ALGEMENE VOORWAARDEN EN VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

ALGEMENE VOORWAARDEN EN VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

Artikel 1. Definities

In deze voorwaarden hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:

1 Opdrachtgever: de relatie van Intenza Consulting Group B.V.

Opdrachtgever is tevens verwerkingsverantwoorde- lijke en stelt het doel en de middelen vast voor de ver- werking van de persoonsgegevens

2 Verwerker: de opdrachtnemer

3 Sub-verwerker: Een andere verwerker die door de op- drachtnemer wordt ingezet om ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke specifieke verwer- kingsactiviteiten te verrichten;

4 Derde(n): Een of meerdere andere verwerkers die door de opdrachtnemer worden ingezet om ten be- hoeve van de opdrachtgever specifieke verwerkings- activiteiten te verrichten;

5 Betrokkene: natuurlijk persoon op wie de verwerkte persoonsgegevens betrekking hebben;

6 Verwerkersovereenkomst: deze voorwaarden, welke deel uitmaakt van de onderliggende overeenkomst;

7 Opdracht: elke tussen opdrachtgever en opdrachtne- mer gesloten onderliggende overeenkomst, bestaand en toekomstig, op grond waarvan opdrachtnemer werkzaamheden verricht met door opdrachtnemer via een door opdrachtnemer aangeboden product of dienst verzamelde persoonsgegevens;

8 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdenti- ficeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan wor- den geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, locatiegegevens, digitale identificators etc. of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, gene- tische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijk persoon;

9 Verwerking: een bewerking of een geheel van bewer- kingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens;

10 Datalek: inbreuk in verband met persoonsgegevens. Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het ver- lies, de wijziging of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens;

11 AVG: Algemene verordening Gegevensbescherming.

12 Voorwaarden: Deze algemene voorwaarden inclusief de verwerking van persoonsgegevens

Artikel 2. Toepasselijkheid

1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten tot het uitvoe- ren van opdrachten door Intenza Consulting Group

B.V. en Intenza Training Group B.V., hierna te noemen

‘opdrachtnemer’.

2 Algemene voorwaarden van opdrachtgever zijn niet van toepassing op de uitvoering van opdrachten door opdrachtnemer.

3 Afwijkingen op deze Algemene Voorwaarden zijn slechts bindend indien en voor zover deze schriftelijk door opdrachtnemer aan opdrachtgever zijn beves- tigd.

4 Door het verstrekken van een opdracht aanvaardt op- drachtgever deze Algemene Voorwaarden.

5 Indien een of meer bepalingen van deze voorwaarden nietig zijn of door een rechterlijke uitspraak worden vernietigd, zullen de overige bepalingen van deze voorwaarden van kracht blijven. De opdrachtgever en de opdrachtnemer zullen over de bepalingen van deze voorwaarden, welke nietig zijn of vernietigd worden, overleg plegen om een vervangende regeling te tref- fen die in overeenstemming is met het geldende recht en aansluit bij datgene wat de opdrachtgever en de opdrachtnemer bij het sluiten van de overeenkomst hebben beoogd en bedoeld.

6 Het is partijen – behoudens met schriftelijke toestem- ming van de wederpartij – niet toegestaan om de on- derhavige overeenkomst en de daaruit voortvloeiende rechten en de verplichtingen over te dragen aan een derde(n).

Artikel 3. Aanbiedingen

1 Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij opdrachtne- mer dit uitdrukkelijk anders heeft vermeld. Alle aan- biedingen zijn gebaseerd op de door opdrachtgever bij de intake/voorbereidende gesprekken verstrekte ge- gevens, die door opdrachtnemer als juist worden aan- gemerkt.

2 De aanbieding omvat een gedetailleerde omschrijving van de te verrichten werkzaamheden en de te leveren materialen.

3 De aanbieding vermeldt het tijdstip waarop met het werk kan worden begonnen en bevat een aanduiding van de duur van het werk, geeft inzicht in het tarief en in de prijsvormingsmethode die gehanteerd zal wor- den en vermeldt de betalingswijze en –voorwaarden.

Artikel 4. Tarieven

1 Alle door opdrachtnemer opgegeven tarieven zijn ex- clusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

2 Alle door opdrachtnemer opgegeven tarieven zijn ex- clusief reis- en verblijfkosten zowel van opdrachtgever als opdrachtnemer, alsmede accommodatie- en cate- ringkosten voor sessies / workshops / besprekingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Artikel 5. De totstandkoming van de overeenkomst

1 Een overeenkomst komt tot stand door aanvaarding van de opdracht. Deze aanvaarding kan ondermeer

blijken uit de schriftelijke bevestiging door opdracht- nemer en/of de ondertekening door opdrachtgever van de opdrachtbevestiging, dan wel doordat op- drachtnemer een begin aan de uitvoering/de overeen- komst heeft gegeven.

