Contract management
Wat zijn aandachtspunten:
Wat past binnen Uw organisatie:
Plaats van Inkoop binnen de Belastingdienst
Facilitaire bedrijven B/CPP B/CICT
B/CFD (Inkoop) B/CKC
Rose (rode) dienst
<Toeslagen>
Groene dienst
<Douane>
Blauwe dienst
<Fiscaal>
Groepsraad Belastingdienst DG plus bestuurders
NB: dit organigram is een zeer vereenvoudigde voorstelling v/d het werkelijke organigram van de BD
Kern getallen Belastingdienst
•
•
•
•
Inkoop Volume Ca 1 miljard
Medewerkers Ca 35.000
Omvang Unit Inkoop B/CFD Ca 90 FTE Unit Inkoop adapteert het MSU(+) model (zij het in verschillende stadia van volwassenheid)
NB: dit organigram is een zeer vereenvoudigen voorstelling v/d het werkelijke organigram van de BD
Kern Aspecten Contract- Management
• Product Diensten Catalogus (pdc) in het ERP
• Contract Data-Base gekoppeld aan het ERP
• Actieve monitoring van elke inkoopaanvraag en deze passen op de contracten matrix
• Scheiding dag dagelijkse leveranciers contact (product beheer) versus contract management / leveranciers management.
Contract Management versus Contract beheer
Management
De relatie
De flexibiliteit (wat past binnen het contract, wat is wissel geld) Maatregelen overvraging en onderuitnutting Verdediging van de mogelijkheden van een contract naar de leverancier en klant eindgebruiker
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Beheer
Eind datum
Over-/onder- uitnutting financieel Inkoopopdracht conform inkoopproces en/of gekoppeld aan ERP
Factuurstroom conform contract- en opdracht- nummer binnen het contract (back-door selling)
Spent analyse
Toegevoegde waarde Contract-Management
• Belangrijke informatie bron voor het opstellen van de volgende inkoop cyclus
• Kennisbron voor de eigen organisatie wat wel en niet verwacht kan worden van een gecontracteerde leverancier
• Bundeling (regie) van contacten tussen leverancier en opdrachtgever eindgebruiker (formele woordvoerder)
• Staat op afstand van het uitvoeren van een verwerving
NB: voorwaardelijk is dat de opdrachtgevende organisatie geen eigen handige commerciële beslissingen kan nemen. (commerciële overeenkomsten alleen via Inkoop)
Collateralen Contract management
• Vendor Rating
• Kritische houding ten aanzien van uitnutting van het (voorgaande) contract
• Visie ontwikkelen ten aanzien inbedding van contracten in een groter geheel, dan wel separatie van contractonderdelen
• mede verantwoordelijk voor een sterfhuis constructie van een aflopende behoefte.
Herkenning van Contract-Management in organisatie van de toehoorders??
Vragen aan de toehoorders
•Wat wordt er beoogd met de aanbestedingswet??
•Xxx een bestaande investering als voorwaarde in een aanbesteding worden betrokken??
Zie ook Automatiseringgids 31-10-2008 (vraag 2)