versiedatum: 261023
Concept Reglement Vereniging Gezamenlijk Molen Restauratiefonds na brand en storm voor wind-en watermolens
versiedatum: 261023
In dit document staan de afspraken beschreven die gelden voor de Vereniging Gezamenlijk Molen Restauratiefonds na brand en storm voor wind-en watermolens. In de lidmaatschapsovereenkomst worden deze afspraken met de deelnemers vastgelegd.
1. Doel van de vereniging
De Vereniging Gezamenlijk Molen Restauratiefonds na brand en storm voor wind-en watermolens heeft tot doel om als eigenaren van molens gezamenlijk de gevolgen van brand en storm te organiseren teneinde zoveel mogelijk molens te behouden voor de collectie.
2. Voorwaarden voor deelname
Er kan alleen worden deelgenomen aan de Verening:
1. eigenaren van traditionele/monumentale (nader uit te werken) wind-en watermolens.
2. bereid aan de deelnemers-bijeenkomsten deel te nemen.
3. in het hanteren van het Uniform riskmanagement (volgens bijlage nader uit te werken).
4. in het bezit van een bergingssplan bij calamiteiten (volgens bijlage nader uit te werken)
5. de eigenaar draagt zorg voor een goed onderhouden molen (volgens bijlage nader uit te werken)
6. duur overeenkomst minimaal 5 jaar
3. Aanmelding en toetreding
3.1 Aanmelding van een aspirant-lid bij het Bestuur van de Vereniging, door het invullen en onderteken van het inschrijfformulier met de bijbehorende informatie zoals:
- een financieel jaarverslag
- over de voorwaarden van deelname
- vermelding van het aantal molens
- de huidige verzekerde waarde met de daarbij behorende
- datum van die waardebepaling van die verzekerde waarde
- keuze uit het pakket van de overige verzekeringen
en geeft daarmee aan zich aan de afspraken te zullen houden.
3.2 Toetreding is mogelijk elke eerste van de maand. Het aspirant-lid moet zich uiterlijk drie maanden voor de gewenste datum van toetreden per mail bij het bestuur melden.
Het bestuur geeft de namen van de aspirant-leden door aan de bestaande leden.
De toetreding is definitief, wanneer het bestuur van de Vereniging het definitieve inschrijfformulier mede ondertekent.
4. Opzegging en royement
4.1 Opzegging door deelnemer zelf is enkel mogelijk per 1 januari, rekening houdend met artikel 2.6, mits de betreffende deelnemer dit uiterlijk drie maanden tevoren per mail aan het bestuur heeft gemeld. Het bestuur geeft de namen van de leden die wensen uit te treden door aan de leden.
4.2 Opzegging namens de vereniging kan door het bestuur worden gedaan:
-wanneer een lid niet volledig aan zijn geldelijke verplichtingen tegenover het fonds heeft voldaan.
-wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten te voldoen die op dat moment door de statuten en reglement aan het lidmaatschap worden gesteld.
De opzegtermijn bedraagt in dit geval 3 maanden.
Je bent een jaar-bijdrage verschuldigd en dit wordt afgetrokken van de gevulde bijdrage aan het fonds minus de uitbetaalde restauratiebijdrage aan de deelnemer, wat teruggestort wordt.
De opzegging geschiedt schriftelijk onder opgave van redenen.
Het lidmaatschap en de betalingsverplichting eindigt na afloop van de opzegtermijn van 3 maanden. In geval er sprake is van achterstallige betalingen dienen die betalingen alsnog te worden voldaan.
4.3 Royement
Ontzetting uit het lidmaatschap (royement) kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt of wanneer een lid het fonds op onredelijke wijze benadeelt. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn in geval van fraude met betrekking tot gevraagde restauratiebijdrage.
Ontzetting geschiedt door het bestuur. De lidmaatschapsovereenkomst wordt in dat geval geschorst. Het lid wordt zo spoedig mogelijk in kennis gesteld van het besluit onder opgave van redenen. Het betrokken lid kan binnen 3 maanden na de ontvangst van de kennisgeving in beroep gaan.
Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst. De schorsing ontslaat het lid niet van zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging. Een geschorst lid heeft geen stemrecht. In geval sprake is van achterstallige betalingen dienen die betalingen alsnog te worden voldaan. De betalingsverplichting eindigt per datum einde lidmaatschap.