2 Afspraken die afwijken van deze algemene voorwaar- den zijn slechts van toepassing indien de afwijking schriftelijk is opgenomen in de opdrachtbevestiging.

3 Opdrachtnemer is te allen tijde gerechtigd om deze al- gemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen zal zij via xxx.xxxxxxx.xx en/of per e-mail bekendmaken.

Artikel 6. Uitvoering van de opdracht

1 Indien de opdrachtnemer niet kan nakomen vanwege omstandigheden die hem bij het tot stand komen van de overeenkomst niet bekend waren, heeft de op- drachtnemer in overleg met de opdrachtgever het recht de overeenkomst eenzijdig zodanig te wijzigen dat uitvoering daarvan mogelijk wordt.

2 Opdrachtnemer heeft het recht in overleg met de op- drachtgever de nakoming van zijn verplichtingen op te schorten indien hij ten gevolge van veranderingen in de omstandigheden die ten tijde van het sluiten van de overeenkomst redelijkerwijs niet te verwachten waren en buiten zijn invloedsfeer lagen tijdelijk verhinderd is om zijn verplichtingen na te komen.

3 Reclames over de wijze van uitvoering van een op- dracht dienen door de opdrachtgever binnen acht da- gen na die uitvoering schriftelijk bij opdrachtnemer te worden ingediend, bij gebreke waarvan elke aan- spraak uit hoofde van ondeugdelijke uitvoering zal zijn vervallen

4 Is door opdrachtnemer ondeugdelijk gepresteerd, dan leidt dat niet tot een restitutie van het overeengeko- men tarief maar zal opdrachtnemer of een collega de opdracht opnieuw uitvoeren. Opdrachtnemer zal in dat geval slechts de accommodatiekosten en eventu- eel nieuwe materiaalkosten opnieuw in rekening bren- gen.

5 Mocht een hernieuwde uitvoering van de opdracht niet mogelijk zijn of is deze wederom ondeugdelijk uit- gevoerd dan is de eventuele aansprakelijkheid van op- drachtnemer uitdrukkelijk beperkt tot een bedrag ge- lijk aan hetgeen opdrachtnemer aan opdrachtgever ter zake van die overeenkomst in rekening heeft ge- bracht, xxxxxxx had kunnen brengen. Iedere verdere aansprakelijkheid is derhalve uitdrukkelijk uitgesloten.

6 Opdrachtnemer sluit iedere vorm van aansprakelijk- heid uit voor schade, die voortvloeit uit of verband houdt met enig onrechtmatig handelen of nalaten of een tekortkoming in de nakoming van een verbintenis door opdrachtnemer of door een Partner In Business en/of leverancier, die door opdrachtnemer bij de uit- voering van de door opdrachtgever opgedragen werk- zaamheden wordt ingeschakeld.

Artikel 7. Annulering door opdrachtgever

1 Opdrachtgever kan een opdracht annuleren. Indien de annulering tussen de 4 en 2 weken vóór de overeenge-

komen datum van uitvoering van de opdracht plaats- vindt, is opdrachtgever 50% van de overeengekomen prijs verschuldigd. Bij latere annulering dient de op- drachtgever het volledige tarief te voldoen.

2 Annulering van een opdracht dient schriftelijk te ge- schieden.

Artikel 8. Annulering door opdrachtnemer

1 Opdrachtnemer heeft het recht zonder opgave van re- denen de uitvoering van het werk te annuleren, in welk geval de opdrachtgever recht heeft op restitutie van het volledige aan opdrachtnemer betaalde bedrag voor dat deel van de opdracht waar de annulering be- trekking op heeft, mits betaling door opdrachtgever reeds had plaatsgevonden.

2 Annulering van een opdracht dient, na eventuele tele- fonische/persoonlijke melding, schriftelijk te worden bevestigd.

3 Bij een open inschrijving geldt er een bedenktermijn van 14 dagen waarbinnen de inschrijving kosteloos kan worden geannuleerd.

