Federale gemeenschappelijke overeenkomsten in het kader van het federaal aankoopbeleid
Federale gemeenschappelijke overeenkomsten in het kader van het federaal aankoopbeleid
Nieuwigheden en spelregels met betrekking tot deelname aan gemeenschappelijke overeenkomsten
• Presentatie beschikbaar op vraag
• Vragen na de presentatie
• Website FOD BOSA: LINK
Wie zijn wij?
FOD BOSA (Beleid en Ondersteuning – Stratégie et Appui) – DG FAP (Federale Accountant en Procurement) – Dienstencentrum Procurement
SFA-secretariaat (Strategisch Federaal Aankoopoverleg)
• Federaal aankoopbeleid
• Coördinatie en opvolging van procedure met betrekking tot gemeenschappelijke overeenkomsten (GO)
• Centraal contactpunt voor de GO’s
• …
Regelgeving: KB van 21/07/2023 inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid
• GO = Gemeenschappelijke Overeenkomst
(CC = Contrat Commun)
Xxxxxxxxxxxxxxxxxx in het kader van het federaal aankoopbeleid ten behoeve van meerdere actieve en passieve deelnemers, die voorafgaandelijk een beslissing tot definitieve deelname hebben overgemaakt
• DCP = Dienstencentrum Procurement
(CSP = Centre de services Procurement)
Domein overschrijdende functionele ondersteuningsdienst binnen de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning
• SFA = Strategisch Federaal Aankoopoverleg
(CSAF = Concertation Stratégique des Achats Fédéraux)
Coördinatie- en besluitvormingsstructuur van de actieve deelnemers
• TOFA = Tactisch-Operationeel Federaal Aankoopoverleg
(CTOA = Concertation Tactique et Opérationnelle des Achats Fédéraux) Implementatiestructuur van een gemeenschappelijke overeenkomst
• TOFA ≠ GO!
Actieve en passieve deelnemers aan het federaal aankoopmodel, alsook de politie-/hulpverleningszones
=> Actieve deelnemers (federale organisaties)
• FODs
• PODs
• Defensie
• Federale politie (nieuw KB 21/07/2023)
=> Passieve deelnemers (federale organisaties)
• Instellingen van openbaar nut (ION)
• Openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ)
• Speciale korpsen
• Publieke ondernemingen
• Wetenschappelijke instellingen
=> Politiezones en hulpverleningszones
• Uitzonderingen: in geval van twijfel, raadpleeg ons
Nieuwigheden
• Federale Politie vanaf nu een actieve deelnemer
• Een passieve deelnemer kan de rol van aankoopcentrale op zich nemen (op vrijwillige basis en in functie van de expertise en hun missie)
• Indelen van de aankoopdomeinen (bijlage 2 en 3) – transversaal/gemeenschappelijk: transparantie en efficiëntie
• Proces om deel te nemen aan een gemeenschappelijke overeenkomst werd duidelijk gedefinieerd: intentieverklaring + definitieve deelname (geen « automatische » deelname)
Nieuwigheden
• Deelname politiezones en hulpverleningszones werd verduidelijkt (via wetgevend kader aankoopcentrale): geen « automatische deelname »
• Intentieverklaring + definitieve deelname
• Verschillende verduidelijkingen en aanpassingen uit het KB van 22/12/2017
• Definitieve deelname « uitgeput »
• Wat te doen totdat het SFA een beslissing genomen heeft?
