Artikel 1. Toepasselijkheid

Artikel 1. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen The Hospitality Office, een bureau voor (commercieel) project- en eventmanagement waarbij gastbeleving en gastvrijheid centraal staat, gevestigd te Arnhem en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 76859606 en een (potentiële) opdrachtgever (Opdrachtgever).

2. Deze algemene voorwaarden vormen tevens een onherroepelijk derdenbeding ten behoeve van (rechts)personen en derden die direct of indirect op enigerlei wijze betrokken zijn bij de dienstverlening door The Hospitality Office. Zij kunnen zich te allen tijde beroepen op dit ten behoeve van hen overeengekomen derdenbeding.

Artikel 2. Uitvoering overeenkomst

1. Een opdracht wordt geacht uitsluitend te zijn gegeven aan en aanvaard door The Hospitality Office, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaald persoon wordt uitgevoerd.

2. The Hospitality Office zal de overeenkomst, die moet worden gezien als een inspanningsverbintenis, naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren.

3. De toepasselijkheid van de artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 van het Burgerlijk Wetboek is uitgesloten.

4. Opdrachtgever draagt er op zijn kosten zorg voor dat alle zaken en gegevens, waarvan The Hospitality Office aangeeft dat deze noodzakelijk zijn, of waarvan Opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan The Hospitality Office worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde zaken en gegevens niet tijdig aan The Hospitality Office zijn verstrekt, heeft zij, in aanvulling op overige op grond van de wet aan haar toekomende rechten, het recht om niet met uitvoering van de overeenkomst aan te vangen, de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan Opdrachtgever in rekening te brengen.

5. Indien Opdrachtgever aan The Hospitality Office informatiedragers, elektronische bestanden of software etc. verstrekt, garandeert Opdrachtgever dat deze materialen vrij zijn van virussen en defecten. Eventuele door het gebruik van deze materialen veroorzaakte schade wordt door Opdrachtgever vergoed.

6. Opdrachtgever draagt er op zijn kosten zorg voor dat zijn eigen medewerkers beschikbaar zijn voor The Hospitality Office, voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Indien The Hospitality Office op locatie van Opdrachtgever werkzaamheden verricht, draagt Opdrachtgever zorg voor een werkomgeving die voldoet aan de wettelijke vereisten voor arbeidsomstandigheden. Opdrachtgever zal desgevraagd kosteloos aan The Hospitality Office een eigen werkruimte met telefoon-, e-mail en/of internetaansluiting ter beschikking stellen.

Artikel 3. Wijziging van de overeenkomst

1. Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering daarvan noodzakelijk is om deze te wijzigen of aan te vullen, dan zullen partijen tijdig in onderling overleg tot aanpassing van de overeenkomst overgaan. Indien de aard, omvang of inhoud van de overeenkomst, al dan niet op verzoek of aanwijzing van Opdrachtgever wordt gewijzigd en de overeenkomst daardoor in kwalitatief en/of kwantitatief opzicht wordt gewijzigd, kan dit consequenties hebben voor hetgeen oorspronkelijk overeengekomen werd. Daardoor kan ook het oorspronkelijk overeengekomen bedrag worden verhoogd of verlaagd. The Hospitality Office zal daarvan zoveel als mogelijk vooraf prijsopgaaf doen.

Door een wijziging van de overeenkomst kan voorts de oorspronkelijk opgegeven termijn van uitvoering worden gewijzigd.

2. Indien de overeenkomst wordt gewijzigd, daaronder begrepen een aanvulling, is The Hospitality Office gerechtigd om daaraan eerst uitvoering te geven nadat Opdrachtgever akkoord is gegaan met de voor de uitvoering opgegeven vergoeding en andere voorwaarden, daaronder begrepen het alsdan te bepalen tijdstip waarop daaraan uitvoering gegeven zal worden. Het niet of niet onmiddellijk uitvoeren van de gewijzigde overeenkomst levert geen wanprestatie van The Hospitality Office op en is voor Opdrachtgever geen grond om de overeenkomst op te zeggen.