5. Deelname in het risicokapitaal de Vereniging Gezamenlijk Molen Restauratiefonds na brand en storm voor wind-en watermolens
a. De bijdrage aan het risicokapitaal wordt bij aanvang bepaald door een percentage van de herbouwwaarde van de huidige verzekering van de molens die wordt geïndexeerd op 1 januari van het jaar van inbreng.
b. Het voornemen is om binnen 5 jaar over te gaan op een uniforme waardebepaling volgens het SIM-pakket.
c. De bijdrage van de deelnemer aan de risicoreserve wordt berekend door de de waarde onder a te vermenigvuldigen met 1,00/1.000.
d. Bij overloop van het bedrag van de eigen risicoreserve, gaat het overschot naar diegenen die hun bijdrage inmiddels gevuld hebben (ook op basis van formule onder c). Nieuwe intreders moeten eerst doorgaan “met het vullen van hun glas”.
6. Het Onderlinge risicokapitaal
6.1 bestaande deelnemers
De maximale inleg van iedere deelnemer is afhankelijk van de waarde op basis van de voorgaande onder punt 5.
6.2 nieuwe deelnemers
De inleg van de nieuwe deelnemer wordt eveneens bepaald op basis punt 5 met de cijfers van 1 januari van het jaar van intrede. Moeten voor het toetreden eenmalige kosten worden gemaakt, worden deze vooraf gemeld en apart in rekening gebracht.
6.3 maximale risicokapitaal bereikt
Is het maximum van het risicokapitaal bereikt, dan wordt het overschot na afloop van elk kalenderjaar teruggestort naar de bestaande deelnemers die hun bijdrage inmiddels gevuld hebben (ook op basis van formule onder punt 5c). Nieuwe intreders moeten eerst doorgaan “met het vullen van hun glas”.
6.4 eigendom fondsinleg
De inleg van het Fonds blijft eigendom van de individuele deelnemer. (Zie ook artikel 9.4)
7. uitvoering restauratie na brand en storm
7.1 doel en fonds
De Vereniging Gezamenlijk Molen Restauratiefonds na brand en storm voor wind-en watermolens is opgezet om als aangesloten moleneigenaren de gevolgen van brand en storm te organiseren teneinde zoveel mogelijk molens te behouden voor de collectie.
7.2 Fondsuitvoerder
De uitvoering van het fonds geschiedt vanwege de Vereniging Gezamenlijk Molen Restauratiefonds.
7.3 Fondsbeheer
Het beheer van het Fonds is bij het bestuur van de Vereniging Gezamenlijk Molen Restauratiefonds. De gelden worden mogelijk bij een derde partij ondergebracht.
7.4 eigen risico
Voor het beheersbaarhouden van de uitvoering is een eigen risico noodzakelijk. Het beeld van de schades geeft aan dat een eigen risico van € 7.500 aanvaardbaar is.
7.5 het optreden van restauratiebehoefte na brand en storm
Bij het optreden van restauratiebehoefte na brand en storm zijn een aantal handelingen beslist noodzakelijk
-direct in werking stellen van het aanwezige bergingsplan
-informeren van de uitvoerder van het Gezamenlijk Molen Restauratiefonds.
-offerte vragen voor herstel bij een deskundig bedrijf
-in overleg treden met de uitvoerder van het Fonds.
7.6 het uitvoeren van de restauratie
-uitvoering van de herstelwerkzaamheden door deskundige bedrijven.
-factuur(en) gezamenlijk indienen na goedkeuring bij de subsidianten, waaronder de uitvoerder van het Fonds met behulp van een declaratieformulier
-uitbetalen door de uitvoerder van het Fonds
-restauratiebijdrage uitkeren is schenking vanuit fonds, vanuit de deelnemers.
7.7 uitsluitingen
(xxxxx uit te werken)
8 Overige verzekeringen
Het onderbrengen van alle verzekeringen van en rond een molen in één hand heeft grote voordelen. Daarom is er door de Vereniging Gezamenlijk Gezamenlijk Restauratiefonds een pakket samengesteld waar leden, in overleg met de uitvoerder, naar behoefte uit kunnen putten (cafetariamodel)
8.1 inhoud pakket overige verzekeringen
Het pakket bestaat uit de volgende verzekeringen waar behoefte uit geput kan worden:
1. Bedrijfsaansprakelijkheid
2. Bestuur & toezicht aansprakelijkheid
3. Bedrijfsstagnatie
4. Rechtsbijstand
5. Inventaris
6. CAR voor gemiddeld/klein onderhoud
7. Productaansprakelijkheid
-a. vrijwillige bedrijfsvoering
-b. “bedrijfsmatige” bedrijfsvoering
8. Aansprakelijkheid personen (vrijwilliger, bezoekers)
-a. vrijwillige bedrijfsvoering
-a. “bedrijfsmatig” bedrijfsvoering
9. Ongevallen
8.2 uitvoering overige verzekeringen
Het pakket overige verzekeringen wordt uitgevoerd vanwege Vereniging Gezamenlijk Molen Restauratiefonds na brand en storm voor wind-en watermolens door een door het bestuur te bepalen verzekeraar.
