Voorwaarden & Privacybeleid
Voorwaarden & Privacybeleid
Dit contract is persoonlijk voor de cliënt met wie het wordt gesloten, en is derhalve in geen enkel deel of vorm overdraagbaar.
Xx Xxxxx Xxxxxxxx
Xxxxxxx Xxxxxxx 000-000
0000 Xxxxxxxx
VAT: BE 0425 555 727
1. ALGEMENE VOORWAARDEN
1.1 Met uitzondering van bijzondere schriftelijke bepalingen die zijn opgesteld door een bevoegde persoon, zijn deze verkoopsvoorwaarden van toepassing op alle diensten die worden geleverd door Le Plaza Brussels, en op alle contracten die overeengekomen zijn of die nog uitgevoerd moeten worden. Deze algemene voorwaarden hangen uit in het hotel. Ze worden geacht voldoende ter kennis van klanten, contractanten en derde partijen te zijn gebracht.
1.2 Hotel kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die zou kunnen ontstaan als gevolg van een gebeurtenis die niet voorzien kan worden (overmacht), ondanks alle nodige voorzorgsmaatregelen, gezien de omstandigheden en gevolgen. Het kan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor schade veroorzaakt door fout, zelfs gedeeltelijke fout, van de klant.
1.3 De gast dient zich te gedragen naar de normen en de huisregels van het hotel waarin hij verblijft. Elke ernstige of herhaalde overtreding van de huisregels van het hotel geeft Le Plaza het recht om het contract zonder voorafgaande kennisgeving te beëindigen. De gast en de contracterende partij zijn jegens Le Plaza aansprakelijk voor alle schade toegebracht aan personen, hoteleigendommen, inrichting en uitrusting en de openbare ruimten waartoe het publiek toegang heeft.
1.4 Klanten stemmen ermee in om het hotel op de hoogte te stellen van elke wijziging in het gebruik van het gehuurde en om geen enkele persoon uit te nodigen wiens gedrag, reputatie of respectabiliteit op enigerlei wijze de eigendom of morele reputatie van het hotel kan schaden, waarbij deze zich het recht voorbehoudt om in te grijpen als
vereist. Indien deze verplichting niet nageleefd word, heeft Le Plaza het recht het evenement zonder schadevergoeding te annuleren.
1.5 Om een kamer te bevestigen wordt bij de check in een deposit gevraagd van de prijs van de nacht + 50 € per nacht en een geldig identiteitsbewijs met foto vereist. De borg dekt de totale accommodatie en eventuele bijkomende kosten (zoals bijvoorbeeld telefoon- en barkosten) die tijdens uw verblijf kunnen worden gemaakt. De belangrijkste creditcards worden geacceoteerd voor deze waarborg. Het bedrag wordt ter plaatse geblokkeerd op uw creditcard. De borg kan eventueel ook contant worden betaald. Als er geen incidentele kosten zijn gemaakt, zal het hotel het resterende bedrag van de autorisatie vrijgeven als de aanbetaling met een creditcard is gedaan. Als de borg contant betaald werd, zal het hotel u contant terugbetalen (in €).
1.6 In geval van overmacht of onvoorziene gebeurtenis buiten menselijke controle (zoals en niet beperkt tot: natuurrampen, oorlog, overheidsgezag, terrorisme, rampen, stakingen, burgerlijke onlusten, inperking van transport of transportfaciliteiten of enige andere noodsituatie of gebeurtenis buiten de controle) is het hotel ontheven van zijn verplichtingen, zonder dat dit aanleiding geeft tot schadevergoeding. Het hotel verbindt zich er echter toe de andere partij via alle mogelijke middelen te informeren om alle mogelijke schade te beperken.
1.7 Eventuele klachten dienen binnen 7 kalenderdagen na het evenement schriftelijk per aangetekend schrijven te worden ingediend. Elke klacht die na deze periode wordt ontvangen, zal niet in behandeling worden genomen. In het geval van geschillen of gerechtelijke procedures zijn enkel de rechtbanken van Brussel bevoegd en is het Belgische recht van toepassing op al dergelijke geschillen.
1.8 Het is verboden te roken in Hotel Le Plaza Brussels. Het is dus niet toegestaan om sigaretten, vapen of elektronische sigaretten of shisha te roken. Mochten gasten toch roken in het hotel, dan wordt een boete van € 150 in rekening gebracht voor een grondige reiniging. Het is eveneens verboden kaarsen te gebruiken in de kamers.
