. Momenteel is dit de meest beloftevolle aanpak voor een veralgemening van elektronische facturatie. Een volledige beschrijving van dit kader en de onderdelen ervan is te vinden op: xxxx://xxxxxx.xx/
Op het Mercuriusplatform is een visuele ‘track and trace’-functionaliteit voorzien, waarop elke betrokkene -ongeacht de serviceprovider waar men bij is aangesloten- kan opvolgen wat de status is van de factuur die zij of hij heeft verstuurd over het Mercuriusplatform.
Voor opdrachtnemers die nog niet klaar zouden zijn om elektronische facturen te versturen, is op het Mercuriusplatform een optie aanwezig om manueel facturen in te geven, die vervolgens in XML-formaat worden verstuurd en verder op het platform kunnen worden opgevolgd.
Voor informatie omtrent het gebruik van het Mercuriusplatform kan u terecht op: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/x-xxxxxxxxx/
Meer algemene informatie over e-facturatie in België is terug te vinden op: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxx/xxxxx.xxxx
Wat moet uw e-factuur minimaal bevatten?
Behalve de gegevens die verplicht zijn overeenkomstig het BTW wetboek, is het belangrijk dat de e-factuur minstens ook volgende kernelementen bevat opdat ze als regelmatig beschouwd kan worden en teneinde een efficiënte verwerking te kunnen garanderen:
1° Proces- en factuurkenmerken, met inbegrip van de referentie van deze opdracht: xx;
3° Factuurperiode;
3° Inlichtingen betreffende de opdrachtnemer;
4° Inlichtingen betreffende de aanbestedende overheid;
5° Inlichtingen over de begunstigde van betaling;
6° Inlichtingen over de fiscaal vertegenwoordiger van de opdrachtnemer37;
7° Verwijzing naar de overeenkomst;
8° Details van de uitgevoerde diensten;
9° Betalingsinstructies;
10° Informatie over kortingen of toeslagen;
11° Informatie over de factuurposten;
12° Totalen op de factuur;
13° Uitsplitsing van de btw per tarief.
Ongeacht of de opdrachtnemer gebruikmaakt van een geïntegreerde oplossing voor e-facturatie, dient de opmaak van de e-factuur steeds in overeenstemming te zijn met het PEPPOL-BIS-afsprakenkader.
De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van computervirussen, macro’s of andere schadelijke instructies. Elk schriftelijk stuk dat met elektronische middelen werd opgesteld en dat in de ontvangen versie een computervirus, macro of andere schadelijke instructie vertoont kan als niet ontvangen worden beschouwd. In dat geval wordt de afzender daarvan onverwijld op de hoogte gebracht.
Wanneer in een rechtstreeks betaling van de onderaannemer (s) is voorzien of wanneer de opdracht gegund is aan een combinatie van ondernemers, zijn onderhavige bepalingen van toepassing op elektronische facturen uitgegeven door de onderaannemer (s), door de combinatie of door elk van de ondernemingen die deel uitmaken van de combinatie.
17.Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer
Algemene aansprakelijkheid van de opdrachtnemer
De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen.
De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de opdrachtnemer.
Bijzondere verbintenissen voor de opdrachtnemer
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie.
De opdrachtnemer verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid.
18.Bescherming van de persoonsgegevens en van de persoonlijke levenssfeer
Bij verwerking38 van persoonsgegevens door de opdrachtnemer namens de aanbestedende overheid:
Met betrekking tot alle persoonsgegevens, afkomstig van de aanbestedende overheid of door de aanbestedende overheid toevertrouwd aan de opdrachtnemer, die de opdrachtnemer in het kader van deze opdracht verwerkt is de opdrachtnemer xxxxxx een verwerker van de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, 8° van de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (“AVG”). de aanbestedende overheid is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, 7° van de AVG. De opdrachtnemer bevestigt vertrouwd te zijn met deze regelgeving en deze te allen tijde te respecteren bij de uitvoering van de opdracht.
De opdrachtnemer en al wie onder zijn verantwoordelijkheid of gezag handelt, verwerken de persoonsgegevens – die zij op welke wijze ook verzamelen, bijeenbrengen of verwerken in het kader van de opdracht – uitsluitend volgens de instructies van de aanbestedende overheid, louter voor de doeleinden zoals vermeld in dit lastenboek, louter met betrekking tot het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen zoals vermeld in dit lastenboek, en conform de AVG.