3. Zonder daarmee in gebreke te komen, kan The Hospitality Office een verzoek tot wijziging van de overeenkomst weigeren, indien dit in kwalitatief en/of kwantitatief opzicht gevolg zou kunnen hebben bijvoorbeeld voor de in dat kader te verrichten werkzaamheden.

The Hospitality Office behoudt in dat geval aanspraak op de oorspronkelijk overeengekomen vergoeding, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 4. Duur overeenkomst, opzegging en ontbinding

1. De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur zoals bepaald in de overeenkomst.

2. Opdrachtgever en The Hospitality Office hebben ieder het recht een overeenkomst tussentijds zonder gewichtige redenen op te zeggen, ook indien deze voor bepaalde duur is aangegaan, tegen het einde van de maand met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste één maand.

3. Indien Opdrachtgever een overeenkomst zonder gewichtige redenen opzegt, is Opdrachtgever verplicht het resterende deel van de overeengekomen vergoeding te betalen, die hij verschuldigd zou zijn bij de volledige vervulling van de opdracht. Indien geen vaste vergoeding is overeengekomen, zal The Hospitality Office de voor de uitvoering van de overeenkomst gereserveerde arbeidstijd, integraal aan Opdrachtgever in rekening brengen.

4. Indien The Hospitality Office een overeenkomst zonder gewichtige redenen opzegt, is Opdrachtgever verplicht de reeds verrichte werkzaamheden te vergoeden. The Hospitality Office is niet tot enige (schade)vergoeding gehouden.

5. In geval van gewichtige redenen heeft The Hospitality Office het recht om de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen, zonder dat The Hospitality Office tot enige (schade)vergoeding gehouden is. Onder gewichtige redenen worden in aanvulling op hetgeen daaronder in artikel 7:408 lid 2 BW wordt verstaan in ieder geval de volgende omstandigheden begrepen:

A. In geval van liquidatie, van (aanvrage van) surséance van betaling of faillissement, van beslaglegging - indien en voor zover het beslag niet binnen drie maanden is opgeheven - ten laste van Opdrachtgever, van schuldsanering of een andere omstandigheid waardoor Opdrachtgever niet langer vrijelijk over zijn vermogen kan beschikken, de onderneming van Opdrachtgever wordt stilgelegd, geliquideerd of geheel of gedeeltelijk wordt overgedragen;

B. Opdrachtgever komt te overlijden of onder curatele wordt gesteld;

C. Opdrachtgever enige wettelijke of contractuele verplichting jegens The Hospitality Office niet, niet volledig of niet tijdig nakomt;

D. The Hospitality Office na het sluiten van de overeenkomst ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te vrezen dat Opdrachtgever enige wettelijke of contractuele verplichting jegens The Hospitality Office niet zal nakomen;

E. indien door vertraging aan de zijde van Opdrachtgever niet langer van The Hospitality Office kan worden gevergd dat zij de overeenkomst tegen de oorspronkelijk overeengekomen condities zal nakomen.

6. Indien The Hospitality Office de overeenkomst opzegt wegens gewichtige redenen is Opdrachtgever in ieder geval verplicht het resterende deel van de overeengekomen vergoeding te betalen, die hij verschuldigd zou zijn bij de volledige vervulling van de opdracht. Indien geen vaste vergoeding is overeengekomen, zal The Hospitality Office de voor de uitvoering van de overeenkomst gereserveerde arbeidstijd, integraal aan Opdrachtgever in rekening brengen

7. Indien Opdrachtgever de overeenkomst opzegt wegens gewichtige redenen, is Opdrachtgever verplicht de reeds verrichte werkzaamheden te vergoeden. Onder gewichtige redenen wordt verstaan de omstandigheid dat het project/het evenement/de bijeenkomst ten behoeve waarvan The Hospitality Office haar werkzaamheden heeft verricht, geen doorgang kan vinden als gevolg van een van buitenkomende oorzaak, waarop Opdrachtgever geen invloed kan uitoefenen. Het afgelasten van het project/het evenement/de bijeenkomst op initiatief van Opdrachtgever vanwege bijvoorbeeld onvoldoende animo, het niet verkrijgen van benodigde vergunningen, of om financiële redenen), levert geen gewichtige redenen op voor Opdrachtgever om de overeenkomst op te zeggen.