8.3 afsluiten
De Vereniging Gezamenlijk Molen Restauratiefonds na brand en storm voor wind-en watermolens zal het het ondertekende inschrijvingsformulier doorgeleiden naar de uitvoerder van het pakket overige verzekeringen. Deze kan zo nodig nader contact opnemen met de eigenaar.
8.4 schades overige verzekeringen, melden en afhandelen
Het melden van schades en het afhandelen daarvan geschiedt rechtstreeks bij en door de uitvoerder van de overige verzekeringen.
9. Vereniging Gezamenlijk Restauratiefonds na brand en storm voor wind-en watermolens
De Vereniging Vereniging Gezamenlijk Molen Restauratiefonds na brand en storm voor wind-en watermolens bestaat uit de toegetreden leden. Het beëindigen van deelname aan de vereniging betekent eveneens beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging.
9.1 Deelnemers maken het beleid
Minimaal 1 keer per jaar ontmoeten de deelnemers elkaar op de jaarvergadering. Om binding te houden met het fonds en haar deelnemers, melden de leden zich onder opgaaf van redenen af bij het bestuur, als ze niet bij een bijeenkomst aanwezig kunnen zijn. Daar wordt gesproken over de ontwikkelingen van het afgelopen jaar en gekeken of er nieuwe afspraken nodig zijn en bestaande regels moeten worden aangepast. Besluiten worden vastgelegd in het reglement, dat vervolgens aan alle leden beschikbaar wordt gesteld.
9.2 bestuur, communicatie en toezicht (nader uitwerken)
Het bestuur bestaat uit minimaal 3 personen, onder voorzitterschap van een persoon aangewezen door De Hollandsche Molen.
De ontwikkelingen en relevante informatie worden gedeeld met de Molenadviesraad van De Hollandsche Molen die adviesrecht heeft, en dat de vereniging vervolgens haar informeert wat met de adviezen is gedaan.
De RvT van De Hollandsche Molen houdt ook toezicht op Vereniging Gezamenlijk Restauratiefonds na brand en storm voor wind-en watermolens.
9.3 jaarverslag en jaarcijfers
Het bestuur stelt minimaal 1 keer per jaar, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, de deelnemers schriftelijk op de hoogte van de stand van zaken van het Fonds, het aantal deelnemers, aantal aanvragen van uitkeringen, de hoogte van het Fonds, de uitvoeringskosten en overige zaken.
9.4 Ingebracht geld in het Fonds
Het geld dat in het Fonds wordt ingebracht blijft eigendom van de deelnemer in verhouding volgens artikel 5c (nader uitwerken). Bij opzegging wordt een eindafrekening gemaakt op de datum van uitstap. Bij beëindiging van de Vereniging en het Fonds wordt opgeheven worden de inleggen met aftrek van de tot dan toe gemaakte kosten aan de deelnemers overgemaakt volgens artikel 5c.
9.5 Uitvoeringskosten
De werkelijke uitvoeringskosten komen ten laste van het fonds. Dat is indirect volgens de waardebepaling van de deelnemers (zie artikel 5c) .
10. Geschillenregeling
Mochten er geschillen ontstaan tussen een deelnemer en de vereniging dan benoemen partijen in het geschil een geschillencommissie. Een geschil is al aanwezig als één partij dat vindt. Deze geschillencommissie bestaat uit drie leden: één lid zal worden aangewezen door de ene partij, één lid zal worden aangewezen door de tegenpartij en het derde lid zal door de andere twee samen worden aangewezen. Deze commissie zal voordat zij uitspraak doet alle partijen horen. Deze commissie doet binnen drie maanden uitspraak.
Bijbehorend
Bij dit reglement behoren:
-de statuten van de verenging
-standaard vastgesteld inschrijfformulier (nader uit te werken inclusief wat er onder valt)
-alle genoemde bedragen worden jaarlijks geindexeerd (index nog te bepalen), basis 1 januari 2024
-algemene ledenvergadering in de statuten
● Toegang tot de algemene ledenvergadering hebben alle leden, met uitzondering van leden die geschorst zijn.
● Ieder lid heeft 1 stem in de algemene ledenvergadering.
● De algemene vergadering besluit bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen, met uitzondering in het geval van statutenwijziging, wijziging van het huishoudelijk reglement of andere reglementen en bij ontbinding van de vereniging. In dat geval is een tweederde meerderheid nodig in een vergadering waarbij minimaal de helft van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is.
● Namens de algemene ledenvergadering wordt door twee leden de door het bestuur opgestelde financiële jaarstukken gecontroleerd.
● Het bestuur roept de algemene ledenvergadering bijeen, ook als 10% van de leden het verlangt kan er een algemene ledenvergadering worden uitgeroepen.