2. PRIVACYVERKLARING
In Hotel Le Plaza hechten we veel belang aan uw privacy en aan het veilig behandelen van persoonsgegevens. Daarom proberen wij ervoor te zorgen dat elke verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere toepasselijke wetgeving. Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van gasten, klanten en leveranciers en alle andere personen die geregistreerd kunnen zijn via onze IT-systemen (zoals reserveringssystemen), website, apps of die we ontvangen via dergelijke reisagentschappen, boekingssites en dergelijke.
2.1 Verzameling van Persoonsgegens
Afhankelijk van de situatie, verzamelen wij informatie van u of via andere bronnen.
Van u
Wanneer u ons contacteert om een hotelreservering te maken, als u speciale verzoeken heeft in verband met uw verblijf of als u gebruikmaakt van onze social media, verzamelen en verwerken wij de informatie die u met ons deelt. Deze informatie kan gevoelige informatie bevatten (zoals bijvoorbeeld allergieën).
Van andere bronnen
Indien uw reservering gemaakt wordt door iemand anders, verwerken wij die persoonsgegevens over u.
Het is ook mogelijk dat wij persoonsgegevens ontvangen van derden waarmee wij zaken doen of die leveranciers zijn van ons.
Indien toegelaten door de wet, kunnen we in bepaalde omstandigheden gebruikmaken van trackinginstrumenten (zoals cookies) om informatie te verzamelen over u.
Soms worden er persoonsgegevens verwerkt die afkomstig zijn van openbare bronnen, zoals social media (bijvoorbeeld wanneer u een review uw verblijf bij ons op een website).
Wanneer wij van andere bronnen persoonsgegevens over u ontvangen, zullen wij u hierover informeren in overeenstemming met de AVG.
2.2 Verschillende types van verwerkingsactiviteiten
2.2.1 Informatie over gasten
Het gaat om volgende persoonsgegevens:
• Contactinformatie (bijvoorbeeld naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres)
• Taal van de gast
• Informatie over hun verblijf (bijvoorbeeld vorige verblijven, kamer van voorkeur,
allergieën,…)
• Paspoort- of identiteitskaartnummer en nationaliteit
• betalingsinformatie (bijvoorbeeld creditcardnummer)
• Informatie over het bedrijf van de gast
• Andere informatie (bijvoorbeeld uw feedback over onze hotels en diensten) De verwerking van uw gegevens is gebaseerd op :
• uw toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u die heeft gegeven),
• een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld onze wettelijke verplichting om hotelgasten te registreren),
• We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang. (We hebben bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang om onze gasten over hun verblijf te bevragen zodat wij onze diensten steeds kunnen verbeteren).
Waarom?
Om ervoor te zorgen dat we u de services en producten kunnen bieden die u gevraagd heeft (bijvoorbeeld in verband met een reservering), om onze diensten te kunnen evalueren en te verbeteren en om onze wettelijke verplichtingen na te komen (bijvoorbeeld om hotelgasten te registreren).
2.2.2 Informatie over contactpersonen
In dit geval gaat het om volgende gegevens:
Contactdetails (bijvoorbeeld naam, e-mailadres en telefoonnummer). De verwerking van uw gegevens is gebaseerd op :
• onze contractuele relatie
• ons gerechtvaardigd belang.
Waarom?
Voor het beheer van de leveranciersrelatie, voor contacten in uiteenlopende aangelegenheden, facturatie en marketing (indien van toepassing) of om op andere manieren met u en uw onderneming te communiceren.
2.2.3 Sociale media
Het gaat om volgende gegevens:
De persoonsgegevens we van u krijgen via sociale media (bijv. naam, e-mailadres en telefoonnummer).
De verwerking van uw gegevens is gebaseerd op :
• Toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u dat hebt aanvaard) of dat de gerechtvaardigd belang
Waarom?
Zodat we u de services en producten kunnen bieden die u wenst, om deze te beheren en op de markt te zetten en om erover te communiceren met u.
2.2.4 E-mail
Het gaat om volgende soort gegevens:
Naam, e-mailadres, telefoonnummer en alle andere persoonsgegevens die u ons geeft via e- mail.
De verwerking van uw gegevens is gebaseerd op :
• Toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u die hebt gegeven)
• gerechtvaardigd belang Doeleinde Waarom?
Zodat we u de services en producten kunnen bieden die u wenst, om deze te beheren en op de markt te zetten en om erover te communiceren met u.
2.2.5 Persoonsgegevens van kinderen
Voor zover wij weten verzamelen wij geen gegevens van personen onder 18 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd. U kunt ons contacteren, indien u denkt dat wij per ongeluk dergelijke informatie hebben verzameld, dan zullen wij onmiddellijk ouderlijke toestemming vragen of de informatie verwijderen.