Artikel 9. Betaling

1 Opdrachtgever dient de facturen van opdrachtnemer binnen 14 dagen na factuurdatum te voldoen.

2 Bij overschrijding van de betalingstermijn is opdracht- gever in verzuim. Met ingang van de datum waarop het verzuim is ingetreden is opdrachtgever over het open- staande bedrag een contractuele rente ad 1% per maand verschuldigd. Een gedeelte van een maand wordt als een gehele gerekend.

3 Is opdrachtgever in verzuim, dan behoudt opdrachtne- mer zich het recht voor om vervolgopdrachten voor opdrachtgever uit te sluiten.

4 Indien opdrachtgever met betaling dan wel met de na- koming van enige andere verplichting uit een overeen- komst in verzuim is, is opdrachtnemer gerechtigd zon- der gerechtelijke tussenkomst over te gaan tot gehele of gedeeltelijke ontbinding van die overeenkomst, zulks onverminderd het recht van opdrachtnemer om schadevergoeding te vorderen.

5 Zowel opdrachtnemer als opdrachtgever zijn gerech- tigd deze voorwaarden onmiddellijk te beëindigen in- dien de ander partij surséance xxx xxxxxxxx heeft aan- gevraagd of in staat van faillissement is verklaard, dan wel - in het geval opdrachtgever een natuurlijk per- soon is - onder curatele is gesteld, ten aanzien van hem (voorlopig) de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen is toegepast dan wel hij anderszins het vrije beheer over zijn vermogen verliest of overlijdt.

6 Alle buitengerechtelijke incassokosten - met een mini- mum van 15% over het openstaande bedrag - komen volledig voor rekening van opdrachtgever. Als zodanig worden mede aangemerkt de kosten van advocaten, deurwaarders en incassobureaus, welke kosten wor- den vastgesteld overeenkomstig de geldende c.q. ge- bruikelijke tarieven.

7 In geval van restitutie hanteert Xxxxxxx een terugbeta- lingstermijn van 14 dagen.

Artikel 10. Intellectuele eigendom

1 Het is opdrachtgever zonder schriftelijke toestem- ming van opdrachtnemer verboden om de door op- drachtnemer verstrekte ontwerpen, afbeeldingen, te- keningen, modellen, programmatuur, offertes en der- gelijke (hierna: stukken) aan derden te vervreemden, te tonen, in gebruik te geven of anderszins te verveel- voudigen of openbaar te maken. Het is opdrachtgever wel toegestaan deze stukken te vermenigvuldigen voor eigen gebruik voor zover de opdracht dat redelij- kerwijs met zich meebrengt.

2 De auteursrechten, alsmede alle overige rechten van intellectuele eigendom op deze stukken, berusten bij opdrachtnemer.

3 Opdrachtgever is gehouden de stukken op eerste ver- zoek aan de opdrachtnemer te retourneren op straffe van een boete van € 500,- per dag.

Artikel 11. Verwerking persoonsgegevens

1 Partijen stellen vast dat opdrachtnemer als verwerker fungeert ten opzichte van opdrachtgever, die verant- woordelijk is voor de verwerkingen.

2 In het geval dat een betrokkene een verzoek tot in- zage, of tot verbetering, aanvulling, wijziging of af- scherming richt aan opdrachtnemer, zal opdrachtne- mer het verzoek doorzetten naar opdrachtgever, en zal verwerkingsverantwoordelijke het verzoek verder afhandelen. Opdrachtnemer geeft hierbij op verzoek van opdrachtgever haar medewerking. Verwerker mag de betrokkene van deze afspraak op de hoogte stel- len.

3 Opdrachtnemer zal alle redelijkerwijs benodigde me- dewerking verlenen om de opdrachtgever in staat te stellen om verzoeken zoals bedoeld in Afdeling III van de Algemene verordening Gegevensbescherming, die betrekking hebben op persoonsgegevens, te beant- woorden.

4 Partijen stellen de ander onverwijld op de hoogte van relevante wijzigingen in de verwerkingsprocessen.

5 Partijen zullen de persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerken. Zij zullen daarbij han- delen in overeenstemming met de voorwaarden van deze voorwaarden en de toepasselijke privacywet en regelgeving. Opdrachtgever garandeert dat zij alle persoonsgegevens in overeenstemming met de toe- passelijke privacywet- en regelgeving heeft verkregen en verwerkt.

6 Opdrachtnemer zal slechts persoonsgegevens verwer- ken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of op grond van een schriftelijke opdracht daartoe van de opdrachtgever. Indien op- drachtnemer van mening is dat een dergelijke op- dracht in strijd is met de toepasselijke privacywetge- ving, zal zij opdrachtgever daarvan in kennis stellen.