• …
• Verdere digitalisering en monitoring van GO’s
Plaatsing
Uitvoering
Hoe nieuwe voorstellen tot GO ontvangen?
maandelijkse mailing (inschrijving via XXX_XXX@xxxx.xxxx.xx)
Twee parallelle stappen
1) Interesse eventuele deelname aan GO - Intentieverklaring
• Hoe intentieverklaring indienen?
website FOD BOSA: online formulier
2) Interesse deelname aan TOFA (facultatief)
• Hoe TOFA-deelname indienen?
via uw intentieverklaring
Na het indienen van de intentieverklaring zal u op de website de boodschap krijgen dat uw intentieverklaring goed verstuurd werd. Een bevestiging van goede ontvangst krijgt u per mail toegestuurd door het SFA-SEC van zodra uw intentieverklaring verwerkt werd
Het in werking treden van het KB van 21/07/2023 heeft ertoe geleid dat er nieuwe template documenten “definitieve deelname” opgemaakt diende te worden
Belangrijkste wijzigingen
• “esthetische” aanpassingen
• Geen “automatische” deelname (uitgezonderd “petrol” voor de politiezones en hulpverleningszones)
• 3 types deelnemers gedefinieerd
• Actieve deelnemer: deelname en/of explain
• Passieve deelnemer: deelname op basis van KB 21/07/2023
• Deelnemers via aankoopcentrale: deelname op basis van art. 47 van de wet van 17/06/2016 (politiezones, hulpverleningszones en enkele andere organisaties)
Termijn voor het indienen van een definitieve deelname is twee maanden
U ontvangt per mail een bevestiging van zodra uw definitieve deelname werd verwerkt
VERPLICHT
INDIEN VAN TOEPASSING
VERPLICHT
VERPLICHT
Plaatsing
Uitvoering
Overzicht van de bestaande gemeenschappelijke overeenkomst raadpleegbaar via de website FOD BOSA
E-Procurement platform
• Nieuw platform – presentatie team e-Procurement
• Informatie centraliseren
• Betere monitoring (monitoring van de afnames op raamovereenkomsten: maximaal budget en deelnames)
• Hoe ontvang ik de infomail met nieuwe gemeenschappelijke overeenkomsten in opmaak waarvoor ik een intentieverklaring kan indienen?
• Bezorg uw mailadres (indien mogelijk meerdere) aan het XXX_XXX@xxxx.xxxx.xx
• Bestaat er een GO voor een specifiek domein dat mij interesseert?
• Overzicht GO’s via website FOD BOSA (in ontwikkeling)
• Hoe weet ik of ik een deelnemer ben aan een bepaalde GO in uitvoering?
• Xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx
• Ik heb bepaalde documenten van het dossier tot definitieve deelname in de andere landstaal nodig?
• Enkel de technische specificaties en het formulier tot deelname worden verplicht in twee talen ter beschikking gesteld
• Kan ik aan GO’s in uitvoering deelnemen wanneer ik geen definitieve deelname heb ingediend?
• Nee, de lijst van begunstigden is definitief vastgelegd
• Ik merk problemen op tijdens de uitvoering (levering, ontvangst, facturatie, …)
• U bent verantwoordelijk voor het beheer van de problemen die zich voordoen tijdens de uitvoering. In geval van herhaaldelijke of ernstige verstoringen tijdens de uitvoering, informeert u hierover de aankoopcentrale
• Kan ik nog gebruik maken van andere overheidsopdrachten wanneer ik een definitieve deelname indien?
• Het “shoppen” tussen contracten is uitgesloten, het indienen van een definitieve deelname betekent dat uw organisatie een voorafgaand engagement aangaat om de opgegeven raming af te nemen op de gemeenschappelijke overeenkomst
• Wat te doen te doen totdat de GO van start gaat?
• Indien u reeds een lopende overheidsopdracht heeft voor vergelijkbare behoeften, dan komt u uw contractuele verplichtingen na en neemt u deze ook mee op in uw definitieve deelname (bv. eigen overheidsopdracht loopt nog 1 jaar langer na de start van de GO, dan dient u in uw definitieve deelname uw engagement op te geven vanaf jaar 2 van de GO)
• Indien u dringende behoeften heeft in een overgangsperiode tussen contracten, dan kan u tijdelijk een eigen overheidsopdracht lanceren waarbij u in de opdrachtdocumenten een clausule dient te voorzien om deze overheidsopdracht te beëindigen van zodra de GO van start gaat
Kom ze ons aan onze stand stellen!