8. Het bepaalde in dit artikel beoogt geen afbreuk te doen aan The Hospitality Office op grond van de wet toekomende rechten.

9. Annulering van de overeenkomst door Opdrachtgever is niet mogelijk.

10. In geval van opzegging zijn alle vorderingen van The Hospitality Office op Opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.

Artikel 5. Bedragen, facturering en betaling

1. Alle door The Hospitality Office vermelde bedragen zijn aangegeven in euro’s, exclusief BTW en exclusief overige van overheidswege opgelegde heffingen en door The Hospitality Office te maken kosten, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.

2. Partijen kunnen bij het tot stand komen van de overeenkomst een vaste vergoeding overeenkomen.

3. Indien geen vaste vergoeding wordt overeengekomen, wordt de vergoeding bepaald aan de hand van de bestede tijd, vermenigvuldigd met het voor de opdracht geldende uurtarief. Indien geen uurtarief wordt overeengekomen, gelden de bij The Hospitality Office gedurende de uitvoering van de opdracht gebruikelijke uurtarieven.

4. Indien een vaste vergoeding wordt overeengekomen geschiedt facturatie als volgt: 25% bij opdracht en restant in maandelijkse termijnen, tenzij de totale vergoeding minder bedraagt dan € 1.000,--; in dat geval wordt 100% bij opdracht gefactureerd. The Hospitality Office is niet verplicht met de afgesproken werkzaamheden aan te vangen voordat Opdrachtgever de factuur volledig heeft voldaan.

5. Betaling door Opdrachtgever dient steeds te geschieden binnen veertien dagen na factuurdatum, bij gebreke waarvan Opdrachtgever van rechtswege (dus zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling vereist is) in verzuim is. Indien betaling niet binnen de overeengekomen betalingstermijn plaatsvindt, is Opdrachtgever over het factuurbedrag of het niet betaalde gedeelte daarvan een rente van 1 % per maand verschuldigd, te rekenen vanaf de vervaldatum van de factuur tot en met de dag der algehele voldoening.

6. Bezwaren tegen de hoogte van de factuur schorten de betalingsverplichting niet op.

7. Opdrachtgever is niet gerechtigd de factuur te verrekenen met een (beweerde) vordering op The Hospitality Office.

8. In geval van verzuim is Opdrachtgever de buitengerechtelijke kosten verschuldigd, die worden vastgesteld op 15% van het niet betaalde factuurbedrag, met een minimum van € 150,--. Opdrachtgever is over de verschuldigde incassokosten rente verschuldigd.

9. Indien Opdrachtgever meent dat de factuur niet juist is, dan dient hij dit binnen 14 dagen na de desbetreffende factuurdatum schriftelijk gemotiveerd aan The Hospitality Office te laten weten, op straffe van verval van het recht de juistheid van de factuur te betwisten.

Artikel 6. Overmacht

1. Onder overmacht wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 6:75 BW verstaan: alle van buitenkomende oorzaken, voorzien of niet-voorzien, waarop The Hospitality Office geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor The Hospitality Office niet in staat is haar verplichtingen na te komen. Onder overmacht worden mede gerekend: wanprestaties van derden, stroomstoringen, computervirussen, stakingen, werkonderbrekingen en ziekte.