2.2.6 Direct marketing
Het gaat om volgende persoonsgegevens:
Naam en e-mailadres
De verwerking van uw gegevens is gebaseerd op :
Le Plaza stuurt e-mails naar toekomstige gasten om hen te informeren over speciale aanbiedingen of promoties voor hun komende verblijf en stuurt e-mails naar gasten uit het verleden om feedback te vragen over hun afgelopen verblijf. Als u dit soort communicatie niet wenst te ontvangen kunt u zich op elk moment uitschrijven.
Als u toestemming hebt gegeven om marketing te ontvangen, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. Als wij uw gegevens verwerken voor marketingdoeleinden, hebt u bovendien het recht om op elk moment bezwaar te maken (zie verder hieronder voor uw mogelijkheden en rechten in dit verband). U kunt bezwaar maken, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de uitschrijflinks in de betreffende communicatie.
Waarom?
Om u te informeren over van onze diensten en promoties of om feedback te ontvangen om zo onze services te verbeteren.
2.2.7 Camerabewaking
Bij Le Plaza maken we in sommige openbare ruimtes gebruik van cameratoezicht. Dit cameratoezicht vindt plaats in overeenstemming met de geldende wetgeving.
Het cameratoezicht wordt aangegeven door middel van een pictogram. Het is aangemeld bij de bevoegde autoriteiten.
Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen. 2.2.8 Profiling
Om u bij elk bezoek aan ons hotel een meer persoonlijke service te kunnen bieden, houden wij een profiel over u bij. Dit profiel bevat informatie over uw eerdere verblijven (zoals hoe vaak u ons hotel bezoekt, wanneer u ons hotel de laatste keer bezocht en financiële informatie over uw eerdere verblijven en in welke kamer u verbleef).
2.3 Verschillende soorten systemen
We kunnen persoonsgegevens verwerken in, of in samenhang met, onder andere, de volgende types van systemen:
Property Management-systeem, Property Operation-systeem, systeem voor personeelsregistratie, productiviteitssysteem, telefoniesysteem, boekhoudkundig systeem, kloksysteem, Yield Management-systeem, inkomstencentrumsysteem, communicatiesysteem, loonsysteem, kredietkaartsysteem, sleutelkaartsysteem, tv- en IT-infrastructuur (internet enz.) en videobewakingssysteem.
2.4 Wie zal de persoonsgegevens ontvangen?
Om u de beste service te kunnen geven, kan het dat wij uw persoonsgegevens en anonieme gegevens delen met
• andere ondernemingen, zoals dienstverleners, contractspartijen en ondernemingen waarmee wij samenwerken. Het gebruik van deze informatie is beperkt tot deze doeleinden en onderwerpen aan overeenkomsten waardoor ze gebonden zijn aan vertrouwelijkheid. Onze dienstverleners verzekeren ons dat alle redelijke maatregelen worden getroffen om de gegevens die zij namens ons bijhouden, te beschermen, ook al kunnen geen garanties worden geboden rond gegevensbeveiliging.
• derde partijen, die als gegevensverwerkers diensten verlenen aan ons (bijv. marketing dienstverleners of IT-dienstverleners).
• andere ondernemingen van de Pandox-groep (bijv. om reserveringen te vergemakkelijken).
• advocaten of adviseurs van Le Plaza Brussels
• relevante autoriteiten (bijvoorbeeld in het kader van onze verplichting om gasten te registreren).
• vertrouwde partners om u relevante promoties of diensten aan te bieden.
• analyseondernemingen kunnen toegang krijgen tot anonieme gegevens om ons te helpen begrijpen hoe onze diensten worden gebruikt. Zij gebruiken deze gegevens uitsluitend namens ons. Zij delen ze niet, tenzij in geaggregeerde vorm; er worden geen gegevens van individuele gebruikers gedeeld.
2.5 Hoe lang bewaren wij gegevens?
De persoonsgegevens worden niet langer dan nodig is bewaard. Het is mogelijk dat gegevens langer bijfehouden worden in geval van klachten of dreigende of lopende geschillen. We zullen verzekeren dat procedures voor de verwijdering van persoonsgegevens worden gevolgd. Sommige wetten bepalen dat zekere types van informatie gedurende een welbepaalde langere periode moeten blijven bewaard (bijvoorbeeld de verplichting om gegevens over hotelgasten te bewaren gedurende een periode van minimaal 7 jaar na hun verblijf). Camerabeelden houden we 14 dagen bij..
2.6 Uw rechten?
U heeft het recht toegang te krijgen tot uw gegevens, om correcties aan te brengen. In bepaalde gevallen heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en om te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist, dat de verwerking ervan wordt beperkt (een markering dat de verwerking van de persoonsgegevens moet worden beperkt tot een bepaald doel) en dat de gegevens op een IT-drager aan u moet worden overgedragen (overdraagbaarheid van de gegevens).