De verwerker verbindt zich ertoe de personen die onder zijn gezag werken kennis te geven van de bepalingen van de AVG en andere relevante wetgeving, alsook van elk ter zake doend voorschrift betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.
De opdrachtnemer verzekert dat alle personen die in het kader van deze opdracht in contact komen met persoonsgegevens gebonden zijn door een aantoonbare vertrouwelijkheidsverplichting, en bewaart de nodige documentatie om de naleving van deze verplichting op elk moment te kunnen aantonen aan de verwerkingsverantwoordelijke.
De verwerker houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die zij ten behoeve de verwerkingsverantwoordelijke verricht. De AVG somt de elementen op die in het register moeten worden opgenomen, meer bepaald terug te vinden onder artikel 30 van de AVG. Op eenvoudig verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke is de verwerker ertoe gehouden dit register voor te leggen.
De verwerkingsverantwoordelijke kan aan de verwerker gelijk wanneer een kopie vragen van de gegevens die in het kader van deze opdracht worden verwerkt, in het formaat dat de partijen overeenkomen. Buiten de instructie van de verwerkingsverantwoordelijke mag de verwerker van de ter beschikking gestelde gegevens geen kopie maken, behalve met het oog op een back-up, of tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht. Op eventuele kopieën van gegevens zijn dezelfde beperkingen en verplichtingen van toepassing als op de originele gegevens.
De verwerker zal op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk alle kopieën van de verwerkte gegevens, afkomstig van de verwerkingsverantwoordelijke of verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, ter beschikking stellen en/of onherstelbaar vernietigen, naar gelang de keuze van de verwerkingsverantwoordelijke.
De verwerker zal de gegevens nooit verwerken op een locatie buiten de Europese Unie of doorgeven voor verwerking aan bestemmingen buiten de Europese Unie, behoudens een op de verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling hem tot dergelijke verwerking verplicht; in dat geval stelt de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verwerking, in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
Daarnaast zal de verwerker de gegevens niet verwerken of laten verwerken op een locatie buiten het Belgische grondgebied, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke kan voorwaarden verbinden aan haar toestemming. Zelfs met deze toestemming blijft de verwerker ertoe gehouden om te verzekeren dat de doorgifte van de gegevens naar een bestemming buiten het Belgische grondgebied of buiten de Europese Unie gebeurt overeenkomstig de AVG.
Behalve indien de verwerkingsverantwoordelijke hem daartoe uitdrukkelijk de schriftelijke toelating verleent of opdracht geeft, verbindt de verwerker zich ertoe de gegevens aan geen enkele derde mee te delen, ook niet in onderaanneming (m.a.w. aan een sub-verwerker) in het kader van de opdracht. Zelfs wanneer de verwerkingsverantwoordelijke deze toestemming geeft, blijft de verwerker ertoe gehouden om te verzekeren dat de verwerking door een derde gebeurt overeenkomstig de AVG, en overeenkomstig de bepalingen van dit lastenboek. De verwerker dient aan derde bij een overeenkomst of een andere rechtshandeling dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen zoals opgenomen in dit lastenboek, inclusief met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen. Wanneer de derde zijn verplichtingen niet nakomt, blijft de verwerker ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van die andere verwerker. De verwerker bewaart op elk moment een overzicht van eventuele derden die door de verwerker (met toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke) werden aangeduid voor de uitvoering van de opdracht, evenals de relevante contracten die met deze derden werden afgesloten.
De verwerker zal steeds te goeder trouw samenwerken met de verwerkingsverantwoordelijke om deze in staat te stellen om binnen de wettelijk vastgelegde termijnen de AVG na te leven, inclusief door redelijke ondersteuning te bieden bij de uitoefening van de wettelijk voorziene rechten met betrekking tot de persoonsgegevens. De verwerker zal de verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de nakoming van het lastenboek en de AVG aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door of namens de verwerkingsverantwoordelijke of de Gegevensbeschermingsautoriteit, mogelijk maakt en eraan bijdraagt.
Indien er nieuwe richtlijnen of wijzigingen in de wetgeving inzake gegevensbescherming of rechtspraak zijn die de uitvoering van de opdracht geheel of gedeeltelijk onrechtmatig maken, zullen beide partijen te goeder trouw samenwerken om de onrechtmatigheid prioritair op te lossen.