7 Andere verwerking dan bedoeld in dit artikel is toege- staan indien en voor zover een op opdrachtnemer van toepassing zijnde wettelijke bepaling haar tot verwer- king verplicht, in welk geval opdrachtnemer de op- drachtgever voorafgaand aan de verwerking in kennis

stelt van dat wettelijke voorschrift, tenzij die wetge- ving deze kennisgeving om gewichtige redenen van al- gemeen belang verbiedt.

8 Op xxx.xxxxxxx.xx/xxx, zijn de doeleinden en midde- len van de verwerkingen, de categorieën van te ver- werken persoonsgegevens en de duur van de opslag van de persoonsgegevens beschreven.

9 Verwerker zal de persoonsgegevens niet verwerken in of doorgeven aan landen buiten de Europese Econo- mische Ruimte.

Artikel 12. Beveiligingsmaatregelen

1 Opdrachtnemer zal technische en organisatorische maatregelen nemen met betrekking tot de te verrich- ten verwerkingen van persoonsgegevens om verlies of onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennis- name, aantasting, wijziging of verstrekking van de ge- gevens) te voorkomen. Deze maatregelen zullen, gelet op de daarmee gemoeide kosten en de stand van de techniek, overeenstemmen met de aard van de te ver- werken persoonsgegevens.

2 Opdrachtgever bevestigt hierbij dat de door opdracht- nemer getroffen beveiligingsmaatregelen, die nader gespecificeerd zijn op xxx.xxxxxxx.xx/xxx, voldoen aan het bepaalde in artikel 12.1.

3 Indien er bij opdrachtnemer – of bij een door hem in- geschakelde derde(n) – sprake is van een beveiligings- incident en/of datalek als bedoeld in de AVG, zal op- drachtnemer dit altijd zonder uitstel aan opdrachtge- ver xxxxxx. Daarbij geeft opdrachtnemer aan:

a. wat de aard is;

b. wat de oorzaak is;

c. wat de mogelijke gevolgen zijn;

d. welke maatregelen opdrachtnemer neemt om deze gevolgen te beperken.

Artikel 13. Verwerking door derden

1 Opdrachtgever geeft opdrachtnemer toestemming om in het kader van de uitvoering van de opdracht(en) en deze voorwaarden derde(n) in te schakelen voor de verwerking. Opdrachtnemer zal aan deze derde(n) de- zelfde of strengere verplichtingen opleggen als voor hemzelf uit deze voorwaarden en de wet voortvloeien. Opdrachtnemer zal deze afspraken schriftelijk vastleg- gen en zal toezien op de naleving daarvan door derde(n). Opdrachtnemer zal opdrachtgever op ver- zoek afschrift verstrekken van de met de derde(n) ge- sloten overeenkomst(en).

2 Opdrachtnemer is gerechtigd om gebruik te maken van andere verwerkers indien dat redelijkerwijs nood- zakelijk is voor een goede uitvoering van de overeen- komst of deze voorwaarden. Opdrachtnemer zal de opdrachtgever vooraf in kennis stellen van haar voor- nemen een verwerker te benoemen.

3 Opdrachtnemer zal de afspraken met subverwerkers over de bescherming van de persoonsgegevens schrif- telijk vastleggen. De subverwerker zal in dat kader je- gens opdrachtnemer aan verplichtingen worden ge- bonden die gelijksoortig zijn aan de verplichtingen van opdrachtnemer tegenover de opdrachtgever.

Artikel 14. Geheimhouding

1 Partijen verplichten zich ten opzichte van elkaar strikte geheimhouding te betrachten ter zake van de inhoud van de opdracht(en). Informatie zal nimmer aan derden beschikbaar gesteld worden, dan wel toe- gankelijk gemaakt worden anders dan aan hunner me- dewerker(s) voor het uitvoeren van de opdracht(en).

2 De opdrachtnemer verplicht zich de van de opdracht- gever verkregen persoonsgegevens geheim te hou- den, en verplicht zich om deze zelfde geheimhouding tevens aan haar medewerkers en eventueel door haar ingeschakelde derde(n) op te leggen.

3 De in dit artikel bedoelde geheimhoudingsplicht heeft geen betrekking op informatie die geacht wordt voor eenieder toegankelijk te zijn.

4 De in dit artikel bedoelde geheimhoudingsplicht heeft geen betrekking op informatie in het geval van data- lekken gedeeld moet worden met opdrachtgever.