Daarnaast heeft u ook het recht om uw toestemming in te trekken als de verwerking gebaseerd is op toestemming.
Om uw rechten onder de AVG uit te oefenen, moet u uw verzoek naar Le Plaza Brussels sturen. Om uw verzoek te verwerken hebben we een bewijs van uw identiteit nodig.
Wanneer de persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, heeft u op elk moment het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering voor zover dit verband houdt met die direct marketing.
2.7 Klachten
U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit, de Gegevensbeschermingsautoriteit.
De gegevensbeschermingsautoriteit kan bereikt worden op xxxxxxx@xxx-xxx.xx of via de website: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
We verzoeken u echter eerst contact met ons op te nemen om ons in staat te stellen het probleem op te lossen in geval van vragen of bezwaren.
2.8 Beveiligingsmaatregelen
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen ingevoerd om een beschermingsniveau te verzekeren dat passend is voor het risico met relevante verwerkingsactiviteit. Op pagina‘s waar u betalingsinformatie doorgeeft is de overdracht versleuteld. Geen enkele veiligheids- of versleutelingsmethode kan echter garanties bieden voor de bescherming van informatie tegen hackers of menselijke fouten.
3. ALGEMENE VERKOOPSVOORWAARDEN VOOR MEETINGS, EVENEMENTEN EN GROEPEN
ARTIKEL 1: RESERVATIE
Een reservatie is slechts definitief tussen de Klant en het Hotel na ontvangst van de behoorlijk gedateerde en de voor “gelezen en goedgekeurd” ondertekende Reservatieovereenkomst en de huidige Algemene Voorwaarden.
Elke reservatie houdt aldus de volledige en voorbehoudsloze toetreding in door de Klant tot de Reservatieovereenkomst en de huidige Algemene Voorwaarden en de afstand van zijn eigen algemene voorwaarden.
Elke door de Klant gevraagde wijziging van de prestaties moet het voorwerp uitmaken van een uitdrukkelijke aanvaarding door het Hotel die zich het recht voorbehoudt de prijzen van haar prestaties dienovereenkomstig aan te passen. Bij gebreke zullen de Reservatieovereenkomst en de Algemene Voorwaarden worden geacht te blijven voortbestaan volgens de oorspronkelijk afgesproken bedingen.
Als organisator van het event erkent de Klant als enige verantwoordelijk te zijn voor de reservatie en/of elke beslissing betreffende het event. Het Hotel zal geen enkele verandering of enige instructie aanvaarden van een andere persoon dan de Klant, tenzij de Klant uitdrukkelijk instructies heeft gemaakt dat dit anders zou zijn.
ARTIKEL 2: ORGANISATIE
2.1. Registratie van de deelnemers
De registratie van de kamers heeft plaats vanaf 15u00.
De deelnemers die aankomen voor 15u00 zullen een kamer worden toebedeeld volgens de beschikbaarheden.
In afwachting van de registratie van de kamers kan de bagage bewaakt worden in het Hotel. De kamers moeten op de dag van het vertrek ten laatste om 12u00 vrij zijn.
De deelnemers moeten zich gedragen volgens de gebruiken en de reglementen van het Hotel.
2.2. Maaltijden/aantal personen
De Klant moet schriftelijk het Hotel het exact aantal voorziene personen preciseren voor elke maaltijd, en dit ten laatste 2 dagen voor de aanvangsdatum van het event.
De niet verbruikte consumptieproducten die deel uitmaken van een forfait kunnen geen aanleiding geven tot een vermindering van de prijs. De bestelde maar niet verbruikte maaltijden zullen gefactureerd worden. Indien het aantal maaltijden hoger is dan voorzien, dan zal het werkelijk aantal opgediende maaltijden worden gefactureerd.
Het is verboden voeding en drank mee te brengen gedurende het event, tenzij het Hotel hiertoe haar schriftelijk akkoord heeft gegeven.
2.3. Gebruik van de zalen
2.3.1. Definitie
In het kader van deze Algemene Voorwaarden begrijpt men onder « zaal » elke gedeelte van het Hotel dat de Klant zal gebruiken tijdens de duur van het event.
In geval van noodzaak behoudt het Hotel zich het recht voor een andere dan de voorziene zaal toe te wijzen voor het event. Elke verandering na ondertekening van het contract zal onverwijld aan de Klant worden meegedeeld.
2.3.2. Gebruik overeenstemmend met de Reservatieovereenkomst
Het gebruik van de zalen door de Klant is strikt beperkt tot het voorwerp van het event zoals verduidelijkt in de Reservatieovereenkomst. In het geval van niet-overeengekomen gebruik zal het Hotel het recht hebben haar prijzen te wijzigen.