De verwerker zal een functionaris voor gegevensbescherming aanwijzen die voldoet aan de vereisten van de AVG, en communiceert de identiteit en contactgegevens van deze functionaris aan de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker verzekert voor de gehele duurtijd van de opdracht dat elke verwerking onder het toezicht staat van deze functionaris, en dat deze functionaris bekend is bij de verwerkingsverantwoordelijke.
De verwerker verzekert voor de gehele duurtijd van de opdracht dat hij beschikt over tenminste een actueel en geschreven veiligheidsbeleid- en plan, dat minimaal op eigen initiatief en jaarlijks wordt herzien door de verwerker, en waarvan de relevante stukken op eenvoudige aanvraag en kosteloos aan de verwerkingsverantwoordelijke worden overgedragen en worden toegelicht.
Hierin documenteert de verwerker alle maatregelen die hij neemt ter bescherming van de gegevens.
De verwerker heeft kennis van de context van de opdracht, en bevestigt een afdoende begrip te hebben van de veiligheids- en privacyrisico’s van de opdracht. De verwerker waarborgt dat de organisatorische en technische maatregelen die worden opgenomen in het veiligheidsbeleid en -plan een gepast beschermingsniveau bieden voor deze risico’s, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de te beschermen gegevens en de potentiële risico’s, die nodig zijn voor een optimale beveiliging en bescherming van de persoonsgegevens tegen een toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, en tegen de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.
De opdrachtnemer zal periodiek de verwerkingsverantwoordelijke inlichten over de precieze aard van de genomen technische en organisatorische maatregelen. Daarbij zal de opdrachtnemer proactief de verwerkingsverantwoordelijke informeren over eventuele risico’s waarvoor maatregelen door de verwerkingsverantwoordelijke of door derden genomen dienen te worden.
De opdrachtnemer waarborgt - voor zover dit technisch mogelijk is - de integriteit en de beschikbaarheid van alle persoonsgegevens die hij in het kader van deze opdracht verwerkt.
De verwerker zorgt ervoor dat al wie onder zijn verantwoordelijkheid of gezag handelt uitsluitend toegang heeft tot de gegevens die hij of zij nodig heeft om zijn of haar taak in het kader van deze opdracht uit te voeren. De verwerker voorkomt door middel van functiescheiding dat een combinatie van toegangsrechten kan leiden tot ongeautoriseerde handelingen en/of toegang tot gegevens. De verwerker zorgt voor een gepast loggingbeleid, dat wordt beschreven in het veiligheidsplan, zodat eventuele incidenten kunnen worden opgespoord en aangepakt. Het netwerk en de informatiesystemen worden actief gemonitord en beheerd door de verwerker.
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de veiligheid en het goede gebruik van alle toegangscodes, gebruikersnamen en wachtwoorden (evenals voor het regelmatig wijzigen van deze codes en wachtwoorden) om toegang te hebben tot de persoonsgegevens en ze te verwerken. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen opdat al wie toegang heeft tot de persoonsgegevens de vertrouwelijkheid van zijn codes en wachtwoorden zou bewaren. De verwerker neemt maatregelen met betrekking tot de preventie en opsporing van fraude en elk ander oneigenlijk gebruik van of toegang tot systemen en netwerken.
De verwerker verbindt zich er toe alle (pogingen tot) onrechtmatige of anderszins ongeautoriseerde verwerkingen of toegangen tot gegevens te melden aan de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker meldt dit onmiddellijk aan de verwerkingsverantwoordelijke zodra hij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, en hoe dan ook ten laatste 24 uur na het vaststellen van het incident. Daarnaast zal de verwerker alle redelijkerwijs benodigde maatregelen treffen om (verdere) schending van de beveiligingsmaatregelen te voorkomen of te beperken.