2. Indien zich een overmachtsituatie als bedoeld in artikel 6.1 voordoet, als gevolg waarvan The Hospitality Office niet aan haar verplichtingen jegens Opdrachtgever kan voldoen, dan worden die verplichtingen voor de duur van de overmachtsituatie opgeschort. Als de overmachtsituatie ten minste twee maanden heeft geduurd, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk geheel of gedeeltelijk te ontbinden. The Hospitality Office is in dat geval niet gehouden tot vergoeding van enige schade, ook niet als The Hospitality Office als gevolg van de overmachttoestand enig voordeel geniet. Opdrachtgever is verplicht de reeds verrichte werkzaamheden te vergoeden.

Artikel 7. Klachten

1. Opdrachtgever dient eventuele klachten terzake de uitvoering van de overeenkomst binnen 8 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 3 maanden nadat de gebeurtenis heeft plaatsgevonden, schriftelijk te melden, onder nauwkeuring omschrijving van de klacht(en). Na verloop van genoemde termijnen vervalt elk recht om te klagen over een gebrek in de prestatie.

2. Het in behandeling nemen van een klacht schort de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.

3. Klachten zijn niet mogelijk, indien de vermeende tekortkoming is veroorzaakt door nalatigheid van Opdrachtgever of doordat Opdrachtgever in strijd heeft gehandeld met door The Hospitality Office gegeven uitdrukkelijke instructies en aanwijzingen, dan wel indien hij niet aan zijn verplichtingen jegens The Hospitality Office heeft voldaan.

4. Indien Opdrachtgever met inachtneming van het bepaalde in de voorgaande leden klaagt en zijn klacht wordt door The Hospitality Office gegrond bevonden, heeft The Hospitality Office de keuze tussen het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden, tenzij dit voor Opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden. Opdrachtgever dient dit schriftelijk te melden aan The Hospitality Office.

5. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen werkzaamheden aantoonbaar zinloos is geworden, zoals bedoeld in het vorige lid, is The Hospitality Office slechts aansprakelijk binnen de grenzen van artikel 8 van deze algemene voorwaarden.

Artikel 8. Aansprakelijkheid en vrijwaring

1. Indien The Hospitality Office aansprakelijk mocht zijn, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot hetgeen in dit artikel is geregeld. De opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid van The Hospitality Office gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of bewuste roekeloosheid van The Hospitality Office en/of haar leidinggevende ondergeschikte(n).

2. Indien door of in verband met de uitvoering van een opdracht of anderszins schade aan personen of zaken wordt toegebracht, waarvoor The Hospitality Office aansprakelijk is, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag of de bedragen,

waarop de door The Hospitality Office gesloten algemene aansprakelijkheidsverzekering (AVB) aanspraak geeft, xxxxxxxxxxx met het eigen risico volgens de polis.

3. Indien geen uitkering mocht plaatsvinden krachtens de in de lid 2 van dit artikel bedoelde verzekering, om wat voor reden dan ook, dan is de aansprakelijkheid van The Hospitality Office beperkt tot een bedrag ter grootte van de door The Hospitality Office in rekening gebrachte en door Opdrachtgever betaalde vergoeding, exclusief btw en kosten, voor de werkzaamheden waar de schade uit voortgevloeid is, althans voor dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft, met een maximum van

€ 10.000,--.

4. The Hospitality Office is bevoegd om in verband met de uitvoering van opdrachten derden in te schakelen. The Hospitality Office is bevoegd eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen die deze derden hanteren, mede namens Opdrachtgever te aanvaarden. Iedere eigen aansprakelijkheid van The Hospitality Office voor tekortkomingen van deze ingeschakelde derden is uitgesloten.

5. The Hospitality Office is niet aansprakelijk voor eventuele schade aan (persoonlijke) eigendommen van Opdrachtgever of van door Opdrachtgever ingehuurde derden, die gebruikt worden tijdens de voorbereiding en/of uitvoering van het project/het evenement/de bijeenkomst.