Indien de veiligheid van het event het vereist, is de Klant ertoe gehouden een voldoende en efficiënte ordedienst te voorzien om de goede afwikkeling van het event te waarborgen en elke beschadiging en elk boos opzet te vermijden dat van aard is de inrichtingen van het Hotel te beschadigen. Overeenkomstig artikel 5.1 van huidige Algemene Voorwaarden heeft de Klant de verplichting zijn burgerlijke aansprakelijkheid als organisator van het event te verzekeren.
2.3.3. Plaatsbeschrijving
De Klant zal de zaken en de meubels in perfecte staat van gebruik ontvangen en hij verbindt er zich toe ze in dezelfde staat terug te geven.
Het is verboden op welke wijze dan ook posters, affiches, borden en andere zaken op de muren, de vloer en de plafonds van de salons van het Hotel te plakken, te nagelen of vast te maken. Elke affiche, tentoonstelling, presentatiesets en andere gelijkaardige artikelen kunnen slechts voor het event worden geïnstalleerd mits voorafgaand en uitdrukkelijk akkoord van het Hotel.
Elke installatie (stands, portiek, scene, toneel, verhoging, podium...) moet het voorafgaand akkoord van het Hotel hebben, gedekt zijn door ad hoc verzekeringspolissen en conform zijn aan de plaatselijke veiligheidsnormen. Alle details moeten aan het Hotel verstrekt worden minstens 30 dagen voor de datum van het event en moeten haar uitdrukkelijke goedkeuring krijgen.
Een tegensprekelijke plaatsbeschrijving zal worden uitgevoerd voor de aankomst van het materiaal en na het event. Bij gebreke aan de Klant om over te gaan tot een plaatsbeschrijving bij vertrek, die verplicht moet plaatsvinden bij het einde van het event, zal het Hotel gerechtigd zijn aan de Klant elke schade te factureren, zonder mogelijke betwisting door de Klant.
Elke rechtstreeks of onrechtstreeks door de Klant, door één van zijn onderaannemers of één van de deelnemers aan het Hotel veroorzaakte schade, zal rechtstreeks aan de Klant worden gefactureerd en zal zijn verantwoordelijkheid meebrengen die behoorlijk dient verzekerd te zijn overeenkomstig artikel 5.1 van huidige Algemene Voorwaarden.
2.3.4. Materiaal
De Klant is verantwoordelijk voor zijn eigen en voor het door het Hotel ter beschikking gestelde materiaal.
Het geluidsniveau, meer bepaald voortgebracht door geluidsapparatuur, moet op een redelijk volume worden gehouden en mag in geen enkel geval de andere klanten van het Hotel of van de rechtstreekse buurt storen. Het Hotel behoudt zich het recht voor het geluidsvolume te verminderen in het geval van overmaat.
Het in dienst genomen personeel of het gebruikte materiaal voor de diners of de dansactiviteiten moeten onderworpen worden aan het voorafgaand akkoord van het Hotel. De Klant moet de nodige formaliteiten en/of verklaringen aan Sabam verzekeren (telefoonnummer: x00 0 000 00 00), waarbij elke kost uitsluitend ten laste is van de Klant.
De Klant zal minstens 15 dagen voor het event het Hotel verwittigen van elke levering van materiaal, met vermelding van de datum, de naam van het event en de persoon voor wie de levering bestemd is. Hij zal erover waken dat het aan het Hotel toevertrouwde materiaal correct verzekerd is, overeenkomstig artikel 5.1 van deze Algemene Voorwaarden.
Het Hotel is in staat het conferentiemateriaal te ontvangen een week voor het event, op voorwaarde hier vooraf over te zijn verwittigd. Teneinde de overdracht en de ontvangst hiervan te waarborgen moet de Klant het volgende aanduiden: de naam van het event en de organisator, de naam van het Hotel, de datum van het event, de naam van de gereserveerde zaal en een inventaris van het verzonden materiaal. Het zonder het voorafgaand akkoord van het Hotel of binnen een kortere termijn of zonder specificaties verzonden materiaal kan worden geweigerd.
De Klant is ertoe gehouden zijn materiaal bij het einde van het event op te halen. In het geval het materiaal door de Klant niet wordt teruggenomen binnen de overeengekomen termijn, behoudt het Hotel zich het recht voor over te gaan tot het weghalen ervan op kosten van de Klant.