De verwerker zal in deze melding minstens het volgende aangeven:
aard van het incident, en een inschatting van de potentiële impact
tijdstip van vaststelling
geïmpacteerde gegevens
direct genomen maatregelen om bijkomende schade te beperken
tijdstip van afsluiting van het incident
structureel genomen maatregelen ter voorkoming in de toekomst
contactgegevens van de functionaris inzake gegevensbescherming en eventuele andere personen die bijkomende informatie kunnen verschaffen
De opdrachtnemer mag de door de aanbestedende overheid doorgegeven persoonsgegevens verwerken zolang nodig voor de uitvoering van de opdracht zoals bepaald in dit lastenboek. Na uitvoering van de opdracht maakt de opdrachtnemer onmiddellijk een einde aan elk ander gebruik van de persoonsgegevens dan wat noodzakelijk zal zijn om hetzij de aanbestedende overheid in staat te stellen de persoonsgegevens te recupereren die aan de opdrachtnemer werden toevertrouwd evenals de gegevens die het resultaat zijn van de verwerking waarmee de opdrachtnemer werd belast, hetzij die persoonsgegevens toe te vertrouwen aan een andere opdrachtnemer hetzij de persoonsgegevens te vernietigen. Indien van toepassing bezorgt hij ook gelijk welke informatie of documenten die nodig zijn voor de latere verwerking van de persoonsgegevens.
Wanneer geen verwerking van persoonsgegevens door de opdrachtnemer namens de aanbestedende overheid
De opdrachtnemer dient er zich van bewust te zijn dat de aanbestedende overheid een bijzonder belang hecht aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de verplichtingen met betrekking tot persoonsgegevens zoals voorzien in de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, strikt na te leven. Indien de opdrachtnemer redelijkerwijs van mening is dat er bijkomende afspraken dienen te worden gemaakt om te voldoen aan deze wetgeving, dan zal de opdrachtnemer dit proactief melden aan de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer is hoe dan ook gehouden om te goeder trouw samen te werken met de aanbestedende overheid om te allen tijde de relevante bepalingen van deze wetgeving na te leven.
19.Geschillen
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
20.TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN39
…
21.BIJLAGEN
één offerteformulier
één offerteformulier per xxxxxxx00
GOEDGEKEURD:
<postnummer en plaats vermelden>
<titel + naam van de persoon vermelden die het bestek mag goedkeuren>
Deze template van offerteformulier gebruiken in geval van een opdracht tegen globale prijs.
OFFERTEFORMULIER
<Benaming van de aanbestedende overheid>
<adres van de aanbestedende overheid>
< e-mailadres van de contactpersoon van de aanbestedende overheid.
BESTEK Nr. <nummer of kenmerk>
Overheidsopdracht voor <voorwerp van de opdracht>
De firma
(volledige benaming) |
met als adres:
(straat)
(postnr en gemeente)
(land) |
Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer |
|
en waarvoor Xxxxxxxx/Mevrouw/x 41 |
(naam) (functie) |
gedomicilieerd op het adres
(straat)
(postnr en gemeente)
(land) |
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr. <nummer of kenmerk> van de hiervoor omschreven dienst uit te voeren, tegen de hieronder vermelde globale prijs, aangeduid in letters en in cijfers, uitgedrukt in EURO, exclusief BTW, van:
in letters en in cijfers in EURO |
waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
in letters en in cijfers in EURO |
wat een globaal bedrag, inclusief BTW, geeft van:
in letters en in cijfers in EURO |
In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen42.
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer
IBAN
BIC |
|
Er wordt gekozen voor de |
Nederlandse / Franse43
|
taal voor de interpretatie van het contract. |
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat)
(postnr. en gemeente)
(
en Fax-nummer) |
Gedaan: |
Te |
|
op 202. |
De inschrijver of gevolmachtigde:
-
(naam)
(functie)
(handtekening)
GOEDGEKEURD,
<postnummer + plaats>,
<identiteit van de persoon bevoegd om de offerte goed te keuren> <titel van de persoon bevoegd om de offerte goed te keuren>
|
PRO MEMORIE : DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD :
|
Deze template van offerteformulier gebruiken in geval van een opdracht tegen prijslijst.