5 Partijen komen overeen dat de in onderhavig artikel opgenomen geheimhoudingplicht tevens geldt voor alle aan partijen gelieerde ondernemingen. Voor- gaande met dien verstande dat zij in het kader van de uitvoering van onderhavige overeenkomst mogelijker- wijs de beschikking zullen krijgen over informatie.

Artikel 15. Aansprakelijkheid persoonsgegevens

1 Opdrachtnemer staat ervoor in dat de verwerking van persoonsgegevens op basis van deze voorwaarden niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van betrokkene(n).

2 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door verwerkingsverantwoorde- lijke of opdrachtnemer niet naleven van de AVG of an- dere wet- of regelgeving.

3 Ondanks de toestemming van opdrachtgever voor het inschakelen van verdere verwerkers die in opdracht van opdrachtnemer (gedeeltelijk) gegevens verwer- ken, blijft opdrachtnemer volledig aansprakelijk je- gens verwerker voor de gevolgen van het uitbesteden van werkzaamheden aan een verdere verwerkers. De toestemming van opdrachtnemer voor het uitbeste- den van werkzaamheden aan een verdere verwerkers laat onverlet dat voor de inzet van verdere verwerkers in een land buiten de EU toestemming vereist is.

Artikel 16. Audits

1 Opdrachtgever heeft het recht om maximaal één keer per jaar een audit uit te voeren ter controle van de af- spraken onder deze voorwaarden.

2 Opdrachtnemer stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze voorwaarden zijn en worden nagekomen.

3 Opdrachtnemer stelt de opdrachtgever alle informa- tie ter beschikking die nodig is om:

a. De nakoming van de in deze voorwaarden neerge- legde verplichtingen aan te tonen;

b. Audits mogelijk te maken, waaronder inspecties door opdrachtgever of een door opdrachtgever ge- machtigde controleur.

Artikel 17. Kosten

1 Opdrachtnemer heeft het recht kosten en werkzaam- heden in verband met de uitvoering van deze voor- waarden tegen haar gebruikelijke tarieven aan de op- drachtgever in rekening te brengen, tenzij de be- doelde kosten of werkzaamheden uitsluitend het ge- volg zijn van een toerekenbaar tekortschieten van op- drachtnemer.

2 Alle kosten die gepaard gaan met het treffen van be- veiligingsmaatregelen als bedoeld in Artikel 4.1 wor- den geacht te zijn inbegrepen in de voor de uitvoering van de overeenkomst bedongen prijs. Indien de op- drachtgever aanvullende beveiligingsmaatregelen verlangt, kan opdrachtnemer daarvoor kosten in reke- ning brengen.

Artikel 18. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

1 Op alle aanbiedingen en overeenkomsten tot het uit- voeren van opdrachten is het Nederlands recht van toepassing.

2 Tenzij de wet daarvan dwingend afwijkt, wordt uit- sluitend de bevoegde rechter binnen het arrondisse- ment van de vestigingsplaats van opdrachtnemer aangewezen om van geschillen kennis te nemen.

Artikel 19. Klachten

De klachtenprocedure van opdrachtnemer is als volgt:

1 Opdrachtgever meldt de klacht als eerste bij opdracht- nemer.

2 Klachten worden vertrouwelijk behandeld.

3 Binnen één werkdag (ofwel 24 uur) ontvangt op- drachtgever per mail of post een bericht dat de klacht is ontvangen en dat er direct actie wordt ondernomen. Binnen drie werkdagen (ofwel 72 uur) krijgt opdracht- gever een reactie van deze behandeling.

4 Indien de afhandeling meer tijd vragen dan de ge- noemde 3 werkdagen, dan ontvangt de opdrachtgever binnen de deadline van 3 werkdagen een bericht dat er meer tijd nodig is om de klacht professioneel af te handelen. Tevens geeft opdrachtnemer.

5 Na 2 weken wordt nogmaals contact opgenomen met opdrachtgever en wordt zijn/haar tevredenheid ge- toetst.

6 Indien opdrachtnemer en opdrachtgever er samen niet uitkomen dan wordt een onafhankelijke partij, te weten ABAB Juristen, gevestigd in Tilburg ingescha- keld. Zij zullen dan als onafhankelijke partij een oor- deel vellen die zowel voor opdrachtnemer als op- drachtgever bindend is.

7 De afgehandelde klachten worden voor een termijn van 2 jaar bewaard.

8 Opdrachtnemer zal adequate maatregelen nemen om van klachten te leren en deze in de toekomst te voor- komen.