Indien omwille van beschadigingen of het gebrek aan het weghalen van het materiaal door de Klant het gebruik van de salons wordt verhinderd door het Hotel zal de Klant onmiddellijk de betaling verschuldigd zijn van vergoedingen overeenstemmend met de verhuurprijs van de salon, zonder afbreuk van de mogelijkheid voor het Hotel om enige andere schadevergoeding te vorderen.
2.4. Veiligheid
Teneinde te verzekeren dat de noodzakelijke schikkingen zijn getroffen voor elk event van gevoelige aard of wanneer er door de Klant waardevol materiaal wordt gebruikt, behoudt het
Hotel zich het recht voor te eisen dat de Klant beroep doet op een professionele veiligheidsdienst tijdens de ganse duurtijd van het event, op zijn eigen kosten, indien hij hiertoe niet het initiatief heeft genomen overeenkomstig artikel 2.3.2. van huidige Algemene Voorwaarden.
In deze hypothese zal de Klant een verzekeringspolis moeten onderschrijven tot dekking van de bijkomende risico's teneinde het Hotel en haar klanten te vrijwaren voor alle eventuele beschadigingen overeenkomstig artikel 5.1 van huidige algemene voorwaarden.
ARTIKEL 3: ANNULERING
3.1. Annulering door het Hotel
Het Hotel behoudt zich het recht voor het event op elk ogenblik en zonder schadevergoeding te annuleren in het geval van niet ontvangst van de door de Klant ondertekende Reservatieovereenkomst en Algemene Voorwaarden en/of van de voorschotten voorzien in de Reservatieovereenkomst en/of in het geval van niet betaling door de Klant van de achteraf gepresteerde diensten, zonder afbreuk aan enige vordering tot schadevergoeding die zou kunnen gevoerd worden lastens de in gebreke blijvende Klant.
3.2. Volledige annulering van het event of van een gereserveerde dienst
In het geval van een volledige annulering van het event door de Klant zullen de volgende sommen verschuldigd zijn aan het Hotel ten titel van schadevergoeding:
- Annulatie tussen het moment van ondertekening van het contract en 6 maanden voorafgaand aan het evenement:
Een compensatie gelijk aan 5% van de volledige geschatte waarde van de kamerreservatie en voor het geheel aan gereserveerde diensten in het Reservatie Contract zullen aangerekend worden als administratieve kost.
- Annulering binnen de 6 maanden voorafgaand aan het event:
Een schadevergoeding zal verschuldigd zijn gelijk aan 40% van het totale geraamde bedrag voor de reservatie van de kamers en voor de levering van de diensten vermeld in de Reservatieovereenkomst.
- Annulering binnen de 3 maanden voorafgaand aan het event:
Een schadevergoeding zal verschuldigd zijn gelijk aan 80% van het totale geraamde bedrag voor de reservatie van de kamers en voor de levering van de diensten vermeld in de Reservatieovereenkomst.
- Annulering binnen de maand voorafgaand aan het event:
Een schadevergoeding zal verschuldigd zijn gelijk aan 100% van het totale geraamde bedrag voor de reservatie van de kamers en voor de levering van de diensten vermeld in de Reservatieovereenkomst.
3.3. Vermindering van het aantal deelnemers aan vergadering/banket
Elk event vermeld in de Reservatieovereenkomst bepaalt het minimum aantal door de Klant gewaarborgde deelnemers.
Uiterlijk 2 werkdagen voor het event zal de Klant het exact aantal deelnemers bevestigen aan
de afdeling Groepen & Evenementen van het Hotel (het “bevestigd aantal”).
Bij gebreke zal het bevestigd aantal geacht worden het laatste aantal deelnemers te zijn dat ter kennis werd gebracht aan de afdeling Groepen & Evenementen.
Het bevestigd aantal maakt de berekeningsbasis uit voor het “gewaarborgd minimum” dat gefactureerd wordt aan de Klant indien het werkelijke aantal deelnemers uiteindelijk lager is. Het “gewaarborgd minimum” kan in geen enkel geval lager zijn dan het oorspronkelijk door de Klant gewaarborgde minimum aantal deelnemers.
3.4. Vermindering/ Annulering/ No show kamers, indien van toepassing
Er zal geen annuleringskost verschuldigd zijn aan het Hotel in het geval van een vermindering van het aantal gereserveerde kamers binnen de hieronder aangeduide grenzen en dit voor zover de Klant het Hotel van deze vermindering heeft ingelicht binnen deze termijnen:
-tot 60 dagen voor de dag van aankomst, voor zover deze vermindering niet meer is dan 30 kamers per nacht
-tot 30 dagen voor de dag van aankomst, voor zover deze vermindering niet meer is dan 20 kamers per nacht
-tot 14 dagen voor de dag van aankomst, voor zover deze vermindering niet meer is dan 10 kamers per nacht
-tot 7 dagen voor de dag van aankomst, voor zover deze vermindering niet meer is dan 5 kamers per nacht
-tot 3 dagen voor de dag van aankomst, voor zover deze vermindering niet meer is dan 2 kamers per nacht
De annuleringen uitgevoerd binnen de 3 dagen voorafgaand aan de voorziene dag van aankomst, alsook de “no-shows” (het niet opdagen van de deelnemers) op de dag van aankomst, zullen aanleiding geven tot de betaling van annuleringskosten gelijk aan 100% van de verschuldigde sommen, op basis van de Reservatieovereenkomst.