OFFERTEFORMULIER
<Benaming van de aanbestedende overheid>
<adres van de aanbestedende overheid>
e-mailadres van de contactpersoon van de aanbestedende overheid.>
BESTEK Nr. <nummer of kenmerk>
Overheidsopdracht voor <voorwerp van de opdracht>
De firma
(volledige benaming) |
met als adres:
(straat)
(postnr en gemeente)
(land) |
Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer |
|
en waarvoor Xxxxxxxx/Mevrouw/x 45 |
(naam) (functie) |
gedomicilieerd op het adres
(straat)
(postnr en gemeente)
(land) |
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr. <nummer of kenmerk> van de hiervoor omschreven dienst, uit te voeren tegen de hieronder vermelde forfaitaire eenheidsprijzen:
a) forfaitaire eenheidsprijs, excl. BTW, voor <item invullen>:
in letters en in cijfers in EURO |
waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
in letters en in cijfers in EURO |
wat een forfaitaire eenheidsprijs, inclusief BTW, geeft van:
in letters en in cijfers in EURO |
b) forfaitaire eenheidsprijs, excl. BTW, voor <item invullen>:
in letters en in cijfers in EURO |
waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
in letters en in cijfers in EURO |
wat een forfaitaire eenheidsprijs, inclusief BTW, geeft van:
in letters en in cijfers in EURO |
c) forfaitaire eenheidsprijs, excl. BTW, voor <item invullen>:
in letters en in cijfers in EURO |
waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
in letters en in cijfers in EURO |
wat een forfaitaire eenheidsprijs, inclusief BTW, geeft van:
in letters en in cijfers in EURO |
.............................................................................................................................................................
In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen46.
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer
IBAN
BIC |
|
Er wordt gekozen voor de |
Nederlandse / Franse 47
|
taal voor de interpretatie van het contract. |
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat)
(postnr. en gemeente)
( en -nummer)
(e-mailadres) |
Gedaan: |
Te |
|
op 201. |
De inschrijver of gevolmachtigde:
-
(naam)
(functie)
(handtekening)
GOEDGEKEURD,
<postnummer + plaats>,
<identiteit van de persoon bevoegd om de offerte goed te keuren>
<titel van de persoon bevoegd om de offerte goed te keuren>
|
PRO MEMORIE : DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD :
|
1 De afwijkingen op de algemene uitvoeringsregels moeten vooraan in het bestek worden vermeld en moeten conform zijn met artikel 9 van het KB van 14 januari 2013.
2 Deze titel dient enkel te worden voorzien indien er in het bestek een technisch luik wordt ingelast.
3De correcte vermelding kiezen.
4 Het item dat van toepassing is kiezen.
5 De correcte vermelding kiezen.
6 In deze rubriek worden vier mogelijke formules opgesomd. Wat betreft de tweede, derde en vierde formule dient opgemerkt dat de volledige looptijd, met inbegrip van de verlengingen, over het algemeen beperkt moet blijven tot vier jaar na het sluiten van de opdracht
7 De aanbestedende overheid kiest tussen de aangeboden opties.
8 De aanbestedende overheid heeft de keuze tussen de informatiesessie en/of het online forum. Een informatiesessie kan nuttig zijn bij complexe opdrachten.
9 De aanbestedende overheid kan de identiteit van de leidende ambtenaar aanduiden op het ogenblik van de sluiting van de opdracht als deze identiteit gekend is.
10 Indien slechts één enkele forfaitaire eenheidsprijs moet worden vermeld in de offerte.
11 Indien meerdere forfaitaire eenheidsprijzen moeten worden vermeld in de offerte.
12 Indien slechts één enkele globale prijs moet worden vermeld in de offerte.
13 Indien meerdere globale prijzen moeten worden vermeld in de offerte.
14 Indien de opgave van een totaal bedrag moet worden voorzien in de offerte.
15 Indien de opgave van een totaal bedrag moet worden voorzien in de offerte.
16 Enkel te vermelden indien in het bestek meerdere gunningscriteria worden voorzien.
17 De aanbestedende overheid dient in de technische bepalingen van het bestek of in de technische nota die bij het bestek zal worden gevoegd, een volledig overzicht te geven van de kosten die in de prijs van de inschrijver moeten begrepen zijn. Hiermede worden prijssupplementen na de gunning van de opdracht vermeden.