6. Opdrachtgever vrijwaart The Hospitality Office voor alle aanspraken van derden die stellen schade te hebben geleden door of in verband met de tussen The Hospitality Office en Opdrachtgever bestaande rechtsbetrekking.

7. The Hospitality Office is niet aansprakelijk voor de juistheid van de inhoud van met derden gesloten overeenkomsten. Opdrachtgever dient zelf na te gaan of hetgeen derden geoffreerd en geleverd hebben, juist is.

8. The Hospitality Office is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat The Hospitality Office is uitgegaan van door Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.

9. The Hospitality Office is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade en niet voor indirecte schade, daaronder begrepen – doch niet beperkt tot – gevolgschade, opgelegde loonsancties, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.

10. Elk vorderingsrecht van Opdrachtgever jegens The Hospitality Office vervalt na verloop van één jaar nadat Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met het bestaan van die vorderingsrechten en Opdrachtgever de betreffende vorderingen niet binnen die periode van één jaar in rechte aanhangig heeft gemaakt.

Artikel 9. Geheimhouding

1. Ieder der partijen zal de informatie die zij van de andere partij ontvangt en alle andere informatie betreffende de andere partij waarvan zij weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat deze geheim of vertrouwelijk is geheim houden en de nodige maatregelen nemen om te waarborgen dat haar personeel de genoemde informatie geheim zal houden.

2. De in lid 1 genoemde geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie (a) die op het moment dat de ontvanger deze informatie ontving al openbaar was of nadien openbaar is geworden zonder een schending door de ontvangende partij van een op hem rustende geheimhoudingsplicht; (b) waarvan de ontvangende partij kan bewijzen dat zij al in haar bezit was op het moment van verstrekken door de andere partij; (c) die de ontvangende partij van een derde heeft ontvangen waarbij deze derde gerechtigd was deze informatie aan de ontvangende partij te verstrekken; en (d) informatie die door de ontvangende partij openbaar wordt gemaakt op grond van een wettelijke plicht.

Artikel 10. Intellectueel eigendom

1. The Hospitality Office behoudt zich de rechten en bevoegdheden voor die haar toekomen op grond van de Auteurswet en andere intellectuele wet- en regelgeving. Het is Opdrachtgever niet toegestaan producten, waaronder mede begrepen methoden, adviezen, materialen, workshopinhoud, presentaties, webteksten, modellen, (digitale) werkboeken en andere geestesproducten van The Hospitality Office in de ruimste zin van het woord, direct danwel indirect te openbaren, kopiëren en/of te exploiteren. Openbaarmaking, op welke wijze dan ook, kan uitsluitend en alleen geschieden na voorafgaande schriftelijke toestemming van The Hospitality Office.

2. The Hospitality Office heeft het recht de door de uitvoering van een overeenkomst aan haar zijde toegenomen kennis ook voor andere doeleinden te gebruiken, voorzover hierbij geen vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever ter kennis van derden wordt gebracht.

3. Opdrachtgever verleent The Hospitality Office toestemming om van projecten/evenementen/bijeenkomsten die zij heeft begeleid foto's of andere afbeeldingen te maken en deze te verveelvoudigen en openbaar te maken.

4. The Hospitality Office heeft het recht haar advies te herhalen, voor zover hierbij geen strikt vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever ter kennis van derden wordt gebracht.

Artikel 11. Persoonsgegevens

1. The Hospitality Office zal persoonsgegevens die zij in verband met de uitvoering van de opdracht verkrijgt verwerken in overeenstemming met de privacyregelgeving.

Artikel 12. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

1. Op iedere rechtsbetrekking tussen The Hospitality Office en Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.

2. Alle geschillen die voortvloeien uit de rechtsbetrekking tussen The Hospitality Office en Opdrachtgever, zullen exclusief worden voorgelegd aan de rechtbank te Arnhem.

Arnhem, juni 2020