In het geval een vermindering van het aantal kamers gevolgd wordt door een nieuwe vermindering, is het de op het ogenblik van de kennisgeving van deze nieuwe vermindering toepasselijke tolerantie die zal toegepast worden op het geheel van de vermindering.
Het contract is gebaseerd op een gemiddelde prijs rekening houdende met het aantal kamers per nacht (kamerverdeling). Elke verandering van deze kamerverdeling kan een prijswijziging tot gevolg hebben.
In het geval van een vermindering van het aantal gereserveerde kamers in een mate die de hierboven vermelde grenzen overstijgt, zal van rechtswege een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd zijn aan het Hotel. De schadevergoeding zal gelijk zijn aan de prijs van de geannuleerde en/of niet gebruikte gereserveerde kamers/diensten die de hierboven vermelde tolerantie zouden overstijgen.
De annuleringskosten zullen moeten betaald worden door (i) de deelnemer zelf als vooraf was afgesproken dat de deelnemer zelf zijn verblijfkosten zal betalen en hij daartoe aan het
Hotel zijn gegevens heeft verstrekt in verband met zijn kredietkaart en (ii) door de Klant in alle andere gevallen meegedeeld voor die doeleinden, en (ii) door de cliënt in elk ander geval.
ARTIKEL 4: VOORSCHOT EN FACTURATIE
4.1. Voorschot
De gevraagde voorschotten zijn gebaseerd op de diensten vermeld in de Reservatieovereenkomst en zijn hierin uitdrukkelijk aangeduid.
Het Hotel behoudt zich het recht voor het event te annuleren, op elk ogenblik en zonder enige schadevergoeding, in het geval van gehele of gedeeltelijke niet betaling van de voorschotten voorzien in de Reservatieovereenkomst.
De verhoging van het aantal deelnemers of de toevoeging van prestaties en bijkomende diensten niet vermeld in de Reservatieovereenkomst zullen het voorwerp uitmaken van een bijkomend voorschot. Deze bijkomende diensten zullen slechts kunnen gewaarborgd worden na uitdrukkelijke aanvaarding van het Hotel en ontvangst van het bijkomende voorschot.
4.2. Facturatie
De aan de Klant gefactureerde prijs is diegene die bedongen is in de Reservatieovereenkomst, verhoogd met de kost van de oorspronkelijk niet voorziene en door het Hotel op verzoek van de Klant uitgevoerde prestaties die uitdrukkelijk werden aanvaard bij de uitvoering van het contract.
Aldus zullen alle lasten betreffende de zaken en/of de diensten gevraagd door de Klant en die niet vooraf werden betaald of op de dag van vertrek, de laatste dag van het event worden gefactureerd.
De facturen moeten binnen de 30 dagen worden betaald.
Alle door de Klant verschuldigde sommen die onbetaald blijven op de vervaldag zullen automatisch, en zonder dat noodzakelijkerwijze een ingebrekestelling moet verstuurd worden, een jaarlijkse intrest opbrengen van 12 %, te rekenen vanaf de vervaldag van de factuur. De intresten van elke begonnen maand zullen verschuldigd zijn voor de volledige maand.
Bovendien zal een schadevergoeding van 10% van het totale factuurbedrag verschuldigd zijn als schadebeding door het enkele feit van de niet betaling van de factuur op de vervaldag en zonder dat het noodzakelijk is een ingebrekestelling te versturen.
ARTIKEL 5: AANSPRAKELIJKHEID
5.1. Aansprakelijkheid van de Klant
De Klant is verantwoordelijk voor alle schade aan het Hotel en/of haar personeel of andere aanwezigen, hetzij door haarzelf, haar agenten, haar onderaannemers of haar deelnemers.
De Klant is gehouden het Hotel te vergoeden voor elke, rechtstreeks of onrechtstreeks, al dan niet voorzienbare schade die volgt uit een tekortkoming van de Klant, haar aangestelde, een agent, een onderaannemer of een deelnemer van de verbintenissen vermeld in de Reservatieovereenkomst en huidige Algemene Voorwaarden.