18 De prijsherziening is verplicht voor de opdrachten van manuele diensten die opgesomd zijn in bijlage 1 van het KB van 14 januari 2013, behalve indien het geraamde bedrag lager is dan 120.000 euro exclusief BTW en wanneer de initiële uitvoeringstermijn minder dan 120 werkdagen of 180 kalenderdagen beslaat. Voor de opdrachten van leveringen en de niet manuele diensten, is het aan te raden een prijsherzieningsformule te voorzien, in het bijzonder voor de meerjarige opdrachten. Voor voorbeelden, zie volgende link: xxxxx://0000.x0x.xxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
19 De correcte vermelding kiezen.
20 De correcte vermelding en bijhorende paragrafen kiezen
21 Voor de opdrachten onder de Europese drempel heeft de aanbestedende overheid de keuze tussen weging van de gunningscriteria of dalende volgorde van belangrijkheid. Bij afwezigheid van één van deze hebben de gunningscriteria dezelfde waarde. Voor de overheidsopdrachten die de Europese drempels bereiken, preciseert de aanbestedende overheid in de opdrachtdocumenten het relatieve gewicht van de gunningscriteria, behalve wanneer dit uitsluitend op basis van de prijs wordt bepaald. Dit relatieve gewicht kan worden uitgedrukt binnen een vork met een passend verschil tussen het minimum en het maximum. Wanneer weging om objectieve redenen niet mogelijk is, vermeldt de aanbestedende overheid de criteria in dalende volgorde van belangrijkheid.
22 Percentage van belangrijkheid vermelden.
23 Percentage van belangrijkheid vermelden.
24 De aanbestedende overheid kiest deze optie wanneer het bedrag van de opdracht lager is dan de Europese drempel.
25 Zulk een bepaling is niet verplicht en is alleen aan te raden wanneer de aanbestedende overheid helemaal zeker is van haar lijst (er mogen geen toetspunten worden vergeten. Echter “kan de methode die de aanbestedende dienst hanteert om de offertes in concreto vast te beoordelen en te rangschikken in beginsel niet na de opening van de offertes door deze dienst worden vastgesteld, dit om elk risico van favoritisme uit te sluiten.” (HvJ, Dimarso t/ Belgische Staat, C-6/15, 14 juli 2016).
26 Voor de beoordeling van het criterium prijs bestaan verschillende methodes, volgende formule wordt bijvoorbeeld dikwijls gebruikt : A = (Plaagste/Pofferte) x weging.
27 De borgtocht is niet vereist in de gevallen vermeld in artikel 25, § 1, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, tenzij andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten.
28 Behoudens andersluidende bepalingen in het bestek
29 De wijzigingsclausules moeten gekozen en opgeteld worden in functie van de aard van de opdracht en van de feiten waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft en die de uitvoering van de opdracht zouden kunnen beïnvloeden. Indien zo’n clausule niet wordt toegevoegd, kunnen enkel de bepalingen van rechtswege ingeroepen worden door zwel de opdrachtnemer als de opdrachtgever.
30 Indien de opdracht een prijsherziening voorziet.
31 De onnodige vermeldingen schrappen
32 Deze rubriek is voornamelijk van belang indien keuringen in het buitenland gebeuren. Indien keuringskosten zullen worden aangerekend, moet de aanbestedende overheid in het bestek de berekeningsformule vermelden (want het zijn kosten voor de opdrachtnemer die hij in zijn prijs moet verrekenen en dus een invloed hebben op de keuze van die laatste op basis van de gunningscriteria vermeld in het bestek).
33 In de opdrachtdocumenten kan worden bepaald dat de oplevering volgens andere modaliteiten zal verlopen. Zie artikel 157 van het KB van 14 januari 2013.
34 Indien van toepassing, preciseren om welke andere documenten het gaat. In het geval geen ander document vereist wordt, kan deze zin geschrapt.
35 Tenzij wanneer de aanbestedende overheid een aparte verklaring van schuldvordering oplegt.
36 Ingevolge artikel 192/1 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten wordt aan de opdrachtnemer de keuze gelaten om elektronische facturen te verzenden; de aanbestedende overheid ontvangt en verwerkt de via het Mercuriusplatform verzonden elektronische facturen.
37 Indien van toepassing.
38 Conform art 4, 2) van de AVG wordt onder “verwerking” verstaan een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
39 Deze titel dient enkel te worden voorzien indien er in het bestek een technisch luik wordt ingelast.
40 Indien van toepassing
41 Schrappen wat niet past
42 Indien van toepassing. Zie punt 12.
43 Eén van de twee mogelijkheden kiezen
44 Eén van de twee mogelijkheden kiezen
45 Schrappen wat niet past
46 Indien van toepassing. Zie punt 12.
47 Eén van de twee mogelijkheden kiezen
48 Eén van de twee mogelijkheden kiezen