De Klant moet de deelnemers inlichten dat zij niet toegelaten worden hun persoonlijke bezittingen zonder bewaking achter te laten in de lobby, het restaurant, de gangen en de vergaderzalen van het Hotel.
Het valt in voorkomend geval onder de verantwoordelijkheid van de Klant om het Hotel te vragen de vergaderzalen te vergrendelen.
De Klant zal op zijn kosten alle nuttige verzekeringen afsluiten met het oog op de bescherming van het hem toebehorende materiaal.
De Klant zal eveneens de verplichting hebben zijn burgerlijke aansprakelijkheid te verzekeren als organisator van het event voor alle lichamelijke en materiële schade die zou kunnen veroorzaakt worden aan de deelnemers aan het event, alsook aan het Hotel en/of haar personeel en andere klanten van het Hotel.
In het bijzonder moet de Klant voor elk event van gevoelige aard of wanneer er waardevol materiaal wordt gebruikt een verzekeringspolis onderschrijven dat de bijkomende risico's dekt teneinde het Hotel en haar klanten eventuele schadeloosstellingen te waarborgen.
5.2. Aansprakelijkheid van het Hotel
Het Hotel kan in geen enkel geval aansprakelijk zijn voor de veiligheid, het verlies, de gehele of gedeeltelijke vernietiging, de diefstal of eender welke schade veroorzaakt aan het materiaal van de Klant of een deelnemer.
In geen enkel geval kan het Hotel aansprakelijk gesteld worden voor de verdwijning van voorwerpen toebehorend aan de Klant of een deelnemer indien deze voorwerpen niet werden toevertrouwd tegen ontvangst aan de receptie. De waardevolle voorwerpen die werden achtergelaten in de hotelkamers door de deelnemers moeten opgeborgen worden in de kluis. Er kan geen aansprakelijkheid zijn van het Hotel wegens de niet-naleving van de verplichtingen bij de afwikkeling van het event of van de prestaties hiertoe geleverd omwille van een toevallig feit, een geval van overmacht of een feit van enige persoon vreemd aan het Hotel.
Het Hotel kan op elk ogenblik en voor elke reden die haar gerechtvaardigd lijkt, en zonder schadevergoeding en zonder enige aansprakelijkheid, een reservatie annuleren indien de aanwezigheid van een Klant, een groep of een lid van een groep van aard is de openbare orde of de veiligheid van het Hotel, haar bezetters, de deelnemers of het publiek in het algemeen in gevaar te brengen.
Het Hotel is gehouden de Klant te vergoeden voor elke schade volgende uit een tekortkoming door het Hotel van haar verbintenissen volgende uit de Reservatieovereenkomst en de huidige Algemene Voorwaarden.
De aansprakelijkheid van het Hotel is nochtans beperkt tot de vergoeding van die schade die de Klant geleden heeft die voorzienbaar, rechtstreeks, persoonlijk, materieel en zeker is, met uitsluiting van het herstel van elke gevolgschade of onrechtstreekse schade (zoals bijvoorbeeld verlies van winst, economieën, commerciële opportuniteiten, financiële kosten of aantasting van de reputatie) of onvoorzienbaar (zowel in het principe of in de omvang), en dit zelfs indien het Hotel wordt verwittigd of kennis heeft van de mogelijkheid van dergelijke schade. In ieder geval en behoudens bedrog zal het Hotel in ieder geval niet kunnen gehouden zijn enige schade te vergoeden die het totaal te facturen bedrag in het kader van de omstreden dienstlevering te boven gaat, met uitsluiting van alle bijkomende diensten.
ARTIKEL 6: BETWISTING
Het Hotel is de enige gesprekspartner van de Klant voor elke klacht, met inbegrip van diegenen betreffende de interpretatie of de uitvoering van huidige overeenkomst.
Om in overweging te worden genomen moet elke klacht mondeling worden meegedeeld op de dag van de gebeurtenis die hiertoe aanleiding heeft gegeven en moet binnen de 10 dagen volgende op deze gebeurtenis schriftelijk worden bevestigd.
De indiening van een klacht schorst niet de betalingsverplichting van de Klant.
ARTIKEL 7. ALGEMENE BEPALING
De eventuele nietigheid van een beding van de huidige Algemene Voorwaarden tast niet de geldigheid aan van de andere bepalingen.
ARTIKEL 8: RECHTSMACHT – TOEPASSELIJK RECHT
De Hoven en Rechtbanken van Brussel zullen als enigen bevoegd zijn om kennis te nemen van elke betwisting betreffende de interpretatie of de uitvoering van huidige overeenkomst.
De Huidige Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.